В типографии наша организация заказывает бланки строгой отчетности (ЕНВД - квитанции на гостиницу и автостоянку) и ОСНО- путевки на охоту. Мы ведем в бухгалтерии два журнала учета бланков строгой отчетности (они прошиты и пронумерованы) по приходу и передаче по накладной материально ответственным лицам БСО по номерам а так же журнал списания БСО (.. БСО учитываются в бухгалтерском учете на счете 10.06 не по номерам, а по количеству. и так же списываются. Мы не используем счет 006 (бланки строгой отчетности). Является ли это нарушением ведения бухучета и правил учета БСО? Какие штрафы предусмотрены? Организация по организационной форме - является СОНКО -это упрощенный вид ведения бухучета,(без применения двойной записи).
Да, это является нарушением правил ведения учета БСО и учета в целом по забалансу.
Налоговый орган может попытаться привлечь организацию к ответственности за отсутствие забалансового учета со ссылкой на статью 120 НК РФ.
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов – это отсутствие в организации первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета. Кроме того, грубым нарушением признается систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в учете и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений организации (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
А вот судьи указывают, что информация, подлежащая отражению в бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, не влияет на формирование актива и пассива баланса, а также не является доходом или расходом организации (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1181-09, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2005 № А40-14510/05-80-45, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.07.2008 № А19-566/08-20-Ф02-3528/08, Западно-Сибирского округа от 08.09.2004 N Ф04-6301/2004(А75-4445-14)). Поэтому привлечь организацию по этому основанию к ответственности нельзя.
Чтобы не порождать споры, забалансовый учет все же лучше вести.
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности
При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Поступление
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного ).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
- форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819 ;
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме , утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 . Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, может ли организация использовать самостоятельно разработанные бланки, см. В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Хранение
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, как хранить и уничтожать бланки строгой отчетности, см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001
Бухучет: приобретение БСО
Приобретение бланков строгой отчетности отразите в бухучете проводками:
Дебет 10 (15) Кредит 60
– отражено поступление бланков строгой отчетности;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10 (16)
– переданы бланки строгой отчетности в подразделения организации для использования (в момент передачи бланков под отчет).
Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 , и пункт 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
Поступление бланков строгой отчетности отразите и на забалансовом счете 006 . Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль (План счетов). За балансом БСО отражайте в условной оценке. Такие правила установлены в Инструкции к Плану счетов . Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. Порядок определения условной оценки закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008).
Бухучет: движение БСО
В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:
Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;
Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;
Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.
Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:
- чековые книжки;
- путевки, полученные организацией в отделениях ФСС России;
После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:
- проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты);
- путевки, приобретенные организацией;
- другие аналогичные документы.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности
ООО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.
23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ» , общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.
Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.
Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:
Дебет 10 Кредит 60
– 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;
Дебет 19 Кредит 60
– 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;
Дебет 006
– 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;
Дебет 20 Кредит 10
– 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. х 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;
Кредит 006
– 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.
Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности .
В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.
Бланки БСО используются в самых разных отраслях экономики. Их формы утверждаются Министерством финансов РФ. Квитанция строгой отчетности по сути является документом, подтверждающим передачу денег, как кассовый чек. Эта статья даст основную информацию о БСО.
Индивидуальные предприниматели, предоставляющие некие услуги и выбравшие упрощенную систему налогообложения, могут не приобретать кассовый аппарат. В таком случае, им вместо кассовых чеков надо будет предоставлять клиентам специальные бланки строгой отчетности для ИП в 2019 году . Следует иметь в виду, что выписывать БСО разрешается лишь за оказание услуг населению и индивидуальным предпринимателям, поэтому для всех расчетов с организациями обязательны к выдаче кассовые чеки.
Когда можно применять БСО
Бланки строгой отчетности допускаются к использованию, только когда индивидуальное предприятие оказывает какие-либо услуги (будь то хоть выездные работы, хоть стрижка в салоне красоты). БСО не используется во всех остальных случаях.
Что такое БСО для ИП
Не существует конкретного набора таких бланков строгой отчетности, как и не найдется универсальной формы бланка на абсолютно все виды деятельности ИП, так что каждый предприниматель выбирает вариант, соответствующий его потребностям.
Применение бланков строгой отчетности в предпринимательской деятельности регулируется Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359. Рекомендуется скачать образец бланка БСО для ИП в качестве примера для понимания структуры документа.
