В соответствии с приказом Федерального казначейства от 10.10.2008№ 8н, утвердившим Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов (далее - Порядок № 8н), для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в органы Федерального казначейства по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе следующие платежные документы:
- Заявку на кассовый расход (код формы по КФД 0531801);
- Заявку на кассовый расход (сокращенную) (код формы по КФД 0531851).
Заявка на кассовый расход формируется на оплату денежных обязательств в рамках одного бюджетного обязательства.
Сокращенная Заявка на кассовый расход применятся в случаях, если оплата денежного обязательства осуществляется по одному бюджетному обязательству в валюте РФ, по одному коду бюджетной классификации РФ и возникновение денежного обязательства подтверждается не более чем одним документом-основанием. При этом сокращенная Заявка на кассовый расход не применяется для осуществления внебанковских операций.
Рассмотрим наиболее актуальные вопросы, возникающие у казенных учреждений при заполнении Заявок на кассовый расход.
Вопрос 1: как заполнить Заявку на кассовый расход при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ?
В соответствии с Порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 05.09.2008 № 92н, отсутствие номера лицевого счета администратора доходов в поступившем из банка расчетном документе к выписке по счету, открытому органу Федерального казначейства на балансовом счете № 40101*, не является основанием для отнесения данного поступления к невыясненным, и, следовательно, указание его в разделе 3 Заявки на кассовый расход не обязательно.
Кроме того, при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ на счет № 40101 реквизиты налоговых платежей, в т. ч. код бюджетной классификации, по которому учитываются указанные платежи, заполняются в разделе 4 “Реквизиты налоговых платежей” Заявки на кассовый расход. Соответственно заполнение графы 4 “Лицевой счет” раздела 3 “Реквизиты контрагента” и графы 4 “Код по БК получателя” раздела 5 “Расшифровка заявки на кассовый расход” при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ на счет № 40101 не требуется.
* Счет № 40101 “Доходы, распределяемые органами Федерального казначейства между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации”.
2. Вопрос 2: что указывать в графе 2 “ИНН” раздела 3 “Реквизиты контрагента” Заявки на кассовый расход, если контрагентом является физическое лицо, у которого отсутствует ИНН?
В соответствии с п. 9.2 Порядка № 8н в разделе 3 Заявки на кассовый расход указываются реквизиты контрагента, которому перечисляются средства в соответствии с данной Заявкой, при этом в графе 2 раздела 3 указывается ИНН контрагента.
Согласно требованиям к форматам текстовых файлов, используемых при информационном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса, при отсутствии у контрагента - физического лица ИНН в графе 2 раздела 3 указывается 0.
Орган Федерального казначейства на основании Заявок на кассовый расход, поступивших от получателей средств федерального бюджета (администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета), формирует платежные поручения на перечисление средств, оформленные в соответствии с требованиями Банка России (п. 2.4.1 Порядка № 8н) .
Согласно приложению 1 “Перечень и описание реквизитов платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования” к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П, в поле 61 “ИНН” платежного поручения указывается ИНН получателя (если он присвоен).
Таким образом, при отсутствии у физического лица ИНН в поле 61 платежного поручения проставляются нули (“0”).
Вопрос 3: когда можно не заполнять раздел 2 “Реквизиты документа основания”?
Это возможно в следующих случаях:
- при заполнении Заявки на кассовый расход подразделениями Службы судебных приставов. В данном случае не указываются реквизиты исполнительного производства, по которому взыскивается долг с юридического либо физического лица;
- при формировании получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход для осуществления кассовых выплат за счет средств, поступающих во временное распоряжение. При этом помимо раздела 2 не заполняется также раздел 4 “Реквизиты налоговых платежей”.
В данном случае может указываться акт выполненных работ (услуг).
Вопрос 5: Что должен указывать в разделе 2 “Реквизиты документа-основания” получатель бюджетных средств для оплаты задолженности по исполнительному документу?
Следует указывать только номер и дату исполнительного документа, без указания причины возникновения задолженности.
Вопрос 6: Если в разделе 1 “Реквизиты документа” в графе 8 “Назначение платежа (примечание)” указано несколько документов, а в разделе 2 “Реквизиты документа-основания” - только один, надо ли для санкционирования оплаты денежных обязательств в орган Федерального казначейства представлять все документы-основания?
