Инвентаризация - это обязательный процесс на каждом предприятии, позволяющий выявить недостачу или излишки в основных фондах, материальных ценностях или кассе. Эта процедура считается достаточно простой, но выполняется по определенным правилам, прописанным во внутренней документации компании. Итоги подводятся бухгалтером, причем нередко выявляются излишки при инвентаризации или недостача. Это приводит к появлению определенных сложностей у бухгалтера, так как недостаток средств или активов покрывается за счет средств лиц, являющихся материально ответственными. Излишки должны быть оприходованы правильным способом. Он зависит от правил ведения бухучета, от политики фирмы и иных особенностей.

Назначение и нюансы инвентаризации

Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.

Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.

По каким причинам появляются излишки?

После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:

• компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
• фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
• во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
• работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
• во время отпуска товаров были совершены ошибки.

Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.

Этапы инвентаризации

Излишки при инвентаризации - это достаточно частая ситуация, но она возникает только при правильном проведении этой процедуры. Для этого учитываются основные правила, прописанные в Положении по ведению бухучета, выпущенном Минфином под номером №34н.

Осуществляется процедура в несколько этапов, причем все они должны выполняться в правильной последовательности.

Этапы инвентаризации	Формируемые документы	Особенности процедуры
Подготовительный	Руководитель издает приказ на проведение инвентаризации	Приказ содержит сведения о том, когда должна осуществляться процедура, какова причина ее проведения, а также какое имущего будет проверяться. Назначаются специалисты, входящие в комиссию. Выявляются материально ответственные лица, которые будут отвечать за все излишки или недостачи.
Непосредственная инвентаризация	Специалистами комиссии формируется инвентаризационная опись	Производится непосредственная опись фактически имеющегося имущества на предприятии, а также оценивается его состояние.
Сопоставление сведений	Создается сличительная ведомость	Сверяются данные, полученные в результате проведения инвентаризации, с имеющимися сведениями из бухбаланса или других бумаг. Если выявляются излишки или недостача, то формируется соответствующий акт.
Оформление полученных результатов	Бухгалтерская справка	На основании выявленной недостачи или излишка при инвентаризации вносятся изменения в бухбаланс и другие документы компании. Если отсутствуют нужные материалы или деньги, то происходит их списание. Если выявляется лишнее имущество, то оно должно быть оприходовано.

Все этапы осуществляются при постоянном контроле со стороны руководства фирмы и главного бухгалтера.

Зачем проводится инвентаризация?

Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:

• заменяется материально ответственный специалист компании;
• обнаруживается факт хищения имущества;
• выявляется порча определенных ценностей;
• имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
• организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
• обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
• имущество планируется продать или сдать в аренду.

Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.

Какие могут выявляться результаты?

После осуществления этого процесса работники фирмы могут столкнуться с разными результатами:

• излишки при инвентаризации;
• недостача имущества;
• порча ценностей;
• пересортица.

Если в компании работают действительно опытные профессионалы, то не выявляются какие-либо расхождения, поэтому фактическое имущество соответствует данным, имеющимся в документации фирмы.

Кто занимается процедурой?

Инвентаризация проводится только специальной комиссией, в которую входят специалисты фирмы, работающие по разным специальностям. Это позволяет получить наиболее актуальные сведения.

В состав комиссии должно входить не меньше трех человек. На основании полученных данных создаются сличительные ведомости или акты, а также опись имущества.

Что делать при расхождениях?

Наиболее часто после проведения данного процесса обнаруживается пропажа ценного имущества. Оно компенсируется путем взимания средств с ответственных лиц.

Ситуация, когда в ходе инвентаризации выявлены излишки, встречается редко. Может обнаруживаться лишнее количество денег в кассе или материалов, а также основных средств или иных ценностей фирмы. Они должны быть оприходованы.

Действия после выявления излишка

Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.

Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.

Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.

Как оприходовать излишки?

