Не будем сейчас говорить о том, кому и в каких случаях выдаются листки нетрудоспособности. Достаточно сказать, что в тот момент, когда работник сдает больничный в бухгалтерию, начинается довольно сложный процесс по начислению пособия. О том, как правильно его начислить, написано очень много статей.
Мы же попробуем описать весь процесс начиная с того момента, когда больничный лег на стол к бухгалтеру и до того, как работник получит все причитающиеся ему в этом случае выплаты, в виде пошаговой инструкции. Данная статья будет интересна как работодателям, так и их сотрудникам, желающим детально разобраться в процессе оплаты больничных листов.
Итак, с учетом всех изменений в законодательстве на 2017 и 2018 гг., расчет происходит следующим образом:
Шаг 1. Принимаем листок нетрудоспособности от работника
Прежде чем взять у сотрудника документ, проверьте его подлинность и правильность заполнения. Ведь от этого зависит, будет ли ФСС возмещать вам, как работодателю, эти суммы.
- Больничный лист должен быть напечатан на специальной бумаге с водяными знаками, иметь разноцветные волокна, в центре цвет более светлый, чем по краям, ячейки для записей имеют желтоватый оттенок. Более подробно об этом можно узнать на сайте фонда. Там же всегда есть информация об украденных бланках.
Вот так выглядит, утвержденный с 1 июля 2011 года и действующий в настоящий момент, в том числе и на 2016 год, больничный листок нетрудоспособности:
Скачать бланк больничного листа для печати. В архиве (27 МБ) вы найдете пустой бланк листка нетрудоспособности, а также описание всех его защитных элементов.
Наши юристы знают ответ на ваш вопрос
или по телефону:
- Далее проверяем оформление : записи должны быть либо напечатаны, либо написаны черной гелевой ручкой. Листок нетрудоспособности может быть первичным, продолжением, либо дубликатом. Каждый случай предусматривает свою отметку - галочка «первичный», номер предыдущего больничного, галочка «дубликат», соответственно. При этом надо помнить, что датой выдачи документа могут быть день обращения к врачу, либо следующий (когда работник обращается в больницу по окончании рабочей смены) день выдачи дубликата или выписки из стационара.
- Далее проверяем фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника, даты болезни. Не забывайте о том, что без подписи председателя ВК может быть листок сроком болезни до 15 дней. Исключение составляет отпуск по беременности и родам (далее, БиР), но на нем остановимся подробнее позже.
- Проверяем наличие печатей организации, выдавшей документ и подписи врачей. Далее, если работник выписан с больничного - проверьте дату, с которой он приступает к выполнению рабочих обязанностей — это должен быть следующий после окончания заболевания день. В случае продления проставляется специальный код - «31», либо другой, если это, к примеру, долечивание и вписывается номер следующего листка нетрудоспособности.
Все эти моменты прописаны в специальных документах ФСС . Кстати, довольно часто возникают спорные ситуации, когда остаются сомнения в правильности оформления листка нетрудоспособности. В этом случае всегда можно обратиться письменно или устно в тот фонд, к которому относится ваша организация. Как правило, там есть специальный отдел по работе с больничными листами, и его специалисты всегда охотно консультируют по данному вопросу.
Видео инструкция ФСС по заполнению больничного листа:
Итак, документ подлинный и заполнен правильно. Вы имеете полное право принять его к учету. С этого момента бухгалтер в течение 10 дней должен начислить пособие, после чего выплатить его с ближайшим перечислением заработной платы . Как правило, выплаты попадают в расчет или аванс.
Шаг 2. Рассчитываем больничное пособие
Определяем расчетный период - он равен двум календарным годам, предшествующим периоду, в котором работник заболел.
Далее рассчитываем среднедневной заработок, для чего все начисленные работнику за эти два года суммы, а именно такие, которые должны облагаться взносами, нужно разделить на 730 дней расчетного периода. Полученный результат сравниваем с лимитом - суммой, выше которой оплата за счет ФСС производиться не может.
В 2015 году максимум, который может быть выплачен за один день равен 1 632 р. 88 к., в 2016 это будет 1 772 р. 60 к. Эта цифра получается, если сложить пределы по страховым взносам в годах расчетного периода и разделить эту сумму на 730.
В этом году мы складываем 568 тыс. и 624 тыс. рублей за 2013, 2014 гг., соответственно, в следующем году (2016) это будут 624 тыс. и 760 тыс. рублей за 2014, 2015 годы. Таким образом получается, что в 2015 году сумма среднего заработка для расчета пособий не может превышать 1 192 тыс. руб.
