Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.
Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Об этом говорится в пунктах 8 и 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.
Специальный счет для учета денежных средств на корпоративной карте
Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках".
Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка "Специальный счет корпоративной карты". Но на этом детализация объекта учета не останавливается.
Особые случаи - особые субсчета
Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.
Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.
Записи в учетной политике
Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.
Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен на с. 94.
Образец. Рабочий план счет
Утверждаю: Приложение N 3
директор к приказу N 23 от 09.12.2013
Шмит И.Л. Шмит "Об учетной политике на 2014 год"
Рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ООО "Лунный камень"
|
Наименование счета, субсчета |
Статья затрат |
|||
|
1-й, 2-й знаки |
||||
|
Раздел V |
Денежные средства |
|||
50 |
||||
|
Кассовые операции в рублях |
||||
|
Кассовые операции в валюте |
||||
|
Денежные документы |
||||
51 |
Расчетные счета |
|||
|
Расчетный счет в ОАО "Сбербанк России" |
||||
52 |
Валютные счета |
|||
|
Валютные счета в ВТБ 24 |
||||
55 |
Специальные счета в банках |
|||
|
Специальные счета в банках |
||||
|
Специальный счет корпоративной карты |
Хозяйственные расходы. Командировочные расходы. Представительские расходы |
|||
Зачисление средств на корпоративную карту
При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:
Перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.
Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.
Списание средств с корпоративной карты тождественно их выдаче под отчет
На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю карты: .
Работник должен отчитаться
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.
В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.
Примечание . Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте на с. 84.
Пример 1. ООО "Лунный камень" направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выдана корпоративная карта.
В период командировки сотрудник:
Решение. В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.
Зачисление денег на карту
При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:
Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 51
50 000 руб. - отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.
Списание средств с карты
В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной ка рты"
15 000 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
5600 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
1400 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
Утвержден авансовый отчет
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 71
22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) - списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать не использованной работником сумме - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).
Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
Дебет "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71
Своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.
Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:
Дебет 73 Кредит 94
Отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.
После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:
Дебет 50 Кредит 73
Возмещена недостача наличными в кассу.
В каком случае нужно использовать счет 57 "Переводы в пути"
Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.
Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.
В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
Дебет 71 Кредит 57
Выданы деньги под отчет.
Дебет 57 Кредит 71
Внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.
После получения выписки счет 57 закрываем:
Отражено списание денежных средств со счета;
Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 57
Отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.
Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.
В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":
Дебет 20 (10, 26, 44, 60) Кредит 71
Списаны расходы подотчетного лица.
2. 12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО "Сладости Востока" перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.
13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС - 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные - 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
квитанция банкомата о снятии наличных;
квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
Как отразить операции в бухгалтерском учете?
Решение. В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.
Утвержден авансовый отчет
Дебет 41 Кредит 71
72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) - принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
Дебет 19 Кредит 71
12 966,10 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
Дебет 71 Кредит 57
1000 руб. - сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
Дебет 57 Кредит 71
1000 руб. - внесены подотчетным лицом наличные на карту.
В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо
по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
Дебет 68 Кредит 19
12 966,10 руб. - поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.
До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
Дебет 71 Кредит 57
85 000 руб. - отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки
Дебет 57 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
85 000 руб. - списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
Дебет 57 Кредит 55
1000 руб. - сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
Дебет 55 Кредит 57
1000 руб. - внесены наличные денежные средства на карту.
Остатки по счетам
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать неиспользованной работником сумме - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).
НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты
Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).
Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).
Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.
Е.В. Орлова,
заместитель генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"
Корпоративные пластиковые карты класса Business предназначены для выдачи сотрудникам организации и могут принадлежать к разным платежным системам: VISA, Eurocard/MasterCard.
С их помощью максимально оптимизируется и упрощается учет представительских и командировочных расходов, а также расходов, связанных с хозяйственным обеспечением организации. Они могут использоваться для расчетов с партнерами по бизнесу, имеющими оборудование для приема карт международных платежных систем.
Корпоративные карты: роскошь или необходимость?
В международной бизнес-практике используются несколько видов корпоративных карт:
Корпоративные карты для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E cards );
Корпоративные карты для оплаты издержек, связанных с обслуживанием корпоративного парка грузовых автомобилей (fleet cards );
Корпоративные закупочные карты (purchasing cards ), известные как procurement cards или p-cards , то есть карты материально-технического обеспечения для осуществления нерегулярных закупок канцелярских принадлежностей и других товаров для офиса.
