Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.
Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».
- «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
- «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
- «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.
Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.
Вывод
Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.
Метод Франческо Чирилло
Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.
Вывод
В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.
Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.
GTD - альтернатива тайм-менеджменту
Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.
Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».
Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .
Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.
Вячеслав Сухомлинов
Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.
Очень часто можно встретить людей, которые постоянно жалуются, мол, у них совсем мало свободного времени, все расписано поминутно. Становится интересно: пожаловаться на дефицит времени люди смогли, а выкроить полчаса на то, чтобы передохнуть – нет возможности. Создается какой-то резонанс, правда? Да, порою мы действительно заняты и даже не можем оторваться от работы, хотим все успеть, стремимся побыстрее закрыть график за месяц. А порою люди просто не умеют грамотно распределять собственное время, которое, кстати, на вес золота. Давайте поговорим про планирование рабочего дня.
Почему нам часто не хватает времени?
Дефицит временного ресурса можно встретить практически везде. Очень часто мы можем выполнить одно, но совершенно не успеваем сделать другое. Как же быть? Почему постоянно происходит нехватка времени?
- Спешка. Одна из основных причин его отсутствия – это постоянная спешка. Верно, если куда-то торопиться, то время проходит незаметно, а деле – ничего не получилось толком закончить. Люди забыли о том, что если действовать размеренно, то это будет лучшим умным шагом к тому, чтобы следить за временем и правильно его планировать.
- Торопливое принятие решений. Вроде бы и времени хватает на выполнение дела, но что-то все равно не так. Дело в том, что иногда можно встретить людей, которые не думают и сразу же на месте. Частенько такие беспорядочные действия – совершенно не обдуманы. И это очень плохо. Суетливость в отношении принятия решения – очень плохое поведение. Вот почему нам кажется, что времени почти нет, ведь нужно решать то, третье, десятое – куда уж тут !
- Слишком много дел. Зачастую люди взваливают на себя огромное количество дел, которые хочется сразу же выполнить, но вместе с тем ничего толком не получается. Вроде бы и работа есть, но ее так много, что просто не справиться. Времени катастрофически не хватает, нужно сделать все по максимуму: красиво, отлично, в срок. Человек начинает паниковать, придумывать себе миллион «отмазок» о том, что навалилось куча дел, тем самым подтверждая, что и время было потрачено зря, и дико его не хватает его.
- Нарушение ранжирования дел по важности. Некоторые поступают следующим образом: берутся за то, что вроде бы в приоритете, но выполнить это дело – проще простого, т.е. за него можно взяться чуть позже. Так, откладывая на потом самые важные, весомые и серьезные моменты, люди выполняют то, что легко. Самое тяжелое остается под конец рабочего дня. Естественно, времени не будет хватать. Вот почему начинать следует в обратном порядке, чтобы не ощущалось дефицита времени: сначала самое сложное, а затем под конец – легкое.
- Неправильное начало дня. Да, даже может испортить абсолютно весь день. Казалось бы, да как вообще это может повлиять на планы? Очень просто! Например, вы проснулись с , завтрак подгорел, собака сгрызла блокнот, а сын отказался идти в школу. Как думаете, будет ли у вас после такого желание с энтузиазмом подходить к работе? Конечно же, нет. Более того, вы будете оттягивать момент, очень долго думать, реакция станет заторможенной, появится дикое желание спать, а еще на ум станут приходить разные мысли, лишь бы отвлечь вас от серьезных дел. Вот почему в итоге времени ужасно не хватает на планирование и правильное построение рабочего дня.
Основные правила планирования в самом начале дня
Отличное настроение на весь день. Правильно говорят, с какой ноги встанешь – так и пройдет весь день. Если быть в хорошем настроении с самого утра, но заряд положительных эмоций не заставит себя ждать. Те, у кого шикарное настроение, добиваются успеха сразу же. Возьмите за привычку: просыпаться в отличном настроении, чтобы никто и ничто не смогло его вам испортить. Можно даже начать свой день с трех важных вопросов, которые необходимо будет решить за сутки:
- как именно сегодняшний день сможет сблизить меня с назначенной мною целью?
