В аптеках имеют место следующие виды расходных операций:
1. Выплата заработной платы.
2. Выдача денег под отчет.
3. Оплата закупаемых у населения лекарственных растений, аптечной посуды.
4. Оплата транспортных и других услуг.
5. Сдача выручки в банк.
1. 3аработная плата, пособия из средств социального страхования и другие суммы выплачиваются кассиром по платёжным ведомостям (Ф. П-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной ведомости ставится распорядительная надпись о выдаче денег за подписями зав. аптекой и гл. бухгалтера аптеки с указанием общей суммы прописью.
По окончанию выплаты зарплаты по платежной ведомости (в течении 2-х дней) в конце ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и о полученной сумме отдельными работниками аптеки. На платежной ведомости ставится штамп «Расходный кассовый ордер №....». Этот ордер регистрируется и прикладывается к отчету в бухгалтерию.
Разовые выдает денег на зарплату, отдельным лицам (уход в отпуск) проводится как правило, по расходным кассовым ордерам.
2. Выдача денег подотчёт на командировочные расходы и хозяйственные нужды. На оплату служебной командировки выдают наличные деньги, предусмотренные Положением о командировках, включающее стоимость проезда в оба конца, оплату гостиницы суточные.
Выдачу денег подотчет оформляют расходным кассовым ордером.
На расходном кассовом ордере лицо, получившее деньги, проставляет сумму полученных денет и свою подпись. При выдаче денег подотчёт на хозяйственные нужды, оформляется расходный кассовый ордер.
Лица получившие подотчёт суммы денег, должны отчитываться об их использовании в авансовом отчёте (Ф. №807), а неиспользованную сумму возвратить в кассу.
3. Покупка лекарственного растительного сырья и аптечной посуды. Прием ЛРС оформляется «Приёмной квитанцией», 1 экземпляр квитанции предъявляется в кассу для оплаты принятого сырья.
При получении денег из кассы, лицо, сдавшее лекарственное растительное сырье, указывает в квитанции сумму полученных денег и ставит свою подпись. Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денег. Принятая от населения аптечная посуда оплачивается из кассы наличными деньгами. Эта операция регистрируется в специальной ведомости, - «Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении».
4. Оплата транспортных и других услуг оформляется расходными кассовыми ордерами.
Порядок ведения кассовой книги
Все приходные и расходные операции учитываются в Кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью аптеки. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера аптеки или вышестоящей организацией.
Записи в кассовой книге производятся в 2-х экземплярах через копирку шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не обусловленные исправления в кассовой книге запрещается. Сделанные исправления заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера аптеки или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся сражу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иным заменяющим его документам. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подбивает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию как отчёт кассира второй отрывной лист, с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Кассовая книга
Касса за________________ лист________________
Остаток на конец дня
В том числе за з\п
Запись в кассовой книге проверил и документы в количестве
________________ приходных и ______________________ расходных
прописью прописью
бухгалтер__________________
подпись
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Главный бухгалтер не реже 1 раза в месяц должен проверять наличие денег в кассе, составлять акт и докладывать о результатах проверки руководителю аптеки.
Руководитель аптеки несет ответственность за сохранность денежных средств правильное их использование.
В сроки установленные руководителем аптеки, но не реже одного раза в квартал, в каждой аптеке производится внезапная ревизия кассы. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя аптечного предприятия назначается комиссия. При выявлении недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Комиссия проверяет денежную наличность путём полного пересчёта всех денег, которые находятся в кассе, ценных бумаг и составляет «Акт» в двух экземплярах, который подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки, другой – остаётся у материально-ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица которые отвечают за сохранность денежных средств, берется расписка.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническое укрепление кассы, обеспечение условий сохранности денег и ценностей. Их указания по устранению причин и условий, способствующих осуществлению краж, подлежа обязательному исполнению.
Учреждения банков в соответствии с ведением кассовых операций систематически, не менее одного раза в 2 года, а в случаях выявления нарушений чаще, проверяют соблюдение кассовой дисциплины на всех предприятиях независимо от форм собственности и имеют право получить от них данные об их кассовых оборотах по источникам поступления и целевому назначению расходования денег.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учёта организации за определённый период – квартал, полугодие, но не менее чем за 2 месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно.