Учет выявленных расхождений должен осуществляться по их рыночной стоимости. Она подтверждается разными методами:

• справка компании, причем она формируется после проведения анализа расценок на аналогичные ценности, для чего используются накладные, полученные от поставщиков, объявления о продаже разного имущества или справки, которые можно заказать в органах статистики;
• отчет, составленный приглашенным независимым экспертом.

Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого бухгалтер должен пользоваться проводками Д10 (41,01,50) К91.1.

Оприходование излишек материалов или товаров

Наиболее часто осуществляется инвентаризация в отношении товаров, которые изготавливаются или перепродаются компанией, а также материалов, используемых при создании разной продукции.

Излишки инвентаризации материалов включаются во внереализационные доходы. Для определения их стоимости учитываются цены сделок, совершаемых с выявленными лишними предметами.

Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого важно грамотно определить рыночную цену, причем если не удастся найти нужную информацию в накладных, то оптимальным считается изучение предложений на рынке. Также при значительных излишках можно воспользоваться помощью независимого оценщика. Только специалист может учесть колебания спроса и предложения, инфляцию, потребительские свойства материалов, срок их годности и себестоимость.

Оприходование излишков при инвентаризации осуществляется после окончания данного процесса, поэтому уже должен иметься на руках акт, составленный инвентаризационной комиссией. Допускается выполнить этот процесс в день, когда составляется и подписывается годовая отчетность, но не позже 31 декабря года, когда выявлены лишние материалы. При этом пользоваться можно как кассовым методом учета, так и способом начисления.

Что делать с излишками материалов?

Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.

Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.

В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.

Нюансы оприходования основных средств

Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:

• излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
• учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
• стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
• отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.

Учет излишек при инвентаризации основных средств считается достаточно сложным. Минфин в разных письмах и пояснениях указывает на невозможность амортизации полученных по результатам процесса основных средств, причем даже в ситуации, когда они полностью отвечают требованиям амортизируемого имущества.

Такая ситуация приводит к тому, что приходится уплачивать налог на прибыль со всех внереализационных доходов, а вот к расходам невозможно причислить какие-либо суммы, причем даже последовательными этапами путем начисления амортизации.

Невозможно списать стоимость основных средств, выявленных в результате инвентаризации, в налоговом учете или при их продаже. Поэтому при их реализации полученную выручку надо причислять к доходам, облагаемым налогом, а уменьшить рыночную цену не получится.

Когда нужна инвентаризация кассы?

Как оприходовать излишки при инвентаризации кассы? Такая ситуация встречается достаточно редко, а при этом сама компания может устанавливать правила, на основании которых проводится сверка.

Обычно инвентаризация кассы требуется в ситуациях:

• имущество, принадлежащее компании, продается, сдается в аренду или выкупается;
• осуществляется преобразование унитарного предприятия, являющегося государственным или муниципальным;
• непосредственно перед формированием бухгалтерской отчетности, составляемой ежегодно;
• если требуется компанию ликвидировать или реорганизовать.

Допускается внеплановое проведение этого процесса, если существует подозрение на то, что средства были украдены.

Нюансы инвентаризации кассы

Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:

• наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
• денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
• ценные бумаги;

Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.

По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:

• в пути;
• на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.

Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.

Как учитываются лишние средства?

При снятии показаний ККТ может обнаруживаться, что полученная выручка превышает сумму, указанную в отчете. Это говорит о наличии лишних средств в кассе. Они непременно заносятся в специальный журнал кассира, причем для этого используются графы 11 и 14.

Для оприходования используются стандартные проводки:

• Д50 К90, что указывает на отражение принятой выручки по показателям ККТ.
• Д50 К91, по которой признается наличие прочего дохода, представленного излишком, находящимся в кассе.

Оприходование излишков при инвентаризации кассы непременно осуществляется на дату, когда принимаются средства.

Как отражается переизбыток при использовании УСН?

Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.

Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.

Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.

Таким образом, инвентаризация - это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.

Идеальный учет излишков и недостач (Петрухина Т.)

Дата размещения статьи: 10.01.2016

Хорошо, когда инвентаризация проходит в ноль. То есть учетные оказались такие же, как фактические. К сожалению, так бывает не всегда. Порой обнаруживаются излишки и недостачи имущества. О том, как учесть такие отклонения, и пойдет речь.

