Программа 1С:Бухгалтерия нужна, чтобы вести регламентированный или бухгалтерский учет зарплаты, взносов в разрезе требуемых уровней аналитического учета, налогов и пр. Под этим понимается формирование необходимых бухгалтерских проводок.
Отражение зарплаты в регламентированном учете 1С зависит от того, производятся ли расчеты и учет в части зарплаты непосредственно в 1С:Бухгалтерия или имеет место быть интеграция с внешним кадровым решение, например с ЗУП.
В вашей фирме менее шестидесяти человек, применяется простая схема расчета зарплаты, поэтому вы используете одну систему и для регламентного учета, и чтобы производить отражение зарплаты в учете в 1С
Настройки учета зарплаты в 1С:Бухгалтерия производятся в разделе «ЗИК», далее «Справочники и настройки-Настройки зарплаты-Общие настройки». При этом затрагиваются следующие объекты:
- Начисление зарплаты (документ) используется для расчета и отражения зарплаты в учете;
- Ведомость на выплату зарплаты через банк/через кассу (документ) используется для расчета сумм к выплате на банковские счета или через кассу соответственно;
- Депонирование (документ) для регистрации депонирования неполученных сумм зарплаты;
- Списание депонированных сумм (документ) используется для учета списания таких сумм, т.е. невостребованных в течение установленного срока;
- Расчетный листок/Расчетная ведомость (отчеты) для формирования отчетов о начисленной и удержанной зарплате;
- Свод начислений и удержаний (отчет) для получения информации о начисленной и удержанной зарплате в разрезе видов расчетов;
- Начисления (планы видов расчетов) используется для сохранения зачислений, порядка их расчета, налогообложения и порядка формирования бухгалтерских проводок;
- Удержания (план видов расчетов) используется для хранения удержаний;
- Лицевые счета работников (регистр сведений) используется для хранения информации о номерах счетов в банках для перечисления зарплаты сотрудникам;
- Взаиморасчеты с сотрудниками (регистр накопления) для хранения информации о взаиморасчетах сотрудников и организации, определения задолженности при взаиморасчетах между сотрудниками и организацией.
- Больничный/Отпуск/Исполнительный лист (документы) доступны, если включен режим автоматического ведения учета данных операций.
Если заработная плата и кадровый учет ведутся во внешней базе, тогда используются следующие объекты:
- Способы отображения зарплаты (справочник) для описания и настройки корреспонденции бухгалтерских счетов, формирующих соответствующие проводки, отображающие зарплату в регучете;
- Статьи затрат по страховым взносам (справочник) используется для описания и настройки соответствующих статей, необходимым для построения бухгалтерских проводок по отображению начислений данных взносов в регучете.
Передавать данные о начисленной зарплате из ЗУП в Бухгалтерию можно как в разрезе сотрудников, так и сводными проводками. Включить возможность вести учет зарплаты сводными проводками можно в функциональной области «Администрирование», команда «Параметры учета», ссылка «Настройка плана счетов» (Рис.1). Для обеспечения сводных проводок по ссылке «Учет расчетов с персоналом» выбрать режим «Сводно по всем работникам».
Рис.1
Если выбрать учет по зарплате сводными проводками, то на счете 70 плана счетов программы 1С:Бухгалтерия будет отключен признак аналитического учета (субконто) «Сотрудники». Если эту манипуляцию проделать на базе с заполненными данными, то сведения о зарплате в разрезе сотрудников будут потеряны; если включить обратно ведение учета расчетов по каждому сотруднику, то без перепроведения ранее введенных документов по расчету зарплаты информация восстановлена не будет.
Продолжаем говорить о ситуации, когда заработная плата и кадровый учет ведутся во внешней программе (ЗУП). Тогда из ЗУП передаются данные о начисленной зарплате, взносах и т.д. Связь между программами осуществляется по наименованию справочника «Способы отражения зарплаты». Чтобы ввести новый принцип отображения зарплаты следует:
- В нашем справочнике нажать на кнопку «Новый», появится окно ввода нового элемента справочника;
- Ввести наименование элемента справочника соответствующее его названию. По этому наименованию будет происходить синхронизация при загрузке данных из ЗУП;
- В группе реквизитов «Основная система налогообложения» выбрать счета учета (счет дебета проводки по зачислению зарплаты) и значения всех субконто счета дебета;
- Указать признак отражения затрат при ведении УСН (принимаются/не принимаются);
- Выбрать статью затрат по видам деятельности с единым налогом на вмененный доход;
- Ввести информацию о порядке отражения страховых взносов в НУ.
Рис.2
Для установки субконто для страховых взносов применяется справочник «Статьи затрат по страховым взносам» доступный в том же разделе, где доступен выше рассмотренный справочник.
