Чтобы организация могла , необходимо:
Подтвердить расходы документально;
Обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки;
Связать командировку с деятельностью организации, которая направлена на получение дохода.
Учтите, что именно на этих моментах налоговые органы заостряют внимание при проверках.
Экономическая обоснованность расходов на командировку. Экономическая целесообразность расходов может быть подтверждена следующими документами:
Служебным заданием;
Отчетом о его выполнении;
Деловой перепиской с партнерами;
Заключенным договором.
А если командировка не дала положительного результата и договор с деловым партнером не был заключен? Можно ли в этом случае считать расходы на командировку экономически обоснованными?
По мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Следовательно, даже если договор не подписан, расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС УО от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9).
Порядок отражения расходов на командировку в налоговом учете. Если организация применяет метод начисления, то расходы принимаются в целях налогообложения в отчетном периоде, к которому они относятся. При этом время фактической выплаты денежных средств или иной формы оплаты значения не имеет.
Датой осуществления расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.
Все расходы в иностранной валюте, указанные в авансовом отчете, необходимо пересчитать в рубли на дату его утверждения.
Суточные. Проживая вне места жительства, сотрудник несет дополнительные расходы. Для их компенсации работодатель обязан выплачивать командированному сотруднику суточные.
При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений. Ему не нужно подтверждать расходование суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами. Об этом говорится в Письме ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362.
Расходы организации на выплату суточных могут быть подтверждены расчетом, например бухгалтерской справкой. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту (Письмо УФНС по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).
Расходы на проезд к месту командировки и обратно. Расходы на оплату проезда при отправлении работника в командировку, в том числе и зарубежную, организация может учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении в командировку железнодорожным транспортом сотрудники имеют право приобретать билеты в вагоны повышенной комфортности. В этом случае стоимость билета включает платное сервисное обслуживание (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности).
По мнению специалистов Минфина, поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость проезда по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть полностью учтена при расчете налога на прибыль (Письмо от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).
Сотрудники, направленные в загранкомандировку, могут приобретать авиабилеты по тарифу "бизнес-класс". Так как положения Налогового кодекса не содержат ограничений в размере возмещения стоимости проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно, расходы на приобретение этого билета организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
Кроме того, организации имеют право включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, и затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи. Но только при условии, что указанные расходы документально подтверждены и работодатель может обосновать их экономическую целесообразность (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).
Аналогичной позиции придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС МО от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08 и ФАС УО от 17.02.2009 N Ф09-462/09-С3).
Если расходы на проезд не подтверждены документально. Расходы на проезд без подтверждающих документов нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Поэтому организации целесообразно воспользоваться советом, который дают специалисты Минфина в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: при утрате проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшаяся в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации. В справке должны быть указаны следующие реквизиты:
Фамилия, имя, отчество физического лица, которое осуществляло поездку;
Маршрут его проезда;
Стоимость билета;
Дата поездки.
Электронный билет. Для поездки в командировку в зарубежное государство работник может приобрести железнодорожный или авиабилет, оформленный в бездокументарной форме. В этом случае в качестве подтверждающих документов можно использовать распечатку электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).
Для подтверждения расходов на оплату электронного билета сотрудник должен представить один из перечисленных ниже документов:
Чек контрольно-кассовой техники;
Слип, чек электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник. В этом случае дополнительно потребуется подтверждение от банка, в котором работнику открыт карточный счет, о проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
Другой документ, свидетельствующий о произведенной оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 18.01.2010 N 03-03-07/2).
Проезд на такси. Организация может включить в состав расходов стоимость проезда работников на такси (при условии, что расходы документально подтверждены и экономически обоснованны):
В аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории РФ (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388);
К месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
В загранкомандировках сотрудники часто пользуются такси для передвижения по городу. Можно ли учесть подобные расходы при расчете налога на прибыль?
