Основание командировки согласование документов как написать. Учредитель тратится на компанию

Бухгалтеру при квалификации хозяйственной операции, связанной с оплатой расходов учредителей, приходится сталкиваться с трудностями, возникающими из противоречий, содержащихся в нормах российского законодательства, нечетких определений экономического и правового содержания фактов хозяйственной жизни, а также особого статуса учредителей как собственников компании. О том, как правильно оформлять и принимать к учету расходы учредителя, узнаете в статье

13.02.2015
Актуальная бухгалтерия

Кто такой учредитель?

Постараемся понять, кто такой учредитель и какие у него права в отношении распоряжения финансовыми средствами организации. Сразу отметим, что будем вести речь о коммерческих организациях, основной целью которых является получение прибыли.

Часто среди предпринимателей складывается мнение, что учредитель является собственником бизнеса. Именно учредителям организация обязана своим существованием, так как они вложили свои средства и силы в ее создание. Однако российское законодательство определяет, что имущество собственников обособлено от имущества организации, ими созданной. Учредитель (участник) юридического лица не отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо не отвечает по обязательствам учредителя (участника) (п. 3 ст. 56 ГК РФ). Учредителю принадлежит доля (акции) в уставном капиталеобщества, а не имущество самой организации. Обязательства учредителей ограничиваются их долей в уставном капитале и необходимостью участвовать в управлении организацией. Таким образом, распоряжаться имуществом общества учредитель не вправе. Федеральными законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью определены обязанности учредителей (Федеральные законы от 08.02.1998 № 14-ФЗ, от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Среди них выделим следующие: необходимость внесения вклада в уставный капитал, участие в общем руководстве и управлении деятельностью коммерческой организации, создании совета директоров. Отметим, что учредители могут входить в состав совета директоров, а могут не являться членами постоянного руководящего органа общества. Принадлежность учредителя к совету директоров является существенным моментом в квалификации его расходов при налогообложении прибыли.

Выплаты учредителям и Налоговый кодекс

Расходы и выплаты, касающиеся учредителей, регулируются следующими нормами Налогового кодекса:

• подп. 49 п. 1 ст. 264 - другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (в некоторых случаях финансовое ведомство позволяет признавать расходы по этому пункту);
• п. 2 ст. 264 - в состав представительских расходов, относящихся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, включаются затраты участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• подп. 16 п. 1 ст. 265 - к внереализационным расходам относятся затраты на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности: аренду помещений, подготовку и рассылку необходимой для проведения собраний информации и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания;
• п. 21 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);
• п. 48.8 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся суммы вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров.

Как видно из указанных правил налогообложения прибыли, перечень ситуаций, позволяющих признавать в налоговом учете расходы учредителей, невелик. На наш взгляд, существенным ограничением в отношении признания таких расходов являетсяпункт 48.8 статьи 270 Налогового кодекса, который буквально вычеркивает все выплаты в пользу членов совета директоров из расчета налога на прибыль.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что отношения членов совета директоров и организаций не относятся ни к гражданско-правовым отношениям, ни к трудовым отношениям, если не заключаются соответствующие договоры (письмо Минфина России от 05.03.2010 № 03-03-06/1/116). Ссылаясь на данное письмо финансового ведомства, считаем необходимым пояснить следующую ситуацию. В письме рассматривается конкретный эпизод выплаты вознаграждения членам совета директоров. Это позволяет предполагать, что расходы, не касающиеся поощрительных выплат, к выводам письма не относятся. Однако словосочетание "иных выплат" буквально означает все выплаты в пользу членов совета директоров.

Таким образом, во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль, все выплаты членам совета директоров налогоплательщику следует квалифицировать как расходы, не учитываемые при налогообложении. Если с членом совета директоров не заключен трудовой договор или договор ГПХ, то все компенсации расходов этим лицам не учитываются при расчете налога на прибыль (расходы на поездки, оплата гостиниц, представительские расходы и др.).