Заметим, что в Российской Федерации около трех миллионов человек постоянно совершают деловые поездки. Тем не менее корпоративные карточки остаются своего рода эксклюзивом, поскольку они пока еще не получили большого распространения и не столь востребованы организациями, как того хотелось бы банкам. В основном корпоративные карты используются крупными организациями, занимающимися внешнеэкономической деятельностью. Большинство же организаций ограничивается зарплатными карточками для своих сотрудников. Это объясняется рядом причин.
О минусах…
Во-первых, многие организации не рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов, предпочитая вести учет по старинке.
Во-вторых, если корпоративная карта используется для оплаты командировочных расходов за границей, то операции по ней подпадают под действие законодательства о валютном регулировании и контроле. И организации приходится особенно тщательно следить за оформлением всей отчетности по таким операциям с приложением большого количества соответствующих первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, поскольку данные операции являются предметом прис-тального контроля со стороны Банка России и налоговых органов.
В-третьих, банки довольно часто предъявляют высокие требования к надежности корпоративных клиентов и определяют более жесткие условия обслуживания корпоративных карт. Например, устанавливаются высокие тарифы за обслуживание таких карт; на держателей корпоративных карт могут не распространяться дополнительные услуги (бесплатные и льготные страховки, дисконтные карты и пр.); на счет корпоративной карты часто не начисляются проценты.
В-четвертых, в определенных случаях использование корпоративных карт международных платежных систем связано с существенными налоговыми рисками. Не случайно в Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, содержится следующее разъяснение: "Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота". Несмотря на то что принцип рациональности законодательно не установлен, о нем надо помнить всегда - ведь, как говорится, "в булочную на такси не ездят"...
… И о плюсах!
Тем не менее для крупных организаций корпоративная карта является не только незаменимым средством расчетов при частых командировках сотрудников за пределы страны, оплате представительских и хозяйственных расходов, но и выгодной альтернативой чековой книжки.
Корпоративная карта класса Business является универсальной, то есть может использоваться как для операций по получению наличных денежных средств, так и для расчетов в точках торгово-сервисной сети. Причем, оплачивать покупки для организации можно на любую сумму, в том числе и на сумму, превышающую 60 000 руб., не опасаясь, что организацию обвинят в нарушении установленного лимита наличных расчетов с юридическими лицами за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Это связано с тем, что установленный Банком России лимит расчета наличными деньгами по одной сделке на безналичные расчеты по корпоративным картам не распространяется.
Напомним, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут также осуществляться наличными деньгами, если иное не установлено законом [п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)]. Правила осуществления расчетов устанавливаются Банком России [п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"].
Согласно п. 1 Указаний Банка России от 14.11.2001 N 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 руб. При этом указанный предельный размер относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. Об этом говорится в совместном письме Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
Перечисления с корпоративных карт признаются безналичными платежами. В перечне форм безналичных расчетов, приведенных в ст. 862 ГК РФ, платежи с использованием платежных карт не указаны, но этот перечень является открытым. Согласно ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" наличные денежные расчеты - это произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Отнесение расчетов с использованием платежных карт к безналичным платежам подтверждается также и мнением контролирующих ведомств, изложенным в письме Минфина России от 03.06.2003 N 04-05-12/60 и письме МНС России от 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.
Корпоративные карты, открытые организациями для своих сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляют от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной валюты на командировочные расходы. Сотрудники организации имеют возможность получить наличную иностранную валюту на командировочные расходы непосредственно в стране командирования, причем денежные средства будут списываться с карточного счета организации с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты.
Кроме того, в отличие от традиционных расчетов наличными при использовании корпоративных карт отсутствует риск, связанный с невыдачей сотруднику аванса на командировку, что является нарушением трудового законодательства и чревато наложением на должностных лиц организации административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) [ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ)]. Как известно, при направлении сотрудника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой [ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)]. Порядок возмещения вышеуказанных расходов установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей ТК РФ. Согласно п. 19 данной инструкции перед отъездом командированному сотруднику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, за который он должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки.
Несомненным преимуществом корпоративных карт является и то, что, даже если они открыты к рублевому счету организации, ими можно расплачиваться в валюте, будучи в зарубежной командировке (п. 4.6 Положения Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием", далее - Положение N 23-П). В этом случае деньги не зачисляются на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета. Это выгодно для организаций, направляющих сотрудников в загранкомандировки и не желающих открывать валютные счета.
