Методические указания для обучающихся по дисциплине «Управление и экономика фармации. Приходные кассовые операции

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Ведение кассовых операций

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гаше­ние) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при необходимости и в случае ремонта денежных счетчи­ков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обяза­тельным участием их представителя.

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счет­чиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.

Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразуме­ваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее сле­дующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая за­пись.

При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.

Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.

К приходным кассовым операциям относятся:

1. Выручка за проданные товары.

2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.

3. Возврат подотчетных сумм.

4. Поступление денег из банка на зарплату.

5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).

6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).

7. Погашение недостачи.

К расходным кассовым операциям относятся:

1. Сдача выручки в банк.

2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.

3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.

4. Оплата лекарственного растительного сырья.

5. Оплата аптекарской посуды.

6. Оплата транспортных и других услуг.

7. Возврат залоговых сумм.

8. Оплата строительных работ.

А) Выручка за проданные товары отражается в:

Рецептурном журнале;

Журнале учета рецептуры;

Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.

Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.

Кроме того, ежедневно ведется «Регистрация розничных оборотов» в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.

Итоговые данные «Регистрации розничных оборотов» за месяц служат основанием для определения:

1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе «расход».

2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).

Б) Выручка от мелкорозничной сети

Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.

В) Возврат подотчетных сумм

Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером. Также оформляют суммы, полученные аптекой в счет ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др. поступления.

Г) Поступление денег из банка на зарплату

Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.

Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)

Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.

С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.

Для учета выдачи товаров напрокат ведется «Журнал выдачи медицинских товаров напрокат» по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.

Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп «Залог за предметы проката».

В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. Если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.

Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)

Учет этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.

Ж) Погашение недостач

Оформляется приходным кассовым ордером.

Все кассовые операции делятся следующим образом:

приходные - связанные с получением предприятием наличных денежных средств;

расходные - связанные с расходованием предприятием налич­ных денежных средств;

Порядок ведения кассовых операций в РФ устанавливается Бан­ком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.

Приходные кассовые операции:

· получение выручки от покупателей (населения и организаций в установленных пределах);

· возврат подотчетных сумм;

· поступления из банка;

· поступления в счет погашения недостач;

· возврат займа, ранее выданного работнику;

· другие поступления.

Расходные кассовые операции:

· выдача под отчет;

· выдача заработной платы;

· оплата лекарственного растительного сырья и посуды, при­обретенных у населения;

· сдача выручки в банк;

· оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов на­личными);

· выдача займа физическому или юридическому лицу;

· другие виды расходования денежных средств.

Все кассовые операции оформляются первичными документа­ми - приходными и расходными кассовыми ордерами установ­ленной формы.

Допускается выдача наличных денег из кассы по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим документам с нало­жением на них штампа с реквизитами расходного кассового орде­ра. Основанием для составления приходных и расходных кассовых ордеров являются первичные учетные документы. Для разных опе­раций эти документы являются различными (табл. 1).

Таблица 1.

Основания для оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Содержание	Документ-основание для составления ордера
Приходные кассовые операции
Получение выручки от покупателей	Кассовый отчет по ККТ Договор с покупателем (оптовая продажа)
Возврат подотчетных сумм	Авансовый отчет
Поступление денег из банка	Выписка банка
Погашение в счет погашения недостач, выявленных при инвентаризации	Акт результатов инвентаризации
Возврат займа, ранее выданного работнику	Договор займа
Расходные кассовые операции
Выдача под отчет	Заявление о выдаче наличных денежных средств
Выдача заработной платы	Расчетно-платежная или платежная ведомость
Оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения	Приемная квитанция (на Л PC) Ведомость приемки стеклянной посуды, бывшей в употреблении
Сдача выручки в банк: наличными в кассу банка через инкассатора	Квитанция к объявлению на взнос наличными Копия препроводительной ведомо­сти (из комплекта документов)
Оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными)	Договор с поставщиком
Выдача займа физическому или юридическому лицу	Договор займа

Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:

подчистки, помарки или исправления при оформлении этих документов не допускаются;

в приходных и расходных кассовых ордерах указывается осно­вание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;

все кассовые ордера обязательно подписываются главным бух­галтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем пред­приятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассо­вым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется раз­решительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна;

кассовые ордера нумеруются с начала года: отдельно приход­ные, отдельно расходные;

приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтери­ей в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на пла­тежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их оплаты.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (или заменя­ющих их документов) на руки лицам, вносящим или получаю­щим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера и иные заменяющие их документы после оформления передаются из бухгалтерии в кассу для осуществления приема или выдачи наличных денег.

