Организация системы внутреннего контроля в организации: создание, цель, требования и анализ. Положение о внутреннем контроле за финансово-хозяйственной деятельностью организации

размещено в разделе:

Государственная система стандартизации (ГСС). В данной организации было разработано 7 документированных процедур и процедура "Внутренние проверки" получила порядковый номер Д 00.07. Автором документа является начальник отдела .

Проверка

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ

1.1 Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 8.2.2 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок проведения внутренних аудитов в подразделениях организации.

1.2 Требования настоящей Д 00.07 распространяются на все подразделения предприятия.

При разработке данной документированной процедуры использованы следующие нормативные документы:

• ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества - Основополагающие принципы и словарь.
• ISO 9001:2000 Системы менеджмента качества - Требования.
• ГОСТ Р ИСО 10011-1-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 1. Проверка.
• ГОСТ Р ИСО 10011-2-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 2. Квалификационные критерии для экспертов-аудиторов.
• ГОСТ Р ИСО 10011-3-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 3. Руководство программой проверок.
• РК 00.00 Руководство по качеству организации.
• Д 00.03 Порядок управления записями по качеству.
• Д 00.04 Порядок разработки и внедрения корректирующих действий.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1 В данной документированной процедуре используются термины и их определения из ISO 9000:2000:

Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

Примечание: Внутренние аудиты (проверки), иногда называемые аудиты (проверки) первой стороной, проводятся обычно самой организацией, или от ее имени, для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.

Внешние аудиты (проверки) включают аудиты, обычно называемые "аудиты (проверки) второй стороной" или "аудиты (проверки) третьей стороной".

Аудиты (проверки) второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными а деятельности организации, например потребителями или другими лицами от их имени.

Аудиты (проверки) третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями. Эти организации осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствия требованиям, например, требованиям ИСО 9001 и ИСО 14001.

Программа аудита (проверки) - совокупность одного или нескольких аудитов (проверок), запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Критерии аудита (проверки) - совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок.

Свидетельство аудита (проверки) - записи, изложение фактов или другая информация, связанная с критериями аудита (проверки) и которая может быть проверена.

Примечание: Свидетельство аудита (проверки) может быть качественным или количественным.

Наблюдения аудита (проверки) - результат оценки свидетельства аудита (проверки) в зависимости от критериев аудита (проверки).

Примечание: Наблюдения аудита (проверки) могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита (проверки) или на возможности улучшения.

Заключение по результатам аудита (проверки) - выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту (проверке) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

Заказчик аудита (проверки) - организация или лицо, заказавшие аудит (проверку).

Проверяемая организация - организация, подвергающаяся аудиту (проверке).

Аудитор (эксперт по сертификации систем качества) - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки).

Группа по аудиту (проверке) - один или несколько аудиторов (экспертов по сертификации систем качества), проводящих аудит (проверку).

Примечание 1. Один из аудиторов в группе по аудиту (проверке), как правило, назначается руководителем группы по аудиту (главным экспертом-аудитором).

Примечание 2. Группа по аудиту может включать стажеров и, в случае необходимости, технических экспертов.

Примечание 3. В работе группы могут принимать участие наблюдатели без полномочий членов группы по аудиту.

Технический эксперт - лицо, обладающее специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту

Примечание 1. Специальные знания или опыт включают знания или опыт применительно к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, где проводится аудит.

Примечание 2. Технический эксперт не имеет полномочий аудитора (эксперта по сертификации систем качества) в группе по аудиту (проверке).

Компетентность - выраженная способность применять свои знания и умение

Продукция - результат процесса.

Несоответствующая продукция - продукция, не удовлетворяющая требованиям НД (продукция имеющая отклонения или произведенная в условиях не соответствующих нормам, указанным в НД).

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации,

Примечание 1 . У несоответствия может быть несколько причин.

Примечание 2. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие - для предотвращения возникновения события.

Утилизация несоответствующей продукции - действие в отношении несоответствующей продукции, предпринятое для предотвращения ее первоначального предполагаемого использования.

Примеры: Переработка, уничтожение.

Составные части процесса - К 5-ти составным частям процесса, которые можно, при необходимости, разбить на более мелкие относятся:

Материалы - (основные и вспомогательные). Все материалы должны иметь сопроводительную документацию установленной формы в виде паспорта или сертификата. В должностные и рабочие инструкции должны быть внесены указания по проведению проверки и методы проверки соответствия материалов установленным требованиям.

Оборудование - (технологическое, контрольно-измерительное, приспособления, оснастка, инструменты, компьютеры и программное обеспечение). В должностные и рабочие инструкции должны быть внесены требования по проверке пригодности оборудования для выполнения процесса.

Среда - (температура, влажность, уборка помещений, теплоэнергоносители). В должностные и рабочие инструкции должны быть внесены требования о проверке соответствия среды заданным параметрам.

Персонал - (обученные и аттестованные рабочие и служащие, подчиняющиеся хозяину процесса (административно или функционально)). Для всех видов работ, входящих в процесс должны быть указаны физические требования и профессиональные требования.

Технология - (документированный порядок выполнения работ входящих в данный процесс, в том числе краткие выписки из документации, находящиеся на рабочих местах).

3.2 Сокращения.

НП - начальник подразделения, в данной документированной процедуре, если не указано иное, начальник проверяемого подразделения.

НД - нормативная документация.

СМК - система менеджмента качества.

ВП - внутренняя проверка (внутренний аудит системы менеджмента качества).

4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА.

4.1 Общие положения.

а) соответствует ли система менеджмента качества запланированным требованиям;
б) эффективно ли действует система менеджмента качества и поддерживается ли она в рабочем состоянии.

Настоящее описание порядка проведения внутренних проверок регламентирует порядок:

• подготовки экспертов-аудиторов;
• планирования внутренних проверок;
• проведения внутренних проверок;
• контроля за разработкой и внедрением корректирующих действий по результатам отклонений, выявленных в ходе внутренней проверки.

4.2 Подготовка экспертов-аудиторов.

Внутренние проверки проводят подготовленные и аттестованные эксперты-аудиторы. Программой внутренних проверок и подготовкой экспертов-аудиторов руководит представитель руководства по системе качества. Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в Приложении А к настоящей документированной процедуре. При проведении внутренней проверки один из экспертов-аудиторов назначается главным экспертом-аудитором. Функции и полномочия главного эксперта-аудитора приведены в Приложении Б к настоящей документированной процедуре.

План обучения экспертов-аудиторов по форме Ф 00.01.04. По окончании обучения представитель руководства по системе качества организовывает аттестацию экспертов-аудиторов. Протокол заседания аттестационной комиссии по форме Ф 00.01.05.

4.3 Планирование внутренних проверок.

Годовой план внутренних проверок (ВП) на следующий год составляет и утверждает у генерального директора представитель руководства по системе менеджмента качества не позднее 15 декабря текущего года по форме Ф 00.07.01 Приложение В. Количество плановых ВП процессов и подразделений не менее 2-х в год. Утвержденный годовой план представитель руководства рассылает начальникам подразделений указанных в плане не позднее 20 декабря текущего года. Внеплановые ВП вносятся в свободные графы с указанием даты и причины проведения. Порядок заполнения граф годового плана следующий.

4.4 Проведение внутренних проверок.

Для проведения плановой или внеплановой ВП представитель руководства по системе менеджмента качества назначает группу из 2-3 аттестованных экспертов-аудиторов. Один из экспертов-аудиторов назначается главным для проведения данной ВП. Аудиторы назначаются исходя из принципов независимости от начальника проверяемого подразделения и компетентности в области деятельности, подлежащей проверке.

Фамилии аудиторов и дату проверки доводит до сведения начальника проверяемого подразделения главный эксперт-аудитор по данной проверке. Все возражения и замечания начальника проверяемого подразделения по организации ВП, рассматриваются на совещании с участием данного начальника, главного эксперта-аудитора и представителя руководства для принятия согласованного решения.

При проведении проверки главный эксперт-аудитор может распределить обязанности между членами группы аудиторов. При проведении ВП должен присутствовать представитель проверяемого подразделения. Им может быть:

• начальник проверяемого подразделения;
• уполномоченный по качеству подразделения;
• представитель подразделения, назначенный начальником для участия в данной ВП.

Все эксперты-аудиторы имеют право на получении полной и достоверной информации о деятельности проверяемого подразделения (процесса), но при этом представителю подразделения следует обращать внимание аудиторов на то, какая информация является конфиденциальной и не подлежит разглашению.

