Добавлено в закладки: 0
Общие сведения
Представим, что у вас есть совсем новый и пока еще пустой офис, или производственный цех. Чтобы запустить работу, вам предстоит подключить и настроить все необходимое оснащение. После его закупки, вы находите подрядчика-специалиста и заключаете договор обслуживания. А когда все работы выполнены, вы с подрядчиком заполняете и подписываете специальный документ - акт установки оборудования.
Как правильно составить
Форма акта установки оборудования свободная, потому документ подойдет для любого вида и количества устанавливаемой техники: компьютеры, принтеры, станки по обработке дерева и металла, холодильные агрегаты, верстаки и т.д. Если вам по какой-либо причине приходится часто иметь дело с установкой однотипной техники (например, вы сами являетесь подрядчиком), удобнее будет составить собственный образец для постоянного использования. Также не исключено, что вам когда-нибудь предстоит написать эту бумагу «в полевых условиях».
Вот простая схема, придерживаясь которой, вы сможете составить бумагу:
- Вводная часть - название документа, номер и дата подписания;
- Основная часть - перечисление событий, описание оборудования;
- Завершающая часть - реквизиты и подписи сторон
Если вы часто имеете дело с разным оснащением и мастерами, рекомендуем сохранить для себя универсальный шаблон или скачать бланк акта установки оборудования.
Бланк акта установки оборудования
Как правильно заполнить
Заполнять лист акта установки оборудования начинают с названия. Здесь вы можете сразу добавить номер основного договора: «акт установки оборудования по договору №ХХХ от ДД.ММ.ГГ.»
Договор акта установки оборудования - главный документ, без которого сам документ не имеет смысла. Если номера договора нет в названии, то обязательно сослаться на него в основной части документа.
Начать основную часть можно с обозначения сторон: прописать название фирмы-заказчика, и кто выступает ее представителем (если последний действует по доверенности, нужно написать ее номер и дату получения). То же самое - про исполнителя.
Далее, в форме списка или таблицы перечисляются выполненные работы, описывается оснащение, указывается стоимость. Как правило, малобюджетные проекты не требуют детальной фиксации всей информации (например, заводского номера устанавливаемой техники), поэтому список вполне подойдет.
Не рекомендуем сразу включать в шаблон формулировки типа: «работы выполнены в полном соответствии с договором». Лучше выделите специальный пункт и оставьте там место для рукописного заполнения на случай, если процесс пойдет не по плану, и вам придется корректировать стоимость договора. Начать его можно словами: «Стороны согласны, что работы по договору №ХХХ», а далее оставьте место, чтобы написать «выполнены в полном объеме», «выполнены частично», либо «не выполнены». Или просто добавьте все эти формулировки, а нужную подчеркните.
Также отдельным пунктом опишите условия перечисления оплаты: сумму, срок и счет (при необходимости).
Образец акта установки оборудования
Предлагаем вам скачать и держать при себе заполненный пример акта установки оборудования, а также ознакомиться с ним заранее.
На что обратить внимание
Не забывайте указывать стоимость работ с учетом НДС и без него.
Обратите внимание, что подписывать акт должны именно те представители заказчика и исполнителя, которые были обозначены во введении.
И, конечно, обязательно проверьте все установленное оборудование на работоспособность, прежде чем подписывать бумагу. Когда подписи будут поставлены, вы уже не сможете предъявить установщику претензии по качеству.
Организация может владеть определенными материальными ценностями, в число которых входит не только оборудование или транспорт, но и запасные детали для техники. В какой-то момент может потребоваться использовать их, и этот факт должен быть задокументирован. Чтобы оформить информацию надлежащим образом, можно использовать образец акта установки материальных ценностей, вписав туда все необходимые сведения.
Установка запчастей
Если возникает необходимость в ремонте и установке запасных частей, то организация может выполнить требуемые работы своими силами, если в штате имеются соответствующие специалисты, либо с привлечением посторонних работников и заключением с ними договора на оказания необходимых услуг. При этом документ будет считаться основанием для дальнейшего списания запчастей, которые использовались, а также послужит подтверждением последующего выполнения работ по установке деталей.