При проверке кассовой дисциплины выясняется:
1. Наличие установленного лимита остатка кассы (устанавливается учреждением банка).
2. Соответствие записей кассовой книги о суммах, подученных из банка и сданных в банк, данным банковских документов.
3. Обеспечение ежедневного соблюдения установленных банков лимитов остатков касс, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата в банк неизрасходованных в установленный срок сумм заработной платы, пособий.
4. Правильность расходования наличности, полученной банке.
5. Правильность ведения кассовой книги и своевременность учета в ней приходных и расходных операции.
Результаты проверки оформляются актом с приложением к нему справки, в которой отображают состояний кассовых операций.
Если выявленные нарушения - предъявляются санкции, т. е. запрет расходования наличности из выручки на срок до трёх месяцев.
Материалы проверки могут быть переданы также налоговой инспекции или в правоохранительные органы. Проверка кассовой дисциплины осуществляется также налоговой.
Сдача выручки в банк
Денежные средства аптеки должны храниться в обслуживающем его банке.
В случае самостоятельной сдачи аптекой выторга в кассу банка заполняется объявление на внесение наличности. Верхняя часть документа остается в банке, средняя (квитанция) и нижняя (ордер) возвращаются в аптеку. На основании квитанции в аптеке оформляется расходный кассовый ордер для списания денег из кассы и записи в кассовой книге.
Сдача выторга инкассатору оформляется сопроводительной ведомостью в 3-х экземплярах через копирку: 1-й экземпляр – в инкассаторскую сумку, 2-й – инкассатору, 3-й остается в кассе аптеки. На обратной стороне 1-го и 2-го экземпляров проставляется покупюрная опись денег.
Кассовой операцией признается всякое движение наличных средств в кассе. Любой предприниматель обязан знать, как правильно оформить поступление и выдачу наличных средств. Каковы отличительные особенности ведения операций с наличностью?
Общие сведения
К кассовым операциям причисляются любые наличные расчеты, как с юридическими лицами, так и с физическими. При этом в отношении юрлиц установлен лимит расчетов, равный ста тысячам рублей.
Несоблюдение лимита считается нарушением кассовой дисциплины. В отношении частных лиц предел расчетов наличными средствами не ограничен. Любая кассовая операция должна надлежащим образом оформляться.
Для этого применяются унифицированные формы документов. Поступление наличности в кассу подтверждается оформлением кассового , отпуск средств – расходным ордером.
Все ордера регистрируются в специальном журнале учета ордеров. Кроме того, записи обо всех свершенных операциях вносятся в кассовую книгу. Допускается оформление документации на бумажных носителях либо с применением компьютеризованных систем.
Прежние нормы требовали, чтобы под кассу было оборудовано отдельное помещение. Теперь допускается оснащение части помещения, но касса должна непременно закрываться и опечатываться.
Спустя семь дней после поступления наличности в кассу, ее необходимо сдать на хранение в банк. При отдаленности субъект допускается увеличение срока хранения в кассе наличных денег до двух недель.
Законодательные нормы касаются и лимита наличности, который допустимо хранить в кассе. Прежде эта сумма определялась банком.
После поправок в законе размер лимита может устанавливать сам предприниматель, не уведомляя об этом банк. Хранить в кассе сумму, превышающую лимит, можно не более трех дней в дни выплаты зарплаты или иных вознаграждений.
Необходимые понятия
Кассовыми операциями называются любые действия, касающиеся принятия и отпуска наличных денег из кассы любой организации. Любая хозяйственная операция должна подтверждаться документально.
Поступление и отпуск наличности относится к категории хозопераций, а это значит, что кассовые операции необходимо оформлять надлежащими документами.
Расчетно-кассовые операции это операции, осуществляемые банковскими учреждениями. Они предполагают ведение счетов физических и юридических лиц и реализацию расчетов по их поручению.
Проводятся подобные операции с применением приходных и расходных касс банка. Подробно о том, что такое ведение кассовых операций, расписано в .