В ходе проверки аудиторы заполняют лицевую сторону Протокола внутренней проверки по форме Ф 00.07.02 Приложение Г. В случае если в проверяемом процессе (подразделении) требование данного раздела неприменимо, в соответствующей графе ставится прочерк и этот раздел в подсчет максимально возможного количества баллов не входит.

Итоговая оценка по результатам ВП получается делением полученного количества баллов на максимально возможное по данному процессу. Результат заполнения и подсчета подписывают главный эксперт-аудитор и начальник (представитель) проверяемого подразделения при проведении итогового по результатам ВП. Все спорные вопросы и разногласия должны быть сняты до подписания протокола ВП.

Итоговая оценка и выявленные отклонения заносятся главным экспертом-аудитором в "Отчет по результатам внутренней проверки" на оборотной стороне "Протокола..." Ф 00.07.02. Начальник проверенного подразделения организовывает проведение анализа отклонений, разработку и внедрение корректирующих действий по всем отклонениям, выявленным в ходе проверки. Корректирующие действия оформляются в 2-х экземплярах по форме Ф 00.04.01 "Протокол анализа отклонений" в порядке предусмотренном Д 00.04 "Порядок разработки и внедрения корректирующих действий". В этом случае в число согласующих подписей в Ф 00.04.01 входит подпись главного эксперта-аудитора по данной проверке и второй экземпляр "Протокола анализа отклонения" прикладывается к "Отчету о внутренней проверке". "Отчет о внутренней проверке" подписывают главный эксперт-аудитор и начальник проверяемого подразделения.

4.5 Контроль за разработкой и внедрением корректирующих действий по результатам отклонений, выявленных в ходе аудита.

Разработку и внедрение корректирующих действий производит начальник проверяемого подразделения, если в ходе проверки обнаружено, что:

а) показатели процесса находятся за пределами, установленными при планировании процесса;
б) требования документации не соответствуют требованиям стандарта ISO 9001:2000 или, соответствуют но не выполняются.

Главный эксперт-аудитор контролирует внедрение разработанных корректирующих действий по срокам наиболее удаленным. В случае срывов сроков немедленно докладывает представителю руководства по системе менеджмента качества.

После внедрения и проверки результативности корректирующих действий начальник подразделения сообщает об этом главному эксперту-аудитору, который организовывает повторную проверку. В этом случае проверке подвергается только область обнаруженного и устраненного отклонения.

Допускается проведение повторной проверки при следующей плановой проверке по усмотрению главного эксперта-аудитора.

Факт устранения отклонения главный эксперт-аудитор фиксирует в разделе 4 "Отчета...". и передает "Отчет..." на ознакомление представителю руководства.

5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ.

5.1 Подлинник документированной процедуры после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в производстве 3 года.

5.2 К записям по качеству, образующимся в ходе работы по настоящей документированной процедуре, относятся:

№ Название документа Форма Место хранения Срок хранения 1 План обучения экспертов-аудиторов Ф 00.01.04 Архив ОКК 2 года 2 Протокол заседания аттестационной комиссии Ф 00.01.05 Архив ОКК 2 года 3 Годовой план проведения внутренних проверок. Ф 00.07.01 Архив ОКК 2 года 4 Протокол внутренней проверки. Ф 00.07.02 Архив ОКК Архив подразд. 2 года 5 Протокол анализа отклонения Ф 00.04.01 Архив ОКК Архив подразд. 1 год

5.3 Записи по качеству ведутся в соответствии с требованиями документированной процедуры Д 00.03 "Порядок управления записями по качеству".

6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ.

6.1 Начальник ОКК один раз в два года пересматривает данную Д 00.07 на соответствие требованиям системы менеджмента качества.

6.2 По итогам рассмотрения начальник ОКК может принять решение о продлении действия Д 00.07 без изменений. В этом случае действие процедуры Д 00.07 продлевается на следующие два года, для чего начальник ОКК делает запись в "Листе регистрации изменений" контрольного экземпляра: "Срок действия продлен до …...........года", расписывается и ставит дату. В противном случае начальник ОКК делает запись: "Требует пересмотра. Срок действия продлен до …...........года (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной процедуры Д 00.07.

Решение об изменении процедуры Д 00.07 принимает начальник ОКК на основании предложений других подразделений предприятия, результатов анализа установленных и предвидимых несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудитов.

8. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

Требования к квалификации, опыту и личным качествам экспертов

Квалификация (знания):

• наличие высшего или среднего специального образования;
• знание основополагающих нормативных документов (в т.ч. ISO 9001:2000 и ГОСТ Р ИСО 10011-1,-2,3);
• знание документации системы менеджмента качества (СМК) ОРГАНИЗАЦИИ;
• знание принципов, методов и организации проведения проверок СМК по ИСО 10011;
• знание статистических методов управления качеством.

Опыт:

• опыт работы в ОРГАНИЗАЦИИ не менее 1 года;
• умение работать с документами;
• участие не менее чем в двух проверках, проводимых специалистами, допущенными к работе (в течение первого года внедрения СМК допускается участие в проверках экспертов без практического опыта проверок).

Личные качества:

• умение выслушивать собеседника, коммуникабельность;
• объективность и реалистичность;
• умение аналитически и гибко мыслить;
• целеустремленность в улучшении качества;
• умение устно и письменно выражать свои мысли;
• тактичность, лояльность;
• неразглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе проведения ВП.

Приложение Б

Функции и полномочия главного эксперта-аудитора.

Функции главного эксперта-аудитора:

• формирование группы аудиторов и организация её работы;
• установление и разъяснение объекта и целей проверки аудиторам и руководству проверяемого подразделения;
• представление группы руководству проверяемого подразделения;
• руководство экспертами в ходе проверки;
• решение спорных вопросов своего уровня и представление нерешенных спорных вопросов представителю руководства;
• составление протокола аудита и утверждение отчета о результатах аудита;
• контроль внедрения корректирующих действий;
• проверка эффективности корректирующих действий;
• проведение итогового совещания;
• передача (рассылка) документов по ВП;
• хранение и ведение документации по аудиту до сдачи в архив ОКК.

Главный эксперт-аудитор наделен полномочиями:

• получать всю информацию, необходимую для проведения аудита;
• принимать решения по вопросам организации проведения аудита и оценки его результатов;
• контролировать внедрение корректирующих действий.
• назначать дополнительный аудит для проверки эффективности корректирующих действий по устранению отклонений, выявленных в ходе аудита.

Приложение Г. Ф 00.07.02

Протокол внутренней проверки № _____ от "__"_______200__г.

Аудит плановый / внеплановый из-за:_________________________________________________

Раздел Название раздела Оценка Примечание 3 2 1 0 4.2 Требования к документации 5 Ответственность руководства - - - - 5.1 Обязательства руководства. 5.2 Ориентация на заказчика. 5.3 Политика в области качества. 5.4 Планирование. 5.5 Ответственность полномочия и взаимосвязь. 5.6 6 Управление ресурсами - - - - 6.1 Обеспечение ресурсами. 6.2 Человеческие ресурсы. 6.3 Инфраструктура. 6.4 Производственная среда. 7 Проведение процесса - - - - 7.1 Планирование процесса. 7.2 Проведение процесса. 7.3 Идентификация и прослеживаемость. 7.4 Сохранность продукции. 7.5 Управление контрольно-измерительным оборудованием. 8 Измерение, анализ и улучшения. - - - - 8.1 Статистические методы. 8.2 Мониторинг и измерения. 8.3 Управление несоответствующей продукцией. 8.4 Анализ данных 8.5 Улучшения 8.5.2 Корректирующие действия. 8.5.3 Предупреждающие действия. Итого: количество ответов по столбцам Количество баллов по столбцам Фактическое кол-во баллов / / Возможное кол-во баллов / Итоговая оценка:

Примечание:

3 балла - документация соответствует требованиям процесса и СМК и полностью выполняется.
2 балла - документация соответствует требованиям процесса и СМК, но выполняется не полностью.
1 балл - документация не полностью соответствует требованиям процесса и СМК, и не выполняется.
0 баллов - документация не соответствует требованиям процесса и СМК.

Главный эксперт-аудитор __________________(_________________) найти еще статьи

Бухгалтерский учет в ближайшие три года – одна из наиболее кардинально реформируемых областей. Так, с 1 января 2013 года вступит в силу новый закон о бухгалтерском учете. Помимо этого, начиная со следующего года появится ряд ПБУ, а к 2016 году планируется окончательный переход на МСФО.

В 2013 году впервые в системе организации бухгалтерского учета компании появляется понятие внутреннего контроля . Этому роду деятельности посвящена отдельная ст. 19 нового Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ).

