В этой статье хотелось бы снова немного поговорить об учете основных средств в государственных учреждениях. Речь пойдет о том, какие основные средства отражаются на балансовых счетах, какие – на забалансовых, а также о причинах перемещения ОС между этими двумя формами учета. Еще я расскажу о том, как новый стандарт «Основные средства» повлиял на правила ведения учета на забалансовых счетах. Практические примеры рассмотрим в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0.
Напомню, что основное средство – это имущество, которое используется в учреждении в качестве средства труда и для обеспечения основной деятельности. Проще говоря – то, что помогает функционировать учреждению в целом и работникам в частности.
Возникает вопрос: какие ценности можно учитывать на забалансовых счетах, и нужно ли это вообще?
Также, в свете крупных законодательных изменений, хотелось бы разобраться, что же говорит новый федеральный стандарт «Основные средства» о правилах учета на забалансовых счетах.
Статью я построю следующим образом: буду обращать ваше внимание на то, как раньше велся учет на забалансовых счетах, и как теперь необходимо его вести.
Вообще, забалансовые счета необходимы для полноценного учета основных средств, так как эти основные средства не играют роль в балансе учреждения, но всё же за ними необходим контроль. Также для государственных учреждений существует специальная отчетность по ценностям на забалансовых счетах.
Как мы все помним, учет на забалансовых счетах ведется по упрощенной схеме: может не использоваться принцип двойной записи (в проводке с забалансовыми счетами может отсутствовать корреспондирующий счет). Отсутствие строгости в записи проводок с забалансовыми счетами объясняется тем, что они не участвуют в формировании баланса, для которого обязательно должна соблюдаться двойная корреспонденция.
Подведем итог:
Учет на забалансовых счетах важен для контроля;
Подлежит инвентаризации, так же, как и балансовый учет;
Перемещение ценностей на забалансовые счета регламентируется инструкцией и возникает в строго ограниченном круге ситуаций.
Также хочу отметить, что в связи со вступлением в силу новых приказов, которые вносят изменения в инструкции по бухгалтерскому учету (в частности, приказ 64н, вносящий изменения в инструкцию 157н), в части забалансовых счетов важное изменение – в учетной политике учреждения необходимо, помимо всего прочего, утверждать порядок инвентаризации имущества на забалансовых счетах («порядки проведения инвентаризаций активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета»).
Если раньше самые часто встречающиеся ОС, которые подлежали учету на забалансовых счетах, были:
1. основные средства стоимостью до 3000 рублей, которые уже введены в эксплуатацию и списаны с баланса;
2. основные средства, которые находятся/переданы в аренду, ответ. хранение и на правах безвозмездного пользования.
Сейчас же, в связи с нововведениями в части учета основных средств, на забалансовые счета попадают:
1. основные средства, введенные в эксплуатацию и списанные с баланса стоимостью до 10000 рублей;
2. основные средства, полученные в пользование (как и до изменений), с единственным уточнением: теперь на забалансовые счета группы 01 попадают также неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности и права ограниченного пользования чужими земельными участками;
3. без изменений учет основных средств на хранении;
4. основные средства, которые переданы в пользование – на забалансовых счетах групп 25 и 26, будь то возмездная (аренда) или безвозмездная передача в пользование – отражаются только объекты учета операционной аренды. Как мы помним, в соответствие с новым СГС «Аренда», на балансовых счетах необходимо отражать объекты финансовой аренды. А предварительно – в обязательном порядке классифицировать все имеющиеся объекты (подробнее в статье Федеральный стандарт «Аренда» - учет с 2018 года в 1С: БГУ 8).
Со всеми изменениями в части учета основных средств на забалансовых счетах мы разобрались.
Рассмотрим, с использованием каких документов в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» осуществляется работа с забалансовыми счетами в части учета основных средств.
В редакции 2.0 программы 1С: БГУ, в отличие от редакции 1.0, нет отдельного раздела для работы с забалансом. Во второй редакции документы имеют разные типовые бухгалтерские операции и виды документов (отдельное поле в документе) для балансовых и забалансовых счетов.
Например:
При создании документа «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» сразу необходимо выбрать вид поступления: на баланс или забаланс. На мой взгляд, это удобно: не нужно запоминать, какие документы используются для балансовых счетов, а какие – для забалансовых. Бухгалтер использует одни и те же документы, при этом указывает только меняющийся вид и бухгалтерскую операцию. Если вы ошиблись при первоначальном выборе, документ можно изменить, перевыбрав вид поступления и перезаполнив поля.
1. Учет основных средств стоимостью 10000 рублей и ниже, которые введены в эксплуатацию.
