В число возмещаемых работнику расходов, связанных со служебными командировками, включаются суточные. Суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно. А как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами?
Суточные и НДФЛ
НДФЛ не облагаются суточные только в пределах норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ . Эти нормы за каждый день нахождения в командировке составляют:
- 700 рублей - при командировках по РФ;
- 2 500 рублей - при загранкомандировках.
Соответственно, с части суточных, превышающей указанный выше норматив, нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.
А облагаются ли суточные страховыми взносами?
Суточные облагаются страховыми взносами?
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2019 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).
Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.
Говоря о страховых взносах до этого момента, мы имели в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ. Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Суточные в Расчете по страховым взносам 2019
Как уже было сказано, сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2019 году в соответствии с требованиями НК РФ. А каковы особенности отражения суточных в Расчете по страховым взносам?
Несмотря на то, что только сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, в РСВ показать нужно полный размер суточных.
По соответствующему виду страхования выплаченные работникам суточные нужно сначала указать в составе сумм выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц. А затем необлагаемую часть суточных нужно указать в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (
Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).
Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд
Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
Не облагаемые НДФЛ суточные
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060).
Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ
Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
- на услуги связи;
- на оформление заграничного паспорта;
- на получение визы;
- на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).
НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году
Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.
Последний раз обновлено:
Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.
Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.
Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:
- не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ.Если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход. Доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ). Определение дохода, подлежащего налогообложению при перерасходе суточных, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (п. 3 ст. 217 НК РФ) (письмо ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660).;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
- не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.
- расходы на оплату услуг связи;
- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
- сборы за выдачу (получение) виз;
- расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Порядок налогообложения командировочных расходов:
| Вид расходов | Налог на доходы физических лиц | Взносы на ОПС, ОСС и ОМС | Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
| Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане) | Облагают | Облагают | Облагают |
| Оплата проезда до места командировки и обратно | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Расходы на провоз багажа | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Суточные в пределах норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
| Суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам) | Облагают | Облагают | Облагают |
| Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Минфин Росси в письме от 13 апреля 2017 года № 03-15-06/22143 разъяснил ситуацию, когда командировка началась в декабре 2016 года, а закончилась в январе 2017 года. При такой переходящей командировке следует ориентироваться на дату начисления суточных. Если суточные работнику начисляются в декабре 2016 года, то к таким выплатам применяется законодательство о страховых взносах, действовавшее до 1 января 2017 года (на основании Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ суточные не облагаются страховыми взносами в полном объеме). В отношении сумм, начисляемых командированному работнику после 1 января 2017 года, применяются положения Налогового кодекса (суточные освобождаются от обложения взносами в пределах лимита).
В другом своем письме финансисты указали, что если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивают (письмо Минфина России от 9 ноября 2018 г. № 03-04-06/80946, от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443).
Суточные при однодневной командировке
Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Такие выплаты при однодневной командировке по России не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей. При зарубежной командировке - в пределах 2500 рублей (письмо Минфина России от 26 мая 2015 г. № 03-03-06/30062).
Также их не облагают страховыми взносами. При условии, что данные расходы подтверждены документами (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).
Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами (в том числе взносами «по травме») аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1997 г. № 125-ФЗ).
В целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса.
С 1 января 2017 года в целях обложения страховыми взносами суточные также нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные в инвалюте
Если суточные были выданы в иностранной валюте, то для того, чтобы определить, не превышен ли необлагаемый НДФЛ лимит, их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ, действующему на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, от 29 мая 2017 г. № 03-15-06/32796.
По правилам Налогового кодекса доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату их фактического получения. А датой фактического получения дохода при направлении сотрудника в командировку считается последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет по итогам командировки. Значит, пересчитывать суточные, выданные в иностранной валюте, в рубли нужно по курсу, действовавшему на эту дату.
Чтобы организация могла , необходимо:
Подтвердить расходы документально;
Обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки;
Связать командировку с деятельностью организации, которая направлена на получение дохода.
Учтите, что именно на этих моментах налоговые органы заостряют внимание при проверках.
Экономическая обоснованность расходов на командировку. Экономическая целесообразность расходов может быть подтверждена следующими документами:
Служебным заданием;
Отчетом о его выполнении;
Деловой перепиской с партнерами;
Заключенным договором.
А если командировка не дала положительного результата и договор с деловым партнером не был заключен? Можно ли в этом случае считать расходы на командировку экономически обоснованными?
По мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Следовательно, даже если договор не подписан, расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС УО от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9).
Порядок отражения расходов на командировку в налоговом учете. Если организация применяет метод начисления, то расходы принимаются в целях налогообложения в отчетном периоде, к которому они относятся. При этом время фактической выплаты денежных средств или иной формы оплаты значения не имеет.
