Возможную форму приказа о назначении главы аудиторской группы для внутренних проверок соответствия стандарту ISO 9001 смотрите в PDF-файле под статьей. «Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели программы аудита были установлены, и назначить одно или несколько компетентных лиц, ответственных за управление программой аудита» (5.1), - получается, что назначение главного внутреннего аудитора СМК (система менеджмента качества , - ред.) является требованием стандарта ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Чтобы понять, какой сотрудник максимально подходит для этой роли, стоит ознакомиться с ISO 19011, также может быть полезен стандарт ISO/IEC TS 17021-3 «Оценка соответствия. Требования к органам, обеспечивающим аудит и сертификацию системы менеджмента. Часть 3. Требования к компетентности персонала, обеспечивающего аудит и сертификацию систем менеджмента качества».

Если затрагивать вопрос грубо и упрощенно, то главный аудитор, как и другие члены аудиторской группы должны пройти перед назначением соответствующее обучение . Необходимо владение требованиями ISO 9001, профессионал должен быть обучен методам аудита, требуется знать принципы объективной и эффективной внутренней проверки. Эти знания получают на курсах, которые организуют образовательные учреждения, компании в сфере управленческого консалтинга, некоторые органы по сертификации предлагают услуги оценки компетентности внутренних проверяющих, наличие которых является обязательным требованием стандарта ISO 9001 (9.2.2, пункт c), - ред.). По результатам успешной профессиональной сертификации специалистам выдаются документы о соответствии экспертов-аудиторов.

Когда вы принимаете решение о конкретном специалисте, который возьмет на себя ключевую роль во внутренних аудитах, очень важно подумать о его загрузке. Дело в том, что в крупной компании именно у главы аудиторской группы эта работа может занимать полный рабочий день. Также необходимо, чтобы кроме сфер компетентности, которые связаны с ISO 9001 и различными сторонами систем менеджмента качества назначенный профессионал имел образование и опыт в основной специализации организации. Иногда это называют технической компетентностью. В приказе нужно четко обозначить сферу ответственности и полномочий главы аудиторской группы. Проблема в том, что мероприятия корпоративной проверки, к примеру, интервью с руководителями отделов о проделанной работе, могут быть очень «острым» событием с точки зрения корпоративной культуры. Очень важно в этой связи, чтобы внутренний проверяющий владел безусловной поддержкой топ-менеджмента компании. Ему и так гораздо сложнее сохранять объективность, поскольку речь идет о внутренней проверке и аудитор проверяет организацию, на которую работает, если он при этом еще и не получит карт-бланш от лиц, принимающих решения, то миссия становится практически невыполнимой.

Вместе с приказом о назначении главного аудитора и членов аудиторской группы - вскользь заметим, что они могут совмещать свою работу с другими обязанностями - можно принять программы и планы аудита, положения о порядке и процедурах внутренних проверок соответствия СМК стандарту ISO 9001.

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала	Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Те же
Журнал учета проверок	Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141

Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения	Нарушенный нормативный акт	Возможное наказание	Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании	Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд		Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу	Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса	Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю	Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ	—	Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности	Статья 32.11 КоАП РФ	Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ)	Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

ПРИКАЗ

«_ 03 » _февраля 2011 г. Санкт – Петербург №_17/1_

О проведении плановых внутренних аудитов

системы менеджмента качества в 2010/2011 учебном году

В целях обеспечения внутренних гарантий качества образования, совершенствования системы менеджмента качества академии и согласно требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Сформировать аудиторскую группу в составе:

Руководитель группы: директор ИРВДТИО

Аудиторы:

Руководитель службы качества;

Специалист отдела лицензирования, аккредитации и статистики;

Доцент кафедры менеджмента;

Начальник отдела координации НИР и организации

конгрессной деятельности;

Начальник отдела аспирантуры;

Заместитель декана факультета социального управления;

Начальник методического отдела;

Начальник отдела по работе с выпускниками, работодателями

и повышения квалификации;

Заместитель директора Центра дополнительного образования ;

* Примечание: требования пп. 1.2; 4.1; 4.2; 5.3; 5.4; 5.5; п.6; 8.2.1; 8.2.3; 8.4, 8.5 стандарта ГОСТ Р ИСО

принимаются во внимание при проверке всех указанных подразделений.

Разработал: руководитель службы качества СПбАУиЭ

«_01 _» _февраля __2011 г.

1.1. Настоящая инструкция предназначена для работников, осуществляющих ремонт крупногабаритных шин.

1.2. К ремонту крупногабаритных шин допускаются лица, достигшие 18 лет, имеющие соответствующую квалификацию, прошедшие медицинский осмотр, производственное обучение, а также инструктажи: вводный, первичный на рабочем месте, а также обучение и проверку знаний до начала самостоятельной работы.

1.3. Периодический медицинский осмотр, производственное обучение и проверка знаний для таких работников проводятся не реже одного раза в год.

1.4. При изменении технологического процесса или модернизации оборудования, приспособлений, переводе на новую временную или постоянную работу, нарушении работающим требований безопасности, которое может привести к травме, аварии или пожару, а также при перерывах в работе более чем на 30 календарных дней работник обязан пройти внеплановый инструктаж.

1.5. К самостоятельной работе допускаются лица, ознакомившиеся с особенностями и приемами безопасного выполнения работ и прошедшие стажировку под наблюдением мастера или бригадира.

1.6. Разрешение на самостоятельное выполнение работ выдает руководитель работ.

1.7. В процессе работы работник может быть подвержен воздействию различных вредных производственных факторов, таких как:

• движущиеся машины и механизмы;
• падающие предметы (отлетающие осколки);
• опасный уровень напряжения электрической цепи;
• повышенные запыленность и загазованность рабочей зоны;
• повышенная температура поверхности оборудования и материалов;
• недостаточный уровень освещенности рабочей зоны;
• разрушающиеся конструкции;
• повышенные уровень шума и вибрации на рабочем месте;
• загрязнение химическими веществами, радиацией и пестицидами поверхностей оборудования, машин и материалов;
• пар под давлением;
• бензин;
• сернистый ангидрид, оксид углерода и др.

1.8. Опасным состоянием оборудования является:

• повышенное давление сжатого воздуха;
• захламленность рабочего места посторонними предметами и т. п.

1.9. Опасными действиями являются:

• использование машин, оборудования, инструмента не по прямому назначению или в неисправном состоянии;
• выполнение работ в состоянии алкогольного и наркотического опьянения;
• выполнение работ с нарушением правил техники безопасности.

1.10. Пар под давлением представляет опасность, поскольку может привести к серьезным ожогам. Бензин при неосторожном обращении может привести к пожару. Сернистый ангидрид, оксид углерода и другие газы, выделяемые в процессе вулканизации, попадая в организм, приводят к отравлению.

1.11. Работник должен работать в специальной одежде, а в случае необходимости использовать другие средства индивидуальной защиты.

1.12. Средства индивидуальной защиты следует использовать по назначению и своевременно ставить в известность администрацию о необходимости их чистки, стирки, сушки и ремонта. Не допускается их вынос за пределы предприятия.

1.13. Знать и соблюдать правила личной гигиены. Не курить на рабочем месте, не употреблять до и во время работы спиртные напитки. Не хранить продукты и не принимать пищу на рабочих местах.

1.14. Выполнять только ту работу, по которой пройдено обучение, инструктаж по охране труда и к которой допущены руководителем.

1.15. На рабочее место не допускаются лица, не имеющие отношения к выполняемой работе. Не перепоручать выполнение своей работы другим лицам.

1.16. Выполнять требования знаков безопасности.

1.17. Не заходить за ограждения электрооборудования.

1.18. Быть внимательными к предупредительным сигналам грузоподъемных машин, автомобилей, тракторов и других видов движущегося транспорта.

1.19. Сообщать руководителю о замеченных неисправностях оборудования, нарушениях требований безопасности и до принятия соответствующих мер к работе не приступать.

1.20. Если пострадавший сам или с посторонней помощью не может прийти в лечебное учреждение (потеря сознания, поражение электрическим током, тяжелые ранения и переломы), сообщить работодателю, который обязан организовать доставку пострадавшего в лечебное учреждение. До прибытия в лечебное учреждение оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь и по возможности успокоить его, так как волнение усиливает кровотечение из ран, ухудшает защитные функции организма и осложняет процесс лечения.

1.21. Работники обязаны знать сигналы оповещения о пожаре, место нахождения средств для тушения пожара и уметь ими пользоваться. Не допускается использовать пожарный инвентарь для других целей.

1.22. Не загромождать проходы и доступ к противопожарному оборудованию.

1.23. Не хранить на рабочем месте легковоспламеняющиеся и горючие жидкости, кислоты и щелочи в количествах, превышающих сменную потребность в готовом к употреблению виде.

2. Требования охраны труда перед началом работы

2.1. Надеть средства индивидуальной защиты.

2.2. Получить задание на работу у своего непосредственного руководителя. Выполнять работу только в соответствии с полученным заданием.

2.3. Осмотреть свое рабочее место и подготовить его к работе.

2.4. Проверить состояние пола на рабочем месте. Если пол скользкий или мокрый, потребовать, чтобы его вытерли или посыпали опилками, или сделать это самому.

2.5. Проверить наличие и исправность оборудования, предохранительных устройств, инструмента, приспособлений.

2.6. Проверить наличие заземления оборудования, ограждений, исправность электропроводки, местного отсоса (от станка для шероховки).

2.7. Включить приточно-вытяжную вентиляцию.

2.8. При использовании для накачивания шин компрессорной установки с электроприводом:

• осмотреть (без снятия кожухов, разборки) электрические аппараты, манометры, рубильники, контакторы, пусковые сопротивления. Манометр не допускается к эксплуатации, если отсутствует пломба или клеймо, просрочен срок поверки, стрелка манометра при его выключении не возвращается на нулевую отметку шкалы, разбито стекло или имеются другие повреждения, которые могут отразиться на правильности показаний;
• проверить исправность изоляции кабелей и проводов, наличие заземления и индивидуальных средств защиты (диэлектрических перчаток, ковриков и инструментов);
• слить конденсат через продувочные краники из воздухосборника (ресивера), при этом следует находиться в стороне от льющейся струи.

2.9. Перед включением компрессора, прокручиванием вручную проверить, нет ли заклинивания, ударов, толчков и посторонних звуков.

2.10. Опробовать работу компрессора на холостом ходу с выпуском воздуха наружу (продолжительность работы в режиме холостого хода устанавливается заводом-изготовителем).

2.11. После перевода компрессора на режим «Работа» проверить смазку механизмов, охлаждение и давление воздуха в ресивере.

2.12. При обнаружении неисправностей приборов компрессорная установка не может быть пущена в работу.

3. Требования охраны труда во время работы

При осуществлении шиноремонтных работ необходимо:

3.1. Вырезать поврежденные места покрышек только после тщательной очистки (мойки) покрышек от грязи. Мыть покрышки в специальной камере или в ванне.

3.2. Соблюдать требования электробезопасности при работе.

3.3. Во время шероховки покрышек надевать защитные очки и включать местный отсос.

3.4. Вырезку поврежденных мест и заплат осуществлять держа нож от себя. Работать только ножом, имеющим исправную рукоятку и остро заточенное лезвие.

3.5. Производить установку и снятие шин с вулканизационного оборудования с помощью подъемных механизмов или двумя рабочими одновременно.

3.6. Сосуды с бензином и клеем держать постоянно закрытыми, открывать их лишь по мере надобности. На рабочем месте хранить бензин и клей в количестве, не превышающем сменной потребности. Бензин и клей должны находиться не ближе трех метров от топки парогенератора.

3.7. Приготавливать клей только в заготовительном помещении.

3.8. Отворачивать и заворачивать паровые вентили и зажимы только в рукавицах.

3.9. При ремонте камер поврежденное место (прокол или порез до 60 мм) зачистить теркой или шлифовальной шкуркой, промыть бензином и промазать клеем. При шероховании поврежденных мест камеры на заточном станке работать в защитных очках и при включенном пылеуловителе.

3.10. Клей наносить кистью, ручка которой имеет отражатель, предохраняющий пальцы.

3.11. Раскрой материала на заготовки и вырезку повреждений производить с помощью специальных ножей и шаблонов. Нож должен иметь исправную рукоятку и остро заточенное лезвие. Ножи при резании для снижения прилагаемого усилия смачивать водой.

3.12. Наличие бензина, клея и других составов, содержащих бензин, на рабочем месте не должно превышать трехчасовой потребности.

3.13. Хранить бензин и клей в металлической плотно закрывающейся посуде.

3.14. При ремонте камеры с использованием электровулканизатора на поврежденное место наложить заплату из сырой резины и с помощью струбцины к заплате плотно прижать нагревательный элемент электровулканизатора. На заплату сверху положить лист бумаги или целлофана.

3.15. Не работать на электровулканизаторе:

• при отсутствии заземления;
• при отсутствии под основанием настольного электровулканизатора подкладки из тепло- и электроизоляционного материала;
• при отсутствии на полу диэлектрического коврика;
• в случае нарушения изоляции проводов.

3.16. При мелких ремонтах шины для осмотра внутренней поверхности покрышки пользоваться спредером.

3.17. Для изъятия из шины металлических предметов, гвоздей пользоваться клещами, а не отверткой, шилом или ножом.

3.18. Проколы в покрышке диаметром до 10 мм устранять постановкой грибков. Грибок ввести в прокол с внутренней стороны покрышки до плотного прилегания его шляпки к внутренней поверхности покрышки, предварительно промазав клеем ножку и шляпку грибка. Эту операцию производить на специальном стенде или на верстаке с применением распорок или борторасширителей.

3.19. При выполнении ремонтных работ в помещениях, где используется бензин или резиновый клей, применять только медный, латунный или деревянный инструмент, чтобы исключить возможность возникновения искры.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях

4.1. При накачивании шин немедленно остановить компрессор:

• в случаях, предусмотренных заводом-изготовителем;
• если манометры показывают давление воздуха выше допустимого;
• если слышны стуки, удары в компрессоре или обнаружены неисправности, которые могут привести к аварии;
• при пожаре;
• при температуре сжатого воздуха выше предельно допустимой нормы;
• при появлении запаха гари или дыма в компрессоре;
• при заметном увеличении вибрации компрессора;
• при разрыве шлангов для накачки шин.

4.2. После аварийной остановки компрессора пуск его производить с разрешения руководителя работ.

4.3. В случае ухудшения самочувствия (удушья, головокружения и пр.) немедленно выключить вулканизатор, закрыть плотно емкости с клеями и растворителями, поставить в известность руководителя подразделения, обратиться к врачу.

4.4. Немедленно прекратить работу при появлении дыма или запаха, характерного для горящей резины, а также при повреждении проводки электровулканизатора или завышении температуры электровулканизатора сверх установленной (140–150 °С).

4.5. Выключить электровулканизатор общим рубильником при исчезновении напряжения в питающей сети.

4.6. При поражении электрическим током как можно быстрее освободить пострадавшего от действия тока, т. к. продолжительность его действия определяет тяжесть травмирования. Для этого быстро отключить рубильником или другим отключающим устройством ту часть электроустановки, которой касается пострадавший.

5. Требования охраны труда по окончании работы

5.1. Обесточить оборудование. Привести в порядок рабочее место, очистить оборудование, протереть инструмент и приспособления, сложить их в специально отведенное место.

5.2. Запрещается оставлять ремонтируемый агрегат со снятыми колесами на гидроподъемнике (домкрате). При установке машины на специальных подставках необходимо проверить их надежность.

5.3. Все сосуды с бензином и резиновым клеем, кисти и другие инструменты необходимо уложить в запирающиеся металлические ящики, находящиеся в специально оборудованном помещении.

5.4. Отсоединить и убрать в отведенное место шланги для накачки шин.

5.5. Сообщить мастеру об имеющихся неполадках в работе оборудования и о принятых мерах по их устранению.

5.6. Снять, очистить и уложить в отведенное место средства индивидуальной защиты.

5.7. Вымыть лицо и руки, принять душ.

5.8. Обо всех недостатках, обнаруженных во время работы, известить своего непосредственного руководителя.

Внутренний аудит позволяет оценить реальное состояние делопроизводства, вовремя исправить внутренние процессы и предотвратить возникновение ошибок. Кроме того, благодаря данному мероприятию можно получить достоверные данные о профессиональном уровне своих сотрудников и более эффективно ставить задачи, зная сильные и слабые места. Рассмотрим приказ о проведении внутреннего аудита и все важное, что касается данной процедуры.

Из этой статьи вы узнаете:

• что в себя включает проведение внутреннего аудита;
• какие существуют виды внутреннего аудита;
• как правильно составить приказ о проведении внутреннего аудита.

В отличи от внешнего, внутренний аудит имеет такой плюс как низкая стоимость, так как не нужно тратить деньги на привлечение сторонних специалистов. Кроме того, он прекрасно подходит для того, чтобы сотрудники обучились «командной игре». Нельзя не отметить и то, что результаты такого аудита не выходят за пределы компании.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Проведение внутреннего аудита

В самую первую очередь нужно:

• издать все нужные для аудита приказы ;
• определить план и задачи аудита;
• сформировать состав комиссии;
• установить срок аудита.

Следующим шагом является составление пакета документов, которые подлежат проверке. Согласно нормам ТК РФ такими документами являются трудовые договоры (статьи 56 и 67 ТК РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), ПВТР (статья 189 ТК РФ), график отпусков (статья 123 ТК РФ) и положения о защите данных (гл. 14 ТК РФ).

Далее происходит сверка документов и изучение их содержания. Вся полученная информация должна быть занесена в таблицу. На ее основе можно определить, какие локальные акты нужно доработать, а какие создать заново.

Затем комиссия осуществляет анализ имеющихся документов. Во время данного этапа изучают те документы, которые следует доработать. Потом проверяется их содержание, а также соответствия действующим законам и правилам компании. Если нарушения совсем не существенны и их мало, допустимо занести их в ту же самую таблицу, которая была создана ранее. Если ошибок много, то создают отдельную таблицу для их регистрации.

В самом конце составляется отчет. Он должен иметь вид документа, в котором есть описательные части и таблица с нарушениями, а также советами, направленными на их устранение. Для удобства рекомендации можно оформить как приложение к отчету.

Отчет должен быть передан главе компании с целью согласования дальнейших действий. Под последними подразумевается издание приказа об исправлении ошибок, распределение данных действий между выбранными сотрудниками, назначение времени проведения нового аудита и так далее. Ответственным за передачу отчета является глава аудиторской комиссии, в случае необходимости он объясняет руководству все нюансы.

По завершению внутреннего аудита составляют план действий для кадровой службы. Его главной целью будет устранение недостатков, которые были обнаружены. В плане следует указать конкретное время, которое выделяется на устранение недостатков. Здесь же указываются ответственные за исправление ошибок.

Виды внутреннего аудита

Внутренний аудит может быть плановым и внеплановым.

Первый уместно использовать тогда, когда компания планирует постоянно контролировать делопроизводство. Такой подход хорош тем, что позволяет успешно предотвращать штрафы и санкции. Лучше всего прибегать к такому аудиту хотя бы раз в год. Стоит отметить, что действующие законы не регулируют периодичность аудиторской проверки в делопроизводстве, поэтому можно осуществлять ее тогда, когда в компании считают необходимым. Если регулярность осуществления аудита указана в локальном акте, то нужно ориентироваться именно на него.

Второй осуществляется по решению главы компании или службы ДОУ. О том, что пора осуществлять этот вид аудита, могут говорить такие факторы как смена сотрудника, отвечающего за делопроизводство, смена руководства, необходимость в том, чтобы привести документы в соответствие с нормативными актами, если последние были изменены.

В приказе о проведении аудита нужно:

• указать срок проведения аудита;
• указать назначаемых руководителей аудиторских групп;
• указать ответственного за выделение всех необходимых ресурсов для осуществления аудита;
• указать, чтобы главы проверяемых подразделений обеспечили все нужные условия для осуществления плана;
• указать ответственного за планирование и осуществление корректировки по результатам аудита;
• указать ответственного за осуществление приказа.

В роли приложений к приказу могут выступать документы, содержащие план аудита, и документы, содержащие список внутренних аудиторов, и так далее.