Помимо возможности круглосуточного доступа к своему счету практически в любой точке мира, использование корпоративных карт класса Business дает существенную экономию наличных денежных средств организаций.
Корпоративные карты являются инструментом эффективного бюджетирования (budgeting ).
Система бюджетирования (budgeting) организации представляет собой совокупность взаимосвязанных видов бюджетов: операционного, инвестиционного и финансового.
Операционный бюджет состоит из бюджетов продаж, производства, закупок и др.
Инвестиционный бюджет включает бюджеты капитальных вложений, реализации внеоборотных активов, инвестиционных поступлений и др.
Финансовый бюджет - это совокупность бюджетов движения денежных средств, доходов и расходов и др.
Использование корпоративных карт предоставляет организации возможность контролировать процесс авторизации хозяйственных операций в части корпоративных расходов сотрудников благодаря ежемесячным выпискам по корпоративным платежам, дающим руководству организации исчерпывающую информацию относительно того, где и как часто сотрудники расходуют средства на корпоративные цели, а также точные суммы таких расходов, что, в свою очередь, позволяет устанавливать лимит активности корпоративных карт.
О чем говорят нормативные документы?
Основным документом, регламентирующим обращение корпоративных карт, является Положение N 23-П, согласно которому корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица.
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Корпоративная карта (Corporate Card) |
Банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Ответственность перед банком по этому счету несет юридическое лицо. |
Таким образом, корпоративная карта открывается юридическим лицам и предназначена для управления счетом юридического лица.
Организации предоставляют корпоративные карты своим сотрудникам для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов. Поэтому корпоративная карта - это фактически персонифицированное средство платежа , использование которого поз-воляет сотруднику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации.
Денежные средства на таких картах являются собственностью организации, а сами корпоративные карты оформляются на конкретных сотрудников , занимающихся закупкой материалов для основной деятельности и хозяйственных нужд либо часто выезжающих в командировки. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность.
Корпоративными могут быть как расчетная (дебетовая), так и кредитная карты. В зависимости от этого различается и их учет.
Карточный портфель: ключевые термины
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Расчетная (дебетовая) корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете юридического лица в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
|
Кредитная корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
Таким образом, эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счет в банке; во втором же случае банк фактически предоставляет организации кредит.
Для получения расчетной (дебетовой) корпоративной карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке. Это означает, что использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счете (СКС).
В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет ее держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.
Корпоративная карта оформляется непосредственно на имя материально-ответственного лица организации - держателя карты.
Обратите внимание: из-за высокой конкуренции на рынке пластиковых карт банки-эмитенты предлагают своим корпоративным клиентам все более низкие ставки за пользование кредитом по кредитным карточкам, например ниже 9,75 % годовых в рублях (то есть ниже, чем 3/4 действующей в настоящее время ставки рефинансирования Банка России) или ниже 9 % годовых в валюте . Согласно Указанию Банка России от 11.06.2004 N 1443-У с 15 июня 2004 года ставка рефинансирования Банка России установлена в размере 13 % годовых. Сотрудник организации, использующий корпоративную карту, может не беспокоиться об объяснениях с налоговой инспекцией по поводу исчисления налога с полученной материальной выгоды от супернизкой ставки за пользование кредитом [п. 2 ст. 212 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)], поскольку, как было уже сказано выше, денежные средства на корпоративной карте - это собственность организации. Соответственно, ни о каком начислении налога на доходы физических лиц на разницу ставок не может быть и речи при условии, что сотрудник организации тратит деньги на служебные расходы в соответствии с действующим порядком.
Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.
Корпоративные карты организации связаны с каким-либо одним ее специальным карточным счетом. На карточном счете может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита. Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.
Возможен выпуск нескольких корпоративных карт к одному карточному счету либо открытие индивидуального карточного счета для каждой корпоративной карты. Но обычно не допускается выпуск одной корпоративной карты на несколько человек.
Карточный счет может быть рублевым или валютным. Соответственно, корпоративные карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.
Ограничений на количество открываемых внутри одной организации карт не существует.
Корпоративные карты позволяют руководству организации детально отслеживать служебные расходы сотрудника.
Ответственность перед банком-эмитентом за ненадлежащее использование корпоративной карты несет юридическое лицо, на имя которого открыт специальный карточный счет, а физическое лицо - уполномоченный держатель карты отчитывается, в свою очередь, перед бухгалтерией организации за все расходы, произведенные по корпоративной карте, и составляет авансовый отчет. Поэтому снять деньги с корпоративной карты означает взять их под отчет.
