Мероприятия проведению инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации имущества, который следует соблюдать

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 5

Подходит к концу 2006 г., следовательно, бухгалтерам перед составлением годовой отчетности предстоит провести инвентаризацию. Ее проведение в учреждениях физической культуры и спорта имеет свои особенности.

О том, с чего начать инвентаризацию, как ее провести быстро и качественно и, самое главное, как оформить результаты ее проведения, пойдет речь в данной статье.

Инвентаризация - это периодическая проверка наличия имущества, его состояния и оценки. Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Цели проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится с целью:

• выявления фактического наличия имущества;
• сопоставления фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявления излишков и недостач);
• документального подтверждения наличия имущества и обязательств;
• определения фактического состояния имущества и его оценки;
• проверки правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации

Так как п. 1 Инструкции N 25н <1> предусмотрено осуществлять бюджетный учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств проводить в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России (п. 7 Инструкции N 25н), основными нормативными документами, регламентирующими порядок ее проведения, являются:

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Так, согласно ст. 12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона N 129-ФЗ порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Методических указаний):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объекты инвентаризации

В бюджетной организации инвентаризации подлежат:

• нефинансовые активы (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы);
• финансовые активы (денежные средства в кассе учреждения);
• финансовые обязательства (кредиторская и дебиторская задолженности);
• данные (ценности) забалансового учета.

Этапы проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации условно можно разделить на несколько этапов.

Первый этап - подготовительный, который включает мероприятия, предшествующие инвентаризации.

На втором этапе - техническом сверяется фактическое состояние имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, а также заполняются инвентаризационные описи.

Третий этап - аналитический, на котором сопоставляются данные инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе могут выявиться расхождения. При их обнаружении составляются ведомости, выясняются причины возникновения таких расхождений и вырабатываются предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.

На четвертом этапе - заключительном оформляются результаты инвентаризации, вносятся бухгалтерские записи в учетные регистры.

Подготовительный этап

На этом этапе инвентаризации решаются следующие задачи:

• разрабатывается и утверждается план проведения инвентаризации (определяются дата проведения инвентаризации и перечень объектов инвентаризируемого имущества);
• подготавливается приказ о проведении инвентаризации (утверждается состав инвентаризационной комиссии);
• собираются расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны.

Как правило, инвентаризация проводится в соответствии с планом, утвержденным руководителем организации на календарный год, а также в случаях, когда ее проведение обязательно и установлена коллективная (бригадная) ответственность.

В плане следует указать:

• количество инвентаризаций;
• даты проведения инвентаризаций;
• объекты инвентаризации.

Инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией, на которую возложена обязанность по ее проведению и которая несет ответственность за достоверность ее результатов.

Согласно п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия в учреждении физической культуры и спорта состоит из:

• председателя инвентаризационной комиссии - директора учреждения физической культуры и спорта;
• членов инвентаризационной комиссии (главного бухгалтера, работников бухгалтерии, сотрудников учреждения).

Кроме того, согласно п. 2.3 Методических указаний членами инвентаризационной комиссии могут быть также представители внутреннего аудита (ревизионного отдела) и независимых аудиторских организаций.

Состав инвентаризационной комиссии (в случае большого объема работы - рабочие инвентаризационные группы) утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Если в учреждениях одной инвентаризационной комиссии недостаточно из-за большого количества инвентарных объектов, то назначаются центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается обязанность проведения инвентаризации в отдельных подразделениях. В состав рабочих комиссий в обязательном порядке включаются работники бухгалтерии организации. Деятельность рабочих комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Члены инвентаризационной комиссии должны обеспечить:

• соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств;
• правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком (п. 2.6 Методических указаний).

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и всех участников инвентаризационной комиссии (п. 2.8 Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний). Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из утвержденных членов комиссии в инвентаризации его следует заменить, оформив это приказом руководителя.

