3.3. Материальные расходы и расходы на оплату труда индивидуального предпринимателя, применяющего общий режим налогообложения Что относится к материальным расходам, и каков порядок их учета, оговорено разделом IV Порядка учета.Наряду с сырьем, материалами,

В помещении, где сидят сотрудники, есть уголок для ожидания клиентов. Там стоит кулер, кофеварка, чайник. Закупаем за счет организации воду, чай, кофе, сахар, гигиенические товары для туалета. Пользуются этим и клиенты, и сотрудники. Отследить, кто сколько выпил невозможно. Подскажите, как вести Б/У и Н/У этой ситуации.

Расходы на воду и гигиенические товары для туалетных комнат учитывается :

Бухгалтерский учет: Дт 10 Кт 60- поступили хозяйственные принадлежности и вода; Дт 19 Кт 60 – НДС по поступлению; Дт 68 КТ 19 – НДС принят к вычету; Дт 26 Кт 10 – вода, гигиенические материалы отпущены со склада.

Налоговый учет: расходы на гигиенические принадлежности и воду организация вправе учесть в целях налога на прибыль в качестве расходов для обеспечения нормальных условий труда.

Расходы на чай, кофе, сахар и прочее питание учитывается :

Бухгалтерский учет: Дт 10 КТ 60 поступили продукты питания; Дт 19 КТ 60 НДС по продуктам; Дт 91 Кт 19 НДС по данным продуктам учтен в составе расходов не принимаемых для целей налога на прибыль; Дт 26 (91) Кт 10 продукты питания отпущены со склада.

Налоговый учет: Данные расходы организация не вправе учесть для целей налога на прибыль. Входной НДС по данным расходам принять к вычету нет оснований, т.к. продукты используются в операциях, не облагаемых НДС (Письмо Минфина России от 13.12.2012 №03-07-07/133). НДФЛ и взносы не начисляются, так как невозможно персонифицировать сумму дохода в виде питания (Письмо Минфина России от 30.01.20136 №03-04-06/6-29, Письмо Минтруда России от 24.05. 2013 г. № 14-1-1061).

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание, предоставленное сотруднику по инициативе организации

Если персонифицированный учет вести невозможно (например, если организация приобретает питьевую воду, чай или кофе для сотрудников и возможность учета индивидуального потребления отсутствует), оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, нельзя. Следовательно, облагаемый НДФЛ доход не возникает (письма Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-04-06/6-29 , от 30 августа 2012 г. № 03-04-06/6-262 , от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107).

Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником (шведский стол, проведение корпоративных мероприятий), то со стоимости бесплатного питания начислять страховые взносы не нужно. Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения гражданам по трудовым (гражданско-правовым) договорам, то есть адресные выплаты конкретным сотрудникам. Это следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждена пунктом 4 письма Минтруда России от 24 мая 2013 г. № 14-1-1061 и арбитражной практикой (см. определение ВАС РФ от 9 сентября 2013 г. № 11907/13 , постановление ФАС Поволжского округа от 29 апреля 2013 г. № А12-19716/2012).

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

• затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами. См. Фрагмент коллективного договора, предусматривающего бесплатное питание ;
• организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение туалетных принадлежностей (бумажные полотенца, освежители воздуха, мыло и т. п.)

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение туалетных принадлежностей

В мае ООО «Альфа» приобрело для нужд офисного помещения туалетные принадлежности:
– туалетную бумагу – 100 рулонов за 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.);
– бумажные полотенца – 100 пачек за 11 800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.);
– мыло жидкое с дозатором – 100 флаконов за 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.);
– освежитель воздуха – 50 баллонов за 2950 руб. (в т. ч. НДС – 450 руб.).

Общая стоимость приобретенных туалетных принадлежностей составила 19 470 руб. (в т. ч. НДС – 2970 руб.).

В июне для нужд офисного помещения было затребовано со склада туалетных принадлежностей на общую сумму 1650 руб.:
– 10 рулонов туалетной бумаги на сумму 100 руб. (10 руб. ? 10 рул.);
– 10 пачек бумажных полотенец на сумму 1000 руб. (100 руб. ? 10 пач.);
– 10 флаконов жидкого мыла на сумму 300 руб. (30 руб. ? 10 шт.);
– 5 баллонов освежителя воздуха – на сумму 250 руб. (50 руб. ? 5 балл.).

Передачу хозяйственных принадлежностей со склада оформили накладной по форме № М-11 .

По итогам месяца количество фактически использованных хозяйственных принадлежностей зафиксировали в акте .

В бухучете сделаны следующие проводки.

Дебет 10-9 Кредит 60
– 16 500 руб. (19 470 руб. – 2970 руб.) – оприходованы хозяйственные принадлежности;

Дебет 19 Кредит 60
– 2970 руб. – отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 2970 руб. – принят НДС к вычету;

Дебет 60 Кредит 51
– 19 470 руб. – оплачены хозяйственные принадлежности поставщику.

Июнь – на дату составления накладной по форме № М-11:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1650 руб. – списаны переданные со склада хозяйственные принадлежности.