Каждый экономический субъект должен осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если бухгалтерская (финансовая) отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то компания обязана проводить внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, за исключением тех случаев, когда ее руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя.

Согласно Плану на 2012-2015 годы по развитию бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на основе Международных стандартов финансовой отчетности, утвержденному Приказом Минфина России от 30 ноября 2011 г. № 440, сам Минфин России должен был разработать рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности сразу после принятия закона № 402-ФЗ. Однако закон был принят еще в конце 2011 года, а таких рекомендаций на данный момент еще нет. Однако отсутствие рекомендаций Минфина России не освобождает компании от необходимости организовать внутренний контроль.

Итак, можно говорить, что новый закон обязывает экономические субъекты организовать контроль и проверку не только отчетности, но и ревизию сделок, событий, операций, которые влияют на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и движение денежных средств.

Напомним, какие компании подлежат обязательному аудиту: (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности"):

• открытые акционерные общества;
• компании, ценные бумаги которой обращаются на организованных торгах;
• кредитные организации, бюро кредитных историй, профессиональные участники рынка ценных бумаг, страховые организации, клиринговые организации, общества взаимного страхования, организаторы торговли на рынке ценных бумаг, негосударственные пенсионные или иные фонды, акционерные инвестиционные фонды, управляющие компании акционерного инвестиционного фонда, паевые инвестиционные фонды или негосударственные пенсионные фонды (за исключением государственных внебюджетных фондов);
• компании, объем выручки которых от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг превышает 400 млн рублей или сумма активов бухгалтерского баланса которых по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 млн рублей за предшествовавший отчетному год (кроме органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и унитарных предприятий, а также сельскохозяйственных кооперативов и их союзов);
• организации, представляющие и (или) публикующие сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность);
• другие компании в случаях, установленных законодательством РФ.

Разумеется, внутренний контроль в той или иной степени существует и сегодня, способствуя решению основных задач бухгалтерского учета, указанные в п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", но новый Закон № 402-ФЗ выводит этот вопрос из разряда рекомендуемых на уровень обязательных .

Некоторые организации должны были организовать службу внутреннего контроля в рамках других законодательных актов. Например, компании, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, а именно: кредитные организации, страховые и лизинговые компании, организации федеральной почтовой связи, ломбарды и т.п. (ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма"). С 2003 года указанные организации должны были разработать правила внутреннего контроля при осуществлении операций с денежными средствами или иным имуществом. А на основании Постановления Правительства РФ от 30 июня 2012 г. № 667 указанные правила должны были быть приведены в соответствии с новыми требованиями в течение одного месяца.

Давно существуют другие нормативные документы, которые компании должны учесть в процессе организации работы службы внутреннего контроля. Одним из них является Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696 "Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности". В стандарте № 8 говорится, что система внутреннего контроля представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками аудируемого лица, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций и соответствия деятельности аудируемого лица нормативным правовым актам. Это означает, что организация системы внутреннего контроля и ее функционирование направлены на устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, которые угрожают достижению любой из поставленных целей.

Организация службы внутреннего контроля в компании

Структура самой службы также вариативна. Может быть организовано отдельное структурное подразделение или выделено должностное лицо для выполнения процедур внутреннего контроля. Перечень функций и задач, возлагаемых на службу, определяется в локально-нормативном документе – например, в положении или внутренней процедуре. Также обязанности по осуществлению функций внутреннего контролера должны быть указаны в трудовых договорах и должностных инструкциях работников подразделения.

Но есть и другая возможность – заключить соответствующий договор с контрагентом, который специализируется на оказании услуг внутреннего контроля. Вполне вероятно, что с учетом новых требований аутсорсинговые компании будут предлагать услугу по внутреннему контролю. Какие это будут функции, и в каком объеме они могут осуществляться, определяет договор оказания услуги между контрагентами.

Основные функции службы внутреннего контроля

Функции службы внутреннего контроля:

1. Мониторинг эффективности процедур внутреннего контроля. Постановка необходимых систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля входит в обязанности руководства, и этому следует постоянно уделять соответствующее внимание, а на службу внутреннего контроля обычно возлагаются обязанности по проверке этих систем, мониторингу эффективности их функционирования, а также представлению рекомендаций по их усовершенствованию.

2. Исследование финансовой и управленческой информации. Эта функция включает в себя обзорную проверку средств и способов, используемых для сбора, измерения, классификации этой информации и составления отчетности на ее основе, а также специфические запросы в отношении отдельных ее составляющих частей, включая детальное тестирование операций, остатков по счетам бухгалтерского учета и других процедур.

3. Контроль экономности, эффективности и результативности , включая нефинансовые средства контроля проверяемого лица.

4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации , нормативных актов и прочих внешних требований , а также внутренних требований руководства.

Целью службы внутреннего контроля

Главной целью службы внутреннего контроля в отношении работы бухгалтерского подразделения является координация по вопросам постановки бухгалтерского учета, налогового учета и, в отдельных случаях, управленческого учета, обеспечение единого подхода при отражении на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета хозяйственных операций . Проведение внутрисистемного аудита по вопросам соблюдения положений по учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, исполнения норм законодательства Российской Федерации и внутренних локально-нормативных актов. Осуществление полного контроля за конечными результатами деятельности при соблюдении установленной методологии бухгалтерского и налогового учета. Именно внутренний контроль должен способствовать объединению всей совокупности финансово-хозяйственной деятельности организации в единую систему и обеспечивать ее бесперебойное функционирование.

Объем и задачи внутреннего контроля могут различаться в зависимости от структуры проверяемого лица и требований его руководства, а также особенностей деятельности организации.

Краеугольным мероприятием внутреннего контроля является внутренний аудит. Нормативные документы в отношении внешнего обязательного аудита мы можем применить и к организации внутренних контрольных мероприятий. Более того, в стандарте № 29 "Рассмотрение работы внутреннего аудита"утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696 описаны основы внутреннего аудита. Под ним понимается контрольная деятельность, осуществляемая внутри аудируемого лица его подразделением – службой внутреннего аудита. Функции службы внутреннего аудита включают мониторинг адекватности и эффективности системы внутреннего контроля.

Внутренний контроль должен рассматриваться не как однократные или периодические мероприятия, а чтобы иметь представление о состоянии дел на каждом участке работы, как постоянные процедуры. Частота проведения повторных аудитов зависит от масштабов организации и количества сотрудников в службе внутреннего контроля. Можно выделить предварительный, текущий и последующий виды контроля, что означает соблюдение непрерывности процесса аудита.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он предполагает экспертизу будущих результатов, которые ожидаются от свершения таких операций, предупреждение нарушений.

При текущем контроле происходит отслеживание совершаемых хозяйственных операций. Он осуществляется на всех стадиях движения денежных средств компании.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем проверки бухгалтерских документов, регистров и отчетности. При текущем и последующем контроле выявляются допущенные нарушения и принимаются меры к их устранению.

Во время проведения внутреннего контроля проверяемые обязательно уделяют внимание следующим моментам:

• Соблюдается ли действующее законодательство РФ, локально-нормативные акты, организационно-распорядительные документы, учетные политики по бухгалтерскому и налоговому учету.
• Правильно и своевременно ли отражены все хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета и в налоговых регистрах.
• В полном размере и правильно ли документально оформлены хозяйственные операции.
• Правильно ли отражены в бухгалтерском и налоговом учете доходы и расходы.
• Обеспечена ли сохранность всех активов организации.
• Правильно ли составлена бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность организации.

По результатам проведения внутреннего контроля оформляется отчет. В нем по каждому объекту проверки приводится описание выявленных недочетов и нарушений в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета, даются рекомендации по порядку исправления ошибок и устранению недочетов, указывают сроки, в течение которых эти ошибки должны быть исправлены. Отчет, составленный по результатам внутреннего аудита, может быть использован при проведении обязательного аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности, если внешний будет уверен в эффективной организации системы внутреннего контроля.

Различают плановый и внеплановый контроль. При плановых проверках составляется график их проведения. В него включаются участки учета, подлежащие проверке, начальные и конечные даты ее проведения, срок написания отчета по проверке, ответственные лица за ее проведение, методы проверки. График доводится до всех заинтересованных лиц. При внеплановых проверках контролируются участки учета, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях. Инициируется такая проверка, как правило, Приказом руководителя организации, с указанием предпосылок проведения внеплановой проверки.

А уже на основании отчета разрабатывается график мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные лица. Причем проверка соблюдения данного графика также возлагается на службу внутреннего контроля.