Не всегда у организации есть детали для ремонта, тогда перед проведением работ необходимо сначала приобрести запчасти и оформить их как материальные ценности, принадлежащие компании, а уже после этого проводить замену с оформлением необходимого акта об установке.
У частных компаний нет ограничений по использованию бланков. Детали могут быть внесены в список на основании накладных или полученных приходных ордеров, также организация при наличии такой потребности может разработать какие-то оригинальные бланки для такой цели. Использование унифицированных форм по закону не является обязательным, однако в любом бланке непременно должны содержаться действующие реквизиты компании. Запчасти после приобретения оформляются на складе и вносятся в документы, используемые для учета, либо при необходимости направляются непосредственно в подразделение компании, которое нуждается в этих деталях.
Для тех организаций, которые являются учреждениями, существуют методические указания и формы на подобный случай. Для поступивших запчастей и их оформления используется соответствующий приходный ордер и специальная утвержденная форма. Учет ведется в соответствующей книге или карточках материальных ценностей, а выдача подразделениям производится при оформлении соответствующей накладной, с заполнением ведомости.
После установки запчастей комиссия принимает соответствующее решение о списании использованных ценностей, а также составляет специальный акт, подтверждающий это. Документ подписывается руководителем и отправляется в бухгалтерию. В учреждениях для списания используется утвержденная форма.
Что должно быть в акте
Организации могут сами разрабатывать и утверждать форму такого документа, при этом включив в него некоторые обязательные пункты, касающиеся информации как об используемых запчастях, так и об устройствах или транспорте, подлежащем ремонту с заменой деталей:
- Название документа и дата его составления.
- Название организации.
- Сведения об устройстве или транспорте, для которого предназначаются запчасти. Это может быть марка, номер и другие важные характеристики.
- Данные об используемых запчастях – название, номер, марка и прочая информация, включая стоимость и срок службы.
- Сведения о конкретных лицах, составивших документ, а также подписи этих лиц. Обычно указываются данные материально ответственного лица, представителя исполнителя и специалиста, который выполняет работы.
В правом верхнем углу бланка необходимо заранее оставить свободное место для подписи руководителя, который должен ознакомиться с актом и одобрить его. Далее вы можете ознакомиться с актом об установке материальных ценностей на предприятии.
Этап установки и подготовки оборудования к эксплуатации завершается подписанием акта монтажа оборудования. В этом документе специальной комиссией фиксируются сведения об окончании работ, осуществленных согласно договору и проектной документации.
Исполнительная документация на монтаж оборудования
Установленное оборудование включается в состав основных средств предприятия. Особенностью монтажа таких объектов является то, что они требуют возведения их на фундаменты (другие конструкции), в т.ч. предназначенные для установки технических устройств определенного назначения. Такие объекты встраиваются в указанные части зданий и помещений и, как правило, сдаются заказчику в составе единого комплекса работ.
К подобному оборудованию, в частности, относятся:
- станки и устройства для мастерских;
- опытные установки;
- различные механизмы и приборы для лабораторий.
В отношении подобных объектов составляется документация, впоследствии хранящаяся на предприятии. Существуют специализированные унифицированные формы. К примеру, направление объекта на монтаж осуществляется по форме № ОС-15 , а принятие объекта к учету оформляется по форме № ОС-1 (№ ОС-1б). Предприятие вправе оформлять иные формы документации, утвержденные самостоятельно.
Применяется и иная документация, к которой относится рассматриваемый нами акт монтажа оборудования (образец документа можно скачать в конце статьи).
Ниже рассмотрим, как именно оформляется указанный формуляр и для чего он нужен.
Монтаж основных средств и его документальное сопровождение
На начальной стадии организации, осуществляющей проведение соответствующих монтажных работ, надлежит проверить выполнение предшествующих подготовительных процедур согласно проекту в отношении:
- фундаментов;
- опорных конструкций;
- помещений, тоннелей и каналов и т.д.
