1с согласование заявки расходование средств. Документ «Заявка на расходование средств

Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде - создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств.

Конфигурация содержит средства автоматизированного управления денежными средствами предприятия, которые выполняет две основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.

Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.

Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - подсистеме бюджетирования и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия.

В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» - «Планирование и контроль денежных средств» - «Заявки на расходование ДС» - Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.

Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер – формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата – при создании устанавливается текущая дата.
Организация – необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение – из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель – по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование – по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма – указывается сумма требуемого платежа.
Валюта – указывается валюта требуемого платежа.
Операция – отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа – указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты – по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель – указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя – при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита – если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.

Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП – уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа - в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке "Вставить».

Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС - отразит информацию об объектах расчетов с вкладки "расшифровка платежа"

В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) - к введенному тексту добавят информацию о НДС.

Текст из банковского счета получателя - вставит текст, указанный в поле "Текст назначения платежа" из карточки р/с контрагента.

Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».

Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ – флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик
Сумма взаиморасчетов – устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта – устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС – указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий – при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.

Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».

Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».

Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».

Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.

Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель – указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.

Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».

Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Выдача подотчетнику».

Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо – указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться – из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.

Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».

Для планирования расходов денежных средств и формирования обеспечения этих расходов используется документ "Заявка на расходование денежных средств".

Заявка на расходование денежных средств

Предусмотрено планирование расходов денежных средств в разрезе различных направлений хозяйственной деятельности - оплата поставщику ; выдача денежных средств подотчетнику; перечисление налога; перечисление заработной платы и т.д.

Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита "Дата расхода", именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет "Платежный календарь".

Многие параметры заявки являются необязательными для заполнения. Но если возникает необходимость обеспечения заявки (резервирования и размещения), указание валюты и формы оплаты является необходимым. Резервирование невозможно без привязки к конкретному месту хранения денежных средств.

Заявку можно зарегистрировать вводом, на основании заказа поставщику, счета на оплату поставщика, любых документов покупки. При необходимости формирования графиков оплаты, поставщику следует создать несколько документов -“ заявок с соответствующими суммами частичной оплаты и датами расхода. Суммы и даты пользователь определяет самостоятельно.

Выполнением заявки служит фактическое списание денежных средств с банковского счета (из кассы) организации, при этом обязательно нужно сделать ссылку на исходную заявку. Платежные документы фактического расхода денежных средств можно создать вводом на основании заявки. Во время проведения платежных документов с указаниемзаявки на использование средств, контролируетсясоотношенье суммы документа текущему остатку несовершенных платежей по заданной заявке.

Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заявку. Например, исполнением заявки с формой оплаты "Наличные" может служить только документ "Расходный кассовый ордер". Документ " Платежное поручение исходящее " может быть создан "вводом на основании" такой заявки, но он не будет заполнен автоматически и в icmнельзя будет указать ссылку на заявку, а, следовательно, с точки зрения анализа планов,заявка останется невыполненной.

Если заявка отклонена или планируемый расход денег утратил актуальность, то заявку следует скрыть документом "Закрытие заявок на расходование средств".

Функции обеспечения планируемых расходов денежных средств выполняются с помощью:

резервирования имеющихся в остатке свободных денежных средств на банковских счетах и в кассе;

размещения заявок в планируемых поступлениях денежных средств (это можно назвать "резервированием ожидаемых поступлений денег").

Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов и ожидаемых поступлений, являются опциональными. То есть, использование их необязательно и в каждом отдельном случае, планирования решается пользователем отдельным резервированием под заявку, производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования полностью зависит от решения пользователя.

Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах "Денежные средства в резерве" и "Денежные средства к списанию". При этом следует различать резервирование "под заявку" и "под документ":

Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре "Денежные средства к списанию" автоматически и независимо от решения пользователя;

Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования зависит от решения пользователя и отражается в регистре "Денежные средства в резерве".

Важно! Резерв назначается от даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги, в размере суммы резервирования, находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1-го числа зарезервированы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа *При проведении* неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.

Если на закладке "Размещение" указана ссылка на документ планируемого поступления - это размещение, если банковский счет или касса - резервирование. Процедуру обеспечения заявки можно выполнить как вручную, так и автоматически. Если на закладке "Размещение" установить флаги "Резервирование" и/или "Размещение", то по кнопке "Заполнить и провести" системы выполнит автообеспечение заявки. В зависимости от флагов производится поиск свободных фактических остатков денежных средств и/или свободных ожидаемых поступлений. Результат автозаполнения табличной части можно откорректировать вручную. Данный функционал работает только в оперативном режиме проведения и аналогичен функционалу обеспечения товарных заказов.

