Кассовые операции в коммерческих банках. Какие существуют виды кассовых операций

Кассовые операции – это операции байков но приему и выдаче денег и ценностей клиентам банка. Касса – наиболее ликвидный, но низкодоходный актив. Целевое назначение кассовых операций – бесперебойное обслуживание клиентов. Вся денежная наличность, используемая для выполнения этих операций, называется операционной кассой банка.

Налично-денежный оборот кредитных организаций регулируется Банком России, являющимся эмиссионно-кассовым центром на основе гл. 7 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".

Несмотря на все большее использование электронных средств платежа, доля наличных расчетов составляет около 90%. Это связано с тем, что наличная трансакция пока дешевле, а скорость расчета выше. Кроме того, в России на 1000 жителей приходится около 4 терминалов (например, во Франции – 22), правда банкоматов в стране на начало 2013 г. было больше, чем в Европе .

Принципы организации денежного обращения:

• все хозяйствующие субъекты хранят денежные средства на счетах в кредитных организациях;
• прием наличных средств осуществляется в соответствии с нормативными документами ЦБ РФ;
• порядок и сроки сдачи (получения) наличных денег устанавливается байком по согласованию с клиентом;
• клиентам банков устанавливается лимит кассовых остатков;
• банкам устанавливается лимит операционной кассы.

Кассовые операции ЦБ РФ нацелены на обслуживание коммерческих банков, осуществляются на основе договора и обеспечивают:

• рациональный оборот наличных денег в рамках проводимой банком денежно-кредитной политики;
• своевременное оприходование и зачисление на соответствующие счета клиентов поступивших в кассы РКЦ наличных денег;
• своевременную выдачу клиентам ЦБ РФ в соответствии с их лимитными требованиями денег для осуществления расчетов.

Для совершения операций с наличными деньгами каждый РКЦ имеет оборотную кассу, предназначенную для учета денег, находящихся в обращении (зачисление поступающей наличности и выполнение расходных операций). Порядок регулирования оборотных касс в Главных управлениях Банка России и РКЦ включает правила:

• установления лимитов оборотных касс (сверхлимитный остаток сдается в РКЦ через инкассатора);
• подкрепления оборотных касс;
• перечисления сверхлимитных остатков из оборотных касс в резервные фонды;
• обмена ветхих купюр.

Поступающие от банков заявки удовлетворяются при наличии средств на корреспондентском счете накануне дня их выдачи. Для оборотной кассы самого РКЦ также устанавливается лимит. Если его недостаточно, РКЦ подает в ГУ заявку на подкрепление оборотной кассы (см. рис. 6.16).

Резервные фонды – еще не выпущенные или уже изъятые из обращения денежные знаки. Средства Российской Федерации могут быть использованы только с разрешения Банка России.

Рис. 6.16.

Кассовое обслуживание клиентов производится банками в соответствии с положениями Банка России . Данный порядок включает правила налично-денежного оборота для клиентов банков – юридических лиц и для коммерческих банков.

Деньги могут быть сданы:

• в кассы банка;
• инкассаторам для последующей сдачи в банк;
• предприятиям связи для перечисления на счета в банк.

Выдача наличных денег производится хозорганами в пределах имеющихся у них на счетах средств на основании справки-заявки о потребности в определенной сумме денег на потребление (заработная плата, командировочные расходы и т.п.).

Банки выполняют операции с наличными деньгами в соответствии с утвержденным Банком России на основании их проектов кассовым планом. Кассовое планирование банка базируется на кассовых заявках клиентов (рис. 6.17), на основе которых осуществляется календарное планирование выдачи наличных денег (рис. 6.18).

Рис. 6.17.

Рис. 6.18.

Организация кассовой работы в банке осуществляется в соответствии с правилами ЦБ РФ и обозначается гермином "кассовая дисциплина". Правила регламентируют:

• общий порядок ведения операций;
• правила перевозки денежных знаков;
• правила хранения денежных знаков;
• порядок замены и уничтожения поврежденных банкнот.

Требования достаточно жесткие. Банки обязаны иметь хорошую материально-техническую базу, специально оборудованное и охраняемое помещение, иначе они не получают разрешение на проведение кассовых операций.

Отдел кассовых операций банка может включать следующие операционные кассы:

• приходные – прием наличных денег (рис. 6.19);
• расходные – выдача денег (рис. 6.20);
• приходно-расходные (для банков, где объем операций невелик);
• вечерние (обслуживание клиентов, работающих с наличностью в вечерние и ночные часы);
• для размена денег;
• для пересчета денежной выручки.

