Расходный кассовый ордер. Образец заполнения

Организация работающая с наличными денежными средствами обязана документировать данные операции, как при приеме денег, так и при выдаче. Основанием для выдачи денег является расходный кассовый ордер, оформляемый по унифицированному бланку формы № КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером-кассиром или ответственным на это действие лицом. Рассмотрим образец заполнения расходного кассового ордера.

Заполнение ордера начинается с указания наименования организации выдающей денежные средства и его структурного подразделения, если такое имеется. Код по ОКУД берется из справки статистики. Номер документа ставится в соответствии с очередным порядковым номером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, установленная форма документа КО-3. С начала каждого года нумерация документов в журнале начинается с нуля и производится по порядку.

«Расходник» составляется тем же днем, когда была произведена выдача наличных денежных средств с указанием соответствующей даты. Указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, если деньги выданы 7 сентября 2015 года, записывается как 07.09.2015.

Заполнение строки Дебет и Кредит

Данная строка заполняется бухгалтером, ответственным за ведение первичных кассовых документов. При наличии отдельного структурного подразделения указывается его код, если денежные средства списывается с их кассы (например, в случае конкретной торговой точки или магазина). Если такого подразделения нет ставится прочерк.

В графе Дебет ставится номер корреспондирующего счета, а при необходимости указывается субсчет. По дебету отражается основание выдачи денег из кассы организации. При наличии кодов аналитического учета в организации указывается его код, если нет – ставится прочерк. Например, в случае выдачи разницы, возникшей в результате перерасхода денег подотчетным лицом согласно , ставится Д71 счета, а в случае оплаты поставщику Д60.

В графе «Кредит» отражается номер корреспондирующего счета указывается факт выдачи денежных средств из кассы, по кредиту которого они выдаются, например, указывается К50 счета (касса), а при необходимости указывается субсчет.

В графе “Сумма” записывается точная сумма цифрами, которую выдают из кассы, например, 2500-00 означает выдачу 2500 рублей 00 копеек. При наличии системы кодирования указывается код назначения хозяйственной операции, в соответствии с которой выдавались деньги.

В графе «Выдать» указывается в дательном ФИО лица, которому выдаются из кассы денежные средства. Строка «Основание» содержит финансовую операцию, к примеру, «на хозяйственный нужды». Графа сумма заполняется также, как и в приходном кассовом ордере – начинается запись с заглавной буквы и пишется сумма рублей прописью, а копейки цифрами по окончании записи до конца поля ставится прочерк. Например, выдали «Сорок пять тысяч рублей 00 копеек».

В графе «Приложение» необходимо перечислить первичные или иные документы, которые служат основанием для выдачи денег из кассы предприятия. При выдачи денег сотруднику сторонней организации он должен предоставить доверенность на право совершения им подобных операций, ее как приложение прикрепляют к расходнику.

Оформленный РКО проходит регистрацию в журнале кассовых документов КО-3.Подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это действие лицом и руководителем организации. Если на подтверждающих проведение данной операции присутствует разрешающая резолюция руководителя, то на расходном ордере его подпись не обязательна. После бланк передается кассиру для проверки правки правильность составления документа.

Графа «Получил» заполняется лицом, получающим деньги из кассы организации. В этой строке необходимо указать точную получаемую сумму, по такому же принципу, как заполняли выше строчку «Сумма». В конце документа гражданин расписывается в получении средств и ставит текущую дату.

При выдаче денежных средств отдельному лицу, кассиру необходимо сверить его личность с документов удостоверяющим личность гражданина (паспорт или иной официальный документ на котором присутствует фотография и подпись владельца). В графе «По» указывается серия, номер, место и дата выдачи, и кем был выдан предъявляемый удостоверяющий документ.

Документ удостоверяющий личность указывается в любом случае, как для работника своей организации, так и для сторонней, в данном случае исключений нет.

