Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность ведения бизнеса для предприятия, является возможность управлять своей платежеспособностью. Основным инструментом управления денежными средствами служит система управленческого учета и бюджетирования. Денежный поток контролируется в бюджетировании с помощью Бюджета движения денежных средств. В статье авторы пытаются раскрыть основные подходы к формированию бюджета движения денежных средств и предложить свою методику формирования этого бюджета.
Бюджет движения денежных средств
Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия .
Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий "в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты" .
БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых "кассовых разрывов", т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.
Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:
Состав и этапы формирования БДДС в бюджетировании
Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе бюджета доходов и расходов (БДР) и инвестиционного бюджета . Однако, БДДС не может быть получен расчетным путем из двух упомянутых бюджетов. Это связано с различной методикой формирования БДДС и БДР. Бюджет доходов и расходов формируется по методу "начисления" (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств - по "кассовому" методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Кроме того, существуют статьи бюджета доходов и расходов, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы).
Специалисты компании Инталев, например, приводят следующие различия в статьях БДР и БДДС (Табл.1) :
Таблица. 1 Различия в статьях БДР и БДДС
|
Статья |
БДДС |
|
| Амортизация | ||
| Переоценка основных фондов и товарно-материальных ценностей | ||
| Брак в производстве | ||
| Порча и прочие потери | ||
| Недостачи по результатам инвентаризации | ||
| Курсовые разницы | ||
| Получение/погашение кредитов (займы) | ||
| Покупка основных фондов | ||
| Капитальные ремонты | ||
| Косвенные налоги |
Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями БДР и инвестиционного бюджета.
Джай К. Шим выделяет 4 основные раздела БДДС :
Поступление денежных средств (остаток на начало периода, поступление платежей от покупателей и других дебиторов);
Расход денежных средств (выплаты кредиторам);
Чистый поток денежных средств (разница между поступлениями и расходами);
Финансовый раздел, детализирующий получение и погашение заемных средств.
Отдельные исследователи выделяют дополнительно раздел по инвестиционной деятельности, под которой понимается деятельность предприятия, связанная с капитальными вложениями (приобретения зданий, сооружений, нематериальных активов, а также их продажа; осуществление долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуск облигаций и других ценных бумаг). Последний раздел является отражением инвестиционного бюджета и описывает движение денежных средств по программе инвестиций предприятия.
Процедуру разработки БДДС целесообразно разбить на ряд последовательно выполняемых этапов. Из приведенного в работе В. Хруцкого описания процесса бюджетирования можно выделить следующие этапы формирования БДДС :
Определение необходимого уровня средств для финансирования инвестиционных затрат (на осуществление капитальных вложений, приобретений основных средств, строительства на собственные нужды, т.е. всех затрат, финансируемых за счет прибыли, оставшейся у предприятия после налогообложения);
Определение минимального уровня ежедневного остатка денежных средств на непредвиденные расходы ("конечное сальдо" в выражении (1));
Определение доходной части бюджета ("поступления" в формуле (1)) - выполняются на основе бюджета продаж с учетом анализа гашения дебиторской задолженности, бюджета по инвестиционной (продажа основных средств и других активов предприятия) и финансовой деятельности (дивиденды, проценты полученные);
Определение расходной части бюджета ("выплаты" в формуле (1)) - выполняются на основе бюджетов по прямым затратам (расходы на оплату труда, расходы на сырье и материалы (обычно при определении стоимости сырья и материалов используют учетные (нормативные) цены, которые могут отличаться от рыночных цен)- с учетом движения запасов сырья и материалов), бюджетов накладных расходов (оплата труда АУП, прочие общецеховые и общехозяйственные расходы), бюджетов по инвестиционной (покупка и строительство основных фондов) и финансовой деятельности (возврат кредитов и процентов по ним, выплата дивидендов);
Формирование бюджета движения денежных средств, контроль и корректировка.
Пример бюджета движения денежных средств приведен в Табл.2.
Таблица. 2 Пример БДДС
|
Показатель |
План |
Факт |
| Сальдо денежных средств на начало периода | ||
| Поступило денежных средств всего | ||
| В том числе: | ||
| От покупателей за отгруженную продукцию | ||
| Кредиты и займы | ||
| Дивиденды и полученные проценты | ||
| Реализация ОС и прочих активов | ||
| Израсходовано денежных средств всего: | ||
| В том числе | ||
| Оплата сырья, материалов | ||
| Оплата труда | ||
| Выплата дивидендов и процентов | ||
| Расходы на приобретение ОС и прочих активов | ||
| Расчеты с бюджетом | ||
| Прочие платежи | ||
| Чистый денежный поток | ||
| Сальдо денежных средств на конец периода |
Заявочно-договорная методика формирования БДДС
Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.
Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща или В. Хруцкого позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.
Ключевая особенность предлагаемого алгоритма формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. "Текущее состояние" объекта в нашем случае - сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рис.1:
Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС
При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями (Поступления ).
Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:
Сроки погашения дебиторской задолженности;
Процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);
Сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;
Процент "безнадежных" долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.
Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.
После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:
Выплаты = Сальдо нач + Поступления - Сальдо кон - Резерв , где
Сальдо нач - фактический (при отсутствии таких данных - плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;
Сальдо кон - планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;
Резерв - резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.
Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки - наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).
Таблица 3 Формат заявки
Периодичность составления заявок соответствует периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных по интервалу планов составление заявок производится по каждому периоду.
При получении заявок по всем структурным подразделениям Предприятия проводится анализ поступивших данных. Составление графика выплат денежных средств проводится в два этапа:
Определение назначения выплат;
Определение дат выплат.
На первом этапе после определения максимальной суммы выплат (Выплаты) производится выбор наиболее приоритетных статей оплат. Если максимальной суммы выплат недостаточно, чтобы покрыть свои наиболее приоритетные (обязательные к уплате) статьи, то делается вывод о необходимости получения кредита, займа в размере, необходимом для оплаты этих расходов. Кредиты и займы увеличивают поступления Предприятия за планируемый период, но увеличивают выплаты следующих периодов.
На втором этапе проводится определение дат выплат. Для этого составляется график поступлений денежных средств, на основе которого определяется остаток денежных средств на каждый шаг планирования (минимальный, неделимый период планирования - например, день, неделя и т.д.).
Таблица. 4 Форма плана-календаря движения денежных средств
Изначально определяются сроки наиболее приоритетных статей выплат исходя из требуемых сроков оплаты и возможностей Предприятия по выполнению этих обязательств. Далее сроки оплаты определяются по остальным статьям, начиная с наиболее приоритетных статей, и заканчивая менее приоритетными. При этом проводится контроль кассовых разрывов, т.е. отсутствие периодов с отрицательными остатками на начало, конец периода.
Кроме того, сумма выплат по статьям формируется с учетом лимитов по расходам для каждого подразделения, устанавливаемых на основе планового БДР и инвестиционного бюджета (блок 3 на рис.1). В случае, если выплаты являются целесообразными и необходимыми, принимается решение о внесение корректировок в БДР и инвестиционный бюджет.
После выбора статей и определения сроков оплат, заполняются графы заявок подразделений, подтверждающие оплату выбранных статей в определенные сроки в планируемой сумме и количестве. В табл. 5 приведены графы табличной части заявки, заполняемой лицом, ответственным за определение сроков и статей выплат.
Таблица 5
Заявки с утвержденными сроками и статьями оплат возвращаются руководителям подразделения. При формировании заявок на следующий период руководители подразделений вправе вновь указать в заявке статьи, не прошедшие (не получившие подтверждение об оплате) в предыдущие периоды.
На основе отчета по утвержденным заявкам (графика по выплатам), а также графика поступлений денежных средств формируется платежный календарь, а на основе последнего - БДДС (блок 4 на рис.1).
Важным аспектом предлагаемой методики наряду с технологией составления является организация работ по планированию. Методика формирования БДДС должна входить в состав положения о планировании на предприятии (быть закрепленной во внутренних нормативных документах) и быть обязательной к применению для всех подразделений.
Заявки за период группированные, и выведенные в форме отчета по подразделениям, представляются руководителю, ответственному за расход денежных средств. Отчет анализируется по приоритету заявок, по статьям расходов, по видам деятельности, и по каждой строке заявки проставляются сумма и дата оплаты по заявкам. Не утвержденные заявки должны быть предоставлены в следующий месяц наравне с новыми заявками.
При организации планирования необходимо предусмотреть операции контроля:
Соответствия статей БДДС лимитам (определяемых БДР и инвестиционным бюджетом);
Целесообразность производимых расходов и перерасходов (сравнение с производственной программой);
Лимита остатков денежных средств на конец периода на случай непредвиденных расходов;
Контроль отсутствия "кассовых" разрывов.