По мнению специалистов Минфина, уменьшение налоговой базы на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при их документальном подтверждении и экономической обоснованности. Обязанность проверки экономической обоснованности расходов, произведенных налогоплательщиком, возложена на налоговые органы (Письмо от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505).
Поэтому работодателю целесообразно предусмотреть возможность оплаты услуг такси в локальном нормативном акте организации (например, в положении о служебных командировках).
Расходы по найму жилого помещения полностью учитываются при расчете налога на прибыль на основании документов из гостиниц (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтвердить расходы на проживание сотрудник может счетом гостиницы, кассовым чеком и чеками, выдаваемыми к операциям с использованием пластиковых карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).
Если расходы на проживание не подтверждены первичными документами, то при расчете налога на прибыль они не учитываются (ст. 252 НК РФ). Эти затраты организация компенсирует сотруднику из чистой прибыли. К такому выводу пришли специалисты Минфина в Письме от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51.
Расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе командировочных расходов, но только в том случае, если служебная поездка состоялась. Если же по сложившимся обстоятельствам сотрудник не поехал в командировку, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, по мнению Минфина, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Если зарубежная командировка не состоялась. Предположим, что зарубежная командировка не состоялась и сотрудник организации вернул билет в кассу. При возврате стоимости билета часть денег транспортная компания удерживает. По мнению чиновников, удержанные суммы организации могут включать в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль как санкции за нарушение договорных обязательств (Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).
Аналогичной позиции придерживаются и арбитражные суды. Правда, в отличие от чиновников они считают, что невозвращенные суммы организации могут включать в состав командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008).
Прочие расходы. Организация может пользоваться услугами специализированных учреждений, в том числе туристических компаний, по бронированию и размещению ее работников в гостиницах на основе договора на оказание комплекса услуг (деловые поездки, мероприятия). Расходы на оплату услуг специализированных учреждений организация может учесть при расчете налога на прибыль на основании счета и акта выполненных работ, в которых расшифрована стоимость каждой услуги. Об этом говорится в Письме Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47.
Командировки и НДФЛ
Командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Возмещение организацией подобных расходов является компенсационной выплатой. Критерием отнесения выплат к компенсационным служит их целевое назначение (Постановление ФАС СЗО от 09.01.2004 N А56-14042/03). То есть работодатель может компенсировать сотруднику без удержания НДФЛ те расходы, которые не принесли последнему экономической выгоды.
Исключение из этого правила - суточные. НДФЛ удерживается только с сумм суточных, которые превышают нормы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ.
Согласно этой норме необлагаемыми являются суммы не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах территории РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки (Письмо Минфина России от 06.02.2009 N 03-03-06/1/41).
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размер суточных, освобождаемых от обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).
При этом сумма суточных, которая выплачивается сверх указанных размеров, является объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97).
Кроме того, с суммы компенсации расходов на проживание в загранкомандировке, не подтвержденных документально и превышающих 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, работодателю необходимо удержать НДФЛ с налогоплательщика (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Как правило, при командировке за пределы территории РФ суточные выдаются сотрудникам в иностранной валюте. Для исчисления НДФЛ сумму суточных в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выплаты (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).
В Письме Минфина России от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256 сказано: при заполнении справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ сумму суточных, превышающих установленные размеры, следует отражать в разд. 3 по коду дохода 4800 "Иные доходы" в соответствии со справочником "Коды доходов", приведенным в Приложении к Приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.
Пример. В ООО "Орловский сувенир" утверждено положение о служебных командировках, согласно которому:
1) размер суточных при командировках по территории:
России - 1000 руб.;
Германии - 55 евро;
Австрии - 60 евро;
2) размер расходов по найму жилого помещения на территории:
России - 1500 руб.;
Германии - 200 евро;
Австрии - 130 евро.
Сотрудник организации выезжает в командировку 26 марта, 27 марта он должен пересечь границу Германии, 29 марта - границу Австрии, 30 марта - вернуться в Россию, 31 марта - приехать в Орел.
