При каких условиях проводится внезапная ревизия кассы. Акт ревизии

Несмотря на то, что ИП разрешено упрощённое ведение бухгалтерского учёта, к учёту кассовых операций это не относится. Законодательство обязывает предпринимателей соблюдать все нормы и правила ведения кассы наравне с юридическими лицами. Но если на предприятиях есть главный бухгалтер, который может проследить за правильной организацией и поддержанием работы кассы, то в случае с ИП предпринимателю зачастую приходится решать эти вопросы самостоятельно, да ещё и в сжатые сроки.

Грамотную организацию работы невозможно представить без правильной и регулярной ревизии кассы. Её результаты позволяют выявить возможные ошибки в учёте кассовых операций, сверить остаток наличных денежных средств, составить достоверную отчётность.

Задачи процедуры

Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.

Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.

Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.

Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.

В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.

Порядок проведения

Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы :

1. Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
2. Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
3. На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
4. Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
5. По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
6. После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.

Документальное оформление

В настоящее время законодательством не ставятся жёсткие рамки в плане выбора предпринимателем форм документов. Можно использовать как унифицированные формы актов, приказов, бланков инвентаризации, так и разработанные предпринимателем самостоятельно. Во втором случае унифицированный бланк может быть использован в качестве образца, в него допустимо добавить свои графы и реквизиты.

Образец заполнения акта ревизии кассы

Единственный нюанс заключается в том, что самостоятельно разработанные бланки документов должны быть утверждены отдельным приказом ИП, который как приложение должны сопровождать образцы этих, самостоятельно разработанных документов. В этом случае ревизия кассовых операций пройдет с соблюдением всех формальных условий.

Бланки унифицированных форм документов, применение которых рекомендовано МинФином, можно найти в приложениях к законодательным актам, регулирующим учёт кассовых операций на предприятиях.

Бланк акта ревизии кассы (унифицированная форма № ИНВ-15)

Однако, в акте, который оформляет ИП, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты :

• Наименование ИП, его ИНН.
• Дата составления акта.
• Место, где проводится ревизия (торговая точка, склад, касса офиса).
• Состав комиссии, которой осуществляется инвентаризация, подпись всех её членов.
• ФИО материально ответственного лица, в отношении которого проводится данная процедура, его подпись.
• Сумма остатка денежных средств, которая должна находиться в кассе по данным бухгалтерского учёта.
• Фактическая сумма остатка наличных с покупюрной описью.
• Перечень выявленных во время инвентаризации нарушений хранения и учёта денежных средств, оформления первичных учётных документов. По факту таких нарушений должностное лицо, отвечающее за соблюдение кассовой дисциплины, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.
• Описание результата проверки кассы предприятия. Должно быть указано, выявлены ли излишки или недостатки.
• Заключительные подписи всех участников инвентаризации.

Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.

По своей сути ревизия кассы не содержит в себе каких-то сложных особенностей и не требует больших затрат времени и ресурсов. Однако игнорирование процедуры может привести к весьма плачевным последствиям, от недостачи до штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

Хранение актов инвентаризации также немаловажный аспект деятельности предприятия. Эти документы необходимо хранить на протяжении 5 лет. Стоит заранее позаботиться о месте их хранения.

Каждое российское предприятие должно проводить инвентаризацию. Названной сверке подлежат имущество, обязательства, а также деньги, находящиеся в организации. Результаты проверок юридическое лицо должно оформить с использованием документов, бланки которых утверждены законодательно или же разрабатываются конкретным субъектом деятельности. Важно отметить, что среди установленных документов, применяемых при инвентаризации, отсутствует бланк акта ревизии наличных денежных средств.

Инвентаризация

Министерство финансов Российской Федерации Приказом от 13.06.1995 N 49 разработало и утвердило Методические указания по проведению инвентаризации. Данный акт регламентирует не только порядок назначения и осуществления сверки, но и способы оформления итогов проверки.

Согласно указанным разъяснениям Министерства финансов России любая инвентаризация начинается с принятия руководством предприятия решения о сверке. Соответствующее распоряжение оформляется приказом, который должен содержать наименование объекта проверки и сроки ее проведения.

Окончание сверки оформляется составлением документов, формы которых изначально были утверждены Минфином РФ в вышеназванном Приказе. Важно отметить, что документ, называющийся актом ревизии кассы, финансовое ведомство в своем нормативном предписании не утверждало.

