Цели учета:
- контроль сохранности продукции;
- контроль объемов продаж;
- получение достоверной информации о товарных остатках, оборачиваемости;
- получение правдивой информации о финансовых потоках, состоянии дел.
Он подразумевает не только управление товарными остатками, закупом, но и контроль за ведением бухгалтерской документации, своевременностью проведения инвентаризации, правильностью оформления возвратов, списаний.
Учет в розничной торговле предотвращает:
- хищения;
- перерасход денег;
- банкротство предприятия.
Этапы контроля в розничных точках
Контролирует процесс перемещения в магазине материально-ответственное лицо, оно же ведет отчетность. В зависимости от размеров штата, это: товаровед, заведующий, владелец магазина.
Процесс контроля условно делят на 3 вида:
- контроль поступлений;
- продаж;
- хранения.
Мнение эксперта
Аркадий Астрахан, генеральный директор ООО «Номинейшен-Ритейл» (Москва):
«Когда мы начинали в 2006 году сеть Nomination в Иркутске, то учет велся на бумажных носителях: тетрадь учета продаж с копией (под копирку) для бухгалтера, который заносил эти движения в 1С.
1С была полулегальной, поэтому не требовала регулярных затрат.
Минусов у системы тысяча:
- нет статистики движения товаров,
- заказы делаются «наобум»,
- ABC-анализ невозможен,
- отсутствует контроль над продавцами в плане махинаций на скидках,
- нет оперативного контроля за остатками (продажи заносятся в программу учета 1-3 раза в месяц),
- не отслеживается взаимосвязь между движением денежных средств и товаров.
С подобной системой сеть доросла до 9 магазинов в 3 городах, однако устраивать нас перестала намного раньше: системные потери намного превышали стоимость внедрения полноценного учета.
Поэтому программное обеспечение по качественному и всеобъемлющему учету необходимо использовать уже в самом начале торговой деятельности».
Продукцию оприходуют на основании сопровождающих документов поставщика: ТОРГ-12 (товарная накладная), товарно-транспортных накладных, спецификаций.
Обязательно проверяется корректность их заполнения, присутствие оригинальных печатей, подписей руководства, соответствие количественных, качественных характеристик закупки. Проверяют сохранность упаковок, товарный вид, соответствие веса, указанного на упаковке. Для продуктового магазина важно проверить сроки реализации продуктов.
Уважаемые владельцы маленьких магазинов! Программа Бизнес.ру Розница поможет вам легко начать вести учет товара, управлять закупками, получать правдивую информацию о выручке.
Всю отчетность можно будет сформировать за 2 клика!
Если фактические и отписанные поставщиком значения сошлись, экземпляры ТОРГ-12 заверяют печатью, подписью ответственного. Если нет - составляют акт формы ТОРГ-2, в котором перечисляют несоответствия по каждой позиции, фактические количества.
После приемки, поступления распределяют сразу в торговый зал или предварительно заносят на баланс склада.
Разделив процесс на отдельные шаги, получаем:
- прием товаров на хранение;
- размещение на складе в оптимальных условиях;
- контроль за соблюдением температурного режима, правил товарного соседства на складе;
- выдача в торговый зал;
- пополнение запасов.
Ответственность за товары, находящиеся на складском хранении (с момента прихода до продажи), несет заведующий складом, кладовщик, заведующий секцией, магазином. Выбор материально-ответственно лица зависит от размеров магазина, главное - назначить его приказом, заключить договор материальной ответственности.
Он отслеживает движения внутри склада, выдачу в торговый зал, возврат, отвечает за соблюдение условий хранения.
Способ контроля складских остатков определяется видом хранения, объемами, количеством наименований.
Способы складского учета
Оснащение, площадь складских помещений, тип ассортимента влияют на способы хранения, вид учета. В розничной торговле приняты 4 основных способа складского учета:
Онлайн программа Бизнес.Ру для автоматизации небольших магазинов позволит эффективно и без лишних усилий вести складской учёт, получать отчёты по продажам в удобное время!
⦁Партионный : поступившая на склад партия, сопровождающаяся отдельной ТТН или ТОРГ-12, укладывается отдельно. Она содержит позиции разной номенклатуры, сортов. Способ удобен для контроля своевременности оплаты привозов, но подразумевает наличие огромных складских площадей, усложняет отчетность по остаткам каждого наименования: они хранятся в разных местах.
⦁Сортовой : распределение поступлений по складским площадям идет в зависимости от сорта поступившей продукции. Недостаток: трудно найти позиции одного сорта с разными отпускными ценами.
⦁Партионно-сортовой : поступления делят на партии, хранящиеся отдельно, внутри партии разделяют на сорта.
⦁Номенклатурный : используют для дорогих, крупногабаритных товаров. Пример: отдельно ювелирные украшения из серебра, золота, платины, с камнями, без камней и т.п.
Контроль движения номенклатуры на складе неразрывно связан со способами хранения:
1.Партионный способ контролируют партионной картой - ведомостью, заводимой на каждую пришедшую партию, учитывающей все списания, выдачи, приемы, продажи. Ведется в 2 экземплярах: один хранится на складе, второй - в бухгалтерии. Карта содержит данные:
⦁номер товарной партии;
⦁дата открытия карты;
⦁номер, наименование ТТН или ТОРГ-12, сопровождавшей завоз;
⦁наименование товарных позиций;
⦁число мест или масса нетто;
⦁дата выбытия, количество, перечень позиций;
⦁номер, название расходного документа, сопровождавшего выбытие (продажу, списание, возврат);
⦁дата закрытия карты (когда товар партии закончился).
Карта регистрируется в реестре, хранящемся в бухгалтерии. Плюсы: не проводя полную ревизию склада, выявляются недостачи, пересортица, излишки внутри партии.
