Бухгалтерские формы по учету инвентаризации. Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Приказ о проведении инвентаризации

Бланк инвентаризационной описи ТМЦ

Бланк «инвентаризационная опись товарно материальных ценностей» — это унифицированный документ № ИНВ-3 (форма по ОКУД 0317004), утвержден Постановлением Госкомстата № 88. Он необходим в ходе инвентаризации материалов, товаров и готовой продукции. Вы можете скачать бланк инвентаризационной описи товарно материальных ценностей, а затем мы поэтапно расскажем, как правильно заполнить его. Напоминаем, что опись по результатам инвентаризации основных средств составляется отдельно.

Как заполнить инвентаризационную опись

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости. Запрещено вносить в перечень данные об остатках со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского учета, не проконтролировав их фактическое наличие.

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

• административный персонал организации;
• работники бухгалтерии;
• иные специалисты.

Лица, ответственные за хранение ТМЦ, подтверждают факт присутствия на инвентаризации и подписывают ведомость, соглашаясь с фактическими данными, которые в ней указаны.

Заполнение инвентаризационной описи основных средств

Образец заполнения инвентаризационной описи основных средств представляет собой унифицированную форму № ИНВ-1. Документ для основных средств заполняется аналогично примеру для формы № ИНВ-3. Смело используйте приведенную инструкцию.

Также на нашем сайте можно скачать бланк инвентаризационной описи основных средств.

Ответственность за составление и срок хранения

После подписания всех экземпляров описи по основным средствам и ТМЦ один из них передается в бухгалтерию для выявления расхождений и составления сличительных ведомостей (унифицированная форма № ИНВ-19, ОКУД 0317017). При обнаружении недостач или излишков бухгалтерская служба предлагает варианты отражения данных фактов хозяйственной жизни организации.

По результатам инвентаризации материально ответственные лица могут быть оштрафованы по причине причинения ущерба организации.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за составление документов, соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации. Если хотя бы один из членов комиссии не присутствовал во время проведения инвентаризации, ее результаты могут быть оспорены.

Опись хранится в организации не менее пяти лет.

Если статья помогла, поделитесь ею в Facebook, ВКонтакте или Twitter. Это самый простой способ сказать нам спасибо. А задать вопросы по основным средствам, ТМЦ, нематериальным активам и налогам, а также ознакомиться с последними новостями в области бухгалтерского учета и налогообложения вы можете в наших соцсетях.

Согласно Приказу Минфина от 30 марта 2015 года №52н инвентаризационный процесс происходит во всех организациях по определенному алгоритму. Результатом этой деятельности становится ряд документов. Главный из них, завершающий и подводящий итоги, – акт о результатах инвентаризации.

ФАЙЛЫ 2 файла

Механизм прохождения

Начинается все с приказа руководителя (формы ) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.

Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.

Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Элементы документа

Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:

1. Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.

Тело акта. В нем содержатся данные о членах комиссии, непосредственно учтенных объектах, сроках.

Заключительная часть. В ней указаны подписи каждого из членов комиссии с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.

Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.

Какие активы (ценности) инвентаризируются

Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:

• Основные средства. Акт будет составлен по форме .
• Товары. .
• Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
• Материалы, отдельные элементы товаров.
• Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
• Долговое содержимое учреждения.

За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.

Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.

Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.

Причины расхождений

Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:

• Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
• Пересортица.
• При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
• Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
• Кражи.

В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.

Сопутствующие документы

Бумага не будет иметь силу без:

• Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
• Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
• . Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.

Кем утверждается, где регистрируется

Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

Если допущена ошибка

Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.

Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.

В случае длительных проверок

Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

Контроль

Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

Где отражаются расхождения

Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.

Помимо составления , понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:

Закон о бухгалтерском учете;

Положение по ведению бухгалтерского учета;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).

В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";

N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";

N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";

N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Все имущество и все виды финансовых обязательств организации подлежат инвентаризации с целью определения фактического наличия и состояния имущества организации, сравнения фактических данных по наличию имущества с данными бухгалтерского учета, а также для проверки полноты отражения в учете обязательств на определенную дату (п. 1.3, п. 1.4 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).

Для оформления итогов ревизии применяются формы первичных документов по учету результатов инвентаризации (п. 2.14 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49). Одним из таких первичных учетных документов является инвентаризационная ведомость. Ведомость инвентаризации составляется по итогам проведения ревизии имущества компании и предназначена для отражения фактического и учетного количества имущества по каждому наименованию с указанием его стоимостного выражения на определенную дату.

В случае несовпадения фактического количества проверяемого имущества с данными бухгалтерского учета оформляется сличительная ведомость, в которой указываются излишки или недостатки данного имущества (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).

Инвентаризационная ведомость в 2019 году

Бланки учетных документов (инвентаризационных описей, ведомостей, актов инвентаризации и др.) для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и другого имущества утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 .

Однако, начиная с 1 января 2013 года, организации могут самостоятельно разработать форму инвентаризационной ведомости с указанием в ней всех обязательных реквизитов, закрепив данный бланк в своей учетной политике (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).