Для начала напомним общее правило, актуальное как для бухучета, так и для налогообложения. Отражайте в учете излишки либо недостачи в момент завершения инвентаризации (составления акта инвентаризационной комиссии) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Иными словами, в случае годовой инвентаризации запись надо сделать не позднее 31 декабря отчетного года.

Как учесть излишки

Выявленные излишки являются доходом. В бухучете это прочий доход, а в налоговом - внереализационный. Имущество учитывайте по рыночной цене - это стоимость, которую можно получить при продаже вещей. Сведения об уровне текущих рыночных цен подтвердите документально либо данными оценщика (п. 10.3 ПБУ 9/99, п. 20 ст. 250, п. 6 ст. 274 НК РФ).
Подробнее остановимся на излишках материально-производственных запасов (МПЗ), ведь это самая распространенная ситуация. Конечно, их можно использовать в производстве либо продать. Когда будете использовать МПЗ, спишите их стоимость в составе материальных расходов. В расходы поставьте ту же сумму, которую раньше учли в доходах при оприходовании излишков. При продаже полученную выручку также можно уменьшить на ранее учтенный внереализационный доход (абз. 2 п. 2 ст. 254, пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ).
В бухучете нет ограничений по стоимости МПЗ, которую списывают при расчете балансовой прибыли. Рыночную цену имущества полностью включите в расходы. Так позволяют поступить п. п. 73 и 91 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н. Значит, разницы по ПБУ 18/02 учитывать не придется.

Пример 1. Перед составлением годовой отчетности ООО "Механики" провело инвентаризацию на складе сырья. Инвентаризация закончилась 31 декабря, были выявлены излишки сырья. Рыночная стоимость излишков составила 25 000 руб.
Для целей налогообложения прибыли организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.
31 декабря бухгалтер организации сделал в учете такую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1
- 25 000 руб. - отражена стоимость излишков сырья, выявленных при инвентаризации.
Также 31 декабря бухгалтер также включил эту сумму в состав внереализационных доходов при расчете налога на прибыль.
В январе 2016 г. данное сырье передали в производство. Поэтому бухгалтер "Механиков" сделал проводку:
Дебет 20 Кредит 10
- 25 000 руб. - отражена стоимость сырья, переданного в производство.
При расчете аванса по налогу на прибыль за январь бухгалтер учел всю стоимость сырья, переданного в производство. В состав материальных расходов было включено 25 000 руб.

А если речь идет об излишках имущества, которое по своим критериям является основным средством? Сначала покажите доход, а потом списывайте стоимость таких ОС через амортизацию. Первоначальную стоимость считайте по правилам абз. 2 п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ. Ориентируйтесь на рыночную цену имущества, которую раньше учли в доходах (п. 8 ст. 250 НК РФ).
Если решили продать излишки ОС, в расходы спишите их рыночную стоимость. Так позволяет сделать п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ. Выявленное имущество будет считаться товаром.
Пару слов про НДС. Налог начислите, если компания реализует выявленное при инвентаризации имущество. При использовании такого имущества в производстве НДС начислять не нужно (ст. 146 НК РФ).

Как учесть недостачи в бухучете

С недостачами немного сложнее, чем с излишками. Рассмотрим отдельно правила для бухучета и налогообложения.
В бухучете недостачу отразите по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие ТМЦ или МПЗ учитывайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости.
Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла. Возможно четыре варианта.

