Забалансовые объекты. Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах

Бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью сделать запись для имущества, которое не является собственностью их предприятия. А ведь на балансовый счет можно вносить только ценности, на которые у организации имеются безусловные права. При этом случаи хранения или использования чего-то, на что у организации таких прав нет, нередки. В такие моменты и наступает время забалансового счета.

Что такое забалансовые счета

Забалансовый счет - это счет, на котором хранится информация, не входящая в отчетность. Они принадлежат к классу 0. Основное их предназначение - помогать бухгалтерам при ведении учета и при проверках. Считается, что если проводок по счетам вне баланса нет, то на предприятии это никак не отразится. Но это не всегда так. Ведь нигде не числящееся, но находящееся на территории предприятия имущество, может запросто быть отведено проверяющими в категорию излишков, а с этого уже надо платить налог.

История появления забалансового счета

Материальные (инвентарные) забалансовые счета впервые появились, потому что активы, находящиеся на балансе предприятия (благодаря особенностям юридической теории бухгалтерии), должны принадлежать этому предприятию. Но ситуации хранения или использования предприятием не принадлежащих ему активов встречаются в каждом втором случае. Право собственности на такие активы находится у собственника, а не у «охранника».

В связи с этим в середине XIX века кредиторы - в основном банкиры - настояли на введении такого способа учета для расчета ликвидности при взимании кредиторской задолженности. Для более простого понимания «своего» и «чужого», а также облегчения его подсчета было введено разделение. Собственное имущество находится на балансе, а остальное уходит за него.

До середины XX века по забалансовым счетам велась двойная запись, для чего искусственно создавался корреспондирующий счет. Однако сегодня такое не практикуется.

По сути, существование забалансового счета является пережитком юридической теории, который жив и сегодня. Как минимум - это понятно для первой и второй групп счетов.

Что такое забалансовый счет в бухгалтерии и когда он применяется

Чаще всего они могут пригодиться в ситуациях, когда в организации находится что-то, что ей не принадлежит. К примеру, товары, которые находятся на ответственном хранении. Организация может брать имущество на хранение и, конечно же, отдавать его обратно спустя какой-то отрезок времени. Право собственности на это имущество организация не получает. Однако зафиксировать факт нахождения его на складе все-таки стоит, по следующим причинам:

• в любом случае нужно точно знать, что за имущество и в каком количестве было принято, чтобы отдать то же и столько же и уберечься от возможных споров (особенно если возврат совершается частями);
• организация-подрядчик взяла материал, который обязуется переработать. Материал ей не принадлежит, но знать его количество, для предоставления отчета заказчику нужно. Такой материал будет храниться на забалансовом счете;
• при приеме товара на реализацию (комиссионный товар) организация будет продавать его с наценкой. Изначально у товара будет существовать залоговая стоимость, которую нужно будет вернуть. В ситуации кражи или порчи необходимо знать залоговую стоимость и количество, чтобы проще разрешить проблему.

Делая проводки по подобным счетам, нужно учесть следующее:

1. Указывать можно только одну сторону проводки. Например, дебет забалансового счета, кредит ничего или наоборот. Если используются оба, значит, и дебет и кредит должны принадлежать забалансовым счетам бухгалтерского учета.
2. Корреспонденция может вестись только внутри счета.

Законом бухгалтерам предлагается вести одиннадцать забалансовых счетов, имеющих трехзначный код. Помимо них, существуют еще 4 дополнительных. Хотя и они не покрывают ряд объектов. Поэтому разрешается создавать на предприятиях дополнительные, необходимые для конкретных случаев. Важно только прописать это в учетной политике организации.

Инструкция Министерства финансов РФ № 94 предполагает деление счетов на три группы:

1. Не принадлежащие организации материальные ценности.
2. Взятые обязательства.
3. Другое.

У предприятия должно быть одиннадцать забалансовых счетов

Интересно, что для некоторых типов субъектов экономики применяются другие внебалансовые счета. Например, в Плане счетов, определенном Приказом Министерства финансов РФ № 157н, для отдельных государственных учреждений указано 26 забалансовых счетов, которые могут быть использованы этими учреждениями по необходимости.