До начала работ необходимо проконтролировать:
- соответствие оборудования проектам;
- комплектность узлов и агрегатов;
- технические характеристики оборудования и его готовность к установке;
- наличие специального монтажно-сборочного инструмента (при необходимости).
Монтаж оборудования можно начинать после подписания актов готовности помещений и фундаментов к соответствующей установке. При установке необходимо правильно распределить очереди установки отдельных опорных конструкций, узлов и агрегатов с соблюдением всех требований к монтажу оборудования. Проведение работ включает в себя установку оборудования на фундаменты, подключение к сетям, панелям управления, приведение в проектное положение.
После окончания работ (или отдельных этапов работ) составляется специальный акт. Им фиксируется факт установки объекта с соблюдением всех необходимых требований. В нем указывают:
- наименование и номера оборудования;
- его количество и функционал;
- технические данные и другую необходимую информацию об установленных объектах;
- информацию о претензиях заказчика или отсутствии таковых.
Необходимо отразить в акте под монтаж оборудования и подписи сторон, а также реквизиты соответствующего договора и дату подписания. Документ оформляется в двух экземплярах.
Нередко приобретенное предприятием оборудование нуждается в монтаже. Факт установки, наладки оборудования необходимо оформить специальным документом, в котором зафиксировать все проведенные работы, завершение монтажа, готовность оборудования к эксплуатации.
Акт установки оборудования на фундамент
Некоторые виды оборудования нуждаются не только в монтаже, но и в установке на фундамент или иные специальные конструкции. То есть перед установкой оборудования требуется возведение специальных конструкций – фундаментов, стен и др.
На каждом этапе подготовки к монтажу оборудования и самого монтажа необходимо составлять подтверждающие проведенные работы акты, которые потом хранятся на предприятии. Некоторые формы актов имеют унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Так, акт о приеме-передаче оборудования в монтаж имеет унифицированную форму ОС-15 , а акт о выявленных в процессе монтажа дефектах унифицированную форму ОС-16. Однако их использование не является обязательным – компания вправе решить самостоятельно, разработать собственные или использовать унифицированные формы.
За основу для разработки документов могут быть использованы унифицированные формы, дополненные необходимыми реквизитами. Формы, которые будут использоваться в работе, необходимо закрепить в учетной политике организации.
До начала монтажа самого оборудования, если предполагаются подготовительные работы в виде возведения или установки специальных конструкций, перегородок, фундамента – необходимо проверить их готовность. Сама установка оборудования состоит из закрепления на специальные конструкции, фундамент, подключение к электросетям, специальным панелям управления, полной подготовки к работе с оборудованием.
Оформление установки оборудования
После окончания всех работ составляется специальный акт установки оборудования (образец мы приведем в конце статьи). Акт будет являться подтверждением завершения работ, отсутствием претензий со стороны заказчика.
В акте целесообразно отразить следующую информацию:
- Дату составления акта (приема работ по установке оборудования);
- Состав комиссии, принимавшей работы по установке оборудования (с указанием должности, ФИО);
- Наименования, идентифицирующие данные оборудования (присвоенный заводской номер, номер маркировки и т.д.);
- Информацию об отсутствии ошибок, отклонений при установке;
- Даты начала и окончания работ по установке.
В акте также стоит зафиксировать, соответствует ли оборудование проектной документации, присутствуют ли в комплекте все необходимые детали, документы и т.д. Если оборудование не соответствует заявленным параметрам, имеются какие-либо отклонения, стоит это отразить в составленном документе.
Если в процессе установки оборудования будут выявлены какие-либо дефекты или несоответствия, целесообразно составить отдельный акт. Такой акт имеет унифицированную форму ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» .
Акт установки оборудования подписывают все члены комиссии, участвующие в приемке произведенных работ. Как правило, в комиссию, которая осуществляет приемку установленного оборудования, могут входить представитель компании-заказчика, представитель исполнителя (если услуги по монтажу оказывала сторонняя компания - подрядчик), представитель строительной компании (если перед установкой осуществлялись возведение фундамента, специальных конструкций). Скачать пример акта по установке оборудования вы можете ниже.
