Первичные документы по инвентаризации основных средств. Порядок документального оформления основных средств

Все действия с ОС должны быть оформляться документально. Из этой статьи вы узнаете, какие используются первичные документы по учету основных средств.

Организация первичного учета ОС подразумевает:

1. Установление списка форм первичных документов, которые компания будет применять для того, чтобы учитывать фактическое наличие объектов, а также их перемещение.
2. Создание системы оборота документов с учетом графика движения первичной документации, а также перечнем лиц, несущих ответственность за верное и своевременное оформление документов.
3. Определение работников, которые будут нести материальную ответственность за верное применение, а также целостность и сохранность объектов ОС.

Правила оформления документации

Документация по учету ОС должна оформляться в соответствие со следующими правилами:

1. Должны быть указаны все необходимые реквизиты, а также проставлены все подписи и штампы.
2. Может оформляться как на компьютере, так и вручную.
3. Из унифицированных форм нельзя удалять обязательные реквизиты.
4. Форматы бланков первичной документации разрешено изменять.

Документация для поступления ОС

В настоящее время документальное оформление основных средств, поступающих в компанию, не обязательно осуществлять с помощью унифицированных форм. Фирмы имеют право на использование бланков, разработанных самостоятельно. Однако на практике унифицированные формы все также активно используются.

Когда ОС поступает в фирму, оформляется акт приема-передачи ОС по форме:

• ОС-1 – для принятия всех объектов, кроме зданий;
• ОС-1а – для принятия зданий;
• ОС-1б – для принятия групп объектов.

Акты по этим формам оформляются на ОС, поступившие в компанию:

• Путем покупки;
• По контрактам мены, купли-продажи и дарения;
• Путем изготовления для личного использования.

При приеме спецоборудования применяется акт по форме ОС-14. Если есть необходимость в монтаже спецоборудования, оформляется акт формы ОС-15. Если при монтаже обнаружилось, что объект непригоден для дальнейшего использования, заполняют акт формы ОС-16.

Передвижение ОС внутри компании

После того, как объект был принят к учету, на него заводится инвентарная карточка учета (по форме ОС-6 или ОС-6а). В ней прописываются все передвижения ОС: ремонт, ликвидация, достройка, реконструкция и так далее. Все эти операции также должны быть отражены в инвентарной книге по форме ОС-6б.

Если объект ОС перемещают между подразделениями, на него должна быть оформлена накладная по форме ОС-2. Этот документ оформляют в 3х экземплярах. На нем должны проставить свои подписи ответственные работники подразделений сдатчика и получателя.

При ремонте, реконструкции или модернизации объекта, формируется акт формы ОС-3. В нем прописываются все данные о расходах на выполнение работ. Его подписывает директор организации и все члены комиссии. Если выполнением работ занималась сторонняя фирма, акт составляют в 2х экземплярах.

Выбытие ОС из учета

Если ОС сломалось и уже не подлежит ремонту, его списывают с учета. Для этого формируется акт списания по форме ОС-4 (ОС-4б – для списания группы ОС). При списании транспорта формируется акт по форме ОС-4а.

Эти акты оформляются в 2х экземплярах. На обоих документах должны проставить свои подписи управляющий компании, члены комиссии, а также уполномоченный работник.

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.

«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (ф. № ОС-1) , «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» (ф. № ОС-1А), «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» (Ф. № ОС-1Б) используется для оформления и учета операций приема-передачи объектов ОС в организации или между организациями для ввода их в эксплуатацию, поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд, а также выбытия из состава ОС при передаче (продаже, мене) другой организации. Акт утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. Составляется в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

«Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф. № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов ОС внутри организации из одного структурного подразделения (цех, отдел, участок) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в 3-х экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта ОС сдатчика, третий – передается получателю.

«Акт приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств» (ф. № ОС-3 ) используется для оформления и учета приема-сдачи объектов ОС из ремонта, реконструкции и модернизации. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов ОС, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонтные работы выполняет сторонняя организация, акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй – передается организации, проводившей ремонт.

«Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» (ф. № ОС-4 ), «Акт о списании автотранспортных средств» (ф. № ОС-4А), «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств» (ф. № ОС-4Б) используются для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов ОС. Составляются в 2-х экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов ОС, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДД МВД РФ (Госавтоинспекция).

«Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. ОС-6), «Инвентарная карточка группового учета объекта основных средств» (ф. № ОС-6А), «Инвентарная карточка учета объектов основных средств» (ф. № ОС-6Б) используются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре. Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов (ф. № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей). Прием, перемещение объектов ОС внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

«Акт о приеме (поступлении) оборудования» (ф. ОС-14) используется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта ОС. Его составляет комиссия, уполномоченная на прием ОС, в 2-х экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт (Ф. № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя или лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

«Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15 ) используется при передаче заказчиком оборудования в монтаж представителю монтажной организации. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный Акт (ф. № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

«Акт о выявленных дефектах оборудования» (ф. ОС-16) используется для предъявления заказчиком претензий организации – изготовителю оборудования, которое монтируется для него подрядчиком. Его подписывают заказчик, подрядчик, изготовитель..

Организации, имеющие небольшое количество ОС, пообъектный учет организуют в инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-66), записи производят по группам ОС и местам эксплуатации.

При наличии большого количества объектов основных средств в местах их нахождения ведут инвентарные списки, которые служат для контроля за сохранностью ОС.

На объект основных средств, полученный в аренду, рекомендуется открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В бухгалтерии инвентарные карточки помещают в картотеку в соответствии с группами ОС. Инвентарные карточки на принятые к учету объекты, а также выбывшие в течение месяца могут находиться до конца месяца обособлено от инвентарных карточек остальных основных средств.

Все объекты ОС, кроме зданий и сооружений находятся под имущественной ответственностью материально – ответственных лиц.

Аналитический учет ОС ведется в инвентарных карточках, которые являются основным регистром аналитического учета. Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Поступающие в хозяйство основные средства должны быть документально оформлены и сразу же оприходованы.

Учет поступления ос.

Для учета поступления и оприходования поступающих основных средств предназначены следующие документы:

-- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1)

-- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а)

-- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б)

Они применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) . Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяют акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) . Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

При переводе в основное стадо молодняка продуктивного и рабочего скота составляют акт на перевод животных из группы в группу (ф. 214 – АПК).

Учет выбытия ос

После принятия решения на списание того или иного объекта основных средств составляют соответствующий акт на списание имущества:

-- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

(форма № ОС-4)

-- Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а)

-- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б)

Применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:

Объекта основных средств - по форме № ОС-4;

Автотранспортных средств - по форме № ОС-4а;

Групп объектов основных средств - по форме № ОС-4б.

Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Поскольку речь пойдет о , напомним читателям основные положения, касающиеся основных средств. Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н (далее - ПБУ 6/01).

При формировании информации об объектах основных средств организациям, помимо ПБУ 6/01, следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н (далее - Методические указания N 91н).

К бухгалтерскому учету в качестве основных средств согласно п. 4 ПБУ 6/01 принимаются активы , в отношении которых одновременно выполняются следующие четыре условия :

Объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, для предоставления в аренду;

Объект предназначен для использования в течение срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

Организация не предполагает последующую перепродажу объекта;

Объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Обратите внимание! Активы, в отношении которых выполняются перечисленные выше условия и стоимостью в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. С целью обеспечения сохранности таких объектов в организации следует организовать контроль их движения.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект . Инвентарным объектом в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций. Инвентарным объектом может быть также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов представляет собой один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый предмет, входящий в комплекс, может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Согласно п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту основных средств должен быть присвоен соответствующий инвентарный номер .

Если один объект имеет несколько частей с различными сроками полезного использования, существенно отличающимися друг от друга, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект и каждой такой части присваивается отдельный инвентарный номер. Объекту, состоящему из нескольких частей с одинаковым сроком полезного использования, присваивается один инвентарный номер.

