Термина «Отгул» в законодательстве нет. В ТК РФ это «Дополнительные выходные неоплачиваемые», при этом могут возникать разные варианты трактовки расчета зарплаты вместе с отгулом.
Настройка учета отгулов подключается в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий» и ставим флажок «Отгулы» и можно «В том числе внутрисменные» учитывать:
Компенсация отгулов за работу в выходные дни в 1С 8.3 ЗУП 3.0
Начислим оплату за работу в выходные и праздники в 1С 8.3 для кадров 3.0. Допустим, двум сотрудникам, которые работали 8 января, с одинаковым окладом в 30 000 рублей необходимо предоставить: одному – повышенную оплату, а другому сотруднику – отгул.
Выбираем раздел Зарплата – документ Работа в выходные и праздники:
В 1С ЗУП 3.0 (8.3) при начислении зарплаты за январь сотрудник, которому предоставлена повышенная оплата, получил расчет в двукратном размере за праздничный день:
В 1С ЗУП 3.0 (8.3) при начислении зарплаты за январь сотрудник, которому предоставлен отгул, за праздничный день рассчиталась одинарная оплата, потому что по законодательству РФ выход на работу в выходной оплачивается в однократном размере, а потом день отдыха не оплачивается. При этом у сотрудника есть право на отгул:
В 1С 8.3 ЗУП 3.0 зарегистрировать использование отгула можно в документе «Отпуск», где есть возможность поставить флажок в поле «Предоставить отгул» и указать сколько дней присоединить к отпуску:
Либо при помощи специального документа «Отгул», где необходимо указать ФИО сотрудника, когда и сколько предоставить дней отгула. В поле «В счет отработанных ранее дней» вписать количество дней или часов, которые отработал сотрудник в праздники и провести. В нашем примере сотрудник взял отгул за 1 день – 21.01.2016:
Оплата отгула за работу в выходной в 1С 8.3 ЗУП 3.0
- Отгул уменьшает отработанное время, но не уменьшает норму времени, то есть похож на отпуск за свой счет. Оплата по окладу уменьшается из-за отгула. Данный вариант реализован в 1С ЗУП 3.0 8.3.
- Отгул уменьшает норму времени и не влияет на оклад в месяце отгула (позиция, изложенная в Письме Роструда от 18 февраля 2013 года №ПГ/992-6-1). Данный вариант не реализован в 1С ЗУП 3.0 8.3.
Допустим, у сотрудника был оклад в 30 000 рублей, взял отгул и в 1С ЗУП 3.0 оклад уже 28 000 рублей, плюс 2 000 рублей оплата праздничного дня. По сути, сотрудник свой оклад и заработал в 30 000 рублей, то есть в 1С ЗУП 3.0 произошла замена выходного дня рабочим. Но такой вариант не совпадает с мнением Роструда, потому что сотрудник должен получить свой оклад в 30 000 рублей и 2 000 рублей за праздничный день, но этот вариант в 1С ЗУП 3.0 пока не реализован:
Более подробно учет отгулов рассмотрен на в модуле .
Поставьте вашу оценку этой статье:
Описание
Учет отгулов в 1С: Зарплата и управление персоналом – специализированный блок на базе системы кадрового учета на платформе .
Модуль существенно упрощает учет отгулов и начисление заработной платы за работу в выходные и праздничные дни.
Предпосылки внедрения блока Учет отгулов в 1С: Зарплата и управление персоналом
- Часть сотрудников работают по сменным графикам с суммированным учетом рабочего времени (период учета – календарный год). В течение года по желанию сотрудника ему может быть предоставлен день отдыха за переработку. В конце учетного периода сотрудникам производится оплата неиспользованных часов переработки. Возникает необходимость учета таких часов на протяжении всего учетного периода.
- Нередки случаи работы в выходные и нерабочие праздничные дни по производственной необходимости. Помимо двойной оплаты законодательством (ст.153 ТК РФ) предусмотрена еще и оплата в одинарном размере с предоставлением отгула, и большинство сотрудников предпочитают этот способ компенсации. Как правило, сотрудники приплюсовывают заработанные отгулы к ежегодному отпуску – чаще всего, не в том месяце, в котором их заработали. Возникает необходимость вести учет таких отгулов. Если речь идет о большой численности сотрудников на предприятии, вести такой учет вручную или в Excel становится нереальным.
