Расчеты по топливным картам. Как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам? Последствия использования нового стиля налогообложения

Эта страница, предназначена исключительно для бухгалтеров и содержит информацию о правильном учете топливных карт на предприятиях.

Учет самой топливной карты

Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета.

РАССМОТРИМ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ учета топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.

Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:

Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)

Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

• Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы

Учет выдачи топливных карт

Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но, за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:

дата получения карты сотрудником;

дата возвращения;

марка машины;

государственный регистрационный номер машины;

ФИО и подпись водителя машины

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:

товарную накладную на топливо;

счет-фактуру;

акт сверки взаимных расчетов;

Расшифровку (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.

Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.

Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:

Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)

Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)

Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)

Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо

Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):

быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);

документально подтвержденными;

производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда

топливо принято на учет;

имеется счет-фактура;

топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Плюсы использования топливных карт

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.

Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

Учет ГСМ по топливной карте осуществляется по нескольким параметрам. Современная электронная система, позволяет предоставлять клиентам следующую информацию:

Время заправки.

Место получения топлива.

Вид приобретенных ГСМ.

Стоимость заправки.

Размер полученной скидки.

При учете ГСМ по топливной карте все эти данные персонифицируются, исходя из индивидуального номера карточки. Такой подход дает возможность эффективно контролировать использование горюче-смазочных материалов водителями, исключить возможность манипуляций, которые неизбежно возникают при расчетах за топливо наличными. Данные учета ГСМ по топливной карте могут предоставляться клиенту в заранее оговоренный период времени. Пользуясь данной услугой, многие предприятия существенно увеличивают эффективность своей работы за счет оптимизации расходов на ГСМ.

«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.

Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.

На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.

Пример

Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.

Дополнительная информация по примеру:

1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.

2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:

• Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
• Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
• Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
• При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
• Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
• При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.

3. Учетной политикой в целях налогового учета:

• Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
• Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
• Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.

Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ

Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:

1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).

Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:

• Номер топливной карты;
• Дату и место заправки;
• Количество приобретенного топлива;
• Марку топлива;
• Стоимость топлива;
• Остаток по топливной карте на конец месяца.

Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.

Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.

2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».

Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.

4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.

5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.

6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.

Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:

№ п/п	Дебет	Кредит	Факт хозяйственной жизни	Документ-основание
1.	60.02	51	Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт	Выписка от августа 2016г.
2.	60.02	51	Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов	Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива
3.	26	60.01	Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99)	Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г.
4.	19.04	60.01	Учтен предъявленный НДС по услугам	Счет-фактура от сентября 2016г.
5.	68.02	19.04		Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г.
6.	60.01	60.02	Зачтен аванс при расчетах за топливные карты	Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г.
7.	10.03 (лицевой счет в резервуаре)	60.01	Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора	Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г.
8.	19.03	60.01	Учтен предъявленный НДС по топливу	Счет-фактура от 30.09.2016г.
9.	68.02	19.03	Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ	Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г.
10.	60.01	60.02	Зачтен аванс при расчетах за топливо	Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г.
11.	006 «Топливные карты у МОЛ»		Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной.	Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г.
12.	006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение	006 «Топливные карты у МОЛ»	Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре)	Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем
13.		006 «Топливные карты у сотрудников»	Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании	Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения
14.		006 «Топливные карты у МОЛ»	Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица	В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией
15.	10.03 склад (бак машины №)	10.03 склад (лицевой счет в резервуаре)	Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств	Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г.
16.	20,26,46	10.03	Списано израсходованное топливо по каждой машине	Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г.
17.	91.2	10.03	Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается	Бухгалтерская справка 30.09.2016г.

Приведем несколько пояснений к проводкам.

Проводка №3 . Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.

Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:

• Материальные расходы;
• Расходы на содержание служебного транспорта;
• Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:

• Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
• Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
• Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.

Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:

• Карта принята на учет;
• Имеется правильно оформленный счет-фактура;
• Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.

Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:

• Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
• Документально подтвержденными;
• Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:

• Топливо принято на учет;
• Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
• Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.

Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.

Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами

Позаботьтесь о следующем:

1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.

2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:

• По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
• О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
• О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
• Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
• По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
• О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.

3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:

• Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
• По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
• По топливу сверх норм.

4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.

5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.

6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.

7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.

9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.

Вопрос: Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 "Бланки строгой отчетности"? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Ответ от 05.07.2016

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 Инструкции , утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н , далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.).

Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

		Документ-основание	Бухгалтерская запись
			дебет счета	кредит счета
	Перечислена предварительная оплата поставщику за топливные карты			увеличение забалансового счета 18 (код 226 КОСГУ)
	Перечислена предварительная оплата поставщику за топливо	Выписка из лицевого счета с приложенными документами		увеличение забалансового счета 18 (код 340 КОСГУ)
	Учтены расходы по изготовлению топливных карт при их поступлении в учреждение	Акт приема-сдачи, накладная
	Зачтен аванс при расчетах за топливные карты	Акт приема-сдачи, накладная
	Приняты к учету на забалансовый счет 03 топливные карты в условной оценке	Акт приема-сдачи, накладная
	Выданы сотрудникам топливные карты	Акт приема-передачи	"Топливные карты у сотрудников"	"Топливные карты в кассе"
	Принято к учету топливо, отпущенное по карте	Накладная, отчет водителя
	Зачтена сумма предоплаты за топливо	Накладная, отчет водителя
	Списано израсходованное топливо	Путевой лист

В обиход в нашей стране инструмент вошел с 1991 года и первоначально был ориентирован на юридических лиц с большим автопарком. Вопросы бухгалтерского учета ГСМ (горюче-смазочные материалы), покупаемых по безналичному расчету, актуальны и по сей день.

В чем преимущества карт от ЕКА

Пластик с электронным носителем, на котором хранится информация о видах топлива и его объемах, запрограммирован на использование в течение определенного временного промежутка и дает возможность владельцу:

• сократить затраты на горючее;
• уменьшить налоги на сумму НДС (18%);
• снизить оборот наличных денег;
• предупредить хищение ГСМ.

Для оптимизации финансовых затрат постоянным клиентам мы предоставляем отсрочку платежа, программу лояльности (скидки и бонусы). При этом отпуск, оплата и учет нефтепродуктов производится в автоматическом режиме при полном контроле вашей бухгалтерии. Ежедневные удобные отчеты можно распечатать из личного кабинета на нашем сайте.

Подписанный с эмитентом договор на отпуск нефтепродуктов и перечисление определенной суммы на приобретение горючего, является основанием для получения карты (одной или нескольких). Некоторые для удобства используют 2 вида: основную, где будет «храниться» все топливо предприятия и дополнительную, куда будет перечисляться с основной необходимое количество литров в каждом отдельном случае.

Электронный продукт продан по определенной цене за единицу и становится собственностью держателя, что подтверждается актом приема-передачи или товарной накладной. С этого момента он является документом строгой отчетности, закрепляется за определенным водителем или хранится в бухгалтерии, откуда выдается для использования. При этом ведется журнал движения (в произвольной форме), в котором указывается дата выдачи-возврата и баланс после возврата.

Относительно бухгалтерского учета топливных карт, стоит отметить, что, по мнению аудиторов, счета 10, 50, 71 для этих целей не совсем подходят. Карты сами по себе не являются материалами, денежными средствами и расчетами с подотчетными лицами, в том понимании, как это трактует Положение о бухучете. Корректнее будет принять к учету стоимость на расходы, связанные с основным видом деятельности и вести ее на забалансовых счетах, утвержденных собственной учетной политикой.

Нюансы учета топлива и ГСМ

Учетная политика предприятия и рабочий План счетов существенно упростят работу бухгалтерии и минимизируют проблемы с налоговой, поскольку позволяют:

• создавать новые счета и субсчета;
• объяснить, почему учет топлива и карт ведется именно на этих счетах;
• избежать вопросов относительно приобретения и списания нефтепродуктов по определенной цене, специфики работы со складами;
• определиться с отдельными нюансами для налогового учета.

Для осуществления учета топлива и горюче-смазочных материалов на предприятии ведутся путевые листы, утверждаются нормы расхода горючего и водители обязаны предоставлять в бухгалтерию чеки с каждой заправки. Отчет по карте можно посмотреть в личном кабинете, где указан ее номер, количество нефтепродуктов, цену, по которой произведена заправка, время заправки, номер АЗС, остаток на конец месяца. Он сверяется с отчетами водителей и полученными чеками.

Проводки такие же, как и для топлива, приобретенного по талонам. Приход проводится последним днем месяца, но не ранее даты выставленных документов. Важно! В качестве позиции «склад» можно использовать «лицевой счет в резервуаре поставщика» (согласно учетной политике). При этом для налоговой в договоре оговариваем, что это не является безвозмездным хранением. На основании отчета делаем последним днем месяца перемещение со склада в «бак машины №…», который становится «складом».

Списание производится на основании путевых листов, где указывается норматив и фактический расход топлива, через накладную-требование. Остаток по складу (бак машины №…) должен сходиться с данными путевого листа по конкретному авто.

В случае перерасхода горючего (норма-факт), результат относится на непроизводственные расходы (счет 91.2).

Наши топливные карты помогут бухгалтерии вести точный учет ГСМ без излишних сложностей.