Вариант N 1. Недостача в пределах норм естественной убыли

Недостачу и порчу ценностей в пределах норм убыли списывайте на издержки производства и обращения на основании приказа гендиректора (образец на с. 31). Определяйте естественную недостачу после пересортицы, то есть после того, как проведете взаимный зачет излишков и недостач за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в одинаковых количествах.При зачете пересортицы в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отразите проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)
- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.
Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.
Проводки такие:
Дебет 94 Кредит 10, 41, 43
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации;
Дебет 20 (23, 44...) Кредит 94
- списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Вариант N 2. Недостача по вине сотрудника

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае работник должен компенсировать организации всю сумму причиненного ущерба. Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Если человек возмещает только балансовую стоимость недостающих вещей, проводки такие:
Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на работника по балансовой стоимости;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если виновник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
- недостача имущества отнесена на работника по балансовой стоимости;
Дебет 73 Кредит 98
- учтена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- работник погасил задолженность по недостаче.
По мере погашения задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенного долга:
Дебет 98 Кредит 91-1
- учтена в прочих доходах разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Вариант N 3. Недостача по причине форс-мажора или когда нет виновников

Допустим, причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства. Например, пожар или наводнение. Тогда недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости (п. 13 ПБУ 10/99).
Бывает также, что виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них. При таком раскладе недостачу имущества списывайте на финансовые результаты фирмы. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д. Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета (п. 11 ПБУ 10/99).
В обоих случаях сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажора (в связи с отсутствием виновника либо отказом во взыскании ущерба).

Вариант N 4. Недостача имущества, списанного с баланса

Отдельно скажем про недостачу имущества, которое уже списано. Например, недорогой компьютер или офисную мебель списали единовременно как МПЗ. А спустя какое-то время обнаружилось, что актива нет.
Хоть стоимость имущества уже списана, такая недостача все равно является для фирмы ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения. Причины этого могут быть те же, как описаны в вариантах 1 - 3. То есть естественная убыль, действия виновных лиц или форс-мажор.
Если недостача возникла из-за естественной убыли или форс-мажора, никаких проводок делать не нужно. Просто спишите недостающее имущество с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Так же действуйте, если виновник недостачи не выявлен. Причина в следующем. В учете компании нет оснований учитывать расходы, поскольку имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.
А вот когда виновник недостачи есть, все интереснее. Организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ). Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи можно как с использованием счета 94, так и без него. Можно выбрать любой из указанных вариантов.

Пример 2. В октябре ООО "Механики", в соответствии с отраслевыми нормами, закупило для слесарей спецодежду (срок носки 12 мес.) стоимостью 1770 руб. (в т.ч. НДС - 270 руб.). В этом же месяце спецодежду выдали работнику.
Согласно учетной политике организации спецодежду стоимостью менее 20 000 руб. учитывают в составе материалов. При этом такую одежду со сроком носки не более 12 месяцев списывают на расходы единовременно.
В декабре один из слесарей увольняется и отказывается возвращать спецодежду. Директор решил взыскать из зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты работника взыскана стоимость спецодежды в размере 1500 руб.
Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.
В октябре:
Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 1500 руб. - выдана спецодежда работнику;
Дебет 20 Кредит 10-11
- 1500 руб. - списана стоимость спецодежды на расходы.
В декабре:
Дебет 94 Кредит 98
- 1500 руб. - отражена сумма выявленной недостачи;
Дебет 73 Кредит 94
- 1500 руб. - отражена задолженность работника по возмещению ущерба;
Дебет 70 Кредит 73
- 1500 руб. - удержана из зарплаты работника стоимость утраченной спецодежды;
Дебет 98 Кредит 91-1
- 1500 руб. - отражена в составе прочих доходов сумма погашенного ущерба.

Если решили обойтись без счета 94, проводки будут такие:
Дебет 73 (76) Кредит 98
- отражен ущерб, который должен возместить МОЛ (иной виновник);
Дебет 70 (76) Кредит 73 (76)
- удержан из зарплаты (вознаграждения) виновника причиненный ущерб;
Дебет 50 (51) Кредит 73 (76)
- погашена сумма ущерба;
Дебет 98 Кредит 91-1
- учтена в прочих доходах сумма погашенного ущерба.

Как учесть недостачи при расчете налогов

В отличие от бухучета, для целей налогообложения недостачи и излишки при пересортице зачесть нельзя. Это просто не предусмотрено нормами Налогового кодекса РФ. Поэтому возникшие в результате пересортицы отклонения учтите по общим правилам. То есть излишки во внереализационных доходах, а недостачи отразите в зависимости от причины.
Насчет причин по сути все то же самое, как в бухучете. Самое простое, если недостача возникла по причине естественной убыли. Ее списывайте в составе материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Что касается недостачи сверх норм убыли, то важен факт - установлен виновник или нет.