Контроль осуществляется в соответствии с положением о планировании, основными принципами которого являются:
Соответствие поданных заявок финансовому плану;
Осуществление платежей на основе письменных заявок служб-инициаторов;
Перечисление денежных средств производится в соответствии с реестром на оплату, утверждённым Финансовым директором.
Заявки на оплату поданные подразделениями сверх плана оплачиваются только с разрешения Генерального директора (или лицом, его замещающего).
При образовании "кассовых разрывов" (т.е. ситуации, когда расходная часть бюджета превышает доходную, и итоговое сальдо денежных средств на конкретную дату становится отрицательным) предпринимаются меры по их устранению - решение по "урезанию" расходов (или смещение расходов во времени) или получение банковского кредита.
Предложенный алгоритм формирования бюджета движения денежных средств был успешно применен на крупном предприятии поставщике сетевого газа ОАО "Свердловскоблгаз".
Применение методики показало, что методика обладает следующими достоинствами:
Простота . Методика довольно проста в применении и реализации на производстве.
Достоверность . Достоверность достигается за счет того, что данные представляются только о реально необходимых затратах, и все подразделения предприятия участвуют в планировании.
Наглядность . Исполнители оперативно получают отчет об утвержденных и неутвержденных расходах.
Литература
Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов Внутрифирменное бюджетирование. На-стольная книга по постановке финансового планирования - М.: Финансы и ста-тистика, 2003.
Апчерч А., Управленческий учет: принципы и практика: Пер. с англ./ Под. Ред. Соколова Я.В., Смирновой И.А. - М.: Финансы и статистика, 2002.
Щиборщ К.В., Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. - М.: Издательство "Дело и Сервис", 2001.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это инструмент по управлению финансами. Он нужен для оптимизации финансовых потоков. С ним будет проще обеспечить экономическую устойчивость компании.
Что собой представляет БДДС
Бюджет ДДС представляет собой документ, из которого можно сделать вывод о движении финансов и состоянии расчетного счета. Это ключевой элемент системы бюджета фирмы. Формирование БДДС – приоритетное действие в рамках управления организацией. Документ имеет важное значение при обеспечении устойчивости компании. Последняя, в свою очередь, является определяющим фактором в успехе фирмы.
Устойчивость компании предполагает ее независимость от внешних обстоятельств, партнеров, кризисов. Это один из факторов повышения прибыли, так как устойчивое предприятие более привлекательно для инвесторов.
Устойчивость фирмы практически напрямую связана с ДДС и управлением финансовым потоком. А бюджет как раз позволяет контролировать денежные потоки. Как правило, за его составление отвечает финансовый менеджер.
Задачи и функции БДДС
БДДС нужно для решения этих задач:
- Предотвращение «кассовых разрывов».
- Обеспечение экономической устойчивости.
- Управление прибыльностью фирмы.
В бюджете фиксируются эти аспекты деятельности:
- Поступления денег, которые можно прогнозировать.
- Снятие денег для совершения хозяйственных операций.
- Предоплата за поставляемый товар.
- Авансы.
- Задержки в поступлении оплаты за отгруженную продукцию.
То есть в бюджете отражаются все факты движения денег в организации.
Для чего требуется составлять БДДС
Успешное существование фирмы определяется ее финансовой устойчивостью. Устойчивое положение позволяет фирме стабильно расти, пользоваться средствами инвесторов. Обеспечение устойчивости фирмы складывается из этих двух факторов:
- Правильное управление финансами.
- Правильное оформление всех отчетов.
Финансовый менеджер должен предупреждать «кассовые разрывы» и вести финансовые отчеты. Для этих целей применяется БДДС. Этот документ явно отражает эти аспекты деятельности:
- Куда были направлены финансы.
- Сколько денег было отпущено на те или иные цели.
- Сколько финансов было получено от тех или иных источников.
В бюджете отражается предоплата за товар, авансы, задержки выплат. Из БДДС можно своевременно выявить потребность в займе. Из документа становится ясна картина движения денег. Бюджет нужен для обеспечения финансовой устойчивости. То есть с помощью него можно исключить растраты.
Основные этапы составления БДДС
Формирование БДДС – важнейший фактор в рамках управления работой организацией. Составляется документ с разной периодичностью. Как правило, используется детализация по каждому месяцу.
Бюджет – это документ с гибкой формой. Но помесячный план считается наиболее удобным. Рассматриваемая форма предполагает разбивку по дням. БДДС формируется в завершении каждого месяца. Желательно, чтобы над созданием бюджета работали все подразделения фирмы, работа которых связана с планированием и тратой денег. Рассмотрим все этапы составления БДДС.
Этап №1. Определение остатка денег
Первый шаг – определение минимального остатка денег, достаточного для деятельности организации. Размер этого остатка зависит от направления деятельности компании, рисков, возникающих в процессе работы. Специалистам нужно определить конечное .
Этап №2. Установление доходной части
Доходная часть определяется на основании бюджета продаж и поступлений от инвесторов. Нужные данные можно собирать двумя способами:
- Снизу-вверх. Этот метод актуален тогда, когда план поступлений формируется на основании данных из разных подразделений. Потом сведения объединяются в единый отчет.
- Сверху-вниз. Этот метод актуален тогда, когда документы утверждаются главным офисом, и только после этого с ними работают руководители подразделений.
Этап №3. Установление расходной части
Расходная часть устанавливается на основании прямых трат. К ним относятся траты на ЗП, сырье, расходы на производственные и накладные нужды. Прямыми тратами считаются и расходы на инвестиции, выплаты процентов.
Этап №4. Установление размера чистого потока денег
Чистый поток средств – это показатель, который можно получить путем извлечения разницы между положительным и отрицательным балансом. Для расчетов берется определенный период. Чистый денежный поток позволяет установить нынешний экономический статус фирмы, а также определить ее перспективы.
Если расходы превышают доходы, образуется «кассовый разрыв». Заключительное сальдо приобретает отрицательное значение. Это довольно плохо для компании. А потому сотрудники фирмы должны предпринять меры по устранению отрицательного значений. Для этого можно урезать расходы или задействовать займы, резервные деньги.
Если отрицательные показатели убрать не получится, это симптом высокого риска банкротства. В этом случае возникают различные проблемы:
- Задержка ЗП.
- Невыплата задолженностей.
- Прибыли не покрывают актуальных трат.
То есть превышение расходов над тратами – это очень негативное явление для компании.
Этап №5. Корректировка значений
Окончательный этап – корректировка БДДС для приведения документа в соответствие с нынешними финансовыми реалиями. Следующий шаг – утверждение бюджета руководителями фирмы.
Утвержденный БДДС представляет собой документ, наделенный юридической силой. С бюджетом постоянно взаимодействуют руководители компании, а также ее персонал.
Особенности составления бюджета
Компания может существовать нормально и стабильно только в том случае, если баланс является положительным. Ключевую роль в обеспечении положительного баланса играет правильное планирование БДДС. В рамках планирования изучается движение финансов. Оформление БДДС рекомендуется разбить на этапы.
Отличие БДДС от БДР
Помимо БДДС есть БДР. Это документ, отражающий доходы и расходы фирмы. Представляет собой простую таблицу. В ней фиксируются все хозяйственные операции, которые ведут к доходам/расходам.
БДДС и БДР – документы, которые очень похожи между собой. У начинающих специалистов может сложиться впечатление, что эти формы практически идентичны. Для компании важен и тот, и другой документ. На основании форм можно установить размер общей прибыли, расходов предприятия.
Но между БДДС и БДР есть отличия, которые нужно учитывать:
- БДР заполняется на основании балансового отчета, а БДДС – на базе отчета движения денег.
- БДР является документом, в котором содержится расширенный перечень статей. В БДДС содержится только расчет финансов. Запись идет денежными статьями.
- Бюджет ДДС отображает движение финансов. БДР требуется для расчета прибыли организации.
- БДР нужен для планирования прибыли следующих периодов. БДДС нужен для контроля всех денежных потоков.
Документы различаются по фиксируемым в них статьям. Формы включают в себя разный перечень сведений. Рассмотрим разницу в виде таблицы:
Цели формирования документа также отличаются:
- БДР нужен для контроля прибыли, полученной за заданные периоды.
- БДДС нужен для ведения отчетов по финансовым операциям, в результате которых получаются прибыль или убытки.
Посредством этих документов можно извлечь разные показатели по одной и той же операции.
В этой статье рассмотрен один из трех инструментов финансового бюджетирования – бюджет движения движения денежных средств. Конечно же, для эффективного управления компанией необходимы все три финансовых бюджета (БДР, БДДС и ББЛ). Тем не менее у каждого из них свои цели и свои особенности, которые необходимо знать при внедрении бюджетирования.