После выдачи денег по РКО кассир указывает в бланке свое ФИО и ставит подпись, подтверждая выдачу средств. На приложенных к РКО документах кассир ставит штамп (или надпись «Оплачено») с указанием на них даты совершения операции.

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2019 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2019 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

РКО: скачать бланк в Excel

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word - выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО - читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

• в банк для зачисления на расчетный счет,
• под отчет - по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
• для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
• на нужды предприятия - в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Пример заполнения РКО

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2019 образец заполнения расходного кассового ордера - можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Оформление РКО

Расходный кассовый ордер может оформить:

• главный бухгалтер,
• бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
• директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

• полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
• кода ОКПО,
• номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
• даты заполнения,
• кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет - ставьте прочерк,
• номера субсчета, по которому учитываются наличные,
• кода аналитического учета (если требуется),
• кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
• суммы в рублях (цифрами).

• нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
• отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
• указать сумму прописью,
• вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

• Выданную сумму прописью, а копейки - цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
• Дату получения денег.
• Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы - чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад - в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности - сразу видна общая сумма выданных средств.

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

• При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

• В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.

• Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
• Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное - указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

×

Получите образец заявления бесплатно!

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм - измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели - заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно - это можно делать и ежеквартально. Главное - хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

• на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
• на кассира предприятия;
• на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

• бухгалтер и кассир;
• руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
• руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

• Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
• Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

• в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
• «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
• ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
• строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
• «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
• «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
• «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
• строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
• ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
• «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Начиная с января 2012 года, проверку относительно соблюдения кассовой дисциплины осуществляют представители налоговой инспекции . Как показывает практика, наличие всей необходимой документации и их верное оформление является залогом успешной проверки .

Что это такое

Начиная с января 2017 года, оформлять бланки рассматриваемого ордера обязаны все без исключения юридически лица , включая и индивидуальных предпринимателей, если на них было открыто юр. лицо.

ИП, на которые не были открыты юр. лица, не обязаны заниматься формирование бланков РКО, и заниматься ведением кассовых книг (это допускается с 1 июня 2014 года ).

В свою очередь, РКО в действующем законодательстве именуется как «Унифицированная форма №КО-2», принятая и разработанная Постановлением Госкомстата РФ от августа 1998 года №88 .

Как заполнить

Как отмечалось ранее, данная документация позволяет в полной мере подтвердить предоставление финансовых средств из кассы. Допускается возможность формирования рассматриваемого документа собственноручно либо же с использованием компьютера (в печатном варианте), причем во втором случае необходимо обязательно распечатывать на бумажный носитель.

Работа с наличными средствами

На документе в обязательном порядке должны быть проставлены подписи трех рабочих , а именно:

• непосредственного руководства компании;
• представителя бухгалтерии (часто им выступает главный бухгалтер);
• уполномоченного сотрудника, который выдает денежные средства из кассы.

Некоторые компании на сегодня совмещают должности , к примеру:

• непосредственное руководство может выступать и в роли главного бухгалтера:
• уполномоченный сотрудник бухгалтерии может замещать и того, в чьи полномочия входит выдача денежных средств из кассы.

Такая возможность не запрещается действующим законодательством РФ. Параллельно с этим, кассир в процессе выдачи финансовых средств из кассы, в обязательном порядке должен следовать четкой инструкции, причем обращая особое внимание на некоторые нюансы , а именно:

• категорически запрещается предоставление денежных средств без получения предварительного согласия непосредственного руководства;
• в обязательном порядке следует сверить подтверждающий личность документ с имеющимися сведениями в «расходнике»;
• обязательно следует проверить всю необходимую документацию, указанную в РКО;
• обязательно удостоверяется факт предоставления необходимой суммы получателю.

Только по завершению всего вышеизложенного кассир имеет право поставить свою роспись в рассматриваемом документе.

Если же финансовые средства предоставляются из кассы по предоставленной доверенности, то кассир в обязательном порядке должен приложить копию этого документа к РКО.

