(кликните, чтобы открыть)
Процедура начисления заработной платы в организации
Вне зависимости от того, как сотрудник фирмы получает свои средства, будь то выплата наличных или же перевод на карту. В любом случае все его трудовые будни будут учтены в специальных ведомостях, в которых черным по белому будут отмечены все рабочие часы отдельно взятого сотрудника. Данный документ принято называть табелем. По этой ведомости в дальнейшем производится заполнение платежной ведомости, которая в итоге и определяет куда переводить заработанные средства.
Платежная ведомость начисления заработной платы (образец) составляется в строго отведенной форме и делается на основании расчетных листов по каждому сотруднику фирмы. В настоящее время законом утверждены 3 формы ведомостей:
- Расчетная ведомость Т51
- Расчетно-платежная ведомость Т49
- Ну и платежная ведомость Т53
Рассмотрим каждую из форм по порядку
Т51 принято считать первичным документом. Обычно ее используют для перевода заработной платы на указанные расчетные счета сотрудников. Данный документ требует лишь указания самого расчетного счета и переноса данных фамилии и суммы перевода в специальный кассовый ордер для перевода.
Достоинством данной формы является то, что бухгалтерии более нет необходимости вести дополнительные ведомости в случае если заработная плата начисляется переводом на расчетный счет. Именно поэтому большинство организаций стремится выдать банковские карты своим сотрудникам.
Т53 используется в крайних случаях. Зачастую такая форма выбирается в случае необходимости включения труда наемных рабочих. В этом случае в документ вносится лишь фамилия и реальная сумма заработной платы, без указания часов работы.
Т49 является неким гибридом первых двух форм. Зачастую ее используют в организациях где выплата заработной платы осуществляется наличными.
Как происходит выдача заработной платы по ведомости
Платежная ведомость представляет собой что-то на подобие бланка с указание фамилий нескольких сотрудников. Порядок выдачи денежных средств обычно происходит следующим образом:
- Руководителю приносят оригинал ведомости. Он с ней ознакамливается и в случае отсутствия замечаний ставит подпись.
- Сотрудник заходит в расчетный отдел и ставит подпись о получении денежных средств в размере, указанном на бланке.
- После этого кассир может выдать ему заработную плату.
Если сотрудник по какой-то причине не может прийти за заработной платой, кассир откладывает указанную в ведомости сумму до его появления.
Данная форма выдачи заработных средств неудобна по нескольким причинам:
- Человеческий фактор. Нужен постоянный контроль и личное присутствие каждого сотрудника. Ситуация усложняется если таких сотрудников в организации много.
- Осведомленность о начислениях всех сотрудников. В случае безналичного расчета, о величине зарплаты знает только лишь ответственное за расчеты лицо, в случае же выдачи денег на руки, каждый сотрудник будет видеть суммы остальных работников и сравнивать со своей. Это в некоторых случаях действует негативно, не только психологически, но и физически деморализуя самого сотрудника.
Правила составления платежных ведомостей
П латежная ведомость крайне важный документ, а значит для него также есть свои правила, от которых не стоит отходить. Большинство их конечно же связаны с неправильным заполнением и способами их устранения:
- В случае если Вы указали неправильную информацию, ошиблись с строкой подписи или же напутали сумму, ложные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой.
- Над этой чертой указывается правильное значение
- Рядом с верным вариантом пишется: «Исправленному верить» и ставится подпись ответственных лиц с указанием даты исправления.
- В случае кражи, порчи или же утере платежных документов, необходимо распечатать аналогичную ведомость и заполнить ее заново. Если же это сделать невозможно, из-за отсутствия некоторых сотрудников по причине увольнения, то на новом листе пишется дубликат, а в пустых строках ставится прочерк или же указывается причина отсутствия данных.
Подпишитесь на свежие новости
С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.
Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты
Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.
Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .
Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.
Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:
- Ведомость для начисления на всех сотрудников.
- Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
- Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.
Какую форму выбрать, решать вам.
Классификация ведомостей по заработной плате
Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.
Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.
Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.
Бланк Т-53
Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.
Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.
Как заполнить ведомость:
- На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
- Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
- После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.
Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.
Форма Т-49
Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.
Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.
Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.
Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.
Другие виды
Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:
- 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
- 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
- 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.
Учет и хранение ведомостей
В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.
Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.
Порядок заполнения ведомостей:
- Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
- Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.
Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.
Подведем итоги
Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.
Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.
Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.
Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.
Расчетная ведомость Т-51 - образец заполнения на предприятии используется для проведения расчета оплаты труда. Используется унифицированная форма под номером Т-51. Данный первичный документ достаточно удобен в использовании на больших предприятиях, где есть большой штат работников. Расчетная ведомость обязательно заполняется бухгалтером по зарплате, в функции которого входит начисление зарплаты работникам предприятия. В этом документе находятся все данные относительно всех начислений, которые были удержаны из зарплаты работников. Для каждого сотрудника отводится отдельная строка.
Расчетная ведомость Т-51 имеет определенные отличия от расчетно-платежной, такие:
Форма Т-51 не имеет своего лицевого счета по форме Т-54, в свою очередь Т-49 ведомости составляется согласно данным Т-54 формы.
