Унифицированная форма Т-53 применяется при выплатах, осуществляемых из кассы группе человек наличными деньгами. Рассмотрим, что она собой представляет и где ее найти.
Когда нужна унифицированная форма Т-53?
Форма Т-53 представляет собой платежную ведомость и применяется в случаях осуществления выплаты одного и того же назначения наличными деньгами из кассы одновременно нескольким людям. Чаще всего таким образом выплачивается зарплата собственным сотрудникам. Но могут иметь место и групповые выплаты лицам, не являющимся работниками этой фирмы или ИП. Например, это может быть выплата дивидендов собственникам или материальная помощь бывшим работникам предприятия, а ныне пенсионерам в связи с профессиональным праздником.
Платежная ведомость относится к формам, которые могут быть разработаны фирмой или ИП самостоятельно. Однако проще использовать давно опробованную форму Т-53, утвержденную Госкомстатом.
Платежная ведомость является обязательным приложением к расходному кассовому ордеру, которым из кассы выданы денежные средства на осуществление соответствующей выплаты. Она может быть сформирована как по организации в целом, так и по отдельным ее структурным подразделениям. Деньги могут выплачиваться непосредственно из кассы предприятия или могут быть выданы материально-ответственному лицу, которое произведет выплату на удаленном от кассы объекте.
Где найти форму Т-53, и как ее заполнить?
Унифицированная форма Т-53 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте:
Первая страница формы Т-53 содержит сведения о фирме или ИП и о структурном подразделении. Для фирмы указываются:
- код ОКПО;
- корреспондирующий счет бухучета (обычно это счет 70, но для приведенных примеров выплат лицам, не являющимся сотрудниками фирмы, может быть 75 или 76);
- пределы дат, в течение которых надо выплатить деньги (не более 5 рабочих дней);
- общая сумма, предназначенная к выплате (прописью и цифрами);
- порядковый номер платежной ведомости;
- дата составления платежной ведомости;
- период, за который производятся выплаты.
Страница заверяется подписями руководителя фирмы или ИП и главного бухгалтера (если он у фирмы или ИП есть).
Следующая страница (или страницы) представляют собой таблицу, содержащую сведения о получателях денег (табельный номер и Ф.И.О.), начисленных к выплате суммах, а также место для подписи и примечаний.
Если деньги за кого-то получают по доверенности, то информация о доверенности заносится в графу «Примечание» напротив фамилии того, кому предназначены деньги. При этом к платежной ведомости прилагается либо оригинал разовой доверенности, либо копия доверенности, выданной на срок, которая может быть использована неоднократно.
В случае неполучения денег в отведенный для выплаты через кассу 5-дневный срок в графе, предназначенной для проставления подписи, напротив фамилии не получившего их делается запись «Депонировано».
Завершается таблица указанием количества листов в ней и итогами произведенных выплат. Прописью и цифрами приводятся раздельно общие суммы выплаченных и депонированных средств. Проставляются подписи (с расшифровкой) лица, осуществившего выплату, и бухгалтера, проверившего указанные данные. Указываются реквизиты расходного кассового ордера (номер и дата), которым деньги, фактически выплаченные по этой ведомости, выданы из кассы (п. 6.5 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Образец заполненной зарплатной ведомости, а также нюансы ее заполнения приведены в статье .
Мы рассматривали в особенности заполнения расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). В этой консультации расскажем о платежной ведомости (форма № Т-53) и покажем пример ее заполнения.
Для чего используется платежная ведомость
Платежная ведомость применяется для отражения выплаты заработной платы работникам организации, но только тем, кто получает зарплату наличными, а не на пластиковые карты.
Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).
Форма платежной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Может организация использовать и форму платежной ведомости № Т-53, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Расскажем о некоторых особенностях заполнения платежной ведомости по форме № Т-53.
О заполнении платежной ведомости по форме № Т-53
На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в графе 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа (к примеру, при получении зарплаты по доверенности).
В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.
В конце самой ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
Платежная ведомость (бланк): скачать
Форма Т-53 «Платежная ведомость» содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. По коду формы (Т-53) ведомость на выдачу зарплаты (бланк) без труда можно найти в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
Согласно закону, организации должны вовремя и в полном объеме выплачивать заработную плату своим сотрудникам. При этом, при совершении выплат, бухгалтер или другое ответственное за расчеты и платежи лицо, оформляет соответствующую ведомость, в которую заносит данные о сумме денег, выданных конкретному работнику.