В соответствии с Положением N 23-П юридическим лицам, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории Российской Федерации или за ее пределами.
Так, юридические лица - резиденты Российской Федерации могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:
- при осуществлении операций в рублях (общехозяйственные, командировочные и представительские расходы):
1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;
2) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;
3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;
- при осуществлении операций в валюте (только командировочные и представительские расходы):
1) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;
3) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
Это означает, что за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.
При совершении всех вышеперечисленных операций (кроме последних трех операций в валюте) в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.
Если расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, то при совершении операций в иностранной валюте, приведенных в последних трех пунктах, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.
Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в п. 1, 2, 4-8, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. При этом возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Юридические лица - нерезиденты могут осуществлять вышеперечисленные операции с использованием корпоративных карт, приобретенных у российских эмитентов, со счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации, открытых в соответствии с инструкцией Банка России от 12.10.2000 N 93-И "О порядке открытия уполномоченными банками банковских счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации и проведения операций по этим счетам", за исключением:
1) безналичной оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
При совершении операций с использованием корпоративных карт в случае отсутствия денежных средств на счете клиента осуществление расчетов по таким операциям производится посредством предоставления клиенту кредита на соответствующую сумму на условиях договора между банком-эмитентом и клиентом.
Основные документы, регулирующие использование организациями корпоративных карт
ГК РФ - глава 45 "Банковский счет", глава 46 "Расчеты";
ТК РФ - ст. 56, 166-168;
НК РФ - п. 7 ст. 171, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 238, п. 2 ст. 250, п. 1 ст. 252, подпункты 12, 22 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 264, подпункт 6 п. 1 ст. 265, п. 42 ст. 270, подпункт 7 п. 4 ст. 271, подпункты 5, 6 п. 7 ст. 272;
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле";
Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности";
Закон РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей" - ст. 10 и 12;
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
Положение Банка России от 03.10.2002 N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации";
Положение Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием";
Инструкция Банка России от 28.04.2004 N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц";
Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденное приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н;
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н;
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", применяемая в части, не противоречащей ТК РФ.
Организационные особенности взаимоотношений с банком эмитентом
Для осуществления обслуживания корпоративной карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее специальный карточный счет. Это может быть:
Договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт; или
Генеральное соглашение о предоставлении в пользование корпоративной карты, например VISA (EUROCARD/MASTERCARD) (дебетовая или кредитная); или
Договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты.
К договору прикладывается список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.
Если российская организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, она должна представить следующий комплект документов для открытия специального карточного счета:
1) копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;
2) нотариально заверенная копия учредительного договора;
3) нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
4) копия решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенная печатью организации;
5) нотариально заверенная карточка с образцами подписей - на каждый счет;
6) заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);
7) нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;
8) копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации;
9) список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
10) анкета клиента (установленного формата), подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;
11) заявление на открытие счета - на каждый счет;
12) договор банковского счета;
13) доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);
14) заявление-обязательство (установленного формата) с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;
15) копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;
16) нотариально заверенная копия лицензии на занятие соответствующим видом деятельности для юридических лиц, являющихся финансовыми организациями (то есть предоставляющими услуги финансового характера - инвестиционные фонды, факторинговые компании, товарные и валютные биржи, брокерские организации, оперирующие на фондовом рынке, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды и т.д.).
На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.
Особенности учета операций с корпоративными картами
Итак, как мы уже выяснили, корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Поэтому снятие держателем корпоративной карты - сотрудником организации денежных средств с карты приравнивается к выдаче денег под отчет.
Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально-ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Целесообразность списания денежных средств с корпоративной карты подтверждается руководителем организации при утверждении авансового отчета.
По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов.
Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый - вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий - передается в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет кассир-операционист предприятия торговли (услуг).
Карточный портфель: пополнение знаний
|
Операции с использованием корпоративных карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и т.д.), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. Слип, квитанция платежного терминала, чек ККТ, квитанция банкомата имеют статус первичного документа клиента (его доверенного лица) и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов между эмитентом и клиентом. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) в пунктах выдачи наличных средств (ПВН) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор ПВН; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; сумму комиссии эквайрера за совершение операции (если имеет место); код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты; подпись кассира. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) на предприятии торговли (услуг) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор предприятия; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты. Обязательные реквизиты квитанции банкомата
- идентификатор банкомата; дата совершенной операции; сумма операции; валюта операции; код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции; реквизиты банковской карты и счета, допустимые правилами безопасности. |
Обратите внимание: согласно п. 5.11 Положения N 23-П банк имеет право требовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт. Причем если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения N 23-П).