В 2019 году ИП могут самостоятельно создавать форму бланка строгой отчетности, которую им бы было удобно использовать в своей работе, но требуется выполнение главного условия — форма должна будет включать перечень всех обязательных реквизитов.
- Требуемые реквизиты, которые надо указать в БСО:
- Наименование документа, его серия и номер;
- Полное имя и должность лица, которое является ответственным за выдачу бланка и его корректность;
- Подпись ответственного лица и печать ИП;
- Предоставляемые услуги и их стоимость;
- Цена оплаты, производящейся с помощью наличных денег или путем платежной карты;
- Даты составления документа и его оплаты;
- Другие сведения, характеризующие специфику услуг, представленных предприятием.
. Впоследствии можно на его основе оформить БСО для ИП на УСН на оказанию услуг.
Собственноручные БСО применять нельзя для следующих видов деятельности:
- Услуги предоставления парковочных мест;
- Квитанции или абонементы за предоставленные услуги ветеринарного характера;
- Выдача различных транспортных билетов;
- Выдача залоговых билетов и сохранных квитанций ломбарда;
- Организация туристических и экскурсионных маршрутов.
Для вышеперечисленных случаев государством разработаны готовые бланки БСО для ИП , которые можно использовать.
Где купить бланки строгой отчетности для ИП
Приобрести БСО можно в специализированном печатном доме или типографии, либо наладить изготовление автоматизированной системой (нередко основанной на контрольно-кассовой технике), которая не требуют регистрации в налоговой инспекции.
Печатать бланк строгой отчетности для ИП на домашнем принтере строго запрещено.
Получить БСО для ИП на УСН по оказанию услуг в 2019 году можно всего двумя способами:
- Типографский способ . Перед тем, как качать образец для него, надо удостовериться, что он соответствует установленному порядку и всем необходимым требованиям. В бланке непременно должна быть отражена следующая информация о его изготовителе: его наименование в сокращенном виде, идентификационный номер налогоплательщика, адрес, номер заказа, размер тиража и год печати. Вышеперечисленные сведения являются обязательными реквизитами. Скачивание образцов из интернета не вызывает вопросов, а стоимость их печати в типографии в Москве – около трех рублей за штуку (цена может незначительно разниться в регионах или размерами и видами бланка, а также требуемым объемом тиража). В печатном доме для любой услуги с большой долей вероятности найдутся готовые шаблоны БСО – как стандартные, так и отрывные (их стоимость колеблется в районе сотни рублей), так что не составит труда найти, где купить БСО для ИП.
- Применение автоматизированной системы . Данный способ не подразумевает ничего сложного – это особое устройство, под которым понимается внешне похожий на кассовый аппарат инвентарь, но обладающий меньшей стоимостью и другим функционалом. Он используется для хранения в бланках точных отчетов в течение требуемого пятилетнего срока и может похвастаться защитой от незапланированного проникания в память злоумышленниками, а также производит заполнение БСО и их выпуск, обеспечивая нумерацию с указанием текущей серии. Купить его можно примерно за 5 тысяч рублей, а инструкцию легко скачать в интернете.
Правила заполнения
После того, как бланк заполнен, надо срочно изготовить его копию (хотя бы один ее экземпляр). Легче взять бланк строгой отчетности для ИП с отрывной частью, копирующей все атрибуты его главной части. Это очень удобно, потому что по закону один экземпляр остается у организатора услуги, а второй – у ее потребителя.
Образец бланка строгой отчетности для ИП в 2019 году с отрывной частью поможет изучить его особенности.
Большинство бланков наполняются сразу после получения оплаты наличными или после проведения расчета банковской карточкой. Не допускается оформление БСО с опозданием, или, наоборот, преждевременная выдача документа.
Каждый из бланков должен оформляться однозначно, без всяких ошибок или поправок. В случае возникновения опечаток или надобности внесения исправлений, нужно перечеркнуть неправильно заполненный или полностью испорченный документ. Он заносится в Книгу учета бланков за соответствующую порче дату, а затем происходит заполнение нового БСО. Неудачный бланк не выбрасывают! Некоторые вместе с ним даже прикладывают объяснительную, которая объясняет причины порчи документа .
Денежные средства, оформленные с помощью БСО в течение дня, складываются. На их полную сумму рассчитывается приходный кассовый ордер (при случаях, когда предприниматель ведет подобную документацию – делать это необязательно).
Принцип учета и инспекции
Созданные типографским методом квитанции строгой отчетности для ИП заносятся в Книгу учета с их полными наименованиями, нумерацией и серией. Книга сама представляет из себя предварительно подготовленный документ: пронумерованный, сшитый и отмеченный печатью и подписью директора ИП.