Бюджет движения денежных средств в управлении компанией
Бюджет движения денежных средств предназначен в первую очередь для управления ликвидностью и платежеспособностью компании. Ни в коем случае нельзя допускать дефицита финансовых ресурсов и наоборот нужно следить за тем, чтобы не было «не пристроенного» избытка денежной массы, т.к. можно получить дополнительную прибыль за счет финансовых операций.
Бюджет движения денежных средств помогает управлять ликвидностью
Введение в практику компании использования бюджета движения денежных средств позволят дисциплинировать сотрудников. Довольно таки частым явлением в практике является предоплата за входные ресурсы компании (сырье и материалы, услуги и т.д.). При этом, как показала практика, такое происходит не только в центрах затрат, но и в центрах прибыли компании.
Финансовый директор одной компании жаловался, что у них как-то так сложилось, что практически за все они делают предоплату. Правда, в данному случае этому финансовому директору нужно задать обратный вопрос, а как же он такое допускает. Причем как выяснилось, в большинстве случаев, которые составляли чуть менее 80% от общей суммы платежей, предоплаты не требовалось. Достаточно было провести переговоры с поставщиками и проблема была бы решена. При этом также в большинстве случаев компания не получала скидки за предоплату, что могло бы как-то объяснить поведение менеджеров компании, которые, скажем, стремились бы снизить затраты и тем самым увеличить прибыль компании.
Очевидно, что для компании такая финансовая политика не выгодна с точки зрения ликвидности, т.к. при этом происходит перераспределение активов между статьей «Денежные средства», которая уменьшается, и статьей «Авансы выданные», которая увеличивается дебиторскую задолженность компании. Как правило, сотрудники, инициирующие платежи контрагентам, используют примерно такую логику. Им нужно выполнять свои функции (закупка сырья и материалов, закупка материалов для ремонта, для нужно офиса, заключение договор на услуги и т.д.), а для того чтобы выполнять свои функции им нужно взаимодействовать с контрагентами, которые поставляют те или иные продукты и услуги.
При этом с подразделений, естественно, спрашивают за результат (наличие сырья и материалов, выполненные работы по ремонту, предоставленный во время транспорт и т.д.) и для того, чтобы этот результат обеспечить, менеджеры подразделений готовы пойти и на предоплату, рассуждая примерно так, что лучше заплатить сейчас, а то потом денег не будет и в итоге они останутся виновными.
Поэтому менеджеры подразделений и стараются всегда угодить своим контрагентам, от которых они в определенной степени зависят. Отчасти это связано с тем, что в советские времена одной из основных проблем большинства предприятий было именно снабжение. Сейчас ситуация изменилась. Наоборот поставщики должны бегать за своими клиентами и стараться выполнить их требования, если, конечно, поставщики не монополисты.
В одной компании при внедрении бюджета движения денежных средств стали выявлять все такие моменты, связанные с неоправданной предоплатой. При этом картина была примерно следующая: менеджеры из подразделений прибегали в финансовый отдел, начинали размахивать руками и громко кричать, что если сейчас не заплатить, то у них все сорвется. При этом могло выясниться, что платеж, который со слов менеджеров обязательно должен быть сделан сегодня можно было отложить на 2 месяца и контрагент это подтвердил.
Естественно, что при таком подходе говорить о каком-то планировании в т.ч. бюджета движения денежных средств естественно не приходится. Здесь нужно четко разделять функции подразделений и финансовой дирекции. Финансовая дирекция должна обеспечить финансированием в соответствии с бюджетами, но при этом подразделения должны выполнять определенные требования. А это значит, что все платежи подразделения должны планировать, а финансовая дирекция, имея полную информацию о планируемых платежах, уже должна обеспечить необходимым финансированием. При этом, конечно же, при подаче заявок подразделения должны доказать необходимость указанного уровня и сроков финансирования.
Три раздела бюджета движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств может составляться прямым и косвенным методом. При составлении бюджета движения денежных средств прямым методом финансовые потоки считаются по статьям поступлений и выплат. При составлении бюджета движения денежных средств косвенным методом финансовые потоки рассчитываются преимущественно (из бюджета доходов и расходов берется только несколько статей) по изменениям статей бюджета по балансовому листу.
Эти два формата используются для разных целей. Пример формата БДДС, составленного прямым методом, приведен в таблице 1 . Финансовые потоки в бюджете движения денежных средств принято разбивать на три части: финансовый поток от основной деятельности, финансовый поток от инвестиционной деятельности и финансовый поток от финансовой деятельности.
Таблица 1. Пример формы бюджета движения денежных средств (прямой метод)
Из формата бюджета движения денежных средств понятно, какие статьи включают в себя финансовые потоки по всем трем видам деятельности. Для успешно развивающейся компании в долгосрочной перспективе финансовый поток от инвестиционной деятельности должен быть отрицательным, т.к. компании нужно будет развиваться, а значит наращивать активы. При этом финансовый поток от финансовой деятельности также должен быть отрицательным. Если брать длительный период, то компания успеет взять кредит и вернуть его, поэтому по этим позициям поток будет нулевой. Проценты по кредиту относятся либо к основной деятельности, если кредит взят для пополнения оборотных средств, или к инвестиционной деятельности, если кредит взят для приобретения долгосрочных активов.
Как видно из формата бюджета движения денежных средств, есть еще выбытия движения денежных средств, связанные с выплатами дивидендов. Если компания успешно развивается, значит она должна выплачивать дивиденды. Таким образом, получается, что у успешной компании в долгосрочной перспективе финансовый поток по инвестиционной и финансовой деятельности должен быть отрицательным, а значит финансовый поток по основной деятельности должен быть положительным и он должен покрывать все отрицательные потоки по двум остальным видам деятельности.
Если у компании финансовый поток по основной деятельности все время отрицательный, это значит, что с бизнесом что-то не так. Нормальный бизнес должен генерировать положительный финансовый поток по основной деятельности. В отдельные периоды, конечно же, финансовый поток по основной деятельности может быть отрицательным, но такая ситуация не должна постоянно повторяться.
В одной компании, например, основная деятельность была убыточной, а выживала она только исключительно на финансовых операциях. Такая компания постоянно генерировала отрицательный финансовый поток по основной деятельности.
Бюджет движения денежных средств составляют прямым способом при решении задачи обеспечения бездефицитности бюджета движения денежных средств и для определения направлений вложения свободных движения денежных средств. Бюджет движения денежных средств можно также составлять и косвенным методом. Пример формата бюджета движения денежных средств, составленного косвенным методом, приведен в таблице 2 .Такой формат бюджета движения денежных средств используется для другой цели, а именно для выяснения взаимосвязи между финансовыми потоками, финансовым результатов и изменением финансового положения.
Таблица 2. Пример формы бюджета движения денежных средств (косвенный метод)
Статьи бюджета |
Итого за год |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Отклонение |
|||||||||
| ФБ4.1 | Финансовый поток от основной деятельности | ||||||||
| ФБ4.1.1 | + чистая прибыль | ||||||||
| ФБ4.1.2 | + амортизация | ||||||||
| ФБ4.1.3 | - изменение текущих активов (кроме денег) | ||||||||
| ФБ4.1.4 | + изменение текущих обязательств | ||||||||
| ФБ4.2 | Финансовый поток от инвестиционной деятельности | ||||||||
| ФБ4.2.1 | + изменение постоянных активов | ||||||||
| ФБ4.2.2 | - амортизация | ||||||||
| ФБ4.3 | Финансовый поток от финансовой деятельности | ||||||||
| ФБ4.3.1 | + Изменение уставного капитала | ||||||||
| ФБ4.3.2 | - Дивиденды | ||||||||
| ФБ4.3.3 | - Изменение краткосрочных фин. вложений | ||||||||
| ФБ4.3.4 | + Изменение краткосрочных кредитов | ||||||||
| ФБ4.3.5 | + Изменение долгосрочных кредитов | ||||||||
| ФБ4.4 | Совокупный денежный поток | ||||||||
| ФБ4.5 | Свободный денежный поток | ||||||||
| ФБ4.6 | Ликвидный денежный поток | ||||||||
Бюджет движения денежных средств составляется автоматически, если уже подготовлены бюджет доходов и расходов и бюджет по балансовому листу. Из бюджета доходов и расходов используются такие статьи как нераспределенная прибыль, дивиденды и амортизация. Вся остальная информация для составления бюджета движения денежных средств косвенным методом берется из бюджета по балансовому листу.
Для составления бюджета движения денежных средств косвенным методом используется информация об изменении статей активов и пассивов. Кстати именно по этому отчет о движении движения денежных средств иногда еще называют отчетом об изменении финансового положения, которое отражается в балансе компании.
