Срок хранения разделительного баланса. Хранение документов бухгалтерского учета

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000. В соответствии с Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:
документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности :
- организация труда и служебная деятельность;
- нормирование труда, тарификация, оплата труда;
- охрана труда;

документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности :
- прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
- установление квалификации работников;
- повышение квалификации работников;
- награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение". Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по Перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные - 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 05.07.2005 N 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.2010 N ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или ст. 126 НК РФ.
Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.
Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 04.08.2004 по делу N А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в Постановлении от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Читать также

• Охрана коммерческой тайны

  Работник может быть уволен по инициативе работодателя за разглашение сведений, составляющих ту или иную тайну. Однако вопросы, связанные с материальными потерями, убытками, причиненными работодателю, надлежащим образом не решены. О том, какими правовыми средствами должна обеспечиваться защита такой информации, читайте в статье.

• Технология определения сведений, относимых к коммерческой тайне, и факторы риска

  В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать…

Статьи этого раздела

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Какие кадровые документы должны быть на предприятии

  Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

• Служебные командировки и права работников

  Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.

• Оформляем беременность

  В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и... кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.

Документы, документы…

Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.

Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.

Хочу - не хочу

Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.

О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.

На кого распространяется?

Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:

• инстанции местного самоуправления;
• госорганы;
• предпринимателей;
• предприятия;
• лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.

Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.

Закон под номером 129

В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.

Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.

Храним по правилам

129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.

Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.

Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.

Создание и хранение: все по правилам

Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.

О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.

Подходим к делу с умом

Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.

Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.

Особенности хранения некоторых типов документации

Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.

Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.

На что еще обратить внимание?

При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.

Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.

Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.

Особенности документооборота

Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.

При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.

Особенности хранения дел

Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.

Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.

На что еще обратить внимание?

Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.

При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.

Некоторые особенности

Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.

Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.

Здравствуйте! Сегодня мы поговорим о правилах хранения бухгалтерских документов.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие документы нужно хранить;
2. Какие требования предъявляются к «хранилищу»;
3. Какие сроки хранения устанавливаются для каждого типа документов.

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании.

Не дожидаясь, чтобы какой-нибудь «археолог» из проверяющей инспекции «раскопал» нарушения, разберем правила хранения документации предприятия, строго регламентированные законодательством.

Правовая база

Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и , они доначислят штрафы и налоги.

Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны – вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Сроки хранения бухгалтерских бумаг устанавливаются тремя фундаментальными документами:

• Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», последние изменения были внесены 28.11.2018 г. законом №444-ФЗ;
• Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры России;
• Налоговый кодекс.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. Таким образом, происходит своеобразный «нахлест». При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше.

Отсчет хранения документа начинается не с той даты, которой он датирован, а с начала следующего года.

Пример . Вы получили счет-фактуру от поставщика, датированную 1 февраля 2019 года. Вы знаете, что этот тип документации ваше предприятие хранит пять лет. Исходя из этого, вы имеете право уничтожить бумагу после 1 февраля 2024 года, так как именно в эту дату ваш документ официально будет храниться пять лет.

Чаще всего в официальных документах звучит формулировка: «хранить не менее какого-либо количества лет». То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями (если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение). Выбранные сроки по основным документам принято и лучше всего прописывать во внутренних документах, например, в части «Положение об архиве».

Где хранить документы

Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа. При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив.

Помещение должно отвечать нескольким правилам хранения:

• Оно не должно находиться в подвальных этажах, где высокая влажность, а также должно отапливаться. Главная цель этих требований – уберечь недолговечный носитель информации от сырости;
• Окна должны плотно зашториваться, лучше использовать жалюзи. Попадание солнечного света приводит к выгоранию бумаг;
• Помещение необходимо защитить от несанкционированного доступа: на окнах должны быть решетки, если этаж низкий. Дверь должна запираться на ключ или кодовый замок.