Инспекция и учет БСО при УСН ведет назначенное предпринимателем лицо, с которым был заключен соответствующий договор об ответственности за прием у граждан наличных средств. В случае, если такой работник отсутствует, то все вышеперечисленные операции и ответственность за их сохранность, протоколирование и приемку целиком оказываются на самом предпринимателе.
Происходит приемка в присутствии назначенной комиссии в день получения документов на предприятие. Проверка документации производится посредством фактической оценки числа бланков и сверки номеров и серий предоставленных бумаг с сопроводительным документом . По итогам инспекции доверенное лицо пишет акт приема БСО. Лишь после его подписи владельцем ИП допускается использование полученных бланков.
Плюсы и минусы БСО
Среди преимуществ использования БСО кроме экономии на кассовом аппарате можно выделить отсутствие необходимости в его регистрации — не нужно ехать в налоговую службу. К тому же, не придется обучать сотрудников работе с ним. Среди минусов – постоянное заполнение, учет и хранение бланков в течение пяти лет.
Видео: когда выдавать БСО?
Метод учета подобных документов обязателен для различных бюджетных учреждений, предоставляющих различные услуги покупателям. Многие и на сегодняшний день имеют возможность предоставлять услуги населению, не применяя при расчетах . Но бывают моменты, когда необходимо письменно зафиксировать факт оплаты за определенную услугу. Как раз для этой цели предполагаются квитанции строгой отчетности.
Общие сведения о книге учета бланков строгой отчетности
Правовые документы
Дабы отпуск и контроль этих документов были упорядочены, 6 мая 2008 года вышло Постановление Правительства РФ за номером 359, в котором подробно описано как должно вести записи в книге учета. Эти требования предъявлены к бюджетным организациям. Для предпринимателей жестких рамок нет, и чтобы «не изобретать велосипед», целесообразно использовать эти же рекомендации.
Для государственных, различных муниципальных, бюджетных предприятий журнал должен заполняться по образцу 0504045. Он был разработан приказом Минфина РФ № 52-н. Дата принятия приказа 30 марта 2015 года.
Хотя для предпринимателей до сих пор не существует официально разработанной формы, то для удобства возможно придерживаться аналогичных, прописанных в законе, указаний.
Книга бланков строгой отчетности описана в данном видео:
Ее предназначение
В книге ведется контроль бланков, которые были приобретены для осуществления своей деятельности. В книге должны отражаться сведения о
- Количестве приобретенных квитанций строгой отчетности;
- Использованных при проведении торговых операций или выданных в подотчет ответственному сотруднику;
- Бланках, находящихся в резерве;
- Списанных по разным причинам.
Своевременное заполнение сведений по бланкам позволяет контролировать правильное их применение. Аккуратное выписка книги учета дает возможность контролирующим службам быстро отыскать нужную информацию по любому бланку.
Правила заполнения книги учета БСО
Субъекты использования
Государственными организациями при предоставлении различных услуг используются документы строгой отчетности. Каждый документ по номеру учитывается и записывается в журнал учета. Эти требования относятся и к предпринимателям, и к , и ко всем, кто не применяет в работе кассовые машины.
Причем в этой книге необходимо учитывать только номера выданных документов. Содержание самого бланка расписывать не стоит. Это учитывается в самой квитанции, копия которой остается у сотрудника организации. При проверке журнал учета должен быть предоставлен для просмотра проверяющим органам.
Оформление документа
Правила и требования по заполнению
Приобрести книгу возможно в магазине, а можно сделать самостоятельно. Если в вашей организации предполагается не много бланков строгой отчетности, то вам хватит даже обычной школьной тетради. Скачать бланк книги можно бесплатно .
Сначала заполняют титульный лист книги. Указываем реквизиты компании (в т.ч. , и т.п.) и данные ответственного сотрудника за заполнение книги. Дата начала записей и окончания книги. Некоторые компании требуют, чтобы не только на титульном листе, но и на каждом внутреннем листе стояла печать предприятия и подпись главного бухгалтера или руководителя.
В основном, записи распределяются следующим образом:
- На левой стороне журнала нужно поставить дату приобретения и номера бланков. В случае, когда бланков много, нужно проставить начальный номер и заключительный. Обязательно нужно указать общее количество бланков и место их приобретения.
- На правой стороне книги регистрируем использованные бланки по мере их расходования.