Осуществляя операции по приему и выдаче наличных денег, кассир должен помнить, что кассовые ордера действительны только в день их составления, т. е. прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, ука­занный на самом ордере.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бух­галтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя пред­приятия или лиц на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кас­сир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего офор­мления.

Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью. Форма при­ходного кассового ордера представлена в форме 9.5.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заме­няющему его документу отдельному лицу кассир требует предъяв­ления документа (паспорта или другого документа), удостоверя­ющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получате­ля. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с ука­занием полученной суммы: рублей прописью, копеек цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Пример расходного кас­сового ордера представлен в форме 9.6.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ состав­лен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяю­щего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удосто­верению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денежных средств по доверенности, оформленной в установленном порядке.

В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег нескольким лицам на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм иденег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам обычно производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получа­теля в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

По истечении установленных сроков выдачи денежных средств для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (в общем случае три дня и пять дней для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) невыплаченные суммы денежных средств, предназначенные на эти нужды, должны быть депонированы и сданы в банк. При этом кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым выплаты не произведены, делает отметку «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир обязан сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Депонированные суммы сдаются в банк.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Все поступления и выдачи наличных денег кассир учитывает в кассовой книге (форма 9.7).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Они осуществляются сразу же после получения или выдачи денег по каждому документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) считается отчетом кассира, который передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде двух документов одинакового содержания, включающих все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Оба листа (Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира) должны составляться к началу следующего рабочего дня. Они нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае ведения кассовой книги автоматизированным способом кассир после получения распечаток (машинограмм) обязан проверить правильность их формирования, подписать их и передать второй экземпляр кассовой книги (Отчет кассира) вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Наряду с наличными деньгами в кассе предприятия могут находиться и денежные документы почтовые марки, оплаченные авиабилеты, путевки, талоны на бензин, телефонные карточки и т. п. Движение этих ценностей (поступление и выбытие) приходными и расходными кассовыми ордерами не оформляется и в кассовой книге не отражается. Учет их ведется кассиром в отдельной книге или ведомости в соответствии с положениями учетной по­литики организации.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Ревизия кассы - это инвентаризация кассы, предполагающая полный полистный пересчет денежной наличности и про­верку других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если кассовая книга ведется автоматизированным спо­собом, то при ревизии должна производиться проверка пра­вильности работы программных средств обработки кассовых документов. Также при ревизии кассы проверяется и сверяется с данными учета фактическое наличие в кассе денежных доку­ментов.

Ревизия кассы обязательно проводится при смене кассиров. Ее могут проводить также учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудитор­ские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.

Руководитель предприятия:

определяет состав комиссии для проведения ревизии кассы;

устанавливает сроки проведения ревизий кассы;

рассматривает результаты ревизии.

До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка в том, что все расходные и приходные докумен­ты на денежные средства сданы ими в бухгалтерию и все денеж­ные средства, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие списаны в расход (расписка включена в заголо­вочную часть формы акта, составляемого по результатам ревизии).

По результатам ревизии кассы комиссия составляет акт, в ко­тором в случае обнаружения отражаются факты излишков или недостачи в кассе.

Обычно акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально-ответственного лица. При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземп­лярах (по одному экземпляру материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, материально-ответственному лицу, приняв­шему ценности, и бухгалтерии).

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых опе­раций возлагается на руководителей предприятий, главных бух­галтеров и кассиров.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции про­веряют техническуюукрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на пред­приятиях.

Сдача денежной выручки.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку стар­шему кассиру или сразу в банк через инкассацию. При этом день­ги должны быть подобраны по купюрам. Операцию передачи вы­ручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительнойведомости, в которой указываются сдатчик и получатель выруч­ки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются сред­ства. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрный пере­чень всей передаваемой денежной наличности.

Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформлен­ный в установленном порядке, кассир вкладывает в сумку с де­нежной наличностью, после чего пломбирует ее. Данную сумку и второй экземпляр препроводительной ведомости, называемый накладной, кассир передает инкассатору в обмен на пустую с со­ответствующей нумерацией.

В Журнале регистрации кассир обозначает сданную сумму вы­ручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который фиксирует дату и время приема средств. В кассе остаются денеж­ные средства только в пределах лимита.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными пре­проводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных знаков работниками банка в од­ностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачис­ляются на счет аптечной организации, что подтверждается воз­вратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

В последнее время на практике часто используется такой поря­док сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель организации в дневные и вечер­ние кассы банков, предприятиям связи. Такая операция оформля­ется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы, и объявле­ния на взнос наличными.