2.Сортовой способ хранения: учет на нумерованных товарных карточках или в товарных книгах с нумерованными листами. Карточки перечисляют в журнале, выдают под роспись. В товарной книге отдельному наименованию каждого сорта отводят несколько листов. Данные вносят на основании приходных или расходных документов ежедневно.
3.При партионно-сортовом способе хранения ведут одновременно партионную карту и товарные карточки.
4.Номенклатурный способ : ведение товарных карточек, книги.
Упорядочить отчетность, процесс распределения по складу товаров помогает ведение адресного хранения распределение приходов по маркированным ячейкам, складским зонам. Оно освобождает до 30% площади хранения, сокращает отклонения в складском учете с 2,5% до 0,5%.
Контроль продаж
Самые тонкие места учета товаров - процесс передачи со склада в торговый зал, списание естественной убыли или потерь по халатности. Именно на этих этапах товарного движения возможно проведение махинаций, воровства. Существуют государственные нормативы товаров, подлежащих естественной убыли. Таковой не подвержены штучные и фасованные изделия.
Говоря простым языком: если шерстяные платья на складе съела моль, то виновато материально-ответственное лицо, не обеспечившее надлежащих условий хранения, списание проходит из прибыли магазина и его зарплаты.
Учёт продаж ведётся следующим образом:
- Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части.
- Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
- Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.
Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.
Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете - программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном - зависит от способа учета.
Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета.
Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть. Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.
Способы ручного учета в торговле
В процессе учета необходимо каждую поступившую на склад единицу товара записать, фиксируя цену поставки, количество, стоимость продажи. Каждый этап, через который проходит наименование, хранящееся на складе, надо зафиксировать во внутренних документах компании, подтвердить его кассовым чеком, приходным ордером. Только в этом случае бухгалтер составит налоговой отчет, не вызывающий вопросов.
Отчеты движения товаров бывают в двух видах:
- Суммовые;
- Потоварные или аналитические.
Суммовой способ учета подходит для магазинов с небольшим ассортиментом, показывает, как вести учет товара в магазине одежды без компьютера, пользуясь тетрадью «приходов-расходов». Используют сумму документов: пришел товар, посчитали сумму по цене реализации, записали. Каждый день от этой суммы минусуем выручку. Получившаяся разница - складской остаток.
После ревизии: расчетный остаток «минус» фактический остаток «равно» недостача.
- Минус суммового способа : отсутствие товарной аналитики, возможности ABC-анализа подсчет точной прибыли с каждой товарной позиции. При суммовом способе сложно поймать за руку продавца, сбывающего «левый» товар, возможны ошибки калькуляции.
- Плюс : минимум документов, с бухгалтерией справится начинающий.
В розничном магазине используют либо программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, либо бухгалтерские онлайн-сервисы. Выбор зависит от возможностей владельца бизнеса, привычек бухгалтера.
Инструкция ручного контроля движения товаров
Автоматизировать систему бухгалтерского учета, движения товаров могут позволить себе даже небольшие торговые точки. Мы расскажем пошагово, как вести учет товаров в небольшом продуктовом магазине или магазине одежды.
Первый шаг: прием товаров на склад
Любая поставка сопровождается накладными, счетами-фактурами (если поставщик - плательщик НДС). Для них заводят журнал приходных документов, в котором фиксируют номер, дату, сумму. Это можно делать вручную или на компьютере, используя Excel.
Второй шаг: внутреннее перемещение товаров
Со склада товары должны попасть в торговый зал или секцию не только физически, но и по бухгалтерским проводкам. Здесь можно поступить двумя способами: отдать товары под отчет продавцу или переместить в торговый зал, выписав внутреннюю накладную ТОРГ-12. Каждый отпуск со склада заносят в журнал или реестр внутреннего перемещения товаров.
Третий шаг: реализация
Магазин оснащается кассовым аппаратом в обязательном порядке, каждая покупка подтверждается кассовым чеком. Дополнительно контролировать продавцов поможет журнал продаж, ведущийся вручную, в который продавец записывает каждую проданную позицию. В конце смены между чеками и журналами делают сверку.
Как работает онлайн-касса, подробнее читайте .
Если товары продают юридическим лицам, то выписывают копию чека, ТОРГ-12, счет-фактуру, данные заносят в журнал.
По желанию владельца магазина, можно убрать второй этап учета, занося поставки на баланс торгового зала. Такой вариант приемлем для магазинов с небольшой номенклатурой или маленькой площадью торгового зала.
Юридические лица, работающие по упрощенной системе налогообложения, обязаны вести книгу доходов и расходов.
Расходы: закупка товаров, материалов для оказания услуг и т.п.
Доходы: деньги от реализации.
Книга ведется в электронном или бумажном варианте. Электронную версию распечатывают ежемесячно (ежеквартально), нумеруют листы, прошивают. Бумажная сразу ведется на пронумерованных, прошитых листах.
Сложнее юридическим лицам, плательщикам НДС. Они обязаны использовать план счетов бухгалтерского учета, контролировать наличие счетов-фактур, учитывать ассортимент по себестоимости и отпускной цене. Отдельно учитывают номенклатуру, наценку, НДС, расходы, финансовые результаты торговли.
Инструкция
Возьмите за правило в вашем магазине записывать каждый проданный товар в специальную тетрадку. Положите ее у кассы и требуйте от продавцов ежедневного отчета, сколько и какого товара было продано.
Заведите в своем компьютере файл в Word Excel. На каждый месяц – отдельная страница. В первый столбец выпишите все наименования товаров из ассортимента магазина, включая вес, фирму-производителя, упаковку. Например, майонез «Рябушка», ТОО Вкусноfood, 100 гр., мягкая упаковка. Во втором столбце пишите, сколько было завезено товара в этом месяце. Если вы закупаете товар чаще, чем раз в месяц, то каждый раз дописывайте новую цифру. Третья графа – для количества проданного товара – его добавляйте каждый день в конце рабочего дня. В четвертой пишите остаток. Также сегодня можно найти массу специальных компьютерных программ, позволяющих вести учет . Их можно купить в специальных магазинах или поискать в интернете.