Кроме того, на подготовительном этапе члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). Причем председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". Это должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Помимо приходных и расходных документов инвентаризационной комиссии до начала инвентаризации нужно собрать расписки с материально-ответственных лиц, содержащие сведения о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, за которые они ответственны, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Технический этап

В зависимости от объекта инвентаризации ее проведение имеет свои технические особенности. Рассмотрим их.

Инвентаризация расчетов. Как правило, при инвентаризации расчетов проверяются счета:

• 205 00 000 "Расчеты с дебиторами по доходам";
• 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам;
• 207 00 000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам";
• 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";
• 209 00 000 "Расчеты по недостачам";
• 210 00 000 "Расчеты с прочими дебиторами";
• 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
3. правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) <2> (далее - Приказ N 123н).

<2> Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, утвержденная Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Для тех учреждений физической культуры и спорта, которые являются плательщиками НДС, в силу внесенных Федеральным законом N 119-ФЗ <3> изменений по состоянию на 1 января 2006 г. установлена обязанность провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря 2005 г. включительно. По ее результатам плательщики НДС должны были определить дебиторскую задолженность за реализованные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, операции по реализации (передаче) которых признаются объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ, и кредиторскую задолженность за неоплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, принятые к учету до 1 января 2006 г., в составе которой имеются суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к оплате продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав и подлежащие налоговому вычету в соответствии с гл. 21 НК РФ. Письмо ФНС России от 27.01.2006 N ММ-6-03/85@ "О проведении инвентаризации в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ" разъясняет, какие суммы дебиторской и кредиторской задолженностей учитываются при инвентаризации. Кроме того, в Письме дана форма справки, в которой отражаются результаты инвентаризации. Данные результаты плательщики НДС должны были направить в налоговые органы по месту своего учета одновременно с декларацией за первый налоговый период 2006 г.

<3> Федеральный закон от 22.07.2005 N 119-ФЗ "О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".

Инвентаризация основных средств. В п. 3.1 Методических указаний рекомендовано до начала инвентаризации основных средств проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации на основные средства;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и (или) на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В силу специфики своей деятельности часть учреждений физической культуры и спорта имеет большое количество спортивного инвентаря, внешне схожего друг с другом, однако имеющего разное назначение. Это осложняет как его учет, так и инвентаризацию, так как не на каждом объекте можно поставить инвентарный номер. В п. 18 Инструкции N 25н рекомендовано в таких случаях присвоенный объекту инвентарный номер применять в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.

Практически все учреждения физической культуры и спорта перешли на автоматизированную систему учета. Поэтому при проведении инвентаризации основных средств такие сведения, как наименование инвентаризируемого объекта, его назначение и характеристики Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (Приказ N 123н), можно занести с помощью компьютера. Заполнению от руки подлежат графы 7, 8, 11, 12, 13, 14 и 15.

Обязанность руководства при инвентаризации - создать условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия основных средств в установленные сроки.

Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества и финансовых обязательствах. Только при соблюдении этого условия можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации. Описи составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении или арендованное, составляются отдельные описи. Они должны быть заполнены четко и ясно без помарок и подчисток.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней вносится правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи нужно прописью указать:

• число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью);
• общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности указаны.

Такая запись позволит исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должен быть сделан подсчет итогов с подписями лиц, проводивших эту проверку. Затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.

Кроме того, в конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в ней делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

В случае если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Пломбир, использующийся для этого, все время работы комиссии хранится у ее председателя.

Обратите внимание: по машинам, оборудованию и транспортным средствам в инвентарных описях указываются их заводской номер согласно техническому паспорту организации-изготовителя, год выпуска, мощность и другие индивидуальные характеристики этого объекта.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете, то есть записями декабря.

Инвентаризация нематериальных активов. Как правило, при инвентаризации нематериальных активов проверяют (п. 3.8 Методических указаний):

• наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов на балансе.

Аналитический этап

По окончании инвентаризации инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где проверяется правильность их заполнения. В случае если в результате инвентаризации обнаружены расхождения между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, выясняются причины этих расхождений и составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (Приказ N 123н) в двух экземплярах. Один экземпляр ведомости хранится в бухгалтерии, другой - передается материально-ответственному лицу.