Итак, мы высчитали среднедневной заработок. Теперь нам нужен страховой стаж, так как от этого зависит размер выплачиваемого пособия.
Если работник на момент заболевания отработал менее полугода, то больничный рассчитывают из МРОТ (5 965 руб. в 2015 году) плюс районный коэффициент. Если стаж составляет от полугода до пяти лет, то оплата больничного будет равна 60% от среднего заработка, от пяти до восьми лет - 80%, более восьми - 100%.
Здесь же надо сделать оговорку, что с 2016 года эти параметры будут увеличиваться на шесть месяцев ежегодно. То есть в 2016 году стажевые периоды составят до пяти с половиной лет, далее - до восьми с половиной и более. С 2017 года они увеличатся еще на полгода и так далее до 2029 года, когда получить 100% пособия сможет работник, имеющий стаж более 15 лет. На сегодняшний день этот законопроект еще не утвержден.
Напомним также, что стаж считается с начала трудовой деятельности до дня, предшествующего заболеванию.
Теперь исчисленную сумму среднедневного заработка, посчитанного с учетом стажа, мы должны умножить на календарные дни болезни.
Формула расчета больничных пособий
Итак, формула расчета больничных выглядит следующим образом:
- Среднедневной заработок = (Заработок за 2 календарных года, предшествующих периоду болезни (с учетом предельных величин)) / 730 дней;
- Пособие за один день = (Среднедневной заработок) * (Процент, в зависимости от стажа (100, 80, 60%))
- Окончательная сумма = (Пособие за один день) * (Дни болезни).
Онлайн калькулятор расчета больничного листа
Наши юристы знают ответ на ваш вопрос
или по телефону:
Данным калькулятором вы можете воспользоваться для расчетов больничных в 2015, 2016 и последующих годах. Все изменения в законодательстве оперативно вносятся в его алгоритм работы.
Шаг 3. Выплачиваем пособие
Если регион, в котором вы работаете, не входит в пилотный проект (когда пособия выплачивает непосредственно ФСС), то оплатой занимается работодатель. Зная итоговую сумму пособия, необходимо вычесть из нее 13% НДФЛ и включить ее в ведомость на оплату.
Пример расчета больничного
Рассмотрим расчет больничного на конкретном примере:
В марте 2015 года работница организации А.Б. Иванова была на больничном 5 дней.
Она отработала в общей сложности более девяти лет, соответственно, пособие ей полагается в 100% размере.
В расчетный период входят 2013-2014 календарные годы.
Фактический заработок работницы за это время составил 567 325 руб. и 628 415 руб. соответственно
Как мы видим, доход в 2013 г. не больше предельной величины, а вот в следующем году лимит превышен. Поэтому при расчете пособия берется вся сумма за первый год и максимальные 624 тыс. руб. за второй.
Среднедневной заработок составит, соответственно (567 325 р. + 624 тыс. руб.)/730 дн. = 1 631,95 руб.
Следовательно, пособие за все время болезни составит:
1 631,95 руб./дн.* 5 дн. = 8 159,76 руб.
К выплате причитается 8 159,76 руб. - 1 061 руб. (НДФЛ) = 7 098,76 руб.
Вот, собственно, и весь расчет. Остается добавить лишь то, что первые 3 дня пособия оплачивает работодатель, остальные оплачиваются за счет ФСС . Исключение составляют пособия по БиР и по уходу за детьми - они полностью выплачиваются за счет фонда.
Остановимся на них подробнее, так как их расчет несколько отличается от обычного.
Больничный по беременности и родам (БиР)
Длительность декретного отпуска составляет, как правило, сто сорок дней: первые семьдесят дней — это дородовый период и последующие - послеродовый. В случае сложных родов выписывается дополнительный листок нетрудоспособности еще на 16 дней. Если беременность многоплодная, пособие выдается сроком на 194 дня (84+110).
Расчетный период, как и в случае с пособием по заболеванию, составляет два предыдущих календарных года. А вот дальше начинаются существенные отличия.
Во-первых, дни, на которые делится начисленный в расчетном периоде заработок, не обязательно равны 730. Это может быть 731, если в одном из годов расчетного периода 366 дней, 732 - когда високосные оба года. Во-вторых, из этого числа вычитаются исключаемые периоды, к которым относятся:
- болезнь;
- родовой отпуск;
- отпуск по уходу за детьми;
- период, когда работник не работает, но получает какие-либо выплаты, не облагаемые взносами.