- Существуют также бланки, которые нужно будет списать, то есть они незаполненные, но и использовать их нельзя. Это порванные или потерявшие нормальный вид экземпляры. Их также пишут в книге по порядку и делают пометку о списании.
- Это же относится и к бланкам, которые возвращены покупателями по тем или иным причинам.
- Кроме этого, все копии бланков должны быть также подшиты к книге, независимо от того, использованный это документ или испорченный, возращенный и т.д. В бухгалтерском учете эти бланки учитываются на счете 006, который как раз и способствует отражению действий с документами строгой отчетности.
При подобном заполнении книги вам не придется долго искать сведения об определенном бланке.
Образец заполнения книги
Нумерация и прошивка
Кроме указанного, все листы книги учета нужно пронумеровать и прошить. На последней странице книги шнуровку следует проклеить листом, на котором должен быть печатный оттиск организации и подпись руководителя или должностного работника.
Как заполнить книгу, на примере расскажет видео ниже:
Оплата за товары или выполненные услуги осуществляется оформлением чека ККМ или бланка строгого учета. Обмен «деньги — чек или БСО» является подтверждением выполнения обязательства продавца перед покупателем и получения денег за услугу или товар.
Выполнение условий любой сделки необходимо подтверждать. Законодательством даны четкие разграничения, когда денежные операции оформляются кассовым чеком и организация не вправе работать, не применяя ККМ, а когда оплата товаров и услуг может осуществляться по БСО. Что это за бланки, где возможно их применение, особенности учета и хранения рассмотрим в настоящей статье.
Что такое БСО?
Итак, БСО — это документ, подтверждающий оплату выполненной услуги. К примеру, все мы пользуемся различными видами транспорта. Покупая билет на поезд, самолет или автобус, мы оплачиваем услугу, получая взамен БСО – билет. Таким же образом БСО являются путевки, различные талоны, абонементы. Кроме того, некоторые предприятия имеют право использовать такие бланки, не работая с применением ККМ.
Это может быть, если они:
- плательщики ЕНВД;
- работают на патентной системе налогообложения в связи с осуществляемой деятельностью;
- расположены в удаленных местностях, утвержденный перечень которых имеется в каждом субъекте РФ. Оформление услуг в такой компании осуществляется бланком строгого учета.
Так как БСО имеет такое же значение, как и кассовый чек, он должен иметь обязательные реквизиты, быть пронумерованным, учтенным и правильно хранимым. Важно помнить, что расчеты с применением БСО действительны только с физическими лицами и никогда не используются при сделках с организациями.
Ведение и заполнение
При этом следует обеспечивать неукоснительное исполнение определенных условий:
- Используемая система должна быть качественно защищена от незаконного проникновения и архивировать все операции с БСО на протяжении 5 последних лет.
- Сохранять оригинальные номера бланка.
Следует знать, что распечатывать БСО на обычном офисном принтере категорически запрещено.
По первому требованию ИФНС компании и ИП предоставляют сведения о проведенных денежных операциях из систем АСУ. Обязательным условием для бланков, отпечатанных в типографии, является указание сведений о печатном предприятии, номере заказа и объеме тиража.
При осуществлении денежных операций, изготовленные в печатной организации, БСО разборчиво и четко заполняются вручную или механизированным способом на специальном принтере. Исправления в тексте исключены. Испорченный бланк обязательно перечеркивается по диагонали и прикладывается к отчету кассира.
Выбрасывать бланки нельзя, следует сохранять нумерацию. Алгоритм осуществления денежной операции и оформление БСО прост: заполняется бланк (либо под копирку, либо, используя отрывной талон), принимаются деньги, ставится подпись на бланке, покупателю вручается оригинальный экземпляр БСО, в компании остается копия документа.
Обязательные поля
До утверждения Положения № 359 от 06.05.2008, регламентирующего применение форм строгого учета, применялись унифицированные БСО, сейчас компаниям дано право на создание своего фирменного бланка, учитывая в ней наличие необходимых к заполнению реквизитов.
Таковыми являются:
- название документа;
- 6-значный номер и серия;
- дата составления документа и осуществления расчетов;
- название предприятия с указанием формы собственности или ФИО индивидуального предпринимателя;
- адрес исполнительного органа предприятия, имеющего право представления его интересов без доверенности);
- ИНН компании или ИП;
- сведения об объеме и виде поставленных услуг, их стоимость;
- размер и форма оплаты;
- должность и ФИО сотрудника, имеющего право на совершение денежной операции, его роспись с расшифровкой фамилии, печать ИП или организации.
