Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.
Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:
- затраты на аренду жилого помещения;
- траты на проезд;
- средний заработок за дни поездки;
- иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
- дополнительные траты, связанные с проживанием.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.
Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.
Что нужно для оплаты
С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.
Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.
С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.
Как установить суточные
Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2019 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.
Приказ об утверждении норм командировочных расходов
Положение о командировках (приложение к Учетной политике)
Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.
Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году
- все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
- дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
- дни вынужденного простоя или задержки.
Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.
Командировка – временное отправление сотрудника в другой город в целях исполнения поручения руководства. Она позволяет работнику расти по карьерной лестнице, набираться опыта и навыков, повышать квалификацию, обучаться ведению деловых переговоров и прочим возможностям.
Но вдобавок к этому формируется на бюджет сотрудника, отправившегося в командировку, которая должна быть компенсирована силами работодателя.
Согласно общим нормам Трудового кодекса, есть определенные лимиты на суточные расходы , которые могут быть понесены во время пребывания вне рабочего места.
Определение суточных в соответствии с законодательством
Официальная расшифровка понятия «суточные» есть в законодательстве. Согласно положениям, суточные представляют собой дополнительные расходы сотрудника на проживание в другом населенном пункте .
То есть, когда сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется в полном размере, а также работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда. На практике сотрудник может рассчитывать на суточные только в том случае, если он провел в командировке более одного дня , то есть ему пришлось искать ночлег вне дома.
Понятие «суточные» включает в себя несколько основных групп издержек :
- размещение в другом городе, связанное с непосредственным наймом жилого помещения (аренда квартиры, комнаты, гостиницы, отеля);
- питание в заведениях общепита, покупка продуктов питания в супермаркете;
- проезд на общественном транспорте – корабле, поезде, автобусе, автомобиле, самолете до пункта назначения, а также передвижение в его пределах и затраты на возврат на Родину;
- деловой обед с партнерами, посещение мероприятий, которые запланированы для улучшения работы компании, в которой работает сотрудник;
- прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.
На практике часто случалась неразбериха касательно того, какие расходы стоит отнести к суточной норме, а какие затраты можно считать лишними. Если принять во внимание определенные лимиты, данная задача может быть решена быстро.
Возмещение суточных затрат осуществляется каждому работнику, который отправляется заграницу
. Их возврат подразумевает учет всего времени, пока работник пребывает в командировке. Сюда включены не только рабочие дни с понедельника по пятницу, но также и отработанные выходные, праздники, включая дни нахождения в пути, вынужденные остановки.
Если речь идет об однодневных выездах за пределы рабочей территории, то они в России не компенсируются. Однако в рамках локальных нормативных актов работодатель имеет возможность предусмотреть организацию этого процесса по подобным поездкам. Ведь, даже если сотрудник уезжает на день, он несет определенные расходы, которые подлежат обязательному возврату.
Общий порядок возмещения расходов выглядит так:
- при отправлении сотрудника в командировку работодатель сообщает ему о лимитах;
- работник отправляется в поездку и тратит денежные средства в соответствии с лимитами;
- по возвращении на рабочее место сотрудник предоставляет доказательства затрат (проездные билеты, чеки);
- расходы на командировку в сутки умножаются на количество дней, проведенных вне постоянного места проживания, и выплачиваются совместно с положенной заработной платой за этот период.
На некоторых предприятиях порядки возмещения расходов могут быть другими, но общая суть остается той же.
Нормативные акты
Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168 . Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.
Согласно законодательству, действующему с 1 января 2016 года, работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.
Размер по России и за границей
На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ , предполагаются определенные максимальные размеры , которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц.
- Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб .
- Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб .
То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.
В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.
Согласно Постановлению Правительства РФ №729 , происходит регулирование начисления всех командировочных выплат . В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.
На 2018 год размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей . Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812 . К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.
Нормы для однодневной поездки
Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется . Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной . После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.
Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее . Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных .
Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.
Как рассчитать
Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам , при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей .
Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки , в которых сотрудник направляется в служебную командировку.
Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.
В 2018 году выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления , согласно требованиям НК РФ.
Какие изменения произошли в 2018 году
Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму . Размер суточных командировочных расходов в 2018 году не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж. Но если организация установила размер суточных в 1000 рублей, то с 300 руб. будет удержан НДФЛ.
Определение нормы командировочных расходов в 2018 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.
Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.
Дополнительная информация представлена ниже на видео.
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
С этого года вступили в силу поправки в порядок налогообложения суточных. Изменения и свежие новости о суточных в 2017 году, размере командировочных расходов, нюансах удержания НДФЛ и начисления взносов с них - об этом в статье.
