По своей сути плановый аванс представляет собой зарплату, выданную сотруднику заранее, то есть у сотрудника возникает долг перед предприятием (если, конечно, до этого у предприятия не было задолженности перед сотрудником).
В программе 1С «Зарплата и управление персоналом» 8.3 предусмотрены три вида расчета аванса:
- Фиксированной суммой.
- Процентом от тарифа.
- Расчетом за первую половину месяца.
Способ расчета аванса указывается при приеме сотрудника на работу в документе « «:
В дальнейшем эту информацию можно увидеть в справочнике «Сотрудники»:
Рассмотрим виды расчета аванса по порядку.
Выплата и расчет «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа»
С все просто. Сумма аванса у нас установлена заранее, ничего рассчитывать не надо, и нам остается ее только выплатить. Для этого используется одна из ведомостей:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- в банк;
- в кассу;
- выплаты через раздатчика;
- ведомость перечислений на счета.
Я для примера выбрал «Ведомость в кассу».
Выбираем организацию, сотрудникам которой будет выплачиваться аванс, указываем месяц и дату выплаты, кассу и обязательно в выпадающем списке поля «Выплачивать» выбираем «Аванс».
В табличную часть добавляем сотрудников организации, которым надлежит выплата (можно воспользоваться кнопкой «Заполнить»).
Если все сделано правильно, мы должны увидеть примерно такую картину:
Нажимаем «Провести и закрыть».
Если сотруднику задан расчет аванса «Процентом от тарифа», при выборе его в документе программа 1 С ЗУП 8.3 сама рассчитает ему сумму аванса исходя из процента, который у него задан. Думаю, здесь пример приводить не надо.
Расчет за первую половину месяца в 1С ЗУП
Сразу стоит отметить, что в 1С 8.3 данный расчет подразумевает собой расчет пропорционально отработанным дням.
Для расчета мы будем использовать документ «Начисление за первую половину месяца». Чтобы создать его, зайдем в меню «Зарплата», пункт «Все начисления». Нажав кнопку «Создать», выбираем строку «Начисление за первую половину месяца». Откроется окно создания нового документа. Аналогично предыдущему расчету заполняем необходимые поля и добавляем в табличную часть сотрудника.
Обратите внимание, что при добавлении кнопкой «Добавить» в колонке «Начисление» ничего не стоит, но она является обязательной. Здесь стоит выбрать, от какого начисления будет рассчитываться сумма аванса. В моем случае это будет «Оплата по окладу» (у сотрудника указано, что он получает зарплату по окладу).
Например, необходимо за первую половину января 2016 года. Из нашего примера аванс выплачивается по расчету за первую часть месяца. Для этого необходимо создать документ «Начисления за первую половину месяца». По умолчанию в 1С ЗУП 3.0 этот документ имеется в журнале «Все начисления».
В форме «Начисления за первую половину месяца» указываем месяц, организацию и расчет по первой половине месяца до 15.01.2016 года. То есть производится расчет с 01.01.2016 по 15.01.2016. Дальше нажимаем кнопку «Заполнить», которая проанализирует все плановые начисления работников и посчитает результат с учетом нормы времени за весь месяц и отработанному времени за первую часть месяца, с 01.01.2016 по 15.01.2016:
1С 8.3 ЗУП 3.0 формирует сотрудникам все плановые начисления, для которых настройками установлено, что они начисляются при расчете в первой половине месяца:
В плановые начисления могут входить:
- Оклады, надбавки.
- Сотрудникам, которые работают в ночной период времени по графику работы или согласно табелю, в 1С ЗУП 3.0 автоматически рассчитывается доплата за выход на работу в ночной период времени.
- Если сотруднику установлен сменный графику и рабочее время по этому графику совпало с праздником, тогда начисляется автоматически еще и доплата за выход на работу в праздничные дни.
- Также начисляются в аванс, зарегистрированная к этому моменту работа в праздники, выходные и сверхурочная работа.
- Также в аванс включаются плановые удержания сотрудников. Например, если для сотрудника зарегистрирован исполнительный лист. И прочее.