Построение бухгалтерских проводок осуществляется документом «Отражение зарплаты в бухучете». Если просчет зарплаты ведется не в Бухгалтерии, то этот документ загружается автоматом и имеет следующие реквизиты:
- Номер, дата – типовые реквизиты всех документов в 1С:Бухгалтерия;
- Месяц – календарный месяц отчетного периода, за который начислена зарплата;
- Флажок «Отражено в учете» и ссылка на справочник «Пользователи», который отразил документ в учете;
- В «Начисленная зарплата и взносы» содержатся сведения о сумме зарплаты, взносах на социальное страхование в разрезе работников, отделов/подразделений и способов отображения зарплаты в учете;
- В «Начисленный НДФЛ» содержится информация о размере начисленного налога на доходы физических лиц в разрезе сотрудников, видов операций, регистраций в налоговом органе;
- На закладке «Удержанная зарплата» содержится информация о суммах удержаний с сотрудников в разрезе сотрудников, подразделений, видов операций и получателей платежа.
Рис.3
После заполнения надо нажать кнопку «Провести и закрыть», чтобы сформировать бухгалтерские проводки, и закрыть этот документ. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует нажать на кнопку «Дт Кт» в форме этого документа или в форме списка документов этого вида.
Таким образом, разрешается актуальная задача отражения в виде проводок информации о зарплате, налогах, взносах в разрезе требуемых уровней аналитического учета.
Настройка синхронизации
Хочется обратить внимание, что указанная задача в немалой степени может быть решена путем настройки необходимых справочников без внесения изменений на уровне «Конфигуратора» при одновременном использовании программы 1С:ЗУП.
Чтобы настроить одновременное использование программ, в функциональной панели «Администрирование» надо выбрать ссылку «Синхронизация данных». Далее в одноименном окне включить нужный флажок и выбрать ссылку «Настройки синхронизации данных».
Появится окно «Синхронизация данных». Здесь установить префикс этой информационной базы (буквенное значение, которое будет автоматом установлено перед кодом объекта при синхронизации), далее – «Настроить синхронизацию данных». После появления списка выбрать «ЗУП 3.1». Здесь же также можно выбрать либо ручную настройку, либо загрузить файл с настройками, сделанными в другой программе.
При выборе ручного способа программа запросит вариант подключения к другой программе, параметры подключения к другой программе и информацию об аутентификации. После нажатия на кнопку «Далее» произойдет попытка подключения к программе, и в случае успеха – появится возможность дальнейших настроек.
Из программы по расчету зарплаты в программу 1С:Бухгалтерия передается документ, который отвечает за построение проводок, но возможен также обратный режим – когда в Бухгалтерии пользователь включил флажок «Отражено в учете», после чего изменять документ, который строит проводки, невозможно.
В данной статье будет подробно рассмотрена пошаговая инструкция по учет зарплаты в 1С: предварительная настройка, непосредственно начисление и выплата заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия, а так же зарплатный проект. Если разобраться, всё окажется довольно просто.
Прежде, чем совершать начисление и выплату заработной платы в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, необходимо ее правильно настроить. Для этого выберите в меню «Администрирование» пункт «Параметры учета».
В появившемся окне выберите пункт «Настройка зарплаты». Этот раздел позволяет настраивать не только зарплату, но и НДФЛ, страховые взносы и кадровый учет.
Рассмотрим данные настройки подробнее по шагам:
- Общие настройки. В данном примере мы выбрали пункт «В этой программе», так как иначе некоторые нужные нам документы будут недоступны. Второй вариант настройки подразумевает ведение кадрового и зарплатного учета в другой программе, к примеру, в 1С ЗУП. В подразделе «Настройка учета зарплаты» указывается способ отражения зарплаты в бухучете, сроки выплаты зарплаты, резервы отпусков, территориальные условия и т. п.
- Расчет зарплаты. Тут мы указываем, что будем учитывать больничные, отпуска и исполнительные документы. Важно помнить, что данный функционал будет работать только в том случае, когда число сотрудников не превышает 60 человек. Так же здесь настраиваются виды начислений и удержаний. Для удобства так же установим автоматический пересчет документа «Начисление зарплаты».
- Отражение в учете. В данном разделе настраиваются счета для отражения зарплаты и обязательных взносов с ФОТ в бухгалтерском учете. Оставим настройки по умолчанию.
- Кадровый учет. В данном примере выбран полный учет для того чтобы были доступны основные кадровые документы.
- Классификаторы. Настройки в данном пункте мы оставим по умолчанию. Здесь настраиваются виды доходов и вычетов, используемых при расчете НДФЛ и параметры расчета страховых взносов.
Как рассчитать и начислить зарплату в 1С
Второй шаг — сотрудника необходимо принять на работу. В данном случае мы рассмотрим пример на сотруднике, у которого есть несовершеннолетний ребенок. Как известно, в таких случаях применяется налоговый вычет. Указать заявление на него можно в карточке сотрудника, перейдя в раздел «Налог на доходы». Обратите снимание, что налоговые вычеты являются нарастающими. Если они не будут применены в одном месяце, то в следующим будут учтены за оба периода.
После того, как все кадровые документы заполнены, можно приступить непосредственно к начислению заработной платы. Для этого выберите в меню «Зарплата и кадры» пункт «Все начисления».
В открывшемся списке документов выберите в меню «Создать» пункт «Начисление зарплаты». Заполните в шапке месяц начисления и подразделение и нажмите на кнопку «Заполнить».
Программа заполнит все необходимые данные. Ручные корректировки допускаются. Важно помнить, что в программе 1С:Бухгалтерия не ведется документ «Табель учета рабочего времени». Все невыходы на работу (отпуска, больничные) необходимо заполнять до начисления з/п, чтобы корректно отразить фактически отработанное время в данном документе.
Вкладка «Сотрудники» отражает сводную таблицу по документу в разрезе сотрудников.
На следующей вкладке отражаются начисления и вычеты по сотрудникам и количество фактически отработанного времени. Эти данные при необходимости можно скорректировать вручную. Так же на этой вкладке доступна печать расчетного листка.
Вкладка «Удержания» в данном примере пустая, так как у сотрудника их не было. Мы ее пропустим.
Следующая вкладка отражает НДФЛ и налоговые вычеты. У данного сотрудника есть вычет на детей, который мы ранее вводили. Данные на этой вкладке можно откорректировать, установив соответствующий флаг.
На вкладке «Взносы» подробно расписываются взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС. Здесь тоже доступна ручная корректировка.
На самой последней вкладке отображаются ручные корректировки.
Нажмите «Провести и закрыть» и на этом мы закончим начисление зарплаты.
Ведомость на выплату зарплаты в банк
После того, как заработная плата успешно начислена, ее необходимо выплатить. Рассмотрим выплату через банк, так как данный способ наиболее распространенный в организациях.
В меню «Зарплата и кадры» выберите пункт «Ведомости в банк».
Создайте из формы списка новый документ. В его шапке укажите месяц начисления, подразделение, тип выплаты (за месяц или аванс). Так же здесь есть поле для указания зарплатного проекта. О нем будет сказано позднее.
Смотрите также видео инструкцию по выплате авансу:
И начислению и выплате заработной платы в 1С:
Зарплатный проект в 1С 8.3
В меню «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки» выберите пункт «Зарплатные проекты» и создайте новый документ. В нем необходимо указать банковские данные.
Зарплатный проект для сотрудника указывается в его карточке в разделе «Выплаты и учет затрат».
В открывшемся окне укажите номер лицевого счета сотрудника, период начала действия и выберите зарплатный проект.
После этой настройки при выборе в документе «Ведомость на выплату зарплаты через банк» у сотрудников подставятся номера их лицевых счетов.
Факт депонирования заработной платы в 1С регистрируется в конфигурациях «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», ред. 2.5 и «1С:Бухгалтерия предприятия 8.2» с помощью документа «Депонирование организации».
Рассмотрим, как депонировать зарплату в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8.2». Для того чтобы произвести депонирование заработной платы, можно сформировать документ «Ведомость на выплату зарплаты» («Зарплата» – «Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата») (см. Рис. 1).
Кнопкой «Добавить» формируем новую ведомость на выплату заработной платы. В появившемся документе выбираем тип выплаты зарплаты «Из кассы». Нажимаем «Заполнить», затем кнопку «Рассчитать». Происходит автоматическое заполнение документа.
Дальше сотруднику, чью зарплату необходимо задепонировать, в соответствующей колонке ставим отметку «Задепонировано». Отметку возможно менять как по отдельному работнику, так и сразу по всем работникам, отображающимся в документе.
Проводим документ «Ведомость на выплату зарплаты».
На основании данного документа сделаем депонирование.
Заходим в «Действия», выбираем «Создать на основании», затем выбираем «Депонирование организаций». Документ будет находиться в «Зарплата» – «Выплата зарплаты» – «Документы по депонированию» (см. Рис. 2).
Документ на депонирование в 1С формируется автоматически, далее мы его проводим, смотрим проводки. Формируется следующая проводка по документу: Дебет 70 Кредит 76.04, где субсчет 04 к сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» так и называется: «Расчеты по депонированным суммам».
Печатная форма документа «Депонирование организаций» – это «Карточка депонента».
Рис. 2
Депонировании зарплаты в 1С «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» происходит аналогичным образом – так же, как и в «1С:Бухгалтерия предприятия 2.0».
В «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» депонирование зарплаты можно создать на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Ведомости в кассу») (Рис. 3).
Рис. 3
В документе «Депонирование зарплаты» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Депонирование») (Рис. 4) указывается ведомость, по которой производится депонирование зарплаты в 1С и список сотрудников.
Рис. 4
Достаточно много предприятий выплачивают заработную плату своим работникам наличными денежными средствами из кассы. Однако не всегда бывает так, что работник находится на месте в день получения зарплаты. И возникает вопрос, что делать с невыплаченной зарплатой.
На основании п. 6.5 Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 эти суммы подлежат депонированию. Обратите внимание, что новый порядок ведения кассовых операций не требует сдавать депонированные суммы в банк на хранение, однако эти суммы, в отличие от зарплаты, будут учитываться в величине лимита кассы.
Предприятие может самостоятельно установить срок, в течение которого сотрудники должны получить зарплату. Но данный срок не может быть более пяти дней. Даты выплаты очередной зарплаты указываются расчетно-платежной или в платежной ведомостях.
В последний день выдачи заработной платы в ведомости напротив фамилий тех сотрудников, которые не получили деньги, производится запись «депонировано». Общая депонированная по этой ведомости сумма указывается внизу ведомости, а деньги можно сдать обратно в банк.
В законодательстве не указан срок, в течение которого работодатель должен выплатить депонированную зарплату. Поэтому предприятию необходимо указать порядок выдачи таких сумм в трудовом или коллективном договоре. Депонированная заработная плата может быть выплачена работнику:
— в день, когда выплачивается следующий аванс,
— в день, когда выплачивается следующая заработная плата,
— в течение определенного количества дней после того, как от работника получено заявление на выплату (этот срок должен быть закреплен работодателем в трудовом или коллективном договоре либо ином локальном акте). Заявление может быть оформлено в письменном виде или быть в устной форме.
Депонирование зарплаты в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 депонирование зарплаты отражается одноименным документом. Его можно создать на основании ведомости в кассу.
По документу формируется проводка: Дт 70 Кт 76.04
В случае если сумма невыплаченной зарплаты сдается обратно в банк, в программе оформляется документ «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк». Находится на закладке «Банк и касса».
По документу формируется проводка: Дт 51 Кт 50.01
И при выплате депонированной зарплаты необходимо заполнить документ «Выдача наличных» с видом операции «Выплата депонированной заработной платы». Тоже находится на закладке «Банк и касса».
Рассмотрим особенности исчисления, начисления, выплаты, депонирования заработной платы в 1С:Бухгалтерии. Прежде чем говорить о "зарплатных" действиях в программе, рассмотрим общую последовательность этих действий. Дело в том, что в системе нет единого документа, который позволяет рассчитать зарплату, начислить ее, учесть на счетах бухгалтерского и налогового учета, выплатить. Все эти действия выполняются различными документами, причем, обычно применяется определенная последовательность действий, связанных с заработной платой.
Ниже приведен состав такой последовательности. Не все из приведенных этапов должны строго следовать друг за другом.
- Оформление сотрудника на работу, используя документ Кадры > Прием на работу в организацию . Похожую роль может играть документ Кадры > Кадровое перемещение организаций , но он может воздействовать на тех сотрудников, которые уже приняты на работу.
- Оформление документа Зарплата > Начисление зарплаты работникам организации . С помощью этого документа можно зарегистрировать в системе сведения о начисленных работнику суммах заработной платы, об удержанном НДФЛ . Надо отметить, что при заполнении этого документа бухгалтер обычно вынужден прибегать к самостоятельным расчетам. Этот документ, фактически, формирует расчетную ведомость по сотрудникам организации.
- Оформление документа Зарплата > Зарплата к выплате . Фактически, этот документ предназначен для автоматизации создания платежной ведомости .
- Оформление РКО (Касса > Расходный кассовый ордер ) - если заработная плата выплачивается через кассу организации, Платежного поручения исходящего (Банк > Платежное поручение исходящее ) в том случае если заработная плата выплачивается через банк. Эти документы можно заполнить на основании ранее созданного и проведенного документа Зарплата к выплате . Причем, в системе предусмотрена специальная обработка (Зарплата > Выплата зарплаты расходными ордерами ), которая позволяет автоматически сформировать РКО на каждого сотрудника на основе платежной ведомости , созданной документом Зарплата к выплате . Эта обработка нужна тогда, когда заработную плату каждому работнику выплачивают на основании отдельного РКО.
- Оформление документа Зарплата > Депонирование > Депонирование на тех сотрудников , которые заработную плату не получили. Причем, в будущем, выплата депонированных сумм отражается особым образом - например - с помощью РКО с соответствующим типом операции. В соответствии с законодательством, в том случае, если депонированные суммы не получены сотрудником в течение определенного периода, они могут быть зачислены в доход организации документом Зарплата > Депонирование > .
- Заполнение документа Зарплата > Расчет ЕСН для расчета Единого Социального Налога на заработную плату.
- Заполнение документа Зарплата > - для формирования проводок по учету заработной платы в бухгалтерском и налоговом учете.
Как видите, даже упрощенный учет заработной платы требует немало работы. Давайте рассмотрим отдельные этапы перечисленных процессов. Выше мы уже прошли п.1 приведенного списка - приняли на работу сотрудников, позанимались кадровыми перемещениями. Поэтому сейчас мы займемся п.2, а именно - расчетом и начислением заработной платы.
Предварительные сведения
Программа обладает лишь базовыми возможностями по начислению заработной платы - поэтому пользователю обычно приходится вносить в заработную плату, рассчитанную программой, ручные коррективы или заполнять документ, который используется для расчета заработной платы, вручную. Упрощенные способы исчисления заработной платы, которые предусмотрены в 1С:Бухгалтерии, вряд ли способны удовлетворить бухгалтера организации, которая использует различные формы и системы оплаты труда. Как уже говорилось, если вам нужна серьезная система для автоматизации кадровой службы и автоматизации работы с зарплатой - лучше всего будет обзавестись специализированным программным комплексом - таким, как 1С:Зарплата и управление персоналом.
В системе есть обработка Помощник по учету зарплаты (Зарплата > Помощник по учету зарплаты ).
Она содержит пронумерованную последовательность шагов, которую нужно выполнить в процессе подготовки системы к начислению зарплаты, начисления зарплаты, ее отражения в учете, выплаты, депонировании. Кроме того, на форме обработки присутствуют сведения о последних введенных документах различных типов и другая справочная информация.
Эта обработка, наряду с вкладкой Зарплата , которая есть на Панели функций , позволяет повысить удобство работы с "зарплатной" частью программы и предоставляет альтернативный интерфейс для действий, которые можно найти в пункте главного меню Зарплата .
Начисление заработной платы
Операция начисления заработной платы в 1С:Бухгалтерии производится при помощи документа (Зарплата > Начисление зарплаты работникам организаций ).
Создадим новый документ для начисления заработной платы (нажав кнопку Добавить в форме списка документов).
Обратите внимание на поля От и Месяц начисления . Здесь в поле Месяц начисления автоматически установлено 01.01.2009, а в поле от - 30.01.2009 - то есть - последний день месяца (в нашем случае это пятница). Последний день месяца здесь выставлен не случайно. Дело в том, что заработную плату в организациях обычно начисляют именно последним днем месяца, за который исчислена заработная плата. Делается это для того, чтобы начисление дохода по заработной плате соответствовало требованиям п. 2 ст. 223, гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Там указано следующее:
"При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход".
Система автоматически заполняет поля с информацией о дате документа и о месяце начисления. Эти поля можно редактировать вручную. Например, если у нас возникнет необходимость начислить заработную плату работнику, который уволен до истечения календарного месяца - мы сможем вручную отредактировать поле с датой нашего документа.
Документ имеет две вкладки. Вкладка Начисления заполняется списком сотрудников и содержит информацию о начисленной заработной плате. Вкладка НДФЛ содержит данные обНДФЛ , исчисленном на основе данных из вкладки Начисления.
Предусмотрено несколько способов заполнения табличных частей документа:
- Их можно заполнить вручную, используя кнопки Добавить и заполняя их, выбирая нужные параметры в табличных частях и вводя необходимые параметры вручную.
- Табличные части можно заполнить, воспользовавшись командой Заполнить > По плановым начислениям . Эта команда использует данные, которые хранятся в регистре . В этот регистр данные заносятся при заполнении документов о приеме на работу, о перемещении, об увольнении работников.
- Можно воспользоваться командой Заполнить > Списком работников . При выборе этой команды будет выведено окно для установки параметров отбора работников, после чего табличные поля будут заполнены.
- Табличные части можно заполнить с помощью кнопок Подбор в каждой из них. Нажатие на эти кнопки, которая открывает справочник сотрудников организации. Кроме того, табличная часть НДФЛ имеет кнопку Рассчитать - по ее нажатию происходит автоматический расчет НДФЛ на основании данных, хранящихся в табличном поле вкладкиНачисления .
Попытаемся заполнить поля автоматически на основе регистра сведений Плановые начисления работников организации (Заполнить > По плановым начислениям ). Посмотрим, что у нас получится:
Если вспомнить кадровые задачи, которые мы решали выше, окажется, что Васильеву Сергею Петровичу мы должны начислить оклад в размере 20000 рублей, его мы приняли на работу в начале года, никаких кадровых перемещений не делали. А вот с Петровой Галиной Владимировной дело обстоит сложнее.
В месяце, за который мы начисляем заработную плату, мы сначала переместили ее на другую должность с более низкой заработной платой, а потом и вовсе уволили в последний рабочий день месяца. На прежней должности Петровой Г.В. полагался оклад в размере 15000 рублей в месяц, на новой - 14000. А если судить по тем начислениям, которые отражены в окне программы, может показаться, что Петровой Г.В. начислен оклад в размере 29000 рублей. На самом деле это не так. Дело в том, что "зарплатный" модуль 1С, как уже было сказано, построен по упрощенной схеме. Если в течение месяца производились кадровые перемещения, у сотрудника изменялась ставка заработной платы, при заполнении документа будут выведены данные о начислениях без учета отработанного времени.
Очевидно, что заработная плата сотрудницы в последний месяц ее работы будет складываться из двух частей - часть рабочих дней будет оплачена по старому окладу, часть - по новому, к тому же, при увольнении ей могут полагаться какие-то выплаты, например, окажется, что в прошлых периодах ей из-за ошибки в расчетах недоплачивали заработную плату, возможно, что-то будет удержано из заработной платы. Все эти расчеты бухгалтер должен провести самостоятельно. Не будем углубляться в подробности расчета заработной платы Петровой Г.В. Предположим, что в результате расчетов оказалось, что в последний месяц ей, в качестве суммы оплаты труда должны начислить 24500 рублей. Установим сумму равной 24500 рублей - удалим одну из строк с информацией о "лишнем" начислении, а в другой отредактируем сумму.
После правки данных переключимся на вкладку НДФЛ , нажмем на кнопку Рассчитать , на дополнительные вопросы программы ответим согласием. Вот, что у нас получилось:
Важно помнить, что данные во вкладке НДФЛ автоматически не пересчитываются. Если вы вручную поменяли данные на вкладке Начисления - вам нужно обязательно нажать на кнопку Рассчитать, переключившись на вкладку НДФЛ .
Программа автоматически рассчитала суммы НДФЛ исходя из перечисленных в табличной части Начисления сумм доходов и их кодов и исходя из данных по НДФЛ , которые были введены при заполнении сведений о физических лицах.
Вспомним, что к Васильеву С.П. налоговые вычеты не применяются, к Петровой Г.В. применяется стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. В итоге для Васильева С.П. мы получаем следующую сумму НДФЛ : 20000 * 13% = 2600 руб . Для Петровой Г.В. получаем следующую сумму: (24500 - 400) * 13% = 3133 руб . Если у вас получаются другие цифры - проверьте параметры НДФЛ , установленные у физических лиц в соответствующем справочнике.
Размеры вычетов по НДФЛ периодически меняются. Для того, чтобы вручную, не дожидаясь очередного обновления программы, изменить эти размеры, можно воспользоваться справочником, (Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Размер стандартных вычетов НДФЛ ). Так же этот справочник можно использовать для того, чтобы уточнить текущие размеры вычетов, установленные в программе или соответствие размеров вычетов их кодам.
Убедившись в правильности расчетов, сохраним и проведем документ нажатием на кнопку ОК .
После проведения документ сформировал движения по следующим регистрам:
- Регистр накопления . Сюда записываются суммы, которые причитаются к выплате по результатам проведения документа.
- Регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом . Он хранит суммы, причитающиеся оплате в бюджет по результатам исчисления НДФЛ . Ведь организация уплачивает НДФЛ за сотрудника, поэтому именно она отвечает за расчеты с бюджетом. Здесь же сохраняется информация о налоговых вычетах. Выше, настраивая учетную политику по персоналу (Предприятие > Учетная политика > Учетная политика по персоналу ), мы указали там, что при начислении НДФЛ следует принимать исчисленный налог к учету как уплаченный. Поэтому вместе с записями по задолженности по НДФЛ формируются и записи по погашению этих задолженностей. Понятно, что эти записи не уменьшат реальной задолженности перед бюджетом по НДФЛ до тех пор, пока исчисленные суммы не будут фактически уплачены.
- Регистр накопления НДФЛ сведения о доходах . Этот регистр хранит данные о доходах сотрудников для целей исчисления НДФЛ . Расчет НДФЛ зависит от сумм дохода, начисленных сотруднику в предыдущие периоды, этот регистр используется для хранения данных сумм.
Если возникает необходимость во вводе данных о доходах сотрудников для целей учета НДФЛ и ЕСН вручную, это можно сделать с помощью документа Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН . Если возникает необходимость в перерасчете НДФЛ или возврате НДФЛ , можно воспользоваться документами Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Перерасчет НДФЛ , Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Возврат НДФЛ .
По окончании работы с документом начисления заработной платы, можно сформировать некоторые отчеты. Например, для того, чтобы проверить правильность начисления зарплаты до того, как она найдет отражение в бухгалтерском учете, можно сформировать некоторые отчеты.
Отчет Зарплата > Расчетная ведомость (произвольная форма) предоставляет данные по начислениям и удержаниям:
Этот отчет, как видно из его названия, построен по произвольной форме. С его помощью удобно проверять правильность начисления заработной платы. А вот если вам нужен отчет о расчете заработной платы, форма которого утверждена законодательно, а именно - это отчет по форме №Т-51, вам нужно выполнить команду Зарплата > Расчетная ведомость Т-51 .
Можно вывести расчетные листки сотрудников командой Зарплата > Расчетные листки .
Теперь, когда заработная плата начислена, сформирована, фактически, расчетная ведомость , займемся формированием платежной ведомости , то есть, выполним п. 3. списка "зарплатных" операций, приведенного выше.
Учет выплаты заработной платы
Для того, чтобы приступить к выплате заработной платы, нужно сформировать соответствующую ведомость. В частности, это платежная ведомость по форме №Т-53 или расчетно-платежная ведомость - форма №Т-49. Для этой цели в 1С:Бухгалтерии предусмотрен документ Зарплата к выплате (Зарплата > Зарплата к выплате ).
На рисунке ниже вы можете видеть форму этого документа.
При заполнении этого документа нужно знать некоторые особенности. Так, можно заполнить его (в частности, речь идет о табличной части Зарплата к выплате ) автоматически, воспользовавшись командами Заполнить > По задолженности на конец месяца или Заполнить > Списком работников .
