Как подшивать документы в архив. Как правильно прошивать и заверять документы

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.
Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.

Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

Как правильно сшить документы

Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.
Нужно учитывать следующие нюансы:

1. Ставится номер в правом верхнем углу.
2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
4. Тома дела нумеруются по отдельности.
5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
3. Для долгого хранения.

Как правильно прошить документ в 4 дырки иголкой и нитками?

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Руководство как прошивать и заверять документы

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее - с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью () листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как прошить документы в 3 или 4 дырки. как прошить документы для налоговой

Внимание

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное - подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов. К ним нужно отнести:

1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
3. Инструкция ЦБ РФ.
4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.
Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.

Инфо

После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.Как подготовить бумаги для налоговой инспекции? Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг.

Как правильно сшивать документы

• 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
  • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
  • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
• 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
  • 2.1 В две дырки
  • 2.2 В три дырки
  • 2.3 В четыре дырки
  • 2.4 В пять дырок
• 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
• 4 Как заверить прошитые документы
  • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
  • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Как сшивать дела в 4 дырки

Это сложно только первый раз, потом будете с закрытыми глазами делать это))))))))))

• Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
• Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные. Прямо тема диссертации.
• ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.

Как сшить дело в 4 дырки

1. интересно почему на четко поставленный вопрос в 4 дырки понаписали кучу бреда про 3????
2. Я только в три дырки умею
3. На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (ЦБ РФ) , существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов. Общие рекомендация по прошивке документов: 1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.



В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).



С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.



С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.



Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.



На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.



Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой ). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

• Копия паспорта.
• Заявление на регистрацию ИП.
• Квитанция на оплату госпошлины.
• Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Обсуждение (14 )

Хорошая статья, согласна! В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. А тут ребята все подробно описали, молодцы!

Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем — в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.

Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока это не увидел мой шеф, он то и сказал, что нужно сшивать ниткой, ну так я взяла иголку с ниткой))))в общем, первый опыт научил меня многому, потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось то не просто сшить документы, есть тонкости, которые нужно знать.

А как я недавно выяснила, правильно прошить документы — это ещё полдела. Их и хранить надо определённым образом! К нам приходила проверка, так еле отвертелись от штрафа за то, что у нас все папки с личными делами и бухгалтерские документы лежали просто в закрытом стеллаже. Оказывается, должен быть специальный шкаф, в котором каждый ящик открывается ключом, и одновременно можно открыть только один ящик, остальные в это время блокируются. Но штрафа удалось избежать именно потому, что инспектор сказала «Ладно, у вас хоть подшито всё по форме…»

Вот кажется,что такого-подшить документы? А как начнешь, так и понимаешь…ох,не легкое это дело, особенно, помню, первый раз)) Спасибо за статью, за видео! Теперь я поняла, что почти все делала не правильно, вернее, не совсем правильно. Главное, теперь знаю как облегчить и ускорить эту работу, а то уж очень много времени уходило. А время очень дорого!

В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно — даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время…Лучше научиться!

Являюсь делопроизводителем и могу со всей ответственностью сказать, что способ прошивки документов зависит от места предоставления. Зачастую организации, которые требуют подачи документов в сшитом виде, расписывают подробно, как должен быть сшит документ и в какой последовательности. Некоторые предполагают подачу в папках скоросшивателях, а некоторые предполагают прошивку ниткой и печатью и подписью на титульном листе.

Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.

Долгое время проработала начальником службы документационного управления на крупном производственном предприятии. Большинство знакомых услышав название моей должности недоуменно пожимали плечами — что это за работа такая бумажки перекладывать и зачем она нужна. Многие просто недооценивают и не понимают зачем правильно сшивать и хранить исполненные документы. Сшивание это защита документа от возможной подмены каких-то отдельных листов или их изъятия. Сшиванию подлежат документы от двух листов. Ниточный переплет, нумерация страниц и опечатывание подтверждают целостность документа.