Вариант N 1. Виновник есть

Допустим, виновник установлен. Более того, он возмещает ущерб. Такая компенсация является для организации внереализационным доходом согласно п. 3 ст. 250 Налогового кодекса РФ. При методе начисления доход в налоговом учете отразите на дату в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Напомним, что, если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения (ст. 209 ГПК РФ). При кассовом методе сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения виновником ущерба (п. 2 ст. 273 НК РФ). Например, в день внесения денег в кассу предприятия.
Саму же недостачу можно учесть во внереализационных расходах согласно пп. 20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ. Чтобы списать расход, размер недостачи надо обосновать и документально подтвердить. Обоснование - тот факт, что при возмещении недостачи организация получает и доход. По части документов понадобятся сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие бумаги.
Раз такие требования соблюдены, недостачи по фактической себестоимости целиком можно списать. Подтверждают правильность таких действий и в Минфине России (см. Письма от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717, от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).

Вариант N 2. Виновника нет

Перейдем к ситуации, когда виновники недостачи не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них. Недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства, как того требует пп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ.
При методе начисления недостачу можно списать в расходы в момент, когда факт отсутствия злодеев подтвержден документально. При кассовом методе надо также подтвердить полную оплату имущества, недостача которого выявлена (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Какие документы нужны? Это акты уполномоченных органов, например органов предварительного расследования или судов. Конкретный перечень таких документов законодательством не указан.
В Минфине России уверены, что списать недостачи можно на основании копии постановления о приостановлении предварительного следствия или дознания. Такие разъяснения есть в Письмах от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448 и от 20.06.2011 N 03-03-06/1/365.
Можно списать убытки и когда у фирмы есть копия постановления о прекращении уголовного дела. Такое постановление может быть вынесено следователем только по истечении срока давности уголовного преследования (ч. 1 ст. 78 УК РФ).
При рассмотрении дела в суде факт отсутствия виновных лиц может вынести оправдательный приговор (ч. 2 ст. 302 УПК РФ). Этот документ будет основанием для списания убытков (недостачи) от хищений имущества.
Если организация готова спорить с налоговиками, списать недостачу можно на основании любого документа. Например, письма или справки, выданных уполномоченными должностными лицами органов внутренних дел, в которых указано, что виновники хищения отсутствуют. Либо постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. Часто суды подтверждают правильность таких действий (см., например, Определение ВАС РФ от 10.12.2007 N 16216/07, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.08.2007 N Ф04-5161/2007(36812-А46-15), Московского округа от 09.11.2007 N КА-А40/10001-07).

Вариант N 3. Форс-мажор

Наконец, причиной недостачи могут стать форс-мажорные обстоятельства. В этом случае тоже речь идет о внереализационном расходе (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Убытки списывайте по общим правилам - в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Не забудьте, что нужен и документ уполномоченных органов. Обычно это справка из МЧС, например, о пожаре, урагане или наводнении.
Напоследок пару слов про НДС. Если вы гарантированно хотите избежать споров с налоговиками, безопаснее восстановить "входной" налог со стоимости утраченного имущества. Восстанавливать надо только НДС со стоимости сверх норм естественной убыли.
В настоящее время есть противоречивые разъяснения Минфина и ФНС на данный счет. Причем налоговики упирают на то, что восстанавливать НДС не нужно. Дескать, такие требования отсутствуют в гл. 21 Налогового кодекса РФ (Письма ФНС России от 17.06.2015 N ГД-4-3/10451@ и от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@).
А вот в Минфине рассуждают иначе. Представители финансового ведомства уверены: следует восстановить налог (см., например, Письмо Минфина России от 09.08.2012 N 03-07-08/244).
По причине таких разночтений рекомендуем все же восстанавливать НДС, если вы хотите избежать споров. А вот если фирму не пугает перспектива судебной тяжбы, можно успешно оспорить требования налоговиков. Обширная судебная практика подтверждает, что арбитры на стороне компаний. Свидетельство тому - Решение ВАС РФ от 19.05.2011 N 3943/11, Определение ВАС РФ от 21.10.2009 N ВАС-13771/09, Постановления ФАС Московского округа от 15.07.2014 N Ф05-7043/2014, Центрального округа от 18.10.2012 N А35-10180/2011 и др.