Рис. 6.19.

Рис. 6.20.

Многие банки разграничивают кассовое обслуживание по клиентам, используя так называемое одно окно – отдельно для юридических и физических лиц.

Прием и выдача денег возможны только на основании распоряжения учетно-операционного работника, оформленного кассовыми документами (приходными и расходными), которые должны иметь подписи соответствующих должностных лиц банка.

Для обеспечения сохранности ценностей и правильной организации кассовой работы кассовые операции находятся под постоянным текущим (внутренним) контролем и подвергаются внешним ревизиям.

Отличительной особенностью кассовой деятельности современных банков является стремление к максимальной автоматизации кассовых операций, которая ведет к сокращению объема операций с наличными денежными средствами. Многие банки переходят к так называемому обслуживанию одного окна, без разграничения на приходные и расходные кассы.

• См. подробнее: Лунтовский Г. И. Наличное денежное обращение: современный этап и перспективы развития // Деньги и кредит. 2013. № 2.
• Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ", положение Банка России от 12.10.2011 № 373-II "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории РФ".

Введение

Кассовые операции банка(англ. cash transactions of a bank) - деятельность банка, связанная с инкассацией, хранением и выдачей наличных денег, иностранной валюты и других ценностей. Ведением этих операций занимается касса банка, включающая приходные и расходные кассы, кассы размена денег, вечерние кассы, кассы пересчета денежной выручки и другие. Значит, развитие операций коммерческих банков Российской Федерации с наличной иностранной валютой привело к появлению широкой сети обменных пунктов. Порядок ведения регламентируется Банком России, осуществляющим эмиссию и регулирование наличного денежного обращения. Обслуживание коммерческих банков по операциям с наличностью ведется через расчетно-кассовые центры (РКЦ). Для каждого банка устанавливается лимит остатка наличности в операционной кассе в зависимости от объемов и специфики деятельности банка. Сумма превышения подлежит передаче в РКЦ или другие банки. Сумма оприходованной наличности, как и сумма подкрепления в наличности, проводится через корреспондентский счет банка. Подобным образом осуществляется проведение через расчетные и текущие счета юридических лиц при выдаче им или получении от них наличных денег. Учет осуществляется на основе синтетических, аналитических и внебалансовых счетов. Прием денег от клиентов производится по объявлениям на взнос наличными, а если денежная выручка поступает в инкассаторских сумках - по предварительным ведомостям. Эти операции оформляются приходными кассовыми ордерами. Выдача денег из касс банка производится по денежным чекам установленной формы и расходным кассовым ордерам. Операции по покупке и продаже обменными пунктами иностранной валюты и платежных документов оформляются специальными реестрами. Прием и выдача бланков строгой отчетности, бланков платежных документов, прием ин. валюты на инкассо и ее отправка оформляются приходными и расходными ордерами. Допускается использование банками дополнительныхбланков документов, если это не противоречит требованиям инструкций ЦБ РФ. Аналитический учет ведется в лицевых счетах на основании приходных и расходных ордеров. Регистрами синтетического учета являются кассовые и бухгалтерские журналы, проверочные и оборотные ведомости, сводные карточки и ежедневные балансы. Бланки документов, если они не относятся к бланкам строгой отчетности, могут изготовляться банками самостоятельно. Банки, осуществляющие кассовые операции обязаны составлять статистическую отчетность о кассовых оборотах по установленным формам и предоставлять их в соответствующее Главное территориальное управление ЦБ РФ.

1. Общая характеристика кассовых операций банков

Депозитные операции -- это операции банков (других кредитных учреждений) по привлечению средств юридических и физических лиц во вклады (депозиты) на определенный срок либо до востребования. Банковский вклад (депозит) характеризуется тем, что одна сторона (вкладополучатель) принимает от другой стороны (вкладчика) денежную сумму, ценные бумаги и т.п. и обязуется возвратить вкладчику вклад, а также начисленные депозитные проценты на условиях и в порядке, предусмотренных в депозитном договоре.

Депозитный договор -- соглашение, заключаемое между банком и вкладчиком при внесении вклада. Договором предусматривается вид депозита, срок его действия, порядок возврата, размер начисляемого процента, способы его выплаты, права и обязанности сторон и др.

В качестве депозитов выступают деньги, ценные бумаги и иное имущество, поступающие в банки и подлежащие возврату, внесшему их лицу или кому-либо по его указанию при наступлении определенных условий.