Необходимо представлять все документы-основания, указанные в Заявке на кассовый расход, при этом если в органе Федерального казначейства существует их электронная копия, повторного предоставления документов-оснований не требуется.
Теперь рассмотрим, как заполнять Заявку на кассовый расход (сокращенную).
В соответствии с положениями п. 9.31 Порядка № 8н, в поле “Основание платежа” раздела 1 “Реквизиты документа” указывается:
- по строке “договор (госконтракт)” - соответствующий государственный контракт (договор) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд либо иной документ-основание, например, муниципальный контракт;
- по строке “наименование документа-основания” - наименование документа,подтверждающего возникновение денежного обязательства, например, счет или акт выполненных работ и т. д.
Согласно положениям п. 9.31 Порядка № 8н в поле “Наименование юридического лица, Фамилия, И.О. физического лица” раздела 2 “Реквизиты контрагента” Заявки на кассовый расход (сокращенной) указывается наименование контрагента. Если контрагенту открыт соответствующий лицевой счет в органе Федерального казначейства, то указывается его полное или сокращенное наименование, в скобках - полное или сокращенное наименование контрагента, а также номер лицевого счета, открытого ему в органе Федерального казначейства.
В графе 1 “Код по БК” раздела 3 “Реквизиты налоговых платежей” указывается код бюджетной классификации (КБК), по которому должно осуществляться зачисление средств, перечисляемых в соответствии с данной заявкой в доход соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, а также код КОСГУ, если получателем платежа является контрагент, соответствующий лицевой счет которого открыт органом Федерального казначейства или финансовым органом.
В соответствии с положениями п. 2.1.2 Порядка № 8н орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования Заявки на кассовый расход (сокращенной) на наличие реквизитов и показателей, предусмотренных к заполнению.
Если контрагенту в органе Федерального казначейства открыт соответствующий лицевой счет, отсутствие таких показателей, как номер лицевого счета контрагента (за исключением лицевого счета, предназначенного для отражения операций по администрированию поступлений доходов в бюджет) и КБК (КОСГУ) в полях и графах разделов 2 и 3 является основанием для отказа органом Федерального казначейства в приеме такого платежного документа к исполнению.
На вопрос отвечала Ю.В. Камардина , заместитель начальника отдела методического обеспечения бюджетных полномочий Федерального казначейства по исполнению федерального бюджета
Разберем подробно заполнение заявки на кассовый расход. Отметим, что изменилось в порядке оформления заявки на кассовый расход 2014 в части указания уникального идентификатора начислений (УИН). Специально рассмотрим вопросы по заполнению отдельных реквизитов заявки на кассовый расход, которые часто задают читатели журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Заявка на кассовый расход
Разберем подробно заполнение заявки на кассовый расход ().
Заявка на кассовый расход (ф. 0531801) оформляется согласно требований Приказа Казначейства России от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".
Оформление заявки на кассовый расход начинается с указания наименования клиента. Далее в заявку вносятся сведения о главном распорядителе средств бюджета (главном администраторе источников финансирования дефицита бюджета), а также наименование бюджета, за счет которого производится платеж. Затем вписываются наименования соответствующего финансового органа и органа Федерального казначейства.
В разделе 1 заявки на кассовый расход обозначаются реквизиты документа. Нужно вписать в заявку сумму в валюте выплаты, указать код валюты по ОКВ и сумму в рублевом эквиваленте, если выплата из бюджета производится не в рублях, а в денежных единицах в иностранной валюте. В этом разделе также указывается признак авансового платежа, очередность платежа, вид платежа и его назначение.
Реквизиты документа-основания
При оформлении Заявки на кассовый расход в разделе 2 указывается документ-основание. В этот раздел вносятся данные об оправдательных документах, на основании которых будет произведена оплата из бюджета. Эта часть заявки на кассовый расход вызывает больше всего вопросов.