При этом ордер формируется бухгалтерией в единственном экземпляре, а его регистрация осуществляется в специальном журнале (по форме КО-3).

Необходимо помнить, что является обязательным для всех без исключения юридических лиц.

В тех ситуациях, когда на прилагаемой к РКО документации есть в наличии разрешительная подпись непосредственного руководства компании, то повторная ее простановка в РКО является не обязательной .

Ставить печать в РКО нет необходимости. Поля «Основание» и «Приложение» в составленном бланке по форме КО-2 подразумевает под собой наличие документации со всеми необходимыми печатями.

Исходя из этого, бланк РКО обладает юридической силой и без каких-либо проставленных печатей.

Алгоритм действий для бухгалтера

Рассмотрим процесс составления в таблице.

Графа для заполнения	Что именно включает в себя
«Компания»	Наименование компании, которая составляет рассматриваемый документ.
«Нумерация документа»	Порядковый номер рассматриваемой документации. В процессе ведения рассматриваемого ордера в обязательном порядке обеспечивается непрерывная нумерация.
«Время формирования»	Когда именно был составлен документ
«Код структурного подразделения»	Отображается код структурного подразделения, из которого был израсходован финансовый капитал. Его имеет смысл заполнять только в том случае, если отображается непосредственно само структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Отображается дебетовый счет бухгалтерских операций, которые формируются на базе самого рассматриваемого документа.
«Кодовое значение аналитического учета»	Отображается объект аналитического учета непосредственно самого корреспондирующего счета.
«Кредит»	Отображает счет по кредиту различных бухгалтерских операций, которые формируются на базе ордера. Нередко в данной графе заполняют бухгалтерский счет 50 – «Касса».
«Денежная сумма, руб. и коп.»	Указывается из кассы размер денежных средств цифрами.
«Выдано»	Указываются полные инициалы рабочего, которому были выданы финансовые средства.
«На каком основании»	Отображается применение предоставляемых финансовых средств.
«Размер»	Отображается с начала строки, причем с заглавной буквы размер предоставленной денежной сумм (исключительно буквами). Что касается копеек, то они отображаются цифрами, а само слово «копейка» также не может быть сокращено. Если же размер израсходованных денежных средств номинирован в валюте «рубль», то оно может быть заменено на название валюты.
«Приложение»	В поле подлежит отображению перечень всей необходимой сопровождающей документации с обязательным указанием реквизитов.
«Оприходовал/принял»	Отображается размер предоставленных финансовых средств исключительно прописью. Графа подлежит заполнению лицом, которое получило деньги по рассматриваемому документу. Размер отображается исключительно с начала строки и с заглавной буквы.
«По»	Указывается название, порядковый номер, место и время предоставления удостоверяющего личность получателя денежных средств.

Предоставление денежных средств под отчет

Предоставление финансовых средств под отчет из кассы с оформление рассматриваемого документа осуществляется на основании общепринятых правил , а именно:

• предоставлять денежные средства под отчет наемным сотрудникам (либо же иным лицам) можно исключительно в тех ситуациях, когда имеется полный отчет относительно ранее взятых из кассы финансов;
• в обязательном порядке необходимо иметь в наличии составленное соответствующее заявление относительно предоставления финансовых средств на различные неотъемлемые нужды, где размер должен быть отображен исключительно цифрами и прописью.

Более того, сформированное заявление в обязательном порядке прикладывается к рассматриваемому ордеру.

Выдача заработной платы наемным рабочим

В период предоставления заработной платы наемному штату сотрудников в обязательном порядке следует придерживаться определенной инструкции , а именно:

1. Изначально следует предварительная подготовка всей необходимой суммы финансового капитала и расчетной ведомости.
2. Прежде чем предоставить денежные средства, наемный рабочий в обязательном порядке должен расписаться в расчетной ведомости.
3. Обязательно следует пересчитать денежные средства в присутствии наемного рабочего размера выдаваемой суммы.
4. Выдача в полном объеме денежных средств наемному рабочему.