- что мне необходимо сделать, чтобы извлечь из сегодняшнего дня максимальную радость?
- что мне необходимо сделать, чтобы всегда поддерживать собственное тело в таком расположении духа?
Хороший плотный завтрак и никакой спешки. 90% людей счастливы только потому, что имеют возможность , плотно, некуда при этом не спеша. Поверьте, такой старт нового дня не только пробуждает на весь оставшийся день, но и заряжают непередаваемыми эмоциями. Чтобы хорошо покушать и никуда не торопиться, нужно просто раньше ложиться. Это главный секрет успеха и изюминка планирования рабочего дня.
Старт работы в одинаковое время. Чтобы максимально точно спланировать свой рабочий график и начать удачно день, необходимо начинать утро в одно и тоже время. Организм постепенно становится дисциплинированным, а затем и вовсе будет сам просить то, к чему вы его приучили. Тоже самое и с работой: постарайтесь объяснить своему организму, во сколько должна начинаться мозговая активность и рабочая суета, чтобы он был готов. Спустя время он сам начнет активничать и просить старт рабочего периода.
Никаких второстепенностей перед работой. Очень часто многие готовы заняться чем угодно, лишь бы не основным делом. Чтобы не было такой раскачки и можно было приступить сразу к делу, то не забывайте говорить себе твердое «стоп». Планирование дня сразу же сбивается, как только человек начинает увиливать от основных дел. В итоге, все, что было поставлено в приоритет, сделано только наполовину. Постарайтесь сначала выполнить все то, что очень нужно, а лишь затем решить второстепенные проблемы.
Принцип 70 на 30. 70% информации обязательно вписывайте в свой : сюда входит точное время, что именно вы будете делать и до скольки. 30% остается в голове: например, место, где необходимо встретится, или имя друга, которому нужно отправить сообщение. Нервная система всегда должна быть максимально защищена от перегрузок. Если на 100% вписывать в свой блокнот все то, что нужно, то могут в буквальном смысле слова вскипеть мозги. Поэтому, установите определенные рамки для планирования своего рабочего дня.
Основные правила планирования в середине дня
Подготовка к работе. Допустим, у вас есть большой стол, на котором, собственно, и кипит вся работа. Первое, что необходимо сделать – это убрать все ненужные бумаги и другие вещи с него. Оставьте только то на столе, что вам пригодится в первую очередь. Лишняя информация, находящаяся перед вами, ни к чему хорошему не приведет и лишь поглотит ваше время. Готовьтесь к работе так, чтобы все было готово безупречно.
Установка сроков. Порученное вам задание необходимо выполнить в срок, который вы просто обязаны обговорить. Действуйте в свою пользу и «выторговывайте» время так, чтобы и вам, и второму человеку, кто поручает задание, было максимально комфортно. Если вы хотите уметь планировать собственное время, то без установленных сроков решения задач и их выполнения просто не обойтись. Если вы думаете, что не справитесь с работой – просто попросить срок чуть больше, пускай это будет запасом. Допустим, вам необходимо подготовить интересный проект, на который по факту понадобится чуть больше месяца. Установите срок в 1,5-2 месяца, взяв время с запасом.
Отказ всем «срочным» второстепенным проблемам. Непредвиденные ситуации случаются частенько, на них просто невозможно не обратить внимание. Но иногда неотложные моменты настолько мелочны, что могут и подождать, пока не решится какое-то более серьезное и глобальное дело, над которым вы, кстати, работаете. Все, конечно, зависит от обстоятельств, но уважайте свое планирование, умея правильно и тактично отказывать абсолютно не срочным решениям.
Паузы важны. Работать без перерыва – очень неправильная вещь. Паузы в любом случае очень важны и нужны, чтобы тело отдохнуло. Соблюдайте периодичность в продолжительности своей рабочей деятельности, регулярно останавливайтесь хотя бы на пару минут, когда чувствуете, что нужна передышка. Планирование рабочего дня не подразумевает в себе лишь постоянную работу, не покладая рук. План включает в себя все вместе: и активность и отдых.