Когда поставщик привозит товар, пересчитайте все, убедитесь, что количество сходится с цифрой в документах поставщика. Не забывайте отмечать количество поступившего товара в компьютерном файле.
В конце каждого месяца проводите ревизию. Пересчитывайте товар на полках в магазине и на складе. Заодно сразу проверяйте, не истек ли срок годности у какого-либо продукта. Такой товар сразу откладывайте в сторону. Чтобы не терять прибыль с этих товаров, договаривайтесь заранее с поставщиками, что не проданный товар они обменяют на свежий. Сравните количество продукции на полках с остатком в вашем компьютерном файле. Числа должны совпадать.
Но лучше всего вести учет в продуктовом магазине с помощью автоматизации торговли. Если прибыль вашей торговой точки позволяет дополнительных вложений в развитие бизнеса, установите на кассе специальный сканер, и программа по считыванию штрих-кодов сама будет считать, сколько и какого товара продано, а сколько осталось не реализованного.
Источники:
- как себя вести в магазине
Учет товаров и полученной выручки проводится в соответствии с Федеральным законом №129 и «Положением о ведение бухгалтерской отчетности». Каждая организация вправе самостоятельно решать с какой периодичностью проводить учет товаров, но делать это следует не реже 1 раза в три месяца, так как отчет в налоговую инспекцию представляется не реже одного раза в квартал.
Вам понадобится
- - комиссия;
- - накладная фактического остатка товара;
- - накладные поступившего товара;
- - накладная остатка на момент предыдущего учета;
- - расходные накладные.
Инструкция
Для проведения учета в магазине розничной торговли создайте комиссию. В нее должны входить продавцы бригады, если учет проводится при передаче смены. Если учет проводится за периоды работы всех бригад, то пересчет товара могут вести несколько продавцов из разных бригад.
Также включите в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, старших продавцов всех смен.
Проведите подсчет фактического остатка товара в магазине по всем наименованиям отдельно, каждый вид товара включайте в учетную ведомость отдельной строкой.
После проведенного учета всю остальную работу делает бухгалтер. Бухгалтер проводит расчет остатка товара после предыдущего учета, прибавляет стоимость поступившего товара по всем товарным накладным, отнимает выручку и списание товара по расходным накладным. Полученный результат должен совпадать с фактическим остатком товара в магазине на день проведенного учета.
Если выявились излишки, то они все засчитываются в доходы точки торговли. Недостача подлежит погашению продавцами бригады или всех бригад, работавших в учетном периоде.
При выявлении недостачи снова соберите комиссию из числа лиц присутствовавших во время проведения учета. Составьте акт недостачи, потребуйте от всех продавцов письменное объяснение, вынесете письменный выговор с наказанием.
Если продавцы утверждают, что недостача произошла по вине неисправного измерительного оборудования, вызовите представителей из обслуживающей компании. В присутствии членов комиссии представитель технической компании обязан провести проверку оборудования и вынести письменное заключение об исправности или неисправности измерительных приборов. Если выявилась их неисправность, то вины продавцов в недостаче нет, поэтому всю недостачу спишите в расходы предприятия или выставьте счет предприятию технического обслуживания.
Если выяснилось, что измерительные приборы работают исправно, то недостачу обязаны погасить продавцы в добровольном или принудительном порядке.
Наконец-то вы зарегистрировали новое предприятие, выбрали систему налогообложения, получили все необходимые документы, печати, штампы и бланки, открыли счет в банке, зарегистрирован кассовый аппарат. Теперь необходимо выяснить, как вести новую фирму , с чего начать бухгалтерский учет и какие действия необходимо предусмотреть.
Инструкция
Оприходуйте активы, полученные в качестве вклада в уставной капитал организации. Разработайте структуру предприятия, составьте штатное расписание и издайте приказ, в котором обязанности главного бухгалтера возложите на конкретное лицо.
Продумайте вопрос о том, в какой форме будет вестись бухгалтерский учет новой организации. Проведите анализ предлагаемых на рынке программного обеспечения специализированных бухгалтерских программ. Выберите ту, на которой будет вестись учет на вашем предприятии.
Разработайте и утвердите штатное расписание. В нем определите количественный и качественный состав работников фирмы, их оклады. Установите ставку для каждой должности, размеры надбавок. Составьте трудовые договоры, определите порядок дополнительного материального вознаграждения, стимулирующего и поощряющего качество труда. Если это необходимо, разработайте коллективный трудовой договор. Сотрудников предприятия ознакомьте с их должностными обязанностями под роспись.
Составьте приказ на тех сотрудников, на которых будет возложена ответственность за денежные и материальные ценности (кассиры, кладовщики и т.д.). Заключите с каждым ответственным лицом договор материальной ответственности.
Вашей обязанностью является оформление новой трудовой книжки на сотрудников, для которых ваше предприятие стало первым местом работы. Получите для них карточки персонифицированного учета в территориальном органе пенсионного фонда РФ. У тех сотрудников, на руках которых уже имелись на руках полиса обязательного медицинского страхования, соберите их для переоформления. Заключите договор со страховой компанией, оформите медицинскую страховку для всех своих сотрудников.
Издайте приказ об учетной политике предприятия. Утвердите рабочий план счетов, регистры учета и формы документов, на которые не существует унифицированных бланков и утвержденных форм. Срок этих необходимых действий ограничен – сделать это нужно не позднее 90 дней с начала работы предприятия.
Продумайте договорную политику новой фирмы. Подготовьте проекты договоров, чтобы обезопасить себя от возможных конфликтов с контрагентами.
Видео по теме
Торговые организации должны осуществлять товаров. Контроль за такими операциями необходим для составления отчетности, а также для анализа финансовой деятельности компании.