Первый вариант подходит в том случае, если вы хотите заполнить документ по материалам, хранящимся в регистре Взаиморасчеты с работниками организаций . В документ попадут все сотрудники организаций, которым организация что-то должна. Во втором случае в автоматически формируемый список можно включить сотрудников определенных подразделений, включить еще некоторые способы отбора.
При необходимости можно заполнить табличную часть, подбирая сотрудников по кнопке Отбор или вводя информацию о них после создания вручную (кнопкой Добавить ) новых строк табличной части.
Кнопка Рассчитать , расположенная рядом с кнопкой Заполнить , позволяет, после заполнения табличной части списком сотрудников, рассчитать задолженность организации перед ними и внести нужные суммы в документ.
Обратите внимание на поле Способ выплаты . Здесь доступны два варианта - Через кассу и Через банк . При выплате через кассу возможны ситуации, когда сотрудник не получил заработную плату, что на одном из следующих шагов по учету зарплаты приведет к депонированию невыплаченных сумм. Соответственно, при выплате через кассу выплата оформляется при помощи расходного кассового ордера. При выплате через банк перечисление денежных средств оформляется с помощью платежного поручения.
Дата документа формирования платежной ведомости может быть больше даты документа начисления заработной платы.
Рассмотрим, как будет заполнено табличное поле документа после выбора команды Заполнить > По задолженности на конец месяца:
Мы оставили активным способ выплаты Через кассу . Как видите, наш документ еще не записан. После заполнения списка сотрудников, заполним поле Сумма для каждого из сотрудников. Это делается кнопкой Рассчитать , которая расположена на панели инструментов формы документа (рядом с кнопкой Заполнить ). При нажатии на эту кнопку система предложит сохранить несохраненный документ. Вот как выглядит документ после нажатия на кнопку Рассчитать:
При необходимости суммы к выплате можно отредактировать вручную.
Обратите внимание на поле Отметка . Оно может содержать следующие значения:
- Не выплачено;
- Выплачено;
- Задепонировано;
Это поле заполняется по результатам выплаты заработной платы. Выплата ведется с использованием платежной ведомости (форма №Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма №Т-49). Формы этих ведомостей можно распечатать из документа. Например, на рисунке ниже вы можете видеть форму платежной ведомости .
До того, как станет известно, действительно ли заработная плата по ведомости выплачена (при способе выплаты через кассу), документ Зарплата к выплате организаций не проводится. После того, как средства будут выплачены (или не выплачены и предназначены для депонирования), документ снова открывают, меняют значения в поле Отметка с Не выплачено на Выплачено или Задепонировано , после чего проводят документ.
Предположим, что Васильев С.П. из нашего примера зарплату получил - введем в поле отметка в его строчке параметр Выплачено . А Петрова Г.В. зарплату не получила, поэтому мы ее решили задепонировать и сделали соответствующую запись в поле Отметка .
Кстати, для того, чтобы быстро обрабатывать большие списки сотрудников, удобно применять кнопку для группового изменения содержания поля Отметка . Это кнопка Заменить отметку на , которая расположена в панели инструментов табличного поля. Например, можно быстро заменить все отметки с Не выплачено на Выплачено (зарплату обычно получает большая часть сотрудников), а для тех сотрудников, которые зарплату вовремя не получили, сделать отметку Задепонировано .
Итак, мы сделали нужные отметки в документе, сохранили и провели его (кнопкой ОК ) и теперь будем формировать РКО на основе этого документа. Для формирования расходного кассового ордера на основе нашего документа, выделим его в списке документов и выберем команду контекстного меню На основании > Расходный кассовый ордер.
На рисунке ниже вы можете видеть РКО , заполненный на основании нашего документа.
Табличная часть Выплата зарплаты заполняется автоматически, нам остается лишь выбрать подходящую статью движения денежных средств (Оплата труда ), распечатать необходимые печатные формы и провести документ, нажав кнопку ОК .
Как вы помните, одна из сумм, причитающихся к выплате по нашей платежной ведомости , оказалась подлежащей депонированию. Введем документ Депонирование организаций на основе документа Зарплата к выплате .
Этот документ имеет несколько вкладок, которые, при вводе на основании, заполняются автоматически. При необходимости из этого документа можно вывести Карточку депонента . При необходимости можно вывести на печать отчет Книга аналитического учета депонированной заработной платы (Зарплата > Депонирование > Книга депонентов ).
При депонировании невыплаченной через кассу заработной платы документ Депонирование организаций производит движения по регистрам Взаиморасчеты с депонентами организаций , Взаиморасчеты с работниками организаций , Сведения о выплатах работникам организаций по платежным ведомостям . Так же при его проведении делаются бухгалтерские записи вида Д70.Работник К76.04.Работник на сумму депонированной заработной платы, причем в качестве субконто Работник используется работник, заработная плата которого подвергается депонированию.
Для выплаты депонированной заработной платы можно воспользоваться РКО (Касса > Расходный кассовый ордер ) с типом документа Выплата депонированной заработной платы . Если лицо, чья зарплата задепонирована, не получило ее вовремя - ее списывают в доход организации документом Списание депонентов в доходы организаций (Зарплата > Депонирование > Списание депонентов в доходы организаций ).
