Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.
Что это за документ и для чего он нужен
Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства .
Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.
В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию
, подписанные руководителем.
Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости , подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.
Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.
Кто его выдаёт и заполняет
Расходный ордер выписывается главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем . В документе законодательством предусмотрены подписи администрации предприятия, т.е. руководителя и главного бухгалтера. Подпись руководителя может отсутствовать, если она уже имеется в документах, которые являются основанием для выдачи средств из кассы. Потом ордер передаётся кассиру или лицу, уполномоченному вести кассовые операции.
При выдаче денег из кассы по расходнику, как иногда называют бухгалтеры этот документ, кассир обязан попросить получателя предъявить паспорт. Паспорт можно заменить другим документом, который бы удостоверил его личность.
Реквизиты предъявленного документа кассир заносит в соответствующие графы расходного ордера. Затем он должен потребовать расписку получателя средств.
Порядок заполнения ордера
Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки . Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.
Порядок заполнения документа следующий:
- Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
- В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
- В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
- В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
- В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
- В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
- Затем идут подписи администрации - директора и главного бухгалтера.
- В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО. - В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
- Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
- Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.
Выдача расходных ордеров получателям средств запрещается. Выдача средств может производиться только в день оформления РКО. На приложенных к расходным ордерам документах ставится штамп «Оплачено», при этом должна быть указана дата оплаты. Сведения об РКО после составления и до передачи кассиру заносятся в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».
Процесс составления подобного документа, его использование имеет большое количество разных особенностей. Все они отражаются в специализированных законодательных актах.
Важные сведения
Расходный кассовый ордер – бланк первичной учетной документации. Дает возможность обеспечить учет всех кассовых операций. Главным отличием данного БСО является наличие специальной формы унифицированного формата.
Маркируется он в разных нормативно-правовых документах как . Все законодательные акты, на основании которых происходит составление данных законодательных актов, выпускаются Центральным банком РФ .
Лицам, ответственным за составление подобных бланков, стоит заблаговременно рассмотреть следующие основные вопросы:
- что это такое?
- какова роль документа?
- действующая нормативная база.
Что это такое
Для обозначения указанного выше документа также используется аббревиатура РКО. Она расшифровывается дословно – расходный кассовый ордер. Документ представляет собой одну из разновидностей БСО – бланков строгой отчетности.
Процедура составления данного документа связана с некоторыми особенностями. Все они перечисляются в специальных нормативных документах. РКО используется для решения одновременно множества различных задач.
Особенности использования документа рассматриваемого вида:
Расходный ордер должен быть составлен в соответствии с большим количеством самых разных правил, особенностей. Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно.
Нарушение грозит достаточно серьезными штрафными санкциями со стороны контролирующих органов. Налоговая служба уделяет пристальное внимание подобным бумагам при проведении проверок вне зависимости от оснований.
Какова роль документа
Основное назначение расходного кассового ордера:
- подтверждение факта осуществления оплаты;
- учет наличных средств, выплаченных из кассы;
- упрощение контроля за правильностью начисления налоговой базы, вычисления прибыли различными органами;
- упрощение ведения налоговой и бухгалтерской отчетности.
Расходный кассовый ордер содержит достаточно большое количество самых разных данных. Формат его устанавливается
Применение данного учетного документам требуется во всех коммерческих организациях, которые осуществляют реализацию товаров или же .
Соблюдение формата строго обязательно. Изготовление его должно осуществляться одним из способов:
- в типографии;
- с помощью специальных средств автоматизации печати.
Этому моменту стоит уделить внимание. Так как несоблюдение формата РКО может привести к признанию его недействительным. Как следствие – назначение административной ответственности в виде штрафа.
Ранее нередко именно расчетный кассовый ордер использовался для отмывания денег, реализации всевозможных коррупционных схем. Это служит одной из причин по которой налоговая служба уделяет пристальное внимание проверке РКО.
Действующая нормативная база
При ведении всевозможных операций, связанных с работой кассы, необходимо опираться на нормативы . Именно этот нормативный документ является основным.
Все отраженные в нем указания требуется соблюдать неукоснительно. Он включает в себя всего два раздела:
- указание;
- приложение. Определение лимита остатка наличных денег.
Важно помнить о ежегодном реформировании законодательства. Касается это также обозначенного выше Указания Банка РФ.
К основным новшествам заполнения документов, принятым в 2015 году, необходимо отнести:
Аналогичным образом обстоят дела касательно документов другого типа. Все обновленные законодательные акты, регулирующие ведение рассматриваемого типа бумаг, публикуются в интернете, на официальных сайтах ведомств.
Ответственным лицам важно постоянно следить за всеми обновлениями законодательства. В первую очередь это касается руководителей, главных бухгалтеров. Также кассиров, иных лиц, имеющих непосредственное отношение к кассовому делу.
Возникающие нюансы
Процесс составления документов данного типа не сложен, но имеет свои нюансы и особенности. Это касается в первую очередь именно формата РКО.
Регламент составления установлен законодательством. Если по какой-то причине опыт составления документа данного вида отсутствует у ответственного лица необходимо будет изучить верно составленный образец.