Вам понадобится
- - налоговые и иные документы;
- - автоматизированная программа.
Инструкция
Учет товаров включает несколько этапов: поступление или изготовление, перемещение и продажу. Каждый этап оформляйте документально. Для упрощения учета целесообразно использовать автоматизированные программы, например, «1С: Торговля и склад».
Обязательно назначьте ответственных лиц за продукцию. Это может быть один человек, а может быть и несколько. Например, вы имеете собственное производство. В цехе обязательно должен быть начальник, контролирующий работу персонала и производительность, в том числе и качество. Регулярно он должен отчитываться перед вами, представлять отчетные документы. Также необходимо назначить материально-ответственное лицо за хранение товара на складе. Этот человек должен получать документы на перемещение продукции и оформлять товары на продажу.
Если вы приобретаете продукцию у сторонних организаций, заключайте с контрагентами договора купли-продажи и оформляйте подтверждающие документы. Например, сотрудник должен получить продукцию со склада поставщика. Выпишите на имя работника доверенность на получение материальных ценностей (форма №2). Он должен принять товар, проверить наличие и качество продукции. Если все в норме, стороны подписывают счет-фактуру и товарную накладную. Если имеются отклонения, вами должен быть составлен акт.
После получения всех документов на товар, оформите операцию в бухгалтерском учете. Для этого проверьте правильность заполнения форм, сверьте суммы. Занесите счет-фактуру в книгу покупок. Оприходуйте поступление товаров при помощи проводок:
- Д41 К60 – отражено поступление товаров;
- Д19 К60 – отражена сумма входящего НДС;
- Д41 К42 – отражена наценка на товары.
При продаже товара вы должны выписать следующие документы: счет-фактуру, товарно-транспортную накладную (товарную накладную) и счет. Налоговый документ составьте в двойном экземпляре, зарегистрируйте его в книге продаж. Товарно-транспортную накладную оформите в четырех экземплярах. В бухгалтерском учете отразите эти операции следующим образом:
- Д50 К90 – отражена выручка за проданные товары;
- Д90 К68 – отражено начисление НДС;
- Д90 К41 – отражено списание стоимости проданных товаров;
- Д90 К42 – отражено списание торговой наценки.
Видео по теме
Инструкция
Считайте прибыль магазина за любой период времени, какой считаете нужным. Чаще всего складывают месячную выручку. С этой целью проводятся ревизии, по результатам которых уже выводят определенные цифры. В них входят затраты на закупку товара и полученная прибыль с продажи. При вычитании из суммы выручки затрат на закупку получают результат, называемый валовым доходом.
Рассчитайте чистую прибыль. Для этого необходимо подсчитать все месячные , которые включают в себя аренду магазина и складских помещений, затраты на электроэнергию, зарплату персоналу, различные приобретения и покупки, а также штрафы. Укажите, например, расходы на моющие средства или же покупку такого оборудования, как, к примеру, стеллажи или витрины. Сложите все расходы. Вычтите сумму всех расходов из валового дохода. Полученное значение и составит чистую прибыль магазина, распоряжаться которой вы можете по собственному усмотрению.
Вычислите планируемую прибыль магазина. Это необходимо для получения возможности дальнейшего планирования с целью расширения ассортимента и торговой площади или закупки дополнительного оборудования. Не всегда планируемая прибыль совпадает с реальной, поэтому не забудьте учесть погрешность, которая заключается в фактическом уменьшении или увеличении расходов или реализации товаров. Обязательно включите сюда сезонность продаж и возможные неполадки в оборудовании.
Умножьте на наценку планируемый объем продаж, получив величину предполагаемой выручки предприятия. Далее вычтите из планируемой выручки все расходы по уже известной вам схеме. Так вы получите наиболее точное значение планируемой прибыли. В некоторых случаях дополнительно требуется прибавить спонсорскую помощь (безвозмездное вложение) к валовой прибыли.
Оборудование склада
Перед тем как поступят материальные ценности, требующие размещения и хранения, необходимо найти специальное помещение под склад и оснастить его всем необходимым оборудованием в зависимости от того, какие товары будут храниться на складе. Специальное оборудование позволит обеспечить их сохранность.Затем следует нанять специалистов-кладовщиков, которые будут нести ответственность за приемку и хранение товарных запасов. С каждым из них необходимо заключить дополнительный договор о материальной ответственности, после чего провести инструктаж и ознакомить их с порядком ведения учета и с теми документами и формами, в соответствии с которыми ведется учет материальных ценностей. Если объемы велики, без компьютеров и специализированного программного обеспечения вам не обойтись. Впрочем, автоматизированный учет материальных ценностей на складе торгового предприятия лучше внедрить в любом случае.
Организация складского учета
Материальные лица осуществляют учет продукции и товаров на складе согласно правилам хранения по видам и сортам. Учет, в зависимости от вида товаров, может вестись как в количественном, так и в денежном выражении. При этом на каждый номенклатурный номер товара заполняется «Карточка складского учета товара», их выдача материально-ответственным лицам осуществляется под роспись в отдельном журнале или реестре выдачи карточек.Отдельные карточки оформляются на товары, хранящиеся с прошлого года и поступившие на склад в текущем году. В каждой карточке отмечено место хранения данного товара с указанием номера склада и стеллажа. Учет может вестись и не по карточкам, а в специальных «Книгах складского учета».
Ответственный за хранение – заведующий складом ежедневно должен вносить изменения в карточки учета на основании разовых документов, выводя остаток после каждой такой записи. В его обязанность входит составление ведомостей расхода материальных ценностей, их данные должны быть внесены в закрытые карточки не позднее первого числа следующего за отчетным месяца.
Заведующий складом осуществляет постоянный мониторинг ситуации и информирует руководство об уменьшении необходимого запаса товаров или, наоборот, об их избыточном количестве. Каждый месяц он предоставляет в бухгалтерию предприятия «Отчет о движении материальных ценностей» с приложением первичных документов, подтверждающих поступление и расход товаров.