В-третьих, сохраняется возможность заменить один или два года расчетного периода, если в это время работница была в декрете или сидела с ребенком до полутора или трех лет. Взамен можно взять любой предшествующий год. Самое главное, чтобы пособие в этом случае получилось больше, чем без этой замены. В этой ситуации работница обязательно пишет заявление, где указано, какие годы она хочет заменить на другие.
Пример расчета больничного по БиР
Например, работница В.Г. Петрова проработала на предприятии пять лет. В годы, предшествующие декрету она находилась в отпуске по уходу за первым ребенком.
К работе Петрова вернулась в апреле 2015 года. А с 03.10.2015 опять собралась в декрет. В расчетном периоде ей начислялись только больничный по БиР и пособие до полутора лет. Они взносами не облагаются и, следовательно, суммы зарплаты для расчета пособия нет.
Работница написала заявление и ей заменили предшествующие беременности годы на те, в которых она отработала полностью все время — это 2012 и 2011 гг.
Среднедневной заработок пособия по БИР = Заработок за два календарных года, предшествующих периоду БИР (с учетом предельных величин) / 730 (731 или 732) - дни исключаемых периодов.
Далее сравним рассчитанный среднедневной заработок с максимальной суммой, которая остается такой же, как и в случае с обычным больничным. То есть в 2015 году это 1 632 р. 88 к. Если расчетная сумма меньше, то ее мы и умножаем на дни пособия, если же больше, то берем предельную величину. То есть в 2015 году максимум, который может быть получен за декретный отпуск составит 1 632 р. 88 к. *140 дн.=228 603 р. 20 к.
Рассмотрим расчет на примере:
Работница предприятия Д.Е. Сидорова с 17.01.2015 идет в отпуск по БиР, который будет продолжаться 140 дней (с 17 января по 4 июня 2015 г.).
Стаж работы превышает 6 месяцев.
Годы для расчета пособия - 2013, 2014.
Зарплата за этот период: 618 100 руб. и 752 234 руб., соответственно.
С этих сумм в полном объеме уплачены взносы в ФСС.
Поскольку заработок сотрудницы превышает предельные значения, то расчет должен производиться исходя из максимальной суммы 1 192 тыс. руб.
В расчетном периоде 730 дней, из которых Сидорова была на больничном 19 дней, следовательно, исчислять среднедневной заработок будем исходя из расчета 730-19=711 календарных дней:
Расчет такого больничного не отличается от обычного, за одним исключением. Это время, за которое работник может рассчитывать на выплаты:
- Если возраст ребенка менее семи лет, то пособие оплачивается за весь период, но не больше 60 дней в течение года (90 - при особых заболеваниях, утвержденных законодательством). При этом, если ребенок проходит курс лечения дома, то первые десять дней должны быть оплачены в обычном порядке, следующие - в размере 50%. Если ребенок находится в стационаре - оплата производится в обычном размере за все время лечения.
- Если работник сидит с ребенком, возраст которого от семи до пятнадцати лет, то оплате подлежат 15 дней за один раз, но не более 45 дней в году.
Приведем пример:
И.С. Леденева принесла в бухгалтерию больничный лист по уходу за ребенком с 11 по 26 марта 2015 г. (16 дней). Ребенку шесть лет, в текущем году он болеет первый раз, лечение амбулаторное (дома). Следовательно, оплате подлежат все 16 дней, из которых первые десять - в обычном размере, остальные - в размере 50%.
Общий стаж работницы — более семи лет. Следовательно, первые десять дней должны оплачиваться в размере 80%. А следующие шесть — в половинном размере. Заработок в 2013, 2014 гг. расчетного периода составил 451 013,90 руб. и 518 732,59 руб. соответственно.
Эти суммы меньше лимита, поэтому пособие рассчитываем так:
(451 013,90 руб. + 518 732,59 руб.)/730 дн. x 80% x 10 дн. = 10 627,40 руб. (10 дней);
(451 013,90 руб. + 518 732,59 руб.)/730 дн. x 50% x 6 дн. = 3 985,26 руб. (6 дней).
Итоговая сумма по листку нетрудоспособности составит 14 612,66 руб. (10 627,40 руб. + 3 985,26 руб.).
Вся эта сумма возмещается ФСС.
Еще один нюанс - если работник во время больничного по уходу за детьми находился в отпуске, пособие не начисляется и отпуск на этот период не продляется.