Использование такого бюджета движения денежных средств позволяет ответить на один из популярных вопросов, которые очень часто задают генеральные директора финансовым директорам. Этот вопрос звучит примерно так: почему у нас прибыль есть, а денег нет. Использование бюджета движения денежных средств, составленного косвенным методом, позволяет ответить на такой вопрос.
Бюджет движения денежных средств может составляться косвенным методом и при долгосрочном финансовом планировании. При составлении долгосрочного финансового плана можно использовать простую модель финансового планирования, при которой сразу составляются три финансовых бюджета без составления операционных бюджетов, т.е. в этой модели не используется никакая схема консолидации бюджетов.
При долгосрочном финансовом планировании такое можно себе позволить, т.к. составление большого числа операционных бюджетов на долгосрочный период все равно не даст большой точности, а применение простой финансовой модели с использованием косвенного метода составления БДДС значительно упрощает расчеты. Получается, что результат будет практически таким же, но он будет получен гораздо проще и быстрее.
Для оперативного отслеживания исполнения бюджета движения денежных средств удобно составлять его и в разрезе подразделений, инициирующий платежи по определенным статьям бюджета движения денежных средств. При этом необходимо знать ограничения по выплатам (лимиты) для каждого подразделения.
Регламент бюджета движения денежных средств
Если говорить о полной системе бюджетирования, то регламент бюджетирования движения движения денежных средств должен состоять из двух частей. Речь идет о том, что бюджет движения денежных средств может быть рассчитан прямым и косвенным способом. Каждый из этих форматов бюджета движения денежных средств служит определенным целям.
Бюджет движения денежных средств, составленный прямым методом, предназначен для обеспечения бездефицитности (финансовых ресурсов должно хватить для выполнения бюджета доходов и расходов) и выявления излишков движения денежных средств для зарабатывания дополнительной прибыли с использованием различных финансовых инструментов.
От бюджета движения денежных средств к платежному календарю
В каждой компании обязательно должен быть бюджет движения движения денежных средств, но помимо этого бюджета движения денежных средств в компании должен быть платежный календарь. Он по сути дела детализирует бюджет движения денежных средств по более мелким периодам вплоть до каждого дня. Данный инструмент уже служит для оперативного ежедневного управления денежными средствами. Без такого инструмента не возможно эффективное оперативное управление финансовыми потоками, которое позволило бы обеспечить и выполнение бюджета движения денежных средств.
При использовании годового регламента бюджетирования бюджет в течение года может не корректироваться, если после проведения ежемесячного план-фактного анализа не будет выявлено существенных отклонений. Но что касается оперативного управления денежными средствами, то здесь все равно приходится учитывать в том числе и не значительные план-фактные отклонения. Поэтому платежный календарь может составляться на месяц в понедельной или даже с разбивкой по дням. Кроме того, платежный календарь при этом может корректироваться каждую неделю и это вполне нормально.
Бюджет движения денежных средств должен быть точным
При консолидации бюджета движения денежных средств нужно выстроить такой регламент, чтобы он позволял добиться максимальной определенности и точности в выплатах и особенно в поступлениях движения денежных средств. Особенно это важно для компаний, у которых проблемы с ликвидностью и которые остро испытывают нехватку движения денежных средств. В таком случае нельзя позволять себе, прежде всего в части поступлений движения денежных средств, допускать различные фривольности со стороны сотрудников компании.
В одной компании, которая оказывала услуги по поставкам оборудования, финансовый директор (к тому моменту он проработал около месяца) делился впечатлениями о том каким образом у них в компании организован регламент бюджета движения денежных средств. Точнее говоря, он рассказывал об отсутствие данного регламента. Особенностью деятельности этой компании являлось то, что текущие проекты по поставкам оборудования могли длиться несколько месяцев, соответственно выполнение заказа могло начинаться в одном году, а заканчиваться уже в следующем.
Так вот когда финансовый директор этой компании попытался добиться получения бюджета движения денежных средств хотя бы в первом приближении, то он столкнулся с тем, что менеджеры, курирующие проекты, иногда не могли сказать в каком году будут поступления от клиентов. То есть погрешность в прогнозах могла измеряться даже не месяцами, а годами. Естественно, что говорить о какой-то управляемости в такой ситуации не приходится.
«Конфиденциальность» бюджета движения денежных средств
В регламенте бюджета движения денежных средств часто проявляется одна особенность, связанная с тем, что все-таки бюджет движения денежных средств считают самым важным и самым закрытым бюджетом в компании. Если рассмотреть все три финансовых бюджета, то, как правило, бюджет движения денежных средств является самым закрытым. Считается, что бюджет доходов и расходов, в котором содержится информация о доходной и расходной части, а также о прибыли и рентабельности, не является таким важным как информация о финансовых потоках. Тем более бюджет по балансовому листу, который многие компании не используют и не понимают.
Кроме того, бюджет движения денежных средств в отличие от бюджета доходов и расходов и бюджета по балансовому листу, цифры в которых могут зависеть от учетной политики компании, может еще зависеть и от финансовых схем, используемых в компании. Еще одно отличие – в компании могут быть такие поступления и выплаты, о которых знает только генеральный и финансовый директор. В бюджете доходов и расходов и бюджете по балансовому листу они отдельно не выделяются, поэтому нет особой потребности, так сказать, беспокоится на этот счет.
Что касается бюджета движения денежных средств, то здесь ситуация иная. Поэтому в некоторых компаниях последнюю точку на бюджетк движения денежных средств ставит именно финансовый директор, т.к. только он знает о всех финансовых схемах, используемых в компании. В итоге, поскольку финансовый директор не может поручить выполнять данную работу сотрудникам финансового отдела, нагрузка у него увеличивается и соответственно ему остается меньше времени на выполнение остальных функций финансового директора, которые уже нельзя никому перепоручать.
В одной компании, например, была аналогичная ситуация. Финансовый директор был загружен операционными расчетами бюджетов, несмотря на то, что в компании был и ПЭО, и финансовый отдел, и, конечно же, бухгалтерия. В результате в компании сильно провисала аналитическая функция бюджетирования. Сотрудниками финансовой дирекции готовился множество различных управленческих аналитических отчетов, но у финансового директора просто времени не хватало для того, чтобы их просмотреть и использовать для принятия решений, то есть все эти отчеты просто складывались в папку. Понятно, что вопрос информационной безопасности очень важный, но нужно понимать и то, что за такую безопасность придется пожертвовать другим, а именно аналитичностью, оперативностью и точностью принятия решений. Каждой компании придется найти для себя какую-то золотую середину.
Пример регламента бюджета движения денежных средств
В данном примере регламента бюджета движения денежных средств задействованы в основном руководители и специалисты финансовой дирекции, причем не всей, а только финансового отдела. В согласовании, корректировке и предварительном утверждении бюджета движения денежных средств принимают участие исполнительный и генеральный директор компании.
Регламент бюджета движения денежных средств на фазе планирования
Пример регламентации бюджета движения денежных средств (на фазе планирования) приведен на рисунке 1 . В данном примере в рамках бюджетирования движения движения денежных средств выполняются следующие основные функции: консолидация потоков по основной деятельности, консолидация потоков по инвестиционной деятельности, планирование потоков по финансовой деятельности, формирование бюджета движения денежных средств, согласование и корректировка бюджета движения денежных средств, предварительное утверждение бюджета движения денежных средств.
Рис.1. Пример регламента бюджета движения денежных средств (на фазе планирования)
Консолидация потоков по основной деятельности
Консолидацией финансовых потоков по основной деятельности занимается специалист финансового отдела. При консолидации используется график поступлений от продаж, графики закупок материальных ресурсов и услуг, а также график выплаты налогов. Все эти графики составляются при формировании соответствующих функциональных бюджетов. При составлении графиков могут использоваться либо коэффициенты инкассации, определяющие оплату по периодам как доли от отгрузок/закупок. Данные коэффициенты инкассации могут быть получены путем статистической обработки данных прошлого года, либо они могут быть оценены экспертно.
Для некоторых компаний нет смысла использовать коэффициенты инкассации для расчета графиков поступлений или выплат, т.к. они фиксируются в договорах с потребителями и поставщиками. При планировании финансового потока по основной деятельности очень важно проследить за тем, чтобы он был положительным. Конечно же, в отдельные периода выплаты могут превышать поступления по основной деятельности, но если это происходит каждый месяц, значит что-то не то с основной деятельностью компании, т.к. она только постоянно отвлекает денежные средства.
Если финансовый поток по основной деятельности все время отрицательный, то это еще на значит, что основная деятельность обязательно убыточная. Компания может каждый месяц зарабатывать прибыль, но за счет более высоких темпов роста дебиторской задолженности или запасов товаров, происходит постоянное отвлечение движения денежных средств и возникает проблема с ликвидностью.