В случае если инвентаризацию проводили рабочие инвентаризационные комиссии, по ее окончании все материалы по ней передаются на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты проведенной работы и выявляет причины недостач или излишков. Заседание центральной комиссии оформляется протоколом, в котором:

• фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
• отражаются результаты проверки.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков или недостач принимает руководитель бюджетного учреждения и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет <4>.

<4> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.

Заключительный этап

В ходе сверки фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета инвентаризационной комиссией могут быть выявлены недостачи или излишки.

Рассмотрим порядок их отражения в бюджетном учете.

Порядок отражения недостач

Как правило, недостачи возникают:

• по вине материально-ответственного или иного лица;
• в результате непреодолимой силы, чрезвычайных ситуаций и пр.;
• при пересортице.

Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить работодателю причиненный ему действительный ущерб. Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате или порче имущества, определяется по фактическим потерям. Они рассчитываются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день обнаружения ущерба (п. 159 Инструкции N 25н). Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов организации.

В целях взыскания сумм недостач и хищений с виновных лиц оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для проведения гражданского разбирательства либо возбуждения уголовного дела. При вынесении решения судом суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.

Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Для этого ему нужно внести наличные деньги в кассу или передать равноценное имущество.

Причем сумма денежных средств, внесенная в кассу, или имущество, переданное в счет возмещения ущерба от недостачи материальных ценностей, включается в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Пример 1 . Перед составлением годового отчета в училище олимпийского резерва была проведена инвентаризация, в ходе которой инвентаризационной комиссией была выявлена недостача принтера. Принтер был приобретен за счет бюджетных средств. Его первоначальная стоимость составляла 3200 руб. В ходе эксплуатации на принтер была начислена амортизация в сумме 640 руб. Рыночная стоимость принтера на дату выявления недостачи - 3620 руб. Недостача была погашена виновным лицом внесением наличных денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены проводками:

	Дебет	Кредит
Выявлена недостача принтера
Списан принтер:
На сумму начисленной амортизации
На сумму остаточной стоимости принтера
Поступили денежные средства от виновного лица в счет погашения недостачи принтера

Как видно из приведенного примера, при отражении недостачи принтера, отнесенной за счет виновного лица, в бюджетном учете появляются доходы от реализации активов. В нашем примере это рыночная стоимость принтера, которая подлежит обложению налогом на прибыль и НДС (в случае, если учреждение не освобождено от исполнения обязанностей плательщика НДС согласно ст. 145 НК РФ). Налоговой базой по НДС следует считать разницу между рыночной и остаточной стоимостью принтера (п. 3 ст. 154 НК РФ) - 1060 руб. Налоговая ставка, согласно п. 4 ст. 164 НК РФ, будет равна 15,25% (18% / 100% + 18%), а сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, - 161,65 руб. (1060 руб. х 15,25%).

Однако, как показывает практика, виновное в недостаче лицо может быть не обнаружено. В этом случае выявленные недостачи отражаются в бюджетном учете следующим образом.

Пример 2 . Используя условия примера 1, предположим, что виновное в хищении принтера лицо не установлено.

В этом случае операции по недостаче будут отражены следующими бухгалтерскими записями.

Иногда недостача материальных ценностей возникает вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. В этом случае работник не является виновным лицом и не должен возмещать потери (ст. 239 ТК РФ).

В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ для целей налогового учета расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам.

Согласно п. 5.2 Методических указаний если недостача материальных ценностей возникла не в пределах норм естественной убыли (что относительно основных средств невозможно), то в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должно быть решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Списание недостачи материальных ценностей, возникшей вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, чрезвычайных ситуаций или в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, отражается в порядке, аналогичном показанному в примере 2.

