Каждой организации для принятия своевременных и правильных управленческих решений необходима оперативная информация о наличии товара на складах, о его себестоимости, о продажах. Торговые организации работают с большим числом номенклатуры и контрагентов, а это требует хорошей настройки аналитического учета и быстрого получения требуемой информации по его данным. В статье рассматриваются основные приемы работы со стандартными отчетами в типовом решении «1С:Управление торговлей 8» (редакция 11), построенными на основе системы компоновки данных и даются полезные практические рекомендации, которые пригодятся и начинающим пользователям, и тем, кто перешел на новую редакцию с предыдущих редакций.
Например, возьмем отчет
- Анализ доступности товаров;
Настройка .
В колонке Вид сравнения Номенклатура
- Равно
- Не равно
- В списке
- Не в списке
- В группе Номенклатура ;
- Не в группе Номенклатура ;
- В группе из списка Номенклатура ;
- Не в группе из списка Номенклатура .
Значение
"Быстрые отборы"
По мере развития платформы «1С:Предприятие 8» и появления новой версии 8.2, отчеты в системах становятся все гибче, и пользователи имеют все больше возможностей настраивать их под свои требования, не прибегая к помощи программистов.
Новые возможности, предоставляемые системой компоновки данных (СКД), как никогда ранее позволяют ощутить преимущества возможностей «1С:Предприятия 8» при построении отчетов. И, несмотря на то, что интерфейс отчетов претерпел значительные изменения (по сравнению с редакцией 10.3 конфигурации «Управление торговлей», далее - УТ), настройки отчетов по-прежнему доступны рядовому пользователю. Рассмотрим некоторые основные приемы работы с ними.
Первое, на что можно обратить внимание - это быстрые отборы. Они позволяют вывести в отчет данные по определенным значениям полей отчета согласно пожеланиям пользователя.
Например, возьмем отчет Анализ доступности товаров в УТ . Сразу отметим, что вся демонстрация возможностей отчетов в УТ 11 будет проходить на примере двух отчетов:
- Анализ доступности товаров;
- Выручка и себестоимость продаж.
Отбор по некоторым полям можно сделать как непосредственно в форме отчета, так и по кнопке Настройка .
В колонке Вид сравнения пользователь может выбрать различные условия сравнения. Например, для поля Номенклатура можно выбрать следующие виды сравнения:
- Равно - отчет будет строиться только по выбранной номенклатурной позиции;
- Не равно - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранной позиции;
- В списке - отчет будет строиться по списку номенклатурных позиций;
- Не в списке - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранных позиций;
- В группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, находящейся в выбранной папке справочника Номенклатура ;
- Не в группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме позиций, находящихся в выбранной папке справочника Номенклатура ;
- В группе из списка - аналогичен сравнению В списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура ;
- Не в группе из списка - аналогичен сравнению Не в списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура .
Флажок (галочка) слева от поля отбора показывает, что отбор по этому полю «включен», т. е. принимается отчетом во внимание.
Поля со снятой галочкой не принимаются во внимание даже, если вы выбрали определенные значения этих полей.
В зависимости от выбранного вида сравнения в колонке Значение указывается конкретный элемент или папка (группа) справочника, либо список элементов или папок.
«Быстрые отборы» доступны во всех решениях на платформе «1С:Предприятие 8».
Пример простого изменения настроек отчета
Для просмотра/изменения настроек отчета необходимо зайти в меню Все действия - Изменить вариант .
Перед нами открывается окно настроек для выбранного варианта отчета.
В верхней части окна отображается структура отчета. По сути - это наглядное отображение группировок строк и колонок отчета, т. е. в каком порядке будут выводиться данные по аналитике в отчете в строках и в колонках.
В нижней части окна выводятся относящиеся к отчету в целом (в случае если в структуре отчета выделен верхний уровень Отчет ), либо к определенной группировке строк или колонок отчета (если выделена группировка уровнем ниже) настройки вывода информации и оформления полей.