Суточные в 2017 году: изменения, свежие новости
Командировки - неотъемлемая часть деятельности компаний. Особенности направления работников в служебные командировки регулирует трудовое законодательство (ст. 167 ТК РФ). Оно гарантирует сохранение за работником среднего заработка на время служебной поездки и компенсацию расходов за этот период.
Кроме компенсации расходов на проживание и проезд за каждый день нахождения в командировке сотруднику полагаются суточные, рассчитанные на покрытие расходов в поездке по службе.
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам. Компания в соответствии с внутренними правилами и особенностями командировок может установить норматив на свое усмотрение, закрепив суммы в положении о командировках в 2017 году и учетной политике.
Однако с 1 января 2017 года статья 422 НК РФ дополнена пунктом 2, из которого следует, что суточные теперь освобождены от страховых взносов в том же размере, что и при расчете НДФЛ. Это изменение по суточным в 2017 году внесено Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.
Теперь установлена норма в пределах которой, суточные не облагаются страховыми взносами:
- 700 рублей - для командировок по РФ;
- 2500 рублей - за пределами РФ.
Раньше суточные были освобождены от взносов в любом размере, который компания установила в своем положении. Теперь появятся дополнительные платежи: командировочные расходы организаций в 2017 году увеличатся из-за необходимости начисления страховых взносов на сверхлимитные суммы.
Размер суточных в 2017 году: командировочные расходы
Суточные - это расходы работника, связанные с выполнением служебных обязанностей. И компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Только размер суточных при командировках в 2017 году необходимо зафиксировать во внутреннем документе. Например, в положении о командировках.
Еще раз отметим, в законодательстве нет ограничений на размер суточных и их пересмотр, например в разное время года. Если сотрудники часто ездят в командировки по стране и за рубеж, а стоимость проживания и питания меняется в зависимости от сезона, можно пересмотреть размер суточных, издав отдельный приказ.
Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):
- суточные по России (2017 год) - 700 рублей.
- суточные при поездках за границу - 2500 рублей.
Если, например, компания установит суточные в сумме 1200 рублей по России, то с 500 рублей придется удержать и перечислить налог и взносы. Подробнее об этом читайте дальше.
Выплата суточных в 2017 году
Бухгалтерия выдает суточные из кассы или перечисляет на расчетный счет сотрудника за день до начала командировки. НДФЛ с суточных сверх нормы в 2017 году в день выплаты не удерживают, налог можно удержать при выплате зарплаты за месяц, когда уже авансовый отчет будет утвержден.
Окончательный расчет по суточным и другим командировочным расходам надо провести в течение трех дней после окончания командировки.
Суточные не выплачиваются сотрудникам, чья работа осуществляется в пути (вне офиса) и связана с разъездным характером работ (ст. 168 ТК РФ), так как данная деятельность не признается командировкой.
Основанием для выплаты суточных в 2017 году является приказ о направлении работника в командировку (Т-9 или своя форма приказа). Суточные выдают исходя из количества дней поездки.
Суточные в 2017 году: бухгалтерская справка
Суточные сверх нормы: налогообложение в 2017 году
НДФЛ с суточных сверх нормы
| Суточные в рублях | Суточные в иностранной валюте |
|---|---|
|
Суммы суточных, превышающие 700 рублей в день, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 15.03.2016 № ОА-4-17/4241@, Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002). Налог надо исчислить на последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А удержать -с ближайшей денежной выплаты. Например, с зарплаты. |
От НДФЛ освобождены суточные в размере 2500 рублей за каждый день заграничной командировки. С выплат сверх лимита нужно удержать налог. Размер суточных для расчета НДФЛ надо определить только один раз - на дату выдачи денег, если суточные выражены в валюте, а компания выдает их в рублях. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-04-06/6531). Датой получения дохода в виде суточных считается последний день месяца, в котором компания утвердила авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). По курсу именно на эту дату надо пересчитать суточные, выданные в валюте. Если расходы в день по заграничным поездкам превышают лимит, то разница облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как определить доходы, если в положении о командировках компания записала размер суточных в валюте, но выдает деньги в рублях? Надо ли пересчитывать суточные по курсу ЦБ РФ на последний день месяца? В своем письме Минфин сделал вывод, что пересчитывать ничего не надо. Работник изначально получил деньги в рублях, и именно из этой суммы компания определит, возник ли у сотрудника облагаемый доход. |
Пример 1
Сотрудник направлен в командировку с 6 по 10 февраля 2017 г. в г. Иваново. В положении о командировках установлены суточные в размере 1700 руб. для поездок по России. Количество дней командировки - 5. Сумма командировочных - 8500 руб. (1700 х 5).
Сумма, не облагаемая НДФЛ, - 3500 руб. (700 х 5).