При расчете налога на прибыль в июне бухгалтер включил в состав материальных расходов стоимость списанных туалетных принадлежностей на сумму 1650 руб.

2.Как учесть расходы на кулер и питьевую воду при расчете налога на прибыль

Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. ,

Подотчетными лицами своевременно были представлены авансовые отчеты. Согласно авансовому отчету Гордеева Д.Н. хозяйственных материалов было приобретено на сумму 4700 руб. Согласно приложенным к авансовому отчету Чернецова Д.Н. документам произведенные фактические затраты составили: — суточные — 500 руб.; — билеты по проезду на железнодорожном транспорте — 6500 руб.; — проживание в гостинице — 1400 руб. Остатки неизрасходованных подотчетных сумм внесены в кассу учреждения. Отражение данных в бухгалтерском учете представлено в табл. 9. Таблица 9 Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. Выданы из кассы денежные средства Петрову С.С.

Что относится к хозяйственным расходам

Внимание

Вернуться назад на Хозяйственный учетДля обеспечения оперативной деятельности предприятий подотчетными лицами могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы. С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно — операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно-материальных ценностей на рынках, у населения, а также у других юридических лиц.

Учет расходов на хозяйственные и канцелярские товары

Общий размер этих затрат, как правило, не превышает 30-35 % от всей суммы административно-хозяйственных расходов. По административно-хозяйственным расходам составляют сводную смету по форме 28-ТП, итоги которой вносят в первый раздел сводной сметы накладных расходов по соответствующим производственным подразделениям. Незначительная часть условно-постоянных затрат (обслуживание скважин, производственно-хозяйственные расходы и др.) обусловлена деятельностью предприятия. Счет 26 Общехозяйственные расходы предназначен для обобщения информации об управленческих и хозяйственных расходах, не связанных непосредственно с производственным процессом.

Расходы на хозяйственные нужды: даешь работнику нормальные условия труда!?

В учете бухгалтер делает следующие проводки. 3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит КИФ.2.201.04.610 — 2000 руб. — выданы деньги под отчет Ивановой. 5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит КРБ.2.208.22.660 — 2000 руб. — получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу. Пример 5. В случае если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пенсии, пособия социальной помощи населению, то на их сумму делается проводка: Дебет КРБ.0.302.00.830 Кредит КРБ.0.208.00.660 Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость делается такая проводка: Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660 Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, отражаются без НДС.

18.2. хозяйственные расходы

Важно

Например, стоимость полученных канцтоваров списывается в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника. А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учитывается в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации. Пример 6. При налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо, в бухучете отражается следующим образом: 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Ивановой Е.В.

Хозяйственные расходы

Однако по расходам, которые нормируются при расчете налога на прибыль (например, командировочным и представительским расходам), зачесть можно не весь «входной» НДС. О том, как в таком случае рассчитать сумму налога, которую можно принять к вычету, подробнее см. Как принять к вычету НДС по нормируемым расходам. Пример 8.

Инфо

Включение НДС в стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо: 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности сотруднику Кондратьеву А.С. выдано 25 000 руб. на покупку принтера. 5 апреля сотрудник приобрел принтер за 24 000 руб. (включая НДС — 3661 руб.), а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. — 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудника и бухгалтер принял принтер к учету. Организация планирует использовать принтер в деятельности, не облагаемой НДС.

К административно-хозяйственным расходам относятся основная и дополнительная заработная плата руководящих работников, младшего обслуживающего персонала отчисления на социальное страхование, командировочные расходы подъемные и другие расходы, связанные с перемещением работников в другие районы почтово-телеграфные, канцелярские расходы затраты на содержание легкового транспорта, зданий и т. д. Особое внимание уделяется типизации и индустриальным методам в строительстве учебных заведений. Благодаря этому резко сокращаются расходы на строительство. Большие резервы эффективности существуют в использовании средств, направляемых на содержание учебного заведения (затраты на капитальный и текущий ремонт, хозяйственные расходы).

Что относится к хозяйственным расходам в бухгалтерском учете

Рассмотрим ситуации по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы. Пример 1. Гордеев Д.Н. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения. Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальных активов». В учете будут сделаны следующие записи (табл. 8): Таблица 8 Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
В состав накладных расходов входят административно-хозяйственные расходы, расходы по обслуживанию работников строительства, на организацию и производство работ на строительных площадках и прочие накладные расходы. Их определяют в процентом отношении от прямых затрат или основной заработной платы. Различают средние, предельные и единые предельные нормы накладных расходов. Средние нормы при определении сметной стоимости строительства не применяют. Они являются основой для расчета предельных норм. Предельные нормы расходов на общестроительные работы разрабатывают по методическим указаниям Госстроя СССР и дифференцируют по министерствам, ведомствам и главным управлениям (объединениям).
Основная и дополнительная заработная плата административно-управленческого и производственно-технического персонала (буровые мастера, ИТР цехов и участков бурения, прокатных баз и подсобно-вспомогательных цехов) расходы на служебные командировки и перемещения возмещение командировочных расходов- оплата проездных, суточных и квартирных содержание легкового транспорта и разъезды - амортизация и текущий ремонт легковых автомашин, горючее для них подъемные при перемещениях- единовременные пособия, стоимость проезда и провоза багажа, выплачиваемые работникам и членам их семей при переводе их на работу, связанную с переменой места жительства, и т. п.