Для организации эффективного внутреннего контроля крайне важно обеспечить его проведение методологически. Все инструменты, сроки, документация, особенности выборки должны быть отражены во внутреннем регламентирующем документе – стандарте проведения аудиторской проверки.

Результаты контроля служат предпосылкой для проведения других мероприятий внутреннего контроля: обучения сотрудников, консультационной поддержке и т.п.

Консультация и тренинг – инструменты службы внутреннего контроля

Оказание методологической и консультационной помощи сотрудникам бухгалтерской службы по разным направлениям учета, по вопросам постановки бухгалтерского и налогового учета, обеспечение единого подхода к отражению хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета является одним из инструментов контроля, ведь сотрудник службы внутреннего контроля анализирует ситуацию и предоставляет готовое решение по спорному вопросу. Консультационная поддержка сотрудников требует определенной регламентации. Поступающие от бухгалтеров запросы необходимо фиксировать и анализировать для принятия дальнейших решений. При проведении аудиторских мероприятий в первую очередь стоит обратить внимание на запросы из разряда рисковых и сложных, также они послужат материалом для проведения обучающих мероприятий.

Таким образом, еще одним инструментом службы внутреннего контроля является обучение сотрудников бухгалтерской службы . Целью проведения обучающих мероприятий является своевременное ознакомление сотрудников с изменениями в законодательстве, с новыми процедурами работы, обсуждение систематических ошибок или проблем, возникших в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета, разрешение спорных вопросов.

К еще одному инструменту контроля можно отнести участие сотрудников службы внутреннего контроля в проведении инвентаризации имущества и прочих активов организации, в качестве членов инвентаризационной комиссии. Целью такого мероприятия является осуществление контроля за рациональным использованием и сохранностью имущества организации, выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского учета, определения порядка отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете.

Служба внутреннего контроля может привлекаться к участию в налоговых проверках для предоставления устных и письменных пояснений в ходе проверки, а по ее окончании принимать непосредственное участие в подготовке возражений по акту проверки.

Из всего вышесказанного становится понятно, что сотрудники службы внутреннего контроля должны обладать обширными знаниями и хорошо ориентироваться в бухгалтерском, налоговом, гражданском и трудовом законодательствах. Они должны постоянно поддерживать высокий уровень своих профессиональных знаний и умений. И это тоже должна учитывать компании при организации работы сотрудников службы внутреннего контроля.

Л.В. Чхутиашвили, канд. экон. наук, аудитор, член ИПБ Московского региона

Внутренний контроль – важнейшая часть системы управления, позволяющая предупреждать, выявлять недостатки и нарушения, а также своевременно устранять их последствия. Он способствует достижению целей деятельности организации, но не гарантирует их достижение.

Варианты организации внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала, определяются руководителем. При этом в расчет принимаются характер и масштаб деятельности компании, особенности его системы управления. Польза внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Конечно, организация может обойтись без создания отдельного подразделения внутреннего контроля. Только высшее руководство способно оценить его необходимость. Однако практика дает однозначную оценку значению системы внутреннего контроля – это наиболее эффективный инструмент управления организацией.

Внутренний контроль может осуществлять собственная служба внутреннего контроля (внутреннего аудита), представленная специальными отделами, службами, комиссиями или так называемыми ревизорами – высококвалифицированными сотрудниками. Создание собственной службы целесообразно, если риски высоки, необходим контроль на постоянной основе.

Для его осуществления требуются специальные знания, навыки и опыт, существуют требования законодательства или регулятора финансового рынка о создании такой службы. Структура, состав, штатная численность не являются строго заданными. Вариант организации службы внутреннего контроля во многом зависит от правовой формы, организационной структуры, вида деятельности, а также необходимости контроля за теми или иными процессами.

Например, служба внутреннего контроля чаще всего создается организациями, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам. В этом случае полномочия и функции по организации и осуществлению внутреннего контроля должны быть распределены между руководителями различного уровня (советом директоров, комитетом по аудиту, генеральным и финансовым директорами, руководителями подразделений и персоналом отдела внутреннего контроля).

Для малого бизнеса часть контрольных функций возлагается на менеджеров. Если численность персонала не позволяет осуществить разграничение полномочий и ротацию обязанностей, руководитель может принять на себя все функции по организации и осуществлению внутреннего контроля и использовать сверку, надзор.

Для эффективной организации внутреннего контроля руководству хозяйствующего субъекта следует руководствоваться такими принципами, как:

• рациональная организация рабочих процессов;
• разделение функциональных обязанностей между работниками;
• информационное обеспечение работников;
• обязательный, систематизированный контроль за выполнением операций.

Оценка внутренних потребностей

Внутренний контроль в каждом конкретном случае организуется исходя из целей и задач управления организацией, поэтому пакет отчетности по работе внутреннего контролера устанавливается индивидуально. В него могут быть включены следующие разделы:

1) соответствие учета и отчетности действующему бухгалтерскому законодательству, в том числе:

• отражение в учете всех фактов хозяйственной деятельности в различных характеристиках;
• уровень систематизации хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных документах;
• соответствие оценочных показателей стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении требованиям законодательства по оценке учредителей, рыночной стоимости и т.д.;
• отражение фактов хозяйственной деятельности в периоды их совершения;
• своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности;

2) состояние первичной документации, ее сохранность и достоверность для отражения в учете;

3) соответствие квалификации работников бухгалтерии или соответствие их должностных обязанностей фактически выполняемой работе, а также распределение обязанностей между работниками бухгалтерии.

Внутренний контроль с точки зрения руководителя может осуществляться по таким основным критериям, как:

• соотношение выгод и потерь для предприятия в целом;
• соответствие предусмотренных законом действий устоявшимся принципам и традициям;
• соблюдение конфиденциальности и уважения к работникам бухгалтерии, работа которых будет подвергаться дополнительной проверке на предмет соблюдения бухгалтерского законодательства.

Результатом осуществления внутреннего контроля является отчетная информация, готовящаяся по результатам проверки внутренним контролером для руководителей организации, где должны быть зафиксированы выявленные факты нарушений или зоны риска, к которым, в частности, могут быть отнесены:

• выявленные факты нарушений законодательства Российской Федерации;
• факты неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в контексте внутренних регламентов;
• выявленные факты недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей;
• размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений (с указанием фамилий и должностей лиц, по вине которых они были допущены).

В результате анализа причин отклонений, отступлений от требований законодательства внутренним контролером должны формироваться предложения по устранению выявленных нарушений и корректировке. На основании материалов обобщения результатов проверок должны быть разработаны мероприятия по предотвращению нарушений в будущем, могут быть подготовлены рекомендации по новым методам и способам бухгалтерского (управленческого и финансового) учета.

Напомним, что недостачи и хищения денежных средств и материальных ценностей выявляются также в ходе обязательных годовых инвентаризаций имущества организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств и регулярных (в том числе внезапных) проверок отдельных видов ценностей организации – денежных средств, МПЗ и т.п.

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия создается в составе руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества рабочие комиссии создаются в составе представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, и специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок всех видов имущества в межинвентаризационный период. В течение года в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Кроме того, постоянно действующие инвентаризационные комиссии решают вопросы об отнесении возможных убытков, выявленных в процессе проведения инвентаризаций, на виновных лиц, а также решают множество других вопросов.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества организации для одновременного проведения инвентаризации. Как правило, рабочие комиссии утверждаются на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Состав разовых комиссий в каждом конкретном случае утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости – по проверке и выборочной инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители службы внутреннего контроля (внутреннего аудита) организации, независимых аудиторских организаций.

Сфера деятельности и задачи внутреннего контроля

Сферой деятельности внутреннего контролера (аудитора) является:

• подотчетность одних работников другим;
• внутренние проверки финансово-хозяйственной деятельности;
• участие в инвентаризации денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей;
• проведение сверок расчетов с контрагентами организации;
• осуществление контроля за информационными системами бухгалтерского и управленческого учета;
• ограничение доступа к активам, бухгалтерским первичным документам, файлам данных;
• сравнение и анализ полученных финансовых результатов с плановыми показателями и т.д.

Основная задача внутреннего контролера (аудитора) – участие в независимой проверке бухгалтерской (финансовой) отчетности организации в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности, а также осуществление внутреннего контроля составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета. Внутренний контролер (аудитор) своими своевременными действиями может сократить время присутствия в организации налоговых инспекторов и внешних аудиторов.

Элементы внутреннего контроля

В Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» приводятся общие подходы к организации внутреннего контроля, а также описаны элементы внутреннего контроля и необходимые процедуры внутреннего контроля. Основными элементами внут­реннего контроля Минфин России называет: контрольную среду, оценку рис­ков, процедуры внутреннего контроля, информацию и коммуникации, оценку внутреннего контроля .