Пример 1
Шаг 1. Нам необходимо убрать группировку по характеристике номенклатуры, оставив только группировку по номенклатуре. Для этого в верхней части окна настроек отчета щелкнем мышкой по полю Номенклатура, Характеристика . В нижней части окна перейдем на вкладку Группировки .
Выделим поле Характеристика и щелкнем по кнопке Удалить командной панели.
Подтвердим внесение изменений в настройки отчета, щелкнув по кнопке Завершить редактирование в нижнем левом углу экрана.
Шаг 2. После удаления характеристики нашей задачей, по условиям примера, будет добавление ценовой группы. По смыслу эта группировка должна идти уровнем ниже, чем группировка по складу, но уровнем выше, чем группировка по номенклатуре. Поэтому, в структуре отчета выделим группировку Склад .
Щелкнув по ней правой кнопкой мышки, в контекстном меню выберем команду Новая группировка .
В открывшемся окне редактирования поля группировки выберем Номенклатура.Ценовая группа .
Щелкнув по кнопке ОК , мы увидим, что в отчет добавилась новая группировка, подчиненная группировке Склад .
Теперь выделим группировку по номенклатуре и, не отпуская правую кнопку мыши, перетащим ее внутрь (т. е. ниже) группировки по ценовой группе. У нас получится структура, представленная на рисунке 1. Результат настройки отчета представлен на рисунке 2.
Рис. 1. Получившаяся структура отчета
Рис. 2. Результат настройки отчета
Работа с пользовательскими полями
Давайте теперь немного подробнее рассмотрим новые возможности настройки отчетов в программе «1С:Управление торговлей 8».
В форме редактирования структуры и настроек нашего отчета обратим внимания на закладку Пользовательские поля .
До этого мы добавляли в отчет поля, список которых был заранее задан разработчиком. При помощи этой закладки мы можем создавать собственные необходимые нам поля - Поле-выбор или Поле-выражение .
Пример 2
|
Настроим под себя отчет «История продаж» (вариант отчета «Выручка и себестоимость продаж»). Выведем данные по продажам в разрезе партнеров и номенклатуры. Предположим, что наша компания занимается продажей товаров в Москве и в регионах. Таким образом, каждый клиент в информационной базе принадлежит к определенному географическому региону (реквизит «Бизнес-регион» справочника «Партнеры»). Мы можем без труда сгруппировать данные по продажам в отчете по регионам, но что делать, если нас интересует более укрупненная статистка, в частности, ответ на вопрос «Сколько было продано товаров в Москве, а сколько во всех остальных регионах вместе взятых»? В этом случае как раз и пригодятся «пользовательские поля». |
Шаг 1. Откроем отчет. Перейдем в форму настройки структуры отчета (Все действия -> Изменить вариант ). Удалим по очереди все ранее созданные в отчете группировки - для этого выделим каждую из них и щелкнем по кнопке Удалить командной панели, либо воспользуемся клавишей DEL.
Так же, как в предыдущем примере, добавим в отчет группировку по партнеру, а затем по номенклатуре. Мы уже умеем это делать, поэтому много времени не потребуется.
Шаг 2. Создадим новое пользовательское поле. Откроем закладку Пользовательские поля и выполним команду Добавить -> Новое поле-выбор .
Присвоим имя нашему новому полю - Регион обобщенно .
Щелкнем по кнопке Добавить . В новой строке щелкнем по кнопке в колонке Отбор . В появившейся форме редактирования отбора добавим отбор по полю Партнер.Бизнес регион . Выберем вид сравнения Равно , значение - Москва .
Щелкнем по кнопке ОК , после чего вернемся в окно редактирования пользовательского поля. Далее необходимо щелкнуть по кнопке в колонке Значение и в появившемся списке выбора типа данных выбрать Строка и в качестве значения написать Москва .
Повторим операцию. Добавим еще одну строку в таблицу. На этот раз для отбора по полю Партнер.Бизнес регион выберем вид сравнения Не равно .
Вернувшись в окно редактирования пользовательского поля, в колонке Значение напишем Остальные регионы (см. рис. 3).
Рис. 3. Редактирование пользовательского поля
Щелкнем по кнопке ОК . Наше новое поле готово.