Все указанные реквизиты подлежат обязательному заполнению, поэтому в бланке строгого учета не бывает ненужных полей . Все строки, графы и поля должны быть заполнены, в них вносятся сведения, предусмотренные конкретным полем. Исключение составляют графы, используемые для проставления подписей. Оригинал бланка выдается покупателю услуг, копия остается у продавца, оформившего покупку.
Получение и выдача
БСО должны быть учтены на всех этапах их движения в компании. Поэтому их поступление и выдача сопровождается оформлением актов. Первый акт при приеме бланков на склад предприятия из типографии и заверяется подписями 3-х человек – бухгалтера, кладовщика, представителя типографии. Тем самым кладовщик подтверждает получение БСО под отчет. Далее последует выдача бланков кассиру компании и другим подотчетным лицам, которые имеют доступ к оформлению БСО.
Отметим, что заключение договора о материальной ответственности с этими сотрудниками необходимо.
Многие крупные компании, особенно многоотраслевые, работающие с десятками различных форм БСО, имеют отдельные хранилища подобных бланков.
На получение бланков со склада компании также составляется акт приема-передачи БСО, подписанный обеими сторонами и имеющий разрешающую визу руководства. Каждый акт содержит сведения о форме бланков, их количестве с указанием номеров. Подобным документам — актам и книге учета бланков, компанией должна быть обеспечена необходимая сохранность.
Обязательной является проверка указанных форм при проведении инвентаризации. Закон не запрещает оформлять временные акты приема БСО, если сотрудники получают их на короткий период времени, к примеру, на один день, в конце которого возвращают оставшиеся бланки назад. Выдача бланков в определенном количестве на неопределенное время оформляется количественным актом.
Ответственные лица
Ответственными лицами за использование БСО в каждой организации, как правило, являются подотчетные лица, кассиры. Право на оформление денежных операций бланками строгого учета наступает после оформления договора о материальной ответственности. Существует и другая мера ответственности – это привлечение руководства компании к административному воздействию, основанием для которого является неприменение БСО.
За подобные действия законом предусмотрены штрафы:
- гражданам – от 1,5 до 2 тыс. руб. ;
- должностным лицам – от 3 до 4 тыс. руб. ;
- компаниям – от 30 до 40 тыс. руб.
ПБОЮЛ отвечают за допущенные нарушения, как должностные лица.
Хранение
Хранение бланков предусмотрено в оборудованных помещениях, исключающих хищения или порчу, которое в конце рабочего дня опломбируется или опечатывается. Чаще всего используются сейфы в помещении кассы или бухгалтерии.
Копии БСО, подтверждающие проведение денежных операций, тщательно запакованные в специальные мешки, хранятся 5 лет на основании правил архивного хранения документов. Через месяц после окончания этого периода и проведения последней инвентаризационной проверки документы уничтожаются. Этот процесс также оформляется актом, составленным и подписанным комиссией.
Неиспользованные бланки строго учета могут храниться неопределенное количество времени. Законом сроки для таких случаев не определены.
Случается, что компанией заказана слишком большая партия бланков, которая может использоваться очень долго. Иногда руководство компании изменяет форму бланков, вводит новые или происходит смена статуса или названия предприятия. Тогда неиспользованный остаток бланков инвентаризируется и подлежит уничтожению также с составлением акта ликвидации БСО.
Порядок учёта бланков строгой отчётности
Поступившие из типографии, БСО необходимо зафиксировать в журнале учета. АСУ предусматривает печать бланка с автоматическим занесением в книгу учета БСО. Она может также формироваться в системе 1С.
Учет бланков, полученных из печатных предприятий, осуществляется путем регистрационных записей в порядке поступления по названию и номерам, указываемым в книге учета.
Листы книги обязательно нумеруются, прошиваются, заверяются руководством компании или ИП и скрепляется печатью или штампом.
Законодательно форма книги не утверждена. Поэтому ее можно сформировать или использовать вариант формы книги учета БСО, используемой в бюджетном учреждении, утвержденной указанием Минфина от 23.09.2005 г. № 123н для применения. Уполномоченное на ведение этой формы лицо назначается распоряжением руководства фирмы. Обычно, это кассир компании или другой сотрудник, занимающийся оформлением БСО.
Нумерация
Все БСО должны быть пронумерованы 6-тизначными цифрами, которые указываются в верхней части каждого листа в строгой математической последовательности. Обязательным является и указание серии. Номера и серии проставляются изготовителем бланков: либо в типографии, либо при автоматическом формировании документа.