Обратите внимание! Фирмы на упрощенке, выбравшие объект "доходы минус расходы", могут учесть в целях налогообложения только недостачу в пределах норм естественной убыли (ст. 346.16 НК РФ).

Уже не за горами конец года, а для бухгалтера - конец отчетного периода и составление годовой бухгалтерской отчетности. А это значит, что подходит время для проведения обязательной ежегодной инвентаризации в конце года. Рассмотрим возможные нюансы отражения результатов инвентаризации в учете.

Решение о проведении инвентаризации оформляется приказом руководителя компании, в котором указывается: сроки проведения инвентаризации; состав инвентаризационной комиссии (не менее 3 человек) и должность её председателя; сроки, в которые должны быть утверждены итоги проведения инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества оформляются инвентаризационными описями или актами инвентаризации.
Результатами инвентаризации могут быть как излишки, недостачи, так и то и другое одновременно. Любые результаты должны быть отражены в учете в периоде проведения инвентаризации (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Учёт излишков
Выявленные при инвентаризации излишки не грозят бухгалтеру какими-либо трудностями. В общем-то, здесь все просто. На основании сличительной ведомости и ведомости результатов, выявленных при инвентаризации, бухгалтер должен принять на учет имущество в виде излишков. Причем следует учитывать, что на баланс имущество ставится по его рыночной стоимости на день принятия к учету. Напомним, что рыночная стоимость определяется либо самостоятельно из общедоступных источников (к примеру, СМИ) и оформляется бухгалтерской справкой, либо с помощью независимого оценщика - тогда подтверждением будет его отчет.
Если при инвентаризации выявлен неучтенный объект основных средств, то постановка на учет производится как и в случае поступления ОС, то есть следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 91-1 - отражен доход в виде имущества;
Дебет 01 Кредит 08 - отражено ОС по рыночной стоимости на текущую дату.
В налоговом учете стоимость ОС учитывается во внереализационных доходах в полной сумме на дату проведения инвентаризации (пп. 20 ст. 250 НК РФ). Далее, в случае использования данного объекта в деятельности предприятия, начисляется амортизация в общем порядке как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При этом помните, что при УСН расходы на амортизацию ОС не учитывают.
Выявление излишков МПЗ или товаров в бухгалтерском учете отражают проводками:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 91-1 - отражены МПЗ по рыночной стоимости.
В бухгалтерском и налоговом учете также стоимость излишних МПЗ и товаров признаем внереализационный доход (причем вне зависимости от системы налогообложения). Расходы при списании МПЗ можно учесть только в бухгалтерском учете и при общей системе налогообложения (в качестве материальных расходов).