Консолидация потоков по инвестиционной деятельности
Финансовые потоки по инвестиционной деятельности консолидируются на основе инвестиционных бюджетов и графика поступлений и выплат по внереализационным доходам и расходам. Потоки по инвестиционной деятельности в данном примере консолидирует специалист финансового отдела. При этом специалист финансового отдела может привлекать экономиста по инвестициям ПЭО, который составлял инвестиционные бюджеты компании.
Планирование потоков по финансовой деятельности
Планирование потока по финансовой деятельности начинается после того как будут спланированы потоки по основной и инвестиционной деятельности и станет понятно какой получается избыток или дефицит денежных ресурсов. При планировании потока по финансовой деятельности также составляется график поступлений и выплат кредитов. Потоки по финансовой деятельности также планируются специалистом финансового отдела.
Формирование бюджета движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств формируется на основе плановых данных по всем трем финансовым потокам (основанная, инвестиционная и финансовая деятельность). Бюджет движения денежных средств формирует специалист финансового отдела. К бюджету движения денежных средств подготавливается необходимая аналитическая информация, поясняющая расчеты. Сформировав проект бюджета движения денежных средств в первую очередь нужно проконтролировать чтобы не было планового дефицита.
Или если наоборот будет выявлен излишек движения денежных средств, то нужно будет запланировать использование временно свободных движения денежных средств для получения дополнительной прибыли за счет применения различных финансовых инструментов.
Согласование и корректировка бюджета движения денежных средств
В согласовании и корректировке бюджета движения денежных средств участвует начальник финансового отдела, финансовый и исполнительный директор. При согласовании и корректировке бюджета движения денежных средств могут быть приняты решения по корректировке статей поступлений и выплат по всем видам деятельности.
Опять таки нужно помнить, что для устранения дефицита возможно придется вновь пересмотреть бюджет доходов и расходов. То есть если не удастся устранить дефицит за счет временных сдвижек поступлений и выплат, то нужно будет изыскивать резервы снижения затрат и увеличения продаж. Либо причина дефицита может быть в области неэффективного использования активов компании (необоснованный рост дебиторской задолженности, запасов готовой продукции, сырья и материалов и т.д.).
Предварительное утверждение бюджета движения денежных средств
Предварительное утверждение бюджета движения денежных средств происходит на уровне исполнительного и генерального директора при участии финансового директора и начальника финансового отдела. Поскольку это уже второй (по срокам возникновения) из финансовых бюджетов, то необходимо обратить особое внимание на то, чтобы бюджет движения денежных средств был согласован с бюджетом доходов и расходов.
То есть ни в коем случае нельзя допускать того, чтобы при внесении корректировок в бюджет движения денежных средств или в бюджет доходов и расходов не отслеживались соответствующие изменения в бюджете доходов и расходов или в бюджете движения денежных средств. Если в компании нет интегрированной финансовой модели, то добиться этого будет очень сложно, но в принципе можно, хотя и потребует очень пристального внимания со стороны специалистов финансовой дирекции.
Регламент бюджета движения денежных средств на фазе учета, контроля и анализа
Пример регламентации бюджетирования движения движения денежных средств (на фазе учета, контроля и анализа) приведен на рисунке 2 . В данном примере в рамках бюджетирования движения движения денежных средств выполняются следующие основные функции: сбор данных для формирования фактического бюджета движения денежных средств, анализ исполнения бюджета движения денежных средств, согласование и утверждение результатов анализа бюджета движения денежных средств.
Рис.2. Пример регламента бюджета движения денежных средств (на фазе учета, контроля и анализа)
Сбор данных для и формирование фактического бюджета движения денежных средств
Фактические данные собираются специалистом финансового отдела на основе банковских выписок и отчетов по кассам компании. На рисунке указано, что сбор данных начинается после завершения планового периода, но на самом деле информация по финансовым потокам собирается ежедневно. Поэтому после завершения планового периода нужно обработать информацию только за несколько последних дней. Данные сразу же заносятся в соответствующие статьи бюджета движения денежных средств в колонку факт.
Анализ исполнения бюджета движения денежных средств
Анализом исполнения бюджета движения денежных средств в данном примере занимаются начальник финансового отдела, финансовый и исполнительный директор. По результатам анализа формируется соответствующая аналитическая информация, содержащая пояснения и предложения на будущее. Для полноценного анализа бюджета движения денежных средств рекомендуется использовать бюджет движения денежных средств, составленный косвенным методом, т.к. в этом случае становится понятной взаимосвязь между всеми элементами финансовой отчетности (доходы и расходы, активы и пассивы) и финансовыми потоками.
Согласование и утверждение результатов анализа бюджета движения денежных средств
Результаты план-фактного анализа исполнения бюджета движения денежных средств утверждаются на уровне исполнительного и генерального директора при участии начальника финансового отдела и финансового директора. Еще раз нужно отметить, что важно проанализировать бюджет движения денежных средств, используя и прямую и косвенную форму данного бюджета. Для анализа косвенная форма бюджета движения денежных средств может быть более полезной, т.к. она позволит выявить причины план-фактных отклонений и принять решения на будущее по предотвращению подобных ситуаций. Все основные решения фиксируются в соответствующем протоколе.
Модель бюджета движения денежных средств
При разработке модели бюджета движения денежных средств нужно помнить, что необходимо выстроить интегрированную модель, в которой бы все бюджеты, в том числе финансовые, были бы взаимосвязаны. Кстати, при разработке финансовой модели на практике может получаться так, что доходы в бюджете доходов и расходов спланировать сложнее, чем расходы, но в тоже время в бюджете движения денежных средств поступления спланировать проще, чем платежи.
Финансовый директор одной компании признался, что сейчас, как ни странно, поступления они могут планировать более точно, чем платежи, т.к. поступления в финансовом отделе уже как-то по статистике планируют, а как там платежи выскочат – непонятно. На самом деле имеется в виду, что когда доходы спланированы, то поступления уже проще рассчитать, например, используя коэффициенты инкассации. Что касается выплат, то, как правило, в любой компании статей расходов/выплат больше, чем статей доходов/поступлений. Поэтому и получается, что если доходы спланированы, то на основании данной информации легче рассчитать поступления. А поскольку статьей выплат больше, то, соответственно, и объем работы по планированию выплат больше, чем по планированию поступлений.
Бюджет движения денежных средств для компании еще является индикатором напряженной работы подразделений. Когда планирование в компании поставлено правильно, то выделяемого финансирования точно должно хватать подразделениям для выполнения их бюджетов. Если план-фактный анализ исполнения бюджета движения денежных средств показывает, что его выполнение в части выплат меньше 95% (при выполнении плана по поступлениям), то отсюда следует, что плановый бюджет движения денежных средств был завышен, а значит, были завышены и плановые расходы и занижен плановый финансовый результат компании. Здесь, конечно, можно было бы возразить: если так жестко поставить вопрос, то подразделения будут просить больше и тратить по полной программе, даже если им это не нужно. Вот здесь-то как раз и поможет бюджет доходов и расходов и бюджет по балансовому листу.
Если подразделения будут просить и получать денег больше, чем нужно, то это отразится либо на увеличении активов, которые они используют (точенее говоря, хранят в запасах), либо на увеличении затрат подразделений (либо и на том, и на другом), а затем и на финансово-экономических показателях, на которые завязана схема мотивации ЦФО. То есть, если помимо системы контроля завязать мотивацию на исполнение бюджетов, то подразделениям будет не выгодно нецелевое «проедание» бюджета, поскольку это отразится на их оплате труда. Конечно, невыполнение бюджета движения денежных средств может быть обусловлено тем, что компания не получила поступлений в том объеме, на который рассчитывала. В этом случае нужно проводить анализ другого рода, а именно: оперативно отслеживать поступления и выбытия движения денежных средств (это вполне реально делать очень быстро, в отличие от доходов и расходов) и определять, как наиболее эффективно распорядиться ограниченным объемом движения денежных средств.
Следует отметить, что бюджет движения денежных средств, впрочем, как и все остальные финансовые бюджеты, может составляться только по предприятию в целом (и по группе предприятий – в случае холдинговой структуры). То есть финансовые бюджеты составляются по объектам бюджетирования самого верхнего уровня. Это означает, что нельзя составить бюджет движения денежных средств, например, по подразделению.
Понятно, что можно еще более-менее точно привязать поступления движения денежных средств к подразделениям, но с выплатами проделать то же самое вряд ли получится. Но тем не менее находятся у нас народные умельцы, которые даже остатки движения денежных средств пытаются привязать к подразделениям. Такое стремление определяется вполне понятным желанием – внедрить реальную ответственность за расходование движения денежных средств. Правда, как показывает практика, такие попытки не дают никакого реального эффекта. Все-таки не нужно забывать об основной цели бюджетирования движения денежных средств. Поэтому и модель бюджета движения денежных средств нужно строить, исходя из этой цели.