Итак, сейчас мы справились с начислением, выплатой и депонированием заработной платы. Но впереди еще несколько важных операций. Следующей операцией, которую мы выполним, будет расчет ЕСН . В нашей классификации эта операция №6.
Расчет отчислений на социальные нужды
Прежде чем заниматься расчетом ЕСН , нужно проверить ставки отчислений на социальные нужны. Сделать это можно, воспользовавшись командой меню Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Сведения о ставках ЕСН и ПФР . Когда будет открыта форма регистра сведений Сведения о ставках ЕСН и ПФР по шкале для несельскохозяйственных производителей на 2009 год , ее можно заполнить автоматически, нажав на кнопку Заполнить .
Эти параметры одинаковы для всех организаций, а ставка взноса на страхование от несчастных случаев зависит от рода деятельности, которой занято предприятие.
Эту ставку следует заполнять самостоятельно для каждой организации, по которой ведется учет (Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ставка взноса на страхование от несчастных случаев ). Предположим, что наша организация облагается взносами по ставке, соответствующей 6-му классу профессионального риска, то есть ставка составит 0,7%.
Теперь, для расчета и начисления отчисления на социальные нужды, воспользуемся документом Расчет ЕСН (Зарплата > Расчет ЕСН ). Если до заполнения документа (как в нашем случае) работникам организации была начислена заработная плата, мы можем создать документ, после чего нажать в его панели инструментов кнопку Заполнить и рассчитать . По нажатию этой кнопки документ заполняется автоматически.
Вкладка Начисления содержит информацию о начислениях по работникам, вкладка Расчет ЕСН (приведена выше ) содержит расчет налога.
Конечно же, для заполнения этого документа можно использовать не только кнопку Заполнить и рассчитать , но и другие способы.
Проведем документ и посмотрим, какие движения он сформировал. Документ модифицировал данные в двух регистрах. Во-первых - это регистр накопления Исчисленный ЕСН , где документ записывает сведения о размерах исчисленных взносов. Во-вторых - регистр накопления ЕСН сведения о доходах , где делаются записи о начисленных доходах сотрудников.
Теперь, когда мы завершили расчет взносов на социальные нужды, можно переходить к отражению заработной платы в учете, а именно, к п. 7. вышеприведенной схемы.
Отражение заработной платы в регламентированном учете
Для отражения заработной платы в регламентированном учете воспользуемся документом Отражение зарплаты в регламентированном учете (Зарплата > Отражение зарплаты в регламентированном учете ).
На рисунке ниже вы можете видеть документ, который мы создали и автоматически заполнили данными по отражению в учете заработной платы, удержания НДФЛ и отчислений на социальные нужды.
Автоматическое заполнение документа производится с помощью кнопки Заполнить . Он формирует необходимые проводки в бухгалтерском и налоговом учете, руководствуясь, во-первых - способами отражения заработной платы в учете, заданными для видов начислений работников, во-вторых - документами Начисление зарплаты и Расчет ЕСН (заполненными и проведенными) за соответствующий период. В результате документ формирует проводки. При необходимости документ можно отредактировать вручную. Если всё заполнено правильно, мы можем провести документ.
При проведении документ формирует бухгалтерские записи следующего вида:
В ходе проведения документа изменения вносятся в регистр бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский учет) и в регистр бухгалтерии Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль) .
Отчеты по оплате труда
В 1С:Бухгалтерии предусмотрено формирование различных отчетов, связанных с оплатой труда и налогообложением. В частности, это следующие отчеты:
- Зарплата > Структура задолженности перед работниками . Этот отчет позволяет получить данные о задолженности перед работниками за определенный период. Выводятся сведения о начальном сальдо расчетов, об объеме начисленных и выплаченных работникам средств, а так же о конечном сальдо по расчетам с работниками.
- Зарплата > Анализ расходов на оплату труда . Отчет позволяет проанализировать расходы организации на оплату труда, включая начисления сотрудникам и отчисления на социальные нужды в разрезе счетов учета расходов (в нашем случае - счет 26), счетов учета расчетов по оплате труда (70), счетов отчислений на социальные нужды (субсчета счета 69).
- Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Налоговая карточка 1-НДФЛ . Отчет позволяет сформировать Налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма №1- НДФЛ ) для работников организации в соответствии с приказом Министерства по налогам и сборам Российской Федерации от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583
- Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Сведения о доходах физических лиц 2-НДФЛ . Отчет позволяет сформировать Справку о доходах физического лица (форма №2- НДФЛ ).
- Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Индивидуальная карточка по ЕСН . Отчет формирует справку Карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога а также сумм налогового вычета за год . Карточка формируется в соответствии с Приказом МНС РФ от 27 июля 2004 г. N САЭ-3-05/443.
- Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Индивидуальная карточка по ОПС . Формирует отчет Индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за год .
Документы, отчеты и другие системные объекты, доступные в меню Кадры > Персонифицированный учет , позволяют готовить формы отчетности по персонифицированному учету для системы Государственного Пенсионного Страхования.