Учёт недостач
В случае выявления недостач существуют некоторые нюансы.
Рассмотрим сначала учет недостачи МПЗ и товаров. Выявленные недостачи списываются на счет 94 и отражаются проводкой:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 43) .
Проводка делается на основании сличительной ведомости и ведомости учета результатов, выявленных при инвентаризации. Дальнейшие действия бухгалтера зависят от следующих нюансов. Во-первых, бухгалтеру необходимо определить, укладывается ли сумма недостачи в нормы естественной убыли, которые утверждены законодательством. Суммы недостач в пределах данных норм списываются на счета учета затрат на производство или продажу на основании решения руководителя (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
То есть в таком случае делается проводка:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - списана сумма недостач.
Суммы недостач сверх норм относятся на виновных лиц. Для выявления виновного лица компания должна провести служебное расследование. Если «виновник» найден и не отказывается возмещать ущерб, то в бухгалтерском учёте стоимость недостающего имущества списывается на счет 73 (если виновное лицо является работником организации), либо на счет 76 (в иных случаях). Если виновное лицо - сотрудник вносит оплату в счет недостачи в кассу, делается проводка:
Дебет 50 Кредит 73 - внесена оплату в счет недостачи.
Если сумма удерживается из зарплаты сотрудника, то в учете это отражается проводкой:
Дебет 70 Кредит 73 - произведено удержание из зарплаты сотрудника.
При этом следует учитывать еще один нюанс. Сумма возмещения может быть как больше суммы недостачи, так и меньше ее. Объясняется это тем, что возмещению подлежит действительная сумма ущерба, в том числе и расходы, связанные с восстановлением испорченного имущества или покупку нового. Поэтому в случае превышении суммы возмещаемого ущерба над стоимостью недостающего имущества в бухгалтерском учете признается прочий доход в размере превышения, а в обратной ситуации - прочий расход. При этом делаются проводки Дебет 73 (76) Кредит 91-1 и Дебет 91-2 Кредит 94 соответственно. Однако может так случиться, что виновное лицо не найдено, либо организация приняла решение не взыскивать ущерб с виновного лица. В таком случае сумма недостачи списывается на прочие расходы на основании решения руководителя проводкой Дебет 91-2 Кредит 73 .
Что касается налогового учета, то недостачи учитываются в материальных расходах как при ОСНО, так и при УСН, но только в пределах норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Недостачи сверх данных норм упрощенцы в расходах учесть не смогут. А вот при ОСНО списание расходов от недостач сверх нормы зависит от ситуации. При наличии виновного лица расходы учитываются либо на дату признания им ущерба, либо на дату вступления в силу судебного решения о признании лица виновным и взыскании с него суммы ущерба. Одновременно в доходах компания должна признать сумму возмещения, которая подлежит уплате виновным лицом. Если виновное лицо не установлено, то признать расходы можно либо на основании постановления о приостановлении следствия, либо на основании документа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. В других случаях признать в расходах сумму недостачи не получится.
В случае выявления недостачи основного средства, порядок действий бухгалтера будет аналогичным, за исключением лишь только отражения проводок. В таком случае выявленный объект недостачи списывается со счета 01 на счет 94. При этом на счете 01 нужно открыть субсчет для отражения выбытия основных средств, предположим, это субсчет 01-2. Затем в дебет этого субсчета отнести первоначальную стоимость ОС, а в кредит - начисленную амортизацию. Таким образом на субсчете 01-2 определится остаточная стоимость, которую и нужно будет списать на 91 счет.
Результатом инвентаризации может стать еще одна ситуация - пересортица. Возникает она в случае, когда при проведении инвентаризации были выявлены как недостачи, так и излишки имущества. Тогда в бухгалтерском учете можно произвести зачет в части, в которой излишки перекрывают недостачу. Но возможно это только по решению руководителя и в случае обнаружения пересортицы в одном и том же периоде и у одного и того же материально ответственного лица. Причем наименование товаров или МПЗ тоже должно быть одинаково, но могут различаться, к примеру, сорта (п. 5.3 Методуказаний по инвентаризации). В таком случае бухгалтер может отразить зачет проводкой:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41,43) - проведен зачет по пересортице.
Тогда излишки и недостачи в бухгалтерском учете учитываются вышеописанными способами только в части, непокрытой пересортицей. Кроме того, обращаем ваше внимание, что такой зачет может производиться только в бухгалтерском учете. Против зачета в налоговом учете, выступают не только налоговые ведомства, но и некоторые суды. Поэтому в налоговом учете даже при наличии пересортицы недостачи и излишки учитываются в общем порядке, описанном нами выше.

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация - лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

• Количество инвентаризаций в отчетном году;
• Даты проведения инвентаризаций;
• Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

• на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
• за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
• к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .

Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2 10 «Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».

Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:

• решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
• либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
• либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание: в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

• инвентарные ведомости;
• акты, подтверждающие недостачу;
• заключение комиссии, расследующей недостачу;
• объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.