Основанием могут быть:
- реквизиты (номер, дата) договора (государственного контракта) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, договора аренды,
- реквизиты (тип, номер, дата) накладной, акт приемки-передачи, счет-фактуры, акта выполненных работ (оказанных услуг), счета, счет-фактуры:
- номер и дата исполнительного документа (исполнительный лист, судебный приказ), другие
При поставке оборудования бюджетному учреждению - покупателю можно представить вместо счета-фактуры и накладной по форме № торг -12 универсальный передаточный документ, утвержденный Приложением № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
В этом случае, в заявке в разд. 2 "Реквизиты документа-основания" при возникновении денежных обязательств универсальным передаточным актом в графе 1 указывается "Универсальный передаточный акт", в графах 2 и 3 - дата и номер документа (универсального передаточного акта) соответственно.
Другие разделы заявки на кассовый расход
В реквизиты контрагента заявки на кассовый расход вносится информация о субъекте, в пользу которого совершается платеж из бюджета. В отношении юридического лица указывается его наименование, в отношении физлица - фамилия, имя, отчество. Вслед за наименованием вносятся сведения, позволяющие идентифицировать контрагента более полно и перечислить бюджетные средства точно по адресу. Это ИНН, КПП, номер лицевого счета, банковский счет, наименование и БИК банка, корреспондентский счет банка.
Реквизиты налоговых платежей заполняются, если учреждение совершает посредством заявки на кассовый расход расчет с бюджетом по налогам и сборам. В этом разделе отображается статус налогоплательщика, его коды, основание и налоговый период. Указываются также реквизиты документа-основания - номер и дата. С 1 января 2015 при перечислении налогов и сборов поле «Тип платежа» заполнять не нужно, так как требования о его заполнении исключены из Приказа Минфина России от 12 ноября 2013 № 107н (п. 2 изменений, утвержденных Приказом Минфина России от 30 октября 2014 № 126н).
Расшифровка заявки на кассовый расход содержит наименование вида средств для исполнения обязательства, коды плательщика и получателя бюджетных средств, аналитический код. В этом разделе повторяется также указание суммы платежа - в валюте заявки и в рублях - и назначения платежа.
Каждый раздел заявки подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Соответствующий орган Федерального казначейства ставит отметку о регистрации заявки на кассовый расход, указывая ее номер, а также должность, фамилию и контакты ответственного исполнителя.
Уникальный идентификатор начислений в заявке на кассовый расход
Порядок указания информации в реквизитах платежных поручений изменился с 4 февраля 2014 года (приказ Минфина России от 12 ноября 2013 г. № 107н). Чиновники Казначейства России разъяснили, как по новым правилам заполнять заявку на кассовый расход 2014 (письмо Казначейства России от 19 декабря 2013 г. № 42-7.4-05/5.3-836).
Обязательное указание в платежках уникального идентификатора начислений (УИН) введено с 31 марта 2014 года.
Идентификатор УИН указывается в разделе 2 "Реквизиты документа-основания", при этом:
в графе 1 "Вид" указывается текст "УИН";
в графе 2 "Номер" указывается значение УИН;
графа 3 не заполняется;
в графе 4 "Предмет" указывается значение "-".
Идентификатор ИП указывается в графе 6 "Номер документа-основания" раздела 4 "Реквизиты налоговых платежей" при условии указания в графе 1 "Статус налогоплательщика" данного раздела значения "19".
- Заполнение платежек по налогам и взносам по новым правилам
- Новый порядок ведения кассовых операций
- Выдача денег под отчет
Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик , или подпишитесь на журнал.
В этой статье мы разберемся, для чего нужны документы «Заявка на кассовый расход» и «Кассовое выбытие», и какая между ними разница. А также рассмотрим нюансы их заполнения в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 1.0.
«Заявка на кассовый расход» используется при расчетах через органы Федерального казначейства. Документ предназначен для:
Формирования и печати Заявки на кассовый расход (ф. 0531801) для оплаты денежного обязательства;
Отражения в учете операций по кассовым выплатам из бюджета.
Документ оформляется отдельно на оплату каждого денежного обязательства. В одном документе можно отразить списание со счета средств, которые должны быть отнесены на несколько счетов бухгалтерского учета и на разные статьи расходов.
Создаем новый документ и рассмотрим порядок его заполнения. В «шапке» документа можно выбрать операцию
В зависимости от вида операции сужается выбор корреспонденций в табличной части «Бухгалтерские записи».
