Знаете ли вы, что такое планирование и насколько важно составление плана? Считается, что когда ты тратишь немного времени на планирование и организацию своего рабочего дня, ты экономишь в разы больше времени за счет хорошей координации событий и верной последовательности решения задач. Вне всякого сомнения планирование приносит сплошную пользу и выгоды.
Известна статистика в масштабах целых организаций, согласно которой ученые выяснили. Те конторы, которые занимаются стратегическим планированием — в долгосрочной перспективе более успешны и финансов более состоятельны, чем их конкуренты, которые стратегическим планированием не занимаются. Планирование дня — это по сути то же самое планирование, но уже на тактическом уровне. Планирование — мощный инструмент для достижения целей любого современного успешного человека. Итак, вот основные плюсы планирования:
ЗАЧЕМ НУЖНО ПЛАНИРОВАНИЕ
1. План рабочего дня. Ничего не останется без внимания.
К сожалению, не смотря на то, что наш мозг — это мощнейший инструмент в работе, но вот наша память весьма ограничена. Есть люди с лучшей памятью, есть люди с худшей памятью. Память можно развивать. Но когда дел становится много, то какое-то дело может ускользнуть от нашего внимания. А дьявол, как известно — в деталях.
Ученые считают, что человеческий мозг в среднем способен держать в уме семь объектов (плюс/минус два). Причем, это очень оптимистичная оценка.
Кроме того, что мы ничего не забудем, мы также снимаем с себя стресс — перестаем беспокоиться и задаваться вопросом «все ли мною на сегодня сделано?». Лично я сейчас пишу эту статью с использованием плана в ежедневнике.
2. Потратив время на планирование ты успеешь больше
Выгоды планирования очевидны. Когда ты продумываешь всю работу заранее, то с одной стороны в процессе работы ты от нее не отвлекаешься. А с другой стороны — у тебя появляется больше времени, которое ты можешь потратить или на дополнительную работу или же ты можешь пораньше уйти с работы. И то и другое по сути означает повышение продуктивности. Считается, что составление плана на день занимает не больше 10 минут за чашечкой утреннего кофе. А экономия времени составляет не меньше двух сасов. За месяц это может сэкономить до 40 рабочих часов, что соответствует полной полной рабочей неделе.
3. Планирование рабочего дня помогает расставить приоритеты
Например сегодня с сначала написал две статьи, за которые мне заплатят по 1000 рублей за каждую. Потом я писал общетематическую статью на интересную тему и также я потратил время на публикацию, которую вы читаете. Вся эта работа — находится в перечне приоритетов. Так как у меня имеется четкий план работы на день, то я не трачу время на неприоритетные задачи. В итоге важные дела не будут забыты или отложены на потом. Давайте будем честны сами с собой. Мы часто откладываем важные дела на потом, на завтра. То есть многие из нас страдают прокрастинацией.
4. План на день снимает страсс и дедлайны
Польза планирования заключается также и в том, что мы перестаем беспокоиться о том, что нам нужно сегодня сделать непонятно большое количество дел, которые должны были бы быть еще сделаны вчера. Ты выбираешь себе посильный объем и работы день ото дня, что позволяет полностью избежать дедлайнов и бесконечных стрессов из-за вы что-то не успеваете. В итоге рабочий процесс становится прогнозируемым и управляемым.
Вы слышали о ? В сущности планирование рабочего дня позволяет использовать этот принцип себе на пользу, а значит успевать в разы больше. Мы делаем только самые важные дала в первую очередь, т.к. у нас есть обдуманный план. Потом можно будет сделать второстепенные задачи или вовсе на них забить. Планируйте свой день и сделайте это привычкой, но старайтесь другим людям. Особенно это касается новых и сложных проектов.
На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.
Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.
Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.
Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
- правила начала дня;
- правила середины дня;
- правила окончания дня.
Правила начала дня
1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
- Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
- Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
- Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?
Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».
2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу - такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это - вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).
3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.
4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ(АВС)-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% - это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.
5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы - не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.
6. Вначале - ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию - во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.
7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это - пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой - уменьшает ее наполовину.
Правила планирования середины дня
1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.
2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это - решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.
6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное - делайте их регулярно.
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).
8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.
9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»
10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.
11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.
Правила завершения рабочего дня
1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».
2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов - непременное условие нормальной работы.
3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.
___________________________________________________________
Соблюдения этих не сложный правил тайм менеджмента позволит вам эффективно использовать свое время и у вас оно еще будет в запасе. Ну а если вы пренебрегаете своим временем то даже добрая магия вам не поможет вернуть утраченное. Цените время!
Рады вас приветствовать, уважаемые читатели! Планирование дня – неотъемлемая часть в жизни каждого успешного человека. Иначе как можно разобраться в многообразии поставленных к выполнению задач, чтобы не упустить ни одну из них из виду? Поэтому сегодня мы рассмотрим, как правильно следует подходить к этому вопросу, а также, какие хитрости могут упростить сам процесс.