Для реализации учета отгулов в 1С: Зарплата и управление персоналом были разработаны два кадровых документа «Приказ о работе в выходной» и «Приказ на предоставление дней отдыха» и регистр накопления для хранения информации о днях и часах отгулов.
Учет отгулов в системе1С: ЗУП
Специалист отдела кадров регистрирует в системе «1С: Зарплата и управление персоналом» приказ о работе в выходной, обязательно указывает способ компенсации: двойная оплата, оплата и отгул, а также проставляет количество часов, отработанных в этот день. В данном случае учитываются только записи со способом компенсации «оплата и отгул», именно они и попадают в регистр накопления. При оформлении приказа на предоставления отгула дни и часы списываются из регистра накопления. Возникает вопрос: какое количество часов списать при предоставлении дня отдыха за работу в выходной? Ведь независимо от количества отработанных в выходной день часов сотруднику полагается 1 день отдыха, но оплате подлежат только отработанные часы.
Было принято решение добавить в регистр накопления дополнительный разрез - приказ о работе в выходной – и списывать часы методом FIFO .
Например, сотрудник Петров И.И. работал в за одинарную оплату и отгул 1 мая(5 часов); 2 мая (7 часов); 9 мая(4 часов).
15 мая – предоставлен отгул, списали 1 день (5 часов), в учет брался первый неиспользованный отгул за работу 1 мая.
30 мая – сотрудник увольняется. Остаток отгулов за работу в выходной 2 дня (11 часов). Сотруднику будет начислена компенсация за 11 часов неиспользованного отгула.
Методология учета отгулов в 1С: ЗУП
Переработка учитывается « котловым способом», а при предоставлении дня отдыха за переработку списание часов происходит по графику работы сотрудника.
По окончании учетного периода расчетчик формирует документ на начисление оплаты неиспользованных часов переработки. Во избежание побочного эффекта человеческого фактора документ с остатками часов переработки заполняется автоматически.
Чтобы минимизировать возможные ошибки при вводе приказов, добавлены процедуры контроля. Так, в приказе о работе в выходной фиксируется, что день, на который оформляется приказ, является нерабочим по графику сотрудника.
В приказе на предоставление отгулов контролируется наличие необходимого количества дней и часов отгула. Также проверяется, не находится ли сотрудник в отпуске или на больничном.
Результаты внедрения модуля
- Для кадровой службы – инструмент автоматического решения рутинной задачи учета отгулов.
- Для расчетного отдела – достоверные данные для корректного начисления денежных средств сотрудникам.
- Точная и объективная об остатках дней отдыха.
- Минимизация влияния человеческого фактора.
В настройках программы 1С предусмотрено отражение неоплачиваемого рабочего дня. Сотрудник предприятия может выбрать один из двух вариантов возмещения работы в выходной или праздничный день: двойную оплату рабочего дня или отгул. Рассмотрим ситуацию, когда работник выбрал разные виды компенсации, и отразим в программе 1С отгул и компенсацию.
В каких случаях предоставляется компенсация
За работу сверхурочно или в праздничные дни работнику могут быть предоставлены следующие виды возмещений.
- В виде отдыха в другой день на выбор работника. При этом сами рабочие часы, которые сотрудник отработал сверх нормы, должны быть оплачены по ставке рабочего дня. В расчете рабочего времени за отработанный период этот день не принимается к расчету;
- оплата труда в двухкратном размере за отработанные сверх нормы дни или часы.
Предоставление компенсации и отгула в 1С отражается по-разному.
Программные настройки
«Отгул» в трудовом законодательстве отсутствует. Под ним принимаются дополнительные выходные без оплаты труда. В связи с этим, возможно несколькими способами формировать начисление заработной платы в периоде предоставления не оплачиваемого день.
Для отражения отгула в 1С необходимо войти под именем кадрового работника и проверить настройки программы.
Если он не введен, сделать это необходимо самостоятельно. Для этого в поле «Настройка» необходимо перейти в «Начисления».
Откроется поле со всеми начислениями работников и ссылками на налоговый кодекс РФ. Там же при необходимости можно составить комментарии начисления.