Контрольная среда

Контрольная среда – это комплекс принципов и стандартов работы компании, который говорит о важности внутреннего контроля и определяет требования к нему. Это система этических ценностей, стиля управления, процесса принятия решений, делегирования полномочий и принятия ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю.

Контрольная среда должна создавать надлежащее отношение персонала к тому, что в компании осуществляется внутренний контроль. Обычно правила и принципы фиксируются во внутренних нормативных документах, предусматривающих разделение функций и ответственности работников с целью недопущения злоупотребления использованием тех или иных активов, исключения возможных случайных или умышленных искажений фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Оценка рисков

Процесс оценки рисков направлен на анализ, выявление и устранение рисков, а также минимизацию их возможных последствий. При оценке рисков вне зависимости от того, будет ли проводиться аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности, руководство должно оценивать вероятность искажения отчетных данных. При этом исходят из следующих допущений:

• возникновение и существование – активы, обязательства и капитал фактически существуют на отчетную дату. Факты хозяйственной жизни, отраженные в бухгалтерском учете, имели место в течение отчетного периода и относятся к деятельности экономического субъекта;
• полнота – факты хозяйственной жизни, имевшие место в отчетном периоде, фактически отражены в бухгалтерском учете в нужном периоде;
• права и обязательства – компания имеет права на отраженные в бухгалтерском учете активы и несет ответственность по существующим обязательствам;
• оценка и распределение – активы, обязательства, доходы и расходы правильно оценены и отражены в стоимостном и количественном измерении на соответствующих счетах и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета;
• представление и раскрытие – данные бухгалтерского учета корректно представлены и раскрыты в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Минфин России обращает внимание на то, что этим принципам должна соответствовать также и информационная система субъекта, которая обеспечивает ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Персонал организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства о различных фактах.

Все эти допущения хорошо известны внешним аудиторам, и в своих рабочих документах они их детально отражают и производят тестирование бухгалтерских операций именно с учетом этих допущений.

С целью минимизации всех известных рисков организация должна разрабатывать адекватные контрольные процедуры. Состав и содержание контрольных процедур зависят от элементов системы бухгалтерского учета, например средств и способов обработки информации, объема хозяйственных операций, уровня автоматизации и т.п. Поэтому все документы, отчеты службы (работника) внутреннего контроля будут носить сугубо конфиденциальный характер.

Процедуры внутреннего контроля

Процедуры внутреннего контроля – это действия, направленные на минимизацию рисков. Такими действиями могут быть:

• документальное оформление операций и фактов хозяйственной жизни. Например, записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Существенные оценочные значения, включенные в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должны основываться на расчетах;
• подтверждение соответствия объектов (документов) установленным требованиям. Например, при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям, установленным в компании, Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговом кодексе РФ. К этим контрольным процедурам относится и контроль связанных операций, например соотнесение выданных авансов на закупку материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей. Аналогично осуществляется контроль выданных подотчетных сумм на предмет своевременности составления авансовых отчетов;
• санкционирование (авторизация) хозяйственных операций. Как правило, разрешение на совершение операций их инициатором дается персоналом более высокого уровня. Например, авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем (уполномоченным на это лицом).
• сверка данных. Например, для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться сверка расчетов с поставщиками и покупателями. Остатки по счетам учета наличных денежных средств должны сверяться с остатками денежных средств по данным кассовой книги. Остатки по счетам учета материальных запасов должны сверяться с данными склада и др.;
• разграничение полномочий и ротация обязанностей. С целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений подготовка первичных учетных документов, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и отражение их результатов в бухгалтерском учете, как правило, должны возлагаться на разных лиц;
• физический контроль. Сюда относятся вопросы надежности охраны ценностей, ограничение доступа, инвентаризация объектов учета и др.;
• надзор. Предполагает оценку достижения поставленных целей или показателей. Например, оценку правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетов (смет), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами. Выделяют процедуры общего компьютерного контроля и контроля уровня приложений. Общий компьютерный контроль включает правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др. Они должны обеспечивать бесперебойное и надежное использование программного обеспечения. Процедуры контроля уровня приложений включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках и др.).

Из перечисленных процедур для целей противодействия злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными являются санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, физический контроль.

Процедуры контроля могут быть предварительные и последующие. Предварительные направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений (физический контроль, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и др.). Последующие процедуры направлены на выявление уже свершившихся ошибок и нарушений установленного порядка (сверка, надзор и др.).

Процедуры можно разделить по степени автоматизации их выполнения на автоматические, полуавтоматические и ручные.

Автоматические процедуры выполняются информационной системой без участия персонала. Например, автоматически в программном обеспечении осуществляется контроль доступа.

Полуавтоматические процедуры выполняются информационной системой, но должны быть инициированы или завершены вручную. Пример: отчеты о выполненных в программе исправлениях данных бухгалтерского учета должны быть проверены исполнителем.

Ручные процедуры внутреннего контроля выполняются персоналом экономического субъекта вне информационных систем. Например, инвентаризация производится вне программного обеспечения, но затем ее результаты сравниваются с данными учета, и корректировки производятся вручную.

Оценка внутреннего контроля

Не реже одного раза в год принятая система внутреннего контроля должна оцениваться. Объем, характер способов и методов оценки определяются руководителем соответствующего уровня.

Минфин России рекомендует составлять матрицу рисков и проверять достаточность процедур внутреннего контроля, направленных на минимизацию их последствий, формировать методом случайного отбора выборку операций для тестирования эффективности контроля. При определении выборки следует учитывать особенности функционирования системы внутреннего контроля.

В ходе повседневной жизни организация должна проводить непрерывный мониторинг работы системы внутреннего контроля. Это делается путем регулярного анализа результатов деятельности, поверки результатов выполнения отдельных хозяйственных операций, регулярной оценки и уточнения применимой организационно-распорядительной документации и т.д.

Комбинация непрерывного мониторинга и периодической оценки внутреннего контроля позволяет удостовериться в том, что внутренний контроль обеспечивает достаточную уверенность в достижении заявленных компанией целей. При необходимости в систему внутреннего контроля вносятся изменения, но не реже одного раза в год по итогам оценки ее работы.

Документальное оформление

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля в компании должен быть оформлен документально. Для разных элементов контроля должны быть оформлены разные документы.

Например, контрольная среда может быть оформлена:

• положением о стратегии, целях и ценностях компании, определяющим поведение ее на рынке и методы управления;
• кодексом деловой этики, описывающим правила поведения руководства и сотрудников при наступлении различных событий, процедуры рассмотрения жалоб;
• организационной структурой организации, определяющей место и роль ее подразделений, уровни принятия решений, штатным расписанием;
• положениями об отдельных подразделениях организации, определяющими функции подразделений, полномочия и ответственность их руководителей;
• внутренними распорядительными документами, определяющими правила принятия решений и осуществления отдельных хозяйственных операций, в том числе учетной политикой;
• кадровой политикой, устанавливающей подходы к найму, обучению и развитию персонала, критерии оценки результатов деятельности, систему оплаты труда.

Применительно к ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности контрольную среду могут описывать такие документы, как положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала экономического субъекта и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

Документирование рисков начинается с описания бизнес-процессов и процедур работы. Описание может производиться в текстовой и графической форме, по направлениям деятельности, юридической или организационной структуры.

Непосредственно описание риска должно включать в себя указание на потенциальное неблагоприятное внутреннее и (или) внешнее событие (факт, обстоятельство), порождающее риск; причину и вероятность его возникновения; возможные негативные последствия (ущерб), их количественную и (или) качественную оценку.

По результатам оценки рисков определяются наиболее существенные. Для минимизации их последствий разрабатывается конкретный перечень процедур внутреннего контроля. Процедура должна описывать риск; область или процесс, подверженный риску; наименование и краткое описание процедур внутреннего контроля, посредством осуществления которых минимизируются последствия риска.

Может быть приведена ссылка на регламент осуществления процедуры. Устанавливают исполнителя (сотрудник или информационная система); частоту (периодичность) осуществления процедуры внутреннего контроля; входящие документы, на основании которых осуществляется процедура внутреннего контроля, а также исходящие документы, которые свидетельствовали бы об осуществлении процедуры. По возможности указывается ожидаемый результат контроля.

Риски и соответствующие им процедуры внутреннего контроля могут быть описаны матрицей рисков и процедур внутреннего контроля. Такая форма описания позволяет оценить полноту покрытия внутренним контролем выявленных рисков.

