Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- документы бухгалтерского учета и отчетности.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- формы бухгалтерской отчетности;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.
Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)
Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать
Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.
Требования законодательства
Какими же сроками следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских документов;
- в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.
Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .
Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне . В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.
Как хранить бумаги
Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.
В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.
Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Какие документы передаются в архив
Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Порядок уничтожения бумаг
Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.
Уничтожить документы можно двумя способами.
Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (см.).
Сроки хранения документов
установлены в Перечне
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ,
утвержденном приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие
распространяется на организации любой формы собственности.
|
Минимальный срок хранения
документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1
статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О
бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные
документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская
(финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат
хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых
в соответствии с правилами организации государственного архивного
дела, но не менее пяти лет после отчетного года. В
законах
об акционерных обществах и об
ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить
обязательно (ст.89
Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50
Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности,
относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская
отчетность. Информация о сроках
хранения наиболее распространенных видов документов представлена в
таблице.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице .
Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету
Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).
Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.
В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.
Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году
| Вид документа | Срок хранения |
| Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д | 5 лет после окончания периода, за который они составлены |
| Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы | |
| Акты сверок | |
| Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов) | В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности |
| Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) | В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет |
| Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО | Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | |
| Учетная политика | 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет |
| Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки | Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок |
| Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) | В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи |
| Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) | В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается |
Как долго хранить кадровые документы
В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.
Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними - 75 лет.
Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.
| Вид документа | Сроки хранения |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности) |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
| Документы о премировании | 5 лет |
| Штатные расписания и изменения к ним | Постоянно |
| Личные дела | 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года |
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | |
| Личные карточки работников | |
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные - 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
| Графики предоставления отпусков | 1 год после окончания его действия |
Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются
Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.
Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?
Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.
Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).
Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.
Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов
Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.
Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.
Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.
Как избавиться от старых документов
Если срок хранения документов истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.
Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта придется оформить приемно-сдаточную накладную.
Если такого договора нет, то в акте надо указать способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.
Е.В. Вайтман
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить
Бухгалтерские документы
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.
Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.
Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.
Налоговые декларации и документы для расчета налогов
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.
Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).
Обратите внимание
Для акционерных обществ — особые правила
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:
- документы о создании, реорганизации общества;
- устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
- свидетельство о государственной регистрации общества;
- решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
- протоколы общих собраний акционеров;
- протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
- списки аффилированных лиц общества;
- положения о филиалах и представительствах общества;
- протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
- бюллетени для голосования;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.
Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.
Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
|
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры |
||
|
Годовая бухгалтерская отчетность* |
Не менее 10 лет |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня |
|
Сводная годовая бухгалтерская отчетность* |
До ликвидации организации** |
|
|
Квартальная бухгалтерская отчетность* |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) |
|
|
Месячная бухгалтерская отчетность* |
Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) |
|
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним |
До ликвидации организации** |
Пункт 136 Перечня |
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) |
Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня |
|
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики |
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз |
Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
|
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов) |
||
|
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 10 лет |
Пункт 170 Перечня |
|
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) | ||
|
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет) |
|
|
Счета-фактуры |
Пункт 150 Перечня |
|
|
Книги покупок, книги продаж |
Не менее полных 5 лет с даты последней записи |
Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
|
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль |
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет |
Пункт 4 статьи 283 НК РФ |
|
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН |
Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ |
|
|
Первичные документы |
||
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня |
|
Путевые листы |
Не менее 5 лет |
Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
|
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 153 Перечня |
|
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет |
Пункт 155 Перечня |
|
Исполнительные документы |
Не менее 5 лет |
Пункт 162 Перечня |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Пункт 163 Перечня |
|
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях |
||
|
Документы об оплате учебных отпусков |
Пункт 165 Перечня |
|
|
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
До ликвидации организации** |
Пункт 166 Перечня |
|
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) |
Не менее 5 лет |
Пункт 167 Перечня |
|
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене |
Пункт 179 Перечня |
|
|
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами |
До ликвидации организации** |
Пункт 181 Перечня |
|
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 192 Перечня |
|
Договоры и контракты |
||
|
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения |
Пункт 186 Перечня |
|
Паспорта сделок |
До ликвидации организации** |
Пункт 187 Перечня |
|
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет |
Пункт 188 Перечня |
|