На закладке «Заявка» заполняем сумму, назначение и реквизиты платежа, а также подписи исполнителей. 
На этой же закладке выбираем договор, и его реквизиты автоматически заполняются на закладке «Документ-основание»
Закладка «Контрагент» заполняется автоматически из поля «Получатель платежа». 
На закладке «Расшифровка» заполняем расшифровку платежа по статьям учета 
Данные из закладки «Расшифровка» попадают на закладку «Бухгалтерские записи». В зависимости от выбранного КЭК проставляется счет учета.
И последняя закладка «Исполнение». Она заполняется после того, как из органа казначейства пришла выписка о том, что платеж проведен.
Сначала мы формируем этот документ для того, чтобы отправить Заявку на кассовый расход (ф.0531801) в казначейство, закладку «Исполнение» мы не заполняем. Документ просто записывается без проводок. 
Из документа можно распечатать Заявку на кассовый расход (ф.0531801)
Теперь эту заявку можно выгрузить в СУФД (Система удаленного финансового документооборота). Для этого в программе есть специальный раздел.
После того, как отправлена заявка и получена выписка, заходим на закладку «Исполнение» и заполняем данные из выписки. Обязательно ставим флаг «Оплачено» и после этого проводим документ.
Важно! Дата выписки должна быть позже даты документа «Заявка на кассовый расход», иначе документ не проведется, и программа выдаст предупреждение. Достаточно хотя бы время поставить позже. 
После проведения документа формируются проводки по списанию с лицевого счета 
«Кассовое выбытие» - универсальный документ, позволяющий вводить любые операции по списанию средств с лицевого счета учреждения (по оплате поставщикам за товары, работы и услуги, по уплате страховых взносов, налогов, пени, штрафов и т.п., по возврату авансов покупателей).
Создаем новый документ, заполняем табличную часть «Бухгалтерские записи» и проводим.
Посмотрим проводки, сформированные документом
Если сравнить проводки в «Заявке на кассовый расход» и «Кассовом выбытии», то они получились одинаковые. Разница только в том, что из заявки можно распечатать форму Заявка на кассовый расход (ф.0531801).
Как заполнить заявку на кассовый расход?
Документ «Заявка на кассовый расход» служит для доведения от ПБС до ОрФК информации о необходимости перечисления средств контрагенту (поставщику продукции, работ, услуг) с л/с ПБС, открытого в ОрФК.
Для работы с ЭД «Заявка на кассовый расход» следует выбрать пункт меню «Документы – Кассовое обслуживание субъектов – Заявки на кассовый расход», при этом откроется скроллинг документов.
Документ создается с помощью кнопки . Форма ЭД «Заявка на кассовый расход» имеет вид, представленный на рисунке 1.
Форма документа содержит общие поля и пять вкладок.
В верхней и нижней части формы документа содержатся общие поля:
– «Номер» – номер заявки на кассовый расход, присваиваемый клиентом. Нумерация должна быть уникальна в пределах текущего финансового года. По умолчанию используется функция автонумерации. Номер можно ввести вручную.
– «Дата» – дата заявки на кассовый расход. По умолчанию подставляется текущая дата. Доступно для редактирования пользователем.
– «Сумма» – сумма выплаты по всему ЭД в рублях. Поле не редактируемое. Вычисляется как суммарное значение полей «Сумма в рублях» по всем строкам раздела «Расшифровка платежа». Если ни одна из строк не содержит значения в поле «Сумма в рублях», поле «Сумма» не заполняется.
– «Вид платежа» – заполняется выбором из списка (из списка в поле подставляется текстовое значение, в таблицу БД записывается соответствующий код):
«0» – (пусто),
«1» – почтой,
«2» – телеграфом,
«3» – электронно,
«4» – срочно.
– «Номер ФК/ТОФК» – учётный номер, присваиваемый заявке в ФК/ТОФК. Поле не редактируемое.
– «Комментарий» – служебное поле для комментария исполнителя документа. По умолчанию пустое значение. Поле необязательно для заполнения.
– «Сообщение» – поле служит для передачи служебной информации об обработке документа. По умолчанию пустое значение.