В данном нормативе определено, что для оформления кассовых операций надлежит использовать межведомственные формы первичной учетной документации для организаций и предприятий, утвержденными Госкомстатом РФ при согласовании с Минфином и Центробанком .
К унифицированным формам по оформлению кассовых операций относятся:
Все унифицированные формы документов отображены в .
Выполняемые функции и задачи
Все кассовые операции можно поделить на приходные и расходные. Именно от принадлежности зависят функции операции и задачи. Так к приходным операциям относятся любые поступления в кассу наличности.
Принятие средств оформляется приходным ордером, который регистрируется в . Ордер создается в единичном экземпляре.
Основная часть его сохраняется в кассе, а отрывная часть передается клиенту в качестве . Детальный учет приходных операций помогает проследить все поступления наличных средств.
Благодаря этому определяется доход, с которого выплачиваются налоги в бюджет. Расходными операциями считаются любые действия по отпуску наличных денег из кассы.
То есть касается это и выдачи зарплаты или подотчетных средств, и сдачи выручки в банк, и расходования денег на нужды предприятия.
Оформляются такие операции расходными ордерами. Учет расходных операций необходим для определения «чистой налогооблагаемой прибыли». Для этого сумма расходов вычитается из суммы доходов.
Нормативно-правовое регулирование
Нормативные документы, регулирующие ведение кассовых операций, представлены . Данный норматив заменил прежде действовавшее Положение о порядке ведения кассовых операций №373.
В соответствии с Указанием несколько изменился порядок ведения операций по кассе для ИП и представителей малого предпринимательства. Прежде всего, изменения затронули условия определения лимита кассы.
Определять таковой должна каждая организация. При отсутствии установленного лимита, показатель будет считаться нулевым, а значит, всю наличность потребуется сдавать в банк ежедневно.
Указание №3210 предлагает два варианта расчета лимита – по наличной выручке или по расходованию средств. Ранее лимит определялся банком, при отсутствии выручки в расчет принимались доходы.
Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать лимит любым приемлемым способом. При этом сверхлимит в соответствии с абз.7 и 8 Указания допустим лишь в дни выдачи зарплаты и прочих подобных платежей.
Указанием №3210 предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и небольших организаций. Таковые могут не устанавливать лимит кассы, а кроме того индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовую книгу.
Что касается унифицированных первичных документов, то после новых изменений они остались прежними. Применяются стандартные бланки, утвержденные и .
Кассовые операции на предприятии
Ведением кассовых операций может заниматься только кассир либо сотрудник, назначенный ответственным по приказу руководителя организации. При этом п.4 Указания №3210 не воспрещает и самому руководителю исполнять данную функцию.
Готовить кассовую документацию может бухгалтер, кассир, оказывающее услуги по ведению бухучета физлицо. Правом подписи кассовой документации наделен лишь либо руководитель и кассир.
Сторонний бухгалтер документы подписывать не вправе. Кассовые операции бюджетного учреждения должны свершаться с учетом установленных требований.
Операции ЦБ по кассовому исполнению бюджета включают в себя операции со средствами на бюджетном счете по зачислению доходов бюджетов и платежам по подтвержденным обязательствам бюджетов.
Право открытия и закрытия счетов федерального бюджета принадлежит исключительно Федеральному Казначейству .
Основные инструкции ЦБ
Порядок ведения операций по кассе регламентирован Инструкцией ЦБ РФ.
Основные ее тезисы таковы:
Алгоритм оформления операции по кассе согласно Инструкции выглядит так:
В отдельных случаях кассовый ордер может заменяться . Касается это выдачи зарплаты, пособий и иных выплат.
В данной ситуации деньги выдаются на основании ведомости, а потом создается расходный ордер на всю сумму выданных средств. Соблюдение кассовой дисциплины организациями в соответствии с Инструкцией контролируется банками.
Оснащенность касс и сохранность средств обследуются органами внутренних дел. Соответствие реального остатка и данных учетных документов проверяется в процессе инвентаризации денежной наличности в кассе.
В кредитных организациях порядок ведения кассовых операций регламентирует , утвержденное Банком России. Оно устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации денежной наличности.