Шаг 3. Добавим наше новое поле в структуру отчета. Выделив мышкой верхний уровень Отчет в структуре , добавим новую группировку. В реквизите Поле выберем Регион обобщенно .
Перетащим мышкой группировку по партнеру и подчиненную ей группировку по номенклатуре внутрь только что созданной.
Сформируем отчет и посмотрим на результат (представлен на рис. 4).
Рис. 4. Результат формирования отчета
Отбор и сортировка
Вернемся к окну редактирования структуры и настроек отчета и обратим внимание на закладки Отбор и Сортировка .
Если в структуре отчета выделен корневой элемент (Отчет ), то настройки, выполненные на этих закладках, будут относиться ко всему отчету в целом. Если же выделена какая-то группировка отчета, то настройки будут касаться только ее.
Пример 3
В результате в отчет История продаж попадут только те реализации, где в качестве менеджера указан Иванов Иван Федорович .
Пример 4
Сохраняем сделанные изменения
При изменении структуры отчета его всегда можно сохранить при помощи команды Все действия -> Сохранить вариант .
В форме сохранения варианта при помощи переключателя можно выбрать Сохранить в существующий вариант отчета (вместо одного из уже имеющихся вариантов), либо Сохранить новый вариант отчета .
Справочник предназначен для создания новых отчетов. Создание и изменение общей настройки отчетов доступно пользователям с ролью "Администрирование дополнительных форм и обработок". Также таким пользователям доступен обмен отчетами: выгрузка и загрузка отчетов.
Настройка структуры и формирование отчета
Действия со сформированным отчетом
Варианты отчета
| Настройка структуры и формирование отчета |
Для формирования отчета следует нажать кнопку "Сформировать". Если были изменены какие-либо настройки, то отчет необходимо сформировать заново.
Основные настройки находятся на панели пользователя, которая расположена в правой части окна отчета. Состав настроек можно выбрать в форме настройки параметров панели настроек (кнопка "Настройка варианта отчета – Панель пользователя") из следующего списка:
- Период
- Прогноз
- Аналитические отборы
- Ограничение на количество записей
- Порог существенности
- Индикаторы (тренд, состояние)
- ABC - Классификация
- Скрытие нулевых строк и колонок
- Параметры
- Показатели
- Отбор
- Сортировка
Установленные на панели пользователя настройки автоматически сохраняются для текущего варианта отчета текущего пользователя.
Детальная настройка отчета выполняется в форме настройки структуры отчета (кнопка "Настройка варианта отчета – Настройка структуры").
Можно создавать и сохранять разные варианты настроек отчета для пользователя.
Аналитические отборы
Первые N (N%) записей. Выводится первые N записей (N процентов записей) записей отчета, отсортированные по убыванию выбранного показателя.
Отбор по значению индикаторов состояния или тренда. Обеспечивается выбор экземпляра индикатора и отбор по его значению.
Установленный флажок "Скрыть нулевые строки и колонки" скрывает нулевые строки и колонки в выводимом отчете.
Примечание: аналитические отборы доступны, если отчет содержит только один источник данных на верхнем уровне наборов данных.
| Действия со сформированным отчетом |
сформировать первый отчет
по кнопке "Действия со сформированным отчетом" выбрать пункт "Сохранить сформированный отчет для сравнения"
сформировать второй отчет и по этой же кнопке выбрать пункт "Сравнить сформированный отчет с сохраненным". В отдельном окне будут показаны оба отчета с выделенными различиями
Печать отчета сразу на принтер, без предварительного просмотра и дополнительных настроек параметров печати (кнопка "Печать" командной панели).
Сравнение двух отчетов (например, отчетов с одинаковыми настройками, но за разные периоды, или сравнение с отчетом, сформированным ранее в другом сеансе работы с программой). Для этого необходимо:
| Варианты отчета |
Имеется возможность создавать и сохранять варианты отчетов с разными настройками. Для этого после выполнения всех необходимых настроек следует нажать кнопку "Сохранить вариант отчета" и выбрать одно из действий:
указывается наименование отчета
выполняется его краткое описание (при необходимости для удобства пользователей)
определяется состав других пользователей, для которых будет отображаться этот варианта отчета, а также их право на его изменение с сохранением (пункт "Изменить" контекстного меню текущей строки)
Все сохраненные варианты, доступные текущему пользователю, будут отображаться вверху формы отчета в панели вариантов. Текущая (выбранная) кнопка варианта отчета имеет контекстное меню, совпадающее с действиями кнопки "Настройка варианта отчета".