Договоры о материальной ответственности |
Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица |
Пункт 189 Перечня |
|
Кадровые документы |
||
|
Коллективный договор |
До ликвидации организации** |
Пункт 275 Перечня |
|
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
Не менее 5 лет |
Пункт 277 Перечня |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Не менее 1 года**** |
Пункт 281 Перечня |
|
Документы о премировании работников |
Не менее 5 лет |
Пункт 293 Перечня |
|
Трудовые договоры (контракты, соглашения) |
Не менее 75 лет |
Пункт 338 Перечня |
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников) |
Не менее 75 лет |
Пункт 339 Перечня |
|
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников |
До момента востребования, но не менее 50 лет |
Пункт 342 Перечня |
|
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
Не менее 50 лет |
Пункт 358 Перечня |
|
Графики предоставления отпусков |
Не менее 1 года |
Пункт 356 Перечня |
|
Документы по охране труда |
||
|
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении |
Не менее 5 лет |
Пункт 295 Перечня |
|
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией |
До замены новым**** |
Пункт 304 Перечня |
|
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
Не менее 75 лет |
Пункт 305 Перечня |
|
Табели и наряды работников вредных профессий |
Не менее 75 лет |
Пункт 305 Перечня |
|
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний |
Не менее 45 лет |
Пункт 312 Перечня |
|
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности |
Не менее 10 лет |
Пункт 316 Перечня |
|
Журналы проведения аттестации по технике безопасности |
Не менее 5 лет |
|
|
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) |
Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 |
|
|
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) |
||
|
Документация по ККТ***** |
Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ |
Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 |
|
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации |
||
|
Статистические документы |
||
|
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
Не менее 10 лет |
Пункт 199 Перечня |
|
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
До ликвидации организации** |
|
|
Полугодовые статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) |
|
|
Квартальные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет) |
|
|
Месячные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет) |
|
|
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). |
||
Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.
Пример 1
ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)
До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)
Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)
Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.
Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.
Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.
Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.
Пример 2
Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.
Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).
Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.
Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.
Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.
Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.
Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее
В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.
Пример 3
ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.
Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.
Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги
Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.
Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.
Ситуация 3. Организация владеет основными средствами
Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.
Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.
Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.
Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.
Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.
В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.
Хранение документов
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)
В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ
Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ
Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)
Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.
Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.
Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?
Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.
Уничтожение и утилизация документов
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.
Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения
Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.
При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).
Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).
Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.
Ответственность за утрату документов
Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:
5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;
15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;
10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.
Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)
По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете . Это касается, в частности, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например , должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .
В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .
Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы, используемые для целей налогообложения, в том числе первичные документы и | Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности пп. 8 п. 1 ст. 23 , пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ . Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - или полностью самортизировано Письмо Минфина от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598 ; - или ; - или . Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения |
| Регистры налогового учета и налоговая отчетность декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п. | Пять лет после окончания периода, за который они составлены ст. ст. 382 , , , Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 |
| Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов расчетно-платежные (Т-49) , расчетные (Т-51) и платежные (Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п. | Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Документы по личному составу, то есть документы, отражающие трудовые отношения трудовые договоры, личные карточки (Т-2) , лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, и т.п. | Документы, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле |
| Кассовые документы на выдачу зарплаты, в том числе расчетно-платежные Т-49) и платежные (Т-53 ведомости | Пять лет после окончания года, в котором составлен документ ст. 412 , п. 1.4 Перечня . Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; - в 2003 г. и позже, - 50 лет со дня создания |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Пять лет после окончания года, в котором они составлены ст. 586 , п. 1.4 Перечня . Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся п. 3 ст. 3 , ч. 1 , 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле : - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; - если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания |
Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры
В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.
Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.
Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.
| Чем является товарная накладная | Срок хранения | ||
| Документом, подтверждающим принятие товаров к учету и правомерность вычета входного НДС | Четыре года после окончания налогового периода (квартала), в котором НДС принят к вычету | 01.10.2019 | 30.09.2023 |
| Документом, подтверждающим стоимость товаров, включенную в налоговые расходы | Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах | 01.01.2020 | 31.12.2023 |
| Первичным учетным документом | Пять лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах | 01.01.2020 | 31.12.2024 |
Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.
Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени
Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.
Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.
| Чем является табель учета рабочего времени | Срок хранения | Дата, с которой исчисляется срок хранения | Последний день срока хранения |
| Документом, подтверждающим расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли | Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах | 01.01.2020 | 31.12.2023 |
| Первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета | Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах | 01.01.2020 | 31.12.2024 |
| Документом, на основании которого начислены выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносами | Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов | 01.01.2020 | 31.12.2025 |
| Документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения | Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось рабочее время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда | 01.01.2020 | 31.12.2024 |
| 50 лет со дня составления табеля, если в нем учитывалось рабочее время работников, занятых на вредных или опасных работах | 01.07.2019 | 30.06.2069 |
Таким образом, табель следует хранить.