На самом деле, прошивка документов, их заверение есть, вроде как, и не самые серьезные вещи в бизнесе, но от них, как оказалось зависит крайне многое. А подчас и реализация всей идеи.
Довелось мне быть в одной региональной комиссии по выдаче субсидий начинающим предпринимателям на начало своего дела. Вроде там все просто. Подай бизнес план (все рассчеты, методики были в методичках), приложи необходимые документы, копии (регистрационные, выписки из банков, что реально вкладывал свои деньги в это дело, из налоговой об отсутствии задолжностей), сложи все в папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Ничего сверхестественного. Было подано чуть более 50 заявок. Субсидия была 300 тысяч. Когда просто пролистывали докумены, то оказалось, что по формальному признаку допустить к участию в конкурсе можно было не более 5. Просто полные косяки в документах! Копии не заверены даже подписью ИП, Папки не то что не сшиты, просто разлетались, когда их из конвертов доставали! С одной стороны — просто небрежность, а с другой — незнание людей основ делопроизводства. Потом уже более-менее нормальным проектам дали возможность оформить все как следует, а многих просто смотреть не стали из-за незнания ими делопроизводства по формальному признаку.

Ну почему же нет регламентирующих документов?
Для налоговой инспекции это письмо Минфина от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142. До издания этого письма, чтобы предоставить копии документов для налоговой проверки, надо было заверять каждый лист копии документа. Хочу добавить, что остатки нитей должны быть отрезаны не коротко, а выглядывать из-под наклеенного листочка.

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Кто занимается оформлением документов?

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.

Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.



Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.

В помощь начинающим

Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).

Что нужно для того, чтобы прошить документы?

Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:

1. Сами документы.
2. Клей.
3. Бумага.
4. Игла.
5. Шило.
6. Дырокол.
7. Специальные нитки.
8. Печать фирмы.



Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый - подготовка, второй - непосредственно сама прошивка, третий - заверение готового документа.

Какую выбрать обложку?

Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.

Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.

Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

Нумерация страниц

Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. "Для чего это нужно?" - спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.



При проставлении нумерации нужно помнить правила:

1. Нумеруются листы, а не страницы.
2. Пользуются только арабскими цифрами.
3. Сама опись документов не имеет номера.
4. Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
5. Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
6. При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
7. Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
8. Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
9. Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
10. Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.

Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.

Что делать, если в нумерации допущены ошибки?

Перед тем следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.

При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.

Описание документа

Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.

Как прошить документы нитками в три дырки?

Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.

Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее - 1, среднее - 2, нижнее - 3.



Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.

Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.



Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.

Каким образом заверяются документы?

Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, - прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.

Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.



На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая - на записку.

Для чего прошивают документы?

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.



Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер - до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.

Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.

Вместо послесловия

Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.

Как сшивать документы для налоговой, рассказывается . О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается .

Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве. В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том, как сшивать документы, используя коленкор и бумвинил, мои коллеги, работающие в канцеляриях, если и слышали, то точно не относительно документов. Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.

Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет. Для этого придется пригласить профессионалов.

Как сшивать документы: готовимся

У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:

Обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов);

Картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);

Лист картона для детского творчества;

Линейка;

Шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами);

Ножницы;

Толстые нитки или шпагат;

Большая игла;

Клей ПВА;

Наклейка на корешок тома.



Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался.

Готовим обложку

Из картонной папки «Дело №» выкраиваем два листа формата А4 или берем готовые листы.



Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть



Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.



Прошиваем

Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом. Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем!!!



Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Как сшивать документы иглой и куда именно вводить иглу, проще показать, чем описать:



С лицевой стороны это выглядит так:



Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно. Небольшой запас ниток для открытия надо оставить.



Берем наш сшитый том и отгибаем назад приклеенный лист картона:

По первой линии – закрываются нитки;

По второй линии – картон поворачивает вниз, образуя корешок;

По третьей линии – картон обнимает наш том и заодно закрывает узел на обратной стороне.

Все сгибы проглаживаем ножницами.



Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок. Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем.



Отправляем том под пресс сохнуть.

Оформляем том

Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать. Приклеиваем лист к тому и снова под пресс (на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной).



Осталось только наклеить корешок.

Том в открытом виде:



Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать.

В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер. Кажется, что сшивание – долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс. Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу. Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов.

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:

1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:

1. 
   
2. 
   
3. 
   

Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.



Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета .

На видео представлена инструкция прошивки документа:

Как правильно заверить копию?

По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице .




Сколько стоит заверить документ у нотариуса?

Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

Видео

Смотрите на виде как сшивать документы:

В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.