Для удаления варианта отчета следует нажать кнопку "Открыть список вариантов отчетов" в командной панели, выделить курсором нужную строку и выбрать пункт "Удалить" контекстного меню.
Программа 1С позволяет не только создавать первичные бухгалтерские документы, но и формировать на их основании различные отчеты в автоматическом режиме. Это могут быть как регламентированные отчеты для предоставления в органы налоговой службы, так и отчеты внутреннего пользования для анализа результатов хозяйственной деятельности предприятия.
Все шаблоны отчетных форм 1С находятся в журнале “Отчеты”. В нем же сохраняются списки сформированных регламентированных отчетов. Отчеты для внутреннего пользования, например, оборотно-сальдовые ведомости, анализ счетов, карточки субконто и анализ оборотов между субконто не сохраняются автоматически и не фиксируются в журнале сформированных отчетов. Но программа 1С предусматривает возможность их распечатки или сохранения в формате Excel. Основным внутренним отчетом, необходимым для анализа деятельности предприятия и оценки его финансового состояния, является оборотно-сальдовая ведомость. В журнале “Отчеты” выбираем пункт “Оборотно-сальдовая ведомость”, открываем ее шаблон. Заполняем начальную и конечную дату отчета и нажимаем кнопку “Сформировать отчет”. При необходимости можно распечатать полученную форму, воспользовавшись кнопкой “Печать”. Для более подробного анализа можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость отдельных счетов. Из меню “Отчеты” выбираем позицию “Оборотно-сальдовая ведомость по счету”. В открывшейся форме заполняем желаемый период отчета, номер и наименование бухгалтерского счета и нажимаем кнопку “Сформировать отчет”. Для автоматического заполнения главной книги предприятия в меню “Отчеты” активируем шаблон “Главная книга”, в закладке “Настройки” задаем требуемый период, а также способ представления данных. Сохраняем настройки кнопкой “Ок”. Возвращаемся в шаблон и нажимаем кнопку “Сформировать”. При необходимости распечатываем при помощи кнопки “Печать”. Для создания регламентированных отчетов воспользуемся соответствующей кнопкой из меню “Отчеты”. В открывшейся форме из списка выбираем необходимый отчет, в соответствующей строке вводим его период и нажимаем кнопку “Открыть”. Следует отметить, что успешно формировать отчеты для органов государственной налоговой службы возможно только при наличии лицензионной копии программы 1С, обновленной до актуального на данный момент состояния. В противном случае программа содержит устаревшие формы, которые не могут быть приняты налоговыми органами в качестве отчетных.Полностью автоматизированный процесс формирования и сохранения отчетов в программе 1С позволяет вести оперативный и эффективный учет хозяйственной деятельности предприятия, значительно уменьшая при этом временные и материальные затраты.
12.08.2014
Каждому лицу, ведущему учет в продукте 1С, спустя определенное время требуется выполнить анализ хозяйственной деятельности. Данная программа предполагает аналитику и статистику, реализованную посредством отчетов. Все отчеты делятся на блоки в соответствии с логической принадлежностью к данным, которые требуется получить. Исходя из конфигурации, наборы отчетов могут меняться, однако принцип работы с инструментом отчетов в продукте 1С остается единым.
Во всех конфигурациях отчеты 1С Предприятие 8.2 разделены по категориям и соответственно входят в:
Аналитику ТМЦ (по остаткам, запасам, движению)
Аналитику продаж (по валовой прибыли, продажам)
Бухгалтерию и финансы (по обязательствам НДС, оборотам денежных средств, бюджету)
Производственно-оперативные (по передаче, переработке)
Прежде чем начинать использование отчетной документации, следует собрать в базе документальную историю. В противном случае у программы не будет исходных данных для анализа. В зависимости от объема истории и информации в программе за период, определяется точность и ценность данных анализа. Чем больше данных в истории, тем точнее получится прогноз.