Использование бюджетными организациями

В бюджетных организациях учет ведется с помощью простой схемы, в которой отсутствует потребность в корреспонденции. Во время первичного учета товара, запись об этом делается в дебете счета. В момент списания - такая же запись в кредите. Для достоверности учета, бюджетным организациям также можно делать дополнительные счета и не забывать учитывать их при разработке учетной политики.

Списывание ценного имущества с забалансового счета

В момент, когда ценности становятся негодными, возвращаются либо сбываются, происходит списывание их с забалансового счета. Параллельно необходимо сделать соответствующую запись в журнал материальных ценностей.

В такой журнал должны вноситься данные по всему имуществу, хранящемуся на забалансовых счетах. Помимо даты ввода в эксплуатацию, цены, названия и инвентарного номера, туда также записывается Ф.И.О. ответственного лица. Когда ценность, по каким-то из вышеперечисленных причин выбывает, в журнале это фиксируется с датой выбытия. Использовать списанное имущество в личных целях организация права не имеет. Во время списания должен быть оформлен соответствующий акт.

Кроме арендованных ценностей, в забалансовый учет попадает также и малоценное имущество (например, спецодежда). Правила его учета не регулируются законодательно, потому бухгалтер разрабатывает их для себя самостоятельно (фиксируя нововведения в политике предприятия). Суммы с этих счетов в основной баланс не попадают.

• обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т.п.), условных прав и обязательств;
• контроля за отдельными хозяйственными операциями.

Необходимо иметь в виду, что для ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах не используется . Учет ведется по простой системе. Это означает, что поступление или увеличение какого-либо «забалансового» объекта отражается по дебету счету, а его уменьшение (выбытие) – по кредиту.

К примеру, при поступлении в организацию арендованных основных средств делается такая бухгалтерская запись в оценке, указанной в договоре аренды:

Дебет счета 001

Соответственно, при окончании срока аренды и возврате имущества арендодателю, арендованные основные средства списываются по кредиту этого же счета: Кредит счета 001.

Как уже говорилось ранее, План счетов содержит 99 счетов бухгалтерского учета. Но помимо основных счетов в нем можно также обнаружить и 11 забалансовых счетов. Что это за счета? Что учитывается на них и как выполняются проводки на забалансовых счетах? Разберемся с этими вопросами в данной статье.

Видео-урок “Учет на забалансовых счетах”

Видео-урок про ведение учета на забалансовых счетах организации, подробно описываются ключевые счета, разбираются проводки и типовые примеры. Ведет урок преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓

Забалансовые счета отражают дополнительную информацию об обязательствах предприятия и его товарно-материальных ценностей, которым не нашлось места на основных счетах. Как следует из названия, эти счета находятся «за балансом», то есть не отражаются в балансе предприятия, они не характеризуют финансовое положение организации, скорее они выделяют особенности её деятельности.

Как уже выше было сказано, в Плане счетов предусмотрено 11 забалансовых счетов, они обозначаются от 001 до 011:

• 001 «Арендованные основные средства» – здесь учитываются объекты арендованных ОС, которые не отражены на балансе. Подробнее об аренде основных средств читайте .
• 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» – учитываются товары, которые принадлежат поставщикам и покупателям предприятия и предназначены к вывозу, то есть находятся на складе этого предприятия временно.
• 003 «Материалы, принятые в переработку» – используется производственными предприятиями, которые выполняют переработку давальческого сырья.
• 004 «Товары, принятые на комиссию» – используется организациями-комиссионерами при учете товара, принятого на комиссию.
• 005 «Оборудование, принятое для монтажа» – данный счет используют подрядчики для учета оборудования заказчика.
• 006 «Бланки строгой отчетности» – в частности, с этим забалансовым счетом мы сталкивались, когда разбирали тему , на этом счете учитываются .
• 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» – если должник не способен выплатить свою задолженность, то долг может быть списан в убыток, при этом задолженность должна числиться на этом забалансовом счете в течении 5 лет, возможно, в течении этого периода появится возможность взыскать её с должника.
• 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» – используется залогодержателями.
• 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» – учитывают заложенное имущество по собственным кредитам и займам, а также при поручительстве.
• 010 «Износ основных средств» – используется некоммерческими организациями для начисления износа на ОС.
• 011 «Основные средства, сданные в аренду» – лизингодатели отражают на нем объекты, переданные на баланс лизингополучателя.