Свои цели и планы на день необходимо выписывать в ежедневник. Им следует обязательно обзавестись, и сейчас вы поймёте почему:
- Так вы освободите голову от целой кучи ненужной информации, которую постоянно пытаетесь удержать. Да, и не будет необходимости писать бесчисленное количество стикеров, напоминалок и прочее. Их ведь потом ещё приходится искать, между прочим.
- Вы сможете распределить задачи на неделю, не взваливая на себя слишком много. На бумаге, со сроками и длительностью по времени становится понятно, насколько реально выполнить задуманное. И, в случае чего, внести коррективы.
- В течение дня не придётся тратить время и ресурсы на то, чтобы решить, что следует сделать из списка, так как вы заранее уже создадите очередность задач.
- Он всегда будет под рукой, и даже через полгода вы сможете пересмотреть, чем и во сколько занимались в конкретно интересующий день.
О том, как его выбрать и заполнять, вы получите более подробную информацию в .
2. Помидоро
Если у вас накопилось большое количество дел, которые требуют затратить немного времени на их решение, то выберите свободный день и разберитесь с ними. Наиболее оптимальной является техника помидора, это когда выставляется таймер на 25 минут и человек активно работает, не отвлекаясь ни на что.
После того, как таймер выключится, он делает 5-минутный перерыв, после чего возвращается к обязанностям опять на 25-минутный промежуток. Более подробную информацию об этом способе вы сможете узнать .
3. Сон
Чтобы были силы на работу, необходимо хорошенько высыпаться. По крайней мере, отдых должен занимать не менее, чем 8 часов, и не более, чем 9-10. Иначе весь день будет сопровождать вялость и нежелание активничать.
Так что рассчитайте время так, чтобы вы успевали и хорошенько поработать, и восстановиться даже, несмотря на то, что необходимо очень многое успеть. Лучше отказаться от какой-то идеи и плана в пользу сна.
4. Время составления плана
Составлять план следует обязательно или накануне вечером, или с самого утра. Пока ещё есть возможность его пересмотреть и что-то изменить, скорректировать.
5. Интеллектуальные карты
Отлично помогает способ интеллектуальных карт. Он облегчает сам процесс планирования и делает его более творческим, интересным. Суть его заключается в том, что вы схематически изображаете то, что привыкли описывать словами. Потому что нашему мозгу так проще «читать» и воспроизводить информацию. Да и время значительно экономится.
Попробуйте придумать свои символы на наиболее часто встречающиеся дела. Тогда ускорится процесс заполнения ежедневника, который спокойно можно будет открыть при другом человеке, не боясь, что он прочтёт ваши записи. Если заинтересовал этот способ, посмотрите статью, в которой подробно описан алгоритм .
6. Распределение нагрузки
Проанализируйте, когда вы наиболее активны и энергичны, в какое время суток. В зависимости от этого распределяйте нагрузку, наиболее сложные дела должны приходиться на пик активности. Например, совы «раскачиваются» только под вечер, поэтому с самого утра требовать от них результатов бесполезно.7. Перегрузки
Всегда проверяйте на реальность задуманное. Допустим, по времени вы укладываетесь, но по интенсивности затраченных ресурсов, как физических, так и моральных – не особо. Тогда к концу рабочего дня вы будете «волочить» ноги, что грозит нервным истощением, из-за которого совсем рискуете выпасть из процесса на длительный период.
Так что, несмотря на дедлайны, берегите себя, и по возможности делегируйте обязанности другим сотрудникам. А во избежание , когда пропадают силы и появляется стойкое отвращение к своей профессии, не стоит пренебрегать отпусками и выходными.
Поэтому в вашем ежедневнике, как минимум, должен быть один день в неделю свободным, чтобы вы могли посвятить его себе, расслабиться и набраться сил. Если последствия излишней нагрузки уже дали о себе знать, воспользуйтесь рекомендациями, указанными в статье .
8. Текучка и анализ
Если какой-то пункт вы не успели выполнить – обязательно запишите его в расписание на следующий день. Но это в случае форс-мажоров, лучше всего не позволять себе подобное. И кстати, вечером обязательно необходимо подбить итоги, что удалось сделать, что вызвало сложности, и каким образом можно ускорить процесс реализации.
9. Приоритеты
Не забывайте о приоритетности, наиболее важные помечайте отдельным цветом или обводите в кружочек. Кстати в расстановке приоритетов, вам поможет .
10. Запас времени
Всегда оставляйте в запасе хотя бы час на различные непредвиденные ситуации, тогда не придётся переписывать готовый план. Да и меньше сожаления будет от того, что не удалось всё в срок сделать.