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться политика в области внешних и внутренних коммуникаций, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Вся документация по правилам и осуществлению внутреннего контроля подлежит регулярному обновлению не реже одного раза в год после оценки необходимости ее обновления. В основу решения об обновлении документов могут быть положены результаты периодической оценки и непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы экономического субъекта.

Права и обязанности внутреннего контролера можно разработать по аналогии с аудиторской деятельностью в соответствии со статьей 13 Федерального закона № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности», несколько изменив приоритеты проверки. Внутренние контролеры вправе:

1) самостоятельно определять формы и методы проведения внутреннего контроля (аудита) с использованием положений федеральных стандартов аудиторской деятельности;

2) исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью проверяемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации;

3) получать у должностных лиц проверяемого лица разъяснения и подтверждения в устной и письменной форме по возникшим в ходе аудита вопросам;

4) отказаться от проведения контрольных процедур или от выражения своего мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности в выдаваемом заключении в случаях:

• непредставления проверяемым лицом всей необходимой документации;
• выявления в ходе проверки обстоятельств, оказывающих либо способных оказать существенное влияние на мнение аудиторской организации, индивидуального аудитора о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемого лица;

5) осуществлять иные права, вытекающие из трудового договора.

Формы и методы проведения контроля внутренним контролером строятся на основании собственных стандартов организации и регламентов службы внутреннего контроля конкретной организации.

Поскольку внутреннему контролю подвергается только бухгалтерский учет, соответственно первичные документы и бухгалтерские регистры должны сшиваться, нумероваться и храниться в организации в соответствии с порядком архивирования в самой бухгалтерии, а внутреннему контролеру останется хранить только свои собственные отчеты и комментарии к ним. В обязанности внутреннего контролера может входить и умение работать с электронной документацией, передавать ее, хранить, разархивировать и т.д.

Для выполнения поставленных перед внутренним контролером задач он должен будет уметь проверить:

1) полноту, законность и экономическую целесообразность отраженных в бухгалтерском учете операций. Другими словами, контролер будет проверять объекты учета на предмет правильности классификации и оценки;

2) соответствие отраженных финансово-хозяйственных операций в бухгалтерском учете принятым в организации внутренним регламентам: учетной политике по бухгалтерскому учету, стандарту формирования себестоимости, кадровой политике и пр.;

3) наличие лишних данных в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

4) объективность бухгалтерской (финансовой) отчетности, что будет соответствовать верному представлению о предприятии в целом;

5) компьютерные программы, обслуживающие функционирование учетной системы и включающие формирование первичных документов. Контролер должен уметь проводить их анализ, разноску по счетам, чтобы программы не могли быть сфальсифицированы.

Для таких целей можно использовать и специальные программные разработки для аудита информационных систем, которые автоматически проверяют положения учетной политики, заложенные в бухгалтерскую программу для автоматического исполнения; бухгалтерские итоги и бухгалтерские записи на отсутствие сальдо по количеству или по сумме у соответствующих счетов; ошибки переоценки валютных средств на конец отчетного периода; сомнительные бухгалтерские записи или бухгалтерские записи, которые недопустимы; постоянных и временных разниц; данных по расчетам с поставщиками.

Таким образом, главные бухгалтеры и внутренние контролеры (аудиторы) могут использовать для подготовки правил внутреннего контроля международные и национальные стандарты аудиторской деятельности и рекомендации финансового ведомства.

Внутренний контролер (аудитор) должен документально оформить все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств о каждом из элементов системы внутреннего контроля. Форма, содержание и объем рабочих документов являются предметом профессионального суждения внутреннего контролера (аудитора).

Кроме того, внутренний контролер (аудитор) должен своевременно доводить до своего руководителя и представителей собственника полученную информацию о недостатках в организации и применении системы внутреннего контроля. Здесь возможно либо провести совещание с работниками организации, либо направить руководству письмо с изложением своих замечаний и предложениями по их устранению. При этом сведения о выявленных недостатках системы внутреннего контроля в любом случае будут включены в письменную информацию, полученную по результатам проведения внутреннего контроля и доведенную до руководства, а также представителей собственника.

Примерно те же положения содержатся и в международных стандартах аудита, в частности, в Федеральном правиле (стандарте) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» и в МСА 400 «Оценка рисков и внутренний контроль».

В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) экономический субъект обязан организовать и осуществлять . Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, должен организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял на себя обязанность ведения бухгалтерского учета).
Таким образом, с 1 января 2013 г. внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни осуществляется обязательно.
О том, как его можно организовать на основании Рекомендаций Минфина, читайте в предложенном материале.

Понятие "внутренний контроль"

Прежде чем что-либо организовывать, надо определиться с понятиями и с тем, что мы хотим получить в итоге. В данном случае понятие "внутренний контроль" для Закона о бухгалтерском учете является новым, его не было в предыдущем Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Но это не означает, что данное понятие совершенно новое для субъектов хозяйственной деятельности. Приведем нормы действующих законодательных актов, в которых присутствуют аналогичные понятия:

• ст. 85 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах": для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества общим собранием акционеров в соответствии с уставом общества избирается ревизионная комиссия (ревизор) общества;
• ст. 47 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью": ревизионная комиссия (ревизор) общества вправе в любое время проводить проверки финансово-хозяйственной деятельности общества и иметь доступ ко всей документации, касающейся деятельности общества. По требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, а также работники общества обязаны давать необходимые пояснения в устной или письменной форме. Ревизионная комиссия (ревизор) общества в обязательном порядке проводит проверку годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества до их утверждения общим собранием его участников. Общее собрание участников общества не вправе утверждать годовые отчеты и бухгалтерские балансы общества при отсутствии заключений ревизионной комиссии (ревизора).

Таким образом, в ООО и АО должны быть ревизионные комиссии (ревизоры) для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организаций. Однако это требование далеко не всегда выполняется на практике.

И наконец, в ст. 3 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" дано понятие внутреннего контроля - это деятельность организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, по выявлению операций, подлежащих обязательному контролю, и иных операций с денежными средствами или другим имуществом, связанных с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма. В данном случае дано определение понятия внутреннего контроля с учетом вполне конкретных целей и задач.

Что же понимается под внутренним контролем для целей применения Федерального закона N 402-ФЗ? Этот Закон не дает определения понятия "внутренний контроль", а также не устанавливает каких-либо требований или условий для его организации.

В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" также сказано, что законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на порядок, способы, процедуры осуществления указанного внутреннего контроля.

При этом согласно Плану Минфина России на 2012 - 2015 годы по развитию бухгалтерского учета и отчетности в РФ на основе Международных стандартов финансовой отчетности, утвержденному Приказом Минфина России от 30.11.2011 N 440, для субъектов хозяйственной деятельности должны быть подготовлены соответствующие рекомендации по организации и осуществлению ими внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и . Разработка данных рекомендаций должна происходить с участием заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, Банка России, профессионального сообщества. Срок исполнения - 2014 г.

Таким образом, с одной стороны, законодатель не устанавливает никаких ограничений по организации внутреннего контроля, а с другой - хозяйствующим субъектам хотелось бы видеть определенные ориентиры по организации данной работы. Понятно, что крупные компании имеют в своем составе соответствующие службы и подразделения, которые работают исходя из конкретных условий ведения бизнеса. Но субъектам малого и среднего бизнеса проще организовать внутренний контроль на основании стандартных рекомендаций с учетом особенностей конкретного хозяйствующего субъекта.

В сентябре 2013 г. на сайте Минфина появился проект "Рекомендации в области бухгалтерского учета "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности" (далее - Рекомендации). На момент подготовки данного материала этот документ не изменил своего статуса.

Сразу оговоримся, что названный документ содержит рекомендации по организации и осуществлению экономическим субъектом внутреннего контроля, предусмотренного ст. 19 Федерального закона N 402-ФЗ. Внутренний контроль, установленный иными федеральными законами, организуется и осуществляется экономическим субъектом в соответствии с такими федеральными законами (примеры Законов см. выше).

Понятие внутреннего контроля

Первое, что делает Минфин, - это дает определение понятия "внутренний контроль". Под ним понимается процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

• эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
• достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• соблюдение применяемого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Цели и задачи внутреннего контроля

Внутренний контроль способствует достижению экономическим субъектом целей своей деятельности. Здесь интересно то, что финансисты говорят об ограничениях эффективности внутреннего контроля, притом что внутренний контроль не гарантирует достижения поставленных целей. Эффективность внутреннего контроля может быть ограничена:

• изменением экономической конъюнктуры или законодательства, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта;
• превышением должностных полномочий руководством или персоналом экономического субъекта, включая сговор персонала;
• возникновением ошибок в процессе принятия решений, осуществления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, в том числе составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

С данными ограничениями можно только согласиться: наше законодательство меняется непрерывно, ситуация на рынке также меняется (и не всегда в лучшую сторону), а от ошибок не застрахован никто, при этом нельзя исключать и криминальную составляющую.

