Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.
Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:
- затраты на аренду жилого помещения;
- траты на проезд;
- средний заработок за дни поездки;
- иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
- дополнительные траты, связанные с проживанием.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.
Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.
Что нужно для оплаты
С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.
Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.
С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.
Как установить суточные
Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2019 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.
Приказ об утверждении норм командировочных расходов
Положение о командировках (приложение к Учетной политике)
Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.
Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году
- все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
- дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
- дни вынужденного простоя или задержки.
Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.
13.02.2018, 17:21
Экономика находится в кризисном состоянии, и организации вынуждены экономить буквально на всем. Одна из возможностей сократить издержки – уменьшить расходы на служебные командировки. В связи с этим у работодателей возникает вопрос, какие нормы минимальных суточных в командировке в 2018 году. Специально для читателей наши специалисты подготовили ответ на этот вопрос.
Командировка немыслима без суточных
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:
- приказом руководителя (подробнее об этом см., « »);
- локальным актом (подробнее об этом см., « »);
- в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.
Суточные не могут быть меньше минимальных
Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2018 году.
Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):
- за каждый день нахождения в пути, включая день отъезда в командировку и возвращения из нее (подробнее об этом см., « »);
- за каждый день пребывания в командировке, в том числе, выходные и нерабочие праздничные дни (подробнее об этом см. « »).
Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .
- другие траты, разрешенные руководством.
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.
Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 - 2019 годах» .
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка» .
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Сотрудник того или иного предприятия, отправившись в командировку и потратив определенное количество денег на текущие расходы, имеет законное право их компенсировать . Рассмотрим порядки и нормы расчета этих величин, а также правила, на основании которых нужно действовать.
Служебная командировка представляет собой поездку работника в другой населенный пункт в соответствии с распоряжением работодателя, она длится определенное время и проходит вне постоянного рабочего места.
Когда сотрудник отправляется в командировку, за ним происходит сохранение рабочего места и среднего размера заработка. Более того, со стороны работодателя возмещаются абсолютно все расходы, связанные с командировкой.
День, когда произошел выезд в командировку – это дата отправления транспорта в другой город . День приезда – это дата его прибытия на место постоянной занятости .
До 2015 года при отправке сотрудника по служебным делам происходило оформление командировочного удостоверения. Именно оно и являлось подтверждающим фактором для срока пребывания.
Но впоследствии оно было отменено, вместо этого работодатель вправе предъявить билет на транспорт, в котором указывается дата и время поездки.
Кого можно, а кого нельзя отправлять
Согласно общим положениям трудового кодекса, существует перечень сотрудников, которые не могут быть отправлены в командировку работодателем ни под каким предлогом. Это отражено в нескольких статьях законодательства .
- Согласно ст. 203 ТК РФ , в период функционирования ученического соглашения работники не могут быть привлечены к внеурочному труду и, как следствие, направляться в служебные командировки.
- В ст. 259 ТК РФ оговорено, что беременные женщины и лица, имеющие семейные обязанности, не могут быть привлечены к дополнительному труду ночью, во время выходных и праздничных дней.
- Направление в служебные поездки, как и привлечение к излишнему труду, запрещено для женщин, которые являются матерями детей до 3-х лет, но можно направить их в командировку с письменного согласия и при наличии медицинского разрешения.
- Запрет распространяется и на одиноких матерей/отцов, воспитывающих детей до 5 лет, а также на родителей, имеющих детей-инвалидов, ухаживающих за больными членами семьи.
- Не могут отправиться в другой город по долгу службы и сотрудники, не достигшие возраста 18 лет. Но в качестве исключения выступают представители творческих профессий, выполняющие свои должностные обязанности в СМИ, кинематографии, театре.
Минимальные и максимальные размеры
Размеры расходов на командировку в сутки называются «суточные» . Конкретных лимитов по этим суммам не существуют, они устанавливаются в пределах каждого предприятия в отдельности и отражаются во внутренней документации.
Малые предприятия нередко ограничивают эти расходы величиной в 700 рублей. Если суточные расходы превышают указанную величину, они выступают в качестве базы для налогообложения в определенном отчетном периоде. Для заграничных поездок лимит суточных затрат, не облагаемый сборами, составляет 2500 руб .
Принципы работы онлайн-сервисов
Сейчас работники могут не тратить свое время на длительные расчеты, ведь вместо них сделать это могут специальные калькуляторы . Данные специализированные сервисы на основании введенных нескольких данных помогут рассчитать остальные величины и сделать это максимально точно.
Вот основные данные , которые фигурируют в классических калькуляторах, используемых для расчета командировочных величин.
- Период командировки . Выше было указано, по каким принципам рассчитывается первый и последний день отъезда. К слову, если транспорт, курсирующий в другой населенный пункт, отправляется до 00.00 часов, то стартом командировки считаются текущие сутки. Если это произошло после 00.00, то отсчет начинается с последующего дня.