Датой осуществления расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.
Все расходы в иностранной валюте, указанные в авансовом отчете, необходимо пересчитать в рубли на дату его утверждения.
Суточные. Проживая вне места жительства, сотрудник несет дополнительные расходы. Для их компенсации работодатель обязан выплачивать командированному сотруднику суточные.
При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений. Ему не нужно подтверждать расходование суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами. Об этом говорится в Письме ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362.
Расходы организации на выплату суточных могут быть подтверждены расчетом, например бухгалтерской справкой. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту (Письмо УФНС по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).
Расходы на проезд к месту командировки и обратно. Расходы на оплату проезда при отправлении работника в командировку, в том числе и зарубежную, организация может учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении в командировку железнодорожным транспортом сотрудники имеют право приобретать билеты в вагоны повышенной комфортности. В этом случае стоимость билета включает платное сервисное обслуживание (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности).
По мнению специалистов Минфина, поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость проезда по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть полностью учтена при расчете налога на прибыль (Письмо от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).
Сотрудники, направленные в загранкомандировку, могут приобретать авиабилеты по тарифу "бизнес-класс". Так как положения Налогового кодекса не содержат ограничений в размере возмещения стоимости проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно, расходы на приобретение этого билета организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
Кроме того, организации имеют право включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, и затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи. Но только при условии, что указанные расходы документально подтверждены и работодатель может обосновать их экономическую целесообразность (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).
Аналогичной позиции придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС МО от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08 и ФАС УО от 17.02.2009 N Ф09-462/09-С3).
Если расходы на проезд не подтверждены документально. Расходы на проезд без подтверждающих документов нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Поэтому организации целесообразно воспользоваться советом, который дают специалисты Минфина в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: при утрате проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшаяся в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации. В справке должны быть указаны следующие реквизиты:
Фамилия, имя, отчество физического лица, которое осуществляло поездку;
Маршрут его проезда;
Стоимость билета;
Дата поездки.
Электронный билет. Для поездки в командировку в зарубежное государство работник может приобрести железнодорожный или авиабилет, оформленный в бездокументарной форме. В этом случае в качестве подтверждающих документов можно использовать распечатку электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).
Для подтверждения расходов на оплату электронного билета сотрудник должен представить один из перечисленных ниже документов:
Чек контрольно-кассовой техники;
Слип, чек электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник. В этом случае дополнительно потребуется подтверждение от банка, в котором работнику открыт карточный счет, о проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
Другой документ, свидетельствующий о произведенной оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 18.01.2010 N 03-03-07/2).
Проезд на такси. Организация может включить в состав расходов стоимость проезда работников на такси (при условии, что расходы документально подтверждены и экономически обоснованны):
В аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории РФ (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388);
К месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
В загранкомандировках сотрудники часто пользуются такси для передвижения по городу. Можно ли учесть подобные расходы при расчете налога на прибыль?
По мнению специалистов Минфина, уменьшение налоговой базы на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при их документальном подтверждении и экономической обоснованности. Обязанность проверки экономической обоснованности расходов, произведенных налогоплательщиком, возложена на налоговые органы (Письмо от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505).
Поэтому работодателю целесообразно предусмотреть возможность оплаты услуг такси в локальном нормативном акте организации (например, в положении о служебных командировках).
Расходы по найму жилого помещения полностью учитываются при расчете налога на прибыль на основании документов из гостиниц (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтвердить расходы на проживание сотрудник может счетом гостиницы, кассовым чеком и чеками, выдаваемыми к операциям с использованием пластиковых карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).
Если расходы на проживание не подтверждены первичными документами, то при расчете налога на прибыль они не учитываются (ст. 252 НК РФ). Эти затраты организация компенсирует сотруднику из чистой прибыли. К такому выводу пришли специалисты Минфина в Письме от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51.
Расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе командировочных расходов, но только в том случае, если служебная поездка состоялась. Если же по сложившимся обстоятельствам сотрудник не поехал в командировку, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, по мнению Минфина, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Если зарубежная командировка не состоялась. Предположим, что зарубежная командировка не состоялась и сотрудник организации вернул билет в кассу. При возврате стоимости билета часть денег транспортная компания удерживает. По мнению чиновников, удержанные суммы организации могут включать в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль как санкции за нарушение договорных обязательств (Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).
Аналогичной позиции придерживаются и арбитражные суды. Правда, в отличие от чиновников они считают, что невозвращенные суммы организации могут включать в состав командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008).
Прочие расходы. Организация может пользоваться услугами специализированных учреждений, в том числе туристических компаний, по бронированию и размещению ее работников в гостиницах на основе договора на оказание комплекса услуг (деловые поездки, мероприятия). Расходы на оплату услуг специализированных учреждений организация может учесть при расчете налога на прибыль на основании счета и акта выполненных работ, в которых расшифрована стоимость каждой услуги. Об этом говорится в Письме Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47.
Командировки и НДФЛ
Командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Возмещение организацией подобных расходов является компенсационной выплатой. Критерием отнесения выплат к компенсационным служит их целевое назначение (Постановление ФАС СЗО от 09.01.2004 N А56-14042/03). То есть работодатель может компенсировать сотруднику без удержания НДФЛ те расходы, которые не принесли последнему экономической выгоды.
Исключение из этого правила - суточные. НДФЛ удерживается только с сумм суточных, которые превышают нормы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ.
Согласно этой норме необлагаемыми являются суммы не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах территории РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки (Письмо Минфина России от 06.02.2009 N 03-03-06/1/41).
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размер суточных, освобождаемых от обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).
При этом сумма суточных, которая выплачивается сверх указанных размеров, является объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97).
Кроме того, с суммы компенсации расходов на проживание в загранкомандировке, не подтвержденных документально и превышающих 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, работодателю необходимо удержать НДФЛ с налогоплательщика (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Как правило, при командировке за пределы территории РФ суточные выдаются сотрудникам в иностранной валюте. Для исчисления НДФЛ сумму суточных в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выплаты (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).
В Письме Минфина России от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256 сказано: при заполнении справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ сумму суточных, превышающих установленные размеры, следует отражать в разд. 3 по коду дохода 4800 "Иные доходы" в соответствии со справочником "Коды доходов", приведенным в Приложении к Приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.
Пример. В ООО "Орловский сувенир" утверждено положение о служебных командировках, согласно которому:
1) размер суточных при командировках по территории:
России - 1000 руб.;
Германии - 55 евро;
Австрии - 60 евро;
2) размер расходов по найму жилого помещения на территории:
России - 1500 руб.;
Германии - 200 евро;
Австрии - 130 евро.
Сотрудник организации выезжает в командировку 26 марта, 27 марта он должен пересечь границу Германии, 29 марта - границу Австрии, 30 марта - вернуться в Россию, 31 марта - приехать в Орел.
20 марта 2010 г. Иванов А.А. получил для командировки в страны Евросоюза 1500 евро и 9200 руб.
3 апреля 2010 г. был утвержден авансовый отчет работника, сумма расходов по которому составила 1420 евро и 10 000 руб.
В тот же день работник сдал в кассу 80 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 800 руб.
Курс ЦБ РФ составлял:
Размер суточных составляет при командировках по территории:
России - 1000 руб.;
Германии - 2190,96 руб. (55 евро x 39,8357 руб/евро);
Австрии - 2390,14 руб (60 евро x 39,8357 руб/евро).
Таким образом, организация выплачивает суточные свыше норм, не облагаемых НДФЛ, только при командировках по территории России. Сумма суточных в пределах норм составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.), а сверхнормативная сумма, облагаемая НДФЛ, - 900 руб. ((1000 - 700) руб. x 3 дн.). Она должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника и указана в индивидуальной карточке физического лица (форма N 1-НДФЛ).
В бухгалтерском учете ООО "Орловский сувенир" была сделана такая запись:
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 127 руб. (900 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.
Расходы на проезд. Довольно часто командированные сотрудники пользуются услугами аэропорта по предоставлению VIP-зала. Зал официальных лиц и делегаций организуется в пунктах пропуска через Государственную границу РФ в пределах железнодорожных вокзалов, морских и речных портов, аэропортов, открытых для международного сообщения (п. 1 Положения о залах официальных лиц и делегаций, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116). Плата за пользование залом официальных лиц производится наличными непосредственно в VIP-зале.
По мнению специалистов главного финансового ведомства, плата за подобные услуги не является обязательной. А значит, к командировочным расходам такие платежи не относятся. Поэтому при направлении работника в командировку расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего обложению НДФЛ (Письма от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346, от 06.09.2007 N 03-05-06-01/99).
Арбитражные судьи считают, что оплата услуг VIP-зала представляет собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Следовательно, указанные выплаты не облагаются НДФЛ (Постановление ФАС ВСО от 04.03.2008 N А33-12597/07-Ф02-598/08).
Такого же мнения придерживаются ФАС МО (Постановление от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09 по делу N А40-28575/08-129-83), ФАС ПО (Постановление от 24.04.2007 по делу N А55-4391/2006-10).