Регистрация в книге (журнале)
Журнал учета типовой формы или сформированный в организации содержит такие графы:
- дата;
- название БСО, его № и серия;
- ФИО лица, получившего или сдавшего бланки;
- приход бланков с указанием количества листов, серии и №;
- расход БСО с указанием количества листов, серии и №;
- подпись лица, получившего или сдавшего;
- примечания.
Заполнение книги – обязательная ежедневная работа, которая требует серьезного отношения. Предлагаем примерный образец документа.
Инвентаризация и списание БСО
Целью проведения инвентаризации БСО является выявление соответствия условий хранения бланков требованиям закона и проверка наличия остатков.
Инвентаризационная комиссия утверждается распоряжением руководства организации или предпринимателем.
Обычно подобные бланки хранятся в кассе и находятся под отчетом кассира. Поэтому каждая ревизия кассы сопровождается пересчетом остатка БСО с указанием его результатов в акте ревизии кассы формы ИНВ-15.
Если бланки хранятся не в кассе и инвентаризируются отдельно от денежных средств, проверку имеющегося наличия бланков проводят отдельно по каждому виду БСО, местам хранения и подотчетным лицам, если их несколько. Установленные остатки фактического наличия БСО, пересчитанные полистно, сверяются с аналитическими учетными данными, которые выводятся по сведениям книги учета раздельно по каждому виду бланков.
Заносятся результаты инвентаризации в инвентаризационную опись формы ИНВ-16 с предусмотренной бланком распиской, которую подотчетное лицо подписывает перед началом проверки. При плановой инвентаризации опись оформляется в 2-х экземплярах, при передаче БСО от одного лица другому – в 3-х.
При выявлении недостачи бланков следует выяснить причины, взять объяснения ответственного лица и определить степень его виновности. Потеря денежных документов – серьезная причина задуматься и разобраться руководству компании или предпринимателю.
Ответственность при потере БСО законодательством не предусмотрена, однако руководство предприятия вправе применить соответствующие дисциплинарные взыскания.
Если потери бланков не являются единичными случаями, сопровождаются хищениями или происходят в каких-либо сомнительных ситуациях, следует обратиться в следственные органы. Злоупотреблений с использованием БСО, к сожалению, не становится меньше.
Еще одной целью проведения инвентаризаций БСО является их списание (уничтожение). Это обязательная процедура, проводимая при истечении архивных сроков хранения документов, как использованных в деятельности компании, так и испорченных. Повторимся, уничтожение БСО проводится по прошествии месяца с момента проведения проверки и актируется комиссионным составлением акта ликвидации. Бухгалтерский учет БСО ведется на отдельных субсчетах, все результаты проведенных инвентаризаций фиксируются в учетных регистрах.
Таким образом, применение БСО освобождает организации и ИП от использования ККМ. Однако предъявляет весьма серьезные требования к хранению, учету и правильному обращению этих документов, влияя на формирование Учетной политики предприятия. Кроме того, применение БСО предусматривает обязательное ведение Книги учета бланков и периодическое (обычно раз в месяц) проведение инвентаризаций.
БСО относится к такой категории документов, которые в некоторых случаях могут заменить контрольно-кассовое оборудование (ККО). Бланки строгой отчетности значительно удобнее в использовании, в отличие от ККО.
Кроме удобства в использовании нужно учитывать, что учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии является достаточно сложным занятием.
Общие сведения
Журнал учета БСО используется для ведения учета формуляров, которые должны быть напечатаны в типографии.
Книга БСО содержит в себе следующую информацию:
- количество БСО, которые были получены из типографии;
- использованные БСО;
- остаток БСО;
- списанные БСО.
В книгу учета БСО не вносятся сведения, касающиеся каждого бланка которые выдаются клиентам. Потому что журнал рассчитан на внутренний учет.
В журнал БСО вносятся только те данные, которые касаются полученных в типографии и перемещенных бланков. Сюда дополнительно входят бланки, которые выданы материально ответственным лицам, а также оставшиеся и списанные формуляры.
Учет доходов по бланкам строй отчетности производится только в .
Что нужно знать
Бланки строгой отчетности широко применяются не только организациями, но и ИП. Так как БСО может заменить обычный кассовый чек, если осуществляется расчет деньгами в наличной форме или через банковские карточки.
Использовать БСО можно исключительно в расчетах с гражданами. Если клиентом становится предприятие, то БСО уже нельзя применять.
При этом проверять статус покупателя с точки зрения закона не обязательно. Однако это может привести к проблемам с налоговыми органами, если имеется юридическим лицам.