Следует отметить, что в 1С 8.3 ЗУП 3.0 документ по начислению за первую половину месяца делает некий расчет, который в дальнейшем будет использован только при выплате аванса. Все что начисляется, это условно начисляется, а то что рассчиталось, это результаты предварительного расчета для того чтобы оплатить определенную сумму в аванс. В регистр начислений эти суммы не попадают, это просто некий предварительный расчет.
Также в документе по начислению за первую половину месяца рассчитывается НДФЛ. Но это не является начислением налога, это просто предварительный расчет:
Результат этого расчета (все, что начислено минус все, что удержано), записывается в регистр как сумма аванса к выплате. Если после проведения аванса попробуете сформировать свод или расчетную ведомость, там цифр никаких не будет. Потому что это не начисление, это предварительный расчет.
Что будет если не формировать документ «начисление аванса за первую половину месяца» в 1С ЗУП 3.0 (8.3)?
Аванс может рассчитываться разными способами начисления и если есть настройки по расчету, тогда нужно этот документ формировать обязательно. Если его не внести, то в аванс при заполнении ведомости ничего не попадет. Если аванс начисляется фиксированной суммой или процентом от ФОТ, тогда в 1С ЗУП 3.0 при заполнении ведомости на выплату автоматически попадут сотрудники с суммами аванса.
Как выплатить аванс в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
Сделав предварительный расчет в 1С ЗУП 3.0, можно выплачивать аванс. В разделе «все ведомости» создаем соответствующую ведомость на выплату, в назначении которой указывается – выплата аванса.
Выбираем меню «Выплаты», далее «все ведомости» – ведомость в кассу. В документе указываем «выплачивать аванс», месяц выплаты выбираем январь, дата выплаты аванса и нажимаем кнопку «заполнить». 1С ЗУП 3.0 автоматически формирует все, что начислено в аванс:
Если говорить о работе в связке 1С ЗУП 3.0 и 1С 8.3 Бухгалтерия, то сначала в 1С ЗУП 3.0 оформляется ведомость на выплату, просинхронизировались с 1С 8.3 Бухгалтерия, где отразили выплату. Отразить выплату в 1С 8.3 Бухгалтерия можно на расчетный счет или на лицевые счета сотрудников, либо через кассу. После того как отразили перечисление НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия, в 1С ЗУП 3.0 необходимо указать реквизиты платежного документа, которым НДФЛ перечислен и проводим ведомость.
Удержание НДФЛ при выплате аванса в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
НДФЛ с аванса не удерживается и не перечисляется, но если в аванс вошла выплата прочего дохода, например материальная помощь или пособие по временной нетрудоспособности, с которой налог нужно удержать, то НДФЛ удерживается и его необходимо уплатить.
В 1С ЗУП 3.0 к авансу автоматически добавляются те выплаты, которые необходимо вместе с авансом выплатить. Например, при выплате с авансом материальной помощи удерживается подоходный налог. Этот налог необходимо перечислить:
Напомним, уплата подоходного налога производится, не позже дня, следующего за днем выплаты для всех доходов, кроме пособий по временной нетрудоспособности и отпускных выплат. Для отпускных и пособий с больничных с 2016 года срок уплаты НДФЛ до конца месяца, в котором получен доход. По всем остальным доходам, включая зарплату, материальную помощь, срок перечисления НДФЛ – следующий день за днем выплаты.
Поставьте вашу оценку этой статье:
Выплата аванса - одна из самых несложных операций, ежемесячно проводимых бухгалтерами по зарплате. Но, как любую операцию, выполняемую регулярно, ее хочется сделать как можно менее трудоемкой, причем, естественно, так, чтобы при этом расчеты полностью соответствовали действующим нормам законодательства. О том, как в решении такой задачи своим пользователям помогает программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8", рассказывает в данной статье А.В. Ярвельян (компания "Си Дата", Санкт-Петербург).
Статьей 136 ТК РФТК РФ
ТК РФот 08.09.2006 № 1557-6
Исполнение статьи 136 ТК РФ
Порядок расчета аванса
Статьей 136 ТК РФ регламентируется выплата заработной платы не реже, чем каждые полмесяца. Этот момент зачастую понимается работодателем как "дважды в месяц", что в общем случае является неверным. Согласно ТК РФ выплата зарплаты должна производиться не реже, чем каждые 15 дней.