11. Ни шагу назад
Обратите внимание на свою силу воли, целеустремлённость и настойчивость. Потому что, вдохновившись историей какой-то успешной личности, и желая последовать её примеру, на порывах энтузиазма легко даётся составление и распределение задач на каждый день. Но обязательно наступит момент, когда захочется отложить на потом, или вообще пропадёт интерес к структурированию своей жизни.
И, прежде чем забросить блокнот куда-то далеко или начать использовать его в других целях, подумайте, а как часто вам удавалось доводить начатое до конца? Может, реализовать какие-то свои желания не вышло до сих пор именно по причине, что вы не можете долго фиксировать внимание на одном и том же? Именно нестабильность и лень являются основными врагами в сфере тайм-менеджмента. Иначе как можно управлять своим временем, не имея силы воли, чтобы заставить себя сделать задуманное?
Рекомендации, как это исправить, вы найдёте в статье . И помните, что привычка вырабатывается за 21 день, стоит только немного приложить усилий, поработать, а потом уже, как по накатанной, составлять расписание на день будете автоматически.
12. Онлайн-помошники
В мире современных технологий на помощь приходят онлайн — программы. Они позволяют автоматически систематизировать задачи, внести коррективы и даже настроить будильники, которые будут сигнализировать о предстоящей встрече и прочее.
Да и, в случае изменения планов не придётся чёркать лист или вообще, вырывать его, а потом переписывать. Так что, если заинтересовало, список интересных помощников .
Заключение
А на сегодня всё, уважаемые читатели! Берегите своё время, оно имеет свойство быстро, незаметно проходить. Да и, обзаведясь ежедневником, вы сами заметите, что успеваете намного больше, чем раньше. Так что, успехов вам и терпения!
Материал подготовила Журавина Алина.
Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.
Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.
Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.
Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.
1 способ: Заведите список задач на день
Для чего нужен список задач?
Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:
 |
 |
 |
| Рис. 1 | Рис. 2 | Рис. 3 |
 |
 |
| Рис. 4 | Рис. 5 |
Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.
А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.
Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.
Представим ситуацию из жизни
Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда вы пришли на работу:
Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.
Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Преимущества записной книжки
Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:
1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.
2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.
3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.
Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.
Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.
2 способ: Работайте со списком задач каждый день
Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
3 способ: Сначала записать, потом делать
Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.
Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.
Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.
4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи
Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.
Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.
Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.
5 способ: Электронный органайзер
Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:
А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.
Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.
6 способ: Планируйте следующий день с вечера
Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.
Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.
7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности
Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.
Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.
Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)
 |
|
Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.
Метод первый. Создайте план на день
1. Сядьте с листом бумаги
Это может быть блокнот, тетрадь или . Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?
2. Составьте себе расписание
Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:
- 09:00– 10:00 - добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
- 10:00– 11:30 - встреча с Максом и Катей.
- 11:30– 12:30 - проект № 1.
- 12:30– 13:15 - обед (здоровая пища!).
- 13:15– 14:30 - анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
- 14:30– 16:00 - проект № 2.
- 16:00– 17:00 - начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
- 17:00– 18:30 - уйти из офиса, зайти в спортзал.
- 18:30– 19:00 - зайти за продуктами.
- 19:00– 20:30 - приготовить ужин, отдых.
- 20:30– … - в кино с Машей.
3. Переориентируйте себя каждый час
Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.
4. Проанализируйте ваш день
Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?
Метод второй. Создайте план на жизнь
1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни
Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:
- карьера;
- путешествия;
- семья/друзья;
- здоровье;
- финансы;
- знание;
- духовность.
Цели могут быть, например, такими:
- Написать и издать книгу.
- Побывать на каждом континенте.
- Создать семью.
- Похудеть на 10 килограмм.
- Накопить денег на образование моих детей.
- Закончить институт.
- Узнать больше о буддизме.
2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения
Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:
- Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
- Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию - в 2016-м.
- Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.
3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас
Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель - издать книгу, а конкретно - отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.
4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей
Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:
- повторно прочитать первую половину книги;
- закончить писать свою книгу;
- переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
- правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
- дать почитать привередливым друзьям;
- найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
- отослать рукопись издателям.
5. Запишите шаги для достижения ваших целей
Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, - написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.
6. Пересматривайте свой план и корректируйте его
Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально - менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.
docstockmedia/Shutterstock.com
Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана
Часть первая: определение проблемы
1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись
Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, - найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.
Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка - именно та проблема, которую вам нужно решить.
2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему
Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.
Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.
3. Выясните, почему возникает эта проблема
Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.
Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.
4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы
Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.
Часть вторая: найдите решение и создайте план
1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы
Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.
Решение проблемы общения с другом на уроке:
- Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
- Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
- Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:
- Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
- Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.
Решение проблемы непонимания алгебры:
- Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
- Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
- Займитесь математикой с репетитором.
2. Создайте план
Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:
План по улучшению в течение четырёх недель
- Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
- Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
- Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.
3. Проанализируйте первую неделю
Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.
4. Не теряйте мотивацию
Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.