Проведение инвентаризации
Инвентаризация осуществляется с периодичностью, определенной учрежденным в организации регламентом инвентаризаций либо при всякой смене кассира.
Раскрытые в процессе излишки оформляются приходным кассовым ордером. Но основной целью инвентаризации считается проверка соответствия ведения кассовых операций действующим нормативам.
Алгоритм инвентаризационного процесса выглядит следующим образом:
- Проверяется кассовая наличность и условия ее сохранности.
- Исследуется на верность документальное сопровождение кассовых операций.
- Проверяется своевременность и полнота приходования денежных средств.
- Проверяется точность списания денег на расход.
- Исследуется порядок соблюдения кассовой дисциплины.
- Ревизуется отображение операций в бухучете.
- Оформляются итоги инвентаризации.
При выявлении недостатков или излишков в процессе таковые должны быть отображены в бухучете в течение десяти дней.
При этом излишек приходуется как финансовый результат. Недостача, в зависимости от обстоятельств, относится к потерям организации, либо возлагается на кассира.
Ответственность за соблюдение порядка
К наиболее частым нарушениям, выявляемым инвентаризацией, относятся:
- не оформление при выдаче средств подотчет;
- отсутствие первичной кассовой документации;
- не правильное оформление кассовых документов;
- не оприходование наличности в полном объеме. Данное нарушение проявляется даже в том, что кассир оставляет часть выручки «на размен»;
- превышение лимита;
- наличие арифметических ошибок при подведении итогов в учетных регистрах.
Нарушение кассовой дисциплины предполагает ответственность в соответствии с КоАП. К примеру, по за нарушение порядка ведения кассовых операций ответственные лица могут быть оштрафованы на сумму в четыре-пять тысяч рублей.
Для юрлиц за такое же нарушение закон предусматривает штраф в сорок-пятьдесят тысяч рублей. Нарушения по кассовым операциям выявляются банками или налоговой инспекцией .
Банки могут проводить проверки как минимум дважды в год, что прописано в (п.2.14).
Нужно отметить, что если с момента выявления нарушения прошло больше двух месяцев, то срок давности по вынесению наказания истекает. Отдельно следует затронуть тему ответственности за не использование ККТ.
Прием/выдачу наличности фиксируют в «Кассовом отчете». Ежедневно кассир подводит дневной итог, составляет отчет и передает его в бухгалтерию. Не сданная наличность сохраняется в специальном сейфе.
Порядок оформления на АЗС
При оформлении кассовых операций на АЗС в журнале кассира-операциониста отображаются показания ККТ:
| Реализация ГСМ за наличные деньги сопровождается кассовым чеком | Сумма автоматически входит в Z-отчет и показания переносятся в журнал кассира |
| Расчет пластиковой картой ведет к несовпадению итога Z-отчета и кассовой наличности | Поскольку деньги в кассу не поступают. Поэтому на сумму, полученную по безналу, приходный ордер не составляется, но данная сумма отражается в журнале кассира. В отчете кассира указывается вся полученная за день выручка, а в ПКО – только наличные средства |
| Реализация по талонам | Оформляется аналогично продаже по пластиковым картам |
| Наличные расчеты с применением скидочной карты | Отражаются как реализация за наличный расчет |
| Собственные расходы АЗС | Не являются реализацией и в журнале кассира не отображаются |
В целом порядок ведения кассовых операций аналогичен для всех организаций. Важно отобразить документально всякое поступление наличных денег и правильно оформить их расход.
С 01.06.2014 порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации установил новые правила. СодержаниеЧто нужно знать Порядок оформление кассовых операций на предприятии Часто задаваемые вопросы Все руководители предприятий должны быть с ними ознакомлены. Однако, как показывает практика, в этом вопросе много...
Процедура анализа операций банка, проведенных через кассу, обязательно должна выполняться в соответствии со специальными нормативными актами. Присутствует множество всевозможных особенностей, нюансов, с которыми связаны подобные процедуры. Ознакомиться с ними нужно заранее. Кассовое дело также регламентируется на...