Рисунок 1. Экранная форма «Заявка на кассовый расход», вкладка «Основные»
На вкладке «Основные» заполняются следующие поля:
– Группа полей «Почтовые реквизиты»:
«Уровень бюджета» – наименование бюджета. Выбирается из справочника «Уровни бюджета».
Блок полей «Отправитель» – код и наименование УБП отправителя заявки. Код УБП заполняется в соответствии со справочником РУБП (в случае федерального бюджета) или ПУБП (при остальных значения уровня бюджета). Наименование УБП автоматически заполняется из справочника РУБП/ПУБП по коду, не доступно для редактирования.
Блок полей «Получатель» – код и полное наименование ТОФК получателя заявки. Код ТОФК заполняется в соответствии с централизованным справочником органов ФК. Наименование ТОФК автоматически заполняется из справочника по коду, не доступно для редактирования.
– Группа полей «Заголовок заявки»:
Блок полей «ПБС/АИФДБ» – код и наименование получателя бюджетных средств (главного распорядителя (распорядителя) средств федерального бюджета в случае перечисления средств на счет иного получателя) или администратора дефицита бюджета . Код заполняется в соответствии со справочником РУБП (в случае федерального бюджета) или ПУБП (при остальных значения уровня бюджета). Наименование автоматически заполняется из справочника по коду, не доступно для редактирования.
«4» – средства для финансирования мероприятий по оперативно-розыскной деятельности,
«5» – средства, поступающие во временное распоряжение бюджетных учреждений .
– Группа полей «КБК плательщика»:
«Тип КБК» – выбирается из справочника «Типы КБК». Выбранное значение типа КБК регламентирует открытие в группе полей различных полей для ввода КБК из различных справочников. По умолчанию принимается пустое значение. При пустом значении, все поля для ввода КБК плательщика – скрыты.
«Код КБК» – код бюджетной классификации по типу КБК. Выбирается из соответствующего справочника либо заполняется вручную. (Поле не заполняется, если код валюты заявки-643, т. е. рубль)
«Код цели» – код цели субсидии/субвенции, предоставленной из федерального бюджета. Выбирается из справочника «Дополнительный классификатор расходов».
– Группа полей «КБК получателя» содержит реквизиты КБК получателя, аналогичные реквизитам КБК плательщика. См. выше описание группы полей «КБК плательщика».
– «Сумма в валюте заявки» – сумма в валюте по соответствующему коду бюджетной классификации РФ. Вводится вручную.
– «Сумма в рублях» – сумма в рублях по соответствующему коду бюджетной классификации РФ. Вводится вручную.
– «Назначение платежа» – назначение платежа по соответствующему коду бюджетной классификации РФ в соответствии с документом-основанием, подтверждающим возникновение денежного обязательства . Вводится вручную.
– «Примечание» – примечание. Заполняется при необходимости, в том числе указывается код цели субсидии (субвенции) из федерального бюджета, являющихся источником финансового обеспечения расходов бюджета субъекта РФ (местного бюджета) и иная информация, необходимая для исполнения бюджета .
В информационном поле «Всего строк» отображается итоговое количество заполненных строк.
Рисунок 6. Экранная форма «Заявка на кассовый расход», вкладка «Дополнительно»
На вкладке «Дополнительно» заполняются следующие поля:
– Группа полей «Визы отправителя»:
Блок полей «Руководитель (уполномоченное лицо)» – ввести в соответствующие поля блока должность и ФИО руководителя организации, сформировавшей заявку на кассовый расход, или уполномоченного лица.
Блок полей «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо)» – ввести в соответствующие поля блока должность и ФИО главного бухгалтера организации, сформировавшей заявку на кассовый расход, или уполномоченного лица.
– «Дата подписания» – указать дату подписания заявки на кассовый расход уполномоченными лицами.
– Группа полей «Постановка на учёт в ТОФК»:
Блок полей «Ответственный исполнитель» – содержит должность, ФИО и телефон работника, ответственного за обработку заявки на кассовый расход. Поля не доступны для редактирования.
– «Дата постановки на учет» – дата регистрации в ТОФК заявки на получение наличных. Поле не доступно для редактирования.