Это далеко не все, что можно рассказать о расчете пособий, но основные моменты мы постарались вкратце изложить. К 2016 году, как уже говорилось выше, следует ожидать изменения по стажевому периоду, также нужно быть внимательными с максимальными и минимальными значениями, так как они индексируются ежегодно, а значит, будут отличаться от значений текущего года. Но в нашем онлайн калькуляторе все эти значения меняются автоматически, поэтому вы смело можете использовать его для расчета больничных пособий в 2016 и последующих годах.
Если у вас остались какие-то неразрешенные вопросы по данной теме, то наш юрист онлайн готов бесплатно и оперативно проконсультировать вас прямо на сайте. Свой вопрос вы можете задать в форме внизу страницы.
Оплата больничного листа зависит от стажа работы и среднего дохода заболевшего, поэтому сумма пособия меняется в зависимости от этих составляющих. В порядок оплаты листов нетрудоспособности были внесены изменения в 2013 и 2014 годах.
Оплата проводится в соответствии с законодательством, правильность заполнения бланка и расчета пособий контролируется ФСС.
В каких случаях он оформляется и оплачивается?
Больничный выдается только в тех случаях, если сотрудник действительно заболел или получил травму (производственную или бытовую). Также оформляется больничный с последующей оплатой в таких ситуациях:
- заболел ребенок;
- необходим уход за взрослым близким родственником;
- по беременности и родам;
- для восстановления больного после операции;
- при карантине, когда предполагается, что сотрудник заражен.
Количество дней для оплаты больничного не всегда одинаково, зависит от некоторых факторов. Например, по уходу за взрослым оплата начисляется только за первые три дня, а декретный больничный следует оплачивать за все 140 дней. Бытовые травмы подлежат к оплате на 6 день болезни. Максимальный период больничного после операции — 12 месяцев при условии благоприятного прогноза и наличия заключения ВКК.
Кто оплачивает больничный?
В 2013 году с 1 января утверждены и введены в действие новые бланки листов. Ранее пособие выплачивало предприятие, а ФСС компенсировало выплаты в отчетном периоде после подачи отчетов, снижая суммы взносов на потраченный эквивалент. Теперь оплата листа нетрудоспособности упрощена. Выплата пособий по нему производится ФСС согласно расчетам по количеству дней болезни
при правильном оформлении бланка.
Теперь, несмотря на то, что больничный оплачивается фондом страхования, документ по-прежнему отдается на предприятие. Выплаты начисляются только при наличии оформленного документа. Оплата по больничному положена таким категориям лиц:
- сотрудникам, оформленным по трудовому договору в организациях любой формы собственности (за исключением договора подряда);
- сотрудникам, оформленным по трудовому договору у частных предпринимателей (за исключением договора подряда);
- сотрудникам, оформленным по контракту, если в условиях контракта заложен социальный пакет;
- членам кооперативов;
- лицам, перечисляющим добровольно взносы в ФСС.
ФСС может отказать в оплате, если больничный лист для амбулаторного лечения выдан в выходной день. Это считается грубым нарушением.
Не подлежат оплате листы в случаях:
- сотрудник работает по договору подряда (в том числе при получении производственной травмы);
- нарушения режима лечения;
- если лист выдан либо продлевался медучреждением без лицензии;
- в амбулаторной карте нет записей о состоянии здоровья пациента;
- лист продлен на период свыше 30 дней без заключения ВКК;
- документ выдан без назначения лечения больному;
- больничный выдан «задним числом»;
- сотрудник находится под арестом, в том числе административным;
- сотрудник отстранен от работы без сохранения заработка;
- в момент работы был период простоя на предприятии;
- болезнь или травма получена вследствие криминального нарушения;
- при прохождении судебно-медицинской экспертизы.
Как рассчитываются выплаты по больничному?
Для расчета суммы пособия по больничному листу используется средняя заработная плата за последние 2 года
. Период расчета берется от даты начала заболевания. В данный период входят полные календарные года, при этом учитываются праздничные, нерабочие и выходные дни. Для определения суммы пособия также необходимо рассчитать страховой стаж больного
.
Страховой стаж — это количество лет, в течение которых заболевший выплачивал страховые взносы, при этом стаж работы в расчет не включается. Если таких периодов два и более, складывают года, месяца и дни. В расчет применяют только итоговое количество лет. Месяца и дни не учитывают.
Если страховой стаж составляет до 5 лет, больничный оплачивается в эквиваленте 60%. При страховом стаже 5-8 лет он оплачивается на 80%, при страховом стаже более 8 лет — 100%. Это значит, что полученная сумма пособия умножается на процент в соответствии со страховым стажем. При этом рассчитанную сумму пособия сопоставляют с максимально допустимой суммой оплаты, данная сумма не должна быть также меньше минимальной.
