Резерв на оплату отпусков формировать в бухучете обязательно, иначе грозят штрафы. Правда обязанность создавать резерв в бухучете действует не для всех. В налоговом учете резерв создают по желанию, но сформировать его могут компании на ОСНО с методом начисления. Как отразить и рассчитать резерв на оплату отпусков смотрите на примерах.
Большинство бухгалтеров не создают резерв по отпускам в налоговом учете. Хотя он помогает равномерно распределять расходы. А компании с равномерными расходами вызывают доверие налоговиков. Смотрите на примерах, как рассчитать лимит резерва и величину отчислений в бухгалтерском и налоговом учете. Посчитать отпускные по действующим правилам можно в сервисе
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете в 2019 году
В налоговом учете резерв отпусков создают, чтобы равномерно учитывать расходы в течение года (ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков формируют с другими целями - чтобы учитывать обязательства, которые возникают у организации в ходе ее работы (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).
Резерв на оплату отпусков обязателен или нет в 2019 году? В бухучете формировать резерв обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
Во-первых, резерв признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107).
Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.
Применять ПБУ 8/2010 обязаны все организации. Исключение - субъекты малого предпринимательства . Они вправе создавать резерв добровольно.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете в 2019 году
В бухучете величина резерва на оплату отпусков должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал (раздел III ПБУ 8/2010). Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо (п. 15 ПБУ 8/2010).
Однако конкретной методики определения величины отпускного резерва нет. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Наиболее оптимальный вариант: оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно (ч. 4 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал - чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.
В бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной (п. 24 ПБУ 8/2010). Когда возникает обязанность создать в бухучете резерв на оплату отпусков для малых предприятий >>>
Как рассчитать резерв на оплату отпусков
Порядок расчета резерва отпусков нормативными документами не предусмотрен. Можете использовать способы, которые рекомендовал Минфин (письмо от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Величину резерва считают как произведение количества неиспользованных дней отпуска на отчетную дату на среднедневной заработок с учетом страховых взносов на дату расчета резерва.
Есть два способа рассчитать среднедневной заработок. Первый — определить заработок по каждому сотруднику. Второй — в целом по компании или по группам персонала. Например, отдельно считать среднедневной заработок для производственного и управленческого персонала.
Проводки для резерва на оплату отпусков
В бухучете учет резерва на оплату отпусков ведут на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов).
Резервирование сумм отразите по кредиту счета 96. Корреспонденция будет с тем счетом, на котором отражена зарплата работников:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- учтены отчисления в резерв на оплату отпусков.
Если у вас есть резерв в бухучете, спишите затраты по отпускным за счет этого резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите отчисления в резерв на оплату отпусков (полежения из ПБУ 8/2010, Инструкция к плану счетов).
Пример отражения в бухучете отчислений по формированию оценочного обязательства на оплату отпусков
ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей бухучета предусмотрело следующий порядок расчета оценочного обязательства на оплату отпусков:
1. Оценочное обязательство на оплату отпусков определяется на последнее число каждого периода - квартала.
2. Основная сумма оценочного обязательства рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.
3. Основная сумма оценочного обязательства увеличивается на сумму страховых взносов. При этом взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитываются по общеустановленным тарифам.
В организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Поэтому на конец предыдущего года величина оценочного обязательства на оплату отпусков равна нулю.
По данным кадровой службы на 31 марта число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками организации составляет 51 день, в том числе:
- 25 дней отпуска причитается сотрудникам основного производства;
- 16 дней отпуска - сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;
- 10 дней отпуска - сотрудникам управленческого аппарата.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете в 2019 году
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете может создать организация, применяющая метод начисления (п. 1 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ). В таком случае на сумму отчислений в резерв можно уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже до того месяца, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.
Организации, применяющие кассовый метод, в налоговом учете создать резерв не могут. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе учитываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.
Как считать резерв
Все резервы предстоящих выплат сотрудникам формируйте по единой схеме (п. 6 ст. 324.1 НК РФ). Чтобы рассчитать ежемесячные отчисления в резерв, составьте специальный расчет (смету). В нем укажите:
- предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда и выплат с учетом страховых взносов;
- процент ежемесячных отчислений в резервы.