Элементы внутреннего контроля

• контрольная среда;
• оценка рисков;
• процедуры внутреннего контроля;
• информация и коммуникация;
• оценка внутреннего контроля.

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности экономического субъекта, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к нему на уровне экономического субъекта в целом.

Оценка рисков - процесс выявления и анализа рисков, то есть сочетания вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности.

Под процедурами внутреннего контроля понимаются действия, направленные на минимизацию рисков, влияющих на достижение целей экономического субъекта.

Основным источником информации для принятия решений являются информационные системы экономического субъекта. Коммуникация представляет собой распространение информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

Оценка внутреннего контроля осуществляется в отношении всех остальных иных элементов внутреннего контроля с целью определения их эффективности и результативности, а также необходимости их изменения.

Рассмотрим данные элементы подробнее.

Контрольная среда . Контрольная среда - это документы, на основании которых в том числе осуществляется внутренний контроль. Это могут быть положение о стратегии, целях и ценностях экономического субъекта, организационная структура экономического субъекта, уровни принятия решений, штатное расписание, внутренние распорядительные документы и др.

Для ведения бухгалтерского учета основными документами являются положение о бухгалтерской службе, учетная политика экономического субъекта, требования к квалификации бухгалтерского персонала. Могут быть и другие документы, устанавливающие общие правила ведения бухгалтерского учета: порядок взаимодействия подразделений, порядок принятия решений по вопросам бухгалтерского учета и т.д.

Оценка рисков . Вся деятельность экономического субъекта связана с рисками. Работа с рисками является сложной и трудоемкой. Ее условно можно разбить на два этапа: выявление рисков и управление ими. При этом риски оцениваются, и по результатам такой оценки экономический субъект определяет наиболее существенные риски и принимает решения по минимизации их последствий посредством организации и осуществления внутреннего контроля.

Работа с рисками напрямую зависит от бизнес-процессов и процедур работы экономического субъекта. Полноценно такую работу под силу проделать только достаточно крупным структурам. В Рекомендациях даны основные направления по работе с рисками.

Что касается рисков применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе к составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, то в данном случае оценка рисков призвана выявлять риски, которые могут повлиять на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом целесообразно исходить из того, что ведется полноценный, а не формальный бухгалтерский учет и на его основе составляется корректная бухгалтерская отчетность.

В Рекомендациях обращено внимание еще на один фактор риска - злоупотребление и мошенничество со стороны руководства и персонала. Оценка данного риска предполагает выявление участков (областей, процессов), на которых могут возникать злоупотребления и мошенничество, а также возможностей для их совершения, в том числе связанных с недостатками контрольной среды и процедур внутреннего контроля экономического субъекта.

Процедуры внутреннего контроля . Такие процедуры нужны для минимизации рисков. Исходя из этого в Рекомендациях приведены следующие процедуры внутреннего контроля (с примерами):

• документальное оформление: записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, бухгалтерских справок, расчетов;
• подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям: при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям законодательства;
• санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, которое подтверждает правомочность совершения операций: авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем или санкционирование (авторизация) платежей может осуществляться руководителями разного уровня в зависимости от суммы платежа;
• сверка данных: должна производиться сверка расчетов с поставщиками и покупателями;
• разграничение полномочий и ротация обязанностей: полномочия по подготовке первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) хозяйственных операций и отражению результатов хозяйственных операций в бухгалтерском учете должны возлагаться на разных лиц на ограниченный период;
• физический контроль: должны обеспечиваться охрана объектов, ограничение доступа к ним, их инвентаризация;
• надзор: должна осуществляться оценка правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем).

Процедуры внутреннего контроля делятся:

• в зависимости от момента осуществления - на предварительные и последующие;
• в зависимости от степени автоматизации - на автоматические, полуавтоматические и ручные.

Информация и коммуникация . Качественная и своевременная информация обеспечивает функционирование внутреннего контроля и возможность достижения поставленных целей. Качество хранимой и обрабатываемой информации может существенно влиять на управленческие решения экономического субъекта, эффективность внутреннего контроля. Вне зависимости от того, подлежит ли бухгалтерская (финансовая) отчетность экономического субъекта аудиту, информационная система экономического субъекта должна обеспечивать ведение бухгалтерского учета, в том числе составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Что касается коммуникации, то без взаимодействия подразделений субъекта невозможно достигнуть поставленных целей. Например, персонал экономического субъекта должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства о различных фактах.

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут быть политика в области внешних и внутренних коммуникаций, графики представления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Оценка внутреннего контроля . Минфин рекомендует проводить оценку внутреннего контроля не реже одного раза в год. В Рекомендациях даны отдельные советы по проведению такой оценки (в Приложении). Ее целью является определение эффективности внутреннего контроля.

Объем и характер способов и методов оценки внутреннего контроля определяются руководителем соответствующего подразделения или руководителем экономического субъекта. Будет ли это непрерывный мониторинг внутреннего контроля, или его периодическая оценка, или комбинация данных вариантов, зависит от различных факторов.

Результаты оценки внутреннего контроля должны быть оформлены документально, согласованы с исполнителями процедур внутреннего контроля и представлены руководству экономического субъекта. Объем, состав и формы документации определяются потребностями экономического субъекта.

В случае выявления недостатков эффективности внутреннего контроля анализируются их причины. Составляется план устранения недостатков с указанием сроков.

Организация внутреннего контроля

В итоге мы подошли к вопросу о том, как организовать требуемый внутренний контроль на практике.

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала экономического субъекта, определяется руководителем экономического субъекта в зависимости от характера, масштабов деятельности экономического субъекта и особенностей его системы управления.

• внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления экономическим субъектом, во всех его подразделениях;
• в осуществлении внутреннего контроля должен участвовать весь персонал экономического субъекта в соответствии с его полномочиями и функциями;
• полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Последний принцип особенно важен для субъектов малого бизнеса. Радует, что финансисты в данном случае вспомнили о требовании рациональности. Применить в полном объеме все приведенные в Рекомендациях элементы малым и средним предприятиям просто не под силу, затраты на организацию такого внутреннего контроля превысят эффективность от его внедрения. Но совсем отказываться от внутреннего контроля тоже нельзя. Во-первых, это является обязанностью экономического субъекта. Во-вторых, бесконтрольность порождает злоупотребления и халатность, что неизбежно ведет к экономическим потерям.

В случае если какие-либо элементы внутреннего контроля не могут быть применены субъектом малого предпринимательства, его руководитель может организовать внутренний контроль любым другим способом, который обеспечивает достижение целей деятельности этого экономического субъекта. Например, руководитель субъекта малого предпринимательства может принять на себя все функции по организации и осуществлению внутреннего контроля. Если численность персонала экономического субъекта не позволяет разграничить полномочия и осуществить ротацию обязанностей, субъект малого предпринимательства может использовать другие процедуры внутреннего контроля, которые позволяют покрыть имеющиеся риски (сверку, надзор).

В общем случае организация и оценка внутреннего контроля могут осуществляться экономическим субъектом самостоятельно и (или) независимым консультантом (аудитором).

Для организации и осуществления внутреннего контроля экономический субъект может создать специальное подразделение внутреннего контроля (службу внутреннего аудита, службу внутреннего контроля). Это целесообразно в двух случаях: когда это является потребностью данного экономического субъекта либо существуют требования законодательства или регулятора финансового рынка о его создании.

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля подлежит документальному оформлению. Экономический субъект должен не реже одного раза в год проводить оценку необходимости обновления документации. Основанием для этого могут быть, например, результаты периодической оценки и непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения в процессах и процедурах работы экономического субъекта. Обновление документации должно быть произведено в течение разумного срока после выявления ее недостатков или изменений в деятельности экономического субъекта.

В Рекомендациях дан пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля экономического субъекта, ценные бумаги которого допущены к организованным торгам, который может быть взят за основу и субъектами малого предпринимательства.

Декабрь 2013 г.