Однако информационная база и история являются не полным набором средств для дальнейшего получения информации. Для формирования отчетов в 1С 8.2, пользователю потребуются определенные навыки и умения, которые дадут ему возможность извлечь необходимые данные и представить их в виде, удобном для просмотра. Легкость информации для восприятия обуславливает простоту и удобство ее анализа. По этой причине пользователю следует знать для чего нужны основные инструменты настройки отчетности в программе и каким образом следует ими пользоваться.
В типовой отчет 1С входит поле, предоставляющее результат формирования отчета, а также поле настройки. Настройка делится на быструю и детальную. Формирование простых отчетов можно выполнять при помощи быстрой настройки, а сложные многоуровневые отчеты с фильтрами требуют использования расширенной настройки.
При настройке практически всех типов отчетов в программе пользователю может потребоваться применение:
- основной вкладки. Она включает дату, единицы измерения, показатели, параметры свойств и категорий, общие итоги, а также дополнительные поля;
- группировки. При помощи данного инструмента, пользователь может мгновенно просматривать информацию в развернутом и свернутом вариантах, преобразовывать информацию в удобный для просмотра вид;
- отборов. Позволяет осуществлять отбор данных в группе из предлагающегося списка. С отборами следует быть предельно внимательным, так как один отбор порой исключает другой. Отключить ненужный вам отбор можно, убрав флажок использования;
- дополнительных полей. Дополнительные поля требуются для вывода более детальных описательных данных об анализируемом объекте;
- сортировки. Осуществлять сортировку данных в отчете можно по каждой выведенной в отчет колонке. К наиболее распространенным методам сортировки относится сортировка по алфавитному порядку, наименованию, возрастанию и убыванию;
- сохранения настроек. Разработчики фирмы 1С позаботились о пользователях, вынужденных регулярно работать с отчетностью. Для экономии времени на настройку отчета, можно единожды выставить параметры, сохранить их и вызывать по мере необходимости.
Помимо встроенных стандартных вариантов отчета, 1С позволяет применять внешние отчеты, не сохраненные в базовой программной конфигурации. Данные отчеты могут быть написаны специалистами компании 1С по специальному заказу компаний, для успешной работы и управленческой аналитики которых недостаточно встроенного арсенала отчетов. Основным преимуществом внешних отчетов является возможность их изменения без непосредственного вмешательства в программу, другими словами, для этого не требуются изменения и обновления конфигураций. Подобная гибкость позволяет компаниям оперативно реагировать на потребности в изменениях информационной аналитики, а также пользоваться новыми отчетами без серьезных изменений в структуре программы.
В этой учебной статье мы с вами рассмотрим понятие отчетов 1С Бухгалтерии 8. При работе в программе в основном требуется вводить данные первичных документов , однако в конечном итоге владелец любого бизнеса захочет узнать, как же у него идут дела. Не стоит забывать и о различных контролирующих органах — налоговая инспекция, Пенсионный фонд и так далее, — которые также регулярно требуют отчетов. В случае с последними за не поданный вовремя отчет ещё и штраф получить можно.
Именно поэтому в программе 1С Бухгалтерия отчеты занимают особое место. И, безусловно, следует знать, как ими пользоваться. Мы с вами не будем здесь разбирать все виды отчетов, коих в 1С Бухгалтерии 8 существует огромное количество. Рассмотрим лишь основные виды отчетов и как работать с отчетами в 1С.
Виды отчетов 1С Бухгалтерии 8
Все отчеты в 1С Бухгалтерии можно поделить на две большие группы: регламентированные и внутренние.
Регламентированные отчеты предназначены для сдачи в налоговую и другие государственные органы. Вид каждого такого отчета установлен государством. К регламентированным отчетам в 1С Бухгалтерии относится Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Декларация по НДС и многие другие. Ниже на скриншоте приведён фрагмент окна программы, отображающей некоторые регламентированные отчеты.