На текущих счетах хранятся кратковременно высвобождающиеся средства юридических и физических лиц, находящиеся в расчетном обороте. Они могут быть изъяты в любой момент по первому требованию клиента (депозиты до востребования). С этих счетов на основании чеков, аккредитивов или других орудий платежа выдаются наличные деньги, осуществляются безналичные расчеты.

Срочные депозиты -- средства, хранящиеся в банках в течение определенного времени, установленного соглашением между клиентом и банком. Банки выплачивают по срочным депозитам более высокие проценты, чем по депозитам до востребования. Сроки по срочным депозитам могут составлять от нескольких дней, месяцев до нескольких лет, при этом дифференцируется и депозитный процент.

Сберегательные вклады населения классифицируются в зависимости от срока, валюты вклада и условий вкладной операции и включают множество видов. По гарантии сохранности, уровню доходности различают вклады: до востребования; срочные; срочные с дополнительными взносами; условные; выигрышные; премиальные; на предъявителя; депозитные сертификаты; чековые депозиты; с фиксированной процентной ставкой; с ежемесячной выплатой процента; с комбинированной процентной ставкой; с капитализацией процентной суммы и др.

Возрастающая конкуренция на рынке депозитных услуг способствует возникновению множества новых видов депозитов.

Депозитная политика банка должна содействовать формированию кредитных ресурсов; определять оптимальную структуру видов депозитов, отдавая приоритет срочным вкладам предприятий и населения; обеспечивать доходность, выгодность и удобство для клиентов-кредиторов; осуществлять процентное стимулирование поддержания максимально высокого остатка на счетах; содействовать получению банковской прибыли или созданию условий для получения прибыли в будущем; устанавливать взаимосвязь и согласованность между депозитными и кредитными операциями банка по срокам, суммам вложений; поддерживать необходимые пропорции между привлеченными средствами, собственными ресурсами, кредитными вложениями для поддержания ликвидности баланса; расширять номенклатуру банковских услуг клиентам; обеспечивать выполнение обязательств по возврату средств, размещенных на счетах и во вкладах.

Последнее из вышеперечисленных условий депозитной политики подкреплено банковским законодательством, нормативными актами Национального банка Республики Беларусь, которые предусматривают комплекс мер, например: установление экономических нормативов для банков (максимальный размер привлеченных средств физических лиц); создание гарантийных фондов (резервов) путем обязательных отчислений в них в зависимости от размера привлеченных средств; определение предельного размера средств физического лица, размещенных на счетах и во вкладах в одном банке, которые подлежат возврату за счет средств гарантийного фонда в случае банкротства банка; определение перечня уполномоченных банков, сохранность и возврат вкладов физических лиц в которых гарантируется государством, и др.

Ссудные операции банка -- размещение денежных средств от своего имени и за своей счет в форме кредита на условиях возвратности, платности и срочности. В качестве кредитора выступают банки; кредитополучателя -- предприятия, организации, другие банки, предприниматели, граждане и др. Между банком и кредитополучателем заключается кредитный договор, который определяет действия кредитора и кредитополучателя, связанные с заключением кредитных отношений и возникновением определенных прав и обязанностей.

Экономическое разграничение по срокам основано на особенностях кругооборота, создания, движения основного и оборотного капиталов.

Краткосрочные ссуды -- ссуды, выдаваемые на срок менее одного года. Движение оборотных (текущих активов) по сроку относительно невелико и связано с выполнением текущих планов производства, реализацией продукции, закупкой и потреблением (снижением) запасов товарно-материальных ценностей. В практике банковской деятельности можно выделить и сверхкраткосрочные кредиты: суточные, недельные, месячные. Ярким примером этому могут служить в ряде случаев межбанковские кредиты.

Среднесрочные ссуды могут использоваться для приобретения оборудования, машин, техники, финансирования.

Долгосрочные ссуды выдаются обычно на срок до шести лет. Такой кредит предоставляется для целей, связанных с созданием и движением внеоборотных (долгосрочных) активов, включая кредиты на приобретение объектов для последующей передачи их в финансовую аренду (лизинг). Долгосрочные кредиты берут, как правило, на реализацию проектов, ведущих к созданию и увеличению основных производственных средств.

Валютные операции -- это сделки с валютными ценностями (иностранной валютой, ценными бумагами в иностранной валюте, драгоценными металлами, платежными документами в иностранной валюте и др.). К ним относятся: - операции, связанные с переходом права собственности и иных прав на валютные ценности, в том числе -- с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте; - ввоз и пересылка в Республику Беларусь, а также вывоз и пересылка из Республики Беларусь валютных ценностей, валюты Республики Беларусь и ценных бумаг Республики Беларусь; - осуществление международных денежных переводов; - операции, связанные с использованием валюты Республики Беларусь при расчетах между резидентами и нерезидентами Республики Беларусь, в том числе предоставление нерезидентами кредитов в валюте Республики Беларусь и предоставление таких кредитов нерезидентам.