Покупается основное средство всегда на балансовые счета группы 106.00 «Вложения в нефинансовые активы». Так как основное средство в случае его покупки (а не передачи) сначала формирует первоначальную стоимость на счетах группы 106.00 – у документа «Поступление ОС, НМА, НПА» нет операций с использованием забалансовых счетов:
Если приобретается основное средство стоимостью равной или ниже 10000 рублей – используется этот документ со стандартной операцией:
Рассмотрим пример: учреждение покупает стул, стоимость которого 2400 рублей.
Оформим поступление:
Просмотрим проводки документа:
После оформленного поступления – необходимо купленное основное средство принять к учету:
После создания документа заполняем его необходимыми данными:
Этим же документом вводим вновь приобретенное ОС в эксплуатацию и указываем требуемые параметры:
Как только все основные данные заполнены, выбираем бухгалтерскую операцию и вводим дополнительную информацию:
В типовой операции сразу заложено поведение программы в случае ввода в эксплуатацию основного средства стоимостью менее 10000 рублей. Просмотрим движения по счетам, которые создает этот документ после проведения:
Как видно из проводок – первоначальная стоимость при принятии к учету в виде капитального вложения переносится на счет 101.36 (проводка 1), затем сразу же при вводе в эксплуатацию вся сумма относится на расходы (проводка 2), а само основное средство продолжает учитываться на забалансовом счете (проводка 3). Остальные проводки касаются налогового учета.
Для оценки этой ситуации проанализируем оборотно-сальдовую ведомость, добавим в настройках удобную детализацию:
Эта детализация позволит увидеть в разрезе основных средств имеющиеся суммы на счетах:
Чтобы в оборотно-сальдовой ведомости также видеть и забалансовые счета, установим необходимую настройку:
Как видно из отчета, по нужной нам аналитике (новое основное средство – крутящийся стул), счет 101.36 закрывается, остатков в результате операции нет. Сальдо сохраняется только на забалансовом счете.
2. Учет основных средств, которые находятся/переданы в аренду, ответственное хранение и на правах безвозмездного пользования.
Учет таких основных средств осуществляется на забалансовых счетах групп 01, 25, 26 и счете 02.1.
Найдем их в Плане счетов:
Как видно из Плана, у всех этих счетов одной из дополнительных аналитик являются основные средства. И, обратите внимание, вторая дополнительная аналитика – контрагенты. Связано это с тем, что получать и передавать основные средства можно кому угодно (сторонней организации, сотрудникам, физическим лицам).
Также хочу обратить ваше внимание, что до законодательных изменений количество субсчетов у забалансовых счетов 25 и 26 было меньше. Как выглядели эти группы до изменений:
Работа с основными средствами на этих забалансовых счетах ведется точно так же и с помощью тех же документов, как и на балансовых:
Принятие к учету:
Перемещение:
Выбытия (передача и списание):
Отличаются только видом поступления, видом операции или видом списания:
А также необходимо выбирать соответствующие бухгалтерские операции с использованием нужных забалансовых счетов (обычно, это одноименные операции):
На счетах группы 01 хранятся основные средства, которые получены в возмездное и безвозмездное пользование. Под возмездным пользованием подразумевается платное пользование основным средством (самым ярким примером является операционная аренда помещения). Основное средство в этом случае не изменяет баланс учреждения, но для контроля его учет необходим, поэтому он ведется на специальном забалансовом счете.
Счет 02.1 используется для отражения основных средств, которые приняты на ответственное хранение. Также на этом счете могут отражаться основные средства, которые были списаны с баланса учреждения, но не утилизированы или еще не произведен демонтаж.
Счета группы 25 используются для отражения основных средств, которые были переданные в возмездное пользование (аренду).
Счета же группы 26 используются для отражения основных средств, которые были переданы в безвозмездное пользование.
В этой статье мы разобрали учет основных средств на забалансовых счетах. В одной из следующих статей речь пойдет о библиотечном фонде учреждения – это тема отдельной статьи, так как его учет является исключением из правил, и, обычно, именно по библиотечному фонду возникает много вопросов.
Обновлять и настраивать программы «1С» не так трудно, как кажется. Вы всегда можете сделать это самостоятельно, следуя простым инструкциям.
Специалисты нашей компании подготовили цикл обучающих видео по работе в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» («1С:БГУ») версии 1.0 и 2.0. Для вашего удобства мы перевели видео в текстовый формат шпаргалок с пошаговой инструкцией. Надеемся, эта информация поможет вам самостоятельно разобраться в настройке «1С:БГУ» и сэкономить время.