Порядок отражения излишков основных средств

Случается, что в результате инвентаризации комиссия обнаруживает объект материальных ценностей, который не учтен в бухгалтерских документах. Тогда возникает вопрос: что делать? По мнению автора, инвентаризационная комиссия в этом случае должна:

• обратить внимание материально-ответственных лиц на факт обнаружения излишков;
• проверить, не вызваны ли излишки ошибкой в бухгалтерском учете;
• оприходовать излишки, если они не вызваны ошибками в бухгалтерских документах, по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации;
• занести сведения о выявленных излишках в инвентаризационную опись;
• отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете излишки основных средств, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости (п. 20 Инструкции N 25н).

Оприходование излишков в бухгалтерском учете отражается следующей бухгалтерской записью (п. 20 Инструкции N 25н):

Дебет 101 0х 310 "Основные средства"

Кредит 401 01 180 "Прочие доходы".

Ю.Калмыкова

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

В четыреста втором федеральном законе, который посвящен бухгалтерскому учету, четко регламентирован порядок проведения инвентаризации . Как правильно провести инвентаризацию, чтобы все требования были выполнены, а полученные результаты удовлетворяли законам, можно так же найти в положениях, регулирующих ведение самих процедур бухучета, и составление отчетных документов.

В какой последовательности следует проводить инвентаризацию, а так же с какими финансовыми обязательствами столкнется предприятие, прописано в приказе под номером сорок девять, который подписан в министерстве финансов. Отразить результаты инвентаризации следует в специальных, унифицированных документальных формах, которые установил государственный комитет статистики. Их номер – восемьдесят восемь и двадцать шесть.

Опираясь на перечисленную документальную базу, любая компания может в правильной форме составить отчет и провести работы по инвентаризации, не нарушая при этом установленные государством требования.

Регулярность проведения инвентаризации.

Законодательно регламентированы определенные ситуации, которые обязывают предприятие к проведению реструктуризации, к ним относятся следующие:

1. Ликвидация или реорганизация предприятия;
2. Стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, повлиявшая на деятельность организации;
3. В компании выявлен факт кражи, было испорчено имущество;
4. Произошли изменения в коллективе, и материальную ответственность принимает на себя другое лицо. Необходимо провести инвентаризацию только той части имущества, у которой сменился ответственный работник, полная проверка не необходима;
5. Планируется составление отчетов бухгалтера за год в ближайшее время. Необходима инвентаризация всех имущественных ресурсов, которые не были пересчитаны после первого октября текущего года.

Порядок проведения инвентаризации.

В процессе проведения проверки компания сталкивается с необходимостью провести ряд последовательных действий, которые мы рассмотрим далее пошагово.

1. На первом шаге необходимо определить состав инвентаризационной комиссии. После того, как список ее членов будет готов, он должен быть заверен подтверждающим приказным документом, который составляет руководитель компании. Это также может быть распоряжение или постановление. Стандарт такого приказа является унифицированным и не допускается возможность отступать от установленной формы, которая еще в 1998 году была заверена постановлением, как восемьдесят восьмая. Каждый сотрудник может быть принят в инвентаризационную комиссию, но чаще всего предпочтение отдается:

Представителям управленческих направлений;
Сотрудникам бухгалтерского отдела: главному бухгалтеру, его заместителю или работнику бухгалтерии, который отвечает за определенный участок;
Другим служащим компании. Это могут быть и технические рабочие, например, инженеры, и сотрудники финансового отдела, и юристы, и многие другие.

Те рабочие, которые несут материальную ответственность, не могут быть членами комиссии, но, не смотря на это, они обязаны присутствовать во время проведения проверки имущественной базы. Минимальный состав комиссии – это два лица, допускается и большее число, но никак не меньше. Приказ на инвентаризацию предусматривает указание не только самих членов комиссии, но и основания для проведения проверки, термин ее проведения, а так же перечень имущественных ресурсов, которые подлежать ревизии.

В первую очередь, документ заверяет генеральный директор, после него – все участники комиссии, не исключая председателя. После этого проходит регистрация приказного документа в журналах по контролю над исполнением распорядительных документов.