Забалансовые счета используют предприятия для учета бланков строгой отчетности, спецодежды сотрудников, основных средств по договорам лизинга, а также для отражения прочей дополнительной информации об обязательствах организации и ее товарно-материальных ценностях. Подробности учета на забалансовых счета мы рассмотрим на примере типовых проводок.

Под забалансовыми счетами понимают , которые не отражаются в балансе, а также не характеризуют финансовые показатели деятельности предприятия. Цель использования таких счетов — получение полной информации об особенностях деятельности организации и об дополнительных данных, необходимых для ведения учета на основных счетах баланса.

Учетом предусмотрено использование забалансовых счетов, которые подразделяются на три группы. Исходя из целей использования счетов, на них осуществляется учет:

1. имущества, которое не принадлежит предприятию на правах собственности;
2. обеспечения и обязательства компании перед контрагентами;
3. прочего имущества.

На забалансовых счетах первой группы учитывают необоротные активы, которые были приняты у контрагента по , а также товарно-материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение. На счете 001, который используют для учета основных средств в аренде, учитывают помещения, автомобили, оборудование, которые организация принимает по договору лизинга.

Имущество, полученное по договору аренды, или принятое на ответственное хранение учитывается по стоимости, указанной в договоре с контрагентом. Если в соглашении отсутствует информация о стоимости актива или ТМЦ, то для ее определения организация может воспользоваться услугами независимого оценщика. В случае, когда стоимость актива по тем или иным причинам невозможно оценить, то он учитывает на забалансовом счете в количественном выражении.

Забалансовому учету подлежат обеспечения, которые получает организация, а также обязательства, которые предприятие выдает контрагентам. К обязательствам и обеспечениям относят залоги, задатки, банковские гарантии, аккредитивы, поручительство и т.п. Обеспечения платежей, полученные по договору, учитываются на счете 008.

Также на забалансовых счетах отражается прочее имущество, такое как спецодежда, малоценное имущество, стоимость которого не превышает 000 руб., а также законсервированные объекты строительства.

Учет на забалансовых счетах

Типовые проводки по учету на забалансовых счетах рассмотрим на примерах.

Расчеты по непокрытому аккредитиву

Допустим, между ООО «Имидж» и ООО «Дизайн» заключен договор на поставку оборудования (524 000 руб.) оплата по которому осуществляется с непокрытого аккредитива. Комиссия банка за открытие непокрытого аккредитива составляет 0,25% (1310 руб.). Оплата в пользу ООО «Дизайн» была осуществлена банком по факту поставки оборудования и предоставления поставщиком товарной накладной и счета-фактуры.

В учете ООО «Имидж» были сделаны такие проводки:

Обеспечение залога

Между ООО «Столица» и АО «Каравелла» заключен договор поставки продукции, согласно которого АО «Каравелла» в качестве обеспечения платежа передает в залог оборудование стоимость 814 350 руб. Оплата за товар своевременно не отражена, в связи с чем оборудование переходит в распоряжение ООО «Столица», после чего «Столица» продает его.

Бухгалтерский учет ведется не только по балансовым счетам, которые предполагают отчетность за финансовые средства или активы, находящиеся в собственности компании. Регистрации подлежат так же и товары или материальные ценности, которые временно используются компанией, однако полностью не принадлежат ей. Такие спецсчета в бухгалтерии называют забалансовыми .