20 марта 2010 г. Иванов А.А. получил для командировки в страны Евросоюза 1500 евро и 9200 руб.
3 апреля 2010 г. был утвержден авансовый отчет работника, сумма расходов по которому составила 1420 евро и 10 000 руб.
В тот же день работник сдал в кассу 80 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 800 руб.
Курс ЦБ РФ составлял:
Размер суточных составляет при командировках по территории:
России - 1000 руб.;
Германии - 2190,96 руб. (55 евро x 39,8357 руб/евро);
Австрии - 2390,14 руб (60 евро x 39,8357 руб/евро).
Таким образом, организация выплачивает суточные свыше норм, не облагаемых НДФЛ, только при командировках по территории России. Сумма суточных в пределах норм составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.), а сверхнормативная сумма, облагаемая НДФЛ, - 900 руб. ((1000 - 700) руб. x 3 дн.). Она должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника и указана в индивидуальной карточке физического лица (форма N 1-НДФЛ).
В бухгалтерском учете ООО "Орловский сувенир" была сделана такая запись:
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 127 руб. (900 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.
Расходы на проезд. Довольно часто командированные сотрудники пользуются услугами аэропорта по предоставлению VIP-зала. Зал официальных лиц и делегаций организуется в пунктах пропуска через Государственную границу РФ в пределах железнодорожных вокзалов, морских и речных портов, аэропортов, открытых для международного сообщения (п. 1 Положения о залах официальных лиц и делегаций, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116). Плата за пользование залом официальных лиц производится наличными непосредственно в VIP-зале.
По мнению специалистов главного финансового ведомства, плата за подобные услуги не является обязательной. А значит, к командировочным расходам такие платежи не относятся. Поэтому при направлении работника в командировку расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего обложению НДФЛ (Письма от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346, от 06.09.2007 N 03-05-06-01/99).
Арбитражные судьи считают, что оплата услуг VIP-зала представляет собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Следовательно, указанные выплаты не облагаются НДФЛ (Постановление ФАС ВСО от 04.03.2008 N А33-12597/07-Ф02-598/08).
Такого же мнения придерживаются ФАС МО (Постановление от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09 по делу N А40-28575/08-129-83), ФАС ПО (Постановление от 24.04.2007 по делу N А55-4391/2006-10).
Проезд на такси. Суммы оплаты организацией проезда работника на такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148).
Суммы возмещения работникам расходов на проезд на такси от гостиницы до места работы в связи с отсутствием общественного транспорта не подлежат обложении НДФЛ, но только при условии, что они носят производственный характер, документально подтверждены и определены коллективным договором или иным нормативным актом (Письмо УФНС по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535).
Не облагаются НДФЛ и суммы расходов командированного работника на проезд на такси до места назначения и обратно (Письмо УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1).
Что касается поездок на такси по городу в месте командировки, то компенсация подобных расходов включается в доход сотрудника и облагается НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).
Расходы на проживание. Иногда работник организации при возвращении из командировки представляет для отчета счет гостиницы, в котором отдельной строкой указана стоимость завтрака. Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ в случае, когда организация компенсирует сотруднику командировочные расходы с учетом стоимости питания в гостинице?
По мнению специалистов Минфина, оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения. Поэтому со стоимости завтраков организация должна удержать НДФЛ (Письмо от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).
Кроме того, поскольку указанная выплата не относится к компенсационным, предусмотренным пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, со стоимости питания работодатель должен начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.
Если организация компенсировала работнику расходы на проживание или проезд без подтверждающих документов, то она обязана удержать НДФЛ с этих сумм (ст. 210 НК РФ).
Однодневная командировка. Организация может компенсировать сотрудникам, направляемым в однодневную командировку, расходы на питание. С этой суммы работодателю необходимо удержать НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@).