Сумма сверх нормы, с которой надо начислить взносы и НДФЛ, - 5000 руб. (8500 - 3500). Сумма взносов к уплате (22% ПФР и 8% мед. страхование) - 1500 руб. (5000 х 30%). Сумма НДФЛ, которую надо удержать у работника при ближайшем начислении зарплаты, - 650 руб. (5000 х 13%).
Пример 2
Сотрудник был в загранкомандировке 9 дней - с 11 по 19 февраля. Суточные за 8 дней - 50 евро за каждый день, за день возвращения в Россию - 700 руб.
10 февраля компания выдала все суточные в руб. Сумму определила по курсу ЦБ на дату выдачи денег - последний день месяца (63,2252 руб. за 1 евро). Суточные - 25 290,08 руб. (50 евро × 63,2252 руб. × 8 дн.). Сверхлимитная сумма - 5 290,08 руб. (25 290,08 руб. – 2500 руб. × 8 дн.).
Пересчитывать этот доход по другому курсу не надо. У сотрудника удерживается НДФЛ - 687,71 руб. (5 290,08 руб. × 13%).
Суточные в 2017 году в расходах по налогу на прибыль
Работодатель должен возместить командированному сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие расходы (ст. 168 НК РФ). Все эти расходы, в том числе суточные, учитывают на основании утвержденного авансового отчета (письмо Минфина России от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).
В расходы спишите суточные в той же сумме, в которой выдали их работнику. Если компания выдавала деньги перед поездкой, расходы, выраженные в валюте, определяют по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ). Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета не надо.
Страховые взносы с суточных сверх нормы
С 1 января 2017 года суточные сверх лимита облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ). Данное изменение не касается взносов на травматизм - в закон о страховании от несчастных случаев изменения не внесли (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. от 01.01.17).
Например, если сумма суточных - 1750 рублей, на разницу 1050 рублей (1750 - 700) надо начислять страховые взносы в ПФР (22%), медицинские взносы (8%), удержать НДФЛ 13% с работника 136 рублей (1050 х 13%). А взносы на травматизм начислять не нужно. Однако в данной ситуации возникает разница между базой для страховых взносов и травматизмом.
Если компания стремится выравнять базы по начислению взносов и избежать разниц в учете, стоит установить лимиты в 700 рублей по России и 2500 - для заграничных командировок, регламентированные НК РФ.
Суточные при однодневных командировках в 2017 году
За однодневную поездку суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Пример 3
Сотрудник командирован на один день в другой город. По возвращении в бухгалтерию представлены билеты и чеки на сумму 5000 руб. (расходы на проезд и питание).
Суточные за однодневную командировку сотруднику не выплачиваются. Но по приказу руководителя сотруднику компенсируется стоимость проезда и питания в сумме 5000 руб. (ст. 168 ТК РФ). Данная компенсация учитывается в прочих расходах по налогу на прибыль, страховыми взносами и НДФЛ не облагается. Выплаты освобождены от налогов и взносов, если сотрудник принес правильно оформленные документы (письма Минфина России от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918, Минтруда России от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764).
Если компания увеличила командировку до двух дней, то надо оплатить суточные за оба дня.
Если сотрудник возвращается из командировки в выходной или праздничный день, то работа в праздники оплачивается в двойном размере. Сумму надо рассчитать из оклада сотрудника, а не из среднего заработка (письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Пример 4
Компания отправила сотрудника в однодневную командировку 30 декабря 2016 года. Сотрудник задержался до 31 декабря. Расчетный период - с 01.12.15 по 30.11.16. Число рабочих дней в расчетном периоде - 247. Доход сотрудника за это время - 400 тыс. руб. Месячный оклад - 30 тыс. руб.
Командировочные за 30 декабря составят 1619,43 руб. (400 000 руб. : 247 дн. × 1 день), а за выходной 31 декабря - 2727,27 руб. (30 000 руб. : 22 дн. × 1 день × 2).
Общая сумма командировочных - 4346,7 руб. (1619,43 + 2727,27).
Суточные в положении о командировках в 2017 году
С 2017 года в НК РФ установлен лимит по суточным, которые освобождены от страховых взносов, стало невыгодно платить суточные сверх нормы. Если компания хочет уменьшить размер суточных, надо обновить положение о командировках. Для этого следует внести изменения приказом руководителя. Образец приказа смотрите ниже.
О снижении командировочных не нужно сообщать сотрудникам за два месяца. Ведь условия труда не меняются.
Приказ о внесении изменений по суточным в 2017 году в положение о командировках
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ИНН/КПП 7701025478/ 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
г. Москва
ПРИКАЗ
о внесении изменений в положение о командировках
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в Положение о командировках ООО «Компания», утвержденное приказом от 20.01.2015 № 20, следующие изменения:
Пункт 5.3 изложить в следующей редакции:
5.3.1. Командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге. Сумма превышения суточных по сравнению с нормой, установленной в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
5.3.2 За каждый день нахождения в командировке по России компания выплачивает суточные:
Генеральному директору и руководителям отделов - 1800 рублей;
Остальным сотрудникам - 700 рублей.