2. Для того чтобы провести инвентаризацию, понадобятся все приходные и расходные документы. Причем подготовить пакет соответствующих бумаг и тщательно их пересмотреть необходимо до того, ка начнется сам процесс проверки. После этого каждый отдельный документ будет заверять председатель, указывая дату, когда проверка будет стартовать. НА этом основании бухгалтерия сможет впредь определить, сколько имущественных ресурсов оставалось на предприятии в момент начала пересчета, согласно данным учетной документации.

3. Все лица, которые несут какую-либо материальную ответственность, должны составить расписку. Это должно быть осуществлено до начала самой инвентаризации, и все документы направлены в инвентаризационную комиссию к моменту старта ревизии. Расписка гарантирует тот факт, что все материально ответственные работники приготовили и сдали приходно-расходную документацию в бухгалтерский отел или же передали в комиссию, все ценные материалы, за которые они несут ответственность, оприходовали, а те, которые выбыли – списали.

4. Необходимо проверить и документально подтвердить наличие состояние и оценку каждого актива и обязательства. В обязанности инвентаризационной комиссии входит также определение:

Всех наименований и количественных показателей имущественной базы – это касается финансовых ресурсов, документарных ценных бумаг, основных средств и материально-производственных запасов, которые есть на предприятии, даже если они арендованы. Осуществляется это натуральным подсчетом, при котором параллельно идет контроль состояния имущественных ресурсов, с целью определения возможности их использования;
Тех видов активов, которые нельзя отнести к материальным или вещественным группам, допустим, финансовые вложения или нематериальные активы. Для этого комиссия сверяет документы, подтверждающие право компании на владение этими активами;
Состава задолженностей по кредиту или дебиту. Для этого сверяется документация с бумагами контрагентов, проверяются бумаги, которые подтверждают наличие обязательств или требований.

Все сведения, которые были получены в процессе проведения указанных выше мероприятий, сохраняется в инвентаризационных описях, а все работники, которые несут материальную ответственность, должны заверить эту опись своей росписью, подтверждая, тем самым, факт своего присутствия.

5. Сверяются данные из отчетов бухгалтерии и полученные сведения из инвентаризационных описей. Иногда на этом этапе мешают провести инвентаризацию какие-либо несоответствия в сведениях. В таком случае понадобится сличительный документ, в который будет внесена вся информация о расхождениях – излишках или недостачах, которые показала проверка. Сюда вносится только та часть имущественной базы, в которой были отмечены несоответствия.

Чтобы правильно и понятно оформить проведение и итоговые сведения инвентаризации, чаще всего используются:

Для основных средств – инвентаризационные описи и сличительные ведомости инвентаризации оборотных средств. Формы и .
Для материальных производственных запасов – инвентаризационные описи товарных и материальных ценных вещей, акты инвентаризации этих же вещей, которые были отгружены, и сличительные ведомости. Используются формы , .
Для расхода будущего периода – Акты инвентаризаций тех затрат, которые планируются на будущий период. Форма .
Для кассы – инвентаризационные акты по кассовым финансовым ресурсам. .
Для ценных бумаг – акты инвентаризации по базе ценных бумаг, а также бланкам документации строгой отчетности. .
По расчетным операциям с клиентами, заказчиками, и другими лицами, с которыми велись дебиторские или кредитные финансовые операции – инвентаризационная опись всех расчетных операций с лицами, .

6. Порядок проведения инвентаризации включает в себя заключительный этап – подведение итогов. Собирается заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются сведения обо всех расхождениях, недостачах и переизбытках, которые имеют место на предприятии. Также формируется различные варианты по урегулированию ситуаций, и подведения фактической материальной базы к той, которая существует, согласно данным бухучета. Это заседание протоколируется. Даже в тех случаях, когда все данные совпадают, протоколирование все равно необходимо. После того как заседание закончится, члены инвентаризационного комитета может приступать к обобщению итогов.

Существует специальная форма, под номером , которая используется специально для занесения всех сведений и итогов, которые были получены в процессе проверки. Эта ведомость была утверждена государственным комитетом статистики, и должна содержать информацию об избытках и нехватках материалов или ресурсов.

Итоговые выводы делает руководящее звено предприятия после того, как бумага с протоколом о заседании членов комитета будет передана ему лично для рассмотрения.