Представитель администрации в присутствии кассира-опера­циониста снимает показания секционных и контрольных счетчи­ков (регистров), вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты (распечатки), указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время оконча­ния работы. Выручка определяется по разнице показаний счетчи­ков на начало и конец дня.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распе­чатки, определения и проверки фактической суммы выручки де­лается запись в Журнале кассира-операциониста, которая скреп­ляется подписями кассира и представителя администрации.

Кассовые операции на территории РФ подразумевают любое перемещение денежных средств (поступление денег, выплаты, хозяйственные расходы и так далее) юридического лица (индивидуального предпринимателя, руководителя общества с ограниченной ответственностью и так далее).

Кассовые операции у ИП – понятие, виды и документация

Если говорить языком учебников, то понятие кассовых операций включает совокупность материально-технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных денег. Дело в том, что по законодательству юридические лица обязаны хранить свои средства в банках и осуществлять все платежи по безналичному расчету, но для осуществления выплат работникам и прочих текущих наличных расходов допускается хранение некоторой суммы в специально оборудованной кассе.

То есть осуществление наличного расчета и любых других операций с наличностью возможно только при наличии кассы, а касса на предприятии может существовать только при выполнении всех требований закона.

Нормативно правовое регулирование кассовых операций

Проведение кассовых операций регулируется Положением Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.

Закон о кассовых операциях вступил в силу первого января 2012 года. С этого периода ведение учета кассовых операций стало обязательным для всех предпринимателей.

Документация кассовых операций

Так что же такое кассовые операции на живом примере? Это все те выплаты и расходы, а также получения средств, которые предприниматель осуществляет наличными деньгами. Основные кассовые операции отражают в специальных документах:

• кассовой книге;
• приходных ордерах;
• расходных ордерах;
• книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
• расчетно-платежной ведомости;
• платежной ведомости;

Бланки документов должны быть установленной формы (перед использованием необходимо проверить, не является ли эта форма устаревшей). Каждый документ должен быть заполнен разборчиво и без помарок (вручную или на компьютере), должен быть подписан уполномоченным лицом (перечень таких лиц устанавливает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером).

Положение о кассовых операциях предусматривает, что вести кассовые документы должен кассир, главный (старший) бухгалтер предприятия, руководитель или же любой другой работник, назначенный специальным приказом. Такой работник должен быть ознакомлен с положениями кассовой дисциплины и должен подписать договор о полной материальной ответственности. По желанию руководства такой договор можно и не подписывать, но лучше перестраховаться.

Виды и суть кассовых операций

Виды кассовых операций делятся на:

• приходные;
• расходные.

Рассмотрим несколько подробнее сущность кассовых операций. К ним относятся:

• прием наличных средств в кассу, выдача наличных из кассы и оформление вышеуказанных кассовых документов;
• оприходование наличных средств в кассу;
• хранение наличных средств и ценностей предприятия;
• порядок использования выручки, а также наличности, полученной из банка;
• соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег в банк.

Приходные и расходные кассовые операции

Как уж было сказано выше, любые поступления наличности и любая выдача наличности на предприятии являются кассовыми операциями. Оформляться они должны соответственно: с заполнением приходных и расходных ордеров и отметками в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов». При этом на всех ордерах должен проставляться штамп «Оплачено» (либо же эта надпись делается от руки) и стоять дата погашения ордера, а записи в реестре должны быть подтверждены подписью главного бухгалтера.

Приходные кассовые операции

Приходные кассовые операции – это поступление в кассу предприятия наличных средств.

Оформляются они приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1. Такой ордер выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и содержит сведения о сути хозяйственной операции.

Как только в кассу поступают наличные средства, выписывается квитанция ПКО, фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Квитанция передается лицу, предоставившему ордер, а сам ордер остается в кассе.

Расходные кассовые операции

p>Включают в себя выдачу наличных средств на хозяйственные нужды предприятия, передачу денег в банк, выплаты сотрудникам и так далее – любое действие по изъятию наличных денежных средств из кассы. Расходные кассовые операции оформляются в первую очередь расходным кассовым ордером (РКО) по форме N КО-2. Такой ордер также выписывается в единственном экземпляре, заверяется главным бухгалтером или заменяющим его лицом и фиксируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. К расходному ордеру обязательно должен прилагаться сопроводительный документ: платежная ведомость, заявление, счет из банка и так далее. Иногда такой документ может заменять РКО. Если на сопроводительном документе уже стоит подпись руководителя или главного бухгалтера, то расписываться ещё и на ордере не требуется.

