Пожалуй, самым распространенным документом, используемым в работе бухгалтерии, является авансовый отчет. С его помощью подотчетное лицо или организация в целом отражают свои хозяйственные и командировочные расходы. Однако, несмотря на то, что каждый бухгалтер по нескольку раз в день оформляет авансовый отчет, не все знают, как правильно заполняется авансовый отчет в программе «1С. Бухгалтерия» . В этой статье мы постараемся как можно подробнее описать сам процесс оформления этого документа.
Начинается работа над авансовым отчетом с того самого момента, когда подотчетное лицо получает деньги. Их могут выдавать наличностью или перечислять на зарплатную карточку. Сразу же выдача денег подтверждается расходным кассовым ордером или документом «Списание денежных средств». Для этого в программе «1С» оформляется документ «Авансовый отчет», который находится в меню «Касса» или «Производство». Нажимаем кнопку «Добавить», после чего и открывается новый документ. В нем будет всего четыре вкладки – «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».
Затем обращаемся к справочнику «Физическое лицо» и находим сотрудника, который будет выступать в качестве подотчетного лица. Если же в справочнике нет нужной фамилии, то ее необходимо внести. После выбираем подотчетное лицо двойным кликом левой клавиши мышки, в результате чего фамилия будет добавлена в документ.
Следующее действие – обращаемся к меню «Авансы». Здесь необходимо выбрать расходный кассовый ордер или тот документ, который оформлялся на выданные деньги. Внизу в соответствующей графе указывается цель, на которую выдавался аванс, это может быть командировка или какие-либо хозяйственные расходы. Кроме того, тут же нужно указать, сколько документов приложено к авансовому документу.
В закладке «Товары» следует указать товары или материалы, на приобретение которых подотчетное лицо потратило выданные деньги. Для этого используют справочник «Номенклатура», выбирая в нем нужную папку – «Материалы», «Товары» или другую. Главное не ошибиться, так как к каждой папке привязан определенный счет бухучета. И если папка будет выбрана неверно, то сформируется неправильная бухгалтерская проводка.
В закладке «Оплата» отражаются те расходы, которые были оплачены подотчетным лицом. Также в этой вкладке указывается номер счета, относящийся к расчетам с подотчетным лицом. Чаще всего это счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», имеющий номер 60.
В закладке «Прочее» отражаются те факты, которые не подпадают для первых трех закладок. Это, например, командировочные расходы, если работник оформлял командировку – билет на поезд, счет из гостиницы и другие расходы. При этом каждый документ, подтверждающий расходы сотрудника, должен записываться в отдельной строке документа. А также здесь следует указать счет, на который идет списание расходов. В крупных организациях таких счетов обычно бывает несколько: у каждого подразделения свой счет.
После заполнения всех закладок сформированный документ проводится в «1С», для этого нужно нажать на кнопку «Авансовый отчет». Хотя абсолютно все поля в авансовом отчете заполняются довольно редко. Связано это с тем, что поля нужно заполнять в зависимости от того, на какие цели пошли подотчетные средства.
В данной статье мы рассмотрим заполнение и основные принципы работы с одним из достаточно распространенных документов в бухгалтерии, а именно — документом «Авансовый отчет». в программе 1С Бухгалтерия 8.2 производится подобно тому, как это происходит в более ранних версиях программ 1С версии 8. Однако есть некоторые отличия.
Как известно, авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.
Пример заполнения документа «Авансовый отчет» будем проводить в конфигурации 1С Бухгалтерия для Украины. Читатели нашего сайта из России, Белоруссии и Казахстана уже имеют представление о том, что основные действия и алгоритмы работы с программами 1С подобны в локализациях для этих стран. Поэтому приобретение навыков работы как с авансовым отчетом, так и с другими документами будет актуально для бухгалтеров, использующих практически любые версии 1С 8.х
Откроем документ «Авансовый отчет». Это можно сделать перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» или «Производство» и выбрать соответствующую документу позицию. Также к аналогичному результату приведет использование кнопки «Касса» главного меню.
После открытия журнала документов, в которых хранятся записи о документах «Авансовый отчет», создадим новый документ. Для этого нажмем кнопку «+Добавить».
Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в шапке документа. Выбираем значения организации, склада, указываем при необходимости назначение. Обязательно выбираем физическое лицо, которое отчитывается за аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужной записи, то можно ее создать не выходя из процесса заполнения основного документа.
Выбор физического лица производится нажатием на кнопку «…» справа, в поле «Физ. лицо».
Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в .
У нас на сайте Вы найдете статьи по темам:
авансовый отчет, авансовый отчет +в 1с, авансовый отчет скачать, заполнение авансового отчета, образец авансового отчета, авансовый отчет +в 1с 8.2, форма авансового отчета, авансовый отчет образец заполнения, кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, расходник, приходно кассовый ордер бланк, счет фактура бланк, платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, расчетная ведомость, бланк накладной, товарно транспортная накладная, платежное поручение, платежное требование, кассовая дисциплина, приходный ордер, первичные бухгалтерские документы, товарная накладная, счет фактура, бухгалтерский баланс, кассовый чек, рко, внеоборотные активы, нематериальные активы, капитальные вложения, основные средства, бланк расходного кассового ордера, главная книга
Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".
Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:
Создадим документ:
Заполняем документ данными:
Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:
Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:
После заполнения документ выглядит следующим образом:
Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:
Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:
Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.
Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:
Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:
Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:
Создадим документ выплаты денежных средств:
Заполним документ:
Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:
Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:
Документ формирует следующие проводки:
Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:
Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:
На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):
Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:
Данный документ формирует следующие проводки:
После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:
Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:
Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:
Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:
Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:
Снимем отбор:
После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:
3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.
4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:
Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:
После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:
В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:
Воспользуемся следующими настройками:
Сформируем отчет:
Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.
В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.
Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».
После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.
Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.
Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.
Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».
Кнопкой «Создать» вводим новый документ. 
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:
- организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
- склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
- физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).
Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.
На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:
- выдача денежных документов;
- расходный кассовый ордер;
- списание с расчетного счета.
Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.
В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.
При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.
После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.
На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.
На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).
На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.
Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.
Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).
Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».
После проведения документ сформирует проводки:
Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:
Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .
Видеоурок :
Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
- от - дата составление авансового отчета;
- Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
- Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
- Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
- Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал
