Справочник предназначен для создания новых отчетов. Создание и изменение общей настройки отчетов доступно пользователям с ролью "Администрирование дополнительных форм и обработок". Также таким пользователям доступен обмен отчетами: выгрузка и загрузка отчетов.
Настройка структуры и формирование отчета
Действия со сформированным отчетом
Варианты отчета
| Настройка структуры и формирование отчета |
Для формирования отчета следует нажать кнопку "Сформировать". Если были изменены какие-либо настройки, то отчет необходимо сформировать заново.
Основные настройки находятся на панели пользователя, которая расположена в правой части окна отчета. Состав настроек можно выбрать в форме настройки параметров панели настроек (кнопка "Настройка варианта отчета – Панель пользователя") из следующего списка:
- Период
- Прогноз
- Аналитические отборы
- Ограничение на количество записей
- Порог существенности
- Индикаторы (тренд, состояние)
- ABC - Классификация
- Скрытие нулевых строк и колонок
- Параметры
- Показатели
- Отбор
- Сортировка
Установленные на панели пользователя настройки автоматически сохраняются для текущего варианта отчета текущего пользователя.
Детальная настройка отчета выполняется в форме настройки структуры отчета (кнопка "Настройка варианта отчета – Настройка структуры").
Можно создавать и сохранять разные варианты настроек отчета для пользователя.
Аналитические отборы
Первые N (N%) записей. Выводится первые N записей (N процентов записей) записей отчета, отсортированные по убыванию выбранного показателя.
Отбор по значению индикаторов состояния или тренда. Обеспечивается выбор экземпляра индикатора и отбор по его значению.
Установленный флажок "Скрыть нулевые строки и колонки" скрывает нулевые строки и колонки в выводимом отчете.
Примечание: аналитические отборы доступны, если отчет содержит только один источник данных на верхнем уровне наборов данных.
| Действия со сформированным отчетом |
сформировать первый отчет
по кнопке "Действия со сформированным отчетом" выбрать пункт "Сохранить сформированный отчет для сравнения"
сформировать второй отчет и по этой же кнопке выбрать пункт "Сравнить сформированный отчет с сохраненным". В отдельном окне будут показаны оба отчета с выделенными различиями
Печать отчета сразу на принтер, без предварительного просмотра и дополнительных настроек параметров печати (кнопка "Печать" командной панели).
Сравнение двух отчетов (например, отчетов с одинаковыми настройками, но за разные периоды, или сравнение с отчетом, сформированным ранее в другом сеансе работы с программой). Для этого необходимо:
| Варианты отчета |
Имеется возможность создавать и сохранять варианты отчетов с разными настройками. Для этого после выполнения всех необходимых настроек следует нажать кнопку "Сохранить вариант отчета" и выбрать одно из действий:
указывается наименование отчета
выполняется его краткое описание (при необходимости для удобства пользователей)
определяется состав других пользователей, для которых будет отображаться этот варианта отчета, а также их право на его изменение с сохранением (пункт "Изменить" контекстного меню текущей строки)
Все сохраненные варианты, доступные текущему пользователю, будут отображаться вверху формы отчета в панели вариантов. Текущая (выбранная) кнопка варианта отчета имеет контекстное меню, совпадающее с действиями кнопки "Настройка варианта отчета".
Для удаления варианта отчета следует нажать кнопку "Открыть список вариантов отчетов" в командной панели, выделить курсором нужную строку и выбрать пункт "Удалить" контекстного меню.
Прежде, чем начинать разговор об отчетности в 1С важно указать, что отчетность может быть трех видов:
- Регламентированной;
- Стандартной;
- Собственной.
Каждый из этих видов формируется на основании введенной в программу первичной документации и служит определенным целям.
Регламентированная отчетность — комплект законодательно утвержденных печатных форм и электронных документов, которые каждая организация периодически должна сдавать в контролирующие органы.
Собственная отчетность разрабатывается каждой организацией отдельно и служит для отображения итогов деятельности предприятия на различных этапах.
Стандартная отчетность представляет собой общеиспользуемые формы отображения хозяйственных операций.
Регламентированная отчетность
Все типовые конфигурации 1С предназначены не только для ведения учета и занесения хозяйственных операций, но и для формирования на основе внесенных данных отчетов для передачи в:
- Налоговую службу;
- Федеральную статистическую службу;
- Различные фонды и надзирающие органы.
Заполнение регламентированных документов, как правило, происходит в конце отчетного периода (квартала, года). Формы регламентированной отчетности создаются каждой федеральной службой отдельно, периодически изменяются и дорабатываются.
Специалисты 1С внимательно изучают все изменения в законодательной базе и на основе этих изменений актуализируют регламентированные отчеты. Таким образом, если у пользователя есть действующая подписка на информационно-технологическое сопровождение (ИТС) и он систематически обновляет конфигурацию, он может быть уверен, что отчеты для передачи в контролирующие органы будут сформированы в соответствии со всеми актуальными требованиями.
Важно! Перед формированием и сдачей отчетности проверьте, что все хозяйственные операции внесены и грамотно оформлены в программе, а так же, убедитесь в том, что выполнены регламентные работы, такие как закрытие месяца.
Создание и заполнение регламентированного отчета
Одним из наиболее старых и важных для отражения хозяйственной деятельности предприятия документов является «Бухгалтерский баланс». Актуальная на данный момент форма разработана в 2010 году в Министерстве Финансов Российской Федерации и утверждена приказом №66 от 02.06.2010. Согласно этому приказу, начиная с 2013 года все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ должны ежегодно его сдавать в налоговые органы.
Для того, чтобы открыть необходимый регламентный отчет мы должны (в программе «Бухгалтерия 8.3») перейти в подсистему «Отчеты» и в меню «1С Отчетность» выбрать соответствующую команду (Рис.1)
Обратите внимание, что некоторые объекты интерфейса программы, а, соответственно, и возможность формирования регламентированных документов могут быть не доступны, если у пользователя нет прав на доступ к определенным подсистемам.
В открывшейся форме (Рис.2) мы увидим:
- Какие отчеты уже зарегистрированы в базе;
- За какой период они создавались;
- Вид отчета (первичный или корректирующий);
- Состояние, в котором находится отчет (сдано, в работе, подготовлен).
Рис.2
С помощью соответствующих кнопок мы можем:
- Создать необходимый нам отчет;
- Загрузить его из файла, сохраненного на компьютере;
- Проверить, правильно ли сформирована выгрузка и соответствуют ли контрольные суммы заложенным в программе алгоритмам;
- Вывести на печать табличный документ, сформированный на основании внесенных данных;
- Создать и отправить файл выгрузки.
Необходимый нам «Бухгалтерский баланс» мы можем найти нажатием на кнопку «Создать». Результатом клика будет форма (Рис.3) 
Рис.3
Если в открывшемся окне на закладке «Избранные» нет пункта «Бухгалтерская отчетность (с 2011 года)», нам придется перейти на закладку «Все» и выбрать этот документ.
Прежде, чем приступить к внесению основных данных, программа предложит заполнить некоторые поля (Рис.4)
Рис.4
Если в конфигурации ведется учет по нескольким организациям, на форме будет доступно поле выбора «Организация», кроме этого надо заполнить период, сведения за который будут участвовать в формировании бухгалтерского баланса.
Нажав на кнопку «Создать» мы откроем соответствующую форму (Рис.5).
Рис.5
Сразу следует обратить внимание на одно обстоятельство: «Бухгалтерская отчетность» — это не только «Бухгалтерский баланс», но еще и:
- Отчет о финансовых результатах предприятия;
- Отчет об изменениях капитала;
- О движении денежных средств;
- О целевом использовании средств и т.д.
И все эти отчеты можно сформировать нажатием одной кнопки «Заполнить» (Рис.6), выбрав «Все отчеты».
Рис.6
Для заполнения конкретного документа необходимо выбрать «Текущий».
Заполненная форма «Бухгалтерского баланса» представлена на Рис.7
Рис.7
В любое поле можно добавить собственные данные, нажав на команду «Добавить строку».
Все цифры, имеющиеся в ключевых полях можно расшифровать, кликнув на соответствующую кнопку в шапке.
Форма расшифровки дебиторской задолженности показана на Рис.8.
Рис. 8.
Двойной клик на любой сумме расшифровки открывает стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
Стандартные отчеты
«Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ субконто», «Карточка счета», «Шахматная ведомость» и многие другие формы, позволяющие анализировать бухгалтерские данные, принято называть стандартными отчетами.
Рассмотрим принцип их работы на основании «Оборотно-сальдовой ведомости». Форма на Рис.1 показывает, что стандартные и регламентированные отчеты можно вызвать из одной подсистемы.
Откроем нужный нам объект (Рис.9)
Рис.9
Прежде, чем сформировать отчет пользователь может задать период, данные за которой будут приниматься во внимание при заполнении формы, а так же произвести его более тонкую настройку (нажатием на кнопку «Показать настройку»)
На Рис.10 мы видим, что в программе предусмотрено настолько подробное описание выгрузки, что параметры настройки пришлось разделять на несколько закладок.
Рис.10
Рассмотрим подробнее эту структуру:
- Группировка – установленная галочка «По субсчетам», показывает, что форма будет содержать данные в разрезе не только основных счетов, но и их подгрупп;
- Отбор – здесь пользователь может указать по какой организации, подразделению или счету он хочет видеть данные, а также определить необходимость вывода информации по забалансовым счетам;
- Показатели – определяется, будут ли выводиться цифры по бухгалтерскому или налоговому учету;
- Развернутое сальдо – по каким счетам и субсчетам требуется вывод развернутой информации;
- Дополнительные поля – определяют внешний вид формы;
- Оформление – надо ли выделять красным отрицательные величины и уменьшать автоотступ.
Как и в регламентированном отчете «Бухгалтерский баланс» в оборотке можно вызвать форму расшифровки того или иного значения.
Собственные отчеты
Безусловно, механизмы стандартных отчетов позволяют серьезно анализировать хозяйственную деятельность предприятия, но порой их бывает недостаточно. В этом случае пользователь может (при наличии минимальной подготовки) самостоятельно вывести на экран интересующую его информацию в том или ином разрезе. Для этого в программе предусмотрено несколько механизмов:
- Универсальный отчет;
- Схема компоновки данных (СКД).
Во втором случае, помимо знаний о структуре хранения информации в 1С, пользователю может понадобиться доступ к конфигуратору, а также некоторое представление о языке запросов 1С. Но получаемые с помощью СКД отчеты отличаются большой гибкостью настройки внешнего вида и параметров.
Универсальный отчет менее универсален, но намного проще в работе, его можно вызвать из той же подсистемы. На Рис.11 нами показан внешний вид этого объекта
Рис.11
Что мы видим:
- Стандартный выбор периода;
- Тип объекта, по которому мы хотим вывести информацию (в данном случае – регистр накопления, но может принимать значения справочник, регистр сведений, документ, регистр бухгалтерии);
- Конкретное наименование объекта метаданных («ЕСН сведения о доходах»);
- Таблица, к которой мы обращаемся – в данном случае «Обороты» (для регистров накопления может также принимать значения «Остатки» и «Остатки и обороты»).
Более подробное описание того, какие данные, с какими отборами и направлениями сортировки должны выводиться в табличный документ можно указать в форме настройки отчета.
Для начала работы с регламентированными отчетами предназначена форма рабочего стола.
Форма рабочего стола программы
При запуске программы открывается форма рабочего стола программы.
В левой части формы отображаются группы отчетов, сверху - выбранный налогоплательщик и период, за который представляется отчетность, справа - список доступных действий. В основной части формы отображается список бланков отчетов текущей группы.
Форма рабочего стола предназначена для заполнения новых отчетов. До начала заполнения отчета нужно сделать следующее.
1. Щелчками мыши по соответствующим гиперссылкам выбрать налогоплательщика и отчетный период.
2. Слева выбрать нужную группу отчетов.
3. В списке отчетов дважды щелкнуть по названию нужного отчета.
В результате поверх формы рабочего стола откроется форма регламентированного отчета, подготовленная для ввода данных, куда уже будут подставлены реквизиты выбранного налогоплательщика и указанный отчетный период.
Форма регламентированного отчета
Форма регламентированного отчета предназначена для ввода данных в бланк отчета. При этом некоторые данные будут рассчитываться автоматически.
В левой части формы отображается оглавление регламентированного отчета - список его разделов.
Заполнение отдельных ячеек
Бланк отчета содержит ячейки разного цвета.
Ячейки с белым фоном представляют собой аналог элементов бумажного бланка отчета, напечатанных типографским способом - соответственно данные в этих ячейках не могут корректироваться пользователем. Ячейки с другим цветом фона заполняются программой или пользователем, но при этом:
- ячейки с желтым фоном предназначены для заполнения вручную;
- ячейки с зеленым фоном вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки, но для коррекции они недоступны.
Подбор значения из списка
Для быстрого заполнения показателей программа предоставляет пользователю удобный механизм выбора значения из списка. Двойным щелчком по показателю можно вызвать список, из которого следует выбрать нужное значение.
Настройка регламентированного отчета
Пользователь может настроить параметры регламентированного отчета и параметры его отображения.
Если количество строк в какой-либо части отчета не оговорено заранее, то при составлении отчета можно добавить дополнительные строки в бланке.
Для некоторых разделов может быть предусмотрена возможность добавления комплекта страниц целиком - в тех случаях, когда это не противоречит нормативным документам.
Проверка отчета
"1С:Налогоплательщик 8" предоставляет возможность автоматизированной проверки заполненных регламентированных отчетов на предмет взаимоувязки показателей отчета, указанных в разных разделах отчета или за разные периоды, а также с другими регламентированными отчетами.
Каждой организации для принятия своевременных и правильных управленческих решений необходима оперативная информация о наличии товара на складах, о его себестоимости, о продажах. Торговые организации работают с большим числом номенклатуры и контрагентов, а это требует хорошей настройки аналитического учета и быстрого получения требуемой информации по его данным. М.С. Паськова (эксперт компании «Лаэрта») рассматривает основные приемы работы со стандартными отчетами в типовом решении «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), построенными на основе системы компоновки данных и дает полезные практические рекомендации, которые пригодятся и начинающим пользователям, и тем, кто перешел на нее с предыдущих редакций.
По мере развития платформы «1С:Предприятие 8» и появления новой версии 8.2, отчеты в системах становятся все гибче, и пользователи имеют все больше возможностей настраивать их под свои требования, не прибегая к помощи программистов «1С». Новые возможности, предоставляемые системой компоновки данных (СКД), как никогда ранее позволяют ощутить преимущества новых возможностей при построении отчетов. И, несмотря на то, что интерфейс отчетов претерпел значительные изменения (по сравнению с редакцией 10.3 конфигурации «Управление торговлей», далее - УТ), настройки отчетов по-прежнему доступны рядовому пользователю. Рассмотрим некоторые основные приемы работы с ними.
«Быстрые отборы»
Первое, на что можно обратить внимание - это быстрые отборы. Они позволяют вывести в отчет данные по определенным значениям полей отчета согласно пожеланиям пользователя.
Например, возьмем отчет Анализ доступности товаров в УТ. Сразу отметим, что вся демонстрация возможностей отчетов в УТ 11 будет проходить на примере двух отчетов:
Отбор по некоторым полям можно сделать как непосредственно в форме отчета, так и по кнопке Настройка (рис. 1).
Рис. 1. Быстрый отбор
В колонке Вид сравнения пользователь может выбрать различные условия сравнения. Например, для поля Номенклатура можно выбрать следующие виды сравнения:
- Равно - отчет будет строиться только по выбранной номенклатурной позиции;
- Не равно - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранной позиции;
- В списке - отчет будет строиться по списку номенклатурных позиций;
- Не в списке - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранных позиций;
- В группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, находящейся в выбранной папке справочника Номенклатура;
- Не в группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме позиций, находящихся в выбранной папке справочника Номенклатура;
- В группе из списка - аналогичен сравнению В списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура;
- Не в группе из списка - аналогичен сравнению Не в списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура.
Флажок (галочка) слева от поля отбора показывает, что отбор по этому полю «включен», т.е. принимается отчетом во внимание. Поля со снятой галочкой не принимаются во внимание даже, несмотря на то, что вы выбрали определенные значения этих полей.
В зависимости от выбранного вида сравнения в колонке Значение указывается конкретный элемент или папка (группа) справочника, либо список элементов или папок.
Пример простого изменения настроек отчета
Для просмотра/изменения настроек отчета необходимо зайти в меню Все действия/Изменить вариант.
Рисунок 2. Изменение настроек отчета
Перед нами открывается окно настроек для выбранного варианта отчета (рис. 3).
Рисунок 3. Окно настроек
В верхней части окна отображается структура отчета. По сути – это наглядное отображение группировок строк и колонок отчета, т.е. в каком порядке будут выводиться данные по аналитике в отчете в строках и в колонках.
В нижней части окна выводятся относящиеся к отчету в целом (в случае если в структуре отчета выделен верхний уровень Отчет ), либо к определенной группировке строк или колонок отчета (если выделена группировка Склад или Номенклатура , Характеристика ) настройки вывода информации и оформления полей.
Пример 1. В отчете Анализ доступности товаров уберем группировку по характеристикам номенклатуры и добавим новую группировку по ценовой группе (поле Номенклатура. Ценовая группа ).
Шаг 1. Нам необходимо убрать группировку по характеристике номенклатуры, оставив только группировку по номенклатуре. Для этого в верхней части окна настроек отчета щелкнем мышкой по полю Номенклатура, Характеристика . В нижней части окна перейдем на вкладку Группировки (рис. 4)
Рисунок 4. Удаляем группировку по Характеристике номенклатуры
Выделим поле Характеристика и щелкнем по кнопке Удалить командной панели. Подтвердим внесение изменений в настройки отчета, щелкнув по кнопке Завершить редактирование в нижнем левом углу экрана.
Результат наших действий представлен на рис. 5. Как видно из представленного рисунка, поле Характеристика больше не фигурирует в отчете.
Рисунок 5. Результат
Шаг 2. После удаления характеристики, нашей задачей, по условиям примера, будет добавление ценовой группы. По смыслу эта группировка должна идти уровнем ниже, чем группировка по складу, но уровнем выше, чем группировка по номенклатуре. Поэтому, в структуре отчета выделим группировку Склад . Щелкнув по ней правой кнопкой мышки, в контекстном меню выберем команду Новая группировка (рис. 6.)
Рисунок 6. Добавление группировки по ценовой группе
В открывшемся окне редактирования поля группировки в качестве поля выберем Номенклатура.Ценовая группа (рис. 7).
Рисунок 7. Редактирование поля группировки
Щелкнем по кнопке «ОК». Как видно из рисунка, в отчет добавилась новая группировка, подчиненная группировке Склад .
Теперь выделим группировку по номенклатуре и, не отпуская правую кнопку мыши, перетащим ее внутрь (т.е. ниже) группировки по ценовой группе . У нас получится следующая структура:
Рисунок 8. Получившаяся структура отчета
Результат выполнения отчета:
Рисунок 9. Результат настройки отчета
Работа с пользовательскими полями
Давайте теперь немного подробнее рассмотрим новые возможности настройки отчетов в УТ.
В форме редактирования структуры и настроек отчета обратим внимания на закладку Пользовательские поля . До этого мы добавляли в отчет поля, список которых был заранее задан разработчиком. При помощи этой закладки мы можем создавать собственные поля – Поле-выбор или Поле-выражение .
Пример 2. Настроим под себя отчет История продаж (вариант отчета ). Выведем данные по продажам в разрезе партнеров и номенклатуры. Предположим, что наша компания занимается продажей товаров в Москве и в регионах. Таким образом, каждый клиент в информационной базе принадлежит к определенному географическому региону (реквизит Бизнес-регион справочника Партнеры ). Мы можем без труда сгруппировать данные по продажам в отчете по регионам , но что делать, если нас интересует более укрупненная статистка, в частности ответ на вопрос «Сколько было продано товаров в Москве, а сколько во всех остальных регионах вместе взятых»? В этом случае как раз и пригодятся «пользовательские поля».
Шаг 1. Откроем отчет. Перейдем в форму настройки структуры отчета (Все действия/Изменить вариант ). Удалим по очереди все ранее созданные в отчете группировки - для этого выделим каждую из них и щелкнем по кнопке «Удалить» командной панели, либо воспользуемся клавишей «DEL».
Так же, как в предыдущем примере, добавим в отчет группировку по партнеру , а затем по номенклатуре . Мы уже умеем это делать, поэтому много времени не потребуется. В результате структура отчета приобретет следующий вид:
Рисунок 10. Новая структура отчета
Шаг 2. Создадим новое пользовательское поле. Откроем закладку Пользовательские поля и выполним команду Добавить/Новое поле-выбор.
Рисунок 11. Добавление нового поля
Присвоим имя нашему новому полю – Регион обобщенно.
Рисунок 12. Редактирование нового пользовательского поля
Щелкнем по кнопке Добавить (рис.12). В новой строке щелкнем по кнопке в колонке Отбор . В появившейся форме редактирования отбора добавим отбор по полю Партнер.Бизнес регион . Выберем вид сравнения Равно , значение – «Москва» (рис. 13)
Рисунок 13. Редактирование отбора
Щелкнем по кнопке «ОК», после чего вернемся в окно редактирования пользовательского поля. Далее необходимо щелкнуть по кнопке в колонке Значение и в появившемся списке выбора типа данных выберем Строка и в качестве значения напишем «Москва».
Повторим операцию. Добавим еще одну строку в таблицу. На этот раз для отбора по полю Партнер.Бизнес регион выберем вид сравнения Не равно (рис. 14).
Рисунок 14. Отбор с видом сравнения Не равно
Вернувшись в окно редактирования пользовательского поля, в колонке Значение напишем «Остальные регионы».
Рисунок 15. Остальные регионы
Щелкнем по кнопке «ОК». Наше новое поле готово.
Шаг 3. Добавим наше новое поле в структуру отчета. Выделив мышкой верхний уровень Отчет в структуре, добавим новую группировку. В реквизите Поле выберем «Регион обобщенно» (рис. 16).
Рисунок 16. Выбор поля
Перетащим мышкой группировку по партнеру и подчиненную ей группировку по номенклатуре внутрь только что созданной, чтобы получить следующую структуру отчета:
Рисунок 17. Новая структура отчета
Сформируем отчет и посмотрим на результат.
Рисунок 18. Результат формирования отчета
Отбор и сортировка
Вернемся к окну редактирования структуры и настроек отчета и обратим внимание на закладки Отбор и Сортировка .
Рисунок 19. Отбор, сортировка, условное оформление
Если в структуре отчета выделен корневой элемент (Отчет ), то настройки, выполненные на этих закладках, будут относиться ко всему отчету в целом. Если же выделена какая-то группировка отчета (Партнер , Номенклатура ) – то настройки будут касаться только ее.
Пример 3. В отчет История продаж (вариант отчета Выручка и себестоимость продаж ) добавим отбор по полю Менеджер .
Отчет , перейдем на закладку Отбор .
Менеджер . Установим вид сравнения Равно , в качестве значения выберем «Иванов Петр Федорович».
Рисунок 20. Отбор по полю менеджер
В результате в отчет попадут только те реализации, где в качестве менеджера указан Иванов Иван Федорович.
Пример 4. Выведем в отчет данные в порядке убывания выручки от продаж.
Откроем окно настроек отчета, в структуре отчета выделим корневой элемент Отчет , перейдем на закладку Сортировка .
Из списка полей слева перетащим мышкой в правую часть поле Выручка . Установим направление сортировки По убыванию .
Рисунок 21. Сортировка
Результат формирования отчета показан на рисунке 22.
Рисунок 22. Результат формирования отчета
Сохраняем сделанные изменения
При изменении структуры отчета его можно сохранить при помощи команды Все действия/Сохранить вариант .
Рисунок 23. Сохранение варианта отчета
В форме сохранения варианта при помощи переключателя можно выбрать Сохранить в существующий вариант отчета (вместо одного из уже имеющихся вариантов), либо Сохранить новый вариант отчета .
Для нового варианта необходимо указать название (щелкнув по кнопке Далее ), и затем нажать на кнопку Сохранить .
Рисунок 24. Сохранение нового варианта отчета
Для выбора сохраненного ранее варианта отчета необходимо выполнить команду Все действия/Выбрать вариант .
Рисунок 25. Выбор варианта отчета
Таким образом, путем нехитрых изменений, из одного типового отчета УТ 11 можно получить целый набор удобных инструментов для просмотра и анализа самой различной информации.
Заключение
Как видите, использовать настройки стандартных отчетов УТ не так уж и сложно. Безусловно, их гораздо больше, чем мы показали на примере данной статьи, но и приведенные выше настройки позволят вам получить гораздо больше преимуществ от использования новой платформы и сэкономить деньги на привлечение программистов для разработки.
Конечно, не все настройки отчетов аналогичны по своей структуре, но, получив базовые знания по настройке отчетов на приведенных выше примерах, вы уже сможете настроить и другие необходимые вам отчеты.
Мы довольно подробно рассмотрели настройки отчетов, реализованных на базе СКД. Теперь разберем более тонкие и детальные настройки вариантов отчета. Окно «продвинутых» настроек варианта отчета вызывается по команде «Еще» - «Прочее» - «Изменить вариант отчета».
Окно изменения варианта отчета разделено на две части:
1. Структура отчета.
2. Настройки отчета.
Раздел структуры варианта отчета аналогичен вкладке «Структура» стандартных настроек отчета. Назначение и настройка группировок подробно рассмотрена в ч. 1 статьи.
Таблица структуры варианта отчета, кроме непосредственно колонки с группировками, содержит несколько дополнительных колонок:
Раздел настроек варианта отчета дает пользователю широкие возможности по конфигурированию отчета под свои потребности. Она практически полностью совпадает со стандартными настройками отчета, рассмотренными в ч. 1. Рассмотрим все вкладки раздела и отметим различия.
Раздел настроек состоит из следующих вкладок:
1. Параметры. Содержит параметры СКД, доступные пользователю.
Параметр СКД - некоторое значение, использующееся для получения данных отчета. Это может быть значение условия для отбора или проверки данных, а также вспомогательное значение.
Таблица параметров представлена в формате «Параметр»-«Значение». При необходимости можно менять значения параметров. Нажатие на кнопку «Свойства элемента пользовательских настроек» открывает пользовательские настройки элемента.
В данном окне можно выбрать, будет ли элемент включен в пользовательские настройки (т.е. виден пользователю при настройке отчета), задать представление элемента и режим редактирования (быстрый доступ в шапке отчета, обычный в настройках отчета и недоступный).
Свойства элемента пользовательских настроек также имеют группируемые поля, поля, отборы и элементы условного оформления.
2. Пользовательские поля. Содержит поля, которые формирует сам пользователь на основании данных, выбираемых отчетом.
Пользователь может добавить два вида полей:
- Новое поле выбор…
- Новое поле выражение…
Поля выбора позволяют вычислять значение по заданному условию. Окно редактирования поля выбора содержит заголовок поле и таблицу в которой задается отбор, значение и представление поле. Отбор представляет собой условие, в зависимости от которого будет подставляться нужное значение.
Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц - много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно "10"», второе с отбором «Количество товаров Больше "10"».
Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи - это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).
Например, вычислим средний процент скидки. Средний процент скидки рассчитывается по формуле: [Сумма продаж без скидки] - [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]. Необходимо помнить, что сумма продаж без скидки может быть нулевой, поэтому используем оператор ВЫБОР для проверки. Получим следующие выражения:
· Для детальных записей:
Выбор
Когда [Сумма продаж без скидки] = 0
Тогда 0
Иначе [Сумма продаж без скидки] - [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]
Конец
· Для итоговых записей:
Выбор
Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0
Тогда 0
Иначе Сумма([Сумма продаж без скидки]) - Сумма([Сумма продаж со скидкой]) / Сумма([Сумма продаж без скидки])
Конец
Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».
3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.
4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.
Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:
- Авто - система располагает поля автоматически;
- Горизонтально - поля располагаются горизонтально;
- Вертикально - поля располагаются вертикально;
- В отдельной колонке - поля располагаются в разных колонках;
- Вместе - поля располагаются в одной колонке.
5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».
8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.
В заключение хотелось бы отметить, что настройки отчета можно не только сохранять в качестве варианта отчета, но и выгружать в файл (меню «Еще» - «Сохранить настройки»). Для загрузки необходимо выбрать «Загрузить настройки» и выбрать сохраненный файл. Таким образом, мы можем передавать настройки варианта отчета между различными базами, имеющими одинаковую конфигурацию.
Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.
