Оборот наличных денежных средств между экономическими субъектами, а также порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает Центробанк РФ. Основы закреплены в нормативных документах: Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.2014 — для юридических лиц, Положение №318-П от 24.04.2008 — для кредитных организаций.
Операции применяются при получении, перерасчете или выдаче наличных денежных средств на следующие цели:
- выплата заработной платы, стипендий, пособий;
- , расчеты по налоговым обязательствам;
- расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- расчеты за оказание платных услуг;
- безвозмездные поступления и пожертвования;
- прочие расчеты.
Правила ведения кассовых операций в 2019 году
Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.
|
Обязательные требования (регламентированы действующим законодательством) |
Устанавливаются самостоятельно |
|---|---|
|
|
Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.
Необходимые документы
Документально операции должны быть оформлены соответствующими документами.
Так для поступления наличности в кассу применяется форма приходный ордер (ПРО) ОКУД 0310001. Форма № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Для выдачи наличных денег используется расходный ордер (РКО) ОКУД 0310002. Форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Документацию формирует кассир или главный бухгалтер. Обязанности можно передать другому лицу, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета в организации (п. 4.3 Указаний №3210-У). Условие вступило в силу 19 августа 2017 года.
Новые правила применения ККТ
В 2019 году действует порядок применения контрольно кассовой техники, утвержденный Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 (с изменениями от 03.07.2016). Последние зменения коснулись не только правил регистрации аппаратов ККТ в налоговой инспекции, но и порядка применения онлайн-касс.
Организации, применяющие ККТ, не должны предоставлять аппарат в инспекцию для регистрации или внесения изменений. Все действия можно осуществить через личный кабинет на сайте ФНС России. К тому же, вся информация о расчетах будет автоматически передаваться налоговикам через операторов фискальных данных.
Новшества позволят повысить финансовую эффективность применения ККТ, сократить расходы на обслуживание и перерегистрацию техники, снизить риск финансовых махинаций. Изменения направлены на повышения прозрачности расчетов, осуществляемых наличными деньгами, а также сокращение количества налоговых проверок.
Ответственность и штрафные санкции
За несоблюдение законодательства в части ведения операций по кассе предусмотрена административная ответственность. Часть 1 статьи 15.1 КоАП устанавливает:
- Наказание для юридических лиц, допустивших нарушение 318 положения о порядке ведения кассовых операций и Указаний №3210-У — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
- Наказание для должностных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, в виде штрафа от 4 000 до 5 000 рублей.
Основные проводки для отражения кассовых операций
Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.
|
Наименование операции |
Счет дебета |
Счет кредита |
Первичные документы |
|---|---|---|---|
|
Поступление наличных в кассу учреждения с лицевого счета |
ПКО (ф. 0310001) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Поступила оплата за оказание возмездных услуг |
ПКО (ф. 0310001) Квитанция (ф. 0504510) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Выданы деньги под отчет |
РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Наличные, превышающие лимит кассы, переданы на лицевой счет учреждения |
РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514) |
Операции проведены в рублях. Одновременно следует сделать записи по забалансовым счетам: по счету 17 при поступлении, по счету 18 при выбытии из кассы.
Как вести учет
Рассмотрим пошагово порядок ведения кассовых операций в РФ в бюджетном учреждении на конкретных примерах.
Сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петров П. П. получил на приобретение бумаги для печати и канцелярских товаров в сумме 5 000 рублей. Кассир выдал деньги, одновременно .
В течение рабочего дня Петров П. П. произвел закупки бумаги для печати и канцелярских товаров. Осталась неизрасходованная сумма — 750,00 рублей (экономия при закупке канцтоваров). Петров . Бухгалтер-кассир .
Гражданка Пловцова И. П. приобрела через кассу учреждения абонемент на посещение бассейна (платные услуги). Сумма покупки составила 1 500,00 рублей. Бухгалтер-кассир принял наличные и составил документы.
Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.
Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций , которого придерживаются и по сей день.
Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.
Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.
Понятие процесса «кассовая операция»
Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.
Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.
Задачи процесса:
- получение/выдача денег;
- удержание и пересчет;
- оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.
Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .
Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.
С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.
Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.
При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.
Типы кассовых операций
Весь список распределяется на 2 больших раздела по расходу и приходу денег
. Каждый содержит соответствующую документацию и порядок ведения.
По типу начисления:
- Приходные.
Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.
- Расходные.
Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.
Банковские операции также следует отнести в этот раздел.
Классификация может осуществляться и по типу объекта .
Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.
Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.
1. Участники процесса
Право ведения кассовых операций предоставляется через соответствующий приказ от вышестоящих лиц. Документ должен быть заверен юридически, после чего, по истечении 2 дней, он вступает в силу.
Требования:
- Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
Чаще всего таким человеком выступает кассир. - Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
- Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.
Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.
Работу с документацией берет на себя . Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.
Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.
2. Обновления в 2017 году
01.03.2017 налоговиками был введен ряд правок, влияющих на порядок проведения кассовых операций РФ.
Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.
Изменение №1: Лимит кассы предприятия.
Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.
Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.
Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.
Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.
Формула содержит 3 составляющих:
- Если населенный пункт имеет банковское отделение, показатель = 7.
Объем денежных ресурсов.
Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.
Варьируется от 1 до 91.
Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.
Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.
Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.
Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.
Подразделения крупных организаций при установке ограничения размера средств должны отталкиваться от положения, которое принимается в отделе руководства компании.
После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.
Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.
Изменение №3: Превышение лимита.
Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.
Превышения допускаются в:
- дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
- нерабочие дни;
- дни государственных праздников.
При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.
Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.
В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.
Порядок ведения кассовых операций в РФ
Основные требования в порядке ведения операций выдвигает ЦБ. После обновлений в 2014 — 2016 годах под категории влияния попал малый бизнес и частники.
1) Документация по учету.
Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.
Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.
Порядок предусматривает:
- оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
- ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).
Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.
ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.
2) Бухгалтерская составляющая.
В соответствии с приказом от 31 октября 2000 года был утвержден общий порядок ведения бухгалтерской отчетности компаниями и другими организациями, подлежащими ведению кассовых операций на территории РФ.
Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .
Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:
Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .
Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.
Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.
Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.
Оформить 50-2 «Операционная касса» .
Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.
Открыть 50-3 «Денежные документы» .
Ведение учета документов, имеющих ценность.
Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.
Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.
Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.
3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.
Законодательная система предусматривает строгий порядок ведения кассовых операций в РФ для 6 видов оборотных операций с наличностью.
Разберем детально каждый из них
Операция 1: Порядок получения денег.
Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.
ПКО должен содержать:
- подпись бухгалтера/руководителя;
- совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
- присутствие на руках документации, что указана в ПКО.
Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.
Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.
Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.
Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.
Если используются контрольно-кассовый аппарат или , кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.
В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.
Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.
Процесс проходит с учетом действий через РКО. Перед началом проведения кассир обязан свериться на совпадение значений, указанных прописью и в числовом формате.
На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.
Алгоритм отпуска денежных средств:
- Свериться со списком документации, что подана в РКО.
- Сотрудник отсчитывает сумму и дает ее для пересчета физическому лицу, после чего получатель расписывается в РКО.
Проверить данные получателя.
Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.
Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.
Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.
Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.
Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.
Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.
Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.
В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.
После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:
- подытожить фактический размер выданных средств;
- заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
- перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
- расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.
В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.
При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.
Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.
Порядок оформления определяется бухгалтерским отделом и приводится в исполнение кассиром на основании РКО.
Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.
Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.
При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.
Операция 5: Наличность обособленному подразделению.
Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.
Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.
Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.
Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.
Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.