Здравствуйте! В этой статье мы поговорим об особенностях ведения бухгалтерии индивидуальных предпринимателей.
Сегодня вы узнаете:
- Какой учет должен вести ИП;
- Какие существуют способы ведения бухгалтерии;
- Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно.
Нужно ли ИП вести бухгалтерский учет
В 2018 году продолжает действовать письмо Министерства Финансов РФ, согласно которому индивидуальный предприниматель может не вести бухгалтерию, если он самостоятельно ведет книгу учета доходов и расходов (КУДиР).
Так, вся бухгалтерия ИП может быть сведена к заполнению учетной книги (в электронном или сшитом бумажном формате) и хранению первичных документов. Исключение: предприниматели, выплачивающие ЕНВД – для них ведение КУДиР вовсе не обязательно.
ИП сам выбирает: вести полноценный бухгалтерский учет или только книгу учета доходов и расходов.
Бухгалтерский учет ИП может не вести, но это вовсе не освобождает его от налоговой отчетности. Ее особенности и сроки сдачи зависят от .
ИП не освобождены от сбора документов, касающихся расчета налогов, кассовых и банковских документов, кадровых бумаг.
Недоплата налога может обернуться ИП штрафом или принудительным приостановлением деятельности.
У грамотного бухгалтерского учета есть свои преимущества:
- Возможность сделать объективный анализ результатов деятельности;
- Проще строить прогнозы и выбирать направление развития предприятия;
- Упорядоченная работа протекает легче и эффективнее.
Бухгалтерский учет необходим для управления предприятием, принятия важных решений и составления отчетности перед государством.
Варианты ведения учета ИП
Вести бухгалтерию начинающий ИП может одним из способов:
- Самостоятельно
. Бухгалтерия ИП на (например, УСН) имеет достаточно простую схему, что позволяет бизнесмену вести бухгалтерский учет самостоятельно.
Огромную поддержку в этом направлении оказывают сервисы онлайн-бухгалтерии (например, «Мое дело» ) и специализированные программы (например, 1С), которые подробно описывают и направляют весь процесс.
- С помощью наемного бухгалтера . Такой вариант обойдется дешевле договора с бухгалтерской фирмой, но и риски при этом возрастают. Очень важно и одновременно непросто найти честного, опытного специалиста. Нанимать приходящего бухгалтера-частника целесообразно по рекомендациям знакомых или доверенных лиц. В иных ситуациях стоит лишний раз взвесить все риски и преимущества и только потом решать, прибегать ли к такому варианту.
- По договору с аутсорсинговой компанией . Яркий пример принципа «чем дороже, тем проще». Услуги бухгалтерской фирмы – самый затратный способ, но он избавляет ИП от необходимости вникать в бухгалтерские дела. Учетом заняты специалисты, а сам предприниматель может спокойно посвятить себя остальной работе.
Онлайн-бухгалтерия — лучший вариант для ИП
Интернет-бухгалтерия сегодня уверенно конкурирует со стационарными программами благодаря ряду преимуществ:
- возможно полноценное ведение бухгалтерского и налогового учета;
- полный контроль и доступ к бухгалтерии возможен в режиме онлайн с любого компьютера;
- сервис напоминает о приближающихся сроках сдачи отчетности;
- возможно дистанционное заполнение деклараций;
- наличие теоретической базы по учету и отчетам, доступны онлайн-консультации специалистов;
- через сервис можно быстро и просто подать документы на и сдавать отчетность онлайн.
Мы пользуемся сервисом «Мое дело» . Он имеет удобный интуитивный интерфейс, с которым разберется даже новичок. Протестировать работу бухгалтерии можно бесплатно в течение трех дней. На все вопросы очень оперативно и доходчиво отвечает поддержка.
У сервиса нет своего мобильного приложения, как у некоторых других ресурсов, но есть очень удобная мобильная версия сайта, так что работать можно не только с компьютера, но и со смартфона или планшета.
При регистрации можно сразу указать все реквизиты фирмы и далее система будет использовать их при формировании документов, счетов и отчетности.
Сервис содержит несколько тысяч готовых бланков.
На общем режиме ИП предстоит также отчислять НДС (18%). Декларация составляется ежеквартально, а налог оплачивается до 25-го числа первого месяца, следующего за отчетным кварталом. Чтобы рассчитать НДС, необходимо вести книги учета всех закупок, продаж, счет-фактур.
Индивидуальным предпринимателям, работающим с наличными деньгами, необходимо вести еще и приходно-расходные ордера.
ИП на ОСНО предстоит отчитываться по . На ЕНВД и УСН такой обязанности не налагается в том случае, если в вашем регионе не применяется кадастровая стоимость по отношению к имуществу.
Каждые три месяца подается отчетность в Фонд Социального Страхования, ежеквартально и ежегодно – в Пенсионный Фонд.
. На упрощенной системе ИП без работников отчитывается перед налоговой лишь раз в год, до 30 апреля.
ИП может выбрать один из вариантов «упрощенки»:
- УСН доходы – учитывать можно только доходы, с них предстоит отчислить в бюджет 6%. Авансовые платежи производятся раз в квартал, но они учитываются при расчете суммы по итогам года.
- УСН доходы минус расходы – основная сложность в том, что ИП придется фиксировать и подтверждать все свои расходы, обосновать которые не всегда просто.
Бухгалтерия ИП на УСН обязательно должна сопровождаться книгой учета доходов и расходов. Ее отсутствие грозит ИП штрафом 10 000 — 30 000 рублей.
Вести бухгалтерию на упрощенкебез сотрудников довольно легко и доступно даже начинающим бизнесменам. Благодаря своей простоте УСН стал самым популярным режимом среди индивидуальных предпринимателей.