7. Теперь необходимо утвердить значения, которые были получены в процессе проверки. Руководитель должен получить от членов инвентаризационной комиссии ведомости по учету итогов, которые выявила ревизия, а также протокольный документ с данными о заседании. Иногда предоставляются так же и некоторые акты проверки вместе со сверяющими ведомостями. После того, как начальник ознакомиться со всей этой информацией и примет конечное решение, он должен будет оформить так же, как приказ об инвентаризации, но только с уклоном на утверждение итоговых сведений. В любом случае, приказной документ должен включать в себя требование немедленно устранить все издержки и недостатки, которые показала инвентаризация. Далее бумага отправится в отдел бухгалтерии.

8. Все инвентаризационные итоги будут внесены в отчеты. Кроме того, бухгалтерский учет непременно должен учесть все сведения о нехватке фактических ресурсов или их переизбытке, и отразить их в том промежутке времени, когда проводилась инвентаризация. Если же проверка проводилась ежегодная, то результаты можно внести в учет бухгалтерского учета за год. Если в процессе проверки были обнаружены неработающие ресурсы, те, которые уже не подлежат использованию или просто устарели, то их следует списать с учета в принципе. То же самое касается и задолженностей, у которой истек термин давности – ее тоже спишут.

Что делать, если проявились недостачи?

Каждая недостача должна быть записана под той датой, когда была проведена ревизия на предприятии. Если приобретались материальные и производственные запасы, то финансы, которые потратили на них, относят за затратную базу. Есть несколько проводок, которые желательно знать:

Д94-К10(41,43) – списание стоимостей утраченных долей имущественной базы;
Д20(25,26,44)-К94 – списание недостач, которые не нарушают предел нормы естественных убытков;

Если говорить о стоимости недостачи материальных и производственных запасов не согласованных с нормой, превышающих естественный убыток, или же о нехватке основных средств, финансов, инструмента и так далее, то последствия следующие:

Лица, которые виноваты в том, что возник недостаток в материальной базе, были установлены – все убытки предприятия будут взысканы с них;
Если не установили личности виноватых за убыток, то он переноситься в статью прочих расходов.

Еще несколько проводок, которые используются для списания:

1. Д94-К01(10,41,43,50) – списывается цена утерянной части имущественной базы;
2. Д73(76)-К94 – списывается недостача, виновные в которой установлены и она относиться к ним;
3. Дт50(51,70)-К73(76) – списывается недостача, которая взыскивается с виноватых личностей;
4. Д91-К94 – недостачи, которые превышают нормативные, и направляются в расходную статью.

С целью выплаты налоговых обязательств, которыми облагается прибыль, лучше учитывать цену покупки тех материальных и технических запасов, которых недоставало, как материальные расходы в промежутке, когда были выявлены убытки, не превышающие утвержденные нормы естественных убытков.

Инструкция о порядке проведения инвентаризация включает также и правила, согласно которым учитываются недостатки материальных производственных запасов, не зависимо от того, имеют ли они утвержденные нормы естественных убытков, или нет. То же самое касается и основных средств, хотя в большинстве случаев приходится ориентироваться на ситуацию.

Например, если провести инвентаризацию, в ходе которой были установлены определенные недостающие части материальной базы, но при этом обнаружить и того, кто виновен в факте недостатков, то стоимость этих убытков следует отнести к материальным расходам:

Если работник добровольно признал свою вину и согласен возместить урон, тогда датой станет день заключения договора между предприятием и сотрудником о компенсации урона на добровольных основаниях;
Если работник отказывается признавать свою вину и предприятие действует через суд, то датой станет день, когда решение суда вступит в силу.

Сразу необходимо указать размер ущерба, и его стоимость, которую признает либо суд, либо сам сотрудник.

