может ли акт выполненных работ (форма № КС-2) служить основанием для списания материалов на себестоимость? Можно ли обойтись без материального отчета (форма №29)?

Форма № КС-2 не предназначена для списания материалов на строительство. Поэтому для списания материалов, используемых при строительстве либо при проведении строительно-монтажных работ нужно разработать и утвердить в учетной политике специальный первичный документ установленной формы с обязательными реквизитами, предусмотренными частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ или использовать форму № М-29.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья : Как составить акт расхода стройматериалов

Н.В. Бовша, главный бухгалтер ЗАО «Орлэкс» (г. Орел)

Унифицированной формы акта на списание израсходованных материалов для строительства нет. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. Об особенностях составления и заполнения документа читайте в нашей статье.

Требования к оформлению

Все хозяйственные операции, в том числе и затраты, связанные с расходованием материально-производственных запасов при ведении строительных работ на объекте, должны быть оформлены первичными документами с необходимыми реквизитами. Это требование бухгалтерского законодательства ().

В налоговом законодательстве четкого требования к оформлению документов, подтверждающих расходы, нет. В пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ предусмотрено лишь, что затраты налогоплательщика должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства (в котором были произведены расходы), или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Обращаем внимание на то, что формы № КС-2 и № КС-3 не предназначены для списания материалов на строительство. Поэтому для списания материалов, используемых при строительстве объекта либо при проведении строительно-монтажных работ, компании нужно разработать и утвердить в учетной политике специальный документ.*

При этом достаточно одной формы, поскольку, как правило, и в бухгалтерском, и в налоговом учете используются одни и те же первичные учетные документы.

Основания для списания материалов

Организация самостоятельно утверждает нормы расходования материально-производственных запасов на основании типовых сборников производственных норм расхода, разработанных Госстроем России. В качестве лимита расходования материалов могут быть приняты нормы расхода, заложенные в локальных и объектных сметах.

Для списания материалов бухгалтеру понадобятся следующие документы:*
– производственные нормы расхода основных строительных материалов, разрабатываемые строительной организацией и утверждаемые ее руководителем (если есть);
– локальные и объектные сметы;
– журнал учета выполненных работ по каждому объекту строительства (форма № КС-6а утверждена постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100);
– ежемесячный отчет о расходе основных материалов в строительстве (форма № М-29 утверждена приказом ЦСУ СССР от 24 ноября 1982 г. № 613). При этом следует отметить, что форма № М-29 не утверждена как унифицированная форма первичной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Поэтому организация может применять эту форму, дополнив ее всеми обязательными реквизитами и утвердив в качестве первичного учетного документа в учетной политике;
– регистры бухгалтерского учета материалов по счету 10 «Материалы».

Подтверждающие документы

Если организация использует в работе форму № М-29 , она будет служить бухгалтеру основным документом для списания материалов на себестоимость строительно-монтажных работ (СМР) и сопоставления фактического расхода материалов с расходом, определенным по производственным нормам, поскольку в форме предусмотрены и нормативная потребность в материалах, и фактический их расход.*

Нормы расхода стройматериалов, изделий и конструкций

Нормы расхода стройматериалов, изделий и конструкций Перечень сборников нормативных показателей приведен в приложении к

Перечень сборников нормативных показателей приведен в приложении к письму Госстроя России от 15 января 1998 г. № ВБ-20-8/12 . Нормативные показатели расхода материалов предназначены для определения их нормативного количества, а также для контроля за расходом материалов при их списании строительными организациями. Сборники могут применяться всеми сторонами независимо от организационно-правовых форм собственности и ведомственной принадлежности.

Форма № М-29

Отчет составляется на каждый объект строительства и ведется начальником участка (прорабом).

Форма состоит из двух разделов:
– I раздел «Нормативная потребность в материалах и объемы выполненных работ»;
– II раздел «Сопоставление фактического расхода основных материалов с расходом, определенным по производственным нормам».

Здесь указывается количество материалов, израсходованных за каждый отчетный месяц по производственным нормам и фактически, экономия или перерасход материалов и количество материалов, разрешенных к списанию на себестоимость строительно-монтажных работ.

Для проверки отчет ежемесячно представляется в ПТО и бухгалтерию строительной организации в установленные сроки, после чего утверждается руководителем строительной организации и не позднее трех-четырех дней возвращается прорабу для последующего заполнения.

Фактический расход каждого вида материалов за месяц показывается в целом по объекту на основании первичных расходных документов.

Как контролировать поставку материалов?

Как контролировать поставку материалов? Для контроля поставляемых на объекты материалов и конструкций прораб должен иметь экземпляр комплектовочной карты, которая составляется производственно-техническим отделом на каждый объект в отдельности. В комплектовочной карте приводятся данные об общей потребности в основных материалах, изделиях и конструкциях для строительства объекта, данные об их поставке по плану и фактически за год в целом и по месяцам и остаток на конец года.Графы об общей потребности в основных видах материалов в комплектовочной карте заполняются на основании расчетов, сделанных техническим отделом по рабочим чертежам проекта. Фактически поступившие материалы и их количество записываются в комплектовочную карту начальником участка (прорабом) на основании материального отчета (унифицированной формы нет), а также первичных документов по расходу. Комплектовочная карта заполняется по видам материалов (бетон и железобетонные изделия, стеновые материалы, столярные изделия, кровельные материалы и т. п.) и по видам работ (инженерные сети, фундаменты, кирпичная кладка, монтаж панелей, столярные, плотничные, отделочные работы и т. п.). Отдельная комплектовочная карта оформляется для строительства временных зданий и сооружений и работ, выполняемых за счет накладных расходов.

Для контроля поставляемых на объекты материалов и конструкций прораб должен иметь экземпляр комплектовочной карты, которая составляется производственно-техническим отделом на каждый объект в отдельности. В комплектовочной карте приводятся данные об общей потребности в основных материалах, изделиях и конструкциях для строительства объекта, данные об их поставке по плану и фактически за год в целом и по месяцам и остаток на конец года.

Графы об общей потребности в основных видах материалов в комплектовочной карте заполняются на основании расчетов, сделанных техническим отделом по рабочим чертежам проекта. Фактически поступившие материалы и их количество записываются в комплектовочную карту начальником участка (прорабом) на основании материального отчета (унифицированной формы нет), а также первичных документов по расходу.

Комплектовочная карта заполняется по видам материалов (бетон и железобетонные изделия, стеновые материалы, столярные изделия, кровельные материалы и т. п.) и по видам работ (инженерные сети, фундаменты, кирпичная кладка, монтаж панелей, столярные, плотничные, отделочные работы и т. п.).

Отдельная комплектовочная карта оформляется для строительства временных зданий и сооружений и работ, выполняемых за счет накладных расходов.

Другая «первичка»

Напомним, материалы отпускаются в производство по надлежаще оформленным первичным документам – по весу, объему, площади или счету с указанием кодов заказов, объектов, видов работ, для производства которых они отпущены. Основанием для отпуска со склада являются требование-накладная, накладная на внутреннее перемещение, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная и др.

Перерасход материалов, подтвержденный соответствующими расчетами (например, при изменении технологии производства работ, замене отдельных материалов и т. д.), принимается к списанию по разрешению руководителя строительной организации. При этом прораб должен предоставить в производственно-технический отдел объяснительную записку о причинах перерасхода.

Форма записки утверждена тем же приказом, что и сама форма № М-29 . В случае экономии строительных материалов списание их на производство осуществляется только по фактическому расходу.

Для проверки отчет ежемесячно представляется в ПТО и бухгалтерию строительной организации, после чего утверждается руководителем строительной организации (также ежемесячно).

Списание материалов

На основании утвержденных за соответствующий месяц данных отчета формы № М-29 бухгалтер ежемесячно списывает израсходованные материалы (сверив их с фактическим наличием) на себестоимость строительства (строительно-монтажных работ).

Целесообразно списание материалов проводить под конкретный акт формы № КС-2 (которые обычно большинство организаций все же составляют ежемесячно).

Как мы уже сказали, унифицированной формы акта списания материалов не существует, значит, потребуется создать такой документ. Он должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ (код формы; дату составления; измерители; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки и т. д.). А также необходимые дополнительные реквизиты.

При отражении в учете расходов на строительство организации нужно вести учет расходов по отдельным видам строительно-монтажных работ, по отдельным объектам (зданиям, сооружениям).

В акте обязательно надо указать объект, на который списываются материально-производственные запасы, ответственных за совершение операции лиц, наименование списываемых материалов, единицу измерения, фактический расход материалов (в натуральном и денежном выражении).

В качестве дополнительных реквизитов можно указать направление расхода, бухгалтерские счета и другую информацию, необходимую организации для детализации учета.

Если компания не использует в работе форму № М-29 , акт списания материалов может быть составлен бухгалтерией на основании данных, предоставленных материально ответственным лицом (прорабом, начальником участка), заверенных производственно-технической службой.

Таким образом, только подписанный уполномоченным материально ответственным лицом (мастером, прорабом) и утвержденный руководителем организации первичный документ установленной формы с обязательными реквизитами (сведениями) может быть принят для отражения в учете списания материалов.*

ООО «Стройстиль» выполняет работы по договору строительного подряда для ООО «Стройкомплект». На ремонт межэтажного перекрытия базы строительных материалов в марте 2010 года были израсходованы материалы (согласно смете). После проверки предоставленных прорабом и сверенных с производственно-технической службой данных был составлен акт израсходованных в марте 2010 года на выполнение данных работ материалов по форме, разработанной и утвержденной в учетной политике организации (см. образец составления акта).

Акт о списании материальных запасов. Образец

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:*

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

В строительстве устанавливаются нормы расхода материалов по видам строительных работ и объектов. Для того, чтобы отслеживать расход материалов, на прораба возлагается обязанность представлять отчет по форме М-29 на списание материалов. Образец заполнения документа будет приведен в данной статье.

Общие положения

Форма указанного отчета и порядок его составления содержатся в Инструкции , закрепленной Приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 N 613.

Согласно данной Инструкции рассматриваемый отчет используется в целях:

• списания материалов на себестоимость СМР (строительно-монтажных работ);
• сопоставления фактического расхода стройматериалов с нормативным расходом, установленным для данных работ.

С помощью данного документа определяется себестоимость объекта строительства, а также выявляются перерасход материалов и его причины.

Форма М-29 ведется в течение года на каждый строительный объект.

Если на объекте осуществляют деятельность несколько прорабов, то отчет ведется начальником участка.

Документ ежемесячно должен представляться в ПТО (производственно-технический отдел) и бухгалтерию. В ПТО при этом должны находиться дубликаты отчетов по каждому объекту. В них ежемесячно из отчетов прорабов переносятся сведения о расходе материалов. По завершении проверки отчет направляется на утверждение руководителю строительной организации и в течение 3-4 дней возвращается прорабу. Если в отчетном месяце имел место перерасход, прораб вместе с отчетом должен представить объяснительную записку по установленной форме, раскрывающую его причины.

Отчет М-29 включает два раздела.

В первом разделе приводятся объем СМР и нормативная потребность в стройматериалах. При этом первая часть заполняется прорабом, а вторая — производственно-техническим отделом организации до начала строительства.

Во втором разделе осуществляется сопоставление фактически произведенного расхода основных материалов с нормативным расходом. Данный раздел заполняется прорабом.

Отчет формируется на основании:

• журнала учета выполненных работ КС-6;
• утвержденных норм расхода материалов (общих, ведомственных и местных);
• первичных документов по учету материалов (в том числе лимитно-заборных карт, накладных, требований и др.).

В таблице второго раздела отражаются количество материалов, потраченных за каждый отчетный месяц, экономия (со знаком «минус») либо перерасход (со знаком «плюс»), а также количество материалов, которые могут быть списаны на себестоимость СМР.

Графа «Итого на начало года» заполняется, только если строительство ведется более года. Если идет только первый год строительства, в этой графе проставляются прочерки.

Прораб подписывает отчет и представляет его в ПТО и бухгалтерию для проверки. Проверяющие по результатам проверки также проставляют на отчете свои подписи. Руководитель организации, утверждая отчет, указывает в нем количество материалов, которое подлежит списанию на себестоимость СМР.

Исходя из данных второго раздела, утвержденных руководителем, строительной организацией ежеквартально подготавливается отчет по форме N 20-сн о расходе материалов и изделий в строительстве в сравнении с производственными нормами.

Образец заполнения формы М-29

Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.

В чём проблема?

Чтобы хоть каким-то образом перевести в другую плоскость проблемы, связанные с контролем закупок и поставок, строительные компании предпочитают работать «с колёс». Прибегают к этому подходу они потому, что не имеют возможности чёткого планирования, не владеют его инструментами. К тому же, руководители строительных компаний почти всегда уверены, что учёт материалов в строительстве никак, кроме как в авральном режиме, вести нельзя. Это довольно распространённое заблуждение. В итоге, из-за этой самой работы «с колёс» проблема не то, что не переходит в другую плоскость, она просто усугубляется.

Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.

Опыт японских коллег

Если вспомнить советские времена, то в тот период отечественные строители были восхищены опытом японских коллег. В японских компаниях закупка и поставка материалов была организована в чёткие сроки и в утверждённом объёме. При этом складскими помещениями они не располагали (считали, что в этом нет необходимости), а поставщики работали «час в час». Советские предприятия были убеждены, что перенять практику японцев невозможно, т.к. поставщиков в тот период было немного и о рынке клиента говорить не приходилось. За поставщиком нужно было бегать, уговаривать и т.п. Сейчас ситуация поменялась, но до организации работы наравне с японскими компаниями всё равно далеко. Несмотря на обилие поставщиков и ту борьбу, которую по идее они ведут за клиента, чётких и точных поставок материалов практически нет.

С чего начать?

Тем не менее, меры по минимизации незапланированных закупок, издержек, нецелевого использования ресурсов предпринимать необходимо. Как вы понимаете, без специализированных программ сделать это не удастся. Держать всех сотрудников «на тумбе» и требовать корректного ведения учёта вручную или с помощью программ, которые подходят для складских и логистических служб торговых предприятий, но не для строительных компаний, просто неэффективно. Лишь на первый взгляд может сложиться впечатление, что учёт материалов везде одинаков. Это не так. В строительстве он сопряжен с массой аспектов, о которых в торговле речи вовсе не идёт. В дополнение ко всему, одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать бизнес-процессы на строительном предприятии нет необходимости. Многие строительные компании считают, что достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учёт договоров, планирование и другие важные аспекты. В строительстве такой подход плох, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. Правильнее изначально идти от учёта договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Конечно, это идеальный сценарий, которому мало кто следует. Это обусловлено и отсутствием дисциплины, и нечёткими регламентами работы и, к сожалению, корыстными целями приближённых к строительным материалам персон, которые в «мутной воде» чувствуют себя куда комфортнее. Здесь уже руководству нужно проявить волю, выдвинуть свои требования и обязать сотрудников работать в специализированной программе для полноценного управленческого учёта в строительстве.

Реальный пример

В качестве примера хотелось бы рассмотреть тиражную программу московского разработчика «АЛТИУС СОФТ». Речь пойдёт о программе «АЛТИУС - Управление строительством », первая версия которой была выпущена на рынок ещё в 2006 году. Спустя 10 лет, программа существенно выросла функционально. Она содержит массу возможностей для учёта и контроля материалов.
Если говорить конкретно о том, как именно происходит работа в этой части, то в названной программе на основании документов «Договор с Заказчиком», «Договор с подрядчиком», «Планирование собственных работ» формируются планы поставки материалов на объекты. Эти планы сотрудники отдела снабжения увидят в модуле «СтройЛогистик». В модуле «АЛТИУС - Поставщики и закупки » автоматически осуществляется подбор поставщиков (с возможностью ручной замены).

Далее составляются договоры покупки с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора поставщиков» и плановых дат поставки), а позже – приходные накладные по этим договорам. При этом приходные накладные кладовщику не нужно набивать вручную. Можно сделать автоматическое заполнение из «Договора покупки», и кладовщику останется только исключить те материалы, которые отсутствуют в данной поставке (также можно исправить их количество и цену). Таким образом, сотруднику не нужно выполнять ручную работу - достаточно удалить ненужные данные. Таким образом, можно увидеть, какие из нужных материалов уже заказаны или получены на склад. Сопоставление сметных (договорных) расходов на материалы с реально существующими, как по приходным накладным от поставщиков, так и по авансовым отчётам осуществляется автоматически.

Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС - Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС - Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.

Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС - Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).

Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.