Таким образом, главное, что должна обеспечить модель бюджета движения денежных средств, – правильная консолидация всех финансовых потоков и определение остатка движения денежных средств на конец периода. Кроме того, модель бюджета движения денежных средств должна позволять делать вариантные расчеты опять-таки для целей устранения дефицита бюджета. Или, наоборот, в случае выявления излишек движения денежных средств бюджет движения денежных средств должен об этом сигнализировать, и в компании должны принять соответствующее решение об использовании выявленного профицита бюджета.
Расчет дефицита/профицит бюджета движения денежных средств
Как ни странно, но такая простая задача, как расчет дефицита/профицита бюджета движения денежных средств, на некоторых предприятиях решается не верно. Например, на одном предприятии при расчете годового бюджета движения денежных средств на год в качестве дефицита (или профицита) бюджета в каждом месяце принимался совокупный финансовый поток, то есть разница между планируемыми поступлениями и выплатами.
В действительности для оценки дефицита необходимо учитывать не только финансовый поток, но и остатки движения денежных средств на начало периода. Если у предприятия остаются финансовые ресурсы на начало месяца, то они могут перекрыть отрицательную сумму финансового потока в данном месяце, и даже в таком случае дефицита не будет.
Формула расчета дефицита (профицита) бюджета движения движения денежных средств:
Дефицит (профицит) = Фин. ресурсы на начало периода + Финансовый поток (Поступления – Платежи).
На рисунке 3 приведен пример бездефицитного бюджета. Несмотря на то, что финансовый поток (разница между поступлениями и выплатами) отрицателен во 2-ом, 4-ом и 5-ом периодах, данный финансовый план является бездефицитным, т.к. нет ни одного периода, по окончании которого выявился бы отрицательный результат, то есть недостаток средств (на графике данный показатель называется «Деньги на конец периода»).
Рис.3. Пример бездефицитного бюджета
Суммарный дефицит за год – это наибольшее отрицательное значение показателя «Денежные средства на конец месяца». Таким образом, после пересчета реальный дефицит бюджета у данного предприятия получился больше почти в два раза. Пришлось искать дополнительные источники финансирования, чтобы покрыть неучтенный дефицит.
Кроме того, что некоторые компании используют для расчета дефицита бюджета движения денежных средств не тот показатель, так они еще и не могут правильно рассчитать дефицит, даже если ориентируются не на финансовый поток, а на остаток движения денежных средств. Речь идет о том, что в некоторых компаниях для определения дефицита движения денежных средств суммируют все отрицательные числа в строке «Денежные средства на конец периода» и привлекают кредитные ресурсы в большем объеме, чем нужно. А это в свою очередь сказывается на снижении финансового результата в БДР (% по кредитам является одной из статей текущих расходов).
Кстати, это обстоятельство является одной из причин того, что бюджет доходов и расходов нельзя составить с первого захода. Решение о взятии кредита принимается по результатам анализа бюджета движения денежных средств, который рассматривается после бюджета доходов и расходов. Таким образом, получается определенная зацикленность: составляется проект бюджета доходов и расходов, потом бюджета движения денежных средств, а потом возможна корректировка бюджета доходов и расходов, затем опять бюджета движения денежных средств и т.д. На самом деле в этом нет ничего страшного. Если финансовая модель выстроена правильно, то и все расчеты будут проведены на должном уровне качества.
Пример модели бюджета движения движения денежных средств
Пример бюджета движения денежных средств представлен в таблице 3 . В этом примере бюджет движения денежных средств, как и положено, содержит все основные статьи: остаток движения денежных средств на начало периода, поступления и выплаты движения денежных средств, а также остаток движения денежных средств на конец периода.
Таблица 3. Пример бюджета движения движения денежных средств
Поступления и выплаты движения денежных средств разделяются на три составляющие: основная, инвестиционная и финансовая деятельность. При консолидации бюджета движения денежных средств сначала рассчитываются поступления и выплаты по основной деятельности, затем – по инвестиционной и в самом конце – по финансовой деятельности.
Поступления от основной деятельности в данном примере модели бюджета движения денежных средств содержат три статьи: выручка от реализации текущего периода, выручка от реализации предыдущего периода, авансы, полученные от покупателей. Такое разделение статьей может быть удобным, особенно если нужно будет искать решение для устранения возникшего дефицита бюджета. Как известно, один из способов ликвидации дефицита – ускорение поступлений движения денежных средств от покупателей. Это значит, что в месяцы проблем с ликвидностью нужно будет оценивать возможные варианты по увеличению значений таких статей, как авансы и поступления от реализации текущего периода.
В рассматриваемом примере модели бюджета движения денежных средств информация о поступлениях движения денежных средств от основной деятельности берется из графика поступлений от продаж. Что касается статей выплат по основной деятельности, то их уже гораздо больше, чем статей поступлений (см. Табл. 1 ). Выплаты по закупкам материалов также разбиваются на несколько статей в зависимости от периода оплаты и реального поступления материалов на склады предприятия. Такое разделение тоже может быть удобным при решении проблемы ликвидности и устранении дефицита движения денежных средств. Ведь сдвижка графиков оплаты тоже является одним из рычагов воздействия на ликвидность компании в конкретном периоде. Данные о выплатах по закупкам берутся из соответствующих графиков оплаты за материалы.
Следующей статьей выплат по основной деятельности в данном примере бюджета движения денежных средств является заработная плата. Данные для консолидации информации по этой статье выплат берутся из графика погашения задолженности по оплате труда.
Информация о платежах по налогам поступает в бюджет движения денежных средствиз бюджета налогов, в котором содержатся данные о планируемых начислениях налогов, их выплатах и задолженностях. Выплаты по аренде в данном примере модели БДДС разбиваются на несколько статей. Компания арендует помещение под центральный офис, под склад, а также планирует арендовать несколько комнат в бизнес-центре для филиала. Данные о выплатах по аренде складов берутся из статьей выплат по общепроизводственным расходам, а информация об арендных платежах по центральному офису поступает из бюджета административно-управленческих затрат. Что касается выплат по аренде помещения для филиала, то соответствующая информация поступает в бюджет движения денежных средств из инвестиционного бюджета по созданию нового филиала.
Энергетические затраты собираются из всех статей, связанных с выплатами за энергоресурсы. Выплаты по командировочным расходам в данном примере разбиты на несколько статей. Данные о командировках сотрудников дирекции по маркетингу и продажам (коммерческие командировки) поступают в бюджет движения денежных средств из бюджета коммерческих расходов. Информация о командировках административно-управленческого персонала берется из одноименного функционального бюджета. И, наконец, выплаты по командировкам, которые запланированы в рамках инвестиционного проекта по созданию филиала, берутся из бюджета филиала (из раздела «Финансовые потоки»).
Выплаты по транспортным расходам складываются из двух статей: платежи по статьям транспортных расходов (информация консолидируется в бюджете транспортных расходов), платежи по содержанию и ремонту транспортных средств (данные поступают из статей общепроизводственных расходов).
Выплаты по рекламе и продвижению продукции в этом примере консолидируются в бюджет движения денежных средств из нескольких бюджетов: бюджета коммерческих расходов и инвестиционных бюджетов, составляемых по проектам развития компании. Данные о выплатах за маркетинговые исследования консолидируются в бюджет движения денежных средств аналогичным образом, как и реклама.
Выплаты, связанные с финансированием производственного оборудования, поступают в бюджет движения денежных средств из статей платежей по общепроизводственным расходам компании. Последние, в свою очередь, составляются на основе графика ППР (планово-предупредительных ремонтов).
Выплаты по административно-управленским расходам в данной модели разбиваются на несколько статей. Статьи выплат по проектам развития берутся из соответствующих инвестиционных бюджетов. Канцелярские затраты и офисные затраты на связь поступают в бюджет движения денежных средств из бюджета административно-управленских затрат.
Выплаты процентов за кредит рассчитываются автоматически на основе информации о поступлении кредитных ресурсов, погашении кредитов и процентной ставки по кредитам. Прочие выплаты в данном примере включают в себя платежи по всем остальным общефирменным, общепроизводственным и коммерческим расходам. Эти данные берутся из соответствующих функциональных бюджетов.
Как видно из рассмотренного примера, в отличие от бюджета доходов и расходов статьи выплат в бюджете движения денежных средств удобнее представлять не по направлениям расходов (производственные, коммерческие, административно-управленческие), а по конкретным статьям выплат. Такой подход позволит увеличить эффективность контроля бюджета движения денежных средств и на этапе составления, и на этапе реализации (при контроле заявок на платежи), и на этапе план-фактного анализа исполнения бюджета движения денежных средств.