Что это такое

Типовой План счетов содержит 99 позиций , по которым ведётся бухгалтерский учёт компании. В их число входит 11 забалансовых спецсчетов , относящихся к имуществу или финансовому пакету, который находится во временном пользовании предприятия.

Прав собственности на эти арендованные объекты или цели у компании нет.

К забалансовым счетам принято относить:

• аренду основных средств, их износ;
• объекты, за хранение которых фирма несёт ответственность;
• товары, отданные на переработку;
• принятый инструментарий для монтажа и ремонта;
• объекты и средства, взятые на комиссию;
• отчетные бланки;
• списание убытков от задолженностей неплатежеспособных дебиторов;
• основные средства, отданные в аренду, и другие.

Суть использования данного типа отчетов – зарегистрировать имущество, средства как находящиеся во временном использовании, которые никаким образом не характеризуют тип деятельности фирмы. Вести забалансовые спецсчета стоит, если компания не готова к преувеличению размера средств, находящихся в собственности, а также в целях контроля хозяйственной составляющей.

К основным задачам ведения такого типа счетов можно отнести:

• контроль использования несобственного имущества в соответствии с законодательными нормами;
• документальное подтверждение сохранности и работоспособности этого имущества;
• использование материалов по забалансовым счетам как подтверждение кредитоспособности, финансовой стойкости компании

Счета ведутся без двойной записи , иными словами, корреспонденция по связанным позициям не нужна. Учёт в данном случае происходит исключительно по дебету и кредиту документа.

Сальдо по счету, что ведётся вне баланса компании, не влияет на величину его валюты . Именно поэтому все операции, в которых использован документ, имеют характер справочных.

Как оформляется забалансовый документ

Сальдо (разница между доходом и расходом), выявленное в начале месяца (С1), показывает наличие средств на счёте, дебет (D) – их поступление, кредит (K) – их списание. В конце календарного месяца вычисляется сальдо с остатком на конец месяца (C2). Условно все это можно рассчитать по формуле :

C2 = C1 + D – K

Оформляется забалансовый отчёт примерно так, как указано в таблице:

Отказ от ведения: мифы и реальность

Миф первый: можно не вести внебалансовые счета, наказания не будет.

Реальность: предусматривает привлечение компании к ответственности за частое (систематическое) сокрытие операций в бухгалтерском учете. Выходящие за рамки баланса счета – часть учета, поэтому наказание все-таки будет: штраф от 5000 рублей.

Миф второй: на объем полной информации о компании «за баланс» не влияет.

Реальность: с одной стороны, финансовой картины предприятия это не исправляет, но с другой, налоговые органы, аудиторы зачастую обращают внимание на отсутствие статей об арендованном имуществе в отчетах. Чтобы избежать проблем с налоговой, внебалансовый учет лучше вести.

Если этой информации недостаточно, можно привести простой пример: компания закупила планшет стоимостью менее 40000 рублей, который был вначале списан на необходимые для деятельности материалы, а вскоре и на затраты.

По факту планшета в уже нет – значит, он не принадлежит фирме, следовательно, его может забрать себе любой сотрудник. Но на деле это не так, и чтобы отразить необходимость использования планшета компанией, нужно составить документ – забалансовый отчет .

Как списать материалы

Если бухгалтеру необходимо списать какие-либо материалы на забалансовый счёт, следует помнить, что:

• между счетами нет корреспонденции (никакие справки или письменные отсылки здесь не используются);
• приход активного имущества (материалов) ведется по дебету;
• списание материалов вносится в кредит.

• №001 : спецсчёт предназначается материалам, которые хранятся на складе фирмы, не являясь ее собственностью;
• №002 : для материалов, принятых на переработку от сторонних заказчиков;
• №003 : для принятого на комиссию имущества.

Кстати, фирма имеет возможность вести забалансовый учёт не только чужих материалов, но и своих, находящихся в собственности. Например, это может быть хозяйственный инвентарь, имущество с малой ценностью, если они в эксплуатации уже больше года.