В течение всего периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется. При выбытии объекта его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к учету, что установлено п. 20 ПБУ 6/01. Срок определяется с учетом нескольких факторов, в частности с учетом ожидаемого срока использования объекта, ожидаемого физического износа, нормативно-правовых и иных ограничений.

При установлении срока полезного использования организациям следует руководствоваться Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359, а также Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (далее - Постановление N 1), которое может использоваться в целях бухгалтерского учета.

Пунктом 7 Методических указаний N 91н установлено, что операции по движению основных средств оформляются первичными учетными документами. В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Утвержденные унифицированные формы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение составляют кредитные организации и бюджетные учреждения.

Всего названным Постановлением утверждено 14 форм первичных документов, но для документального оформления поступления основных средств должны применяться, в частности, следующие документы :

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б);

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Акты форм N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших:

По договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим договорам;

Путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Объекты, не требующие монтажа, включаются в состав основных средств в момент приобретения. Включение в состав основных средств объектов, требующих монтажа, осуществляется после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Акты о приеме-передаче , утверждаемые руководителями организации-получателя и организации-сдатчика, составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту.

Основанием для отражения операции по приобретению основного средства в бухгалтерском учете является надлежащим образом оформленный первичный документ. В качестве примера приведем Постановление ФАС Дальневосточного округа от 21 марта 2006 г., 14 марта 2006 г. N Ф03-А51/06-1/176. Организации, приобретшей объект основных средств, было отказано в его регистрации, поскольку для регистрации не был представлен Акт формы N ОС-1.

Из материалов дела следует, что между организацией-продавцом и организацией-покупателем заключен договор купли-продажи экскаватора.

Покупатель в соответствии с Правилами государственной регистрации тракторов, самоходных дорожно-строительных и иных машин и прицепов к ним органами государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники в Российской Федерации обратился в инспекцию Гостехнадзора с заявлением о регистрации приобретенного по договору экскаватора.

Инспекция Гостехнадзора в государственной регистрации экскаватора отказала в связи с непредставлением акта приема-передачи основных средств (форма N ОС-1). Данные обстоятельства послужили основанием для обращения организации-покупателя в арбитражный суд.

Отказывая в удовлетворении заявления, арбитражный суд исходил из следующего. В соответствии с п. 2.8.6 Правил регистрация приобретенных машин, номерных агрегатов, ранее состоящих на учете (кроме указанных в п. 2.8.2 Правил), производится за владельцами при представлении регистрационных документов с отметкой о снятии их с учета по прежнему месту регистрации, паспортов машин и документов, подтверждающих право собственности на машину, номерной агрегат.

Документом, подтверждающим право собственности на машину, номерной агрегат согласно п. 2.8.6.1 Правил является акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1).

Поскольку предусмотренный Правилами в качестве необходимого документа акт формы N ОС-1 в инспекцию Гостехнадзора не был представлен, арбитражный суд обоснованно пришел к выводу об отсутствии оснований для признания недействительным отказа в совершении регистрационных действий в отношении экскаватора.

Довод организации-покупателя об отсутствии необходимости составления акта формы N ОС-1, мотивированный тем, что экскаватор не был принят к учету как объект основных средств по дебету счета 01 "Основные средства", не принят во внимание кассационной инстанцией как несостоятельный.

Спорные регистрационные действия регламентированы Правилами, которые, указывая акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1) в качестве необходимого документа, подтверждающего право собственности на машину, номерной агрегат, не оговаривают его представление какими-либо условиями, в том числе принятием машины или номерного агрегата на бухгалтерский учет в качестве объекта основных средств по дебету счета 01 "Основные средства".

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат такой реквизит, как "Государственная регистрация прав на недвижимость" с указанием номера и даты. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденных Постановлением N 7, сказано, что этот реквизит заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. Напомним, что к недвижимым вещам согласно ст. 130 Гражданского кодекса Российской Федерации относятся земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество.