Документами, которые могут быть оформлены при таких выплатах на предприятии, являются ведомости по форме:
- N Т-49,
- N Т-51,
- N Т-53.
Все они имеют несколько разное предназначение и функции. Так, форма Т-51 представляет собой расчетную ведомость, составленную на выплату зарплат путем безналичного расчета, который не подразумевает прямого вручения платежа, а только расчет с целью последующего перечисления на карточки работников. Форма Т-49 представляет собой более общую ведомость, которая помимо расчета зарплаты включает также платежку, потому и Т-49, как и Т-53, используется при выдаче наличных средств, но только в том случае, если бухгалтер или другое ответственное за выплату заработной платы лицо, предпочитает фиксировать помимо платежа также его расчет.
Использование различных форм платежной ведомости
Обычно, на выдачу средств безналичным способом ведомость Т-49 не оформляется, поскольку для этого как раз и существует ведомость Т-51, плюсом которой является соблюдение конфиденциальности данных о величине заработной платы сотрудников. Это достигается благодаря совершению безналичных платежей путем перечисления на карточки работников, по которым отсутствует необходимость получения подписи каждого из сотрудников в ведомости, которую в противном случае просматривает каждый подписант.
Соответственно, для удобства отражения сумм выданных из кассы наличных средств, предприятие обычно оформляет платежную ведомость именно по форме N Т-53 , которую можно использовать, например, при выплатах:
- заработной платы,
- аванса,
- компенсации,
- премии.
Как правильно начислять зарплату можно прочитать в этой статье:
Данная платежная ведомость, которая также известная как «зарплатная», утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года N 1, в приложениях к которому приведен незаполненный Т-53. Скачать бесплатно более удобный пустой образец платежной ведомости можно здесь - http://www.blankinfo.ru/blanki/trud-i-zarabotnaja-plata/uchet-rabochego-vremeni/b132-platezhnaja-vedomost.html.
Подробнее о форме Т-53
Сама форма Т-53 зарегистрирована в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) под номером 03010111, где документ определен к группе первичной учетной документации, а точнее, к документации по учету труда и его оплаты. Таким образом, ведомость по форме Т-53 является единой, унифицированной и требует наличия обязательных реквизитов, предусмотренных законом.
Оформлять платежную ведомость может любая организация, независимо от её формы и количества сотрудников. Тем не менее, подготовка платежной ведомости требует соблюдения определенных правил:
- По данной ведомости суммы, на которые она оформлена, подлежат к выплате в срок до трех рабочих дней.
- В ней допускаются исправления, но поскольку они вызывают большое недовольство проверяющих органов, при выявлении ошибок обычно ведомость оформляется заново.
- Сумма, которая указывается к ведомости, как надлежащая к выдаче конкретному сотруднику, вписывается уже за минусом всех вычетов.
- Следует помнить о том, что каждый сотрудник, расписывающийся в ведомости, имеет возможность ознакомиться с суммами, надлежащими к выплате другим сотрудникам.
На бланке заполняются реквизиты - данные об организации, также проставляется дебетовый счет, а также указывается срок действия ведомости (с учетом установленных законом трех рабочих дней). Далее документ заверяется руководителем организации. Кроме того, платежная ведомость Т-53 имеет оборотную сторону, которая содержит табличную часть. Табличная часть может содержать столько дополнительных листов, сколько необходимо для занесения в неё всех работников, которые получают заработную плату. Общее количество табельных листов фиксируется в специально отведенной для этого строке.
Табличная часть ведомости имеет графы, в которых следует указать порядковый и табельный номера работника, его фамилию и инициалы, а также сумму, надлежащую к получению. Кроме того, есть графа для подписи работника в соответствующей строке. По окончанию заполнения ведомости она передается кассиру. Задача кассира - проверить верность заполнения документа, и если все в порядке - выдать по ней зарплату, получив соответствующую подпись в нужной графе.
Как правило, при её выдаче, в случае большого количества сотрудников, каждый получатель должен предъявить личный документ (паспорт) или же необходимую заявку на выдачу наличной суммы. Для уточнения, какой именно документ будет предъявлен при получении средств, существует графа «Примечания», последняя в табличной части. Если никакой документ предъявлять не предполагается, то в примечаниях ставят просто прочерки, а при указании такого документа, кассир производит сверку данных документа и личности, которая получает зарплату.
