Как правило, работать с кассой должен кассир. Именно с ним руководитель организации заключает договор о полной материальной ответственности. Если в штате нет такого сотрудника, на его должность может быть назначен и бухгалтер, и сам руководитель организации.
Ежегодно юридическое лицо должен согласовывать с банком лимит остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня. То есть наличные средства должны храниться в кассе только в том размере, который указан в расчете. Этот бланк вы можете взять в обслуживающем финансовом учреждении, заполнить и подать до наступления нового календарного года. Если вы это не сделаете, средства хранить в кассе организации вы не имеете право.
Поступление денежных средств в кассу
Деньги могут поступить в кассу из разных источников, например, с расчетного счета организации, от контрагентов, от учредителей, от подотчетных лиц и т.д. В любом случае вы должны оформить приход денег документально, для этого используйте приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Оформлять документ нужно в единственном экземпляре. Отрывную часть, подписанную кассиром и главным бухгалтером, вы должны отдать тому человеку, который внес деньги.
Приходный кассовый ордер подшивается к отчету кассира и регистрируется в книге регистрации кассовых документов (форма №КО-3).
В бухгалтерском учете вы должны сделать следующие проводки:
Д50 К51 – поступили средства в кассу с расчетного счета организации;
Д50 К62 – поступили средства в кассу от контрагентов;
Д50 К71 – поступили средства в кассу от подотчетного лица;
Д50 К75 – поступили средства в кассу от учредителя
Д50 К90.1 – поступили средства в кассу в результате продажи.
Выдача денежных средств из кассы
Все движения наличных средств также должны быть оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете. Для этого используется расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Средства могут пойти на оплату заработной платы, на выдачу сумм подотчет, для сдачи средств на расчетный счет и т.д. Заполненный расходный документ должен быть зарегистрирован в книге учета кассовых документов и подшит к отчету кассира.
В бухгалтерском учете кассовых операций сделайте следующие проводки:
Д70 К50 – выплачена заработная плата сотрудникам организации;
Д71 К50 – выданы средства подотчет;
Д60 К50 – выданы средства поставщику за товар.
Если в организации существуют несколько касс, например, в случае нескольких подразделений, в штате предприятия должен быть главный кассир. Именно он заполняет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных (форма №КО-5). Все операции, осуществляемые с участием кассы, должны быть отражены в кассовой книге (форма №КО-4). В конце отчетного периода книга прошивается, нумеруется и скрепляется печатями организации и подписью руководителя и главного бухгалтера.
Подотчетное лицо
Подотчетное лицо – это человек, которому выданы денежные средства из кассы. Это лицо может быть только сотрудником компании. Он должен отчитаться за полученную сумму.
Существуют следующие требования выдачи средств подотчет:
Он должен подать документы, подтверждающие расход наличных (чеки, квитанции, счет-фактуры и т.д.). Если средства потрачены не все, подотчетное лицо должен их сдать назад;
Передавать подотчетных средств одному сотруднику от другого запрещается.
Возвращая подтверждающие документы, подотчетное лицо должен знать, что квитанции, чеки, счета-фактуры должны быть заполнены верно, расходы должны быть экономически обоснованными.
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от работников организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50.01 | 70 | Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации | Излишне выданная сумма оплты труда | |
| 50.01 | 71 | Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от работника организации | Неизрасходованная сумма | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1Авансовый отчет |
| 50.01 | 73.1 | Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам | Сумма погашения займа | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 73.2 | Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба | Сумма материального ущерба | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
Поступления в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50.01 | 62 | Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения дебеторской задолженности | Сумма погашаемой дебеторской задолженности | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 62 | Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в виде аванса по договору | Сумма аванса | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 76.02 | Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет погашения ранее предъявленных претензий | Сумма погашаемой претензии | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 76.03 | Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности | Сумма прибыли | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1Протокол собрания учредителей |
Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу организации с расчетного, валютного, специального счетов
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50.01 | 51 | Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета организации | Сумма в рублях, полученная с расчетного счета | |
| 50.21 | 52 | Поступление денежных средств в кассу с валютного счета организации | Сумма в валюте, полученная с валютного расчетного счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1Банковская выписка |
| 50.01 | 55 | Поступление денежных средств в кассу со специального счета | Сумма, полученная со специального счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1Банковская выписка |
Прочие поступления в кассу организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50.01 | 75.1 | Вклад в уставный капитал организации наличными средствами | Сумма вклада в уставной капитал | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 50.02 | Поступление денежных средств из операционной кассы в кассу организации | Вносимая сумма наличных средств | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
| 50.01 | 79.2 | Поступление в кассу денежных средств от обособленного подразделения организации | Сумма вклада | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
Список счетов, участвующих в бухгалтерских проводках:
|
|
Документы по учету наличных денежных средств
Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация. Для оформления кассовых операций используются следующие документы:
· Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;
· Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;
· Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).
Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям:
- Оплата от покупателя.
- Возврат денежных средств подотчетником.
- Возврат денежных средств поставщиком.
- Получение наличных денежных средств в банке.
- Прочий приход денежных средств.
- Прием розничной выручки
Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса > Приходный кассовый ордер
. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса
. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 1).
Документ "Приходный кассовый ордер" (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.
Рис. 1. Список приходных кассовых ордеров
Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:
Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 1 все представленные в списке документы являются проведенными.
· Дата и время формирования документа.
· Номер документа.
· Вид операции по документу.
· Сумма документа.
· Валюта документа.
· Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).
· Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации).
· Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.
· Произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия - Добавить или нажать клавишу Insert . При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 2).
Рис. 2. Выбор вида операции по документу
В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК
. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя
.
Рис. 3. Окно ввода и редактирования приходного кассового ордера
Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция , которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия .
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать , расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).
Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от , которое расположено справа от поля Номер . Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать ) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.
Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация
отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.
Параметр Отразить в налог. учете
нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета
нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).
Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма
. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.
Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа
и Печать
.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа
показано на рис. 2.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент
следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4
или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать
.
Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор
. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
Расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в соответствующем справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов , которое находится справа от поля Договор , следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:
- Заполнение поля Договор ;
- Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.
В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств : здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС . После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС .
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать ).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Что касается вкладки Печать
, то ее содержимое представлено на рис. 4.
Рис. 4. Вкладка Печать
Здесь содержатся параметры, значения которых используются в печатной форме приходного кассового ордера. В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент , или индивидуальный предприниматель, и др.).
В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т.п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).
Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение .
После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать . Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер , или нажать кнопку Печать , и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер .
Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный
можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать
.
В поле Комментарий
при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя
. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа
.
Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Прием розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки
окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 5.
Рис. 5. Оформление документа на прием розничной выручки
В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4 , затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter .
В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.
Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.
Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником
. На вкладке Реквизиты платежа
окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник
и Статья движения ден. средств
(напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства
окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие > Настройка параметров учета
). В поле Подотчетник
указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter
или кнопку Выбрать
.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком
. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя
.
Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке
. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 6.
Рис. 6. Оформление документа на получение наличных денег из банка
Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация .
В поле Счет учета
указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 31 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств
мы уже неоднократно рассматривали ранее.
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами
окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя
– с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов
.
Для вида операции Прочий приход денежных средств
в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа
будет находиться параметр Счет
. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета
.
После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия > Результат проведения документа
, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 3.
Рис. 7. Результат проведения документа
На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.
Для отправки документа на печать нажмите в окне редактирования кнопку Приходный кассовый ордер
или выберите аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать
.
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от работников организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации | Излишне выданная сумма оплты труда | |||
| Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от работника организации | Неизрасходованная сумма | Авансовый отчет |
||
| Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам | Сумма погашения займа | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба | Сумма материального ущерба | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
Поступления в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения дебеторской задолженности | Сумма погашаемой дебеторской задолженности | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в виде аванса по договору | Сумма аванса | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет погашения ранее предъявленных претензий | Сумма погашаемой претензии | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности | Сумма прибыли | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Протокол собрания учредителей |
Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу организации с расчетного, валютного, специального счетов
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета организации | Сумма в рублях, полученная с расчетного счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
||
| Поступление денежных средств в кассу с валютного счета организации | Сумма в валюте, полученная с валютного расчетного счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
||
| Поступление денежных средств в кассу со специального счета | Сумма, полученная со специального счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
Прочие поступления в кассу организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