Бланки, которые применяются при расчетах с населением:
- билеты на залог в ломбарде;
- билеты в качестве оплаты за ;
- экскурсионные, туристические путевки;
- всевозможные талоны, квитанции, абонементы.
Используется БСО только в соответствии с законами РФ. Регулирует вопрос применения бланков Постановление № 359. Однако также нужно учитывать информационные письма Минфина России.
С какой целью проводится
В основном организации предпочитают в своей деятельности применять БСО. Однако очень важно, чтобы во время проверки был правильно составлен счет учета бланков строгой отчетности.
Начинающим бизнесменам нужно знать, что такое БСО и как их правильно оформлять. Также следует разобраться, как заполнять журнал учета БСО.
В первую очередь надо выяснить, какие именно учетные бланки будет использовать бизнесмен для своей работы.
Законодательная база
Закон разрешает предпринимателям самостоятельно разрабатывать форму журнала учета БСО, которая выдается вместо кассовых чеков. Однако это допускается при условии, что в компании не используется труд .
Бизнесмен может самостоятельно вести учетный журнал, хранить и выдавать необходимые бланки. Такой порядок установлен .
Основным документом, который регулирует учет и хранение формуляров является Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с применением платежных карточек ().
Пункт 13 Положения гласит, что бланки документов, которые изготавливаются типографским способом и заносятся по их названиям, номерам и сериям в специальный журнал.
Его листы подписываются руководством и главным бухгалтером фирмы. При этом листы нужно сначала пронумеровать, затем всю документацию прошнуровать и скрепить печатью предприятия.
Там же уточняется, что форма учетного журнала с точки зрения закона не утверждена, а значит, ее можно разрабатывать самостоятельно.
Вместе с тем руководство фирмы обязано создать соответствующие условия, которые будут гарантировать сохранность данных бланков.
С сотрудником, который отвечает за получение, учет, хранение и выдачу формуляров, необходимо заключить .
Причем этот сотрудник должен принимать документацию исключительно с участием комиссии. Для этого оформляется (п.14-15 Положения).
Если нет материально ответственного сотрудника, то обязанности, связанные с регистрацией учетных бланков должен выполнять руководитель.
Что касается ревизии формуляров, то она проводится в сроки, указанные для инвентаризации финансовых средств в наличной форме, которые находятся в кассе (п.17 Положения).
Все это должно происходить с учетом Методических указаний по инвентаризации…, которые утверждены .
Порядок учета бланков строгой отчетности в организации
Очень важно правильно использовать БСО и корректно оформлять учетный журнал. Все его листы должны быть пронумерованы, прошиты шнуром, кончики которого проклеиваются листиком бумаги возле обложки и скрепляются печатью.
После чего все заверяется подписью руководства. Обязательно должно быть указано количество листов и дата, когда бланки были составлены.
Подобные меры применяются для того, чтобы нельзя было удалить или изъять страницы из журнала учета. Заполнять книгу учета надо строго по правилам.
Нужно в ней указывать все БСО, их номера, серии и названия. Наиболее оптимальный вариант для данной информации – это предоставление ее в виде таблиц.
Однако есть унифицированная форма , которой также можно пользоваться. Но это условие совсем не обязательное.
Также в документе должны быть включены сведения о зарегистрированных бланках, причем эти записи могут быть ежедневными, еженедельными и даже с более длительным сроком, в зависимости от условий деятельности компании.
Все приемы-передачи бланков должны вписываться в журнал и заверяться подписью ответственного лица.
Общие принципы ведения
Ведет журнал учета, специально назначенный руководством компании сотрудник. Обычно это лицо, которое хорошо знает бухгалтерский учет.
Порядок занесения записей в журнал и ответственное лицо должны быть закреплены в компании и подтверждены приказом руководства. Также эти сведения должны быть внесены в реестр учета.
Обычно такого рода документацию ведет один из работников бухгалтерии, например, кассир. Потому что этот специалист должен знать бухучет. Данный сотрудник должен быть включен в состав подотчетных лиц.
Индивидуальный предприниматель может вести книгу учета лично. Руководство предприятия должно заключить с сотрудником соглашение о материальной ответственности.
Договор предусматривает:
- Хранение, оприходование бланков.
- Прием финансовых средств от населения в наличной форме и выдачу клиентам формуляров.
- Внесение соответствующих записей в книгу учета.
При автоматическом режиме выпуска для самостоятельно изготовленных БСО бизнесмен должен назначить ответственное лицо.