Расходы учредителя в отдельных случаях

Рассмотрим самые распространенные ситуации, когда учредитель действует в интересах компании:

• участие в организационных мероприятиях по управлению хозяйственным обществом, предусмотренных уставом;
• выполнение определенных функций работников компании;
• представление интересов компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Отметим, что личные потребности учредителей в их собственных интересах могут оплачиваться компанией, но только в пределах положенных им дивидендов или по согласованию с другими участниками общества. Такая ситуация иногда встречается в практике, но не должна носить регулярный характер. Иначе компания станет убыточной, а это не служит основной цели создания коммерческой организации - извлечению прибыли. Такие расходы однозначно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Рассмотрим первую ситуацию, когда учредителю необходимо прибыть на общее собрание учредителей в дочернюю компанию. В данном случае учредитель может находиться в месте расположения дочерней компании, а может проживать в другом городе или другой стране. При этом он может иметь трудовой договор с ней, а может и не состоять в ее штате.

Если учредитель проживает в месте нахождения дочерней компании, то он не нуждается в расходах на поездку. Если же он находится в другом городе или стране, то необходимо позаботиться об организации его поездки (приобретение билетов, оформление визы, проживания, питания и др.).

Разберемся, можно ли данную поездку считать командировкой? Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Нередки случаи, когда материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. В этом случае у материнской компании возникнут командировочные расходы. На наш взгляд, такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Обратите внимание: если дочерняя компания имеет трудовой договор с учредителем, то она поездку такого работника может квалифицировать как служебную командировку. Расходы по такой командировке лучше учесть по статье "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".

В случае же если между учредителем и дочерней компанией трудовой договор не оформлен, то данная поездка не является служебной командировкой. Поэтому расходы учредителя на проезд до места, где проводится собрание учредителей дочерней компании, нельзя учесть по статье "Командировочные расходы" (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Некоторые специалисты считают, что рассматриваемые расходы на поездки учредителей могут быть учтены в качестве представительских расходов. Другие придерживаются мнения, что перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Поэтому организация самостоятельно должна принять решение о признании таких расходов в налоговом учете, оценив все возможные риски.

Вопросы, связанные с признанием расходов на поездки учредителей (оплата пассажирских билетов, трансфера, гостиниц, визы, питания, транспортного обеспечения и др.), являются спорными. С одной стороны, это расходы самих учредителей, так как они обязаны и заинтересованы участвовать в управлении дочерней компании. С другой стороны, дочерняя компания также обязана привлекать в своей деятельности учредителей. Эти отношения должны регулироваться уставом.

На наш взгляд, затраты на организацию поездки учредителей в налоговом учете можно отнести к другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом цель поездки должна быть предусмотрена уставом и присутствие учредителя обязательно для решения вопросов компании. Например, назначение генерального директора, аудитора, ревизора, утверждение годового отчета и другие необходимые в деятельности компании мероприятия. Эти расходы не нормируются налоговым законодательством. Однако для компании будет полезным составить смету или бюджет мероприятия, согласовать этот документ со всеми учредителями и утвердить его у генерального директора. В этом случае необходимо информировать учредителей об их обязанности предоставить в компанию документы, подтверждающие их расходы. Удобным документом для такой ситуации является форма авансового отчета по форме АО-1 с приложением к нему всех необходимых документов.

Дочерняя компания может взять на себя инициативу и самостоятельно оплатить часть расходов по организации поездки и проживания учредителей на основании договоров с транспортными агентствами и гостиницами по безналичному расчету. Тогда подтверждающие документы предоставят соответствующие контрагенты через ответственных лиц компании.

Если цель мероприятия, на которое прибыл учредитель, не оговорена в уставе, организации будет сложно доказать экономическую обоснованность расходов на поездку учредителя. Ведь все функции текущей деятельности компании должны обеспечиваться штатными работниками. Скорее всего, оплату такой поездки налоговики рассмотрят не как расход компании, а как доход физического лица. При возникновении похожей ситуации организации предпочтительно предоставить сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Буфетное обслуживание (фуршет), завтрак, обед, транспорт для доставки учредителей до места проведения собрания, оплата услуг переводчиков во время представительского мероприятия признается расходом в целях налогообложения. Однако если проведенные мероприятия, например ужин в ресторане, не носят официального характера или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759).

Для подтверждения представительских расходов рекомендуем издать приказ о проведении мероприятия, утвердить смету расходов и назначить ответственное за мероприятие лицо. Ответственному лицу необходимо представить отчет о проведении мероприятия и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Рассмотрим вторую ситуацию, когда учредители выполняют определенные функции работников компании.