Когда проходит срок действия платежной ведомости, происходит её фактические закрытие путем подготовки кассиром акта закрытия платежной ведомости после её проверки на предмет отсутствия подписей работников, которые по каким-либо причинам не получили свою наличную сумму. Если таковые имеются, вместо их подписи кассир проставляет отметку «Депонировано» и в конце ведомости подбивает итоги как выданных, так и сумм, потом передает документ бухгалтерии. Если платежная ведомость оформлена верно, бухгалтер ставит под ним свою подпись.
В случае, если обнаруживается ошибка и оформление новой платежной ведомости не представляется возможным, допускается аккуратное зачеркивание неверных данных, с внесением над ними правильной информации, после чего сделанное исправление придется отдельно заверить как руководителю, так и бухгалтеру.
Последним этапом является регистрация ведомости в отдельном специальном журнале, куда вносятся номер и дата каждой такой ведомости. Журнал N Т-53а ведется организацией в течение одного календарного года, по истечении которого заводится новый, а старый оставляют в архиве организации на хранение, в течение ближайших пяти лет.
Следует заметить, что когда речь идет о заработной плате, то выбор формы ведомости делает сама организация и в случае с её выплатой наличными средствами, можно оформлять как платежную ведомость по форме N Т-53, так и расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49. Но когда организация выплачивает аванс или иные подобные выплаты, в связи с тем, таковые выплачиваются, но не требуют расчета (начисления), оформляется именно платежная ведомость.
Платёжная ведомость – это способ оформления наличных выплат в кассе предприятия при расчётах с работниками. При этом само начисление производится путём составления расчётной ведомости, которая, в свою очередь, тесно связана с формой платежной ведомости. Например, для начисления зарплаты могут использоваться расчётно-платёжные ведомости по форме 49, по табелю формы Т12 и т. д. Что именно следует использовать, определяется на основании особенностей деятельности самого предприятия.
Если расчёт зарплаты производится , тогда её выплата оформляется посредством платёжной ведомости по форме Т-53. Напомним, что можно не использовать два вышеуказанных бланка, если расчёт и выплата ЗП персоналу осуществляются в универсальной . Каждая оформленная платёжная ведомость Т-53 в хронологическом порядке вносится в журнал регистрации платёжных ведомостей.
Заполнение формы Т-53
Наименование организации или ИП. Если зарплата рассчитывается для какого-то конкретного структурного подразделения, то указываем его название, если для целого предприятия – ставится прочерк.
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Корреспондирующий счёт. Ставится счёт 70 – «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Строка «В кассу для оплаты в срок». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Так что в этой строке лучше указать 3-хдневный срок.
Ниже отражается общая сумма зарплаты прописью и цифрами. Рядом свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.
В таблице всё достаточно просто: Фамилия, инициалы, табельный номер сотрудников и сумма денежных средств, которую они должны получить. При получении зарплаты каждый работник обязательно должен расписаться.
Деньги, не полученные сотрудником по какой-либо причине, необходимо сдать в банк, а в графе 5 сделать запись «Депонировано».
Под таблицей указывается общая выплаченная сумма прописью и цифрами, а также депонированная сумма (если ЗП получили не все сотрудники).
Также внизу бланка указываются:
Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы
Ответственное лицо, производившее выплату (ФИО, должность и подпись)
ФИО, подпись бухгалтера, а также дата подписания документа
Платёжная ведомость: образец заполнения
Для произведения выплат по заработной плате, пособий по больничным, премий, отпускным и прочим денежным суммам в бухгалтерском учете предусмотрена соответствующая форма документа — платежная ведомость .
Определение
Платежная ведомость — первичный учетный кассовый формуляр . Шаблон документа введен и утвержден Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04г . Бланку присвоен номер Т-53 и код 0301011 по классификатору делопроизводства ОКУД.
Форма Т-53 представляет собой минимально две страницы . Титульная предназначена для отображения данных об организации, подразделении, расчетном периоде. Вторая и последующие одинаковые страницы – для указания данных касаемо производимых выплат.
Назначением использования бланка ПВ является процесс осуществления наличных расчетов с персоналом организации .
Платежная ведомость – первичный документ, предназначенный для кассира. Оформляется в одном экземпляре.
Преимуществом использования ПВ являются компактность и лаконичность . Ведомость не содержит лишних сведений, позволяет производить выплату целому списку людей в срок до 5 рабочих дней (в отличие от расходного кассового ордера).
Допустимы ли исправления
В правилах ведения банковских и кассовых документов содержится запрет на внесение исправлений и уточнений .