Валютные операции подразделяются на текущие и связанные с движением капитала.

К текущим операциям относятся: - денежные переводы как в иностранной валюте, так и в национальной валюте в Республику Беларусь и из Республики Беларусь для осуществления расчетов без отсрочки платежа по экспорту товаров, работ и услуг, а также для осуществления расчетов, связанных с кредитованием экспортных операций на относительно короткий срок; - получение и предоставление кредитов в денежной форме на небольшой срок; - переводы в Республику Беларусь и из Республики Беларусь процентов, дивидендов и иных доходов по вкладам, кредитам и операциям, связанным с движением капитала; - переводы неторгового характера в Республику Беларусь и из Республики Беларусь, включая переводы на благотворительные цели, а также другие аналогичные операции.

Валютные операции, связанные с движением капитала, включают в себя: - прямые инвестиции -- приобретение резидентами доли, пая в уставном фонде нерезидента; - портфельные инвестиции -- приобретение резидентами у нерезидентов ценных бумаг, эмитированных нерезидентами, за исключением приобретения акций при их первичном размещении, то есть при прямых инвестициях; - осуществление расчетов по обязательствам о приобретении резидентом у нерезидента имущества, относимого по законодательству страны его местонахождения к недвижимому; - осуществление расчетов по экспорту и (или) импорту товаров, работ, услуг, информации, результатов интеллектуальной деятельности, в том числе исключительных прав на них, а также в случае получения (предоставления) аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки платежа по указанным объектам на длительный срок; - предоставление нерезидентам кредитов, займов на срок больший, чем по текущим операциям; - иные валютные операции, осуществляемые между резидентами и нерезидентами, не относимые к текущим валютным операциям.

Лизинговые операции не относятся к классическим банковским операциям, хотя в соответствии с банковским законодательством они имеют право осуществлять финансовую аренду (лизинг). Финансирование лизинговых сделок банками может осуществляться путем: - выдачи ссуд: банк кредитует лизингодателя на приобретение объекта лизинга или восстанавливает средства, уже направленные лизингодателем ранее для покупки объекта лизинга; - приобретения обязательств: банк покупает у лизингодателя обязательства его клиентов-арендаторов, к банку переходит право на взыскание долгов с арендатора; - принятия на себя роли гаранта для снижения риска неплатежа со стороны арендатора (лизингополучателя).

Факторинг -- это переуступка банку, специализированной факторинговой компании, предприятию неоплаченных долговых требований (платежных документов, векселей и т.п.), возникающих между производителями и потребителями в процессе реализации товаров и услуг. В основе факторинговой операции лежит покупка фактором платежных документов поставщика на отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги и передача поставщиком фактору права требования платежа с покупателя.

Форфейтинг -- операции по покупке и продаже непогашенных долгов в международной торговле. Форфейтирование -- форма финансирования экспорта путем покупки у экспортера экспортных требований, коммерческих векселей, иных долговых обязательств по внешнеторговым сделкам форфейтером.

Форфейтирование появилось после второй мировой войны, более широкое распространение получило с начала 1960-х гг. Его возникновение связано с появлением на международной арене новых рынков сбыта; изменением в структуре мировой торговли, вызванным смещением акцентов в сторону дорогостоящих товаров, для изготовления которых требуются сложные технологии, длительные сроки. В условиях, когда экспортерам требуется немедленная оплата, а у импортеров нет возможностей ее произвести за счет собственных средств или кредита, прибегают к форфейтингу. Продавцом обычно выступает экспортер (поставщик), выполнивший обязательства по контракту и стремящийся инкассировать расчетные документы импортера (покупателя) с целью немедленного получения денежных средств. В качестве покупателя (форфейтера) в сделке выступает банк или специализирующаяся на форфейтировании компания (фирма).

Трастовые операции -- операции банков по доверительному управлению средствами (имуществом, деньгами, ценными бумагами) и выполнение иных услуг по поручению и в интересах клиентов (доверительные операции). Это особая форма распоряжения собственностью, передаваемой в доверительное управление банку на основе договора. При осуществлении трастовых операций доверенным лицом клиента может являться, кроме банков, специализированная компания (трасткомпа-ния, страховая фирма).