Как определить предполагаемую годовую сумму зарплаты и выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам?
Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитайте по формуле:
Пример определения ежемесячного процента отчислений в резерв на оплату отпусков
ООО «Альфа» закрепило создание резерва на оплату отпусков в учетной политике для целей налогообложения на очередной год.
В соответствии со штатным расписанием в «Альфе» с 1 января будут работать 25 человек, в том числе:
- директор с окладом 40 000 руб. и ежемесячной премией в размере 25 процентов от оклада;
- главный бухгалтер с окладом 20 000 руб.;
- два бухгалтера с окладами по 10 000 руб.;
- 15 менеджеров с окладами по 10 000 руб. и ежемесячными премиями в размере 50 процентов от оклада;
- четыре продавца с окладами по 8000 руб.;
- два грузчика с окладами по 8000 руб.
Все сотрудники «Альфы» имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По состоянию на 1 января в организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы.
Резерв отпусков для малых предприятий
Ответственность за отсутствие резерва
Тех, кто обязан, но не создает резервов на отпускные в бухучете, ждет наказание. Им могут выставить как налоговый, так и административный штраф.
Налоговый штраф
Отказ создавать, использовать или пересматривать резерв означает, что в бухучете и в регистрах будут неверно отражены расходы на отпуск. Налоговые инспекторы посчитают это грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За такое нарушение в течение одного года организации выпишут штраф в размере 10 000 руб.
Если то же зафиксируют в период за несколько лет, то штраф увеличат до 30 000 руб. Это предусмотрено статьей 120 Налогового кодекса РФ. Порядок создания, использования и пересмотра резерва на оплату отпусков прописан в пунктах 5, 21 и 23 ПБУ 8/2010.
Административный штраф
Если же из-за отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, то заплатить придется и административный штраф. Именно таково пороговое значение, установленное в КоАП РФ для признания грубого правонарушения правил бухгалтерского учета и представления отчетности.
Если искажение найдут, должностных лиц оштрафуют на сумму до 10 000 руб. Поступить так могут с руководителем или тем, кто назначен ответственным за ведение бухучета, например главным бухгалтером. Убедиться в этом можно, заглянув в КоАП РФ.
Резерв на оплату отпусков в обязательном порядке создается в бухгалтерском учете и редко учитывается при налогообложении. В бухгалтерском учете (БУ) обязанность предусмотрена для предприятий, ведущих полный учет. Субъекты малого предпринимательства, ведущие упрощенный учет, вправе не создавать резервы. Необходимость в планировании средств на отпуск отсутствует у некоммерческих предприятий, финансируемых из бюджетов различных уровней. В данной статье мы разберем как формируется резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете.
Резервирование средств на отпуск в налоговом учете (НУ) является только правом предприятия. Учет резервов четко прописан в законодательстве и применяется при соблюдении условий документооборота.
Потребность в резервировании средств на оплату отпусков
Цель создания резерва заключается в получении информации о потребности в средствах по оплате всех типов отпусков работников. Основные пользователи информации – учредители, директора и иные лица, заинтересованные в равномерном распределении и списании расходов в течение года.
Расчет резерва в БУ и НУ необходимо подтвердить документально. Формы первичного документа разрабатываются самостоятельно и применяются как смета или справка бухгалтера.Используемую форму требуется утвердить в документообороте.
Показатели учетной политики организации
Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.
Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.
Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.
Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.
Законодательная основа создания резервов на отпускные
В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:
- Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет). Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете. Например, в резерв могут быть включены суммы неиспользованных отпусков прошлых лет, возникших по различным обстоятельствам.
- Вероятность снижения экономических выгод.
- Возможность оценки суммы необходимого резерва.
На законодательном уровне создание обязательств определяется ПБУ 8/2010. Положение не устанавливает порядок расчета, но указывает на необходимость определения реальной величины затрат.
В налоговом учете возможность создания резерва определено в ст. 324.1 НК РФ. Статья полностью посвящена требованиям к учетным данным, порядку формирования и корректировке данных на конец года.
Даты создания резерва
В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.
Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат
| Отчетная дата | Количество раз формирования резерва | Использование в учете |
| Последний день месяца | 12 (двенадцать) | Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% – показатель, не учитываемый при реализации признака существенности |
| День окончания квартального периода | 4 (четыре) | Является наиболее оптимальной формой резервирования |
| Последний день года | 1 (один) | Редко используется в учете |
В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.
Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных
В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:
- Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
- Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.
Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.
Пример #1. Бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков с проводками
Рассмотрим на примере часть операций резервирования и признания в учете. Компания ООО «Альфа» ведет производственную деятельность с использованием в учете резерва на отпуск. В процессе ведения учета делаются записи:
- Создан резерв – Дебет 20 Кредит 96;
- Начислены выплаты на отпуск – Дебет 96 Кредит 70;
- Начислены отчисления в фонды – Дебет 96 Кредит 69;
- Начислены выплаты в случае превышения суммы резерва внутри года Дебет 97 Кредит 70, 69;
- Производится списание сумм резерва за счет ранее осуществленных расходов будущих периодов Дебет 96 Кредит 97;
- Начислены суммы выплат и отчислений при превышении резерва в конце года – Дебет 20 Кредит 70, 69.
Данные фонда корректируются на каждую отчетную дату с учетом изменений в списочной численности. В процессе ведения деятельности компания может расширяться, реорганизовываться или претерпевать сокращение штата. Любые изменения в численности отражаются на фонде резервирования.
Особенности налогового учета резерва на оплату отпусков
Важным показателем НУ резервов служит определение предельной суммы фонда. Величина лежит в основе показателя нормы ежемесячных отчислений. Общая сумма планируется исходя из максимально возможной потребности в расходах на отпуск.
Основанием для расчета потребной суммы служат данные первичной документации предприятия:
- Положения о заработной плате и премировании.
- Штатного расписания.
- Ведомостейначисления заработной платы предыдущего года.
- Карточек учета.
- Расчета среднесписочной численности.
Пример #2. Налоговый учет резервов на отпускные
Рассмотрим пример определения нормативных отчислений. Компания ООО «Альфа» имеет штатную численность 2 человека. Допустим, расчетная величина отпускных выплат составляет 45 000 рублей, отчисления в фонды – 13 590 рублей (30,2%). Общая сумма предельных отчислений в фонд –58 590 рублей. В год на оплату труда предприятие затрачивает 480 000 рублей. Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей.
Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%. Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ.
По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.
Порядок выравнивания показателей в налоговом учете
Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:
- Полноты использованных отпусков
- Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
- Осуществленных отчислений в фонды.
- Отклонений фактических от расчетных показателей.
По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.
| Показатель | Причины возникновения | Предпринимаемые действия |
| Выявлены недоиспользованные суммы резерва на отпуск | Фактическое использование меньшего числа отпусков, массовое увольнение работников | Разница подлежит включению в состав внереализационных расходов |
| Сумма разницы не включается в расход при планировании создания резерва в будущем периоде | ||
| Установлен недостаток средств резерва | Фактическое число дней отпуска работников получилось больше расчетного за счет предоставления отпусков вновь принятым работникам | Выплаты сверх резерва включаются в расходы в размере фактических затрат |
Ответственность при отсутствии резерва
Наказание за нарушение порядка резервирования отпускных в НУ не предусмотрено. Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов. Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5 . По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.
1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.
3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.
Резерв на оплату отпусков, о котором речь пойдет в этой статье, является не чем иным, как оценочным обязательством, формирование которого предусмотрено ПБУ 8/2010. Цель отражения в бухгалтерском учете и отчетности оценочных обязательств, в том числе по оплате отпусков, — сделать отчетность максимально достоверной и приближенной к реальности. То есть в отчетности должны отражаться не только обязательства, которые организация фактически приняла на себя, но и те, исполнение которых неизбежно наступит в будущем. Действительно, у большинства работников на отчетную дату имеются неиспользованные дни отпуска, которые, в соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан предоставить и оплатить (или выплатить компенсацию в случае увольнения). Таким образом, на любую отчетную дату у организации имеются оценочные обязательства перед работниками по оплате накопившихся неиспользованных дней отпуска, а также оценочные обязательства перед бюджетом по уплате страховых взносов с сумм таких отпускных. О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета, — читайте далее в статье.
Формирование резерва на оплату отпусков
В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков .
! Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета . Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.
Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря. Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц. Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом. Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.
Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число :
- месяца;
- квартала;
- года.
Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:
|
Дебет счета |
Кредит счета | |
| 20 «Основное производство» | Начислен резерв на оплату отпусков производственных рабочих | |
| 23 «Вспомогательные производства» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников вспомогательных производств |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников администрации и общехозяйственного персонала |
| 44 «Расходы на продажу» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых в продажах |
| 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых созданием внеоборотных активов (строительство зданий и сооружений и т.д.) |
Если организация все затраты, в том числе на оплату труда, учитывает на счете 20, то, соответственно и резерв на оплату отпусков будет начисляться в дебет этого счета.
Сумма сформированного на отчетную дату резерва на оплату отпусков (кредит счета 96) отражается в пассиве бухгалтерского баланса по строке 1540 «Оценочные обязательства».
Расчет суммы резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
В нормативных документах по бухгалтерскому учету порядок расчета величины резерва на оплату отпусков не установлен, то есть организации вправе определять его самостоятельно, закрепив в своей учетной политике. При этом нужно иметь в виду следующее (п. 15, 16 ПБУ 8/2010):
Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для исполнения (погашения) обязательств по состоянию на отчетную дату.
Величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также, при необходимости, мнений экспертов. Организация обеспечивает документальное подтверждение обоснованности такой оценки.
Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо:
- установить в учетной политике способ расчета величины резерва, обеспечивающий наиболее достоверную оценку расходов по оплате неиспользованных дней отпуска работников, а также страховых взносов с этих сумм;
- расчет величины резерва оформить по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (например справкой бухгалтера) с приложением подтверждающих документов (расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения, необходимые для расчета).
Способов расчета величины резерва на оплату отпусков может быть множество. В этой статье мы подробно разберем один из них, который наиболее достоверно отражает величину обязательств организации по оплате неиспользованных отпусков – исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка.
Шаг 1. Распределить всех работников по группам в зависимости от того, в дебет какого счета начисляется их заработная плата (20, 23, 26, 44, 08).
Шаг 2. Определить количество дней отпуска, на которое имеет право каждый работник, включая дополнительные оплачиваемые отпуска, на конец периода (последний день года, квартала, месяца).
Расчет среднего дневного заработка можно произвести несколькими способами. Они будут различаться по степени точности и трудоемкости.
- По сумме начисленной заработной платы:
- По сумме
! Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.
Пример расчета резерва на оплату отпусков
Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2015 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:
- Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
- Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2015 – 1 500 000 руб.;
- Количество дней в 1 квартале 2015 – 90.
Рассчитаем сумму резерва на 31.03.2015:
- Средний дневной заработок: 1 500 000 / 90 / 25 = 666,67 руб.
- Сумма резерва на оплату отпусков: (666,67 х 30,2% + 666,67) х 100 = 86 800,43 руб.
Использование и корректировка резерва на оплату отпусков
Если организация создала резерв на оплату отпусков, то за счет резерва начисляются следующие суммы :
- отпускные;
- компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
- страховые взносы с сумм отпускных и компенсаций.
При использовании резерва в бухгалтерском учете составляются следующие проводки:
Если сформированного резерва не хватает на покрытие отпускных (то есть сальдо счета 96 стало нулевым), то суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов начисляются в обычном порядке: в дебет соответствующих счетов учета затрат (20, 23, 26, 44, 08).
Если сумма резерва по оплате отпусков превысила сумму фактически начисленных отпускных, то сумму превышения необходимо учесть при формировании резерва на следующую отчетную дату. Как это сделать, рассмотрим на примере.
Пример корректировки резерва на оплату отпусков
Воспользуемся условиями первого примера: заработная плата и количество работников ООО «Вектор» во 2 квартале 2015 года такие же, как и в 1. На 31.03.15 у ООО «Вектор» сформирован резерв на оплату отпусков в сумме 86 800,43 руб.
По состоянию на 30.06.15:
- Фактически начислено отпускных (и страховых взносов с них) за 2 квартал 2015 г. – 47 523,05 руб.
- Количество неиспользованных дней отпуска — 120
Рассчитаем сумму отчислений в резерв, которые необходимо произвести 30.06.15:
- Остаток неиспользованной суммы резерва по состоянию на 30.06.15 (Кредит сч. 96): 86 800,43 – 47 523,05 = 39 277,38
- Сумма резерва, рассчитанная на 30.06.15 (на покрытие обязательств по оплате неиспользованных дней отпуска):
- Средний дневной заработок: 1 500 000 / 91 / 25 = 659,34 руб.
- Сумма резерва на оплату отпусков: (659,34 х 30,2% + 659,34) х 120 = 103 015,28 руб.
- Сумма отчислений в резерв, произведенных 30.06.15: 103 015,28 – 39 277,38 = 63 737,90 руб.
Итак, мы выяснили, кому и для чего необходимо формировать резерв на оплату отпусков, или, в соответствии с ПБУ 8/2010, оценочное обязательство на оплату отпусков, а также как это сделать. Предлагаю еще раз обратить внимание на основные моменты :
- формировать оценочное обязательство по оплате отпусков в бухгалтерском учете должны все организации, за исключением тех, которые имеют право применять упрощенные способы ведения учета и составления отчетности;
- способ расчета резерва на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике для целей бухгалтерского учета;
- расчет отчислений в резерв необходимо оформить .
Резерв отпусков представляет собой оценочную стоимость, которая отражается в бухгалтерском учете и является источником для выплат в будущем после отчетного периода отпускных либо компенсации за неиспользованные дни очередного и дополнительного оплачиваемого отпуска с учетом взносов, оплачиваемых предприятием во внебюджетные фонды.
Поняв, что обозначает само понятие резерв на оплату отпусков, как его создать и использовать постараемся показать наглядно в данной статье.
В соответствии с Приказом Министерства финансов № 167 н, изданного «13» декабря в 2010 году, с последующими изменениями и дополнениями, внесенными в него в апреле 2015 года все организации, кроме тех, которые согласно действующему законодательству имеют право вести упрощенный бухгалтерский учет, в обязательном порядке должны создавать резерв денежных средств.
Одно из предназначений которого должно быть – оплата отпусков работников предприятия.
Всем известно, что использование ежегодного отпуска в организациях распределено неравномерно. В теплое время года – с мая по сентябрь в календарном году желающих отдохнуть значительно больше, чем в зимние и осенние месяцы.
Причем пик отпусков приходится на июль – август, когда работники, имеющие детей, хотят их оздоровить перед началом учебного года.
Соответственно, получается, неравномерно распределяется и нагрузка на налоговые отчисления.
Основной целью создаваемого резерва – урегулировать более равномерное включение расходов, связанных с оплатой отпускных средств, включая их в статью расходов по оплате труда и уменьшить нагрузки на налоговые отчисления.
Резерв отпусков может создаваться:
- на следующий месяц (ежемесячно);
- на новый квартал (ежеквартально);
- на новый календарный год (ежегодно).
Каждая организация вправе сама выбирать наиболее приемлемый для нее способ резервирования отпусков.
Само собой, что наиболее точным является ежемесячное планирование.
Однако, сам процесс, конечно, самый трудоемкий из трех вариантов.
Выбрав один из трех способов как создать резерв для оплаты отпускных, это закрепляется в локальных документах, касающихся учетной документации организации.
Ежемесячные отчисления денег для резервирования должны быть отражены в налоговом регистре.
Форма сметы разрабатывается удобной для каждой организации, утверждается как приложение к учетной политике специально изданным приказом.
Особенность резервирования предполагаемых затрат на оплату отпуска
Резерв на оплату отпусков в 2015 году создавался с учетом изменений, внесенных в ПБУ 8/2010 и закона № 402 – ФЗ, принятом в декабре 2011 года.
Резервирование денежных средств обязательно для всех предприятий, кроме организаций по кредитованию и муниципальных учреждений.
В том случае, когда зарезервирована недостаточная сумма для выполнения обязательств организации по положенным выплатам, затраты, понесенные организацией по погашению недостающих средств должны быть отражены в общепринятом порядке учета предприятия.
Если запланированы были излишние расходы по оценочным затратам на будущий период, оставшаяся неиспользованная сумма денежной массы списывается на прочие доходы предприятия, либо на следующий период для погашения однородных обязательств (к таким относятся предстоящие расходы в связи с выплатой отпускных в следующем отчетном периоде).
В зависимости от того, какой предприятие выбрало период отчетности, резерв на оплату отпусков, проводки делают:
- в конце каждого отчетного месяца;
- в конце квартала;
- в конце года.
Оценочные обязательства резервирования денежных средств, предназначенных для оплаты в будущем периоде отпускных, должны быть отражены на счете предстоящих расходов (96).
Разрешается открывать субсчета, относящиеся к 96 счету именно касающиеся резервирования оплаты отпуска.
Отчисления на резервные счета для оплаты отпуска проводят со счетов, с которых оплачивают заработную плату сотрудникам.
Например,
- если зарплата рабочим начислена со счета 20 «Основное производство», то и резерв на оплату отпускных сотрудников, занятых основным производством должно быть именно в Кредите данного счета;
- оплачивая труд работников со счета 23 (Дебет) «Вспомогательные производства», предстоящие расходы по оплате отпускных этих сотрудников проводятся в Кредите 23 счета,
В том случае, когда все текущие затраты учреждения учитываются на 20 счете, резерв планируемых выплат оплаты отпускных работникам начисляется в Дебет соответственно этого счета.
Общая сумма резерва для выплаты отпускных, сформированная в конце каждого отчетного периода должна быть отражена в «Оценочных обязательствах» пассива бухгалтерского баланса (строка 1540).
Порядок формирования резерва на оплату отпусков
Нормативная база бухгалтерского учета, имеющаяся на 2015 -2016 годы, не приводит конкретных алгоритмов формирования и расчета суммы затрат на выплату отпускных при резервировании денежной массы.
Каждая организация разрабатывает алгоритм действий самостоятельно и локальными документами закрепляет в учетной политике бухгалтерской отчетности.
До начала формирования резерва нужно всех сотрудников распределить по соответствующим группам, получающим заработную плату с одного счета учета затрат.
1. Размер средств, зарезервированных на оплату отпуска, вычисляется исходя из среднедневного заработка каждого сотрудника группы, к которой он отнесен.
1.1. Подсчитывается общее количество дней неиспользованных, оплачиваемых за счет предприятия, отпусков на последний день: месяца, квартала или года, в зависимости от выбранного отчетного периода.
1.2. Высчитывают среднедневной заработок каждого сотрудника за отчетный период в порядке, применяемом для начисления отпускных и компенсаций за неиспользованные дни отпуска.
1.3. Рассчитывают сумму, необходимую для оплаты отпускных на каждого сотрудника с учетом обязательных взносов, отчисляемых во внебюджетные фонды.
Применяемая формула:
КНОТ х СДЗР х (СТВР/ 100 +1) = РЗОТ
КНОТ – количество оставшихся неиспользованных дней отпуска отдельного работника;
СДЗР – среднедневной заработок данного сотрудника;
СТВР – сумма тарифных взносов во внебюджетные фонды с конкретного работника, выраженная в процентах;
РЗОТ – сумма отпускных, которые нужно зарезервировать на отдельно взятого сотрудника.