5.3.3. За каждый день нахождения в командировке за границей компания выплачивает суточные:
Генеральному директору и руководителям отделов - 4000 рублей;
Остальным сотрудникам - 2500 рублей.
5.3.4. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
2. Руководителю отдела кадров Сергеевой С.С. ознакомить всех сотрудников ООО «Компания» с настоящим приказом.
3. Главному бухгалтеру ООО «Компания» Серовой А.В. принять настоящий приказ к исполнению.
4. Настоящий приказ вступает в силу на дату подписания. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Астахов И.И. Астахов
Главный бухгалтер Серова А.В. Серова
Руководитель отдела кадров Сергеева С.С. Сергеева
Командировка — служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно столько должен находиться работник в период служебного отпуска. Если он направляется в служебную поездку, рабочее место и средний ежедневный заработок за ним сохраняется. Все выплаты по поездке возмещаются сотруднику в полном объеме. Деньги, как правило, выдаются из расчета заработной платы и количества потраченных средств на коммунальные и транспортные услуги. В бюджетных организациях существует полный список командировочных расходов. Каждый сотрудник, вне зависимости от своего статуса и положения, должен его придерживаться.
Нормы возмещения командировочных расходов в России в 2018 году
Командировочные затраты оплачиваются только в том случае, если они были потрачены на конечный результат. Для этого необходимо предоставить следующий список подтверждающих документов:
- Чеки;
- Специальные документы о наличии потраченных денег.
Согласно законодательным нормам, размер суточных расходов в каждой организации разный. Список для расчета нормы следующий:
- Значимость текущего служебного отъезда;
- Полученные законодательные нормы в организации;
- Текущий статус и должность сотрудника компании.
Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов?
Гласит, что в случае выплаты компенсаций на командировочные затраты как внутри Российской Федерации, так и вне, подобные суммы налогообложению не подлежат. На данный момент нет таких норм, которые бы обязывали выплачивать суточный социальный налог. Поэтому документ по налогообложению предприятием не оформляется. Исходя из этого, пункт номер 6, в котором сделан четкий вывод, не утрачивает свою силу (письмо Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 года). Он позволяет точно дать понять, что все выплаты, которые были установлены внутри организации для командировок, не облагаются налогом.
Порядок возмещения командировочных расходов
Только локальными актами, внутренними соглашениями и договором можно определить как порядок, так и размер выплат, которые касаются командировочных поездок сотрудников. В связи с этим учитывается:
- Список исполняемых сотрудником работ;
- Занимаемая должность;
- Текущая профессия.
Нормативный акт, который был утвержден законодателем, гласит, что возмещаемые затраты на служебную поездку и командировку совпадают между собой. Особенность этого заключается в том, что затраты по найму жилья и по транспорту оплачиваются на месте. Эта норма была определена для человека, который проживает временно в другом городе или другой стране. Согласно Трудовому законодательству определяется минимальная выплата по расходам, которые финансируются Федеральным бюджетом. При этом другие предприятия могут рассмотреть самостоятельный размер и количество денежных выплат сотруднику, который направляется в служебную поездку. Но только при условии, что определенные в организации выплаты должны быть не меньше минимального размера.
Заявление на возмещение командировочных расходов
Как правило, документ пишется в произвольной форме в электронном виде или от руки. Во втором случае человек, который составил заявление, должен поставить свою подпись и дату формирования. Сам бланк состоит из заголовка, содержания и подведения итогов:
- В заголовке указывается кому было адресовано письмо;
- В содержании прописывается излагаемая суть;
- По итогу ставится время и дата составления письма. Сотрудник должен расписаться.
Заявление заполняется следующим образом:
- Строчка кому — пишется наименование должности адресату, будь то генеральный директор или руководитель. Рядом с этим наименование компании и инициалы;
- Строчка от кого — указывается должность и фамилия, а также инициалы работника;
- В самом заявлении пишется — Заявление на командировку, а далее его тело;
- В конце ставится роспись и дата человека, который направляется в служебную поездку. Рядом прописывается фамилия, а также инициалы.
Приказ о возмещении командировочных расходов
Во время служебной поездки сотрудник может потратить денежные средства сверх выданной нормы. В таком случае оформляется приказ о возмещении командировочных затрат. В этом документе должны быть отражены следующие данные:
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Дата командировки по текущей службе;
- Место направления;
- Должность;
- Причина компенсации текущих затрат;
- Ответственная исполняющая приказ сторона.
Вписываются в отдельный документ по индивидуальному случаю, где представлен приказ о том, что необходимо возместить недостающие расходы.