Развитие трастовых операций обусловлено рядом причин: заинтересованностью клиентуры в получении все более широкого набора услуг от банка с уменьшением собственного риска; обострением конкуренции между банками за привлечение клиентуры; проблемами банковской ликвидности и в ряде случаев снижением доходности традиционных видов операций банков. При доверительном управлении появляется возможность привлечь максимальное количество (суммы) ресурсов, причем с относительно незначительными издержками; приобретается право наблюдения, управления средствами. У банков расширяются сфера деятельности и масштабы влияния на экономические процессы; обеспечивается комплексное обслуживание клиента; увеличиваются доходы.

Дилинговые операции -- операции по купле-продаже иностранной валюты. Дилинг осуществляется от собственного имени за счет собственных средств либо за счет средств иных лиц в соответствии с поручениями данных лиц. Он представлен такими формами, как покупка-продажа у физических лиц наличной иностранной валюты, а также безналичной иностранной валюты, хранящейся на счетах физических лиц; покупка-продажа иностранной валюты у юридических лиц; конвертация одной валюты в другую.

Трансфертные операции банков -- это операции по переводу иностранной валюты или золота из одной страны в другую. К ним относятся также передача права владения именными ценными бумагами (акциями и др.) одним лицом другому при помощи передаточной надписи (индоссамента), все выплаты, осуществляемые государством в лице правительства гражданам (пенсии, пособия по безработице, компенсации, выплаты лицам с низкими доходами), за исключением компенсации за оказываемые государству текущие трудовые услуги.

Эмиссионно-кассовые операции отражают работу банков по выпуску денег, своих ценных бумаг, по их изъятию, организации их обращения, регулированию денежного обращения, кассовому обслуживанию хозяйства, населения.

Кассовое обслуживание клиента -- операции банков по обслуживанию налично-денежного оборота. Операционные кассы коммерческого банка обеспечивают прием, учет, сохранность и выдачу наличных денежных знаков предприятиям, учреждениям, населению в соответствии с существующими положениями и правилами. Банки (при наличии лицензии) организуют сбор (инкассацию) наличных денег и ценностей в кассах предприятий, организаций и учреждений и доставку их в кассы банков, предприятий (центров) инкассации.

Инкассация денег, регулирование эмиссионных кассовых операций, денежного обращения -- исключительное право центрального банка. Оно предполагает организацию им кассового обслуживания коммерческих банков. Коммерческие банки применяют единый порядок обработки, формирования, упаковки денежных билетов, монет; одинаковые правила их приема, передачи, доставки, хранения по договору с центральным банком. Проведение кассового обслуживания коммерческого банка осуществляется через корреспондентский счет в расчетном центре банков.

Центральному банку с целью исполнения своих функций по регулированию налично-денежного оборота дано право осуществлять надзор за совершением кассовых операций в народном хозяйстве. Коммерческие банки, производящие расчетно-кассовое обслуживание субъектов, также контролируют порядок ведения кассовых операций и проводят проверки кассовой дисциплины на местах у клиентов.

Операции центрального банка по регулированию денежного обращения направлены на поддержание стабильности и укрепление денежной системы. Это операции по обеспечению покупательной способности денег; планированию и регулированию налично-денежного и безналичного оборотов; достижению экономии издержек денежного обращения; установлению курса рубля; сдерживанию инфляции; выравниванию денежных доходов и расходов населения, поддержанию стабильных цен и др.

Национальный банк Республики Беларусь совместно с Министерством финансов организует исполнение республиканского и местных бюджетов. Кассовое обслуживание бюджета может возлагаться центральным банком на коммерческие банки. Исполнение бюджета состоит в осуществлении операций по приему денежных средств в пользу всех видов бюджетов, их учету, хранению и выдаче на цели, предусмотренные расходами бюджета. Расходы бюджета осуществляются в пределах полученных доходов. При этом банки обслуживают не только счета всех бюджетов, но и счета конкретных учреждений, несущих бюджетные расходы.

Депозитарная деятельность -- предоставление услуг по хранению ценных бумаг, учету принадлежности прав по ценным бумагам и обеспечению расчетов по сделкам с ценными бумагами, хранящимися в депозитарии. Банковский депозитарий -- структурное подразделение в составе банка, которое занимается депозитарной деятельностью. Центральный депозитарий находится в Национальном банке. Коммерческие банки, которые имеют информационные инфраструктуры, также занимаются депозитарной деятельностью. Депозитарный договор заключается между банком и депонентом, он регулирует их отношения по поводу депозитарной деятельности.