Безусловно, в один день актуализировать и систематизировать учёт и контроль материалов в строительстве крайне сложно. С этим нужно быть рука об руку, работать в этом направлении. Однако сказать, что сделать это невозможно, – нельзя. Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин даёт несколько советов по этому поводу: «Во-первых, нужно объективно подойти к этому вопросу, понять, в чём конкретно сложности, каков их характер. Во-вторых, нужно решиться на автоматизацию строительства и понять, что ничего страшного во внедрении специализированного ПО нет. Во всяком случае, так можно сказать о программе «АЛТИУС - Управление строительством». В-третьих, необходимо дать сотрудникам понять, что в программе нужно работать, вверить им эту обязанность. Наверное, не имеет смысла скрывать, что каждый второй кладовщик не очень заинтересован в организации чёткого контроля своей деятельности. К сожалению, ему удобнее работать в неконтролируемой никем среде. Поэтому порядок в этой части можно навести только одним способом – внедрить специализированную программу для учёта материалов в строительстве и обязать сотрудников складских служб работать в ней. Других вариантов я не вижу».

Любая организация приобретает материалы для деятельности фирмы не ради их самих. И купленные ценности не будут мертвым грузом лежать на складе, чтобы на них любовался директор. Они предназначены для использования в производстве, при продаже или для управленческих нужд. Поэтому приобретаемые материалы в дальнейшем расходуются в производстве.

Однако на складе за них отвечает кладовщик или начальник склада, и учитываются материалы на счете 10. Когда материалы со склада уйдут, то ситуация поменяется: сменится счет и ответственное лицо. В этой статье мы разберем списание материалов пошаговая инструкция по этой процедуре для вас.

1. Бухгалтерские проводки по списанию материалов

2. Оформление списания материалов

3. Списание материалов — пошаговая инструкция, если расходуется не все

4. Нормы списания материалов в производство

5. Пример акта на списание

6. Методы списания материалов в производство

7. Вариант №1 – средняя себестоимость

8. Вариант №2 – метод ФИФО

9. Вариант №3 – по стоимости каждой единицы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем списания материалов далее в статье.

1. Бухгалтерские проводки по списанию материалов

Итак, начнем с того, что определим, куда могут быть направлены приобретенные материалы. Надо отметить, что материалы поистине вездесущи и способы, что называется «заткнуть дыру» в любом проблемном месте организации:

• — служить основой для производства продукции
• — быть вспомогательным расходным материалом в процессе производства
• — выполнять функцию упаковки готовой продукции
• — использоваться для нужд администрации в управленческом процессе
• — помогать в ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств
• — использоваться для строительства новых основных средств и т.д.

И от того, на что материалы отпускаются со склада, зависят бухгалтерские проводки по списанию материалов:

Дебет 20 «Основное производство» – Кредит 10 – отпущено сырье для производства продукции

Дебет 23 «Вспомогательное производство» — Кредит 10 – отпущены материалы в ремонтный цех

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» – Кредит 10 – отпущены тряпки и перчатки уборщице, обслуживающей цех

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» – Кредит 10 – выдана бухгалтеру бумага для офисной техники

Дебет 44 «Расходы на продажу» – Кредит 10 – выдана тара для упаковки готовой продукции

Дебет 91-2 «Прочие расходы» – Кредит 10 – отпущены материалы для ликвидации основного средства

Также возможна ситуация, когда обнаруживается, что материалы, числящиеся в учете, на самом деле отсутствуют. Т.е. имеет место недостача. Для такого случая тоже есть бухгалтерская проводка:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»– Кредит 10 – списаны недостающие материалы

2. Оформление списания материалов

Любая хозяйственная операция сопровождается составлением первичного учетного документа, не исключение и списание материалов. Пошаговая инструкция следующим пунктом содержит изучение первичных документов, которые сопровождают процесс списания.

В настоящее время любая коммерческая организация имеет право самостоятельно определить набор документов, которые будут использоваться для оформления списания материалов, поэтому оформление списания материалов может различаться от организации к организации.

Главное, чтобы используемые документы были утверждены в составе учетной политики и содержали все обязательные реквизиты, предусмотренные ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Типовые формы, которые могут использоваться при списании материалов (утверждены Постановлением Госкомстата от 30.10.1997г. №71а):

• — требование-накладная (форма №М-11) применяется, если в организации нет лимитов на получение материалов
• — лимитно-заборная карта (форма №М-8) применяется, если в организации установлены лимиты на списание материалов
• — накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется в другое обособленное подразделение организации.