Порядок выдачи доверенному лицу:
- Перед подписью получателя в ведомости делается пометка перед ячейкой «доверенность».
- После выдачи к сдаваемому ордеру прилагается и доверенность.
Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.
Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.
Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.
В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.
Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.
Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.
Порядок действий по окончании рабочего дня:
- Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
- Проводит расчет количества средств по остатку.
- Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
- Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.
Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.
Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.
Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.
Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.
Аудиторские проверки кассовых операций
Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.
В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.
Что проверяет налоговая:
- какими путями контролируется рабочее место;
- качество ведения кассовой книги;
- совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
- какой процент использования выделяемых банком средств;
- соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
- отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
- соблюдается ли лимит кассы.
Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.
Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.
Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?
Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:
Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции
Что если в ходе рядовых проверок инспекторами у вашей бухгалтерии обнаружатся серьезные дыры?
В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .
После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.
При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.
Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.
Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.
В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и в большинстве торговых точек нашей страны.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.
Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.
Организация работы кассы
Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.
Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.
С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.
Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.
Документальное оформление наличности в кассе
Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:
| Поступление в кассу (приход) | Выдача из кассы (расход) |
| Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы | Суммы причитающейся работникам заработной платы |
| Выручка от реализации работ, услуг или товаров | Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам |
| По прочим основаниям | Передача на инкассацию |
Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:
- Приходный ордер
- Расходный ордер
- Журнал регистрации кассовых документов
- Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
- Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов
Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина
Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.
В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:
Лон = Оп: Пр × Дс,
где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.
В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.
В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.
Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.
Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.
Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.
Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:
- Сделок купли-продажи ценных бумаг,
- Оплаты аренды недвижимости,
- Выдачи и возврату ссуд или займов,
- Проведения различных лотерей и азартных игр.
В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.
Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.
Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:
- Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
- Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).
В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.
Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.
Бухгалтерский учет операций с наличностью
Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.
Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.
Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.
Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:
- Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
- Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
- Составление проводок при обработке первичных документов;
- Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
- Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.
Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.
Инвентаризация кассы
Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.
Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.
Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.
Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.
Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.
Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:
- Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
- Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.
Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют. Важные изменения произошли в августе 2017 г., когда порядок ведения кассовых операций в РФ был обновлен, и об этом мы уже писали ранее , а здесь рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.
Правила ведения кассовых операций
Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.
Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны .
В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком. На сегодня основные правила заключены в следующих документах:
- Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
- Указание Центробанка № 3073-У от 07.10.2013 о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.
Фирма и ИП самостоятельно определяют:
- каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
- порядок и сроки проверок «налички» в кассе.
Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы . Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.
Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.
Документальное оформление кассовых операций
Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).
Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88 от 18.08.1998, № 1 от 05.01.2004 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
- Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
- Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
- Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.
Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Бухгалтерский учет кассовых операций
Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:
- 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
- 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.
По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:
- по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
- дебет счета 50 и кредит счета 62 - поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.
- сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
- по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
- оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.
Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.
Кассовые операции банка - это операции по приему и выдаче денег клиентам через кассу банка, операции по перевозке денег между хранилищами банков (филиалов…) и т.д., которые имеют жестко регламентированные порядок и правила ведения.
Касается ли порядок ведения кассовые операции банков простых граждан, т.е. физических лиц? Да, касается. Ведь каждый из нас периодически посещает банк: для оплаты налогов и коммунальных платежей, для размещения сбережений на депозитные счета, для отправки денежного перевода своим близким, для оформления купли-продажи и хранения слитков из драгметаллов и т.д.
Чтобы не попасть в неприятную ситуацию. надо знать, что ведение кассовых операций в банках регламентируется Положением Центрального Банка России за N 318-П от 24.04.2008 года "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации". Положение вступило в силу с 01 сентября 2008 года, а абзац четвертый пункта 2.11 Положения вступил в силу с 01 января 2009 года.