Или другая ситуация. На предприятии решили провести инвентаризацию, в ходе которой в итоге установлены несоответствия между бухгалтерскими данными и ревизией – недостаток материалов. Однако виновника данного факта установить не удалось. Недостача будет учтена в документальном отчете:

Это может быть постановление с просьбой остановить предварительное следствие по делу, на основании того, что виноватый работник не может быть установлен;
Или же документ из компетентных органов, который подтвердит, что убытки появились в виду чрезвычайных обстоятельств.

Если проявились лишние материалы.

Предприятие решило провести инвентаризацию, а в процессе оказалось, что материалов и ресурсов больше, чем указано в бухгалтерских отчетах. Необходимо оценить рыночную стоимость переизбытка, и включить ее в бухгалтерский и налоговый учет, как часть состава дохода относительно той даты, когда проводилась проверка. Для подтверждения рыночной стоимости этой части материальной базы следует использовать одну из бумаг:

Справку, которую составит само предприятие, опираясь на доступную информацию касательно цен на аналогичные продукты;
Отчет от независимых оценщиков.
Что касается проводки, то для отражения излишков, которые показывает инвентаризация, используют: Д01(10,41,43,50)-К(91).

Именно так выглядит примерный порядок проведения инвентаризации. Как правильно провести инвентаризацию можно также узнать из бухгалтерской литературы или на тематических сайтах.

Инвентаризация имущества и обязательств – это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки. Имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. Например, материальные ценности подвергаются естественным природным воздействиям – испарению, усушке, порче и т.д. В результате их количество и стоимость существенно уменьшаются. На предприятии могут быть выявлены злоупотребления, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д. Инвентаризация, таким образом, позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками предприятия.

Кроме того, при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете допускаются различные ошибки, описки, неточности и исправления. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно – только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации.

О том, как проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств,ипойдет речь в настоящей статье.

Обязанность организации проводить инвентаризацию

Федеральным законом № 129-ФЗ , а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

– когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);

– если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);

– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

– при смене руководителя коллектива или бригадира;

– при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

– по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

– у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;

– при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;

– при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Что инвентаризуется?

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной .

В состав имущества входят основные средства, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся , кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия , которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам хранения ТМЦ. Она проверяет документальное оформление фактов (когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины списания имущества и возможности использования отходов.

Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Кроме того, она проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах хранения. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии . Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).

Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23).

В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Кроме того, должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации (например, способных отличить один вид древесины от другого; посредством обмера определить массу металла в зависимости от его марки или количество зерна определенного сорта в зернохранилищах и т.п.). Участие таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, а также хищений и злоупотреблений.

Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Последовательность инвентаризации

О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств . Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Кроме того, еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально ответственных лиц.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этап первый – подготовительный . Он включает в себя следующие мероприятия:

– подготовку приказа о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

– получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.

Подготовительные мероприятия

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий – контрольный пломбир.В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

– правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты , в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или . Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов – в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомо­стей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно про­верить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Одновременно с инвентаризацией ТМЦ бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время:

• на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
• приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
• на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

• Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

• наличие всех членов комиссии;
• фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
• к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
• результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.

Сроки проведения инвентаризации

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации . Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

• раз в год перед сдачей годовой отчетности;
• при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
• при реорганизации предприятия;
• при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
• по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
• по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Этапы	Действия
Подготовительный	· выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (); · создание комиссии и выбор ее председателя; · задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники; · согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии; · прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.
Этап по счету	· по факту считается наличие имущества проверяемого на складе; · занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)
Сличительный	· сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами; · выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.
Заключительный	· по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов; · выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?

В состав комиссии включают следующие категории работников:

• представители администрации организации;
• бухгалтера;
• экономисты;
• работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
• сотрудники внутреннего аудита;
• материально-ответственные лица;
• независимые аудиторы (аутсорсинг).

Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.

Результаты инвентаризации на складе

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них, указанному на маркировке.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по . В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

При инвентаризации заполняется следующие документы:

Действия	Форма для заполнения
Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную
Товар числится за складом, но находится в пути
ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе)	Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по
Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию	Соответственно акты по ,
Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Оформление результатов инвентаризации

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по , где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе

Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010 ) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598 ) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010 ) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.