2. Документооборот при осуществлении кассовых операций

Юридические лица всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) должны вести документальный учет кассовых операций. Предлагаемая статья посвящена основным правилам оформления первичных кассовых документов.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

· не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

· записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

· свободные строки в документах необходимо прочеркивать;

· перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;

· на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

· все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год)1.

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (N КО-1); «Расходный кассовый ордер» (N КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (N КО-3); «Кассовая книга» (N КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (N КО-5)2.

1. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе3. При заполнении приходного кассового ордера в строке «Основание» обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

2. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна4.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи5.

4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом6.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние7. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге8.

Организация работы кассы - один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц - от четырехсот до пятисот МРОТ9.

Ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

3. Контроль банками кассовых операций клиентов

В соответствии с действующим российским законодательством на коммерческие банки возложена функции контроля за соблюдением клиентами порядка ведения операций с наличными денежными средствами. В частности, коммерческие банки по согласованию с клиентом устанавливают ему лимит остатка кассы, по заявлению клиента принимают решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы и периодически проводят проверки кассовой дисциплины клиента.

Банки осуществляют только превентивный контроль, направленный на предотвращение клиентами нарушений действующего законодательства. Санкции за нарушения предпринимают налоговые и правоохранительные органы по результатам проводимых ими проверок.

Таким образом, задача банка при проведении кассовых операций клиента - выявить и предотвратить возможные нарушения с тем, чтобы защитить своих клиентов от штрафных санкций.

Нормативные документы, регламентирующие порядок ведения кассовых операций предприятиями и организациями

Основными документами, которые регламентируют порядок ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью, а также устанавливают правила проведения банком систематических проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины, являются:

· " n="">

· Положение ЦБР от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", утвержденное Советом директоров Банка России от19.12.97г. (текст Положения опубликован в газете "Экономика и жизнь", февраль 1998 г., № 9).

Наиболее часто встречающиеся нарушения порядка работы с денежной наличностью: банк кассовый операция ссуда

a. Превышение лимита остатка кассы

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками и обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги (полученные из банка) сверх установленных лимитов только для оплаты труда, не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". Срок подачи такого расчета предприятиями, организациями и учреждениями в учреждения банка - ежегодно не позднее 1 февраля.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы устанавливается:

o для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

o для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

o для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

o для предприятий, не имеющих денежной выручки - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

b. Превышение предельно допустимого размера расчетов наличными деньгами

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001г. N 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.

c. Расходование поступающей денежной наличности в кассу предприятия без согласования с банком либо на цели, отличающиеся от согласованных с банком

В соответствии с п.7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и п.1.3 Указания ЦБР от 31.07.98г. N 305-У предприятия, не имеющие задолженности по платежам в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку на заработную плату и выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, скупку тары и вещей у населения, а также на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и ГСМ, выплату возмещения убытков по договорам страхования физических лиц.

Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.

Если банк выдает такое разрешение, предприятие может расходовать наличные деньги из выручки только на цели, указанные в разрешении.

Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия.

Ответственность за нарушения в сфере налично-денежного обращения

В соответствии со Ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2004 N 195-ФЗ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда, на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Заключение

Кассовые операции - это операции банков по приему и выдаче денег и ценностей клиентам банка. Касса - наиболее ликвидный актив, но низкодоходный. Целевое назначение кассовых операций - бесперебойное обслуживание клиентов. Вся денежная наличность, используемая для выполнения этих операций, называется операционной кассой банка. Организация кассовой работы в банке осуществляется в соответствии с правилами ЦБ РФ и обозначается термином “кассовая дисциплина”. Правила регламентируют: * общий порядок ведения операций; * правила перевозки денежных знаков; * правила хранения денежных знаков; * порядок замены и уничтожения поврежденных банкнот. Требования достаточно жесткие. Банки обязаны иметь хорошую материально-техническую базу, специально оборудованное и охраняемое помещение, иначе они не получают разрешения на проведение кассовых операций. Отдел кассовых операций банка включает следующие операционные кассы: * приходные - прием наличных денег; * расходные - выдача денег; * приходно-расходные (для банков, где объем операций невелик); * вечерние (обслуживание клиентов, работающих с наличностью в вечерние и ночные часы); * для размена денег; * для пересчета денежной выручки. Прием и выдача денег возможна только на основании распоряжения учетно-операционного работника, оформленного кассовыми документами (приходными и расходными), которые должны иметь подписи соответствующих должностных лиц банка34. Для обеспечения сохранности ценностей и правильной организации кассовой работы кассовые операции находятся под постоянным контролем.