Что касается поступлений и выплат по инвестиционной деятельности, то, как видно из примера, в бюджете движения денежных средств никаких поступлений не планируется (см. Табл. 3 ). Только одна статья выплат по инвестиционной деятельности в данном примере заполнена цифрами. Это приобретение основных средств. Данная информация поступает в бюджет движения денежных средств из инвестиционных бюджетов. Здесь нужно обратить внимание на то, что сюда поступают именно те статьи выплат, которые формально считаются инвестиционными. То есть часть статей инвестиционных бюджетов формально может относиться к текущим поступлениям и выплатам.
Среди статей поступлений и выплат по финансовой деятельности в данном примере бюджета движения денежных средств ненулевыми являются только получение и погашение кредитов. Это связано с тем, что никаких финансовых операций в плановом периоде не намечалось, и дивиденды не начислялись и не выплачивались. Следует отметить, что в данной модели используется норматив неснижаемого остатка движения денежных средств, поэтому модель сама рассчитывает необходимые значения кредитных ресурсов. Причем определяются нужные значения в каждом периоде, а также рассчитываются суммы, которые можно выплачивать в каждом месяце для погашения кредита и процентов за кредит.
Бюджетирование - технология, являющаяся неотъемлемой частью управления компанией путем планирования, постановки конкретных целей, осуществления постоянного контроля, анализа результатов, выявление причин отклонения и нахождении решений для устранения расхождений.
Бюджет доходов и расходов относится к одному из трех основных бюджетов организации.
БДР является финансовым планом организации, наглядно показывающий соотношение всех планируемых доходов от продажи услуг или продукции со всеми предполагаемыми расходами за определенный период.
Цели Бюджета доходов и расходов
Целью формирования данного финансового плана можно назвать:
- выявление эффективности хозяйственной деятельности организации,
- каждого из ее структурных подразделений за установленный период,
- установка лимитов на основные статьи расходов.
В отличие от Отчета о прибылях и убытках, в БДР не допускается планирование возможных убытков. Минимум может быть запланирована нулевая прибыль.
БДР позволит руководителю проанализировать и выявить возможности увеличения прибыли
Он также поможет оптимизировать налоговые и различные другие платежи в бюджет.
Также целью БДР является раскрытие структуры доходов, себестоимости продаваемой продукции и расходов так, чтобы точно можно было выявить прибыль, получаемую организацией в планируемом периоде.
Возможно исключение, если в новом запускаемом проекте планируется получение прибыли через определенное количество лет. Тогда в текущем периоде убытки будут возможны, но итоговый бюджет все-таки должен наглядно демонстрировать выход на безубыточность.
БДР является одним из 3 бюджетов (БДР и БДДС, БДЛ), составляемых в процессе бюджетного управления.
Составление бюджета доходов и расходов, его структура
Стандартной методикой формирования БДР будет:
- Определение структуры организации.
- Разработка бюджетной политики.
- Определение механизма формирования операционных бюджетов.
- Установка порядка консолидации бюджетов.
Перед началом формирования бюджета выясняют какие параметры и данные будут интересны, что будет существенным при оценке, в каких разрезах потребуется увидеть информацию.
БДР как и другие бюджеты формируются, в первую очередь, для собственников компании, ее руководства, которых интересуют такие целевые показатели как прибыльность активов, отдача от вложенного капитала, производительность труда и так далее.
Поэтому на основании необходимой для них информации и определяется структура БДР.
Формат БДР имеет произвольную форму, которая утверждается в системе бюджетирования организации
В упрощенном виде структура бюджета может быть представлена в следующем образце:
Бюджет доходов и расходов на 2014 г.
| Чистые продажи | 840 |
| Себестоимость продаж | 540 |
| Валовая прибыль | 300 |
| Заработная плата и фонды | 90 |
| Амортизация | 60 |
| Операционные расходы | 60 |
| Всего расходы | 210 |
| Операционная прибыль | 60 |
| Выплаченные проценты | 42 |
| Прибыль до налогообложения | 48 |
| Налог на прибыль | 9 |
| Чистая прибыль | 3 |
Представленные данные показывают оценку стоимостную, а не денежную. Денежная оценка выражается в Бюджете движения денежных средств.
Пример БДР упрощенный, в зависимости от того, занимается ли организация производством, торговлей или предоставляет разного рода услуги, структура бюджета видоизменяется и дополняется, и будет отражать информацию с учетом ведения той или иной деятельности.
Каждая расходная или доходная статья может быть детализирована до разных уровней: услуги, товарно-материальные ценности, проекты, договора и разного рода другие необходимые элементы.
Обычно формирование БДР начинают с прогноза сбыта продукции или услуг, затем определяют прямые или косвенные затраты.
Нужную информацию для выявления объема прогнозируемых продаж и затрат берут из операционных бюджетов:
- бюджета продаж,
- бюджета прямых расходов на оплату труда,
- бюджетного плана прямых материальных затрат.
При планировании доходной части финансового плана учитывают:
- Бюджет продаж основной продукции или услуг.
- Доход от прочей деятельности.
- Прогноз возможных внереализационных доходов, курсовой разницы, получаемой в итоге изменения курсов валют на момент получения оплаты за отгруженную продукцию.
- Прогноз планированного получения процентов по предоставленным кредитам и займам.
При формировании расходной части учитывают следующие показатели:
- Условно постоянные или переменные расходы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности организации.
- Коммерческие расходы.
- Прочие внереализационные затраты и проценты по полученным займам и кредитам.
С помощью БДР оценивается эффективность производимой хозяйственной деятельности организации, анализируются и определяются резервы формирования прибыли, возможности ее увеличения, устанавливаются лимиты расходов.
Бюджет доходов и расходов (БДР), позволяет планировать финансовый результат деятельности предприятия. После того, как в ООО «Агромаш» сформированы Бюджет доходов, Бюджет производственной себестоимости, Бюджет расходов на сбыт, Бюджет административных расходов, Бюджет социальной сферы и Бюджет расходов по банковским учреждениям, можно приступать к составлению БДР, который позволяет планировать финансовый результат деятельности предприятия.
Рассмотрим подробнее, каким образом и из каких бюджетов консолидируются данные при составлении БДР на нашем предприятии. Чтобы не перегружать цифровой материал, представленный в статье, показатели бюджетов ООО «Агромаш» поданы в округленном виде.
Суммы доходов по основной деятельности берутся из Бюджета доходов.
Для определения себестоимости реализованной продукции необходимо вернуться к Бюджету производственной себестоимости и Бюджету производства и реализации. Например, по модели «Муравей» согласно Бюджету производства и реализации планируется реализовать всю произведенную продукцию и остатки в количестве 10 штук. Следовательно, к производственной себестоимости всего выпуска модели «Муравей» нужно прибавить производственную себестоимость изделий на складе (исходя из производственной себестоимости единицы изделия прошлого периода): 513205 + 10 х 3160 = 544805. Аналогично выполняем расчет по модели «Жук»: 471513 + 4 х 3799 = 486709.
По мотоблокам «Шмель» планируется реализовать всю произведенную в плановом периоде продукцию; складских запасов по этой модели нет, поэтому сразу переносим сумму производственной себестоимости из Бюджета производственной себестоимости. По запчастям указываем себестоимость реализованной продукции из Бюджета производства и реализации, где по строке «Запчасти» указано движение запчастей по их производственной себестоимости.
Сумма валовой прибыли определяется как разница между доходом от реализации продукции и себестоимостью реализованной продукции.
Общая сумма расходов на сбыт берется из Бюджета расходов на сбыт (без НДС). Расходы на сбыт распределены по каждому виду продукции пропорционально доходу от реализации продукции.
Общие суммы по административным расходам, расходам на социальную сферу, расходам на услуги банка берутся из соответствующих бюджетов и распределяются по видам продукции пропорционально маржинальному доходу. Коэффициент распределения был определен ранее при расчете маржинального дохода.
Проценты по кредиту не распределяются по видам продукции, а относятся сразу на расходы по модели «Шмель», поскольку кредит был взят предприятием под производство именно этой модели.
Прибыль от обычной деятельности определяется путем вычитания из валовой прибыли всех перечисленных расходов. Налог на прибыль рассчитывается по ставке 25%. Чистая прибыль предприятия за планируемый период составляет 615507 грн: 820675 - 205168.
Капитальное строительство
Поскольку маржинальный анализ выявил как наиболее перспективные производство и реализацию мотоблоков модели «Шмель», руководство предприятия приняло решение о строительстве дополнительных производственных помещений для наращивания объемов производства этой модели. Строительные работы начались в предыдущем квартале.
В планируемом месяце продолжается строительство и формируется , где указываются все расходы, связанные с этой программой. Этот бюджет может составляться в более подробном виде, чем продемонстрировано нами. Сумма расходов на капитальное строительство составила 517948 грн без НДС, или 621537 грн с НДС.