С момента регистрации собственного дела любой экономический субъект обязан строго документировать свою деятельность. Должно учитывать все сведения о любых движениях средств. Как в 2019 году следует вести учет операций по кассе? Деятельность частных предпринимателей и организаций неизменно контролируется государством....
Операции по кассе должны проводиться в соответствии с требованиями нормативной документации. Есть определенные правила, которые подскажут, как правильно осуществлять контроль кассовых операций. СодержаниеЧто нужно знать? Как работает система контроля кассовых операций? Необходимость в совершенствовании контроля Не...
Иностранная валюта попадает в кассу предпринимателя не часто. Обусловлено это запретом на валютные расчеты между российскими организациями. Но существуют и исключения. Как в этой ситуации учитывать операции, проводимые по кассе? В предпринимательском бюджете иностранные деньги оказываются не часто. Российским...
В статье будет идти речь об аудиторской проверке. Каковы ее цели, как правильно осуществить проверку, и какую методику применять – далее. СодержаниеВажные аспекты Порядок проведения аудиторской проверки кассовых операций Особенности при проведении в казенном учреждении В рыночной экономике аудиторская деятельность...
Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии. Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами. СодержаниеЧто нужно...
Осуществление кассовых операций предполагает действия, касающиеся оплат, проводимых с применением наличных денег. Но при этом разновидность денежных операций может отличаться. Какие типы операций по кассе существуют? Организации свои финансы сохраняют на банковских счетах. Расходуются они по обыкновению посредством...
Сегодня все без исключения коммерческие предприятия, а также некоторые индивидуальные предприниматели в обязательном порядке должны вести учет синтетического типа. Он представляет собой формат учета, при котором максимально подробно отражается информация по различным видам имущества. Используются специальные счета,...
В организациях коммерческого и иного типа в обязательном порядке имеет место аналитический и синтетический учет. Под последним понимается оборот наличных средств. Аналитический же учет позволяет решать одновременно множество разнообразных задач. Сама процедура его осуществления регламентируется действующими...
Сегодня почти все без исключения банки являются коммерческими. При этом помимо безналичного расчета осуществляется наличный. Именно поэтому в обязательном порядке должен вестись специальный кассовый учет. Процедура данная имеет свои особенности и сложности. С ними требуется ознакомиться заранее. Так можно будет избежать...
Рассмотрим, как осуществляется учет безналичных расчетов на предприятии. Ведь стоит знать, куда зачислить средства, как их списать. Разберемся, какие записи делают в бухучете. СодержаниеВажные аспекты Порядок отражения безналичных расчетов в бухгалтерском учете Возникающие особенности Определим, как проводят...
Если у вас на предприятии осуществляются безналичные расчеты, стоит выяснить, как проводится их анализ. А для этого нужно обобщить все сведения, которые содержатся в законодательных актах. Рассмотрим, какие задачи выполняются, какие особенности анализа на фирме и в банке. Определим, на какие нормативные документы стоит...
Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.
Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.
Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.
Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.
В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:
Тип и заводской номер ККМ
Дату и время начало работы
Показания счетчиков
Подписи кассира и администратора
В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.
Обязанности кассира:
- Согласно показаниям ККМ определить общую стоимость покупки и сообщить ее покупателю
- Получить денежные средства от покупателя, при этом важно четко проговорить сумму полученных денег и отложить их не в кассу, а на виду у покупателя. Очень важно никогда не убирать деньги до окончания расчетов: в спорной ситуации придется полностью «снимать кассу»
- Произвести необходимые операции на кассовой машине, дождаться появления чека.
- Вместе с чеком выдать покупателю сдачу, при этом четко проговорив ее сумму.
Кассиру нельзя:
- Производить снятие кассы без уведомления администрации
- Покидать рабочее место без отключения ККМ и уведомления администрации
- Иметь в кассе наличные деньги, не являющиеся разменом и не учтенные через ККМ
В конце смены процедура снятия показаний повторяется. Показания счетчиков, размер выручки, тип и номер ККМ указываются на конце контрольной ленты, которую вместе с книгой кассира-операциониста подписывает представить администрации аптечного учреждения. Контрольные ленты хранятся 15 дней в упакованном виде в бухгалтерии после инвентаризации.