Министерство финансов России в пункте 2.5 Методических указаний особо подчеркнуло тот факт, что разработанные формы являются примерными.

Позднее Госкомстат Российской Федерации утвердил Постановление от 18.08.1998 N 88 , которым ввел в действие бланки, применяющиеся и в настоящее время. Однако и указанный нормотворческий документ не содержит акт ревизии наличных денежных средств.

Важно подчеркнуть, что, несмотря на отсутствие утвержденной формы документа о ревизии наличных денег, каждое предприятие вправе разработать соответствующий акт самостоятельно.

Данный вывод следует из того факта, что в настоящее время бланки документов, утвержденные Госкомстатом и применяемые для оформления инвентаризации, не являются обязательными.

Образец акта ревизии кассы

И ревизия, и инвентаризация являются схожими процедурами. Целью обоих указанных инструментов выступает проверка соответствия количества наличных в кассе сведениям бухучета.

С учетом изложенного выше возможно предположить, что бланк инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 может явиться моделью для разработки бланка акта ревизии кассы.

Данный вывод обосновывается также возможностью и правом каждого предприятия разработать и ввести в оборот собственные формы документов, которыми оформляются те или иные контрольные мероприятия.

Кроме того, надо помнить, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 отнес бланк ИНВ-15 к первичной учетной документации. Соответственно, допускается использовать данную форму в качестве акта ревизии кассы предприятия.

Заполнять вышеназванный документ следует аккуратно. Не допускается наличие ошибок, помарок или подчисток. Форма акта должна обязательно содержать:

• наименование предприятия и указание на его подразделение;
• ссылку на соответствующий приказ;
• расписку ответственного работника, гарантирующую сохранность наличности;
• указание на сумму денег в кассе, выявленную полистным пересчетом;
• пояснения по несовпадению фактических сведений с данными бухучета;
• подписи комиссии.

Ревизия кассы включает в себя проверку порядка правильного ведения всех кассовых операций, в общем, движения финансовых потоков и кассовых операций с ними, в частности.

Ревизия кассы проводится квалифицированным ревизором в непосредственном присутствии лица, ведущего всю кассовую документацию. Также при ревизии присутствует главный бухгалтер или его непосредственный заместитель. Во время проведения процедуры проверки все кассовые операции приостанавливаются или полностью прекращаются.

Согласно официально разработанному документу «Положение о ревизионной комиссии» необходимо:

Составить отчет обо всех кассовых операциях за день, в который проводится ревизия. Отчет составляется лично материально-ответственным лицом, ведущим все кассовые операции;

Вывести наличные деньги, согласно остатку по кассовой книге на день проведения ревизии;

Написать расписку о том, что все по приходу и расходу полностью включены в отчет. Непроведенных по кассе и списанных в расход средств нет;

Проверить наличие официально заключенных письменных договоров об ответственности за с лицами, непосредственно ведущими кассовые документы, с лицами, ведающими выдачей и начислениями по заработной плате, премиям и пособиям;

Сделать полный перерасчет всех финансовых средств, находящихся в кассе;

Сопоставить реальное наличие финансов с остатками, непосредственно отраженными в кассовой книге и итоговом

В случае выявления при проверке избытка либо недостачи денежных средств в проверяемой кассе в правах ревизора провести более тщательную проверку и установить истинную причину их возникновения. В случае обнаружения излишков в кассе на них составляется который в обязательном порядке заносится в кассовую книгу, а сами излишки отходят в бюджет. При выявлении недостачи средств в ходе ревизии принимаются срочные меры по взысканию и наказанию.

В права ревизора входит оформление акта по результатам ревизии в нескольких экземплярах. Один из них вручается непосредственному руководителю компании или его главному бухгалтеру.

Ревизия кассы проводится в обязательном порядке в случае:

Подозрения на хищение из кассы денежных средств,

Незаконного использования вверенных материальных ценностей,

Выявленных нарушений в оформлении документов (не по стандарту).

Если ревизия кассы проводится по установленным руководством срокам, то плановая. А если происходит смена кассиров, увольнение и прием на работу нового сотрудника, материально ответственного лица, то проводят внезапную ревизию кассы и сопутствующих документов.

Если же на предприятии идет автоматизированно, то при ревизии проверяется правильность работы установленного программного обеспечения. Результаты такого рода проверки отражаются в описях, форма которых утверждена Госкомстатом России. Это ИНВ-15 и ИНВ-16 из постановления от 18.08.1998, за номером 88.