Бюджет движения денежных средств (БДДС)
После составления БДР можно приступать к составлению Бюджета движения денежных средств (БДДС) отдельно по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. В нашем случае предприятие не проводило финансовой деятельности, поэтому БДДС содержит показатели только по двум ее видам.
Разработка БДДС начинается с определения поступлений и выплат по операционной деятельности. Суммы платежей указываются с учетом НДС. Рассмотрим, из каких бюджетов консолидируются данные при составлении БДДС ООО «Агромаш».
Поступления денежных средств берем из Бюджета поступлений, платежи по производственной деятельности — из Бюджета платежей по закупкам. Так, сумма платежей по закупке металлопродукции и лакокрасочных материалов составит 200915 грн: 192015 + 8900. Аналогично в БДДС вносятся суммы платежей по всем группам ресурсов.
Выплаты зарплаты основного производственного персонала (вместе с выплатами зарплаты начальников цехов) берутся из Бюджета расходов на оплату труда прошлого месяца и Бюджета общепроизводственных расходов цехов за прошлый месяц. Выплаты по общепроизводственным расходам, а также по остальным видам расходов берем из соответствующих бюджетов.
Чистое движение денежных средств от операционной деятельности определяется как разница между поступлениями от операционной деятельности и платежами по операционной деятельности.
Мы знаем, что предприятие финансирует строительство новых производственных помещений. Сумма, которую намерено выплатить предприятие, превышает чистое движение денежных средств операционной деятельности за месяц (569591 грн) и составляет 586537 грн с учетом НДС.
Чистое за период отрицательное и составляет -16947 грн: 569591 - 586537. Однако с учетом остатка денежных средств на начало периода остаток денежных средств на конец периода - 9370 грн: 26317 - 16946. Кроме того, в плановом месяце предусмотрен расчет векселем.
Сумма расходов по капитальному строительству из Бюджета капитального строительства составила 517948 грн. С НДС эта сумма будет 621537 грн, в т. ч. 103590 грн - НДС.
Если заложить в БДДС всю эту сумму, получим отрицательный остаток денежных средств на конец периода, то есть кассовый разрыв. Этого допускать нельзя ни в коем случае. Поэтому предприятием было запланировано в счет задолженности по капитальному строительству выдать вексель на сумму 35000 грн.
В отличие от приведенных расчетов, довольно часто в результате составления БДДС предприятие может получить отрицательный остаток денежных средств или остаток ниже минимально установленного уровня.
Для устранения дефицита БДДС необходимо заново проанализировать функциональные и операционные бюджеты, выявить резервы увеличения денежных поступлений или сокращения выплат, рассмотреть возможность привлечения дополнительного капитала и пересчитать бюджеты с учетом запланированных изменений.
Составление Прогнозного баланса является завершающим аккордом финансового планирования. Он позволяет не только проверить корректность составления всех остальных бюджетов, но и планировать финансовое состояние, в котором будет находиться предприятие после реализации всего намеченного в функциональных бюджетах.
Рассмотрим особенности технологии составления Прогнозного баланса и его взаимосвязь с операционными бюджетами, а также БДР и БДДС.
Значение статей Прогнозного баланса на начало периода переносится из соответствующих статей Прогнозного баланса на конец периода предыдущего бюджетного месяца. Рассмотрим, каким образом на нашем предприятии были получены плановые значения статей Прогнозного баланса на конец августа 2008 года.
I . Расчет значений на конец периода по статьям активов. Сумма по статье «Незавершенное строительство» увеличилась на величину капитальных инвестиций из соответствующего бюджета.
Сумма по статье «Основные средства» уменьшилась на величину амортизационных отчислений в планируемом месяце, которую определяем путем суммирования соответствующих статей из Бюджетов административных, общепроизводственных расходов и Бюджета социальной сферы.
Движения по статьям «Долгосрочные финансовые инвестиции» и «Долгосрочная дебиторская задолженность» у предприятия не было.
Сумма по статье «Производственные запасы» берется из бюджета закупок и остатков (1331 + 8755 + 192 + 48 + 1030 = 11356 грн).
При определении суммы по статье «Незавершенное производство» предприятие исходит из того, что незавершенное производство составляет 6,14% производственной себестоимости за период: 1451462 х 0,0614 = 89206 грн. Величина 6,14% обусловлена статистическими данными прошлых периодов.
Сумма в строке «Готовая продукция» рассчитывается как остатки готовой продукции в натуральном выражении из Бюджета производства и реализации, умноженные на их производственную себестоимость из соответствующего бюджета.
В нашем случае остатки готовой продукции планируются только по запчастям, и сумма берется из Бюджета производства и реализации.
Изменений по строке «Векселя полученные» не было.
В строке «Дебиторская задолженность за товары, работы, услуги» отражается сумма дебиторской задолженности из соответствующего бюджета.
Сумма в строке «Дебиторская задолженность по расчетам с бюджетом» включает:
- сумму на начало периода (11248 грн);
- сумму налогового кредита (13558,43 грн), полученную как разница между налоговыми обязательствами по реализации и налоговым кредитом по понесенным расходам операционной деятельности (расчет по данным функциональных бюджетов);
- сумму налогового кредита по капитальному строительству из соответствующего бюджета (103590 грн).
Изменений задолженности по выданным авансам не было.
Сумма в строке «Денежные средства и их эквиваленты» берется из БДДС.
Сумма по «Расходам будущих периодов» не изменилась.
Таким образом, сумма активов Баланса составила 6038285 грн.
II . Расчет значений на конец периода по статьям пассивов. Уставный капитал предприятия в августе не планируется увеличивать, он остается неизменным, как и сумма резервного капитала.
Сумма нераспределенной прибыли увеличивается на величину прибыли из БДР: 55210 + + 615507 = 670717 грн.
Сумма краткосрочных кредитов остается неизменной, поскольку предприятие не планирует возврата кредита или получения дополнительного.
Сумма по строке «Векселя выданные» увеличена по сравнению с предыдущим периодом на 35000 грн, то есть на сумму веселя, который предполагается выдать в счет части долга по капитальному строительству.
Сумма по строке «Кредиторская задолженность за товары, работы, услуги» берется из соответствующего бюджета кредиторской задолженности.
Сумма по строке «Текущие обязательства по расчетам» складывается из:
- остатка за предыдущий период;
- разницы между начисленной и выплаченной заработной платой (берется из соответствующих статей операционных бюджетов);
- разницы между начисленными и выплаченными налогами (берется из соответствующего бюджета);
- суммы начисленного налога на прибыль (из БДР).
Таким образом, сумма пассивов предприятия составляет 6038285 грн. Равенство Активов и Пассивов соблюдено.
В ООО «Агромаш» сложилась типичная для многих предприятий ситуация: денег нет, а прибыль есть. Почему так получается? Ответ на этот вопрос дает БДДС, рассчитанный косвенным методом .
Для расчета берем чистую прибыль за вычетом амортизации из БДР - 615507 грн. Прибавляем сумму амортизационных отчислений (функциональные бюджеты). Вычитаем изменение суммы оборотных активов (Прогнозный баланс): дебиторской задолженности (314058 + 117148) и запасов (-10791 + 4646 - 33636). Прибавляем изменение суммы текущих обязательств по IV разделу Баланса (-265409 грн). По инвестиционной деятельности произошло изменение суммы необоротных активов на 517948 грн. Изменений по финансовой деятельности не было.
Подсчитаем суммарное изменение денежных средств (АДС):
ДДС = 615507 + 11511 - 431206 + 39781 + + 265409 - 517948 = -16947 грн.
К начальному сальдо денежных средств 26317 грн прибавляем АДС -16947 и получаем сумму конечного сальдо денежных средств 9370 грн, которая стоит в Прогнозном балансе
На следующем, итоговом, этапе составим Аналитические показатели бюджетов .
Поскольку одной из целей является контроль и анализ рентабельности по каждому виду продукции, целесообразно рассчитать рентабельность отдельных видов продукции на основании данных БДР.
Для этого по каждому виду продукции определяем величину чистой прибыли и делим ее на сумму полных расходов по этому виду продукции. Например, рентабельность мотоблока «Муравей» получаем следующим образом. Из БДР берем прибыль от обычной деятельности (245043 грн), вычитаем из нее величину налога на прибыль (61261 грн), получаем чистую прибыль (183782 грн). Чистую прибыль делим на величину общих расходов, приходящихся на мотоблок (564955 грн), получаем рентабельность 32,53%. Аналогичным образом получаем рентабельность мотоблока «Жук» - 39,54% и «Шмель» - 51,55%.
На этом формирование бюджетов и прогнозных аналитических показателей ООО «Агромаш» завершено. Следующий шаг - исполнение бюджетов, контроль и анализ причин отклонений для принятия своевременных и эффективных управленческих решений.