Если с учредителем заключен трудовой договор, то расходы по его заработной плате или командировкам в обычном порядке принимаются при расчете налога на прибыль.

Если учредитель не является работником компании, то его участие в текущей деятельности компании должно быть регламентировано договором подряда, возмездного оказания услуг или иным договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Расходы учредителя на командировки или представительские расходы оговариваются в условиях договора ГПХ и возмещаются ему на основании заявления при условии, что к последнему приложены соответствующие подтверждающие документы.

По договору ГПХ учредителю должно быть назначено вознаграждение, которое учитывается в расходах. Выбор статьи расхода зависит от предмета договора.

При этом вознаграждения за выполнение трудовых функций или обязательств по договору ГПХ должны быть четко разграничены от вознаграждения за выполнение обязанности члена совета директоров. Так как расходы в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров, не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).

Рассмотрим ситуацию, когда учредитель представляет интересы компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Обстоятельства данной ситуации очень похожи на предыдущие отношения учредителя и дочерней компании. Если учредитель действует в интересах компании, это означает, что он выполняет конкретные функции. Но зачастую учредитель не изъявляет желания заключать какой-либо договор с дочерней компанией.

В случае если учредителю выплачивается вознаграждение без оформления трудового договора, то его сумма не учитывается в расходах (п. 21 ст. 270 НК РФ). Если вознаграждение не выплачивается, то деятельность учредителя в пользу компании может быть квалифицирована как безвозмездное оказание услуг, что влечет возникновение внереализационного дохода при налогообложении прибыли.

Расходы учредителя в представительских целях принимаются в налоговом учете, если они документально подтверждены и направлены на получение доходов. Это могут быть переговоры с поставщиками или покупателями, представителями органов власти. Цель переговоров с представителями органов власти должна быть связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании, состав расходов и их сумма - разумными в пределах практики делового оборота: вода, кофе, чай, печенье и т.д. Никакие сувениры, подарки не входят в перечень представительских расходов.

Следует с осторожностью квалифицировать выплаты, компенсирующие расходы учредителей, если они являются членами совета директоров. Потому как буквальное прочтение пункта 48.8 статьи 270 Налогового кодекса не позволяет признавать в целях налогообложения какие-либо выплаты членам совета директоров.

Зачастую при осуществлении деятельности учредителей в интересах компании появляется необходимость использовать служебный транспорт.

В данном случае расходы на поездку до места проведения собрания можно учесть в составе представительских расходов. При этом расходы на поездку должны быть подтверждены путевым листом, а цель поездки связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании.

Подведем итоги и представим наши выводы в виде таблицы (см. ниже).

Обоснование расходов учредителя в налоговом учете

Расходы учредителя до регистрации фирмы

При расчете налога на прибыль организационные расходы до момента регистрации не отражаются независимо от того, являются они в соответствии с учредительными документами вкладом в уставный капитал или нет. Это объясняется следующим.

Правоспособность организации возникает в момент ее регистрации (п. 3 ст. 49, п. 2 ст. 51 ГК РФ). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами являются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. До момента регистрации организация не является налогоплательщиком, поэтому расходы, понесенные до регистрации, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Бухгалтерский учет расчетов с учредителями

Информация обо всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации отражается на счете 75 "Расчеты с учредителями".

Расходы учредителей, связанные с производством и реализацией, отражаются проводкой:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 75.

Прочие расходы учредителей оформляются следующей записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 75.

При выплате доходов от участия в организации делается запись:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 75.

В случае если учредитель является работником организации, то начисление и выплата ему доходов от участия в организации отражаются не на счете 75, а на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При этом выполняется следующая запись.

Учредитель ездил в другой город по делам компании, например, чтобы с поставщиком или покупателем. Оплату проезда и гостиницу компания учла как командировочные расходы. Но так безопасно поступать, только если собственник компании является одновременно генеральным

Если же компания не заключала трудовой договор с учредителем, учесть расходы как командировочные нельзя. Ведь в командировку можно направить только работника (ст. 166 ТК РФ). Поэтому инспекторы могут посчитать, что расходы необоснованны, доначислить и НДС, если компания принимала этот налог к вычету. Кроме того, проверяющие потребуют удержать НДФЛ.

Чтобы у инспекторов не было претензий, с учредителем можно заключить срочный трудовой договор. Но тогда нужно будет оформлять кадровые документы. Другой вариант — заключить договор поручения, например, если участник с контрагентом. Или договор оказания услуг.

В договоре вознаграждение за оказание услуг. А также пропишите обязанность компании возместить расходы учредителя. Но не нужно делать оговорку, что предприятие оплачивает командировочные затраты. Либо компенсацию расходов можно включить в сумму вознаграждения. Кроме того, оформите отчет о выполнении поручения или акт приемки-сдачи услуг. Тогда суммы, потраченные на поездку, можно учесть в расходах при условии, что они подтверждены первичными документами. Кроме того, можно списать вознаграждение учредителя (п. 21 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС можно принять к вычету, если счета-фактуры оформлены на компанию. Вычет можно заявить и на основании билетов, если в них выделена сумма налога. Но это явно прописано только для командировочных затрат (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому к этим вычетам не исключены налоговиков.

Расходы, компенсируемые учредителю, оплачены в интересах компании, поэтому налоговики считают, что начислять НДФЛ не нужно (письмо от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926). Но из разъяснений можно сделать вывод, что эти суммы облагаются налогом (письмо от 29 января 2014 г. № 03-04-06/3282). Поэтому безопаснее уточнить позицию своей инспекции. Либо если учредитель оплачивал расходы самостоятельно, компания может предоставить ему профессиональный налоговый вычет на сумму затрат (письмо Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-07/15155). Тогда налог платить не потребуется.

Взносы начислять не надо при условии, что компания компенсировала расходы, подтвержденные первичными документами (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-80). Что касается вознаграждения учредителя, то с этих сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы.

Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

• старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
• проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
• поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
• открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .

Оформление командировки руководителя (директора) в 2020 году

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

• при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
• в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

• расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
• использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
• служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

• В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
• В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
• Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
• Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

Это необходимо для корректного расчета суммы .

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

• на проезд;
• на аренду жилья;
• суточные расходы на проживание;
• другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Порой учредитель компании тратит свои личные деньги на встречах в целях развития бизнеса. Он просит возместить ему данные затраты. Как правильно учитывать эти расходы в налоговом и бухгалтерском учете организации ?

Бухгалтеру при квалификации хозяйственной операции, связанной с оплатой расходов учредителей, приходится сталкиваться с трудностями. Они возникают из противоречий, содержащихся в нормах российского законодательства. Еще одна причина - нечеткие определения экономического и правового содержания фактов хозяйственной жизни, а также особого статуса учредителей как собственников компании. О том, как правильно оформлять и принимать к учету расходы учредителя, узнаете в статье.

Кто такой учредитель?

Постараемся понять, кто такой учредитель и какие у него права в отношении распоряжения финансовыми средствами организации.

Сразу отметим, что будем вести речь о коммерческих организациях, основная цель которых - получение прибыли.

Часто среди предпринимателей складывается мнение, что учредитель является собственником бизнеса. Именно учредителям организация обязана своим существованием, так как они вложили свои средства и силы в ее создание.

Однако российское законодательство определяет, что имущество собственников обособлено от имущества организации, ими созданной.

Учредитель (участник) юридического лица не отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо не отвечает по обязательствам учредителя (участника)*(1).

Учредителю принадлежит доля (акции) в уставном капитале общества, а не имущество самой организации. Обязательства учредителей ограничиваются их долей в уставном капитале и необходимостью участвовать в управлении организацией. Распоряжаться имуществом общества учредитель не вправе.

Федеральными законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью определены обязанности учредителей*(2). Среди них выделим следующие: необходимость внесения вклада в уставный капитал, участие в общем руководстве и управлении деятельностью коммерческой организации, создании совета директоров.

Учредители могут входить в состав совета директоров, а могут не являться членами постоянного руководящего органа общества.

Принадлежность учредителя к совету директоров - существенный момент в квалификации его расходов при налогообложении прибыли.

Выплаты учредителям и Налоговый кодекс

Расходы и выплаты, касающиеся учредителей, регулируются следующими нормами Налогового кодекса:

– подп. 49 п. 1 ст. 264 – другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (в некоторых случаях финансовое ведомство позволяет признавать расходы по этому пункту);

– п. 2 ст. 264 – в состав представительских расходов, относящихся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, включаются затраты участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;

– подп. 16 п. 1 ст. 265 – к внереализационным расходам относятся затраты на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности: аренду помещений, подготовку и рассылку необходимой для проведения собраний информации и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания;

– п. 21 ст. 270 – к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);

П. 48.8 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся суммы вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров.

Ситуаций, в которых в налоговом учете признают расходы учредителей, немного. Существенное ограничение в отношении признания таких расходов - пункт 48.8 статьи 270 Налогового кодекса, который буквально вычеркивает все выплаты в пользу членов совета директоров из расчета налога на прибыль.

Официальная позиция Минфина России следующая: отношения членов совета директоров и организаций не относятся ни к гражданско-правовым, ни к трудовым отношениям, если не заключаются соответствующие договоры*(3).

Ссылаясь на письмо финансового ведомства, считаем необходимым пояснить следующую ситуацию. В письме рассматривается конкретный эпизод выплаты вознаграждения членам совета директоров. Это позволяет предполагать, что расходы, не касающиеся поощрительных выплат, к выводам письма не относятся. Однако словосочетание "иных выплат" буквально означает все выплаты в пользу членов совета директоров.

Во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль, все выплаты членам совета директоров налогоплательщику следует квалифицировать как расходы, не учитываемые при налогообложении. Если с членом совета директоров не заключен трудовой договор или договор ГПХ, то все компенсации расходов этим лицам не учитываются при расчете налога на прибыль (расходы на поездки, оплата гостиниц, представительские расходы и др.).

Расходы учредителя в отдельных случаях

Рассмотрим самые распространенные ситуации, когда учредитель действует в интересах компании:

1) участие в организационных мероприятиях по управлению хозяйственным обществом, предусмотренных уставом;

2) выполнение определенных функций работников компании;

3) представление интересов компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Отметим, что личные потребности учредителей в их собственных интересах могут оплачиваться компанией, но только в пределах положенных им дивидендов или по согласованию с другими участниками общества. Такая ситуация иногда встречается в практике, но не должна носить регулярный характер. Иначе компания станет убыточной, а это не служит основной цели создания коммерческой организации – извлечению прибыли. Такие расходы однозначно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Рассмотрим первую ситуацию, когда учредителю необходимо прибыть на общее собрание учредителей в дочернюю компанию.

Учредитель может находиться в одном месте с дочерней компанией, а может проживать в другом городе или другой стране. При этом он может иметь трудовой договор с ней, а может и не состоять в ее штате.

Если учредитель проживает в месте нахождения дочерней компании, то он не нуждается в расходах на поездку. Если же он находится в другом городе или стране, нужно организовать поездку (покупка билетов, оформление визы, проживание, питание и др.).

Разберемся, можно ли такую поездку считать командировкой?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*(4). При этом в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем*(5).

Нередко материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. Так возникают командировочные расходы. Такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Обратите внимание: если дочерняя компания имеет трудовой договор с учредителем, то она поездку такого работника может квалифицировать как служебную командировку. Расходы по такой командировке лучше учесть по статье "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".

В случае же если между учредителем и дочерней компанией трудовой договор не оформлен, то данная поездка не является служебной командировкой. Поэтому расходы учредителя на проезд до места, где проводится собрание учредителей дочерней компании, нельзя учесть по статье "Командировочные расходы"*(6).

Письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/759

Есть мнение, что такие расходы на поездки учредителей могут быть учтены в качестве представительских расходов. Альтернативная идея в том, что перечень представительских расходов должен быть закрытым, не подлежащим расширенному толкованию. Поэтому организация самостоятельно должна принять решение о признании таких расходов в налоговом учете, оценив все возможные риски.

Признание расходов на поездки учредителей (оплата пассажирских билетов, трансфера, гостиниц, визы, питания, транспортного обеспечения и др.) спорное. Это расходы самих учредителей, так как они обязаны и заинтересованы участвовать в управлении дочерней компании, но дочерняя компания обязана привлекать учредителей. Эти отношения должны регулироваться уставом.

На наш взгляд, затраты на организацию поездки учредителей в налоговом учете можно отнести к другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией*(7). При этом цель поездки должна быть предусмотрена уставом и присутствие учредителя обязательно для решения вопросов компании. Например, назначение генерального директора, аудитора, ревизора, утверждение годового отчета и другие необходимые в деятельности компании мероприятия. Эти расходы не нормируются налоговым законодательством. Однако для компании будет полезным составить смету или бюджет мероприятия, согласовать этот документ со всеми учредителями и утвердить его у генерального директора.

В этом случае необходимо информировать учредителей об их обязанности предоставить в компанию документы, подтверждающие их расходы. Удобным документом для такой ситуации является форма авансового отчета по форме АО-1 с приложением к нему всех необходимых документов.

Дочерняя компания может взять на себя инициативу и самостоятельно оплатить часть расходов по организации поездки и проживания учредителей на основании договоров с транспортными агентствами и гостиницами по безналичному расчету. Тогда подтверждающие документы предоставят соответствующие контрагенты через ответственных лиц компании.

Если цель мероприятия, на которое прибыл учредитель, не оговорена в уставе, организации будет сложно доказать экономическую обоснованность расходов на поездку учредителя. Ведь все функции текущей деятельности компании должны обеспечиваться штатными работниками. Скорее всего, оплату такой поездки налоговики рассмотрят не как расход компании, а как доход физического лица. При возникновении похожей ситуации организации предпочтительно предоставить сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Буфетное обслуживание (фуршет), завтрак, обед, транспорт для доставки учредителей до места проведения собрания, оплата услуг переводчиков во время представительского мероприятия признается расходом в целях налогообложения.

Однако если проведенные мероприятия, например, ужин в ресторане, не носят официального характера или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли*(8).

Для подтверждения представительских расходов рекомендуем издать приказ о проведении мероприятия, утвердить смету расходов и назначить ответственное лицо. Последнему необходимо представить отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Рассмотрим вторую ситуацию, когда учредители выполняют определенные функции работников компании.

Если с учредителем заключен трудовой договор, то расходы по его заработной плате или командировкам в обычном порядке принимаются при расчете налога на прибыль.

Если учредитель не является работником компании, то его участие в текущей деятельности компании должно быть регламентировано договором подряда, возмездного оказания услуг или иным договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Расходы учредителя на командировки или представительские расходы оговариваются в условиях договора ГПХ и возмещаются ему на основании заявления при условии, что к последнему приложены соответствующие подтверждающие документы.

По договору ГПХ учредителю должно быть назначено вознаграждение, которое учитывается в расходах. Выбор статьи расхода зависит от предмета договора.

При этом вознаграждения за выполнение трудовых функций или обязательств по договору ГПХ должны быть четко разграничены от вознаграждения за выполнение обязанности члена совета директоров. Так как расходы в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров, не учитываются в целях налогообложения прибыли*(9).

Рассмотрим ситуацию, когда учредитель представляет интересы компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Обстоятельства ситуации очень похожи на предыдущие отношения учредителя и дочерней компании. Если учредитель действует в интересах компании, это означает, что он выполняет конкретные функции. Порой учредитель не желает заключать какой-либо договор с дочерней компанией.

В случае если учредителю выплачивается вознаграждение без оформления трудового договора, то его сумма не учитывается в расходах*(10). Если вознаграждение не выплачивается, то деятельность учредителя в пользу компании может быть квалифицирована как безвозмездное оказание услуг, что влечет возникновение внереализационного дохода при налогообложении прибыли.

Расходы учредителя в представительских целях принимаются в налоговом учете, если они документально подтверждены и направлены на получение доходов. Это могут быть переговоры с поставщиками или покупателями, представителями органов власти. Цель переговоров с представителями органов власти должна быть связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании, состав расходов и их сумма - разумными в пределах практики делового оборота: вода, кофе, чай, печенье и т.д. Никакие сувениры, подарки не входят в перечень представительских расходов.

Важно с осторожностью квалифицировать выплаты, компенсирующие расходы учредителей, если они являются членами совета директоров. Буквальное прочтение пункта 48.8 статьи 270 Налогового кодекса не позволяет признавать в целях налогообложения какие-либо выплаты членам совета директоров.

Зачастую при осуществлении деятельности учредителей в интересах компании появляется необходимость использовать служебный транспорт.

В данном случае расходы на поездку до места проведения собрания можно учесть в составе представительских расходов. При этом расходы на поездку должны быть подтверждены путевым листом, а цель поездки связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании.

Подведем итоги и представим наши выводы в виде таблицы.

Обоснование расходов учредителя в налоговом учете

Расходы учредителя	Наличие договора с учредителем	Статья расходов в налоговом учете	Основание по Налоговому кодексу
Поездка на совет директоров (билеты, трансфер, гостиница, питание)	Отсутствует	Не учитывается	п. 48.8 ст. 270
	Отсутствует		подп. 49 п. 1 ст. 264
Поездка на общее собрание учредителей директоров (билеты, трансфер, гостиница, питание)	Трудовой договор	Другие расходы, связанные с производством и реализацией	подп. 49 п. 1 ст. 264
Выполнение функций работника: Заработная плата, Командировки, Переговоры с партнерами	Трудовой договор	Расходы на оплату труда Расходы на командировки Представительские расходы	подп. 12 п. 1 ст. 264 подп. 22 п. 1 ст. 264
Выполнение функций работника: Вознаграждение, Командировки, Переговоры с партнерами	Договор ГПХ	Расходы по договорам ГПХ	подп. 41 п. 1 ст. 264
Переговоры с партнерами, органами власти (буфетное обслуживание, завтрак, обед)	Отсутствует	Представительские расходы	подп. 22 п. 1 ст. 264
Подарки, сувениры для партнеров	Трудовой договор Договор ГПХ Договор отсутствует	Не учитываются	п. 16 ст. 270
Проведение общего собрания учредителей (аренда, почтовые расходы и др.)	Трудовой договор Договор ГПХ Договор отсутствует	Внереализационные расходы	подп. 16 п. 1 ст. 265
Расходы учредителей во время проведения собрания (транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, услуги переводчиков)	Трудовой договор Договор ГПХ Договор отсутствует	Представительские расходы
Расходы на служебный транспорт в интересах компании	Договор отсутствует	Расходы на содержание служебного транспорта	подп. 11 п. 1. ст. 264
Вознаграждение учредителю	Договор ГПХ Договор отсутствует	Не учитывается	п. 21 ст. 270
Вознаграждение учредителю, не предусмотренное трудовым договором	Трудовой договор	Не учитывается	п. 21 ст. 270
Вознаграждения членам совета директоров, не связанные с трудовым договором и договором ГПХ	Трудовой договор Договор ГПХ Договор отсутствует	Не учитывается	п. 48.8 ст. 270
Иные выплаты членам совета директоров, не связанные с трудовым договором и договором ГПХ	Трудовой договор Договор ГПХ Договор отсутствует	Не учитывается	п. 48.8 ст. 270

Расходы учредителей до регистрации фирмы

При расчете налога на прибыль организационные расходы до момента регистрации не отражаются независимо от того, являются они в соответствии с учредительными документами вкладом в уставный капитал или нет. Это объясняется следующим.

Правоспособность организации возникает в момент ее регистрации*(11). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами являются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. До момента регистрации организация не является налогоплательщиком, поэтому расходы, понесенные до регистрации, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Бухгалтерский учет расчетов с учредителями

Информация обо всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации отражается на счете 75 "Расчеты с учредителями".

Расходы учредителей, связанные с производством и реализацией, отражаются проводкой:

Дебет 20 (26, 44) кредит 75.

Прочие расходы учредителей оформляются следующей записью:

Дебет 91 кредит 75.

При выплате доходов от участия в организации делается запись:

Дебет 84 кредит 75.

Если учредитель - работник организации, то начисление и выплата ему доходов от участия в организации отражаются не на счете 75, а на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

При этом выполняется следующая запись:

Дебет 84 кредит 70.