Порядок кассовых операций
Положение ЦБ "О порядке ведения кассовых операций …" охватывает обширный круг вопросов. Им определяется и устанавливается следующий порядок кассовых операций:- Порядок ведения кассовых операций с валютой Российской Федерации в виде банкнот и монеты Банка России (далее - наличные деньги) при осуществлении банковских операций и других сделок;
- Порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России (далее - сомнительные денежные знаки Банка России);
- Порядок работы с неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России (далее - неплатежеспособные денежные знаки Банка России);
- Порядок работы с денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации (далее - имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России);
- Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации.
Особенности кассовых операция
Какие особенности кассовых операций, осуществляемых в банке необходимо знать клиентам банков - физическим лицам? Из Положения Центрального Банка России за N 318-П от 24.04.2008 года "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" для физических лиц в основном необходимо знать следующие пункты:- В соответствии с пунктом 1.1. Положения, кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег осуществляются с находящимися на обслуживании в кредитной организации клиентами - физическими лицами. Другими словами, ни один из банков не имеет права отказать вам в обслуживании и в обмене допустим порванных/ветхих купюр или в обмене/размене мелочи. Правда, кассовые работники банков очень неохотно осуществляют обмен монет мелкого достоинства на более крупные купюры. А чтобы у кассовых работников не возникало причин для отказа в обмене мелких монет (5, 10, 50 копеек) на более крупную купюру, лучше всего в банк принести заранее рассортированные по достоинству монеты. Отдельные операции могут быть платными.
- В соответствии с пунктом 2.9. осуществление приходных или расходных кассовых операций, кассовыми работниками кредитной организации на приходных или расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации.
Вместо штампа кассы на приходных, расходных кассовых документах может проставляться оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформление приходных, расходных кассовых операций.
- В соответствии с пунктом 2.10. Положения, кассовым работникам при осуществлении кассовых операций запрещается:
- выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренной в пункте 2.6 настоящего Положения;
- убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;
- хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;
- уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.
Проведение кассовых операций
Практически во всех кассах банка есть вывеска: - "Считайте деньги не отходя от кассы". И это правильно. Считается, что если клиент отошёл от кассы, то он уже мог купюры подменить, заменить, объединить с непроверенными и т.д... Доказать обратное вам уже не удастся. Поэтому стоит соблюдать «негласный» ритуал при проведении кассовых операций, а именно:- Подходите к кассовому окошечку, и если кассир не убрал еще со стола деньги от предыдущей операции или разговаривает по телефону, то не торопитесь подавать свои документы и деньги;
- Подаете жетон, или приходно-расходные документы и паспорт для проверки;
- Только затем, если операция по приходу проведена, подавайте деньги;
- Во избежание недоразумений внимательно наблюдайте за процедурой пересчета денег и проверкой платёжеспособности купюр.
- При получении денег из кассы, не отходя от кассы, пересчитайте наличность. Не стесняйтесь это делать – деньги любят счет, даже если кассовый работник производил пересчет выдаваемых купюр на глазах у вас.
- Сомнительные, поврежденные или расписанные чернилами купюры просите заменить или проверить их подлинность через аппарат для проверки денег.
- Получая крупную сумму не отходя от кассы проверяйте подлинность купюр на своем аппарате или требуйте сделать такую проверку кассира на ваших глазах. Особенно это касается купюр крупного номинала. Кассир это обязана сделать по вашей просьбе. В некоторых банках предоставляют даже аппарат для вашей проверки.
- Если выдача денег сопровождалась проведением записи в сберегательной книжке, то, также, не отходя от кассы, проверьте – соответствует ли сумма, которую провели по сберкнижке сумме полученных/сданных денег.
Для сведения: Положение ЦБ России N 318-П от 24.04.2008 года "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 мая 2008 года (регистрационный N 11751) и опубликовано в "Вестнике Банка России, N 29-30, от 06.06.2008 г. Полный текст можно скачать на сайте:
