Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Создаваемые сегодня в организациях службы ДОУ имеют разнообразные наименования: департамент по управлению делами, административный департамент, административно-правовой департамент, управление делами, административно-кадровое управление, управление делопроизводства, управление документооборота и комплектования ведомственных архивов, управление делами и информационных технологий, административная дирекция и т.д.

Включение в наименование службы ДОУ слов «департамент» и «управление» с внутренними подразделениями в виде отделов, секторов, групп подчеркивает ее значимость как структуры, имеющей такую же функцию управления в организации, как, например, управление финансами.

Выбор варианта службы ДОУ, ее структура и численность зависят от штатной численности организации, состава структурных подразделений, объема выполняемых службой ДОУ работ, объема документооборота, форм работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот), трудозатрат на выполнение конкретных видов работ, уровня автоматизации процессов обработки документов (внедрения СЭД).

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Цели и задачи службы ДОУ

Целями службы ДОУ являются руководство, координация и реализация работ по ИДОУ.

Служба ДОУ призвана решать следующие основные задачи:

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами.

Выполнение этой задачи предполагает организацию, планирование и регулирование процессов управления документами и содержащейся в них информации, обеспечение единой технологии создания, согласования, регистрации, обработки, контроля исполнения, хранения и использования документов в течение всего их жизненного цикла. Это достигается разработкой и обеспечением практического применения инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, положения об архиве и об экспертной комиссии организации, номенклатуры дел, перечней и классификаторов, других нормативных и методических документов, необходимых для организации работы с документами на основе единых требований;

• создание информационно-поисковых систем.

Решение этой задачи должно обеспечивать быстрый и качественный поиск всех зарегистрированных документов по различным наборам реквизитов на любом этапе их обработки и прохождения в организации. Необходимо организовать формирование базы данных о документах, что достигается, прежде всего, путем автоматизации порядка работы с документами;

• организация контроля исполнения документов.

Данная задача включает комплекс работ, направленных на своевременное и правильное исполнение документов (поручений) соответствующих руководителей, проведение необходимой аналитической работы по исполнительской дисциплине.

Технология проведения этой работы излагается в инструкции по ДОУ и включает в общем порядке:

• определение сроков исполнения, принципы контроля;
• постановку задач контроля и проведение контрольных процедур (постановка на контроль, определение срока исполнения, мониторинг хода исполнения, предупредительный и последующий контроль, продление срока исполнения, снятие документа с контроля, информирование руководителя об исполнительской дисциплине и подготовку предложений по ее улучшению (при необходимости);
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативными документами.

• организация работы по комплектованию архива организации.

В соответствии с инструкцией по ДОУ законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, через год после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат описанию и оформлению в установленном порядке ответственными за делопроизводство структурных подразделений для передачи в архив. Работники службы ДОУ оказывают необходимую методическую и практическую помощь в обеспечении этого процесса.

• подготовка номенклатуры дел организации и контроль за правильностью формирования дел в подразделениях.

Работа по подготовке номенклатуры дел проводится на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, и полученных от структурных подразделений предложений для включения дел в сводную номенклатуру дел организации. При этом следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, инструкцией по ДОУ организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Контроль за правильным формированием дел призвана также осуществлять служба ДОУ путем проведения периодических проверок подразделений на предмет состояния работы с документами, сохранности документов;

• проведение экспертизы ценности документов.

Эта задача решается проведением полистного просмотра сформированных дел с целью определения научного, социально–культурного, исторического и практического значения документов, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Такая работа проводится в структурных подразделениях под методическим руководством специалистов службы ДОУ и в архиве организации по документам, переданным в архив;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Данная задача выполняется с помощью разработки и практического внедрения ряда нормативных и методических документов (например, альбома форм унифицированных документов). В альбоме отражается характеристика каждого документа, его корпоративный статус, этапы документирования. В нем нормативно закрепляются состав используемых в организации документов и процедура их подготовки, предусматривается единая классификация документов в соответствии с управленческими функциями и задачами. При его использовании учитывается также количество видов и форм документов. На решение этой задачи направлено внедрение автоматизированных программ по работе с документами;

• сокращение документооборота и количества документов.

Для подготовки предложений руководству организации по сокращению документооборота организуется учет его объема.

Задачу сокращения объема документооборота возможно решить двумя путями:

• сократить внутреннюю переписку (например, ввести строгое требование вести внутреннюю переписку только при отсутствии возможности решения вопроса в рабочем порядке посредством корпоративной электронной почты, телефона, обсуждения);
• оптимизировать документооборот и применять рациональную маршрутизацию документов при использовании СЭД;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ИДОУ организации.

Выполнение этой задачи связано с подготовкой основополагающих документов для работы службы ДОУ и организации в целом (прежде всего подразумевается инструкция по ДОУ, отражающая все процессы работы с документами и содержащейся в них информацией, и технологические операции в логически выстроенной последовательности);

• внедрение современных методов обработки документов, включая автоматизированные системы ДОУ и безбумажный (электронный) документооборот.

Решение этой задачи очень актуально, т.к. в современных условиях практически каждая организация внедряет СЭД или осуществляет доработку или ее замену на более функциональную систему. Без элементов электронного документооборота невозможно успешно выстраивать бизнес или обеспечить эффективную работу любой организации. Сегодня в крупных организациях в основном используется смешанный документооборот: электронный документооборот с сопровождением элементов бумажного;

• организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Служба ДОУ должна реализовывать эту задачу с помощью разработки нормативно–методических документов, разъяснения способов их применения, оказания методической и практической помощи подразделениям и подведомственным организациям, проведения семинаров, совещаний, повышения квалификации ответственных за работу с документами соответствующих подразделений и структур.

Структура службы ДОУ и изменения, произошедшие в последние годы

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

В наименованиях приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ. Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов:

• изменений законодательства в сфере информации и документации;
• обновления технологии подготовки, обработки, хранения и использования документов;
• появления новых подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например, изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов), исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Необходимо учитывать, что внедрявшиеся 10–15 лет назад автоматизированные системы были нацелены на минимизацию затрат при выполнении конкретных операций (работ), например, регистрации документов или контроля исполнения поручений руководства организации. В настоящее время внедряются корпоративные технологии и системы в организации в целом, которые, как правило, интегрируются с другими автоматизированными системами («Босс-кадровик» , «1С» и др.).

Утратило свое практическое значение копировально-множительное бюро, поскольку работники многих организаций обеспечиваются копировальной техникой на их рабочих местах, и они самостоятельно тиражируют документы. Также исчерпало себя машинописное бюро, так как после оснащения работников организаций компьютерами каждый специалист готовит проекты документов с использованием компьютеров. Кроме того, отдел писем (жалоб) в настоящее время все реже выделяется в отдельную структуру, но порядок работы с письмами (жалобами) излагается в соответствующем разделе инструкции по ДОУ, и эта категория документов, как правило, регистрируется отдельно или в общем документопотоке, но выделяется особо. Также не совсем актуальна протокольная группа, которая ранее решала задачи подготовки, согласования и выпуска решений коллегиальных органов управления организации, но некоторые функции, выполнявшиеся ею, в измененном виде частично передаются корректорам (в ряде случаев это может быть группа выпуска документов). Задачу подготовки проектов решений и организации работы коллегиальных органов решает ответственный секретарь соответствующего коллегиального органа.

В заключение следует подчеркнуть, что от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы ДОУ в структуре организации сложно переоценить.

Э.В. Тычинская, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

ВВЕДЕНИЕ

Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.

Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».

Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;

Понятие и назначение службы ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач :

1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.

2)Организация работы с документами в учреждении.

3)Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
• Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
• Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• организация работы с обращениями граждан;
• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
• Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Не имеют идеальной планировки, что уж говорить о многоквартирных домах, построенных в советскую эпоху. Наверное, в душе каждый мечтает сделать свое жилье по-своему уникальным и более комфортным. В этом случае на помощь приходит перепланировка, подразумевающая любое изменение конфигурации помещений.

Можно сделать пространство квартиры более свободным, убрав лишние межкомнатные перегородки, при помощи демонтажа подоконной зоны увеличить естественное освещение на кухне или в комнате, увеличить площадь мокрой зоны , объединив уборную с ванной и расширив совмещенный санузел на коридор.

Однако собираясь делать в квартире ремонт, многие даже не задумываются о законности своих действий. А между тем нужно обязательно согласовывать перепланировку. Некоторые граждане, решившие пренебречь этим процессом и сделав в квартире самовольную перепланировку с нарушением строительно-санитарных норм, уже лишились права собственности.

При этом готовясь проводить кардинальные преобразования своей жилплощади на основе разрешительных документов, каждый владелец недвижимости сталкивается с вопросом, где согласовать перепланировку квартиры?

Чтобы однозначно сказать, где согласовать перепланировку квартиры, необходимо знать, где она находится, так как процедуры согласования переустройства помещений в столице и области немного отличаются.

Где согласовывать перепланировку квартиры в Москве?

Основным учреждением Москвы, согласующим перепланировки квартир, является жилищная инспекция, отделения которой работают в каждом округе города.

Мосжилинспекция через районные отделения многофункционального центра госуслуг («Мои документы») принимает от заявителей бумаги на согласование.

О том, какие документы потребуются, чтобы согласовать вашу перепланировку, узнайте .

Она же выдает разрешение на проведение перепланировочных работ или письменный отказ в ремонте. А также оформляет акты о завершении переустройства и перепланировки.

Образцы документов от Мосжилинспекции:

Жилищная инспекция – это основной согласующий перепланировки госорган столицы, но не единственный.

В зависимости от сложности ремонта и типа работ проект перепланировки дополнительно придется согласовывать и с другими инстанциями.

Для перепланировки квартиры, находящейся в ипотеке , от банка нужна будет справка, что он не против проведения в ней капитального ремонта.

У Департамента культурного наследия города Москвы потребуется разрешение, если квартира расположена в доме, относящегося к столичным памятникам истории и культуры.

В этом случае вместо проекта перепланировки компанией со специальной лицензией от Министерства культуры РФ разрабатывается проект приспособления .

А где согласовать перепланировку квартиры, если планируется изменение фасадной стены дома? Ответ – в ГБУ ГлавАПУ.

Все документы и справки, полученные от перечисленных организаций, вместе с основным пакетом документов передаются в Мосжилинспекцию для изучения.

Где согласовать перепланировку квартиры в Московской области?

В Подмосковье перепланировками занимаются местные администрации или их структурные подразделения, которые их и согласуют. Например, им может быть городское управление архитектуры и градостроительства.

При этом в каждом городе свой регламент проведения перепланировок жилых помещений.

Получить дополнительную информацию о том, где согласовать перепланировку квартиры, вы можете у наших консультантов. Задавайте ваши вопросы по

В своей квартире часто хочется провести масштабный ремонт и заняться какой-то радикальной перепланировкой. Если все работы выполнить, но не одобритьэто в инстанциях – такая квартира для своего хозяина становится большой проблемой. Ее нельзя продать или использовать в роли залога, а если будет инициирована проверка и выявят все изменения – придется заплатить штраф.

Поэтому согласие перепланировки квартиры необходимо получить заранее и лишь после этого приступать к ремонтным работам.

Сбор документов и разрешений

Иметь дело придется с Бюро технической инвентаризации, где заказывается новых техпаспорт на жилье, в котором были проведены некие изменения. Сначала необходимо сделать копию с уже имеющегося плана, дальше написать заявление на перепланировку. К этому пакету дополнительно предоставляются документы на право собственности недвижимостью.

Если в доме прописаны другие люди – получить их согласие на проведение работ нужно обязательно. В ситуации, когда квартира является залогом в банке или она куплена в ипотеку, владельцу необходимо будет получить от банка разрешение на проведение работ.

Если вы пользуетесь помощью фирмы, которая предоставляет свои услуги по согласованию перепланировки, то нужна доверенность на право быть вашим представителем.

В дома, которые являются памятками истории или архитектуры, нельзя просто так вносить изменения. Нужно сначала собрать разрешения от органов охраны памятников культуры и истории, а также от пожарной и газовой службы.

Что согласовать не получится?

Как мы уже выяснили, без конструктивных изменений конфигурации помещения почти никогда не обойтись. И если обустроить тамбур в подъезде или изменить расположение дверного приема можно без проблем, то на ряд действий стоит строгий запрет:

1. усечение или перенос вентиляционных каналов и стояков коммуникаций;
2. расширение оконного проема или его добавление;
3. объединение комнаты и кухни с нарушением теплового контура;
4. проводить отопление на лоджию или балкон, обустройство теплых электрических полов тоже запрещено;
5. нельзя сносить несущие стены и колонны.

Для чего одобрение не нужно?

Согласование не понадобится для выполнения таких ремонтных и отделочных работ:

• замену отделки стен, пола и потолка;
• установку встроенной мебели;
• замену оборудования (унитаза, раковины и пр.);
• установку пластиковых окон и кондиционеров.

Подготовка проекта

Перед тем, как согласовать перепланировку квартиры, необходимо разобраться во всех ее аспектах. Под перепланировкой подразумевают изменение функционального назначения комнат, демонтаж перегородок, а также инженерных коммуникаций, достраивание новых дверных проемов и закладку старых. Такая реконструкция не касается фасада здания.

Если захотелось кардинально поменять свое жилое пространство, начните с составления плана работ, который в дальнейшем нужно будет утвердить. Когда работы не касаются батарей и вентиляции, то провести согласование можно по простому плану и дополнительные разрешения не нужны.

Лучше всего заказывать проект в проектно-строительной конторе. Эскиз будет выполнен в специальном графическом редакторе, на основании выполненных специалистом замеров вашей квартиры и ваших пожеланий.

В проекте также расписывают тип здания, дополнительные технические характеристики и условия, добавляя в конце заветную фразу «Выполнен в строгом соответствии с нормами пожарной и взрывобезопасности».

Обратиться можно в любую частную или государственную организацию, главное, чтобы у них было свидетельство и разрешение на выполнение таких работ.Проект завершает подпись главного инженера и печать фирмы, которая берет на себя полную ответственность за перепланировку.

Теперь осталось узнать, где согласовать перепланировку квартиры, прежде чем нанимать бригаду строителей и приступать к работам.

Где согласовать готовый проект?

Находите управление архитектуры и градостроительства в вашем городе (для небольших городов подходит местное управление архитектурой) и отдаете им на рассмотрение такой пакет документов:

1. свидетельство права собственности на недвижимость, в которой планируется провести работы;
2. кадастровый паспорт, который берется в БТИ;
3. проект перепланировки, который выполнила для вас специальная организация;
4. соглашения всех членов семьи, которые проживают в квартире, на выполнение работ;
5. заявление. Скачать бланк можно в сети.

Взамен клиенту выдают расписку о приеме бумаг и назначается дата, когда тот может прийти за готовым разрешением. Законодательно на рассмотрение заявки отводится 45 дней, после чего выдается ответ в письменном виде. Теперь можно смело нанимать рабочих и закупать необходимые инструменты и материалы.

Важные аспекты

На протяжении всего процесса перепланировки важно вести журнал учета выполненных работ. В нем отмечаются все этапы, иначе инспекция не подпишет акт и даже при получении первичного согласия, перепланировка все равно будет считаться незаконной.

Для заверения этого журнала-акта необходимо пригласить комиссию из уже известного нам управления архитектуры и градостроительства. Комиссия проверит соответствие описанных работ фактически выполненному объему и если все в порядке, то поставит подписи на акте. Если же в результате работ изменилась площадь жилья, то свидетельство на право собственности придется изменить.

Если нет – акт перепланировки и свидетельство на право собственности снова направляем в БТИ, где через некоторое время для вас будет изготовлен новый техпаспорт. В ситуации, когда перепланировка была проведена незаконно и ее случайно обнаружил инженер БТИ – придется заплатить штраф, ибо это нарушение ЖК РФ.

В среднем для согласования эскиза перепланировки понадобится от 1 до 4 месяцев. Серьезные проекты изменений соответственно отнимут больше времени и денег, ведь услуги инженеров БТИ и работников управления архитектуры не бесплатны.