1.4. Суммирование полученных индивидуальных данных для резервирования оплаты отпускных всех сотрудников группы, даст общий размер, который нужно зарезервировать в конце отчетного периода на оплату отпуска по данной группе.
2. Более простой способ подсчета суммы, необходимой для резерва на выплату отпускных, при котором определяют среднедневной заработок всех работников группы.
2.1. Высчитывают методом сложения количество неиспользованных дней отпуска всех сотрудников.
2.2. Рассчитывают среднедневной заработок этих работников за отчетный период:
ЗП гр / Кдн /КР гр = СДЗгр,
ЗП гр – заработная плата работников группы за отчетный промежуток времени (месяц, квартал или год);
Кдн – общее количество дней в отчетном периоде;
КР гр – количество сотрудников, получающих заработную плату в этой группе;
СДЗгр – среднедневная заработная плата работников данной группы.
2.3. Вычисляем необходимую сумму для резерва оплаты отпусков по каждой группе:
(СДЗгр + СДЗгр х СТВР) х КНОТ гр = РЗО гр
КНОТ гр – количество неиспользованных дней отпуска всех работников одной группы;
РЗО гр – сумма резерва отпускных данной группы сотрудников.
2.4. Сложив полученные по группам суммы, необходимые для резервирования получим общую сумму по предприятию, необходимую для планирования выплат отпускных в следующем периоде.
3. Еще один способ, каким можно зарезервировать оплату неиспользованных отпусков – по прошлогодним итогам.
3.1. Определяется норматив резервных отчислений для оплаты отпускных каждой группы сотрудников на конец предыдущего года:
СРОТ гр / ЗП гр = НРОТ гр,
СРОТ гр – расходы, затраченные на выплату отпускных и компенсаций за неиспользованные дни отпуска определенной группы сотрудников без учета отчисления взносов во внебюджетные фонды;
ЗП гр – расходы, понесенные предприятием по оплате труда данной группе рабочих (без отчислений);
НРОТ гр – норматив резервных отчислений группы сотрудников.
3.2. Резерв на дату составления отчета в текущем году вычисляется по формуле:
(ЗП гр т.г. + СТВзн) х НРОТ гр = РЗО гр,
ЗП гр т.г. – сумма оплаты труда работников группы в текущем отчетном периоде;
СТВзн – страховые взносы, начисленные на заработную плату этой группы рабочих в соответствующем периоде.
Наша компания в прошлом году имела статус малого предприятия, в этом году этот статус мы утратили. Нужно сейчас формировать резерв на оплату отпусков. В учетной политике прописали, что отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков будут формироваться отдельно по каждому сотруднику. Расскажите, пожалуйста, как рассчитать резерв при таком способе и не ошибиться.
Марина, г. Казань
Мнение эксперта
При этом варианте рассчитывается сумма отпускных, заработанных каждым сотрудником за отчетный период, путем умножения среднедневного заработка, рассчитываемого по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», на количество дней причитающегося человеку отпуска. Полученная сумма увеличивается на страховые взносы по действующим ставкам. Это самый точный расчет резерва, но и самый трудоемкий.
Рассмотрим расчет на примере.
Обратите внимание
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисляемые работникам за отработанные дни в соответствии с действующей в компании системой оплаты труда.
ООО «Астра» создает в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков в соответствии с требованиями ПБУ 8/2010. Предположим, все сотрудники компании на начало отчетного периода неотгулянных отпусков не имеют. В учетной политике для целей бухгалтерского учета «Астры» утвержден такой порядок расчета резерва на оплату отпусков:
1. Расчеты отпускных для отчислений в резерв на оплату отпусков производятся ежемесячно по каждому работнику.
2. Средний заработок определяется исходя из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, для которого определяется средняя зарплата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число, соответственно в феврале – по 28-е (29-е) число включительно.
3. Средний дневной заработок для расчета резерва определяется по формуле:
– если расчетный период отработан полностью:
Сумма выплат за расчетный период, руб. : 29,3 дн. × 12 мес.;
– если расчетный период отработан не полностью:
Сумма выплат за расчетный период, руб. : Количество календ. дн. в периоде.