На сегодняшний день в организациях используются различные методики внутреннего контроля. Выделим те, которые понятны и достаточно эффективны. Наиболее общая и универсальная методика предполагает разделение внутреннего контроля по этапам осуществления операций: предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль проводится до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет являться та или иная осуществляемая торговой организацией операция. Примером предварительного контроля может служить контроль за соответствием заключаемых договоров поставки товаров требованиям законодательства и интересам самой компании. На этом этапе, как и на следующем, задействованы многие участники системы внутреннего контроля предприятия, ответственные за совершение какой-либо хозяйственной операции.

Текущий контроль начинается там, где заканчивается предварительный. Он осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов предприятия. Проверяется соблюдение финансовой дисциплины и принимаются меры по предотвращению нарушений. В ходе текущего контроля могут контролироваться действия отдельных подразделений и отделов, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей. Для таких мероприятий в крупных компаниях может понадобиться отдельная служба (комиссия) по внутреннему контролю.

Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе, как и на предыдущих, выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. В качестве примера можно привести проверку номенклатуры полученных и оплаченных предприятием товаров. Без бухгалтерии здесь не обойтись, для анализа нужна полная финансовая информация, а ею обладает ограниченный круг лиц. Таким образом, можно сказать, что бухгалтерия представляет основную линию внутреннего контроля торговой организации, да и любой другой компании.

Контроль за операциями с производственными запасами начинают с проверки их сохранности. Самым наилучшим приемом является инвентаризация.

Инвентаризация - это способ проверки фактического наличия материальных ценностей и его соответствие данным бухгалтерского учета на одну и ту же дату.

Сопоставление данных инвентаризации с соответствующими остатками в учетных регистрах позволяет установить их реальное состояние, т.е. правильность фактических остатков, излишки или недостачи материальных ценностей. Для проведения инвентаризации приказом руководителя ревизуемого предприятия создается комиссия из соответствующих специалистов, включая работника бухгалтерии.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица и ревизора. Данные о фактическом наличии каждого вида материальных ценностей фиксируются в инвентаризационных описях или соответствующих актах, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ценности сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Запрещено проводить инвентаризацию комиссией в неполном составе и вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После окончания инвентаризации заведующий складом должен дать расписку о том, что все ценности, определенные в инвентаризационной описи пересчитаны в его присутствии, с результатами инвентаризации он согласен и претензий к проверяющим не имеет.

Затем в сличительной ведомости сопоставляются количество материалов по данным учета и инвентаризации, и выводят недостачи или излишки.

Если по результатам инвентаризации установлены излишки, то они должны быть оприходованы и отнесены на доходы предприятия. Если установлены недостачи, то они подлежат возмещению материально ответственными лицами.

По фактам недостач или излишков проверяющий требует от ответственного лица письменных разрешений.

Если недостачи составляют большие размеры, то проверяющий должен подать соответствующую записку на имя директора предприятия с требованием устранения от выполнения обязанностей материально ответственное лицо до окончания проверки, и уведомить следственные органы.

В ОАО «Марий-Эл-Лада» внутренний контроль проводится по приказу руководителя в виде годовых инвентаризаций на складах материальных запасов. Инвентаризация автомобилей проводится ежегодно в конце года по приказу ОАО «АВТОВАЗ» в присутствии представителей завода-изготовителя. Инвентаризации ТМЦ проводятся как плановые, так и внеплановые, а также при смене материально-ответственных лиц.

Изучение и анализ работы автосервисов показал, что, несмотря на стремительное развитие автомобильного рынка в России, которое увеличивает необходимость услуг по ремонту и техническому обслуживанию автотранспорта, современные автосервисы по большей части находятся на грани выживания. Основными причинами сложившегося положения является не только то, что такой вид деятельности характеризуется как затратоемкое производство, но и то, что решающую роль здесь играет недостаток необходимой информации для принятия управленческих решений, в результате чего неэффективно используются материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Зачастую из-за некомпетентности сотрудников предприятия, а иногда и из-за их преднамеренных действий происходит искажение внутренней отчетности, предоставляемой руководителям и собственникам организации, а также финансовой и налоговой отчетности, необходимой внешним пользователям. Мошенничество со стороны персонала и управляющих очень часто служит началом краха даже финансово устойчивых компаний, которые чувствуют себя очень уверенно на автомобильном рынке. А желание руководителей сэкономить на привлечении квалифицированных кадров является началом неудач в любом бизнесе.

Авторемонтные организации, преследующие цель дальнейшего успешного существования и развития на рынке услуг по ремонту и техническому обслуживанию автотранспорта, должны осуществлять повседневный контроль за рациональным использованием производственных ресурсов; за своевременным и полным выполнением обязательств перед государством по налогам, сборам и другим платежам; за своевременной ликвидацией дебиторской и кредиторской задолженностей; за эффективной организацией бухгалтерского и налогового учета и отчетности, а также за их достоверностью.

Для реализации всех вышеперечисленных проблем нами предлагается создание на предприятии службы внутрихозяйственного контроля для независимой проверки выполнения сотрудниками организации должностных обязанностей.

К основным задачам службы внутреннего контроля относятся:

• - документирование основных бизнес-процессов, оценка рисков и внедрение процедур внутреннего контроля;
• - разработка предложений по оптимизации работы всей авторемонтной организации и ее документооборота, а также рекомендаций по снижению рисков и негативных эффектов их воздействия;
• - мониторинг эффективности внедренных процедур внутреннего контроля;
• - взаимодействие с подразделениями организации по вопросам выстраивания системы внутреннего контроля.

Организация внутреннего контроля на предприятиях не контролируется и не регулируется государством. Внутренний контроль организуется в интересах самого предприятия.

Эффективность системы внутреннего контроля автосервиса будет зависеть от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту организации, действующей на рынке оказания услуг по ремонту и техническому обслуживанию автотранспорта, от возможных рисков.

Основными целями организации системы внутреннего контроля в авторемонтных организациях предполагаются:

• 1) контроль за сохранностью оборотных и внеоборотных активов;
• 2) эффективное и результативное использование ресурсов;
• 3) соблюдение законодательных требований и предоставление достоверной отчетности;
• 4) выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах организации;
• 5) обеспечение четкой и слаженной работы всего предприятия.

Грамотно разработанные методы и процедуры контроля заставят сотрудников действовать в интересах организации, сократят возможности для совершения и сокрытия мошенничества, предотвратят ошибки в производстве и учете.

Кроме того, целесообразно удвоить контроль по наиболее уязвимым с точки зрения совершения ошибок и мошенничества областям финансового учета. С этой целью службе внутреннего контроля необходимо осуществлять:

• - составление анкет и психологических тестов по подбору наиболее благонадежных и порядочных работников;
• - проверку информации, предоставленной в документах и анкетах принимаемых на работу работников, и подлинности предоставляемых документов;
• - визирование счетов поставщиков (прежде чем передаются на подпись руководству для разрешения оплатить) в целях предотвращения ошибок и мошенничества со стороны лиц, занимающихся снабжением и закупкой материальных ценностей. В свою очередь служба внутреннего контроля должна производить проверку действительных цен поставщиков и осуществлять мониторинг среднерыночных цен закупаемых товаров. В случае обнаружения неоправданно завышенных цен в счетах поставщиков или расхождения с действующим прейскурантом поставщика незамедлительно сообщать руководству;
• - контроль за приемкой материальных ценностей на склад, полученных от поставщиков, обеспечив присутствие сотрудника службы внутреннего контроля. После осуществления приемки по количеству и качеству сотрудник службы внутреннего контроля ставит в сопроводительных документах отметку о результатах приемки и свою подпись.;
• - периодическую сверку взаиморасчетов с контрагентами независимо от работников бухгалтерии;
• - подготовку опросников клиентов по вопросу организации и качества оказанной услуги. По данным опросника служба внутреннего контроля проводит анализ осуществляемых бизнес-процессов и выявляет слабые стороны в деятельности всей организации, в том числе неправильное построение документооборота, низкое качество оказываемых услуг, нерациональное использование трудовых и прочих производственных ресурсов.

Таким образом, в целях усиления контроля на предприятии обязанности по контролю входящих и исходящих ресурсов будут находиться в ведении одного отдела, службы внутреннего контроля.

Сочетание системы контроля бухгалтерского учета, процедур и методов контроля будет направлена на рациональное использование производственных и финансовых ресурсов, повышение эффективности работы организации в целях максимизации прибыли, устранение и уменьшение вероятности совершения хищений и мошенничества.

Основным недостатком внутрихозяйственного контроля в ОАО «Марий-Эл-Лада» на данный момент является отсутствие службы внутреннего контроля, поэтому для совершенствования бухгалтерского учета материальных запасов на предприятии мною рекомендуется организовать службу внутреннего контроля, которая бы осуществляла внутренней контроль за состоянием и движением материальных запасов.