Если организация не может выделить помещение под архив документов бухгалтерского учета, допускается сдать их на хранение в компанию, которая специализируется на архивах.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации	Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании )
График отпусков
Журнал по медкомиссии
Приказы на отпуск
Копии документов или корешки о принятии наличных средств
Документы по учетной политике
Заключения аудиторов
Карточки инвентаризации по выбывшим фондам
Первичные документы и регистры
Договоры о организации
Документация ККТ	5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)
Паспорта на ККТ	Пока не истек срок действия
Журнал инструктажа по технике безопасности
Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)
Трудовая книжка	50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)
Книга по движению трудовых и учету пустых бланков
Трудовые соглашения
Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе	50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)
Личные карточки работников	50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)
Должностные инструкции	бессрочно
Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников	бессрочно
Инструкции по охране труда	бессрочно

Сдача документов в архив

В архив сдаются документы для долгосрочного хранения (более десяти лет) при минимальной вероятности, что они понадобятся в настоящий момент или в ближайшем будущем. Как мы видели из таблицы, некоторые категории документов подлежат невероятно длительному хранению – до 75 лет.

Передача документов в архив совершается согласно графику, который утверждается руководителем компании в приказе о формировании архива. Это может быть раз в месяц или раз в год – в зависимости от документооборота предприятия.

В приказе должны быть представлены и разъяснены такие положения:

• Кто ответственен за сдачу в архив и выдачу из него документов;
• Как ведется архивный журнал;
• Порядок уничтожения бумаг, срок которых истек;
• Какие мероприятия и с какой частотой должны быть организованы, чтобы сохранить архив в надлежащем виде.

Архив не должен содержать ксерокопий. Если подлинник по объективным причинам невозможно поместить в архив, туда сдается заверенная копия.

В идеале документы, сданные в архив, должны быть впоследствии сброшюрованы по какому-либо признаку и подшиты – для повышения уровня безопасности. Если документ прошит нитками по правилам, незаметно подменить один лист другим практически невозможно.

Когда эти действия выполнены, на обложке брошюры ставится идентифицирующая информация, а именно: год, порядковый номер, количество подшитых листов, область учета, вид подшитых документов и другие данные.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.

Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.

При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.

Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.

Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.

Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.

Уничтожение документов с истекшим сроком

В том случае, если архив выстроен логично (даты на полках и папках легко просматриваются, доступ к папкам не затруднен, документы расположены строго по типам), с процедурой утилизации документов не будет больших хлопот.

Условно ее можно разбить на два этапа:

• Выявление документов с истекшим сроком хранения;

Первый этап предполагает, что компания через установленный внутренними правилами период проводит разбор накопившихся бумаг и снимает с полок те папки, содержимое которых уже можно не хранить.

В больших компаниях с огромным документооборотом выбирается конкретная дата для мероприятия или череда дат, созывается экспертная комиссия из нескольких человек, которые проводят многие часы в архиве, выявляя, от чего стоит избавиться. Эти люди должны обладать высоким уровнем квалификации, чтобы суметь отличить важные документы от неважных.

Во-первых, эти действия подкреплены приказом об инвентаризации в свободной форме, который издает руководитель. В нем перечислены участники, цели, проставлены даты.

Во-вторых, уже сами участники составляют акт об отобранных документах, в котором они кратко перечисляются. Реквизиты каждой бумаги не указывают – в этом нет необходимости, кроме того, при больших объемах такие действия «съедят» время участников комиссии.

Пример . Если нужно произвести списание однородных бухгалтерских документов, достаточно указать: «Табели учета рабочего времени за период с 1 января 2013 по 31 декабря 2013 – 1 коробка».

В случае если объемы действительно велики, компания может нанять профессиональных архивистов. Они не только не дадут уничтожить нужные документы, но и выдадут официальную опись уничтоженного.

В маленьких компаниях задача по уничтожению бумаг возложена либо только на сотрудника архива, либо на одного бухгалтера. При этом для законности процедуры приказ и акт также должны составляться.

Второй этап предусматривает, что при отсутствии найма архивистов со стороны, сотрудники компании либо уничтожают бумаги с помощью шредера, либо разрывают их руками. Второе возможно только при очень маленьких объемах бумаг.

Недопустимо использование оборотной стороны документов, подлежащих ликвидации, в качестве черновиков. Обязательные к хранению бумаги могут содержать тайну персональных данных или налоговую тайну.