Эта обязанность должна быть закреплена за определенным сотрудником. Для других работников предприятия доступ к документу нужно ограничить.
Потеря незаполненных бланков не может быть поводом для наказания ответственного сотрудника. Руководство может использовать дисциплинарное взыскание эквивалентное расходам на бланки.
Если нарушение будет выявлено налоговым инспектором во время проверки, то ответственное лицо будет оплачивать штрафные санкции за то, что были нарушены правила хранения документации.
Все данные систематизируются по названию, сериям и номерам бланков, которые были присвоены им в типографии или были получены в соответствующем ведомстве.
Записи в формулярах и журнале учета написанные вручную, должны быть заполнены грамотно, без помарок и подчисток. Также в учетном журнале должна отражаться информация о приеме бланков строгой отчетности и о выдаче их ответственному лицу.
Не добавляется в записи только прием финансовых средств. Операции проводятся в форме документооборота следующим образом:
Причиной списания может стать бракованная бумага, которая числиться на приходе. Сюда также относятся неправильно составленные бланки, которые не утилизируются. Они должны быть приложены к книге учета.
Дополнительно к списанию могут быть отнесены те формы, которые не используются в работе компании и копии БСО с истекшим сроком архивации.
Когда заканчивается сроки хранения, то вся бракованная документация утилизируется по акту. Данная процедура предусматривает наличие комиссии, состав которой должен быть утвержден приказом по компании.
Документальное оформление движения
Бланк строгой отчетности – это документ, который печатается типографским способом. Также любой предприниматель или предприятие, на основании законодательства имеет права самостоятельно разрабатывать удобную для своей деятельности модель учетной книги.
В обязательном порядке журнал должен быть прошит и пронумерован. Также материально ответственный работник, бухгалтер, руководство организации должны скрепить документ печатью и поставить свои подписи.
Учет в журнале БСО должен вестись по наименованию, серийному номеру и номеру бланка. В документе должна быть указана дата и количество поступивших формуляров, а также их реквизиты.
Регламентируется учетный журнал на местном уровне с помощью издания акта, в котором будет указано лицо ответственное за ведение журнала.
Руководство компании и ответственный сотрудник, подписывающие соглашение о материальной ответственности, в документе прописывают обязательства касающееся создания необходимых для сохранности БСО условий.
БСО, которые выпускаются при помощи автоматизированных систем, не нуждаются в ведении учетной книги. Доступ к системе нужно ограничить, а у каждого бланка должно быть своя серия и номер.
Использование специальной программы
Согласно новому Положению, которое вступило в силу 21.05.2008 г. бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только в типографии, но и при помощи специальной автоматизированной системы (АС).
Ранее законодательство не предусматривало такой возможности как изготовление бланков при помощи компьютеров.
Поэтому Министерство финансов указывало, что такого рода документация должна была изготавливаться только типографическим способом. Однако в новом Положении нет точного определения автоматизированной системы.
Здесь сказано, что в процессе использования АС необходимо обеспечение выполнений определенных правил:
Если представители фискального органа или организаций будут требовать информацию, хранящуюся в автоматизированных системах, касающуюся выпущенных документов, то предприниматели или руководство организации обязаны ее предоставлять.
Правила хранения документов
Поскольку БСО требуют учета, то соответственно организация их хранения потребует особого внимания.
Так, законом предусмотрено, что хранение учетных бланков должно исключить любую возможность их получить лицам, с ограниченным доступом.
Поэтому такого рода документация должна храниться в сейфе или специализированном помещении, которое подлежит ежедневному опечатыванию.
Сроки хранения формуляров регламентируются законом. Это касается также копий использованных документов и их корешков. Храниться они должны как минимум 5 лет.
Их утилизация возможна только по истечении 30 дней со дня проведения граничной инвентаризации. Что касается неиспользованных бланков, то сроки их хранения законом не предусмотрены.
Особенности оформления учета применения
Особенности организационно-правовых форм ООО касаются не только порядка учета и оплаты налогов, но и регистрации.
Основной нюанс процедуры открытия и регистрации ООО заключается в количестве собственников. Регистрация ООО может происходить даже с одним человеком.
В ООО
Чтобы зарегистрировать ООО, необходимо собрать большое количество документов. К их числу относятся:
- Документы, касающиеся учреждения организации (например, или собрания участников).
- Чек об оплате госпошлины за регистрацию организации.
- Чек об оплате уставного капитала.
- Копии паспортов всех учредителей.