Отметим, что, если поездка в командировку не состоялась, расходы на оплату услуг по оформлению виз не учитываются при расчете налога на прибыль. В то же время подобные расходы не включаются в налогооблагаемый доход сотрудника (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Страховые взносы во внебюджетные фонды
С 1 января 2010 г. организации вместо ЕСН уплачивают страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона N 212-ФЗ.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).
При этом страховыми взносами не облагаются выплаты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. В частности, к необлагаемым отнесены компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
При оплате командировочных расходов при условии их документального подтверждения (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ) не облагаются страховыми взносами:
Суточные;
Расходы на проезд до места назначения и обратно;
Сборы за услуги аэропортов;
Комиссионные сборы;
Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок;
Расходы на провоз багажа;
Расходы по найму жилого помещения;
Расходы на оплату услуг связи;
Сборы за выдачу (получение) виз;
Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, сотрудник не представил, то суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются на доходы сотрудников. Исключением являются выплаты, перечисленные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень выплат).
Согласно п. 10 Перечня выплат не начисляются взносы на суммы, выплачиваемые в порядке возмещения и компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ:
Суточные в пределах норм, установленных законодательством;
Оплату расходов по найму жилья;
Компенсацию стоимости билетов;
Возмещение иных расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.
Как известно, с 1 января 2009 г. нормы суточных, установленные законодательством в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), отменены на основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.
Поэтому начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует только на суммы суточных, которые превышают размер суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Об этом говорится в Письме ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165.
Если же организация выплачивает командированным сотрудникам суточные в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом, начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не следует.
Налог на добавленную стоимость
Вычет НДС возможен только в том случае, если товары, работы или услуги приобретены на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если пункт отправления или назначения расположен за пределами территории РФ, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).
Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки в зарубежные государства и обратно НДС не включается.
Если же в проездных документах, приобретенных в странах СНГ, сумма НДС указана отдельной строкой, ее нельзя предъявить к налоговому вычету.
Дело в том, что по общему правилу местом реализации работ (услуг) является место деятельности организации или индивидуального предпринимателя, который выполняет работы (оказывает услуги). Случаи, перечисленные в пп. 1 - 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, - исключение из данного правила. В этих ситуациях услуги считаются оказанными в России.
Среди исключений нет железнодорожных перевозок. Следовательно, в таких случаях местом оказания услуги выступает территория государства, в котором перевозчик осуществляет свою деятельность.
Поэтому, если железнодорожный или авиабилет приобретен в другом государстве, получается, что услуги оказаны перевозчиком за пределами РФ. А значит, "входной" НДС, выделенный в проездных документах, предъявить к налоговому вычету нельзя.
С командировочных в 2016 году? Каков норматив суточных в 2016 году? На этот вопрос есть ответ в нашей статье. В ней мы рассказали, как облагать расходы при командировке НДФЛ. В Школе УСН смотрите .
НДФЛ и расходы на проезд. Норматив суточных в 2016 году
Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
НДФЛ и расходы по проживанию в гостинице
Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки (ст. 168 ТК РФ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. д.).
Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако если документов нет, то Вы можете не облагать НДФЛ расходы на жилье в пределах 700 руб. в РФ и 2500 руб. за пределами РФ.
НДФЛ и суточные в 2016 году
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, называются суточными. Организации вправе выплачивать командированным работникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. (ст. 168 ТК РФ).
Законодательно установленного лимита суточных для командировок по России или за границу не существует. Каждый работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно.
Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):
700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. НДФЛ берется с сумм превышения. То есть если в РФ суточные составили 1000 руб. в сутки, то вы облагается НДФЛ только 300 руб.
НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
На основании НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
С учетом того, что в рассматриваемой ситуации работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, названные поездки не являются командировками, и, соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.
Следовательно, оплата организацией расходов работника, возникших в результате участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании положений НК РФ, является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N БС-4-11/4032@).
Порядок и размеры возмещения суточных, связанных со служебными командировками, работникам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных может быть любой.