. ИП на «вмененке» освобожден от обязательного ведения КУДиР, но даже при этом налог остается довольно тяжелым для понимания и самостоятельного расчета.
На ЕНВД предприниматель фиксирует только физические характеристики деятельности (сфера работы, площадь помещения и другие) и регулярно сообщает обо всех изменениях.
Налог рассчитывается исходя из базовой доходности, установленной государственными службами для каждого вида деятельности, и различных коэффициентов (большинство из которых носят льготный характер).
ИП на ЕНВД отчитывается отдельно за каждый вид деятельности (если их несколько).
Налоговая отчетность на ЕНВД сдается ежеквартально, до 20 числа следующего за окончанием квартала месяца. Сам налог оплачивается до 25 числа.
Этап 2. Наёмные сотрудники
Самостоятельно вести бухгалтерию ИП становится сложнее с появлением наемных работников. Становясь работодателем, ИП приобретает статус налогового агента – теперь он должен рассчитывать и удерживать с сотрудников подоходный налог, а также выплачивать за них взносы в Соцстрах и Пенсионный Фонд.
Что касается отчетности, к заботам ИП прибавляются:
| Куда | Что | Когда |
| ИФНС | Данные о среднесписочной численности сотрудников | До 20.01, следующего за отчетным годом |
| ИФНС | До 1.04, следующего за отчетным годом | |
| ИФНС | Данные о доходе сотрудников () | |
| ФСС | До 20 числа, следующего за отчетным кварталом в бумажном варианте и до 25 числа в электронном виде | |
| ПФР | До 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | |
| ПФР | Форма СЗВ-СТАЖ | До 1 марта, следующего за отчетным годом |
| Налоговая инспекция | Форма РСВ-1 | До конца месяца, следующего за отчетным кварталом |
Самому следить за всем кадровым учетом, и при этом заниматься остальной предпринимательской деятельностью очень сложно, поэтому для работы с наемными сотрудниками специалисты рекомендуют все же обратиться к услугам профессионалов. Всего за работников ИП должен сдавать семь видов отчетности, вести и хранить кадровые документы.
Этап 3. Выбор вида бухгалтерского обслуживания
Даже при маленьком документообороте и самых простых режимах (например, УСН доходы) вести бухгалтерию предпринимателю помогут специальные программы (например, 1С) или онлайн-сервисы («Мое дело»).
Такие помощники сведут к минимуму ошибки, которые просто допустить при ведении учета вручную.
Этап 4. Составление календаря
Заключительный этап подготовки к самостоятельному ведению бухгалтерии – изучение форм отчетности на выбранном режиме и сроков ее сдачи. Современные электронные помощники сами напоминают о приближающейся дате отчетности, но знать основные сроки все равно необходимо.
Этап 5. Ведение и хранение документов
Для собственной же безопасности ИП необходимо бережно относиться ко всем документам. может посетить ИП даже спустя три года после его закрытия.
Например, в бухгалтерии магазина должны храниться:
- договоры с поставщиками товаров и услуг (техническое обслуживание оборудование, интернет), арендодателями, постоянными оптовыми покупателями;
- договор с банком, выписки;
- первичные документы;
- кадровые документы (при наличии сотрудников);
- кассовые бумаги.
Автоматизация бухгалтерского учета
Самостоятельно вести бухгалтерию можно на бумаге, делая все записи вручную, но гораздо удобнее обратиться к автоматизированным системам.
Технологии не стоят на месте, и сегодня на помощь предпринимателю без бухгалтера приходят различные сервисы, позволяющие:
- рассчитывать суммы налога в зависимости от режима налогообложения;
- подготавливать ;
- оформлять банковские документы, платежные поручения;
- контролировать выплаты сотрудникам и оплату по счетам;
- производить анализ прибыли, продаж.
Электронные помощники могут быть как в виде компьютерных программ (например, бухгалтерия ИП в 1С), так и в виде интернет-бухгалтерии .
Программы обойдутся предпринимателю дороже: придется заплатить за саму программу, за ее установку и в будущем за регулярные обновления и обслуживание программистом. Доступна она будет только с одного компьютера, но зато может работать без постоянного подключения к интернету.
О возможностях и особенностях бухгалтерии в режиме онлайн поговорим на примере сервиса «Мое дело».
Подведем итог несколькими советами:
Пользуйтесь онлайн-сервисами. Это дешевле, чем услуги бухгалтера и надежнее, чем записки на бумаге. С интернет-бухгалтерией вы не будете привязаны к одному компьютеру, а значит работать с ними удобно и дома, и в офисе.
Храните и систематизируйте все бумажные документы. Поиски нужной бумаги в общей куче может занять приличное время, поэтому целесообразнее сразу сортировать документы по папкам или файлам (в зависимости от их количества). Например, группы могут быть такими: закупки, продажи, клиенты, постоянные поставщики, налоги.
Сверяйтесь с налоговой. Удостовериться в отсутствии задолженности можно через неделю после уплаты налога через используемую онлайн-бухгалтерию или личный кабинет на сайте Налог.ру.
Задавайте вопросы. Получить консультацию можно в интернете, на форумах и в соцсетях. Не бойтесь задавать вопросы и узнавать что-то новое, ведь законодательство тоже не стоит на месте.
Следите за календарем. Предпринимателю, самостоятельно ведущему бухгалтерию, приходится держать в голове множество дат. Сроки сдачи отчетности не всегда совпадают со сроками уплаты налогов и взносов в государственные фонды.
Прежде чем зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель (ИП), нужно узнать тонкости ведение бухгалтерского учета ИП, чтобы избежать возможных будущих проблем. Многие что-то слышали, что ИП не ведут вообще бухгалтерский учёт, кто-то считает такой вопрос несущественным, а некоторые думают, что это совсем не сложно, и они справятся с этим без проблем.
Причины для ведения бухучёта
В реальности же, всё не совсем так, и ведению бухучёта даже в случае ИП, нужно уделить должное внимание. И этому есть целый ряд причин.