Проезд на такси. Суммы оплаты организацией проезда работника на такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148).
Суммы возмещения работникам расходов на проезд на такси от гостиницы до места работы в связи с отсутствием общественного транспорта не подлежат обложении НДФЛ, но только при условии, что они носят производственный характер, документально подтверждены и определены коллективным договором или иным нормативным актом (Письмо УФНС по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535).
Не облагаются НДФЛ и суммы расходов командированного работника на проезд на такси до места назначения и обратно (Письмо УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1).
Что касается поездок на такси по городу в месте командировки, то компенсация подобных расходов включается в доход сотрудника и облагается НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).
Расходы на проживание. Иногда работник организации при возвращении из командировки представляет для отчета счет гостиницы, в котором отдельной строкой указана стоимость завтрака. Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ в случае, когда организация компенсирует сотруднику командировочные расходы с учетом стоимости питания в гостинице?
По мнению специалистов Минфина, оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения. Поэтому со стоимости завтраков организация должна удержать НДФЛ (Письмо от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).
Кроме того, поскольку указанная выплата не относится к компенсационным, предусмотренным пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, со стоимости питания работодатель должен начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.
Если организация компенсировала работнику расходы на проживание или проезд без подтверждающих документов, то она обязана удержать НДФЛ с этих сумм (ст. 210 НК РФ).
Однодневная командировка. Организация может компенсировать сотрудникам, направляемым в однодневную командировку, расходы на питание. С этой суммы работодателю необходимо удержать НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@).
Отметим, что, если поездка в командировку не состоялась, расходы на оплату услуг по оформлению виз не учитываются при расчете налога на прибыль. В то же время подобные расходы не включаются в налогооблагаемый доход сотрудника (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Страховые взносы во внебюджетные фонды
С 1 января 2010 г. организации вместо ЕСН уплачивают страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона N 212-ФЗ.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).
При этом страховыми взносами не облагаются выплаты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. В частности, к необлагаемым отнесены компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
При оплате командировочных расходов при условии их документального подтверждения (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ) не облагаются страховыми взносами:
Суточные;
Расходы на проезд до места назначения и обратно;
Сборы за услуги аэропортов;
Комиссионные сборы;
Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок;
Расходы на провоз багажа;
Расходы по найму жилого помещения;
Расходы на оплату услуг связи;
Сборы за выдачу (получение) виз;
Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, сотрудник не представил, то суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются на доходы сотрудников. Исключением являются выплаты, перечисленные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень выплат).
Согласно п. 10 Перечня выплат не начисляются взносы на суммы, выплачиваемые в порядке возмещения и компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ:
Суточные в пределах норм, установленных законодательством;
Оплату расходов по найму жилья;
Компенсацию стоимости билетов;
Возмещение иных расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.
Как известно, с 1 января 2009 г. нормы суточных, установленные законодательством в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), отменены на основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.
Поэтому начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует только на суммы суточных, которые превышают размер суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Об этом говорится в Письме ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165.
Если же организация выплачивает командированным сотрудникам суточные в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом, начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не следует.
Налог на добавленную стоимость
Вычет НДС возможен только в том случае, если товары, работы или услуги приобретены на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если пункт отправления или назначения расположен за пределами территории РФ, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).
Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки в зарубежные государства и обратно НДС не включается.
Если же в проездных документах, приобретенных в странах СНГ, сумма НДС указана отдельной строкой, ее нельзя предъявить к налоговому вычету.
Дело в том, что по общему правилу местом реализации работ (услуг) является место деятельности организации или индивидуального предпринимателя, который выполняет работы (оказывает услуги). Случаи, перечисленные в пп. 1 - 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, - исключение из данного правила. В этих ситуациях услуги считаются оказанными в России.
Среди исключений нет железнодорожных перевозок. Следовательно, в таких случаях местом оказания услуги выступает территория государства, в котором перевозчик осуществляет свою деятельность.
Поэтому, если железнодорожный или авиабилет приобретен в другом государстве, получается, что услуги оказаны перевозчиком за пределами РФ. А значит, "входной" НДС, выделенный в проездных документах, предъявить к налоговому вычету нельзя.
Удерживается ли НДФЛ с командировочной зарплаты и когда платить налог?
В период нахождения работника в командировке работодатель продолжает начислять ему зарплату — исходя из величины среднего заработка.
Узнать больше о порядке расчета среднего заработка вы можете в статье «Как рассчитывается среднемесячная заработная плата?» .
Облагается ли НДФЛ командировочная зарплата? Безусловно, поскольку она является частным случаем оплаты труда (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749). Выплата командировочной зарплаты осуществляется в те же сроки, что и выплата обычной зарплаты .
Если командируемый и работодатель имеют договоренность о выплате зарплаты на карту и у первого возникли сложности с ее обналичиванием или даже расходованием — например, в силу того, что на местности нет банкоматов его кредитного учреждения (или интернета вообще), то работодатель может отправить деньги почтовым переводом (п. 11 Положения).
Но когда платить НДФЛ с командировочных? Так как с точки зрения налогового учета командировочная зарплата — полный аналог обычной, НДФЛ с нее платится в те же сроки — на следующий день после удержания. А удержание происходит со следующей первейшей выплаты после наступления дня признания дохода полученным, то есть последнего дня месяца начисления дохода.
Пример
Иванов И. И. съездил в командировку в июне 2018 года на 10 дней. Он получил зарплату за июнь (в которую включена командировочная часть) 1 июля. Налогооблагаемый доход признается по состоянию на 30 июня. НДФЛ по всем частям зарплаты подлежит удержанию 1 июля, уплате — 2 июля.
Удерживаются ли с суточных налоги и в какие сроки происходит их уплата?
Теперь поговорим о порядке уплаты и сроках уплаты НДФЛ с командировочных в виде суточных. Они выдаются работнику на личные расходы (питание, оплата транспорта внутри города, в который он уехал, и иные цели, которые он вправе не конкретизировать).
Удерживается ли НДФЛ с суточных? Нет, если они не превышают:
- 700 рублей в день на одного сотрудника — при командировках по России;
- 2500 рублей в день на одного сотрудника — при командировках за рубежом.
Суточные сверх указанного лимита уже подлежат обложению НДФЛ.
Суточные признаются налогооблагаемым доходом по состоянию на последний день месяца, в котором бухгалтерия организации-работодателя утвердила авансовый отчет, составленный вернувшимся из командировки работником (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это необязательно тот месяц, за который начисляется командировочная зарплата, поскольку сроки утверждения отчета работодатель определяет самостоятельно и может сдвигать их довольно значительно относительно дня получения отчета от работника (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
То, в каком месяце работник получил суточные на руки, не имеет значения с точки зрения налогового учета.
Срок уплаты НДФЛ с командировочных в виде суточных — следующая ближайшая выплата, начиная от дня признания суточных доходом.
Пример
Знакомый нам Иванов И. И. сдал авансовый отчет по своей командировке 20 июня. Суточные по этому отчету подлежат признанию доходом по состоянию на 30.06.2018. НДФЛ по суточным будет удержан с зарплаты Иванова, выплачиваемой, как мы уже знаем, 1 июля, и уплачен в бюджет 2 июля.
Налогообложение командировочных: нюансы
Работодателю, осуществляющему налоговый учет командировочных в части зарплаты и суточных, следует иметь в виду, что:
1. В случае увольнения сотрудника НДФЛ на командировочные расходы, представленные суточными, удерживается в день увольнения (притом что данный доход признается полученным в этот день, а не в конце месяца).
Это следует из рекомендаций ФНС, отраженных в письме от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Там сказано, что при определении даты признания трудового дохода полученным нужно ориентироваться на положения п. 2 ст. 223 НК РФ. В нем есть норма, по которой в случае увольнения доход признается полученным в последний день работы.
Сверхлимитные суточные, действительно, правомерно считать трудовым доходом, в то время как нормативные суточные трудовым доходом не являются. Это следует, в частности, из положений п. 2 ст. 422 НК РФ о том, что страховые взносы не начисляются только на нормативные суточные — по п. 3 ст. 217 НК РФ. На большие суммы начисляются, как на зарплату.
2. В случае отправки сотрудника в однодневную командировку НДФЛ на суточные в пределах лимита также не начисляется.
Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 11.09.2012 № 4357/12. Содержащуюся в п. 11 Положения норму о том, что работодатель в случае однодневной командировки не платит суточные, можно не брать в расчет.
Суд посчитал, что даже при однодневной командировке суточные носят компенсирующий характер и не образуют дохода работника. Как следствие, не возникает основания для начисления на них НДФЛ.
Есть два вида командировочных выплат — зарплата за период командировки и суточные. При этом суточные подразделяются на нормативные (на них не начисляется НДФЛ) и сверхнормативные (на них налог начисляется). Командировочная зарплата, как и обычная, признается подлежащим обложению НДФЛ доходом по состоянию на конец месяца, за который произведено начисление. Суточные — по состоянию на конец месяца, в котором утвержден сданный работником авансовый отчет.