При этом установлено, что не облагаются НДФЛ только суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, если размер суточных превышает установленные значения, то разницу между установленным размером суточных и 700 руб. (2 500 руб. в загранкомандировке) надо обложить НДФЛ.
Командировки на территории Республики Крым и Севастополя. В 2014 году изменился порядок обложения НДФЛ суточных при направлении работников в Республику Крым и город федерального значения Севастополь. Разъяснения о том, как же облагать суточные НДФЛ в 2014 году и далее, дали представители ФНС и Минфина (письма ФНС РФ от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина РФ от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).
В соответствии со Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" в составе РФ образованы новые субъекты - Республика Крым и город федерального значения Севастополь.
В силу от 21.03.2014 N 36-ФЗ "О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов" Республика Крым принята в состав РФ с 18.03.2014.
Таким образом, при направлении сотрудников организации в командировки на территории РФ, включая новые субъекты РФ - Республику Крым и город федерального значения Севастополь, - выплачиваемые обозначенным сотрудникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб.
Например, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, сотрудников организации, командированных в апреле 2014 года в Республику Крым, на основании НК РФ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым. Если суточные выплачиваются в размере более 700 руб. в день, то разница между суммой фактически выплаченных суточных и 700 руб. за каждый день облагается НДФЛ.
Однодневные командировки. Сегодня не потерял своей актуальности вопрос об однодневных командировках, точнее о том, можно ли выплачивать суточные работнику, если срок командировки равен одному дню.
Напомним, что поворотным моментом в решении данного вопроса стало Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12. Судьи пришли к выводу, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Согласно НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.
Соответственно, если работнику, направляемому в однодневную командировку, выплачиваются денежные средства для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.
Организация или ИП, нанимающие сотрудников, вправе отправить их в служебные поездки, связанные с решением рабочих задач. Это создает для специалистов дополнительные траты, не учтенные в составе заработной платы. Ст. 167-168 НК РФ обязывают нанимателя их возместить. НДФЛ с командировочных расходов 2017 не выплачивается, если они не больше установленных законом лимитов. Из величины превышения бухгалтер обязан удержать подоходный налог.
Существует два типа расходов, связанных со служебными поездками и подлежащих материальной компенсации:
1.Суточные
Это карманные деньги, на которые работник живет за пределами родного города (страны). Согласно п. 1 ст. 346.16 в 2017 году организация или ИП вправе прописать во внутренних документах (коллективном договоре, трудовых контрактах, Положении о командировка и т.д.) любую форму суточных для внутрироссийских и международных командировок. Нормирование не применяется, верхний лимит отсутствует. Такой подход вполне оправдан: крупные коммерческие структуры могут позволить большие траты на деловые поездки, маленькие вынуждены экономить.
Для компенсации суточных не требуется подтверждающих документов, роль которых ранее выполняли служебные задания и командировочные отчеты. Достаточно представления сотрудником авансового отчета и служебной записки. Эти документы должны быть переданы в бухгалтерию работодателя в течение трех дней после возвращения специалиста из деловой поездки.
2.Прочие расходы
Иные типы трат, необходимые для организации деловой поездки: приобретение билетов на самолет или поезд, бронирование гостиницы, аренда квартиры и т.д. Компания обязана выдать сотруднику материальную компенсацию по факту представления подтверждающих документов: чеков, выписок по счету и т.д.
Облагаются ли суточные НДФЛ?
Согласно нормам законодательства, суточные, выплачиваемые работникам, не облагаются подоходным налогом, если их размер не превышает:
- 700 рублей – для поездок по территории России;
- 2 500 рублей – для выездов по служебным целям за границу.
Выплаты, произведенные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ, на них начисляются страховые взносы. Базой для исчисления подоходного налога служит не весь объем командировочных расходов, а та их часть, которая превышает законодательные лимиты.