Также компания может использовать унифицированные формы инвентаризационных ведомостей, доработав их с учетом требований к обязательным реквизитам, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Доработанную форму ведомости инвентаризации также необходимо будет закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей – бланк унифицированной формы документации, оформляемый при проведении процедур по учету ценного имущества на конкретном предприятии либо в организации. Порядок заполнения описи учета, обязанность по ее использованию, необходимые реквизиты бланка – основные моменты, знать которые обязательно с целью правильной фиксации результатов инвентаризации.

Инвентаризационная опись ТМЦ

Инвентаризационная опись ТМЦ, форма ИНВ-3 утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88. Оформление ИНВ-3 необходимо для цели фиксации фактического наличия товарно-материальных ценностей в конкретной организации. При этом под ТМЦ понимаются:

• товары;
• готовая продукция;
• производственные либо иные запасы фирмы и пр.

Ценности могут подлежать хранению в специально отведенных для этого местах (складские помещения, боксы, ангары и др.) либо находиться на любом этапе движения в связи с осуществлением деятельности юридического лица. Таким образом, сведения, вносимые в бланк ИНВ-3, определяются в ходе проводимых процедур пересчета, взвешивания, измерения исключительно по месту нахождения ТМЦ.

Обязательные реквизиты ИНВ-3

При использовании в ходе проведения инвентаризации унифицированной формы описи, сотрудникам проверяющей комиссии необходимо знать, какие обязательные реквизиты подлежат заполнению. Инвентаризационная опись ИНВ-3 должна содержать:

Страница 1 описи - расписка

Заполнение описи начинается с внесения обязательных реквизитов в расписку:

1. В поля «Организация» и «Структурное подразделение» вносятся полное либо сокращенное фирменное наименование организации согласно ее учредительным документам.

   Если штатным расписанием деление на структурные отделы фирмы не предусмотрено, соответствующее поле остается незаполненным.

2. В качестве основания для проведения инвентаризации указывается внутренний распорядительный документ исполнительного органа фирмы (постановление, приказ , распоряжение), дата его составления и регистрационный номер. Ненужное наименование документа подлежит зачеркиванию.

Периодичность проведения инвентаризаций определяется руководством конкретного юрлица. Проверка может быть плановой либо осуществляемой в срочном порядке. Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей при плановой инвентаризации по своей форме и содержанию ничем не отличаются от составляемых в ходе незапланированной проверки.

1. В поля «Дата начала инвентаризации» и «Дата окончания инвентаризации» вносятся соответствующие времени проведения инвентаризационных действий календарные обозначения.
2. Номер документа и дата его составления заполняются в соответствии с действующей в организации политикой ведения и учета внутреннего документооборота.
3. В графе «Вид товарно-материальных ценностей» указывается наименование подлежащих учету товаров либо иной производственной продукции.
4. Следующее порядковое поле должно содержать сведения о виде владения, на основании которого юр. лицо осуществляет пользование либо распоряжение ТМЦ – собственность, аренда, хранение, переработка и пр.
5. В качестве материально ответственных лиц указываются должности и личные данные работников, на которых возложена обязанность по ведению учета и инвентаризации ценностей. Такая обязанность может быть предусмотрена трудовым договором, приказом, распоряжением, соглашением о возложении обязанности по осуществлению сохранности ТМЦ, должностной инструкцией и др.
6. В конце расписки указывается фактическая дата снятия остатков товара.

ИНВ-3: образец заполнения 2-4 страниц описи

Инвентарная опись товарно-материальных ценностей (страницы 2, 3, 4) представлена в форме таблицы, включающей в себя следующие сведения:

• номера счетов и субсчетов;
• наименование и характеризующие ТМЦ сведения;
• количество ценностей, единица измерения, номенклатурный номер;
• стоимость единицы товара;
• сведения о фактически выявленном количестве ТМЦ и об отраженных объемах по данным бухучета.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей в итоговой строке заполняется, по всем сведениям, цифрам и суммам исключительно прописью.

Подписывают бланк инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей все члены специально созданной для проведения инвентаризации комиссии. Кроме того, опись заверяется подписью либо подписями материально ответственных за сохранность ценностей работников, а также визируется главным бухгалтером, подтверждающим проведение сличительной операции.

Обязанность по применению документа

Применение унифицированной формы описи, начиная с начала 2013 года, не является обязанностью субъектов хозяйственной деятельности. С целью исполнения норм закона о ведении бухгалтерского учета организации могут использовать самостоятельно разработанный бланк инвентаризации товарно-материальных ценностей. Образец самостоятельно разработанного бланка должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны выше. Исключение составляют бюджетные организации, обязанность использования которыми унифицированной формы описи закреплена на законодательном уровне.

Перед началом проведения инвентаризации ТМЦ, инициатором проверки создается специальная комиссия из сотрудников организации. Сама инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей составляется на бумажном носителе в 2-х экземплярах: 1 сдается в бухгалтерию для оформления сличительной ведомости, 2 остается в распоряжении лиц, являющихся материально ответственными.

В случае выявления комиссией товаров, не учтенных бухгалтерией, все данные о таких ТМЦ подлежат обязательному отражению в инвентаризационной описи материально производственных запасов.

На материалы, относящиеся к материальным ценностям, но потерявшие свои свойства для дальнейшего применения (испорченные либо негодные для производства), составляются соответствующие акты.