Основные нюансы заключаются в следующем:

• в обязательном порядке следует фиксировать в расчетной ведомости предоставленной и депонированной суммы денежных средств (исключительно при ее наличии);
• выданная зарплата наемному рабочему в обязательном порядке подлежит отображению в расчетном кассовом ордере (подлежит оформлению в единственном экземпляре на всю расчетную ведомость);
• вся имеющаяся кассовая документация подлежит скреплению и дальнейшему хранению совместно.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что допускать какие-либо ошибки в РКО, впрочем, как и в остальной документации категорически запрещается.

Исправление допущенных ошибок допускается только в форме достоверно переделанного бланка по форме КО-2.

К примеру, если была обнаружена ошибка уже слишком поздно, то исправить ее будет просто невозможно (к примеру, если было месту недостоверное отображение номера РКО), и вся надежда остается исключительно на период исковой давности (его продолжительность составляет 3 года).

Возможность исправления данных

На сегодня основными нарушениями в процессе формирования расчетного кассового ордера принято считать:

• предоставление финансовых средств из кассы без наличия всех необходимых подписей в рассматриваемой документации (предусмотрен штраф в размере 3000 рублей за каждый обнаруженный факт);
• отсутствие нотариально заверенной доверенности либо же непосредственно сама копия является не заверенной (штраф предусматривается в размере не больше 3000 рублей, причем выписывается должностному лицу).

Дополнительно следует помнить, что согласно действующему законодательству, если обнаруженные ошибки смогли повлечь за собой существенное уменьшение налоговой базы, то штраф составляет порядка 10 тысяч рублей (на основании статьи 15.11 КоАП и статьи 120 Налогового кодекса РФ). Причем штраф накладывается на виновное должностное лицо, а не на саму компанию.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что допускать какие-либо ошибки недопустимо, поскольку это влечет за собой административную ответственность.

Как заполнить РКО? Подробности — в данном видео.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный кассовый документ, на основании которого из кассы организации выдаются наличные средства.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Применение расходного кассового ордера

Форма бланка расходного кассового ордера унифицирована и имеет кодировку КО-2.

Расходный ордер в одном экземпляре выписывает сотрудник бухгалтерии, отдает на подпись руководителю и главному бухгалтеру организации, после чего РКО фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) .

РКО может заполняться как вручную, так и электронным способом. При заполнении кассового ордера не допускаются помарки и исправления.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер в 2019 году

1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк.

2. Указывается номер РКО - порядковый, из журнала регистрации КО-3 - и дата выписки ордера (день, месяц, год)

3. В табличной части:

• в графе «Дебет» пишется код структурного подразделения, выдавшего деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличности из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету, если организация такие коды применяет. Или ставится прочерк.
• в графу «Кредит» вписывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражают выдачу денег из кассы;
• сумма обозначается цифрами;
• код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; если нет - ставится прочерк.

4.Под таблицей:

• вписывается ФИО получающего деньги лица;
• по какому поводу или на основе чего выдаются средства (зарплата, на покупку расходных материалов, на хозяйственные расходы, на основании накладной и т.п.);
• сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке суммы пустое место прочеркивается;
• в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (служебная записка, квитанция, накладная, заявление и пр.).

6. Строку «Получил» заполняет человек, которому выдаются деньги: с заглавной буквы без отступа получатель вписывает заявленную сумму, рубли прописью, копейки цифрами. Оставшееся пустое место прочеркивается. Получатель ставит дату и расписывается.

7. Последние строки заполняет кассир, после того как проверит правильность заполнения РКО. В них указывается, что за документ был предъявлен получателем (обычно это паспорт), его номер, дата и место выдачи. После этого кассир подписывает ордер, расшифровывая свою подпись, и выдаёт деньги. Сам ордер остаётся у кассира.