Резервирование влияет на расчет "свободного остатка денежных средств" с момента установки резерва и до момента снятия. Снятие резерва "под заявку" производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем, если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва "под заявку" в состояние резерва "под первичный документ".

На уровне ролей пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных денежных документов без заявки - основания. Это определяется в настройке дополнительных прав пользователя:

разрешить проведение платежа без заявки,

печать непроведенных документов.

Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы фактического списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.

При проведении операции регистрируется такая информация:

фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления "Заявки на расходование средств");

если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления " Расчеты с контрагентами ");

если выполняется резервирование "под заявку", то это фиксируется датой расхода денег установка "резерва" (приход в регистре накопления "Денежные средства в резерве");

если выполняется размещение заявки в "ожидаемых" поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления "Размещение заявок на расходование средств").

Анализ информации о планируемом расходе денежных средств выполняется с помощью отчета «Заявки на расходование средств». Отчет можно сгруппировать, например, по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов . В колонке "Расход" отражается выполнения заявки.

Анализ заявок на расходование денежных средств

С помощью этого же отчета, можно получить график платежей контрагенту. Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определенному контрагенту. Кроме того, следует установить группировку по параметру "Заявка на расходование средств. Дата расхода". В отчете можно получить данные в валюте управленческого отчета в валюте взаиморасчетов и в валюте платежа. При необходимости информацию о валюте взаиморасчетов можно вывести в дополнительном поле.

Нас находят: форма заявки на расходование денежных средств , планирование расхода денежных средств , как назвать ожидаемый приход средств, частичное закрытие заявок на расходование денежных средств в 1с 8 2, форма заявки на расход денежных средств, форма заявки на денежные средства, форма заявки на внутренние расходы на материалы, смена даты расхода у группы заявок на расходование денежных средств, планирование расходов денежных средств, Планирование по расходу денежных средств

Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:

• доступном остатке денежных средств на наличных и безналичных счетах компании;
• планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств.

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.

В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:

• период формирования;
• организации;
• валюта;
• отбор по конкретным счетам организации.

Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.

Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2

Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:

• «Заказ клиента»;
• «Заказ поставщику»;
• «Распоряжение на перемещение денежных средств»;
• «Заявка на расходование ДС».

Настройки Платежного календаря в «1С:ERP Управление предприятием 2»

Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.

Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря

В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.

Виды Платежного календаря

Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).

Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря

Заявки - Календарь (рис.4)

В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.

В правой части формы отражается информация о:

Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»

Календарь – Платежи (рис. 5)

В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:

• остатках денежных средств на счетах организации;
• ожидаемых поступлениях денежных средств;
• планируемых расходах денежных средств.

В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.

Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»

Список заявок (рис. 6)

В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).

Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»

Раздел «Календарь»

В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:

• расчетам с поставщиками и покупателями;
• выплате заработной платы, налогов и сборов;
• выдаче кредитов и займов;
• уплате процентов;
• полученным кредитам и займам.

Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».

В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.

Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:

• со знаком «-» для счета, с которого денежные средства будут отправлены;
• со знаком «+» для счета, на который денежные средства должны поступить (рис. 7).

Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».

Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»

При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).

Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»

Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).

Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»

Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»

При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.

Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».

Раздел «Платежи»

Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.

В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».

Блок платежей позволяет:

Раздел «Заявки»

В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».

Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).

Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»

В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):

• разрешать выдачу денежных средств без «заявок на оплату»;
• разрешить прием и передачу денежных средств в другие кассы без «распоряжений на перемещение».

Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»

Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).

Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»

Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.

В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:

• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• перечисление денежных средств поставщику;
• возврат денежных средств клиенту;
• оплата по кредиту;
• таможенный платеж;
• оплата в другую организацию;
• прочие расходы денежных средств и др.

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

• отразить потребность в денежных средствах подразделений предприятия;
• спланировать расход денежных средств;
• предотвратить несогласованные выплаты денег;
• проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)

Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Статус заявки на расходование ДС	Поле «Объект расчетов»	Отображение в Платежном календаре	Влияние на формирование Платежного календаря	Корректность отображения
«Не согласована»	Не заполнено		Не влияет	Корректное
«Не согласована»	Заполнено		Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.)	Некорректное
«Согласована»	Не заполнено		Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей	Некорректное
«Согласована»	Заполнено		Не изменяет сумму ожидаемых поступлений	Корректное

Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.

Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».

Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».

Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:

1. Бухгалтер по закупкам формирует заявку на расходование денежных средств, для того чтобы осуществить предоплату поставщику ИП Добронравов за поставку материалов;
2. Финансовый директор должен рассмотреть и утвердить заявку;
3. Бухгалтер по закупкам на основании утверждённой заявки формирует расходный кассовый ордер (без отметки «Оплачено», но с отметкой «Отразить в оперативном учёте»);
4. Старший кассир, проверив расходный кассовый ордер, выдаёт денежные средства (и проставляет в документе отметку «Оплачено»);
5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Для удобства отражения операций переключим интерфейс на «Управление денежными средствами».
Перед началом работы с заявками на расходование денежных средств требуется ввести всю справочную информацию. Первое, что требуется заполнить, это регистр сведений «Настройки согласования заявок на расходование денежных средств». В «Настройке согласования заявок» указываются организации, для которых применяется данный механизм, и дата начала использования механизма согласования. Эта настройка нужна для того, чтобы программа смогла определить, что у организации ООО «СтройТорг» с 01.01.2013 года будет применяться механизм согласования заявок на расходования денежных средств.

Также требуется произвести настройку маршрутов согласования (рис. 2). Данная настройка указывается в регистре сведений «Настройки начала маршрутов согласования»: определяется соответствие маршрутов согласования - подразделениям. В маршруте согласования (справочник «Маршруты согласования») указывается этап и перечень согласующих лиц на данном этапе. В нашем примере, созданная заявка сначала должна будет пройти один этап согласования у финансового директора.

Также нужно настроить регистр сведений «Настройка согласования заявок на расходование денежных средств» (рис. 1) и определить этапы (маршрут) согласования заявок (рис. 2)

Рис. 1

Рис. 2

Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками и в зависимости от указанного в заявке подразделения.

Обратите внимание , что одному подразделению должен соответствовать только один маршрут согласования. На каждое подразделение нужно прописывать маршрут согласования, иначе процесс согласования для всех заявок, которые созданы по данному подразделению, не будет вступать в силу.

1. Бухгалтер по закупкам создаёт документ «Заявка на расходование средств».

В выбранном нами интерфейсе «Управление денежными средствами» переходим к пункту меню «Планирование» - «Заявки» - «Заявка на расходование средств» (рис. 3). Создадим «Заявку на расходование средств» с видом состояния «Подготовлен» (рис. 5)

У Заявки существует несколько видов операций, которые повторяют виды операций «Расходного кассового ордера» и «Платежное поручение исходящее» (рис. 4)

В «Заявке на расходование средств» на закладке «Расчеты с контрагентами» указывается основная информация: контрагент, на оплату которому требуется выдать денежные средства, а также договор, сумма, организация, подразделение и состояние.

На закладке «Описание» можно указать дополнительную информацию в произвольной форме.

На закладке «Размещение» предусмотрена возможность резервирования и размещения денежных средств (рис. 6). Это означает, что в нашем примере бухгалтер по закупкам может зарезервировать денежные средства для того, чтобы оплатить аванс поставщику, и указать, из какой кассы будет производиться выдача денежных средств. Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» . Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» . Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать.

Данные на закладке «Бюджетирование» могут использоваться как связующее звено между подсистемой бюджетирование и подсистемой управления денежными средствами. Сведения, отражаемые на данной закладке, служат для контроля над объемом планируемых к выдаче денежным средств в соответствии с запланированной величиной бюджета (рис. 7).

Поскольку у бухгалтера по закупкам ограничены права доступа, то он может в документе «Заявка на расходование средств» поставить только статус «Подготовлен», а такие статусы как: «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён» проставляются пользователями, ответственными за утверждение заявки.

2. Финансовый директор рассматривает и утверждает заявку на расход денежных средств на сумму 120 000 р.

Список заявок, требующих рассмотрения, финансовый директор может проанализировать при помощи обработки «Состояние согласования заявок» (рис. 8).

При запуске обработки «Состояние согласования заявок» в ней отображается список всех заявок, сгруппированных по определённым статусам (состояниям), таким как: «Подготовлен», «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён». Для удобства, можно сделать отбор «Настройка периода» по кнопке , например за день, неделю, месяц, декаду, квартал, полугодие, год и т.д., и тогда, из всех заявок останутся только те, которые попадают в заданный период.

Для того, чтобы в заявках на расходование средств изменить состояние, например, с «Подготовлен» на «Утверждён», нужно воспользоваться ещё одной обработкой («Состояние заявок»).

В данной обработке можно отобрать из общего списка заявок, например, заявки со статусом «Ожидают согласования», «Отложены», «Ожидают согласования на предыдущих этапах», «Обработки» (рис. 9).

В обработке выводится список несогласованных заявок и в ней можно изменить статус заявки (рис. 10). Перейти к данной обработке можно через пункт меню «Планирование» - «Заявки» - «Согласование заявок».

Финансовый директор может «Согласовать» Заявку на расходование денежных средств, «Отложить» или «Отклонить» её. При выборе «Изменить состояние» - «Согласовать» галочками отмечаются те заявки, которые необходимо утвердить. Оставшиеся заявки, которые стояли в очереди, можно посмотреть в журнале документов «Согласование заявок».

Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), то на её основании нельзя оформить платежный документ.

Если заявка начала проходить по маршруту согласования, то изменить заявку может:

Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка;

Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования.

Другие пользователи изменить заявку не могут.

Если заявка находится в состоянии "Утвержден", то она недоступна для изменения (становится неактивной для редактирования), поэтому у бухгалтера по закупкам в заявке поля становятся серым цветом и их нельзя изменить.

3. На основании утверждённой заявки бухгалтер по закупкам оформляет расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику» без отметки «Оплачено» на выдачу аванса поставщику ИП Добронравов (рис.11)

Обратите внимание , что в расходном кассовом ордере, созданном бухгалтером по закупкам, ставится только галочка «Отразить в управленческом учёте» и «Отразить в оперативном учёте». Галочку «Оплачено» должен поставить старший кассир после того, как проверит правильность формирования расходного кассового ордера. Также в расходном кассовом ордере указываем, на основании какой заявки мы его формируем.

Если в расходном кассовом ордере стоят галочки только по управленческому учету, то такой документ проводок (бухгалтерских записей) не формирует. Но делает записи по регистрам накопления: «Денежные средства к списанию» и «Расчеты с контрагентами» (рис. 12). Данная информация попадает в отчет «Платежный календарь» в раздел «Неоплаченные исходящие документы» (рис. 13).

4. Старший кассир проверяет расходный кассовый ордер, устанавливает в нём галочку «Оплачено» и выдаёт наличные денежные средства.

После того как расходный кассовый ордер Оплачен, поля в документе становятся серыми и недоступны для редактирования бухгалтеру по закупкам и остальным участникам нашего примера. В зависимости от того, какие права доступа настроены для конкретного пользователя, им могут быть доступны для редактирования те или иные документы, поля в документах и т.д.

Примечание: Если расходных кассовых много, и в каждом нужно проставить галочку «Оплачено», можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов (пункт меню «Сервис»). Перейти к данной обработке можно, перейдя к полному интерфейсу, пункт меню «Сервис» (рис. 14).

Чтобы менять реквизиты, по кнопке «Настройка» должен быть установлен флаг «Разрешить изменение реквизитов объектов». Для удобства анализа установим флаг «Показывать все колонки» (рис.15).

Групповой обработкой мы хотим в расходном кассовом ордере проставить флаг «Оплачено». Для этого в разделе «Отбор» групповой обработки указываем организацию ООО «СтройТорг»; отбираем только проведённые документы за период с 01.01.2013 по 21.01.2013 г. с вариантом «Оплачено» - «Нет».

При нажатии кнопки «Отобрать» на закладке «Обработка» появятся документы, в которых нужно поставить отметку «Оплачено» (рис. 16). В строке «Действие» выбрать «Изменить реквизит[Ссылка.Оплачено] - Установить. И «Выполнить».

После изменения значения реквизита нужно перепровести изменённые документы: в поле «Действие» выбрать «Изменить: [Проведение документов] – Установить - «Выполнить» (см. рис. 17).

5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).

Далее, например, в конце рабочего дня бухгалтер кассовых операций проверяет все расходные кассовые ордера, которые имеют отметку «Оплачено», и проставляет в документе галочки БУ и НУ для того, чтобы документ сформировал проводки по бухгалтерскому и налоговому учётам. (рис. 18)

Примечание: если расходных кассовых ордеров, в которых нужно проставить галочки БУ и НУ, будет много, то можно воспользоваться «Групповой обработкой справочников и документов» (рис. 19).

В групповой обработке справочников и документов отбираем документы «Расходный кассовый ордер [ТЧ: Расшифровка платежа]», в табличной части которых, нужно проставить галочку «Отражать в БУ».

В поле «Отбор» указываем, по какой организации нужно отобрать документы, указываем, что нас интересуют только проведённые документы за интервал от 01.01.2013 по 21.01.2013 г. (а также расходные кассовые ордера, в которых не стоит галочка «Отражать в бухгалтерском учете»). После заполнения всех параметров нажимаем кнопку «Отобрать»: будет произведен отбор документов, которые соответствуют указанным условиям. В нижнем части окна обработки выбираем «Изменить реквизит»- «Отражать в бухгалтерском учёте» - «Установить» и нажимаем кнопку «Выполнить». После того как документы обработаются, нужно их перепровести (рис. 16). Затем требуется повторить то же самое, но уже для установки галочки «Отражать в налоговом учете»

При проведении документа «Расходный кассовый ордер» формируются не только движения по счетам учета, но и по регистрам (рис. 20, 21)