Эти формы организация может доработать – убрать ненужные реквизиты и добавить реквизиты, которые организации необходимы.

Требование-накладная подходит для учета движения материальных ценностей внутри организации, между материально-ответственными лицами или структурными подразделениями.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания ценностей, а второй — принимающему — для оприходования ценностей.

3. Списание материалов пошаговая инструкция, если расходуется не все

Обычно при оформлении данных документов предполагается, что отпущенные материалы сразу были использованы по назначению, а значит, сопровождаются проводками, которые мы рассмотрели выше – по кредиту 10 счета и дебету 20, 25, 26 и т.д.

Но так случается не всегда, особенно на крупном производстве. Переданные на рабочий участок или в цех материалы могут не сразу использоваться в производстве. Фактически они просто «переезжают» с одного места хранения на другое. К тому же не всегда при отпуске материалов бывает известно, для производства какого именно вида продукции они предназначены.

Поэтому те материалы, которые со склада отпущены, но не израсходованы, не должны учитываться в качестве расходов текущего месяца, ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете по налогу на прибыль. Что же делать в таком случае, как производится списание материалов пошаговая инструкция далее.

В таких ситуациях отпуск материалов со склада в производственное подразделение должен отражаться как внутреннее перемещение, с использованием отдельного субсчета к счету 10, например «Материалы в цехе». И в конце месяца составляется еще один документ – акт расхода материалов, где уже будет видно направление расходования материалов. И в этот момент будет произведено списание материалов.

Такое отслеживание расходования материалов позволит добиться большей достоверности в бухгалтерском учете и правильно рассчитать налог на прибыль.

Обратите внимание, это относится не только к материалам, которые идут в производство, но и любому имуществу, в том числе канцтоварам, используемым для административных нужд. Материалы не должны выдаваться «про запас». Они должны сразу использоваться. Поэтому разовая операция по списанию 10 калькуляторов на бухгалтерию из 2 человек при проверке наверняка вызовет вопросы – для каких целей они потребовались в таком количестве.

4. Пример акта на списание

1. — или вы выдаете и сразу списываете только то, что фактически расходуется (при этом требования накладной вполне достаточно)
2. — или вы составляете акт на списание материалов (требованием-накладной передаете, а затем постепенно актами на списание списываете).

Если вы используете акты на списание, не забудьте их форму также утвердить в составе учетной политики.

В акте обычно указываются наименование, при необходимости – номенклатурный номер, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины.

Пример, как может выглядеть такой акт — на картинке ниже. Повторю, это только пример, вид акта очень сильно будет зависеть от специфики работы предприятия. Здесь за основу я взяла форму акта, который применяется в бюджетных учреждениях.

5. Нормы списания материалов в производство

Законодательство по бухгалтерскому учету не устанавливает норм, в соответствии с которыми материалы должны списываться в производство. Но в п.92 Методических указаний по бухучету МПЗ (приказ Минфина от 28.12.2001г. №119н) говорится, что материалы отпускаются в производство согласно установленным нормам и объему производственной программы. Т.е. количество списываемых материалов не должно быть бесконтрольным и нормы списания материалов в производство должны быть утверждены.

К тому же для налогового учета нелишне будет вспомнить ст.252 НК: расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Нормы расходования материалов (лимиты) организация устанавливает самостоятельно . Они могут быть закреплены в сметах, технологических картах и др. аналогичных внутренних документах. Документы такого рода разрабатывает не бухгалтерия, по подразделение, контролирующее технологический процесс (технологи), а затем они утверждаются руководителем.

Материалы списываются на производство в соответствии с утвержденными нормами. Можно списывать материалы и сверх норм, но в каждом таком случае нужно пояснить причину сверхнормативного списания. Например, исправление брака или технологические потери.

Отпуск материалов сверх лимита производится только с разрешения руководителя или уполномоченных им лиц. На первичном учетном документе – требовании-накладной, акте – должна быть пометка о сверхнормативном списании и его причинах. В противном случае списание неправомерно, ведет к искажению себестоимости и бухгалтерской и налоговой отчетности.

На тему расходов в виде технологических потерь можно почитать: Постановление ФАС Северо- Кавказского округа от 04.02.2011г. №А63-3976/2010, письма Минфина России от 05.07.2013г. №03-03-05/26008, от 31.01.2011г. №03-03-06/1/39, от 01.10.2009г. №03-03-06/1/634.