Следует также отметить, что понятие "аванс" ТК РФ не определено, равно как и порядок расчета размера аванса. Однако Федеральная служба по труду и занятости в своем письме от 08.09.2006 № 1557-6 , сославшись на постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 "О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца", дала разъяснения, согласно которым размер аванса определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, но при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).
Исполнение статьи 136 ТК РФ является обязательным. Заработная плата должна выплачиваться работнику именно дважды в месяц, не платить аванс работодатель не имеет права даже при наличии соответствующего письменного заявления работника или соответствующей статьи в трудовом и коллективном договоре.
Обычно предприятия используют один из трех вариантов расчета размера аванса: фиксированной суммой, определенной для каждого работника; процентом от заработка работника (30-50 %); по итогам расчета заработка за первую половину месяца.
В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" реализовано два из указанных вариантов: фиксированной суммой и по итогам расчета зарплаты за первую половину месяца.
Аванс - фиксированной суммой
В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" для каждого работника задается фиксированная сумма положенного ему аванса. Обычно сумма аванса устанавливается приблизительно равной 40 % от суммы месячного заработка работника.
Сопоставить работнику сумму планового аванса можно непосредственно в форме списка справочника Сотрудники . При этом система автоматически установит для всех действующих трудовых договоров (элементов справочника Сотрудники ) данного физического лица в данной организации ту же сумму аванса (рис. 1).
Рис. 1
Информация о размере аванса хранится в регистре сведений (рис. 2). Форму списка регистра можно открыть для просмотра и изменения из подменю Касса и банк меню Расчет зарплаты по команде Авансы сотрудникам организаций . Размер плановых авансов конкретного физического лица можно узнать, открыв по кнопке Перейти/Авансы сотрудникам организаций командной панели карточки физического лица форму регистра с предустановленным отбором.
Рис. 2
Следует отметить, что размер планового аванса и размер заработка работника с точки зрения программы не связаны никакой зависимостью. Это означает, что мы устанавливаем работнику размер планового аванса сами, рассчитав его по известному нам алгоритму, но программе мы эту формулу не сообщаем. Поэтому при изменении размера оклада, часовой тарифной ставки или других параметров, влияющих на размер заработка, размер планового аванса не изменится до тех пор, пока мы не изменим его вручную.
Заметим также, что плановый аванс в терминах программы является не начислением, а именно выплатой, поэтому единственным документом, в котором указывается (рассчитывается) сумма аванса за указанный расчетный период, является документ .
Для автоматического заполнения документа Зарплата к выплате организаций на выплату планового аванса необходимо в поле Выплачивать указать Плановый аванс . В этом случае при автоматическом заполнении (кнопка Заполнить ), табличная часть документа заполняется списком работников, удовлетворяющим условиям, заданным в документе (организация, подразделение, способ выплаты зарплаты и пр.), и соответствующими суммами аванса из регистра Авансы сотрудникам организации . Если для сотрудника не задан плановый аванс, данный сотрудник в документ не попадет.
Учет невыходов при выплате планового аванса
В программе предусмотрена возможность ограничить выплату авансов для работников, отсутствовавших на рабочем месте в первой половине месяца по причине отпуска, больничного и некоторым другим причинам. Такой порядок не противоречит приведенным выше нормам законодательства, поскольку аванс - это оплата фактически отработанного времени за первую половину месяца, а в данном случае работник в течение указанного периода не работал.
Оплата этого времени, если оно должно быть оплачено, осуществляется в виде межрасчетных выплат (например, отпускных) или в общем порядке при выплате зарплаты за месяц.
Для применения такого ограничения необходимо в форме настройки параметров учета на закладке Выплата зарплаты в разделе Плановый аванс установить флаг Учитывать невыходы и указать расчетную дату планового аванса (см. рис. 3).
Рис. 3
Если работник отработал время с начала месяца до расчетной даты планового аванса не полностью, при автоматическом заполнении документа Зарплата к выплате организаций , система выдаст предупреждение (рис. 4).
Рис. 4
В случае если работник не отработал ни одного рабочего часа с начала месяца до расчетной даты планового аванса, данный работник не попадет в документ Зарплата к выплате организаций на выплату аванса при автоматическом заполнении документа.
