Московский государственный университет печати. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

бухгалтерский учет затраты калькуляция

1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

• 1) возможность визуального просмотра;
• 2) возможность получения бумажных копий;
• 3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
• 4) идентификация лиц, оформивших документ;
• 5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

• 1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
• 2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
• 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
• 4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
• 5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

• 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
• 2) аналитические регистры налогового учета;
• 3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

• 1) распорядительные;
• 2) исполнительные (или оправдательные);
• 3) бухгалтерского оформления;
• 4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают документы:

• 1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
• 2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
• 3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

• 2. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
• 1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
• 2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
• 3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
• 4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации - то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации - установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем - Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.

Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным - финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.

С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.

Задачи документирования

Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:

• Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
• Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
• Предупреждение нарушений закона.

Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.

Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.

Требования к первичке

Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:

• Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
• Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
• Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
• В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
• В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
• Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.

Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения :

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий :

• Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
• Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
• Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий :

• Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
• Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования :

• Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
• Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций :

• Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
• Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления :

• Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
• Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

• Документы, заполняемые вручную.
• Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

• Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
• Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
• По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Классификация первичной документации

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

• Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
• Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Способы проверки документации

Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:

• По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
• Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
• Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.

К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.

Студент должен

иметь представление :

О значении документации для бухгалтерского учета

знать :

Классификацию и требования к первичным учетным документам

Порядок обработки первичных учетных документов

7.1 Значение документации в бухгалтерском учете и требования, предъявляемые к первичным учетным документам

7.2 Классификация и обработка первичных учетных документов

7.3 Организация документооборота. Порядок изъятия первичных документов

7.1 ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПЕРВИЧНЫМ УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.

Документация - процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.

Документ (от лат. documentum - свидетельство, доказательство) - письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.

Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение :

Является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;

От правильности документального оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;

От правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.

Хозяйственная операция, не оформленная первичным документом, к учету не принимается, и этот факт как экономическое событие места не имеет, так как нет объекта бухгалтерского учета.

Требования , предъявляемые к первичным документам:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (показатели, зафиксированные в документе):

Наименование документа (формы);

Код формы;

Дата составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Кроме перечисленных, могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции. Например, суммы НДС, номер документа, адрес организации и др.

2. К учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны утверждаться руководителем организации и содержать обязательные реквизиты.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

4. В первичных учетных документах должны быть заполнены все предусмотренные формой реквизиты, что позволяет точно установить содержание и условие совершения операций.

5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправлений.

6. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются.

7. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

8. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами, без их подписей документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

9. Первичные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации.

10. Организация обязана хранить первичные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

7.2 КЛАССИФИКАЦИЯ И ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1. По назначению :

Распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

Оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);

Комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

2. По содержанию хозяйственных операций :

Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

Расчетные - документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

3. По объему отраженных операций :

Первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

Сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

4. По способу использования :

Разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции [накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов];

Накопительные - документы, используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

5. По числу учитываемых позиций :

Однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;

Многострочные - документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

6. По месту составления :

Внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

Внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования).

7. По способу заполнения :

Заполняемые вручную;

Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

1. Организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации.

2. Финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации.

3. Документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

Обработка первичных документов происходит в бухгалтерии, она заключается в проверке поступивших документов по форме, в арифметической проверке и проверке по существу. Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены. Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, авансовым отчетам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

7.3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборотом называется движение документов с момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив. Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Он включается в учетную политику предприятия.

Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете», требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Согласно Федеральному закону РФ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, то есть основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку » действующим законодательством не предусмотрено.

Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Вопросы по теме 7 Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета:

1 Перечислите обязательные реквизиты первичных учетных документов.

2 Назначение графика документооборота.

3 Порядок изъятия первичных учетных документов.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.

Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.

Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия. Эти бухгалтерские записи используются для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью собственности (документы подтверждают материальную ответственность работников за доверенные им ценности). Кроме того, эти бухгалтерские документы служат для контроля правильности и законности хозяйственных операций при ревизиях.

Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.

К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

Формы учетных бухгалтерских документов разрабатываются централизованно. У нас в стране унифицированы все формы кассовых документов, банковские документы и др. Унифицированные формы первичных документов должны применяться без каких-либо изменений.

Важное значение имеет также стандартизация документов (стандартные размеры бланков).

Документы составляют на бланках установленной формы, заполнять надо реквизиты. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.

Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.

Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.

В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.

Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.

После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.

Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом .

Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.

Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.

Если первичные документы пропали, руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи. Результаты работы комиссии оформляют актом с утверждением руководителем предприятия.

В Российской Федерации все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. (На совместных предприятиях по требованию иностранного вкладчика можно составлять и на иностранном языке, но при этом обязателен подстрочный перевод.)

Из книги Контроль и ревизия: конспект лекций автора Иванова Елена Леонидовна

10. Документирование аудита Вопросы, связанные с документированием аудита, регулируются следующими стандартами: «Документирование аудита», «Планирование аудита», «Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности».Аудиторская организация и

Из книги Контроль и ревизия автора Иванова Елена Леонидовна

27. Документирование ревизии Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему.Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других

Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна

37. Документирование аудита Аудиторская организация и индивидуальный аудитор должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения представления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская

Из книги Изменение учетной политики и оценочных значений автора Сотникова Л В

56. Изменения в бухгалтерском балансе под влиянием хозяйственных операций Между синтетическими и аналитическими счетами существует связь. Сальдо одного синтетического счета должно быть равно сумме сальдо всех аналитических счетов, к нему относящихся.Оборот по дебету

Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников Илья

2. Способы оценки имущества, обязательств и хозяйственных операций 2.1. Основные средства 2.1.1. Методологический аспект 2.1.1.1. Определение основных средств (п. 46 Положения, раздел I ПБУ 6/01).2.1.1.2. Правила формирования первоначальной стоимости основных средств (раздел II ПБУ

Из книги 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель автора Бойко Эльвира Викторовна

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с

Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич

12.8. Регистрация хозяйственных операций. После ввода в программу начальных данных и входящих остатков можно приступать к ведению учета. В хронологическом порядке в базу вводятся операции, регистрирующие произошедшие факты хозяйственной деятельности (получение денег от

Из книги Международные стандарты аудита: Шпаргалка автора Автор неизвестен

3.1. Документирование хозяйственных операций Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются: формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой

Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович

18. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ АУДИТА Документирование является одним из важнейших аспектов в работе аудитора. От тщательности, своевременности и систематичности записей во многом зависит качество и результаты проверки. В МСА вопросам документирования посвящен МСА 230

Из книги Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

2.8. Порядок контроля хозяйственных операций Эффективность бухгалтерского финансового учета во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.Контроль хозяйственных

Из книги 1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

55. Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций В зависимости от влияния на баланс все хозяйственные операции обычно делят на четыре типа.Первый тип хозяйственных операций. Хозяйственные операции первого типа вызывают изменения только в активе баланса,

Из книги Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности автора

57. Двойная запись хозяйственных операций по счетам Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной

Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана Анатольевна

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

Из книги автора

1.2. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы могут приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной

Из книги автора

1.3. Ошибки, возникающие при отражении хозяйственных операций в учетных регистрах Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации о хозяйственных операциях предприятия. Данные, отраженные в первичных учетных документах,

Из книги автора

4.4. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по отражению хозяйственных операций по учету финансовых вложений При проверке правильности отражения операций по учету финансовых вложений рекомендуется проверить производится ли

Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.

Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.

2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.

5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.

7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.

8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.

Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.

Порядок расположения реквизитов называется структурой документа .

Виды структур:

а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;

б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;

в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.

Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.

Виды проверок :

а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;

б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;

в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.

Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.

Проставление расценки в документах – таксировка .

После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка .

Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.