Платежная ведомость в отличии от них имеет разрешение на корректировку информации, содержащейся в ней.
Имеется порядок внесения исправлений : нужно аккуратно перечеркнуть косой чертой по диагонали слева на право ошибочную информацию (например, ошибка в сумме к выплате по Иванову). Затем над зачеркнутым символом указать тот, что будет считаться верным. Не допускается зачеркивание крест-накрест, штриховыми линиями, использование корректора.
Аккуратность в исправлении ошибки нужна, чтобы четко читалась ранее указанная информация. Корректировка должна быть заверена подписью человека, оформившего документ. Обязательно указание фамилии и инициалов уполномоченного лица, даты заверения.
Срок выдачи денежных средств работникам определяется руководителем организации. Продолжительность расчетов не может превышать времени, максимально допустимого Центробанком, а именно, 5 рабочих дней
.
По истечении срока исполнения ведомости кассир приступает к процедуре закрытия . Она предполагает проверку полноты выплаты всем сотрудникам. Если остаются строки, в которых указаны работники, не явившиеся по тем или иным причинам для получения денежных средств, то нужно в них проставить пометки «Задепонировано» напротив каждой фамилии построчно.
Далее кассовый работник подсчитывает сумму произведенной выдачи и остаток по депоненту, заполняет соответствующие строки под списком работников. Проставление подписи внизу документа служит заверением вышеуказанной информации.
Завершающим моментом является оформление РКО к платежной ведомости .
Полностью заполненная ПВ направляется в бухгалтерию.
Хранение и учет
Все ПВ, поступившие в бухгалтерию компании, подлежат регистрации в журнале . Этот реестр является регистром бухгалтерского учета. Предназначен для сбора и систематизации информации о произведенных выплатах.
Он открывается и ведется работником бухгалтерской службы в рамках одного года . Допустимо ведение журнала как на бумажном носителе по форме, утвержденной учетной политикой, так и в специализированной электронной бухгалтерской программе.
Срок хранения комплекта документов составляет 5 лет .
По структуре платежной ведомости можно выделить две группы
ответственных лиц: оформитель, исполнитель.
За составление ПВ в организации ответственным назначается бухгалтер . Его задачей является расчет сумм заработной платы, причитающейся работникам, и указание конечного результата в документе. Бухгалтер несет ответственность за все ошибки в документе: фамилии сотрудника, суммы выплат.
Вторым по порядку ответственности является кассир . Он ведет приемом, хранением и выдачей денежных средств. Несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Если в штате отсутствует единица кассира, обязанности возлагаются на бухгалтера.
Выплата зарплаты по ведомости
В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда . В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц . Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.
Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.
Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место . Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.
Обязательно обеспечить порядок и очередность, так как кассир несет полную материальную ответственность, а паника и шум являются отвлекающими факторами, которые могут привести к ошибкам.
Работник, при получении денежных средств, должен пересчитать сумму и заверить подписью факт выплаты. Роспись получателя является гарантом для кассира
. Претензии после ее проставления не принимаются.
Если сотрудник предприятия по тем или иным причинам не смог явиться для получения ЗП, то напротив его фамилии в ведомости проставляется пометка «Депонировано», а по окончании выдачи заработной платы депонированные суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банке.
Допустимо хранение денежных средств в кассе в пределах допустимого лимита с обязательным последующим их целевым расходованием.
По итогам закрытия платежной ведомости кассир оформляет РКО и передает документ в бухгалтерию.
Кто подписывает
Кассир по итогам процедуры выплаты заработной платы проставляет подпись в графе «Выплату произвел».
Документ имеет силу только после заверения главным бухгалтером или лицом, на которого возложены его полномочия, в случае отсутствия последнего в штате.
Платежная ведомость подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Своей подписью он подтверждает правильность и достоверность указанной в документе информации.
Форма и образец
Рассмотрим порядок заполнения документа ПВ.
Титульный лист :
- Вначале заполняется полное наименование организации, а также указать структурное подразделение (если оно имеется).
- Далее корреспондирующий счет – для коммерческих организаций это цифра 70.
- Прописывается срок действия ПВ, который не может превышать 5 дней (Положение Банка России №373-П от 12.10.2011).
- Указывается сумма, планируемая к выплате работникам предприятия, прописью и арабскими цифрами.
- Указывается дата ПВ, присваивается ей порядковый номер согласно журналу регистрации.
- В графе «расчетный период» указываются конкретные даты: половина или целый месяц.
Оборотная сторона :