Расчёты между кредитной организацией и клиентом (юридическим и физическим лицом) производятся на основе «Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях по территории Российской Федерации» (от 25.03.1997, № 56 с последующими уточнениями).

Налично-денежный оборот составляет в РФ 35–37% денежного оборота. Наличными деньгами производятся расчёты предприятий, организаций и учреждений с населением, между отдельными группами населения и в ограниченных размерах между предприятиями.

Кассовое обслуживание клиентов также осуществляется на основе договора банковского счёта.

Для осуществления наличных расчётов банки должны иметь кассовые узлы, в состав которых входят: хранилище ценностей (кладовая), операционные кассы, касса пересчёта, помещение по приёму-выдаче денег инкассаторам, хранилище (комната с сейфовыми ящиками) ценностей клиентов, а также помещения и кладовые вспомогательного характера (для хранения упаковочных материалов, архив и т.п.).

Помимо кассового узла банкам разрешается иметь отдельные операционные кассы (в филиалах, отделениях).

Банковские кассы различны по своим функциям. Существуют оборотные, приходные, расходные кассы, а также кассы пересчёта, обменных пунктов, «вечерние» кассы.

Оборотные кассы обычно находятся в составе филиала и отделений банка и осуществляют как оприходование поступающей в банк наличности от клиентов и вкладчиков, так и выдачу наличных средств клиентам. Поступившие наличные средства в течение операционного дня должны быть оприходованы и зачислены на соответствующие лицевые счета в тот же рабочий день.

Специализированные кассы (приходные, расходные, обменных пунктов) существуют в банках, имеющих большой оборот наличности.

Правила проведения кассовых операций

Банк как юридическое лицо вправе выдавать наличность другим юридическим лицам (т.е. своим клиентам: предприятиям, организациями и учреждениям) в соответствии с их потребностью (но не более остатков на счетах клиентов) в четырёх случаях:

• на заработную плату;
• на командировочные расходы;
• на приобретение малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• на приобретение сельскохозяйственной продукции у физических лиц.

Каждый клиент (юридическое лицо) имеет согласованный с банком лимит по остатку наличности в своей кассе. Наличность, образованная сверх лимита, сдаётся вечером в банк. Лимит устанавливается в зависимости от ежедневной потребности предприятия в наличности. Для предприятий, имеющих постоянную наличную выручку и обязанных сдавать её ежедневно в конце рабочего дня (предприятия розничной торговли, сферы услуг населению и т.п.), лимит устанавливается в размере, необходимом для работы с утра следующего дня. Этот тип предприятий «избыточен» по наличности. Промышленные предприятия «дефицитны» по наличности. Необходимые наличные средства они получают (в перечисленных выше четырёх случаях) из обслуживающего банка.

Для планирования кассовых операций банки принимают от каждого клиента за 65 дней до следующего квартала кассовый план, в котором показывается месячный объём месячных поступлений, объём потребностей в наличных средствах, объём сдачи наличной выручки в банк, а также приводится расчёт денег, в т.ч. на заработную плату, премии, командировочные расходы, пособия, хозяйственные расходы и т.п. Кроме того, в кассовом плане отражаются сроки получения наличности в банке.

На основе полученных от клиента кассовых планов-заявок банки составляют расчёт сводного по банку кассового прогноза с учётом собственных потребностей в наличных средствах. В случае, если наличности, поступающей в банк не хватает для кассового обслуживания клиентов, то банки обращаются в Банк России за подкреплением, либо за определённую плату обналичивают средства в других коммерческих банках.

Для приёма и выдачи денег в банках кассовые узлы, включая приходные, расходные, «вечерние» кассы, кассы обменных пунктов, а также отдельные операционные кассы, объединены, как правило, в отдел (а в крупных банках - в управления) кассовых операций. Так называемые «вечерние» кассы существуют и создаются для приёма наличности только в вечернее время, а кассы пересчёта создаются, как правило, в тех банках, которые принимают выручку от предприятий розничной торговли посредством инкассации. В целом, количество касс зависит от объёма операции с наличностью, от характера клиентской базы банка.

Прием наличных денег в кассу

Приём наличных денег осуществляется в коммерческих банках следующими способами:

• по объявлению на взнос наличными;
• инкассацией;
• по приходному ордеру.

Объявление на взнос наличными состоит из трёх частей: собственно объявления, квитанции и ордера, которые заполняются носителем денег. В объявлении указывается, от кого принимаются деньги, на какой счёт они зачисляются, сумма, назначение взноса.