- Вит документа на проезд . Чтобы грамотно создать справку расчетных мероприятий, необходимо внести сведения об используемом проездном документе. Например, это может быть авиабилет, квиток на ЖД-транспорт, автобус, чек по расходу топлива на служебный автомобиль. Нужно отобразить не только тип документации, но и указать ее дату, номер, сумму.
- Документ о найме жилья . Здесь необходимо указать аналогичные сведения, связанные с датой ренты, номерными значениями и суммой расходов. Сделать это достаточно просто, умножив среднюю суточную ставку на количество суток, в течение которых арендовался объект размещения.
- Дополнительные затраты . О них должен быть обязательно уведомлен работодатель, иначе расходы будут отнесены к категории личных затрат и не будут возмещены. Здесь отображается тип расхода и его сумма.
Грамотное и последовательное заполнение документа позволит осуществить расчетные мероприятия максимально точно и полноценно .
Как рассчитать по шагам c примерами
Порядок, в рамках которого происходит исчисление заработной платы, детально отображен в рамках ст. 139 ТК РФ . В развитии этого направления также присутствует соответствующее Положение, в котором оговариваются особенности порядка исчисления среднего показателя зарплаты.
А вот и несколько шагов , на основании которых можно осуществить расчетные действия по среднему заработку для командировки.
Этап 1. Подсчет количества дней, которые были отработаны по факту
Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.
Этап 2. Определение суммарного дохода
Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.
Этап 3. Уточнение дневного заработка
Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.
Этап 4. Выяснение суммы, начисляемой за командировку
Здесь стоит учесть один ключевой момент . Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.
Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.
Особенности выплаты и расчета
Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.
- Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
- По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
- В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
- Работник может претендовать на получение потраченных денег.
- В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.
Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.
Подсчет расходов на проезд
Если функционирование организации не подразумевает предварительный заказ проездных документов, работник вправе заняться организацией своей командировки самостоятельно
.
Чтобы сотрудники не «наглели» и не летали бизнес-классом или не использовали вагоны повышенной комфортности, работодатели могут установить определенные лимиты .
Вот несколько моментов , которые устанавливаются работодателями, прежде чем сотрудник начнет процесс организации своей командировки:
- если речь идет о железнодорожном транспорте, то допустим проезд только в вагоне скорого фирменного поезда, причем вагон должен относиться к категории «купе»;
- если отправление в путь происходит на водном судне, то каюта должна относиться к пятой группе, а сам транспорт – к объекту регулярных транспортных линий с комплексным сервисом;
- если сотрудник отправляется в командировку на самолете, билеты нужно покупать на эконом-класс;
- можно поехать и на автомобиле, на любом общественном транспорте, кроме личного такси.
По оплате жилья
Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд . Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.
Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.
Прочие расходы
В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда , потому что:
- ограничений в размере этих затрат не имеется;
- все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
- расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.
Оформление загранкомандировок
В ходе отправления сотрудника в командировку за рубеж работодателем оформляется соответствующий приказ по форме T-9. В нем отображаются данные о месте, целевых задачах, сведения о командируемом работнике.
Перед отправлением выдается аванс – наличными или на карту, его сумма определяется на базе продолжительности командировки. После возвращения сотрудник выдает своему работодателю подробный авансовый отчет о потраченных суммах. Все расходы отображаются в нескольких учетах, составляются сметы.
Отражение в бухгалтерском учете
В документе, именуемом планом счетов, есть специальный счет 71 , предназначенный для расчетных операций с подотчетными лицами. Он применяется для расчетных действий абсолютно со всеми подотчетными сотрудниками.
Дебетовый счет
В Дебет этого счета заносятся все суммы, которые были выданы сотруднику. Получается, что выдача сотруднику определенной суммы отображается в рамках проводки Дт. 71 Кт. 50 .
Если у сотрудника по возврату остается какая-то сумма, то ее возврат происходит в кассу организации, при этом заполняется кассовый ордер, и формируется соответствующая проводка Дт. 71 Кт. 50 .
Кредит счета 71
Списание расходов производится на разные счета , в зависимости от целей командировки.
- Например, если она имеет взаимосвязь с базовым видом деятельности фирмы, то проводка выглядит как Дт. 20 Кт. 71 .
- Если сотрудник отправился для приобретения основных активов, то Дт. 08 Кт. 71 .
- Если командировка имеет развлекательное значение, то списание расходов происходит как Дт. 91/2 Кт. 71 .
Ниже представлен пример расчета командировочных и суточных.
Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .
В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:
- Командировочное удостоверение;
- Служебное задание;
- Отчет о выполнении служебного задания;
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