Для обслуживания корпоративной карты открывается СКС, деньги на который по распоряжению организации зачисляются с ее расчетного или ссудного счета. СКС относится к специальным счетам в банках и учитывается на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".
Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 51 "Расчетные счета" - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 52 "Валютные счета" - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты. Валютные операции по специальным карточным счетам в иностранной валюте должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и ПБУ 3/2000;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;
Д-т 66, субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", К-т 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии.
Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт;
Д-т 91-2 "Прочие расходы" К-т 51 "Расчетные счета" - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.
Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (подпункт 15 п. ст. 265 НК РФ).
В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующими записями:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 55, субсчет "СКС", - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг;
Д-т 71 К-т 55, субсчет "СКС", - отражено снятие наличных держателем корпоративной карты.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" если покупатель расплачивается с помощью корпоративной банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные корпоративными картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет предприятия торговли (услуг).
В то же время сумма покупки должна быть указана в Z-отчете (итоговом чеке, пробиваемом кассиром-операционистом в конце каждого рабочего дня). Это означает, что данные Z-отчета не совпадут с суммой наличных денежных средств, поступивших в кассу предприятия торговли (услуг). Согласно действующему порядку кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и вместе с дневной выручкой должен сдать ее по приходному ордеру в кассу предприятия торговли (услуг) или непосредственно инкассатору банка. В такой ситуации приходный ордер должен быть выписан на фактическую сумму наличных денежных средств, находящихся в кассовом аппарате на основании п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, ут-вержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, и письма УМНС России по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251. Соответственно, в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) сумма покупки, оплаченной корпоративной картой, должна быть отражена по графе 13 (Сдано/оплачено по документам).
При расчетах банка с предприятием торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием банковских карт (эквайринг), в бухгалтерском учете предприятия торговли (услуг) производятся следующие записи:
Д-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" К-т 90 "Выручка", субсчет "Выручка от безналичных продаж", - отражена задолженность за товары, оплаченные корпоративными банковскими картами;
Д-т 57 "Переводы в пути" К-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражена передача банку по электронной почте реестра слипов;
Д-т 51 К-т 57
- отражено зачисление на расчетный счет денежных средств, числившихся в пути (на основании Положения Банка России N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации").
Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
- Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
- Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
- Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
- Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
- Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
- размер ущерба может быть оценен;
- вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
- оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
- размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
- работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
|
Примечание |
|||
|
Пополнение корпоративной карты |
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
||
|
Использование кредитных средств банка |
Для кредитной карты и овердрафта |
||
|
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте |
|||
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
||
|
25, 26, 44, 60, 76 |
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам |
Проводка делается на дату принятия отчета |
|
|
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
||
|
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника |
На дату получения отчета банка |
||
|
Начислены проценты за пользование кредитными средствами |
Для кредитных карт и овердрафта |
||
|
Погашен кредит по кредитной карте |
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
Как вести учет расчетов по корпоративной карте в 1С: Бухгалтерия?
Сегодня практически все компании используют корпоративные карты. Их использование очень удобный процесс и универсальный. Например, очень удобно применять такие карты в командировках или при осуществлении хозяйственных и представительских расходов. А также при необходимости снять наличные средства.
Для движения денег по корпоративной карте в банке открывается специальный счет, который в последствии привязывается к ней.
Для ведения учета денег по корпоративной карте используется счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55.04 «Прочие специальные счета».
Как отражаются операции по пополнению корпоративной карты?
С расчетного счета компании денежные средства перечисляются на специальный карточный счет. Эта операция отражается проводкой ДТ 55.04 КТ 51.
В программе 1С такую операцию можно осуществить в разделе «Банк и касса», во вкладке «Банковские выписки».
Для этого нужно списать средства с расчетного счета на карту при помощи кнопки «Списание».
В графе «Вид операции» необходимо указать операцию «Перевод на другой счет организации». Затем, необходимо выбрать наименование организации и банковский счет по корпоративной карте. Также нужно расставить счета учета, а именно по дебету должен стоять счет 55.04, а по кредиту - 51.
После того как документ будет правильно заполнен, необходимо нажать кнопку «Провести». Операция будет проведена и автоматически сформируются проводки. Их можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
После просмотра «Записать и закрыть» все операции.
