Как списать авансовый отчет. Авансовый отчёт: правила оформления

В данной статье мы рассмотрим, как заполнить Авансовый отчет в программе 1С Бухгалтерия Украины.

Заполнение авансового отчета идентично более ранним версиям программы, однако есть некоторые отличия.

Откроем документ «Авансовый отчет» через панель функций, перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» и выбрать соответствующий тип документов, или через главное меню «Касса».

Перед нами откроется журнал документов «Авансовый отчет». В этом журнале необходимо создать новый документ нажатием клавиши Insert или с помощью кнопки меню «+» (Добавить)

Заполнение документа начинаем с заполнения реквизитов шапки документа, указываем значения:

· Организация – автоматически заполнится организацией настроенной как Основная. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать другую организацию из справочника организаций.

· Склад – если по авансовому отчету необходимо отразить покупку товаров / материалов / оборудования, в этом поле необходимо указать место хранения, на который они будут оприходованы.

· Назначение – не обязательный для заполнения реквизит

· физическое лицо – обязательный реквизит. Необходимо выбрать физическое лицо, которое отчитывается за использованный аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужного физического лица, соответствующего сотруднику, то его можно создать сразу, не прерывая процесс заполнения документа.

Документ имеет несколько закладок (табличных частей), различных по своему назначению.

Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».

На закладке «Авансы» необходимо указать документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это может быть такие виды документов: «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств» или «Расходный кассовый ордер».

Заполним закладку «Авансы»

В табличной части добавляем новую строку нажатием кнопки «+», и заполняем реквизиты строки:

Рассмотрим пример, когда деньги выдавались через кассу по РКО.

· Документ аванса - сначала из выпадающего списка типов возможных документов выбираем нужный тип документа «Расходный кассовый ордер».

В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ, после чего на закладке Авансы все колонки по новой строке автоматически заполнятся данными выбранного Расходного кассового ордера.

Если сотрудник отчитывается не за всю сумму, выданную в подотчет, необходимо вручную исправить сумму в колонке Израсходовано.

Здесь указываем, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, будут Книжки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на кнопку «+».

Если товар уже был создан в справочнике номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы (единица измерения, счет учета, счет учета ндс, налоговое назначение) по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара.

Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то создаем столько строк сколько куплено товаров.

В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор, ввести вручную название выданного контрагентом товарного документа, его номер и дату, если расчеты по договору ведутся по документам расчетов, то указать документ расчетов с контрагентом.

В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара».

Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.

Закладка «Оплата»

Заполняется только в том случае, если товары были приобретены не за подотчетные средства, а за свой счет и или материалы приходуются через 631 счет. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.

Закладка «Прочее»

На данной закладке указываются затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. Например: билеты, бензин, проживание, проезд и т.д.

Обязательно, для всех строк указать счет и аналитику затрат, если расходы с ндс, то указать ставку ндс, счет учета ндс и заполнить контрагента и договор

Обратим ваше внимание, что с помощью кнопки меню «Цены и валюта», в дополнительном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.

Проводим документ нажатием кнопки «Провести»

Проверяем что все проводки сформировались правильно. Для этого открываем результат проведения документа кнопкой ДтКт

Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет».

Возврат денег в кассу

Если подотчетное лицо израсходовало не все деньги, и есть необходимость из вернуть в кассу, на основании документа «Авансовый отчет» - создается документ «Приходный кассовый ордер».

Для этого, находясь в документе Авансовый отчет – нажимаем кнопку «Ввести на основании» и выбираем тип документа «Приходный кассовый ордер».

В результате, откроется новый документ РКО с заполненными реквизитами организации, подотчетника, неизрасходованной суммой. Остается указать статью движения денежных средств из соответствующего справочника и провести документ.

В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.

Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».

После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.

Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.

Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».

Кнопкой «Создать» вводим новый документ.
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:

• организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
• склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
• физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.

На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:

• выдача денежных документов;
• расходный кассовый ордер;
• списание с расчетного счета.

Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.

В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.

При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.

После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.

На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).

На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.

Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.

Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).

Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».

После проведения документ сформирует проводки:

Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .

Видеоурок :

Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Как заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Дт 50 (51) - Кт 71 - возвращены неизрасходованные денежные средства .

Ошибки в авансовом отчете

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Материалы по теме подотчетные средства вы можете найти в статье: «Как перечислить подотчетные средства на карту»

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу :

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу :

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы . Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары . Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры .

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная) то для этого надо использовать закладку Оплата . Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее . Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок СФ , заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет . Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.