Приём наличности через аппарат инкассации осуществляется кассиром от инкассатора, который сдаёт ему опломбированную сумку с наличностью, а также накладные, явочную карточку. В накладной указывается сумма денег в сумке, номер счёта, на который должны быть зачислены деньги, символы кассовых оборотов и опись сдаваемых денег. После пересчёта фактического наличия денег накладные передаются для оформления операций по зачислению денег в операционную кассу и на счёт клиентов.

По приходному ордеру принимаются деньги, как правило, от сотрудников банка (остаток выданных денег под отчёт, погашение кредитов сотрудниками).

В случае приёма денежной выручки от предприятия выручка зачисляется на расчётный счёт с соответствующей бухгалтерской проводкой по кассе (дебет) и расчётному счёту (кредит).

Выдача наличных денег из кассы

Из расходной кассы выдача наличных денег производится:

• по чеку из лимитированной денежной книжки;
• по расходному ордеру.

Денежные суммы по чеку выдаются юридическим лицам в основном на заработную плату, на командировочные расходы. Расходные кассовые ордера используются банками при погашении ценных бумаг, выдаче вкладов физическим лицам, выдаче денег под отчёт работникам банка.

В случае выдачи наличных денежных средств предприятию остаток безналичных средств на расчётном счёте уменьшается на соответствующую сумму.

Для учёта кассовых операций в банках ведётся кассовый журнал. Записи в кассовом журнале производятся по каждой операции по дням отдельно по приходу и расходу. В кассовые журналы также вносятся все реквизиты операции (род операции, номер счёта, на который зачисляются поступившие средства или с которого списываются, символ кассовых оборотов).

Выдача кассирами наличных денег утром, а также приём от них остатка наличности заведующим кассой регистрируется в специальной книге учёта выданных и полученных денег. Кассиры и инкассаторы работают в банке на основе договора о материальной ответственности.

Вложения в банковские технологии значительно ускоряют проведение расчётов в народном хозяйстве, увеличивают скорость оборота платёжных средств, снижают себестоимость банковских услуг, что способствует интеграции отечественной банковской системы с международной системой платежей.

И денежных документов.

В РФ кассовые операции регламентируются Банком России . Основным документом для кредитных организаций является положение ЦБ РФ № 318-П от 24 апреля 2008 года «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», для всех остальных юридических лиц - «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением совета директоров ЦБ 22 сентября 1993 года № 40).

На предприятиях за работу с кассой отвечает специальный сотрудник – кассир (или - в небольших организациях - бухгалтер-кассир). С этим человеком должен быть подписан договор о полной материальной ответственности за сохранение денег и денежных документов. Наличность и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении или сейфе.

Основные правила, которым необходимо следовать при совершении кассовых операций, могут быть сведены к четырем пунктам. Причем за нарушение именно этих правил налагается большинство штрафов.

Соблюдение лимита остатка денежных средств. Этот лимит согласовывается с банком, осуществляющим РКО организации. Ежегодно организации должны предоставлять расчет максимально допустимого остатка на конец рабочего дня в кассе по соответствующей форме в банк для утверждения. Если это не сделано, считается, что лимит остатка денежных средств в кассе равен нулю, т. е. все деньги в полном объеме должны ежедневно сдаваться в банк. При этом большинство бухгалтеров небольших предприятий решают проблему самым простым и законным способом: те средства, которые нельзя хранить в кассе, выдаются под отчет сотрудникам, например руководителю или владельцу компании.

Использование наличной выручки должно согласовываться с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. При этом запрещено вносить наличные денежные средства из кассы организации на банковские счета других юридических и физических лиц.

Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами , который регулируется указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами» от 20 июня 2007 года № 1843-У . На осень 2011 года это ограничение составляет 100 тыс. рублей по одной операции. Все расчеты сверх данной суммы должны проводиться в безналичной форме. Это ограничение относится только к сделкам между юрлицами, юрлицами и индивидуальными предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями. При этом оно не действует на расчеты между юридическими и физическими лицами, то есть не ограничивает, например, продажу чего-либо за наличные рядовому покупателю.

Применение контрольно-кассовой техники при продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет: в установленных случаях обязана применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр. Причем кассовые аппараты должны задействоваться и при использовании банковских карт, несмотря на то что формально операция проводится в безналичной форме.

Нарушение правил проведения кассовых операций на основании ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях наказывается штрафом в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей для должностных лиц и от 40 тыс. до 50 тыс. - для самой организации.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.