Для непосредственного проведения ревизии кассы не ревизором, а силами сотрудников самой компании, назначается приказом руководителя специальная комиссия. По результатам ревизии кассы в который вносятся все выявленные нарушения, излишки и недостачи, указывается их денежный эквивалент и подробные обстоятельства возникновения нарушений. Составленный и заполненный акт ревизии кассы подписывает председатель комиссии, остальные члены комиссии и, непосредственно, материально ответственное лицо.

Нельзя проводить ревизию при неполном составе проверяющей комиссии. В итоговых документах нельзя допускать помарок и подчисток. Если же необходимо внести исправления, то они совместно оговариваются и заверяются личными подписями всех членов проверяющей комиссии.

Ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях индивидуальных предпринимателей. Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.

При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассиров;

При выявлении фактов хищения или злоупотребления.

В организациях и на предприятиях индивидуальных предпринимателей, как правило, ревизия кассы производится ежемесячно – утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственных лиц. Кроме этого, периодически необходимо проводить внезапные ревизии кассы. Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер, либо внутренний аудитор. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.

Индивидуальный предприниматель, который сам ведет кассу, также должен проводить ревизию и оформлять ее результаты документами унифицированных форм. Ему необходимо определить в своем решении периодичность проведения таких ревизий. Например, ежеквартально, один раз в полугодие или только по окончании года. В данном случае этого будет достаточно, так как предприниматель в силу исполнения обязанностей кассира ежедневно пересчитывает наличные денежные средства и сверяет их наличие с остатком по кассовой книге.

Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе организации, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.

Для производства ревизии кассы приказом руководителя (индивидуального предпринимателя) назначается комиссия, которая составляет акт. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В бухгалтерском учете организации делают такие проводки:

Дебет 50.1 Кредит 91.1 – оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы;

Дебет 94 Кредит 50.1 – выявлена недостача денежных средств в кассе;

Дебет 73.2 Кредит 94 – выявленная в кассе недостача отнесена на виновное лицо (кассира).

Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.

Понятие акт ревизии кассы

Акт ревизии кассы – это документ, в котором фиксируется фактическое нахождение денежных средств в кассе, если имеются недостачи или излишки, так же необходимо отразить, а так же наличие иных ценностей, которые имеют место быть в кассе. И сопоставляю с размером денежных средств, которые должны быть по документам.

Следует отметить, что специальной формы акта ревизии денежных средств законодательством не утверждено. Госкомстатом введена в действие первичная форма ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» , но на сегодняшний день ее использование не считается обязательным, но многие предприятия используют данную форму для проведения ревизии кассы, даже не смотря на то, что она предназначена для проведения инвентаризации. Это не противоречит законодательству РФ, так как ревизия и инвентаризация денежных средств процедуры очень похожи между собой, и целью обеих является проверка соответствия размера наличности в кассе учетной информации.

Каждое предприятие может самостоятельно разработать акт ревизии денежных средств и применять его при проверке кассы. Очень часто бланк ИНВ-15 является качественным шаблоном для разработки самостоятельного бланка акта ревизии денежных средств в кассе.

Когда проводиться ревизия кассы

Ревизия кассы проводиться в определенных случая, к этим случаям можем отнести:

• Смена материально ответственного лица, который непосредственно отвечает за кассу;
• При обнаружении кражи денежных средств или кассовых документов из кассы;
• При ликвидации предприятия или ее реорганизации;
• Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;
• Если произошли какие то чрезвычайные происшествия;
• А так же в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны.

Кто проводить ревизию кассы

Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются

• бухгалтер,
• представитель руководства,
• начальник одного из структурных подразделений организации.

Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.

В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.

Особенности проведения ревизии кассы

Минфин РФ регулирует проведение ревизий всех активов предприятий, в том числе наличных денег. Все проверки осуществляются по разработанной приказом № 49 от 13.06.1995, методике. Этот НПА определяет порядок действий и оформления полученных итогов.

Ревизия кассы может быть отдельной проверкой или стать этапом комплексной разнонаправленной ревизии, осуществляемой вышестоящей организацией или департаментом ведомственного контроля. Но чаще инициатором проверки кассы выступает руководитель фирмы, поскольку деятельность предприятия должна контролироваться изнутри. Периодичность проведения контролирующих мероприятий закрепляется в УП. Обычно, в порядке внутрифирменного аудита, ревизию кассы планируют на конец отчетного периода и обязательно на 31 декабря.