В компании «Интеграция» размер суточных для внутрироссийских поездок установлен на уровне 1 100 рублей в день. Бухгалтер фирмы должен рассчитывать НДФЛ с суммы 400 рублей (1 100 – 700) за каждый день служебной командировки сотрудников. На эту разницу необходимо начислить страховые взносы.
С 2017 года у компаний и ИП появилась новая обязанность – уплачивать со сверхнормативных суточных страховые взносы. Речь идет о социальном, медицинском и пенсионном страховании. Взносы на «травматизм» не присутствуют в законодательном перечне, а потому не рассчитываются и не перечисляются.
Облагаются ли НДФЛ прочие расходы?
Служебная поездка предполагает широкий перечень дополнительных расходов:
- авиа и ж/д билеты;
- такси и общественный транспорт;
- транспортировка багажа;
- комиссии (если билеты покупаются у посредников);
- проживание в гостинице;
- сбор за услуги аэропорта;
- связь с деловыми партнерами;
- оформление документов (загранпаспорта, визы и т.д.);
- иные траты.
Все перечисленные расходы не облагаются НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, если по ним представлены подтверждающие документы: чеки, бланки строгой отчетности, договоры посуточной аренды жилого помещения и т.д. При отсутствии документации величина компенсации трат подлежит обложению подоходным налогом.
- Права ли ИФНС, отказывая нам в выдаче уведомления о правомерности уменьшения НДФЛ на сумму фиксированного платежа?
- Какие налоги платит нерезидент при продаже или сдаче в аренду своей зарубежной недвижимости?
- Можно ли заявить вначале вычет на земельный участок, а потом на дом?
- Как провести в учете и удержать НДФЛ, если по договору аренды земли оплата пайщикам выдается натуроплатой (зерном)?
- С каких выплат удерживать НДФЛ?
Вопрос
Нужно ли платить НДФЛ с суточных при командировке.
Ответ
НДФЛ с суточных нужно исчислить, если их размер превышает:
- 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
- 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
С суточных, выплаченных сверх этих норм, удержите НДФЛ . Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и Налогового кодекса РФ.
Пример 1 . Иванов едет в командировку по России на 10 календарных дней. В компании действует положение о командировках. В нем записано, что суточные по России выплачиваются работникам в сумме 1000 в сутки. Нужно ли удержать НДФЛ и с какой суммы?
Решение . НДФЛ нужно удержать с суммы превышения суточных сверх норм. Она составляет 3000 руб. (1000 руб. × 10 календ. дн. - 700 руб. × 10 календ. дн.). Сумма НДФЛ составит 390 руб. (3000 руб. × 13%).
Обратите внимание . При выдаче подотчетного аванса на командировку НДФЛ не удерживайте. Вы сможете зафиксировать доход в виде сверхнормативных суточных только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а директор его утвердит. Дата получения таких доходов последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
НДФЛ, исчисленный с суммы сверхнормативных суточных, удержите из любого дохода работника в денежной форме, например из зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но сумма удержаний долга по НДФЛ не должна превышать 20% от суммы зарплаты к выдаче на руки с учетом удержания текущего налога (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Пример 2 . Иванов вернулся из командировки, сдал авансовый отчет, директор его утвердил 21 ноября. 30 ноября бухгалтер начислил работнику зарплату за ноябрь в сумме 50 000 руб. Аванс он получил в сумме 20 000 руб. Права на вычеты работник не имеет. Как удержать НДФЛ со сверхнормативных суточных?
Решение . Бухгалтер удержит налог при выдаче зарплаты за ноябрь НДФЛ. Из начисленной зарплаты он удержит текущий налог 6500 руб. (50 000 руб. × 13%) и НДФЛ с суточных 390 руб., всего 6890 руб.
Долг по НДФЛ 390 руб. меньше чем 20% от суммы к выдаче на руки за вычетом текущего налога 23 500 руб. (50 000 руб. - 20 000 руб. - 6500 руб.).
За вычетом долга по НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных работник получит на руки 23 110 руб. (23 500 руб. - 390 руб.).