Согласно законодательству, организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (лимит – это максимум наличных денег, которые можно держать в кассе на конец смены). Фармацевтические организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.
Руководитель предприятия обязан обеспечить сохранность наличных денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Для осуществления расчетов с населением наличными денежными средствами руководитель обязан оснастить аптеку ККТ (контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, ЭВМ, программно-техническими комплексами) причем только тех моделей, которые допущены к использованию на территории РФ и внесены Государственный реестр ККТ. Каждый объект ККТ имеет заводской номер, который указывается во всех документах относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира - операциониста и т.д.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправка на ремонт и т.п.).
Также ККТ должна иметь паспорт установленного образца, в который заноситься сведения о вводе в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонте. Используемая предприятием ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах, исправна, опломбирована, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. По каждому объекту ККТ предприятием ведется книга кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована и прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.
К работе с ККТ допускаются лица, освоившие правила ее эксплуатации в объеме технического минимума. С этими лицами заключается договор о материальной ответственности.
Перед началом работы на ККТ, директор обязан: вместе с кассиром снять показания счетчиков ККТ и сверить с показаниями записанными в книгу кассира-операциониста за предыдущий день.
- -убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу кассира-операциониста за текущий день на начало работы и заверить своими подписями.
- - оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания счетчиков, заверить подписями.
- - выдать кассиру ключи от замка ККТ.
- -обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе, а также расходными материалами для данного типа машины.
- - дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности ККТ.
При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, кассир-операционист должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру. Представитель администрации (директор, заместитель) в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККТ и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец ленты, указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписывают в Книгу кассира-операциониста. По показаниям счетчиков на начало, и конец рабочего дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. После снятия показаний счетчиков, определения и проверке фактической суммы выручки делается запись в Книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
При организации расчетов за наличные денежные средства руководитель аптеки должен обеспечить:
- -соответствие марки используемых ККТ государственному реестру.
- - регистрацию ККТ в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
- - исправность ККТ.
- -соблюдение правил эксплуатации ККТ и ведение кассовых операций.
- - ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ
- - беспрепятственный доступ к ККТ работников налоговых органов.
- -соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами.
- - соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе аптеки.
Контроль за соблюдением порядка использования ККТ, полнотой учета выручки, выдачей чеков покупателям возложен на налоговые органы.
Все кассовые операции делятся на:
- -Приходные - связанные с получением наличных денежных средств.
- -Расходные -связанные с расходованием наличных денежных средств.
Порядок введения кассовых операций в РФ устанавливается Банком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.
Приходные кассовые операции:
- - получение выручки от покупателей
- - возврат подотчетных сумм
- - поступления из банка
- - поступления в счет погашения недостач
- -возврат займа, ранее выданного работнику
- - другие поступления.
Расходные Кассовые операции:
- - выдача под отчет
- - выдача заработной платы
- -оплата ЛРС посуды, приобретенных у населения
- -сдача выручки в банк
- -оплата поставщикам
- - выдача займа физическому или юридическому лицу
- -другие виды расходования денежных средств.
Все кассовые операции оформляются первичными документами - приходными и расходными косовыми орденами установленной формы.
Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:
- - подчистки, помарки или исправления не допускаются
- - в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы
- - все кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем предприятия.
- - кассовые ордера нумеруются сначала года. Отдельно приходные, отдельно расходные.
- -регистрация бухгалтером ПКО и РКО при составлении в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
- -регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»,
- -приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.
Следует отметить, что выдача наличных денег может производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.
Кроме перечисленных, проводят и другие приходные и расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанные выше правила.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их надлежаще оформленных документов) кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна;
правильность оформления документов, наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).
Инкассация (с итальянского «класть в ящик») -- сбор и перевозка наличных денежных средств между организациями и их подразделениями.
Правила проведения инкассации
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
- -- порожние сумки;
- -- доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
- -- штамп;
- -- ключи;
- -- явочные карточки.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
- -- документы, удостоверяющие личность;
- -- доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
- -- явочную карточку;
- -- порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы. На сумку составляются препроводительная ведомость и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции.
А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.
Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки. Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.