- Если вы нарушите сроки сдачи отчётности, порядок учёта или уплату налоговых и других платежей, вы понесёте большие траты, в виде штрафов, пеней и проблем с контрагентами.
- Правильно выбрав систему налогообложения для ИП, вы будете нести меньшую финансовую нагрузку при уплате налогов . Возможно также, что вы, не зная всех схем налогообложения, воспользуетесь незаконными схемами, которые помогают избегать уплаты налогов. Но, как известно, незнание закона не освободит вас от ответственности за его нарушение.
- Выбрав тот или иной режим отчётности, вы можете получить различные сроки сдачи отчётности, различные размеры налогов и, возможно, льготы по уплате налогов.
- Зарегистрировавшись как ИП, вы можете выбрать тот или иной режим налогообложения в течение короткого времени. Если вы этого не сделаете сразу после регистрации, то будете работать по так называемой общей системе налогообложения (ОСНО). А это самый сложный и затратный вариант, особенно для начинающего предпринимателя.
Так что вопрос о необходимости ведения бухучёта для ИП закрыт. Единственное, нужно понять, кто будет этим заниматься – сам предприниматель, сторонний бухгалтер или вы наймёте бухгалтера в штат.
Как ведётся бухучёт ИП
Давайте разбираться, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно правильно. Несмотря на то что согласно Федеральному закону, ИП могут не вести бухучёт, это не совсем так. Ведь кроме бухгалтерского учёта существует ещё налоговый учёт, а его вести ИП – обязан. Поэтому и обойтись без бухучёта совсем не получится.
Нужно знать, что налоговый учёт – это обобщённый свод данных, по которым рассчитываются налоговые платежи. Такой учёт необходим для всех, без исключения, предпринимателей и бизнесменов, независимо от формы собственности.
Чтобы разбираться в налоговом учёте на достойном уровне, необходимо привлечь специалиста, либо сесть и разобраться самому. Кроме этого учёта, есть ещё отчётность по кассовым аппаратам, сотрудникам и различные банковские и первичные документы.
Зачастую ИП, которые не сильно разбираются в тонкостях финансового учёта, не понимают разницы между различными видами отчётности и называют их все одним словосочетание «бухгалтерский учёт». Для удобства и мы, в своей статье будем использовать это словосочетание.
Читайте также: Какую отчетность сдает ИП
Так как же вести бухгалтерский учет ИП? Тут может быть только один ответ – профессионально. А вот кто будет этим профессионалом – вы или бухгалтер, зависит только от вас. Если вы, как ИП, ведёте не слишком «бурную» хозяйственную деятельность, то вполне сможете справиться с учётом самостоятельно. А мы расскажем как.
Пошаговая инструкция по ведению учёта
Как уже стало понятно из вышеизложенного, вести определённый документооборот просто необходимо. Итак, поэтапная инструкция.
Этап первый . Вначале следует провести расчёт потенциальных расходов и доходов. Это вам очень поможет при расчёте налогов.
Второй этап . Исходя из сведений о системах налогообложения, необходимо выбрать налоговый режим, по которому вы будете работать, и отчитываться перед налоговой инспекцией. Суммы налоговых выплат, в различных налоговых режимах, могут отличаться на значительные суммы. А значит, выбор режима может значительно влиять на ваши финансовые показатели.
Третий этап . Внимательно изучите налоговую отчётность, которая должна сдаваться в соответствии с выбранным режимом налогообложения. Увидеть примеры форм для отчётов можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Четвёртый этап . На этом этапе вы должны решить, будут ли у вас наёмные работники или нет. Если у вас будут сотрудники, то ведение отчётности значительно усложняется, причём не важно, сколько у вас будет сотрудников.
Пятый этап . Подробно разберитесь с календарём своего налогового режима. Ведь просроченные отчёты и несвоевременные выплаты неизменно приведут к финансовым потерям в виде штрафов и пеней, а, возможно, и к блокированию расчётных счетов.
Шестой этап . Пришёл черёд определиться с формой сотрудничества с тем, кто будет составлять отчёты, если конечно вы не самостоятельно будете вести учёт. В случае применения простых режимов типа ЕНВД, УСН доходы или ПСН, справиться с ведение отчётности можно и самостоятельно. В таком случае вам очень помогут различные сервисы, которые можно найти в сети интернет. Но если ваши режимы УСН доходы-расходы, ОСНО или у вас обширная хозяйственная деятельность, лучше доверить бухучет ИП профессионалам.
Седьмой этап . Это основной этап, который не ограничен во времени. Вы должны сохранять и вести все документы, связанные с бизнесом. Это и банковские выписки, и договора, и расходные документы, и кассовую отчётность и тому подобное. Помните, что налоговая инспекция может проводить проверку за предыдущие три года, даже если вы ликвидировали ИП.
Учёт при ОСНО
Чтобы остановить свой выбор на ОСНО, вы должны тщательно изучить все выгоды, которые вы сможете получить, работая по такой системе. Бухгалтерские документы ИП, работающего по ОСНО, будут самыми сложными . Тут будут и налоговые декларации по итогам налогового года и ежеквартальная отчётность по НДС. А если ещё и ваш доход будет слишком отличным от предполагаемого, то придётся сдавать кроме 3-НДФЛ, ещё и 4-НДФЛ, что ещё сильнее осложнит положение дел.
Ведение бухгалтерии - это сложный процесс, который подразумевает документальное оформление всех операций, связанных с бизнесом. Он включает в себя оформление внутренней документации и отчетов для передачи в налоговые органы.
Чаще всего бухучет ИП ведётся с помощью применения программы «1С Предприниматель». Софт относится к числу рекомендованных ФНС.