Существенные вопросы, рассмотреть которые требуется заблаговременно:
- утвержденная форма;
- кем подписывается;
- действия при возникновении ошибок.
Утвержденная форма
При заполнении форму документа РКО следует ориентироваться на формат №КО-2.
Сам процесс заполнения документа имеет вид:
| В разделе «организация» | Прописывается полное официальное наименование учреждения, выдавшего документ |
| В разделе «структурное подразделение» | Обозначается наименование структурного подразделения, которое занимается выдачей расчетного кассового ордера |
| Раздел «номер документа» | Прописывается порядковый номер РКО со ссылкой на журнал регистрации расходных/приходных документов |
| Далее обязательно проставляется «дата составления» | Указывается дата, когда деньги были из кассы организации выданы на руки частному лицу |
| «дебет» | Обозначается код структурного подразделения где производится выдача средств |
| «Кредит» | Указывается номер счета бухгалтерского |
| «сумма, руб. коп.» | Прописывается сумма денег, которая была выдана (обязательно цифрами) |
| «код целевого назначения» | Указывается код, который положено прописывать при использовании выбывших из кассы денег (в случае отсутствия необходимости использования кодов данного типа проставляется прочерк) |
| Строка «выдать» | Указывается фамилия/имя/отчество лица обязательно в дательном падеже (кому будут выданы деньги) |
| Раздел «основание» | Прописывается полное содержание операции хозяйственного характера, например:
|
| «сумма» | Пропись с заглавной буквы обозначается сумма, которая выдается в рублях непосредственно из кассы (копейки обозначаются цифрами и оставшееся свободным место в разделе обязательно должно быть зачеркнуто) |
| «приложение» | Специальный раздел для указания всех прилагаемых к расчетному кассовому ордеру дополнительных первичных учетных документов на основании которых производится выдача денег из кассы |
Нередко оформляется специальная на получение денег. Если она имеется и средства выдаются на основании неё – этот факт указывается обязательно.
В перечень дополнительно прилагаемых бумаг могут входить следующие:
- приказ;
- заявление;
- иное.
- главного бухгалтера;
- руководителя организации.
Еще ниже остается место для заполнения лицом, которое получает деньги из кассы:
Если осталось свободное место – оно обязательно должно быть зачеркнуто. Требуется это во избежание дописывания дополнительных данных. Ниже присутствует ещё строки.
Они заполняются непосредственно кассиром. В перечень вносимых данных включено следующее:
- наименование;
- дата, место оформления документа, который удостоверяет личность конкретного получателя;
- индивидуальный порядковый номер;
- проставляется подпись, а также расшифровка ответственного лица (кассира).
В интернете можно без труда скачать бланк рассматриваемого расходного кассового ордера. Но стоит использовать только лишь проверенные, хорошо себя зарекомендовавшие источники.
Кем подписывается
Главной особенностью расходного кассового ордера является необходимость его подписания одновременно несколькими лицами.
Стандартная форма №КО-2 должна иметь на себе подписи с расшифровкой от следующих лиц:
- руководителя предприятия;
- главного бухгалтера;
- самого кассира;
- получателя денег.
В зависимости от присутствия некоторых факторов наличие подписи руководителя может не понадобится. Но стоит заранее уделить этому вопросу пристальное внимание. Так как нарушение формата приводит к признанию РКО ничтожным, недействительным.
Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета. Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица. СодержаниеВажные аспекты Образец...
Статья раскроет основные моменты, касающиеся расходного ордера кассы. Для чего он необходим, как выглядит, каким образом его заполнять – далее. СодержаниеОбщие моменты Как формируется унифицированная форма КО-2 – расходный кассовый ордер Возникающие нюансы Выплата из кассы организации денег в наличном виде сопровождается...
Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.
Основные правила заполнения и применения
Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.
Рассмотрим главные правила оформления РКО.
Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:
- на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
- на кассира предприятия;
- на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.
Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.
Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.
Образец бланка РКО для ИП (пример):
Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.
Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:
- бухгалтер и кассир;
- руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
- руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.
Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.
РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.
При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.
Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:
- Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
- Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
- Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
- Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
- Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
- Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
- Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.
Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.
Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.
Образец заполнения РКО на зарплату (пример):
Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.
Также к обязанностям руководителя можно отнести:
- Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
- Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.
ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.
Заполнение утвержденной формы бланка РКО
Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.
Образец заполнения РКО для ИП (пример):
Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:
- в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
- «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
- ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
- строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
- «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
- «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
- «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
- строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
- ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
- «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.
Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.
Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.
РКО - бланк для выдачи денег из кассы
В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).
ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).
Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:
«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).
Особенности работы с наличными у ИП
На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).
Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:
- Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
- Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
- Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
- Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.
Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.
Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.
РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере
Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.
Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)
| Поле | Что содержит |
| «Организация» | Наименование организации, оформившей РКО. |
| «Номер документа» | Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация. |
| «Дата составления» | Дата оформления расходного кассового ордера. |
| «Код структурного подразделения» | Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение. |
| «Корреспондирующий счёт, субсчет» | Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера. |
| «Код аналитического учёта» | Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта. |
| «Кредит» | Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса». |
| «Сумма, руб. коп.» | Расходуемая из кассы сумма цифрами. |
| «Выдать» | Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства. |
| «Основание» | Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты. |
| «Сумма» | Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты. |
| «Приложение» | Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов. |
| «Получил» | Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках. |
| «По» | Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа. |
Примеры заполнения РКО организацией
Выдача денег под отчёт
Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:
- Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
- Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.
Выплата заработной платы из кассы предприятия
При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:
- предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
- перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
- подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
- выдача денег сотруднику;
- обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
- выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
- все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.
Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.
Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).
Можно ли править РКО
Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:
- выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
- незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).
Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.
Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.
Актуально в 2016 году.
Образцы заполнения бланков РКО
При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.
Расходный кассовый ордер - это документ, который сопровождает любую выдачу денег из кассы компании или ИП. Это могут быть финансы сотруднику для покупки нужного для работы товара (канцелярия, цветы для озеленения офиса, отправка писем и т. п.), расчеты по зарплатам, оплата контрагенту аванса, выделение средств кассиру для их наличия в кассе магазина и так далее.
Оформлять расходный ордер - обязательно. Его бланк - установленная законодательством форма КО-2.
Правила заполнения расходного кассового ордера
Расходный ордер оформляется в момент выдачи денег из кассы. Выписывать его нужно в единственном экземпляре.
Расходный и ордера нужно обязательно регистрировать в журнале КО-3.
В первую очередь, необходимо идентифицировать человека, которому выдаются деньги - по паспорту либо другому удостоверению личности (это могут быть: загранпаспорт, свидетельство о рождении, паспорт моряка, военный билет либо временное удостоверение личности). Несмотря на то, что наличка может выдаваться как частному лицу, так и организации, физически получает ее всегда конкретное лицо. И это лицо нужно идентифицировать.
Деньги могут выдаваться и по доверенности. Но и в этом случае в пару к доверенности нужен паспорт. Сверять нужно основные паспортные данные человека - они должны соответствовать тем, что написаны в бланке доверенности. Также нужно проверить дату действия предъявленной доверенности. Отметим, что в этих случаях оформляется простая доверенность от организации, нотариального ее заверения чаще всего не требуется.
На расходном ордере обязательны подписи главного бухгалтера либо директора. Кассир также подписывается от своего имени в момент, когда выдает деньги и оформляет документ.
Заполнять расходный кассовый ордер можно как вручную, так и на компьютере. Если вы это делаете по-старинке, вручную, то стоит запастись пачкой бланков РКО, заранее пронумеровать их и поставить необходимые подписи-печати.
Заполнение расходного ордера в электронном формате - современно и удобно. Как правило, все программы бухгалтерского и торгового учета содержат бланк расходного ордера. Также можно скачать бланк в форматах Word и Excel и вести ордера там. Это тоже достаточно удобно и не требует специального программного обеспечения, кроме MS Office.
Скачать бланк КО-3 можно чуть ниже на этой странице.
Как заполнять бланк расходного ордера?
Заполняем следующие поля:
- Номер документа
Ставим номера с 1 нарастающим итогом с начала года.
- Дата документа
Ставим дату выдачи денег из кассы.
- Дебет
Указываем номер корреспондирующего счета согласно Плану счетов в зависимости от того, кому и зачем выдаем деньги.
- Код структурного подразделения
Это поле можно оставить пустым.
- Корреспондирующий счет
Указываем номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу.
- Код аналитического учета
Можно поставить прочерк, а можно указать код аналитического учета, если вы таковой ведете.
- Кредит
Указываем счет 50 (Касса).
Обратите внимание, индивидуальные предприниматели не заполняют поля «Дебет», «Корреспондирующий счет» и «Кредит».
- Сумма
Ставим сумму выданных средств, обязательно в рублях и копейках.
- Код целевого назначения
Здесь можно ставить прочерк, заполнять это поле необязательно.
- Выдать
В этой строке указываем полные фамилию, имя и отчество человека, которому выдаются деньги. Переписать их лучше всего из паспорта.
- Основание
Это поле можно не заполнять, но все-таки очень желательно указать здесь, почему человеку выдаются деньги. Это - суть название хозяйственной операции. Здесь можно писать своими словами - так, чтобы это было понятно бухгалтеру.
- Приложение
В приложении указываем наименование документа, послужившего основанием для выдачи денег: договор, заявление, счет, требование и так далее - список не ограничен.
- Подписи и печать организации
- Получил
В этом разделе от имени получателя денег снова указывается сумма прописью, в рублях и копейках, дата их выдачи, а также паспортные данные.
- Выдал кассир
Кассир ставит подпись и расшифровку своей подписи (ФИО).
После заполнения всех необходимых строк расходного кассового ордера, оставшиеся пустыми строки должны быть прочеркнуты. Это правило установлено для всех первичных документов в бухучете Минфином СССР (29.07.1983 № 105).
Бланк приходного ордера по форме КО-2 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ - Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления приходного и расходного кассовых ордеров.