Как уже говорилось выше, в описываемом механизме учитываются не любые невыходы работника, а вполне конкретный их перечень. Например, отсутствие работника по причине командировки никак на выплату аванса не влияет.
Для того чтобы невыход оказал влияние на начисление аванса в программе, вид расчета, которым он описывается, должен удовлетворять следующим условиям: переключатель Вид времени на закладке Время формы вида расчета должен быть установлен в положение Неотработанные полные смены, а также командировки (рис. 5); в качестве вида времени по классификатору должен быть выбран один из вариантов, приведенных в таблице 1.
Рис. 5
|
Буквенный код |
Полное наименование |
|
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству |
|
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
|
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
|
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
|
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
|
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
|
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
|
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
|
|
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством |
|
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
|
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
|
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
|
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
|
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
|
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
Безусловно, всегда сохраняется возможность отредактировать, добавить или удалить строки платежной ведомости вручную.
Аванс за первую половину месяца
Другим способом определения размера аванса является расчет фактического заработка работника за первую половину месяца. Для этого предназначен режим начисления Первая половина текущего месяца в документе Начисление зарплаты работникам организаций.
Документ рассчитывает все плановые начисления и удержания, а также суммы НДФЛ с данных начислений, как и при обычном расчете зарплаты за текущий месяц. В отличие от обычного расчета, в качестве расчетного периода берется период с 1 по указанное пользователем число текущего месяца, находящееся в интервале с 11 по 22. По-умолчанию система предлагает период с 1 по 15 число текущего месяца (см. рис. 6).
Рис. 6
Несмотря на то, что после расчета внешне документ очень похож на рассчитанный по итогам месяца, движения по регистрам он делает другие. Иначе говоря, в расчетном листке факт расчета и проведения этого документа никак не отразится. Документ делает движения по служебному регистру, информация в котором предназначена для последующего заполнения платежной ведомости на выплату аванса. При проведении документа Начисление зарплаты работникам организаций за первую половину месяца , учитываются суммы начислений за вычетом НДФЛ, прочие удержания и займы в расчет не принимаются.
Для выплаты аванса создается, как и в предыдущем случае, документ Зарплата к выплате организаций , в качестве вида выплаты указывается Аванс по расчету за первую половину месяца . Документ заполняется автоматически данными, полученными при проведении документа .
Платежную ведомость можно создать непосредственно из документа Начисление зарплаты работникам организаций с помощью кнопки Создать документы на выплату зарплаты на верхней командной панели.
Аванс в управленческом учете
В рамках управленческого учета реализован только один механизм выплаты авансов - плановый. Задать сумму планового аванса для работника в управленческом учете можно в регистре сведений Авансы работникам .
Открыть форму регистра можно через меню Перейти формы элемента справочника Физические лица или через команду Выплата зарплаты/Авансы работникам меню Расчеты с персоналом .
При выплате аванса автоматически заполняется документ Зарплата к выплате с видом выплаты Плановый аванс . При выплате управленческого аванса программа автоматически не учитывает никакие неявки. Все изменения в размер аванса вносятся только вручную.
Упрощенный учет взаиморасчетов
Рассказывая о нюансах выплаты зарплаты работникам, невозможно обойти вниманием новую возможность, предоставленную пользователям в последних релизах конфигурации.
Теперь пользователи могут упростить процедуру оформления выплаты заработной платы в программе и не оформлять платежные поручения и расходные кассовые ордера.
Для того чтобы "включить" упрощенный механизм, достаточно в настройках параметров учета на закладке Выплата зарплаты установить флаг Упрощенный учет взаиморасчетов .
Упрощенный учет может быть применен как к одной, так и к нескольким организациям в зависимости от необходимости. При включенном упрощенном учете взаиморасчетов фактом выплаты заработной платы в информационной системе является проведение документа Зарплата к выплате организаций .
При этом несколько изменяется внешний вид самой платежной ведомости - исчезает колонка Документ , а в колонке Отметка при заполнении во всех строках по умолчанию устанавливается значение Выплачено .
Датой выплаты зарплаты при такой системе считается дата платежной ведомости.
В управленческом учете упрощенный учет взаиморасчетов пока не предусмотрен.