Как проводиться ревизия кассы

Акт ревизии составляется ревизионной комиссией на основании результатов проведенной проверки кассы. Это связанно с большой ответственность за оборот денежных средств и других ценностей., которые находятся в кассе предприятия и требованиями законодательства. Ревизионная комиссии, назначается руководителем предприятия путем издания приказа. После издания приказа на проведения ревизии кассы предприятия он должен быть доведен до всех членов комиссии, а так же председателя комиссии. Для того, что бы убедиться, что все члены комиссии ознакомлены с приказом, то они должны проставить свою подпись в конце приказа.

В обязательном порядке необходимо уведомить и самого кассира, о том, что будет проводиться ревизия кассы, так он ответственный за проверяемую кассу.

Перед тем как начать ревизию кассы, председатель комиссии оглашает всем членам комиссии и кассиру огласить содержание документа, на основании которого проводиться ревизия кассы. После этого любой присутствующий может предложить свои основания, что имеются причины по которым ревизия кассы может быть отменена. Если таких оснований нет, тогда ревизионная комиссия начинает проводить проверку кассы предприятия.

Ревизия кассы проводиться только в присутствии всех членов комиссии, материально ответственного лица, а именно кассира, а так иных заинтересованных лиц. Во время проведения проверки кассы могут составляться сопутствующие документы, которые будут фиксировать порядок осуществления проверки.

Составление акта ревизии

По результатом проверки должен быть составлен акт ревизии денежных средств в кассе ревизионной комиссией.

Составляется он следующим образом:

• По середине документа прописывается наименование документа, а именно – акт ревизии кассы;
• Указывается полная дата проведения проверки;
• Наименование предприятия, на котором проводиться ревизия;
• Содержание операции, которая стала основанием для оформления акта;
• Измерение операции в денежной форме, с указанием единиц, в которых осуществляется измерение.
• Должности, а также фамилии, имена и отчества всех членов ревизионной комиссии.
• Подписи всех участников комиссии, с расшифровкой.

Образец акта ревизии кассы

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

(должность руководителя)

ООО «Зефир»

(Наименование предприятия)

Иванов И.И.

(подпись)

Акт ревизии кассы

Комиссией, на основании приказа № 256 от “30” декабря 2017 года, в присутствии работника, ответственного за ведение кассы Кудри Ирины Вячеславовны, проведена ревизия кассы предприятия ООО «Зефир» по состоянию на “31” декабря 2018 года.

В результате проведенной ревизии установлено следующее:

1. Остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100 565 рублей 49 копеек.
2. Обнаружена недостача в размере составляет 00 рублей 00 копеек.
3. Фактический остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100565 рублей 49 копеек.
4. По состоянию на “31” декабря 2017 года, ответственным лицом за ведение данной кассы являлся Кудря Ирина Вячеславовна.
5. Служебная записка с объяснениями ответственного лица прилагается.

Состав комиссии:

Председатель – Главный бухгалтер Новикова И.В. Новикова

(должность, Ф.И.О.)

Члены комиссии: 1.специалист 1-категории Корж С.С. Корж

(должность, Ф.И.О.)

(должность, Ф.И.О.)

3.Ведущий специалист Ярощук Л.В. Ярощук

(должность, Ф.И.О.)

Присутствовали: кассир Кудря И.В.

С актом ознакомлена: Кудря И.В. Кудря

(Ф.И.О.) (подпись)

Акт ревизии кассы составлен в 4-х экз.:

1-ый экз. – в служебное дело № 54;

2-ой экз. – директору предприятия;

3-ий экз. – главному бухгалтеру;

4-ый экз. – кассиру

Приложение: Объяснительная записка кассира Кудри И.В. на 1 л. в 1 экз.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое ревизия кассы?

Ответ: Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей.

Вопрос № 2 Какой документ составляется после проверки кассы и что он отражает?

Ответ: После проведения проверки кассы составляется ревизионной комиссией акт ревизии кассы. Акт ревизии кассы – это документ, в котором фиксируется фактическое нахождение денежных средств в кассе, если имеются недостачи или излишки, так же необходимо отразить, а так же наличие иных ценностей, которые имеют место быть в кассе. И сопоставляю с размером денежных средств, которые должны быть по документам.