Журнал кассовых операций

Этот документ ведется по форме N КО-3, заполняется бухгалтером, а затем передается в кассу. В журнале регистрируются ПКО и РКО, а также заменяющие их документы: заявления, расчетно-платежные ведомости и так далее. На заменяющие документы все равно выписываются РКО, но только после выдачи платежей.

Кассовые операции в иностранной валюте

Часто предприятие сотрудничает с иностранными партнерами, поэтому возникает необходимость в ведении учета валютных операций (до передачи денежных средств в банк или партнеру). Валютные операции регламентируются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ, порядок ведения кассовых операций с валютой определен Центральным банком. Согласно нормам все валютные операции должны быть отражены в эквиваленте национальной валюты. То есть, получив, например, 100 долларов, кассир должен уточнить курс валюты в Центральном банке на день совершения операции и перевести эту сумму в рубли (с учетом курсовой разницы).

В остальном документация по валютным поступлениям и расходам ведется так же, как и для наличности в рублях.

Регламент кассовых операций

Регламент (или порядок) кассовых операций включает в себя не только ведение документации и обучение кассира или лица, его заменяющего. Согласно Положению Центрального банка от 12 октября 2011 года № 373-П для кассы необязательно оборудовать отдельное помещение, но доступ к кассе посторонним лицам должен быть заблокирован. Также руководитель предприятия должен обеспечить безопасность кассы и хранящихся в ней средств и ценностей (меры должны быть прописаны в отдельном приказе или Положении).

Руководитель предприятия прописывает также порядок проведения проверок кассовых операций, самостоятельно устанавливает лимит денежных средств, который может храниться в кассе (банк об этом можно не извещать). Хранить в кассе средства сверх установленного лимита (например, для выдачи заработной платы) можно не более трех рабочих дней (то есть выходные и праздничные дни не учитываются). Все поступившие в кассу средства необходимо передавать в банк в течение недели.

Автоматизация кассовых операций

Сталкиваясь с проведением кассовых операций на предприятии, каждый тут же понимает, что большую часть времени отнимает заполнение различной документации (в которой к тому же, согласно Положению Центрального банка, не должно быть помарок и исправлений). Естественно, лучшим решением будет автоматизировать этот процесс на всех стадиях: начиная с выписки ордеров и заканчивая кассовой книгой.

На сегодняшний день существуют специальные программы, существенно облегчающие жизнь бухгалтерам и кассирам, например, 1С: бухгалтерия.

Анализ кассовых операций

Такой анализ проводится на основе данных ревизии кассовых операций и позволяет увидеть объективную картину: откуда поступает значительное количество средств, как и куда расходуется наличность, не превышается ли лимит по кассе (а также выяснить причины происходящего).

Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.

Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.

Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.

В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:

Тип и заводской номер ККМ

Дату и время начало работы

Показания счетчиков

Подписи кассира и администратора

В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.

Обязанности кассира:

1. Согласно показаниям ККМ определить общую стоимость покупки и сообщить ее покупателю
2. Получить денежные средства от покупателя, при этом важно четко проговорить сумму полученных денег и отложить их не в кассу, а на виду у покупателя. Очень важно никогда не убирать деньги до окончания расчетов: в спорной ситуации придется полностью «снимать кассу»
3. Произвести необходимые операции на кассовой машине, дождаться появления чека.
4. Вместе с чеком выдать покупателю сдачу, при этом четко проговорив ее сумму.

Кассиру нельзя:

• Производить снятие кассы без уведомления администрации
• Покидать рабочее место без отключения ККМ и уведомления администрации
• Иметь в кассе наличные деньги, не являющиеся разменом и не учтенные через ККМ

В конце смены процедура снятия показаний повторяется. Показания счетчиков, размер выручки, тип и номер ККМ указываются на конце контрольной ленты, которую вместе с книгой кассира-операциониста подписывает представить администрации аптечного учреждения. Контрольные ленты хранятся 15 дней в упакованном виде в бухгалтерии после инвентаризации.

Согласно законодательству, организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (лимит – это максимум наличных денег, которые можно держать в кассе на конец смены). Фармацевтические организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.