───────────────────────────────────────────────────────────

*(1) п. 3 ст. 56 ГК РФ

*(2) Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ, от 26.12.1995 N 208-ФЗ

*(3) письмо Минфина России от 05.03.2010 N 03-03-06/1/116

*(4) ст. 166 ТК РФ

*(5) п. 2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

*(6) подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(7) подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(8) письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759

*(9) п. 48.8 ст. 270 НК РФ

*(10) п. 21 ст. 270 НК РФ

*(11) п. 3 ст. 49, п. 2 ст. 51 ГК РФ

аутсорсинговое подразделение компании BDO

Командировка руководителя Как отмечалось выше, командировка директора предприятия должна не только отвечать всем стандартам командировок рядового сотрудника, но и:

• иметь цель, согласно которой оформление командировки оправдано и отвечает необходимости для развития или деятельности компании;
• быть правильно оформлена, согласно требованиям закона и правилам организации;
• отвечать поставленной цели.

Директора Для выезда директора организации в командировку необходимо разработать четко поставленную цель такого трудового действия. При этом согласно Положению, целью командировки руководителя является выполнение действий, связанных с исполнением служебных обязанностей, которые направлены на улучшение и развитие организации.

Как оформить командировку директору и учредителю

Считается, что суточные оформляются для того, чтобы командированный работник, мог позволить себе в командировке достойное питание и проживание, при этом, как показывает практика, стоимость питания за пределами постоянного места работы значительно увеличивается и поэтому суточные должны быть на хорошем уровне. Также для подтверждения стоимости оказанных услуг, в частности гостиницы и питание в ней, необходимо попросить чек, а также собирать все чеки для приложения их к отчету о поездке. Как показывает практика, понесенные дополнительные расходы оплачиваются организацией довольно быстро при наличии веских доказательств.
Суточные Согласно законодательству, суточные представляют собой выплаты денежных средств командированному перед отправлением в поездку для того, чтобы тот имел возможность осуществлять какие-либо личные потребности организма.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.
Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Как оформляется командировка генерального директора?

Как отправить учредителя в командировку Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения. Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию.
Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией. Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ? Документальное оформление В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Menu

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы. Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства. В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства.

Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем. Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете. Питание и проживание, суточные Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Оформление командировки руководителя

В этом случае не надо забывать, что работодатель — это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) — не работодатель. Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками. При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно: — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9); — командировочное удостоверение (форма N Т-10); — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).
Если проезд осуществлялся на личном автомобиле При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности. В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие).
Такое назначение поможет организации работать в штатном режиме без простоя. При этом передача прав директора организации закрепляется не только приказом о назначении временно исполняющего обязанности, но и доверенностью, согласно ст. 185 ГК РФ. Документы Для выезда в командировку руководства необходимо оформить следующие документы:

• приказ о назначении заместителя, исполняющего обязанности директора во время отсутствия руководителя;
• письменное согласие лица на назначение его исполняющим обязанности;
• приказ о направлении в командировку, который директор может составить самостоятельно;
• служебное задание, которое требует исполнение в течение времени командировки;
• авансовый отчет директора;
• служебная записка при необходимости и т.д.

Внимание

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку. Оформление командировки директора и необходимые документы Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, - точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками.

Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника. Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9.

Если заместитель генерального директора или иной определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ. Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик») Приказ 30.05.2008 N 15 Москва О передаче полномочий генерального директора В связи с отбытием в командировку Приказываю: 1.

Возложить в период с 1 июня 2008 по 10 июня 2008 г. на заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича все обязанности генерального директора ООО «Лютик» Колпакова Юрия Михайловича без освобождения от основной работы. 2. Установить Иванову И.И. доплату в размере 10 000 руб.

Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку. Оформление командировки руководителя (директора) в 2017 году Правила и требования Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места. Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка? Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен.
Такие же действия касаются и руководителя предприятия. Заключается договор, согласно которому за использование личного автомобиля в целях развития предприятия, в частности осуществления командировки, ему будет выплачена некая сумма денежных средств. Авансовый отчет Авансовый отчет – документ установленной формы, который подается после приезда работника или руководителя из командировки. В нем указываются:

• денежная сумма, которую получил командированный работник предприятия (в частности директор);
• понесенные расходы в течение командировки, они могут быть меньше или больше;
• заявленные суммы подкрепляются необходимыми документами.

Образец авансового отчета по командировке здесь, бланк авансового отчета здесь. Стоит отметить, что данный документ подается в бухгалтерию организации с подписью лица, которое прибыло из командировки..