Расходы на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды

Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операции, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П).

Обратите внимание : с 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи подотчетных сумм. Теперь для того, чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц больше не нужно.

Заявление, например, можно выглядеть так:

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей. по одному договору с одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды

Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформите расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50-1

Выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

Списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

Дебет 25 (26) Кредит 71

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

Дебет 44 Кредит 71

Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), сделайте в учете запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

Затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 50-1 Кредит 71

Оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

Отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 73 Кредит 94

Отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Дебет 70 Кредит 73

Удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.

Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц (ст. 209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взносы необходимо начислить, так как доход получен сотрудником в рамках трудовых отношений.

Под такими расходами обычно понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы.

Следовательно, работник, получивший деньги, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами (не более 60 000 рублей по одной сделке).

Выдачу работнику денег под отчет из кассы отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

Выданы сотруднику денежные средства под отчет.

Если расходы подотчетника носят производственный характер, то все затраты отразите по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов учета расходов или ценностей, которые он купил.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте в учете запись:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

Списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если деньги выдаются для оплаты расходов, связанных с управленческой деятельностью фирмы, сделайте запись:

Дебет 25 (26) Кредит 71

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, затраты на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.), в учете сделайте запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

Учтены в составе внереализационных расходов затраты подотчетного лица непроизводственного характера.

Такой же проводкой отразите расходы подотчетного лица, которые связаны с получением фирмой прочих доходов (например, сотрудник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отразите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

Учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

НДС принят к вычету.

Эти проводки можно сделать, если подотчетник помимо документов, подтверждающих его расходы, принес и счет-фактуру продавца. В противном случае НДС принимать к вычету нельзя.

Также не принимают к вычету сумму НДС по расходам непроизводственного характера. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

Списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если сотрудник вернул неизрасходованные суммы в кассу фирмы, сделайте запись:

Дебет 50 Кредит 71

Оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Если сотрудник израсходовал сумму большую, чем ему было выдано из кассы, то ему необходимо возместить перерасход. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50

Возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

В строке 625 "Прочие кредиторы" баланса укажите сумму денежных средств, израсходованную подотчетным лицом сверх выданного ему аванса и не компенсированную работнику фирмой до 31 декабря 2005 года.

Пример

Ситуация 1

Стоимость материалов - 9440 руб. (в том числе НДС - 1440 руб.).

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 10 Кредит 71

8000 руб. (9440 - 1440) - оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 71

1440 руб. - учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1440 руб. - принят к вычету НДС по материалам.

Подотчетные средства в сумме 2440 руб. (7000 - 9440), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Ситуация 2

Петров оплатил расходы на заправку картриджей к принтерам. Расходы Петрова составили 10 620 руб. (в том числе НДС - 1620 руб.).

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

7000 руб. - выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

9000 руб. (10 620 - 1620) - отражены расходы на заправку картриджей;

Дебет 19 Кредит 71

1620 руб. - учтен НДС по услугам (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1620 руб. - принят к вычету НДС по услугам, связанным с заправкой картриджей.

Подотчетные средства в сумме 3620 руб. (7000 - 10 620), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Ситуация 3

Петров оплатил услуги спортивно-оздоровительного комплекса, связанные с организацией отдыха сотрудников "Пассива". Расходы Петрова составили 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.).

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

7000 руб. - выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 91-2 Кредит 71

10 000 руб. (11 800 - 1800) - отражены расходы на организацию отдыха сотрудников "Пассива";

Дебет 19 Кредит 71

1800 руб. - учтен НДС по услугам, связанным с организацией отдыха сотрудников "Пассива" (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 91-2 Кредит 19

1800 руб. - списан НДС по услугам, связанным с организацией отдыха.

Подотчетные средства в сумме 4800 руб. (7000 - 11 800), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Если сотрудник не представил авансовый отчет и не вернул в установленные сроки деньги в кассу фирмы, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

Отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В такой ситуации сумму долга нужно отразить по строке 240 баланса (при условии, что она не была взыскана с работника по состоянию на 31 декабря 2005 года).

В дальнейшем сумма невозвращенных средств может быть удержана из зарплаты подотчетника. Эту операцию отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 94

Удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты сотрудника.

В балансе удержанную сумму не отражают.

Если по решению руководителя долг подотчетного лица будет списан за счет средств фирмы, включите эту сумму в доход работника (ст. 209 НК РФ). Удержите с работника налог на доходы физических лиц.

Если сумма списанного долга учитывается при налогообложении прибыли, начислите с нее единый социальный налог, взнос на обязательное пенсионное страхование и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Если нет, начислите лишь взнос "по травме".

Операцию по списанию долга отразите такой проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 94

Списана сумма невозвращенных подотчетных средств.