Нередко организации задают вопрос о том, следует ли заполнять этот реквизит при приобретении автотранспортных средств. Разъяснения по этому поводу содержатся в п. 5 Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N N ОС-1 и ОС-4а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7". В Письме, в частности, сказано, что реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" формы N ОС-1 заполняется в случаях совершения сделок только с недвижимым имуществом, права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". Данный реквизит не предусматривает ссылки на документ с указанием номера и даты регистрации автомобиля в ГИБДД, поскольку автотранспортные средства к недвижимости не относятся.

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат разд. 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи". Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны, то есть в том случае, если принимается к учету объект, ранее использовавшийся в другой организации. Эти данные имеют информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В п. 2 упомянутого выше Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 даны следующие разъяснения. В форме N ОС-1 реквизит с грифом "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов).

Если объект приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель). При этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в том числе "Подпись руководителя", "М.П." и "Дата"), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является для него товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи).

Сделаем небольшое отступление и отметим, что организации наряду с бухгалтерским учетом обязаны вести налоговый учет. Подтверждением данных налогового учета согласно положениям Налогового кодекса Российской Федерации являются :

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

В Письме УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ отмечено, что в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.

В целях налогообложения прибыли амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию объекта амортизируемого имущества в соответствии с положениями ст. 258 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) и с учетом Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1.

Согласно п. 12 ст. 259 НК РФ организация, приобретающая объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

В Письме УМНС России по г. Москве от 22 сентября 2004 г. N 26-12/61646 было отмечено, что норма амортизации по объекту основных средств, бывшему в употреблении, определяется путем уменьшения срока полезного использования, установленного Классификацией основных средств, на документально подтвержденное время эксплуатации оборудования предыдущим собственником. При этом в Письме обращено внимание на то, что письмо продавца о периодах эксплуатации объекта предыдущими собственниками не является достаточным основанием для уменьшения срока полезного использования данного оборудования.

Как указано в Письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064109 в формах N N ОС-1 и ОС-1а в разд. 1 имеется графа "Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)". Таким образом, при приобретении основного средства, бывшего в эксплуатации, организация может подтвердить срок его эксплуатации предыдущим собственником актом о приеме-передаче объекта основных средств, оформленным в установленном порядке.

Раздел 2, входящий в состав форм N N ОС-1 и ОС-1а и содержащий сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в своем экземпляре.

Объект основных средств может находиться в собственности двух или нескольких организаций. Во всех трех формах актов приема-передачи в разделе "Справочно" предусмотрены строки, в которые записываются данные о таких объектах соразмерно доле организации в праве общей собственности. Здесь же указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, для случаев, когда при приобретении объектов основных средств их стоимость выражена в иностранной валюте.

Данные приема объектов в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) , с помощью которых бухгалтерией организации ведется учет основных средств по объектам. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

В организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки, как правило, группируются в картотеке согласно Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1, а внутри разделов - по месту эксплуатации объектов. Организации, имеющие небольшое количество основных средств, в том числе малые предприятия, учет основных средств по объектам могут осуществлять в инвентарных книгах, где также указываются сведения об объектах основных средств по их видам и местам нахождения.

Основанием для заполнения инвентарной карточки, помимо акта приема-передачи, являются технические паспорта и другие документы на приобретение инвентарного объекта основных средств. В карточке (книге) должны быть приведены данные об объекте основных средств, сроке полезного использования и способе начисления амортизации, установленных организацией. Указываются также индивидуальные особенности объекта основных средств.

Если объект основных средств получен в аренду, то п. 14 Методических указаний N 91н рекомендует также открывать инвентарную карточку, чтобы организовать учет арендованного объекта на забалансовом счете.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках следует вести в рублях, допускается ведение учета и в тысячах рублях, что установлено п. 37 Методических указаний N 91н. Если стоимость объекта при приобретении была выражена в иностранной валюте, то в карточке указывается контрактная стоимость в иностранной валюте.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.