4. Количество календарных дней в периоде принимается как 29,3 за каждый полностью отработанный месяц, и в не полностью отработанном месяце рассчитывается по формуле:
Количество отработанных календ. дн. в месяце × 29,3 дн. : Количество календ. дн. в месяце.
5. Если работник проработал в организации меньше 12 месяцев, то для расчета резерва берется его зарплата, начисленная за период работы.
6. При расчете среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются периоды, в которых за работником сохранялся средний заработок, и начисленные за это время суммы, а также неоплачиваемые отпуска.
7. При начислении резерва сумма отпускных рассчитывается умножением среднедневного заработка на 2,33 (28 календарных дней отпуска: 12 мес.) за каждый полностью отработанный месяц.
8. При определении количества дней причитающегося работнику отпуска месяц, отработанный не полностью, из подсчета отпускных исключается, если в нем отработано менее 15 дней, если более – считается как полный месяц (письмо Роструда от 26 июля 2006 г. № 1133-6).
9. По категориям работников, имеющих право на отпуска, превышающие 28 календарных дней, сумма резерва определяется умножением среднедневного заработка на частное от деления установленного количества дней ежегодного отпуска на 12 месяцев.
10. Месяц, за который начисляется резерв, включается в расчетный период и учитывается при расчете количества дней отпуска.
11. Сумма резерва по каждому работнику рассчитывается нарастающим итогом на конец каждого месяца.
Менеджер Семенова Е. Л. работает в ООО «Астра» с 1 января текущего года. Январь, февраль и март отработаны полностью, значит, за каждый из этих месяцев ей полагается 2,33 дня отпуска. С 4 по 8 апреля текущего года по согласованию с администрацией она ушла в отпуск. Среднедневной заработок – 3000 руб. Сумма отпускных – 15 000 руб. (3000 руб. × 5 дн.), на них начислены страховые взносы в сумме 4530 руб. (15 000 руб. × 30,2%). В апреле Семенова отработала более 15 дней, поэтому за этот месяц ей также полагается 2,33 дня очередного отпуска, однако обязательство компании по количеству дней отпуска по Семеновой уже уменьшится на 5 дней отпуска, который использован. Потребуется пересчитать и среднедневной заработок, поскольку из его расчета нужно исключить период отпуска и сумму выплаченных отпускных.
IT-специалист Попов Г. С. принят на работу 15 марта текущего года. За март и апрель Попову полагается по 2,33 дня очередного отпуска, так как в марте он отработал 17 дней (более 15 дней), и он считается как полный месяц, а апрель отработан полностью. Средний дневной заработок – 2000 руб. Сотрудники имеют право на очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Совокупный тариф страховых взносов – 30,2%.
В налоговом учете ООО «Астра» резерв на оплату отпусков не создает. Создавая резерв на оплату отпусков по Семеновой и Попову, бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96
– 9100,98 руб. (3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) – начислен резерв на оплату отпусков;
– 1820,20 руб. (9100,98 руб. × 20%) – начислен отложенный налоговый актив.
28 февраля
– 18 201,96 руб. ((3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) × 2 мес.) – начислен резерв на оплату отпусков;
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1820,20 руб. (9100,98 руб. × 20%) – доначислен отложенный налоговый актив.
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96
– 29 906,94 руб. ((3000 руб. × 2,33 дн. + 3000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) × 3 мес. + 2000 руб. × 2,33 дн. + 2000 руб. × 2,33 дн. × 30,2%) – начислен резерв на оплату отпусков;
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 3033,66 руб. (9100,98 руб. × 20% + 6067,32 руб. × 20%) – доначислен отложенный налоговый актив.
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 20
– 15 000 руб. – начислены отпускные Семеновой;
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69
– 4530 руб. – начислены страховые взносы на отпускные;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09
– 3906 руб. ((15 000 руб. + 4530 руб.) × 20%) – погашен отложенный налоговый актив.
В конце апреля бухгалтер в очередной раз должен начислить отпускные и сделать все необходимые проводки, и т. д.
Практическая бухгалтерия