Оформление отгула
- Создаем новый вид начисления в 1С «Отгул»;
- Во вкладке «Основное» вносим наименование;
- Во вкладке «Учет времени» делаем активной строку «Полные смены». Если возмещение в организации производится не за целый рабочий день, а за определенные часы, активной следует сделать строку «неполные смены»;
- В поле «Вид времени» выбираем строку «Дополнительные выходные неоплачиваемые». В табеле рабочего времени в 1С отгулы будут формироваться под кодом НВ;
- Поле «Вид стажа» не доступно для редактирования в связи с тем, что неоплачиваемый день не включается в расчет страховых взносов.
- В поле «Вид стажа ПФР» следует выбрать строку «Неоплачиваемый период».
На рисунке указана последовательность выбора:
После чего, можно при расчете заработной платы учитывать выходные без дополнительной оплаты.
Документальное отражение
Рассмотрим случаи, при которых работнику предоставляется отгул.
- При работе в сверхурочное время;
- При работе в праздничные или выходные дни;
- По заявлению работника.
В первых двух случаях работник может выбрать либо оплату в двойном размере, либо неоплачиваемый день.
Необходимо во вкладке «Кадры» выбрать «Отгулы». В открывшемся окне кнопкой «Создать» необходимо сформировать новый документ. Он создается на каждого сотрудника по отдельности.
В открывшемся поле создаем новый документ с указанием периода предоставления в 1С неоплачиваемого дня сотруднику. Данный документ позволяет освободить ставку для замещения с выплатой дохода другому сотруднику. Для этого необходимо галочкой отметить соответствующую ячейку.
Для корректного начисления заработной платы нужно не забыть записать и провести документ в 1С:
Начисление заработной платы
Рассмотрим пример начисления заработной платы сотруднику в месяце предоставления и неоплачиваемого дня, и возмещения за работу в выходные и праздничные дни. Соответственно, дату и период начисления в документе необходимо указать текущую.
Выполним начисление заработной платы для двух случаев.
- Выплаты компенсации в двойном размере;
- Предоставление выходного дня без оплаты.
Работнику Бажовой в ноябре были предоставлены: 1 неоплачиваемый день и возмещение в двойном размере за выход на работу в выходной и праздничный день.
Создаем новый документ, в котором для каждого сотрудника реализована возможность выбора неоплачиваемого дня либо двойной оплаты.
Это важно! По каждому сотруднику необходимо документ добавлять 2 раза, для каждой компенсации отдельно. Если право на возмещение имеют все сотрудники, их можно добавить списком.
Работа в сверхурочное время допустима только с согласия сотрудника. Поэтому в поле заполнения есть ячейка, в которой это согласие необходимо подтвердить.
Данный документ отражает лишь варианты компенсации работы в выходные и праздничные дни. Расчет налогов и иных удержаний он не выполняет. Поэтому для расчета заработной платы необходимо перейти в документ «Начисление зарплаты».
После проведения документа право на компенсацию или неоплачиваемый день для работника реализовано.
Для сотрудника Бажовой расчет заработной платы с компенсацией и неоплачиваемым выходным был составлен следующим образом:
- Оклад составляет 55 000 руб;
- Количество рабочих дней – 21;
- Был предоставлен 1 неоплачиваемый день. Соответственно, заработная плата за 20 рабочих дней составила 52 380 руб. Дополнительно по ставке 1 дня был оплачен отгул в размере 2 619,05 руб;
- За работу в выходные дни работнику была начислена компенсация в двойном размере. Это составило 5 238,10 руб.
Расчетный листок за ноябрь будет выглядеть следующим образом:
Оформление неоплачиваемого выходного дня через кадровый учет
Программа 1С позволяет отразить неоплачиваемые выходные через документ «Отпуск». Для этого во вкладке «Дополнительные отпуска» необходимо внизу поставить галочку в ячейке «Предоставить отгул» и указать количество дней.
Заключение
Любой из описанных вариантов отражения неоплачиваемого дня и начисления заработной платы будет верным. В случае возникновения вопросов, можно всегда обратиться за дополнительной консультацией к разработчикам программы 1С. Они подскажут, каким документом можно отразить хозяйственную операцию или проведут дополнительное обучение.