Как происходит снятие денег с корпоративной карты?
Корпоративная карта - это карта организации и все деньги, которые снимаются с нее являются подотчетными. То есть фактически сотрудник, снимая деньги с карты обязан отчитаться за них.
Например, сотрудник организации получил корпоративную карту для покупки канцелярских товаров. Он снял наличные средства в банкомате и расплатился ими в магазине за канцелярские товары.
Снятие денег в банкомате, в программе 1С необходимо отразить операцией на вкладке «Банк и касса» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета».
Во вкладке «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу».
В счете учета указать счет 55.04 и привязать его к счёту корпоративной карты. В графе «Подотчетное лицо» необходимо указать сотрудника, который снимал деньги с карты и который впоследствии будет отчитываться по этим суммам перед бухгалтерией.
После проведения этого документа автоматически сформируется проводка ДТ 71.01 Кт 55.04. Ее можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
Как отразить комиссию банка при снятии наличных денежных средств с корпоративной карты?
Банк при снятии наличных денег с карты взимает с компании комиссию. В программе 1С, снятие комиссии также производится через функцию «Списание с расчетного счета».
В графе «Вид операции» необходимо выбрать «Прочее списание». В графе «Счет учета» указать нужно счет 55.04 и привязать его к банковскому счет корпоративной карты. В дебете указать счет 91.02, на котором происходит учет банковских комиссий. В графе «Прочие доходы и расходы» необходимо указать статью «Расходы на услуги банков».
После проведения этой операции автоматически сформируется проводка: ДТ 91.02 - КТ 55.04.
Очень часто компании работают с Банк-клиентом. И все выписки автоматически загружаются в программу. То есть никакого списания с расчетного счета делать не надо. Они будут оформлены автоматически. Бухгалтеру нужно будет только проверить и по необходимости исправить «Вид операции» и «Счет учета».
Как подтвердить расходы по корпоративной карте?
После того как подотчетным лицом будут совершены операции по корпоративной карте, необходимо составить авансовый отчет.
В программе 1С этот документ формируется во вкладке «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты».
Для того чтобы отразить расходы по корпоративной карте, необходимо создать авансовый отчет и заполнить все необходимые графы.
В графе «Авансы» нужно отразить «Списание с расчетного счета» именно той суммы, которая была сформирована ранее.
Затем переходим на вкладку «Товары». В этой вкладке заполняется информация о приобретении всех канцелярских товаров, указываются счет учета и выделяется или не выделяется НДС.
После проведения документа программа автоматически сформирует проводки: ДТ 26 КТ 71.01.
Итак, разберемся в вопросе, что такое корпоративная банковская карта и какие плюсы или минусы она обеспечивает работникам компании.
В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для оформления корпоративной карты необходимо:
1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.
2. Приложить к договору:
- список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами;
- заявления сотрудников на выпуск карт;
- доверенности от предприятия на сотрудников – держателей карт.
3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.
Есть из чего выбрать
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:
- расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
- кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.
Учет расчетов с банком...
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.
Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.
Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:
Дебет 91 Кредит 55
– оплачены услуги банка.
Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».
Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.
Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).
Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:
Дебет 55 Кредит 91
– отражена сумма положительной курсовой разницы;
Дебет 91 Кредит 55
– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.
Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:
Дебет 55 Кредит 66
– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;
Дебет 91- 2 Кредит 66
– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);
Дебет 66 Кредит 51
– перечислены проценты по кредиту;
Дебет 10 Кредит 55
– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).
...и с сотрудниками компании
Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:
Дебет 73 Кредит 55
– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.
При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.
Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 73
– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;
Дебет 70 Кредит 73
– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.
Корпоративные карты и налоги
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.
Федеральная налоговая служба всегда придерживалась такой позиции. И недавно с ней согласился Президиум ВАС РФ. В своем постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10 судьи подтвердили, что если компания несвоевременно направила в налоговую инспекцию уведомление об открытии бизнес-счета, то штраф за такое нарушение правомерен.
Если компания оформила для своих сотрудников кредитные корпоративные карты, необходимо не забыть про налоговый учет процентов за пользование данными кредитными средствами. В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в следующем размере (ст. 269 НК РФ):
- равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях;
- равной 15 процентам – по долговым обязательствам в иностранной валюте.
Валютные корпоративные карты влекут за собой дополнительные операции в целях налогообложения – разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) либо доходов (п.2 ст. 250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей.
Ирина Шитик
