1с упп согласование заявок на расходование средств. Заявки на расходование денежных средств

Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» - «Планирование и контроль денежных средств» - «Заявки на расходование ДС» - Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.

Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер – формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата – при создании устанавливается текущая дата.
Организация – необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение – из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель – по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование – по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма – указывается сумма требуемого платежа.
Валюта – указывается валюта требуемого платежа.
Операция – отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа – указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты – по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель – указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя – при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита – если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.

Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП – уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа - в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке "Вставить».

Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС - отразит информацию об объектах расчетов с вкладки "расшифровка платежа"

В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) - к введенному тексту добавят информацию о НДС.

Текст из банковского счета получателя - вставит текст, указанный в поле "Текст назначения платежа" из карточки р/с контрагента.

Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».

Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ – флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик
Сумма взаиморасчетов – устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта – устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС – указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий – при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.

Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».

Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».

Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».

Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.

Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель – указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.

Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».

Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Выдача подотчетнику».

Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо – указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться – из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.

Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».

Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:

• доступном остатке денежных средств на наличных и безналичных счетах компании;
• планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств.

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.

В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:

• период формирования;
• организации;
• валюта;
• отбор по конкретным счетам организации.

Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.

Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2

Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:

• «Заказ клиента»;
• «Заказ поставщику»;
• «Распоряжение на перемещение денежных средств»;
• «Заявка на расходование ДС».

Настройки Платежного календаря в «1С:ERP Управление предприятием 2»

Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.

Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря

В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.

Виды Платежного календаря

Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).

Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря

Заявки - Календарь (рис.4)

В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.

В правой части формы отражается информация о:

Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»

Календарь – Платежи (рис. 5)

В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:

• остатках денежных средств на счетах организации;
• ожидаемых поступлениях денежных средств;
• планируемых расходах денежных средств.

В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.

Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»

Список заявок (рис. 6)

В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).

Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»

Раздел «Календарь»

В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:

• расчетам с поставщиками и покупателями;
• выплате заработной платы, налогов и сборов;
• выдаче кредитов и займов;
• уплате процентов;
• полученным кредитам и займам.

Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».

В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.

Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:

• со знаком «-» для счета, с которого денежные средства будут отправлены;
• со знаком «+» для счета, на который денежные средства должны поступить (рис. 7).

Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».

Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»

При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).

Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»

Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).

Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»

Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»

При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.

Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».

Раздел «Платежи»

Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.

В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».

Блок платежей позволяет:

Раздел «Заявки»

В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».

Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).

Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»

В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):

• разрешать выдачу денежных средств без «заявок на оплату»;
• разрешить прием и передачу денежных средств в другие кассы без «распоряжений на перемещение».

Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»

Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).

Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»

Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.

В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:

• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• перечисление денежных средств поставщику;
• возврат денежных средств клиенту;
• оплата по кредиту;
• таможенный платеж;
• оплата в другую организацию;
• прочие расходы денежных средств и др.

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

• отразить потребность в денежных средствах подразделений предприятия;
• спланировать расход денежных средств;
• предотвратить несогласованные выплаты денег;
• проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)

Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Статус заявки на расходование ДС	Поле «Объект расчетов»	Отображение в Платежном календаре	Влияние на формирование Платежного календаря	Корректность отображения
«Не согласована»	Не заполнено		Не влияет	Корректное
«Не согласована»	Заполнено		Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.)	Некорректное
«Согласована»	Не заполнено		Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей	Некорректное
«Согласована»	Заполнено		Не изменяет сумму ожидаемых поступлений	Корректное

Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.

Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».

Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».

Ведение платежного календаря предоставляется только в некоторых модификациях программы 1С 8.3 и 8.2:

1С ERP управление предприятием 2.0.

1С Управление производственным предприятием.

Платежный календарь является отчетом, по которому оперативно можно отслеживать все движения денежных средств по всем расчетным счетам организации и по кассе, и своевременно обнаруживать неточности.

В отчете отображаются плановые поступления, расходы и остатки денег. Также имеется возможность получить детальные данные по всем абсолютно документа, включая первичные.

Рассмотрим на примере работу с платежным календарем в программе 1С Управление торговлей 11. Для начала нужно произвести некоторые настройки. Переходим на вкладку «Администрирование» раздел «Организации и денежные средства». В других версиях программы этот пункт находится в разделе «Казначейство»:

Здесь необходимо отметить галочкой пункт «Заявки на расходование денежных средств».

Также здесь можно установить параметры контроля лимитов всей организации или непосредственно по каждому подразделению. После произведенных настроек в разделе «Финансы» появится пункт «Планирование денежных средств». (Другие версии программ - раздел «Казначейство»):

Для примера создадим несколько заявок на расходование ДС. Данный документ будет являть основным при контроле оборота денежных средств:

В документе «Заявка на расходование ДС» важным поле является «Операция». Указанный вид операции определяет статью ДДС.

Программа на основании выбранной операции выбирает самостоятельно статью для использования и подсказывает пользователю в виде отфильтрованного списка. Если в настройках включен контроль лимитов, то 1С может вывести уведомление о невозможности проведения документа. Исправить ситуацию возможно двумя способами: отметить галочкой пункт «Сверх лимита» или увеличить значение лимита по необходимой статье:

Для увеличения лимита нужно сформировать документ «Лимиты расхода ДС».

Каждая заявка определяется статусом:

Согласована.

Не согласована.

К оплате.

Отклонена.

Заявки, которые не согласованы, отражаются в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию».

Удобнее всего менять статус на «Согласована» сразу в этом списке. Для понимания можно сформировать «Платежный календарь по организациям и типам ДС» и проанализировать его.

Выводим отчет на следующий месяц, красным цветом будут выделены несоответствия суммы кассы, то есть денег, которых не хватает для перечисления запланированной оплаты. В данной версии программы реализована возможность формировать документы плановых поступлений денежных средств и перемещений непосредственно из платежного календаря (в более ранних версиях этой возможности нет):

Для устранения разрыва в кассе создаем документ «Ожидаемое поступление ДС» через нажатие клавиши «Поступление». Здесь нужно правильно указать статью ДДС и плановую дату поступления. Проводим, разрыв устранен.

Кроме вышеуказанных документов возможно создание платежных документов. Для этого выбирается нужная заявка или документ поступления денежных средств. Через клавишу «Настройки» имеется возможность редактирования дополнительных параметров отчета, которые каждый пользователь может настроить по своему усмотрению. Например, расширенный режим позволяет установить отображение статей ДДС в виде иерархии, что дает возможность вывода итогов не только индивидуально по каждой статье, но и по группам.