Важна их стоимость – для выведения материалов на спецсчета она должна быть ниже порога принятия объекта в как основного средства. Порог рассчитывается внутри организации, но он должен быть не выше 40000 рублей.

Тот же хоз. инвентарь может использоваться десятилетиями, важно только следить за их сохранностью и фиксировать ее в документах.

Алгоритм списания ТМЦ

Чтобы списать товарно-материальные ценности со счетов, находящихся вне баланса организации, следует действовать пошагово:

1. Составить договор на приобретение товарно-материальных ценностей – он является основанием для возникновения права собственности.
2. Списать ТМЦ с забалансовой позиции, занести в балансовые счета.
3. В случае возврата ТМЦ списываются с помощью проводки.
4. В случае, когда заказчик оставляет ТМЦ у себя, вступая в право собственности, необходимо оформить документы по реализации.

Реализация ТМЦ – то же, что их продажа, поэтому сначала определяется стоимость позиции по договору. Далее составляется бухгалтерская проводка по одному из следующих пунктов учёта:

• 62 – для расчётов покупателей с заказчиками;
• , 92 – по прочим доходам и расходам;
• – расчеты по налогу на добавленную стоимость (НДС).

Если материал выбывает из внебалансовых документов, делается это по кредиту.

Себестоимость таких ТМЦ будет равняться 0, поскольку бухгалтер уже учёл их в затратах при передаче в пользование. Если ТМЦ продаются, выручка за них записывается в доходы фирмы.

Чтобы вести учет средств, находящихся вне баланса, важно время от времени проводить полную инвентаризацию , присваивая всем объектам индивидуальные номера. Ревизируются так же и материалы с активных счетов.

Основными средствами в бухгалтерии называют имущество, средства труда, без которых невозможен процесс производства и работа организации в целом. Они имеют срок эксплуатации от 12 месяцев , их стоимость не превышает 40000 рублей .

Бухгалтерский учет ОС ведётся по первоначальной стоимости (заявленной по договору купли-продажи или иному документу), а внутри статей они могут переходить уже по . Это происходит из-за того, что в процессе эксплуатации ОС так или иначе изнашиваются, переходят от заказчика к заказчику (в случае аренды), именно поэтому важно вычитать из них накопленную амортизацию. Остаточная стоимость – это чистые основные средства, принадлежащие предприятию.

Основные средства (ОС), которые использует предприятие, могут списываться со статей баланса и забаланса только по определенным причинам :

• в случае другим лицам, организациям;
• по независящим от компании обстоятельствам – из-за хищения, порчи имущества, недостачи (выявляются во время ревизии);
• списание из-за ЧС;
• из-за износа ОС.

Для основных средств до 3000 рублей не нужны специальные документы, кроме акта о списании.

Если речь идет о более дорогостоящих ОС, внутри фирмы создается комиссия из сотрудников, которые квалифицированно могут определить причину списания, возможность ремонта или замены вышедших из строя средств. Если таких работников нет, руководство может привлечь к оценке сторонние экспертные организации.

Списание ОС происходит с помощью внутренних документов , которые не должны содержать отсылок и связей с другими счетами, находящимися за балансом.

Средства, подходящие под определение расходов общего хозяйства или производства, списываются бухгалтерскими проводками: Дт 20, 25, 26 и Кт 10. По этим же документам ведется списание ОС из-за поломки, порчи или выхода из строя. В остальных случаях удобнее оформить продажу.

Выводы

Таким образом, бухгалтерский учет работы любого предприятия предполагает работу со счетами, находящимися за балансом. Отказ от ведения таких статей учета чреват штрафными санкциями от налоговых органов, которые обнаруживают недочет во время проверок.

Для самой организации ведение забалансовых документов так же полезно : благодаря своевременному оформлению документации можно контролировать эксплуатацию, состояние и сохранность основных средств, товарно-материальных ценностей. Чистота бухучета в компании позитивно влияет на его финансовую устойчивость и является показателем кредитоспособности.

Коротко и понятно по забалансовым счетам в бухгалтерском учете представлено в данной инструкции.