Под авансом в 1С 8.3 ЗУП понимается некая предоплата, которая выдается заранее в счет предстоящей заработной платы. Если на момент выплаты аванса у организации не было долга по зарплате перед своим работником, то тогда данная сумма долгом уже самого сотрудника. При плановом из нее будет вычтена сумма аванса.
В этой статье мы рассмотрим пошагово, для начинающих расчет и начисление авансов в 1С ЗУП 8.3.
Аванс может рассчитываться различными вариантами:
- фиксированной суммой,
- % от фонда оплаты труда сотрудника,
- расчетом заработной платы за первую половину месяца.
Изначально вид начисления аванса в 1С ЗУП задается кадровыми документами, изменением оплаты труда, аванса и т. п. В рамках данной статьи мы будем настраивать аванс при приеме на работу.
Мы создали прием сотрудника на работу, и перешли на вкладку «Оплата труда». В нижней части окна из соответствующего выпадающего списка можно выбрать один из способов начисления аванса, о которых говорилось ранее. В данном случае аванс Ванькову Александру Матвеевичу будет выплачиваться в размере 35% от тарифа (фонда оплаты труда). По умолчанию это значения равнялось сорока процентам.
Все эти данные будут отображаться в карточке самого сотрудника.
На рисунке вы можете увидеть, что фонд оплаты труда составляет 10 000 рублей, следовательно, сумма аванса будет составлять 3 500 рублей.
Расчет аванса
Расчет аванса в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 производится только в том случае, если в предыдущем пункте вы указали, что он выплачивается «Расчетом за первую половину месяца».
Так же как и при начислении заработной платы, перед расчетом аванса необходимо внести в программу все дни отсутствия сотрудника.
Предположим, что наша сотрудница Бажова С. Н. взяла отпуск без сохранения заработной платы на период с 7-го по 8-е августа 2017 года включительно. Мы должны отразить эти данные в программе. При этом для того, чтобы эта неявка зачлась при расчете аванса, так же как и при начислении заработной платы, в самом документе должен быть установлен флаг «Расчет утвердил».
Теперь можно перейти к расчету аванса. Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите пункт «Все начисления».
В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать» и выберите соответствующий пункт, как показано на рисунке ниже.
Шапка документа заполняется стандартно. В данном случае мы производим начисление до 15 августа 2017 года. После указания всех данных нажмите на кнопку «Заполнить» и все нужные данные попадут в документ автоматически.
На рисунке ниже мы видим, что у сотрудника Бажовой С. Н. указано всего 9 отработанных дней вместо 11 по нормативу. Тем самым размер аванса был рассчитан исходя из оклада в 70 000 рублей за 9 дней.
Обратите внимание, что в отличие от начисления заработной платы данный документ не производит фактического начисления. Он лишь рассчитывает сумму аванса.
Кроме расчета аванса данный документ так же отражает удержания, например, по исполнительным листам и НДФЛ. Все эти данные, как и начисленные суммы подлежат ручной корректировке. Примером может служить личная просьба сотрудника выплатить в качестве аванса большую, либо меньшую сумму.
Обратите внимание, что сотрудник Ваньков А. М. в документ не попал. Это произошло, потому что ранее мы установили ему выплату аванса в размере 35% от размера ФОТ. В связи с этим выплата аванса может быть произведена без документа начисления.
Выплата аванса
К выплате аванса можно приступить сразу для тех сотрудников, у которых он начисляется либо фиксированной суммой, либо процентом от ФОТ. Будьте внимательны, ведь в таком случае те сотрудники, которые отсутствовали в период с 1 по 15 число (например, отпуск без сохранения заработной платы и т. п.) в ведомость не попадут.
Перейдите в раздел «Выплаты» и выберите пункт «Все ведомости».
В открывшемся окне вы можете выбрать способ, каким будет произведена выплата аванса.
В шапке созданного документа, в поле «Выплачивать» выберите пункт «Аванс» и укажите, за какой месяц его нужно выплатить. После этого нажмите на кнопку «Заполнить.
Для тех сотрудников, у которых аванс выплачивается процентом от ФОТ, либо постоянной суммой, сумма аванса автоматически рассчитается и попадет в табличную часть документа. Для тех, у которого аванс рассчитывается за первую половину месяца, цифры так же отобразятся в документе, если ранее было произведено соответствующее начисление, описанное нами ранее.