Нюансы индивидуального предпринимательства
Возникновение желания заняться частной предпринимательской деятельностью непременно влечет за собой . В настоящее время это делается только в налоговой службе. ИП отличается от всех других форм собственности тем, что он несёт бремя долговой ответственности единолично. При этом любые долги непосредственно затрагивают его имущество.
В настоящее время государство не предъявляет к ИП таких требований, какие существуют к другим формам организации предпринимательской деятельности, но это не означает, что ответственности не существует вовсе.
Степень ответственности регулируется той формой налогообложения, которую выбирает частный предприниматель ещё в ходе регистрации своей деятельности.
Закон предусматривает наличие нескольких форм - (упрощенная), (вмененная), (патент) и . Многие стремятся к максимальному избавлению себя от необходимости вести бухгалтерию, поэтому выбирают упрощёнку, где вести учет могут они сами, даже без наличия специального бухгалтерского образования.
Государство сохраняет за ИП ряд преимуществ. Среди них:
- возможность уменьшать объём налогов в судебном порядке;
- существенное уменьшение размеров самих штрафов.
Особенности бухгалтерии в зависимости от системы налогообложения
Самое главное преимущество предпринимателя заключается в том, что он не обязан вести полноценную бухгалтерскую отчетность, такую как ООО и другие юридические лица.
Рассмотрим схему ведения бухгалтерии на ОСНО (наиболее полный вариант). Она обязует предпринимателя работать с бухгалтерскими журналами и вести:
- документооборот по кадровому учёту.
Она также подразумевает уплату следующих налогов:
- Основным налогом будет взнос, который назначает государство на физических лиц (). Это 13% от дохода
предпринимателя. Из всех полученных доходов для уменьшения суммы взноса можно вычесть расходы, подтвержденные документально. Можно даже вычесть неподтвержденные расходы, но в размере не более 20% от дохода. Также сумму можно уменьшить на величину уплаченных .
При этом, если на предпринимателя работает наемный персонал, нужно будет делать отчисления НДФЛ и страховых взносов с их заработной платы. - Вторым видом станет . Его ставка — 18% .
- Третий вид отчислений - взносы в пенсионный фонд. С 2014 года их размер зависит от дохода, который получает ИП в течение года, т. е. эта величина перестала быть фиксированной. Если доход меньше 300 000 рублей, то ИП продолжает платить фиксированные суммы (но каждый год они разные, в 2016 году — 23 153,33 рубля ), если больше — то плюсом еще платится 1% от разницы между величиной дохода и 300 000 рублями.
- Но и это не всё. В конкретном регионе могут быть установлены еще какие-то сборы. ИП про них никто в известность не поставит, а вот неуплата может быть причиной для возникновения штрафных санкций.
Форма отчётности здесь достаточно проста. По НДС предприниматели отчитываются в течение каждого квартала (до 25 числа следующего месяца). А по НДФЛ — всего лишь раз в год (до 30 апреля следующего года).
Многие ИП выбирают УСН. Она подразумевает лишь ведение книги расходов и доходов, а также подачу соответствующей декларации в ФНС ежегодно до 31 марта следующего за отчетным года. Сама система подразумевает два варианта расчета налога: доходы (6%) и доходы минус расходы (15%) .
ИП, перешедшие на ЕНВД, не обязаны вести никакой документации. Достаточно заполнять декларацию и ежеквартально подавать в налоговые органы (до 25 числа следующего за отчетным кварталом месяца).
О том, какую отчетность нужно сдать ИП без работников, смотрите на следующем видео:
Варианты ведения
Очень часто индивидуальные предприниматели задаются вопросом о том, как они будут вести бухгалтерскую отчётность. Что лучше: заполнять всё самостоятельно или обратиться в профессиональную компанию, которая оказывает соответствующие услуги? Ответ достаточно прост. Поручать кому-то вести бухгалтерию (если вы при регистрации выбрали ОСНО) имеет смысл лишь в том случае, если есть надежда на то, что удастся найти максимум причин для того, чтобы снизить налоги.
Работа вашего сотрудника или сторонней организации может вылиться в 15-20 тыс. Вопрос в том, что она подразумевает - просто проведение проводок и подачу документов в налоговую службу или работу по оптимизации налогообложения. Последнее может привести к тому, что оплата труда бухгалтеров даст экономию в такую же сумму, сколько они возьмут за свои услуги.
Делится на несколько видов:
- постоянное сопровождение бизнеса;
- сопровождение на регулярной основе, но только по разовым обращениям клиента. Каждый раз заключается новый договор;
- разовые работы. Их часто оказывают бухгалтера на дому. Они могут подготовить декларации или проверить правильность их оформления, создать документы нулевой отчетности, но не оказывают комплексных услуг.
В случае возникновения непредвиденных трудностей даже на УСН лучше всего обращаться за разовой помощью к специалистам.
Изменения в бухгалтерии с 2016 года
Их много, но коснутся они в первую очередь тех ИП, которые имеют работников:
- Изменение суммы взносов в ПФР и в ФФОМС. В основе будет лежать МРОТ, который с 1 января равняется 6204 руб. (с 1 июля сумма увеличилась до 7500 рублей, однако расчет идет по старому показателю). Отчисления в ПФР будут производиться по следующей формуле - 6204 руб. × 26% × 12= 19 356,48 руб., а в ФФОМС - 3 796,85 руб. (6204 руб. × 5,1% × 12).
- Ужесточена будет и система штрафов. Сейчас за нарушения в бухгалтерии предприниматели платят 2-3 тыс. рублей. Теперь суммы станут выше - от 4 до 10 тыс. Введено и отдельное наказание за повторное нарушение, которое может удвоить штраф или дисквалифицировать предпринимателя на срок от одного до трёх лет.
- Ожидается рост ставки налога на имущество для ИП, которые работают не по упрощённой схеме.
- Будет изменён внешний вид . Отчетность можно будет сдавать только в электронном виде.
- Начиная с 2016 года за неуплату страховых взносов будут привлекать к уголовной ответственности.