Конечно, в одной статье не удастся охватить весь функционал программы, тем не менее некоторые распространенные вопросы по настройке «1С:БГУ» версии 1.0 здесь будут рассмотрены.
Из статьи вы узнаете:
- Как обновить справочник ОКОФ?
- Как обновить курс валют?
- Как обновить форматы ОФК?
- Как обновить адресный классификатор?
Настройка «1С:БГУ»: как обновить справочник ОКОФ?
- Открываем пункт верхнего меню «ОС, НМА, НПА», нажимаем на пункт «ОКОФ».
- В появившемся окне нажимаем кнопку «Загрузить классификатор».
- сайт фирмы «1С»;
- папка на вашем компьютере.
- если выберете обновление классификатора с диска «ИТС», вам потребуется вставить диск в дисковод компьютера.
- если выберете папку с файлами на вашем компьютере, достаточно будет указать в программе местонахождение папки, где хранятся файлы для обновления.
- Нажмите кнопку «Далее», дождитесь достижения полосы загрузки 100%, нажмите кнопку «Готово».
- Общероссийский классификатор основных фондов в вашей «1С:БГУ» 1.0 обновлен!
Настройка «1С:БГУ»: как обновить курс валют?
- Открываем пункт верхнего меню «Казначейство/Банк», наводим курсором на пункт «Операции в иностранной валюте», далее нажимаем на пункт «Валюты».
- В появившемся окне нажимаем кнопку «Загрузить курсы».
- Выбираем валюты, курсы которых хотели бы обновить, а также период загрузки и нажимаем кнопку «Загрузить».
- Курсы валют в «1С:БГУ» 1.0 или 2.0 успешно обновлены!
Настройка «1С:БГУ»: как обновить форматы ОФК?
- Открываем пункт верхнего меню «Сервис», нажимаем на пункт «Обмен с казначейскими системами и учреждениями банка».
- В открывшемся окне переходим во вкладку «Форматы обмена» и нажимаем на кнопку «Загрузить форматы».
- Выбираем источник загрузки классификатора. Это может быть:
- сайт фирмы «1С»;
- диск «Информационно-технологического сопровождения»;
- папка на вашем компьютере.
- В зависимости от выбранного способа дальнейшие шаги будут отличаться:
- если выберете способ загрузки через сайт фирмы «1С», потребуется ввести логин и пароль от личного кабинета клиента.
- если выберете обновление классификатора с диска «ИТС», потребуется вставить диск в дисковод компьютера.
- если выберете папку с файлами на вашем компьютере, достаточно будет указать программе «1С:БГУ» 1.0 или 2.0 местонахождение папки, где хранятся файлы для обновления, а также выбрать какие форматы будут загружаться в систему.
- Нажимаем кнопку «Загрузить». По завершении загрузки нажимаем кнопку «Готово».
- Для завершения обновления форматов ОФК необходимо в открытом ранее окне «Обмен с казначейскими системами и учреждениями банка» рядом с полем «Настройка формата» нажать на кнопку с изображением 3 точек. В открывшемся окне выбираем используемый сейчас формат и нажимаем кнопку «Изменить» (на кнопке изображен карандаш).
- В открывшемся окне требуется нажать кнопку «Заполнить», а далее нажать на кнопку «ОК».
- Поздравляем, вы успешно обновили форматы ОФК в «1С:БГУ» 1.0!
Настройка «1С:БГУ»: как обновить адресный классификатор?
- Открываем пункт верхнего меню «Операции» и нажимаем на «Регистры сведений…»
- В открывшемся окошке находим пункт «Адресный классификатор» и 2 раза нажинаем на него.
- В открывшемся окне нажимаем кнопку «Загрузить классификатор».
- Откроется окно загрузки классификаторов, где вы увидите сразу 4 поля, куда можно ввести путь к файлу с данными. Все поля заполнять не требуется. Достаточно выбрать путь только в одном поле (допустим в поле «Классификатор адресов» поставить путь к файлу KLADR.DBF) и все остальные пути к файлам обновления «подтянутся» автоматически.
- Выбираем из списка ниже необходимые регионы. Для выбора переместите нужный регион, выбелив его левой кнопкой мыши и нажав на кнопку с синей стрелочкой вправо, затем нажимаем кнопку «Загрузить». Вы можете добавить сразу все доступные регионы, нажав на двойную стрелочку вправо, но в этом случае время загрузки может значительно увеличиться.
- Поздравляем – ваш адресный классификатор в «1С:БГУ» 1.0 успешно обновлен!