6. Методы списания материалов в производство

Итак, теперь мы знаем, какие документы нам потребуются для списания материалов, а также знаем счета, в дебет которых они относятся. По документам знаем, в каком количестве материалы списаны. Теперь дело за малым – определить стоимость их списания. Как же нам определить, сколько стоили отпущенные материалы, и на какую сумму будет проводка по списанию? Давайте посмотрим простой пример, на основе которого изучим методы списания материалов в производство.

Пример

ООО «Сладкоежка» выпускает шоколадные конфеты. Для их упаковки покупаются картонные коробки. Пусть приобретено 100 таких коробок по цене 10 руб. за штуку. Упаковщик приходит за коробками на склад и просит кладовщика отпустить ему 70 штук коробок.

Пока у нас не возникает вопроса, сколько стоит каждая коробка. Упаковщик получает 60 коробок по 10 руб., итого на 600 руб.

Пусть еще приобретены коробки в количестве 80 штук, но по цене уже 12 руб. за штуку. Такие же самые коробки. Конечно, кладовщик не хранит старые и новые коробки отдельно, они все хранятся вместе. Упаковщик снова пришел и хочет получить еще коробки – 70 штук. Вопрос – по какой цене будут оцениваться коробки, отпущенные во второй раз. На каждой коробке не написано, сколько стоила именно она – 10 или 12 руб.

На данный вопрос можно дать разные ответы – в зависимости от того, какой метод списания материалов в производство утвержден в учетной политике ООО «Сладкоежка».

7. Вариант №1 – средняя себестоимость

После того, как упаковщик ушел со склада с коробками первый раз, на нем осталось 40 коробок по 10 руб. – это будет, как говорят, первая партия. Куплено еще 80 коробок по 12 руб. – это уже вторая партия.

Считаем итоги: у нас теперь 120 коробок на общую сумму: 40 * 10 + 80 * 12 =1360 руб. Сколько в среднем стоит коробка, посчитаем:

1360 руб. / 120 коробок = 11,33 руб.

Поэтому, когда упаковщик приходит второй раз за коробками, мы ему выдадим 70 коробок по 11,33 руб., т.е.

70*11,33=793,10 руб.

И на складе у нас останется 50 коробок на сумму 566,90 руб.

Этот способ называется по средней себестоимости (мы же нашли среднюю стоимость одной коробки). При дальнейшем поступлении новых партий коробок мы опять будем считать среднее и снова выдавать коробки, но уже новой средней цене.

8. Вариант №2 – метод ФИФО

Итак, к моменту второго визита упаковщика у нас на складе 2 партии:

№1 — 40 коробок по 10 руб. – по времени приобретения это первая партия – более «старая»

№2 – 80 коробок по 12 руб. — по времени приобретения это вторая партия – более «новая»

Предполагаем, что мы выдадим упаковщику:

40 коробок из «старой» — первой по времени приобретения партии по цене 10 руб. – итого на 40*10=400 руб.

30 коробок из «новой» — второй по времени приобретения партии по цене 12 руб. – итого на 30*12=360 руб.

Итого мы выдадим на сумму 400 + 360 = 760 руб.

На складе останется 50 коробок по 12 руб., на сумму 600 руб.

Этот способ называется ФИФО – первым пришел, первым ушел. Т.е. сначала мы как бы отпускаем материал из более старой партии, а потом из новой.

9. Вариант №3 – по стоимости каждой единицы

По стоимости единицы запасов, т.е. у каждой единицы материалов есть своя стоимость. Для обычных картонных коробок такой метод оказывается не применимым. Картонные коробки ничем друг от друга ни отличаются.

А вот материалы и товары, используемые организацией в особом порядке (ювелирные изделия, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов. Т.е. если у нас все коробки были бы различные, на каждую мы бы наклеили свою бирку, то за каждой из них была бы закреплена своя себестоимость.

Вот самые важные вопросы по теме списание материалов: пошаговая инструкция у вас теперь перед глазами. Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите видеоурок по списанию материалов в этой программе.

Какие проблемные вопросы по списанию материалов накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете , которые упоминались в статье, по вопросу технологических потерь.

Списание материалов пошаговая инструкция для бухгалтерского учета