По своему функциональному назначению: расчетную ведомость используют только для расчета зарплаты сотрудников. Расчетно-платежная используется для расчета, а также для выплаты зарплаты работника.
Расчетную ведомость составляют в бухгалтерии только в одном экземпляре.
Титульный лист должен содержать название предприятия (указывается полное название, или может быть сокращенное название, необходимо указать согласно уставным документам), идентификационный код предприятия (ОКПО), его структурное подразделение (торговая точка, цен, если нет такого, тол нужно поставить прочерк в этой строке). После этого указывают номер, дату, когда была составлена расчетная ведомость, отчетный период (указывают, как правило, с первого числа месяца включая последнее число).
Что касается табличной части второй стороны ведомости Т-51, эта сторона схожа с аналогичной табличной частью Т-49. Нет только раздела «Деньги получил». В ведомости последняя строчка выступает итоговой. В этой строке подсчитывается общая сумма всех граф. На основании этих же данных формируют Т-53. Где итоговая сумма графы 18 «к выплате» обязательно должна равняться общей сумме по строке расчетно-платежной ведомости «Сумма».
Зарплата по расчетной ведомости начисляется исходя из данных необходимых документов, где отражается учет времени, которое сотрудник отработал, а также учет выработки.
С обратной стороны ведомости находится таблица, где в ее составе можно увидеть восемнадцать граф, количество строк напрямую зависит от количества работников. Под каждой графой ведомости суммируется итоговая цифра по всем начислениям. Все суммы начислений и удержаний, должны быть указаны в ведомости Т-51 обязательно в рублях, копейках.
Стоит отметить, что расчетная ведомость обязательно заверяется подписью составляющего ее лица, а также она должна храниться в архиве предприятия на протяжении пяти лет.
На тех предприятиях, где используется автоматизированная система учета, состав, расположение реквизитов обязательно определяются согласно выбранной предприятием системы обработки информации. Компьютерный вариант ведомости должен содержать пункты, реквизиты формы Т-51, которая была установлена.
В ведомости в конце окончания срока выплат (согласно новым правилам данный срок составляет 5 рабочих дней) возле фамилии каждого работника, который не получил зарплату, необходимо проставить отметку «депонировано». При необходимости в примечании нужно указать номер документа. В обязательном порядке необходимо заполнить все поля и графы ведомости, так как если информация отсутствует, то нужно поставить в соответствующем поле прочерк.
Расчетная ведомость Т-51 - образец заполнения должна заполняться при осуществлении расчета и начислении зарплаты работникам предприятия.
Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании. Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно.
ФАЙЛЫ
2 файла
Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости
Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела. Основанием для составления ведомости является работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).
Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости
Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.
Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.
После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.
Когда применяется расчётно-платёжная ведомость
Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.
В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы.
Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости
На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы). Многие предприятия по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк Т-49. Это связано с тем, что данная форма включает в себя все необходимые сведения и имеет удобную и понятную структуру.
Заполнять документ можно как в рукописном, так и в печатном виде (второй вариант существенно ускоряет процесс), при этом независимо от того, какой путь будет выбран, бланк обязательно должен содержать оригиналы подписей:
- ответственных сотрудников,
- руководителя компании,
- а также работников предприятия, получивших по ней деньги.
Что делать, если в документе есть ошибки
К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.
Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.
Пример составления расчётно-платёжной ведомости
Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:
- ее название,
- наименование структурного подразделения или отдела, по которому начисляется зарплата (при их наличии),
- код компании по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
- дату заполнения ведомости и номер документа по внутреннему документообороту.
- сумма денежных средств, выдаваемых из кассы в виде заработной платы,
- срок выдачи,
- период, за который она выдается (здесь нужно указать дату его начала и окончания).
В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.
Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.
В первый
столбик вносится номер работника по порядку,
во второй
– его (находится в личной карточке),
в третьем
— должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом
указывается , по которой работает сотрудник (или ).
С пятого по седьмой
— количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).
При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.
Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая
графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая
указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую
графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13
– все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой
графе следует указать общую сумму начисления.
Далее в таблицу в пятнадцатую
нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18
– все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19
вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21
графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).
В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.
После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.
Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.
В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.
Платежная ведомость, бланк
Расчетная ведомость, бланк
Лицевой счет, бланк
При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.
Порядок заполнения
Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.
Табличная часть формируется из следующих информационных данных:
- порядковый номер;
- должность сотрудников;
- табельный номер;
- Ф.И.О.;
- оклад (ставка) по тарифу;
- количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
- удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
- колонка для подписи.
В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.
Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.
Особенности для бюджетного учреждения
Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:
- 0504401 — расчетно-платежная;
- 0504403 — платежная.
Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.
В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).
В табличной части заполняются следующие графы:
- табельный номер;
- должность;
- Ф.И.О.;
- начисления;
- удержания;
- фактический итог;
- подпись.
По факту выдачи ежемесячного вознаграждения прописываются выданная и депонированная суммы. ЗВ бюджетного учреждения подписывают составитель, проверяющий и кассир с указанием должностей и даты подписи. Скачать ведомость по зарплате бесплатно (для БУ) можно на нашем сайте.