Вывод
Умение самостоятельно настраивать «1С:БГУ» сэкономит массу времени и поможет лучше разобраться в возможностях программы. Надеемся, наша шпаргалка станет надежным помощником в этом. Конечно, в одной статье не удастся охватить весь функционал решения. Если вам потребуется помощь в других вопросах настройки «1С:БГУ» – вы всегда можете обратиться к специалистам нашей компании.
Если количество у ОС стоимостью от 3000 руб. более 1, необходимо создать разные карточки.
Инвентарные номера основных средств.
Инвентарные номера присваиваются основным средствам, стоимость которых от 3 000 руб.
Начисление амортизации
Амортизация начисляется для основных средств от 3 000. На основные средства менее 3 000 руб. амортизацию начислять не нужно. Их нужно списывать при вводе в эксплуатацию и переносить на забалансовые счета. От 3 000 до 40 000 списываем 100% амортизацию при принятии к учету. На основные средства от 40 000 начисляем амортизацию линейным способом. Сумма амортизации рассчитывается исходя из амортизационной группы и срока полезного использования.
ОКОФ
Общероссийский классификатор основных фондов. Справочник «ОКОФ» представляет собой общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359(ред. от 14.04.1998).
Используется для задания кодов по ОКОФ основным средствам в справочнике "Основные средства". Значение реквизита ОКОФ должно быть заполнено в карточке учреждения. Значение справочника позволяет определить амортизационную группу в случае реконструкции или модернизации основного средства.
С 1 января 2010 года согласно изменениям, внесенным приказом Минфина России от 30.12.2009 № 152н (далее - приказ № 152н) в Инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н (далее - Инструкция № 148н), введенные в эксплуатацию объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий, подлежат отражению на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации" до момента их списания или выбытия по иным основаниям. В настоящей статье методисты фирмы "1С" разъясняют особенности применения новых правил.
Применение забалансового счета 21
Списание или выбытие объекта основных средств с забалансового учета осуществляется на основании:
- Акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);
- Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Списание с забалансового счета производится в порядке, установленном для ценностей, отражаемых в балансе учреждения, и осуществляется одновременно с их выбытием (передачей, ликвидацией, реализацией и др.).
Объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно как имущество, закрепленное за учреждением на праве оперативного управления, подлежат обязательной инвентаризации.
При выявлении недостач, потерь, хищений объекты основных средств списываются с забалансового учета с отражением суммы причиненного ущерба на соответствующем счете аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам":
Дебет 1 209 01 560 Кредит 1 401 01 172 - на сумму рыночной стоимости объектов имущества, по которым выявлена недостача.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в порядке, установленном учреждением.
Согласно Методическим указаниям по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету в связи с изменениями, утвержденными приказом № 152н (письмо Минфина России от 01.04.2010 № 02-06-07/1169), учреждение в рамках урегулирования учетных процедур в отношении государственного (муниципального) имущества должно своим правовым актом (приказом, распоряжением) определить порядок осуществления учета указанных объектов на забалансовом счете 21, в том числе порядок учета объектов (принятие, выбытие, списание) в денежном эквиваленте:
- в условной единице: один объект имущества - 1 руб.,
- либо по фактической стоимости объектов (по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости объектов).
Методологи Минфина России обращают внимание на то, что учреждение своим распорядительным актом (приказом по учетной политике) должно установить порядок ведения аналитического учета указанных объектов основных средств.
При этом, принимая решение об учетных процедурах указанных объектов и операций по их движению, необходимо предусматривать обязанность обеспечения сохранности государственного (муниципального) имущества и его эффективного использования. Обязательными требованиями ведения аналитического учета для всех учреждений являются:
- учет по номенклатуре объектов;
- учет в разрезе материально ответственных лиц;
- ведение Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей.
При этом возможны различные варианты организации аналитического учета:
- аналитический учет осуществляется в разрезе материально ответственных лиц реестровым способом по номенклатуре поступаемых к учету объектов основных средств (с регистрацией в реестре по мере их ввода в эксплуатацию), с отражением в реестре объектов их количества и в условной единице стоимости один объект - 1 руб.;
- аналитический учет осуществляется в разрезе материально ответственных лиц реестровым способом по номенклатуре поступивших к учету объектов основных средств (с регистрацией в реестре по мере их ввода в эксплуатацию), с отражением в реестре объектов их количества и их фактической стоимости.
При этом внутри реестра аналитический учет может быть сгруппирован по следующим группам основных средств: мебель, инвентарь, оборудование, прочие основные средства и т. п.
Если учреждение не установило порядок ведения учета объектов имущества на забалансовом счете 21, такой учет следует осуществлять в разрезе материально ответственных лиц по количеству и фактической стоимости объектов.