Каждый предмет любит свое место. Здесь все очень просто: поработав с чем-то, не забудьте положить предмет на его место. Вещь всегда должна возвращаться туда, откуда ее взяли. Такой интересный подход поможет экономить время в дальнейшей работе, вы не будете по нескольку часов искать то, что вам нужно, так как необходимая вещь уже давно на своем месте.
Плавное завершение дела. Не бросайте все, как только увидите финиш. Начатое дело всегда должно быть закончено до конца. Причем, финишная прямая должна быть медленной, с плавным подходом. Если все бросать резко, то ничего хорошего из этого не выйдет. Планирование рабочего дня считается идеальным, когда каждое дело аккуратно закончено, а по итогу сделаны небольшие выводы.
Минуты с пользой. Если в течение всего дня выдалась свободная минута, то не тратьте ее зря. Лучше откройте свое планирование и подумайте о том, что вам еще предстоит сделать, как именно вы возьметесь за работу и так далее. Другими словами, проводите свободное время с пользой, заполняя незапланированную пустоту занимательным делом.
1 час – для себя любимого. Среди плотного рабочего графика, который расписан по часам, обязательно выкраивайте время для себя любимого. Это называется «закрытым» часом, когда человек отгораживает себя от любых дел, неважно насколько они срочные, и использует индивидуальное время для любого его провождения. Хотите покушать? Отлично, уделите этому целый час. Желаете просто вздремнуть? Почему бы не прилечь, набравшись сил? Человеку нужен всего лишь 1 час, чтобы собраться с мыслями и дальше продолжить работать.
Перепроверка планов. Для того, чтобы рабочий день был выстроен по цепочке, не забывайте о том, что перепроверять себя тоже необходимо. Например, под конец рабочего дня можно в конец запутаться и перестать разбираться в каких-то вещах. Поэтому, всегда перепроверяйте себя, чтобы точно быть уверенным – все идет четко по спланированной вами схеме.
Основные правила планирования в конце дня
Несделанное – завершить. Вот теперь можно приступить к тем моментам, к которым еще вы не прикасались, но знали, что выполнить – проще простого. Завершив основной поток работы, обязательно переходите на второстепенные задачи, которые моментально решаются. Видите, день начинается с самого сложного и важного, а заканчивается второстепенными, но четко выполненными моментами.
Планирование следующего дня. Пожалуй, самое основное, что нужно сделать, завершая свой день и начиная новый. Продумайте свое рабочий день, который будет завтра, распишите все то, что нужно выполнить в первую очередь, а только затем впишите дополнительные моменты. И вообще, пускай у вас будет отличная привычка делать все заранее, а именно – составлять планирование рабочего дня перед сном, чтобы на утро все уже было готово.
Значимость активного образа жизни
Кстати, очень важно вести здоровый образ жизни, чтобы все было по полочкам. Видите, даже в планировании рабочего дня спорт помогает жить и двигаться к успеху. Включив в свою жизнь фитнес, или , можно навсегда , плохого самочувствия и «расхлябанного» ненормированного графика. Как говорится, спорт дисциплинирует человека во всех смыслах. Планирование рабочего дня станет теперь не только приятной привычкой, но и неотъемлемой частью жизнь, без которой невозможно двигаться дальше.
Видите, как, оказывается, легко и просто каждому распланировать свое время. Достаточно лишь составить схему работы, по которой вы будете дальше двигаться. Обязательно соблюдайте все вышеперечисленные пункты, они уже проверены на деле. Эффективность методов равна 100%. Максимально точно планируйте рабочий день, просыпайтесь в отличном настроении, заряжайтесь с самого утра энергией и не позволяйте своему телу уставать и переутомляться.
Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.
Вы узнаете:
- Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
- Какие существуют методы планирования рабочего времени.
- Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.
Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.
Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.
Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.
У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.
Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.
Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.
Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист
Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.
Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.
Методы планирования рабочего времени
Принцип Парето
Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.
- От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
- 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
- 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
- 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.
Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.
На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.
Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.
АВС-планирование
В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.
Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.
АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.
- Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
- Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
- Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.
Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.
Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени
Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.
Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.
Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.
- Квадрант 1: Важное и срочное
Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.
Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.
Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.
- Квадрант 2: Важное и неcрочное
В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.
Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.
И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.
- Квадрант 3: Срочное и неважное
Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.
Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.
Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»
- Квадрант 4: Неважное и несрочное
К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.
В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».
Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.
Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.
Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.
Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент
Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.
Таблица планирования рабочего времени
Приведем простой пример в форме таблицы.
|
Вторник |
Подзадача |
Комментарий |
|
|
Проверить список дел |
|||
|
Поездка на работу |
|||
|
Телефонные звонки |
Добрать номера двух контактов с рабочей электронной почты |
||
|
Написание статьи |
Анализ материалов |
||
|
Написание статьи |
Перевод дополнительных материалов с иностранного языка и набор основного текста |
Не забыть оформить сноски на источники и исправить дефисы на тире |
|
|
Поход к редактору |
|||
|
Совещание |
|||
|
Среда |
Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.
Как происходит планирование фонда рабочего времени
Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?
Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.
Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.
В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.
Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.
Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.
В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.
С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.
Как правильно осуществить планирование рабочего времени
Правило 1. Вставать в одно и то же время
Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.
Правило 2. Позитивное настроение в начале дня
Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:
- Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
- Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
- Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?
Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.
Правило 3. Правильное начало дня
Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.
Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня
Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.
Правило 5. Делайте перерывы вовремя
Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.
Правило 6. Доводите начатое до конца
Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.
Правило 7. Находите полезное применение свободному времени
Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»
Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30
Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.
Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра
Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.
Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха
Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.
Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям
Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.
Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место
Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.
Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни
Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.
Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие
Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.
Планирование и организация рабочего времени руководителя
Совет 1. Пересматривать планы на день
Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.
Совет 2. Формирование блоков схожих дел
Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.
Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе
Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.
Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу
Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.
Совет 5. Используйте делегирование
Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.
Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие
Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.
Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел
Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.
Совет 8. Правильно организуйте рабочее место
В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.
Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности
Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.
Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь
Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.
Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения
Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.
Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах
В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.
Планирование рабочего времени секретаря руководителя
Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.
В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.
Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:
- подготовить рабочее место руководителя;
- привести в порядок собственное рабочее место;
- обработать все виды входящих писем;
- просмотреть контрольную картотеку;
- предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.
Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.
Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.
Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.
Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.
Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.
Планирование рабочего времени менеджера
Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.
В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:
- 60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
- 20 % времени - на непредвиденные действия;
- последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.
«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.
Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.
Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.
В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.
Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.
Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала .
Управляем своим временем
Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...
Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.
По данным Исследовательского центра рекрутингового портала сайт, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.
Что нужно включать в план?
Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.
Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.
Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.
Расставляем приоритеты
Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).
Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.
Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.
И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.
Тайм-менеджмент на службе карьеры
Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.
Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.
Гибкость или твёрдость?
План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.
Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».
Главная ценность
Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.
Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.
Успехов Вам в планировании рабочего времени!
Из этой статьи вы узнаете:
- По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
- Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
- Какие методы применяются при планировании рабочего времени
- Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников
Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.
Почему так важно планирование рабочего времени
Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.
Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.
Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.
Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.
Когда необходимо планирование рабочего времени
Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.
В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.
Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:
- Личные качества начальника.
- Действия руководителя.
- Независимые причины.
Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:
- Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
- Систематическая спешка.
- Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.
При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:
- Отсутствие мотивации у персонала.
- Разрушение межличностной коммуникации в организации.
- Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
- Неспособность передать часть полномочий подчиненным.
Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:
- Длинный перечень заданий, поручений, дел.
- Внеплановые действия.
В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.
Основные правила планирования рабочего времени в течение дня
Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня
- С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
- С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
- Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
- С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
- К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
- Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
- При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.
Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня
- Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
- Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
- Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
- Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
- Руководитель не должен быть импульсивным.
- Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
- Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
- Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
- Умейте пользоваться временными промежутками.
- В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
- Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.
Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня
- К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
- Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
- После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.
Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени
На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:
- Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
- Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
- Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
- Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
- Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
- Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
- Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
- Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.
Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.
Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени
Принцип Парето (соотношение 80:20)
Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:
Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.
Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.
Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.
АВС-планирование
Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.
В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:
- К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
- К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
- К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.
По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.
Метод Эйзенхауэра
Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.
Задайте себе вопросы:
- Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
- Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?
Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.
Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:
- Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
- Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
- Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
- Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.