Внутренние отчеты предназначены для ежедневного использования и никуда не сдаются. Это оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, шахматная ведомость и многие другие.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
В 1С Бухгалтерии 8.2 большая часть отчетов, в том числе и регламентированные, находятся в меню Отчеты . Остальная часть отчетов доступна на вкладке Панели функций Руководителю . В версии 1С Бухгалтерии 8.3 расположены в разделе Учет, налоги, отчетность . Ниже приведено содержание меню Отчеты в 1С Бухгалтерии 8.2.
Как работать с отчетами в 1С Бухгалтерии 8 - общие принципы
Начнем с внутренних отчетов. Рассмотрим как работать с отчетами в 1С на примере отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету (ОСВ по счету).
Внешний вид различных по назначению отчетов, а также одни и те же отчеты, но в 1С Бухгалтерии 8 могут несколько отличаться друг от друга, но общие принципы работы с ними не меняются.
Прежде всего стоит сказать, что все отчеты имеют настройки. Если вы не настроили отчет, то кнопку Сформировать отчет нажимать бесполезно, поскольку в результате получите неизвестно что . Это, кстати, одна из типичных ошибок пользователей при работе с программой.
Настройки отчета, если они еще не открыты, следует открыть нажатием кнопки Настройка в правом верхнем углу окна отчета. Настройки у разных отчетов разные, но смысл всегда один и тот же — указать 1С Бухгалтерии, что вы хотите получить. Кроме того, основные настройки отчета указываются прямо под строкой заголовка его окна. К таким настройкам относится, прежде всего, период, за который формируется отчет.
Про период стоит сказать особо. Не забывайте правильно указать дату начала и конца отчета! В противном случае можно получить не те данные . В некоторых случаях период можно не указывать (по ситуации), тогда эти поля остаются пустыми, что означает от минус бесконечности до плюс бесконечности, т.е. от начала базы и пока данные не закончатся .
В приведенном примере также требуется указать анализируемый счет . Без этого отчет вообще не сформируется. Поле Организация обычно заполняется автоматически. Если у вас несколько организаций в одной базе 1С Бухгалтерия, то выберите нужную фирму.
Все остальные настройки располагаются в столбце справа (в Бухгалтерии 8.2) или по кнопке Показать настройки в Бухгалтерии 8.3. Для версии 8.3 окно настроек выглядит немного по другому, но смысл тот же самый.
Для примера сформируем отчет для счета 71 (расчеты с подотчетниками). Результат приводился выше. В данный отчет попали все сотрудники, для которых по счету 71 за указанный период были найдены записи в базе 1С. Если требуется только один сотрудник, то можно наложить фильтр, как показано на рисунке ниже.
В данном случае в отчет вошёл только указанный сотрудник. Если требуется указать несколько значений (но не все ), то в фильтре вместо равно следует выбрать в списке .
Аналогичным образом настраиваются и другие отчеты. К примеру, в отчете Анализ субконто требуется указывать вид субконто и (опционально) его конкретные значения (с понятием субконто мы уже сталкивались ранее).
Настройки любого отчета можно сохранять и загружать, для чего есть две соответствующие кнопки на панели инструментов (для 1С Бухгалтерии 8.2 - справа вверху окна отчета; подчеркнуто зеленым на рисунке выше).
Важной особенностью любого отчета является возможность перейти из данного отчета в другой, более детальный. Для этого следует навести мышку на данные, о которых хотите получить больше информации, и если курсор преобразуется в линзу, то выполнить двойной щелчок. Конечной степенью детализации любого отчета являются первичные документы .
Особенность регламентированных отчетов
Основная особенность регламентированных отчетов заключается в том, что их имеет смысл формировать только тогда, когда вы исправили все допущенные в учете ошибки (если они были). В противном случае отчет будет заполнен неверными данными и сдавать его куда-либо не имеет смысла.
Также стоит отметить, что формы всех регламентированных отчетов открываются незаполненными . Чтобы заполнить отчет, следует нажать соответствующую кнопку. Образец для 1С Бухгалтерии 8.2 показан ниже на примере баланса.
Если вы хотите получить дополнительную информацию о какой-либо ячейке, то выделите её и нажмите кнопку Расшифровка .