Учет на счете 21 в "1С:Бухгалтерии бюджетного учреждения 8"
В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" учет основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, списанных с учета в момент ввода в эксплуатацию (далее - ОС в оперативном учете), ведется на забалансовом счете 21. К счету 21 открыты субсчета, соответствующие аналитическим счетам счета 101 "Основные средства", на которых объекты ОС учитывались до их списания с учета.
Приказом № 152н уточнено, что основные средства, являющиеся объектами недвижимости, независимо от стоимости отражаются на балансовых счетах. Напомним, что согласно статье 130 ГК РФ объектами недвижимости являются:
- земельные участки;
- участки недр;
- все, что прочно связано с землей, т. е. объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства;
- подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты.
Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество. Поэтому к счету 21 открыты следующие субсчета:
21.04 "Машины и оборудование";
21.05 "Транспортные средства";
21.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
21.09 "Прочие основные средства".
По счету 21 ведется аналитический учет по номенклатурным группам (по субконто1 "Основные средства"), по материально ответственным лицам и подразделениям (по субконто2 "Центры материальной ответственности"), по видам деятельности (КВД) в количественном и суммовом измерении.
Следует отметить, что в программе учет объектов ОС в оперативном учете предусмотрен по фактической стоимости каждой единицы.
При работе в программе поступление основных средств на счет 21 регистрируется документами по вводу объектов ОС в эксплуатацию: Принятие к учету ОС и НМА, Внутреннее перемещение ОС, Безвозмездное поступление ОС, Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) с видом операции Оприходование ОС по результатам инвентаризации . Таким образом, объекты ОС принимаются к учету на счет 21 по балансовой стоимости, а не в условной оценке.
В "1С:Бухгалтерии бюджетного учреждения 8" ведется инвентарный учет основных средств, предусмотрен также групповой учет объектов ОС стоимостью до 3 000 руб. включительно. При групповом учете объекты ОС принимаются к учету по стоимости партии. Таким образом, на счете 21 учет ведется по фактической стоимости каждой единицы.
Для оформления и регистрации движения ОС в оперативном учете применяются следующие документы.
Ввод остатков ОС в оперативном учете - предназначен для ввода входящих остатков по счету 21 в начале работы с программой "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8".
Внутреннее перемещение ОС в оперативном учете - предназначен для оформления операций внутреннего перемещения ОС, списанных с балансового учета при вводе в эксплуатацию. Из документа можно распечатать Накладную на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2) или Требование-накладную М-11 (ф. 0315006).
Списание ОС в оперативном
учете - предназначен для оформления операций списания объектов ОС со счета 21 в связи с непригодностью для дальнейшего использования и по другим основаниям. Поскольку причиной списания объекта может быть порча, недостача, потери, хищение, ликвидация, реализация, передача, к документу предусмотрено формирование нескольких печатных форм:
- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
- Акт о приеме-передаче ОС-1б (ф. 0306031);
- Акт о списании групп объектов основных средств
ОС-4б (ф. 0306033);
- Требование-накладная М-11 (ф. 0315006);
- Накладная М-15.
Работа с документами ведется в журнале Журнал документов ОС в оперативном учете (меню ОС, НМА, НПА - Основные средства в оперативном учете ). В журнале по кнопке Открыть отчет можно сформировать отчет Оборотная ведомость по ОС в оперативном учете . Также предусмотрено формирование Карточек количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041 (меню Бюджетный учет - Регламентированные регистры бюджетного учета ). По счету 21 можно формировать любые стандартные отчеты.
Для оформления данных инвентаризации по форме № 0504087 "Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов", а также для регистрации результатов инвентаризации применяется документ Инвентаризация ОС в оперативном учете (меню ). При выявлении недостач на основании документа вводится документ Списание ОС в оперативном учете . При наличии излишков на основании документа вводится документ Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) .
Для оформления и регистрации результатов инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в объектах ОС, учитываемых на счете 21, применяется документ Инвентаризация драгметаллов .
Работа с документами Инвентаризация ОС в оперативном учете и Инвентаризация драгметаллов ведется в Журнале инвентаризации (меню ОС, НМА, НПА - Инвентаризация ).
Следует отметить, что в целях обеспечения надлежащего контроля за движением основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, списанных с балансового учета при передаче в эксплуатацию, ранее в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" был организован их оперативный учет в регистре накопления ОС в оперативном учете .
Для переноса остатков из регистра накопления ОС в оперативном учете на счет 21 при переходе на учет в соответствии с приказом № 152н предусмотрен документ Перенос ОС в оперативном учете (можно открыть из Журнала документов ОС в оперативном учете ).