Под максимально допустимой суммой понимают граничную сумму дохода, из которого выполнялись отчисления в ФСС. Под минимальной суммой подразумевают расчет дохода исходя из МРОТ.
Расчет выплат по болезни выполняется в таком порядке:
- Выполняется расчет дохода (общая сумма) за предыдущие два года от даты оформления заболевания, например, с 10 сентября 2012 г. по 09 сентября 2014 г.
- Полученное число делится на 730 дней при обычном годе, на 731 — при високосном. Мы получили средний доход за 1 день.
- Данная сумма умножается на количество дней заболевания. В расчет включают только рабочие дни из периода нетрудоспособности.
- Полученное число умножается на процент страхового стажа. Результат — искомая сумма выплат.
На видео подробно рассказано о процессе расчета больничного:
Процесс расчета больничного по МРОТ
Не всегда можно рассчитать точную сумму заработка за 2 года. В этом случае используется ставка МРОТ, которая в 2016 году составляет 7500 рублей. В этом случае учитывается рабочая нагрузка заболевшего в пересчете на полный месяц. Если сотрудник работает только на полставки, в расчет берется только 50% от суммы МРОТ. Минимальный размер дохода по МРОТ используется в случаях:
- отсутствует стаж работы официально (нет записей в трудовой книжке) либо его недостаточно для расчета суммы дохода;
- у сотрудника на день заболевания имеется в трудовой книжке запись только о дневном обучении в учебном заведении, при этом он работает на фирме 6 месяцев и меньше;
- у сотрудника нет заработка на дату выдачи документа либо сумма заработка составляет ниже допустимой ставки в пересчете на полный рабочий месяц.
Минимальный заработок = МРОТ×24:730 , где
- МРОТ — минимальная ставка с учетом всех районных коэффициентов и надбавок на дату выдачи листа;
- 24 — число месяцев в данном периоде;
- 730 — число дней в данном периоде (731 — при високосном годе).
Согласно формуле минимальная сумма дохода за один день будет равна: 7500×24:730=246,58 рублей.
Пример:
размер заработка сотрудника за 4 месяца 2012 года при полном рабочем дне составляет 17 540 рублей, за 2013 год — 58 900 рублей, за 8 месяцев 2014 года — 36 214 рублей. Больничный лист оформлен 18.09.2014 г., длительность болезни составляет 14 дней (из них 10 рабочих), стаж работы — 10 лет. Рассчитаем размер пособия по больничному. В сентябре 2014 года сотрудник отработал не весь рабочий месяц, поэтому сентябрь в расчет не учитывается.
(17540+58900+36214):731=154,11 рубля. В нашем случае средняя сумма дохода за один день за весь рабочий месяц составляет меньше ставки МРОТ, поэтому при расчете данного больничного листа будет использован минимальный ежедневный доход размером 246,58 рублей.
246,58×10=2465,8 рублей — сумма выплат по документу за 14 дней болезни, оплата в полном объеме согласно стажу.
С какого дня и сколько времени оплачивается больничный?
Больничный лист оплачивается с первого дня болезни, первые три дня оплачивает работодатель, остальные — ФСС. Если работник получил травмы и профзаболевания, расчет выплат производится с учетом максимального лимита. Данный лимит за месяц не должен превышать максимального размера страховых выплат, взятого за 4 месяца.
В 2014 году максимальный лимит составляет 61 920,0 рублей, в 2015 году - 64 710,0 рублей, в 2016 году — 67 620 рублей. Таким образом, 61920×4=247 680 рублей — граничный размер выплат в 2014 г. за один месяц, в 2015 г. — 258 840 рублей, в 2016 г. — 270 480 рублей.
Если работник заболел в период отпуска, больничный оплачивается в стандартном порядке, а отпуск продлевается на количество дней заболевания или предоставляется в другой период. Если сотрудник берет оставшуюся часть отпуска в другой период, необходимо отменить начисленные отпускные. Выплаты по больничному распространяются только на тарифный и социальный отпуск.
Больничные по уходу полностью оплачиваются только ФСС. Получить больничный может как родитель, так и другой родственник больного. Если болеют двое детей, данные о них вписывают в бланк. Возможна выдача документа родственникам на каждого малыша отдельно. Период ухода зависит от возраста ребенка: до 7 лет — оплачивается весь период, из них первые 10 дней в полном объеме, остальные — 50%. Детям 7-14 лет — только 15 дней, старшим детям — 3 дня.
Как рассчитать больничный лист совместителю?
У совместителя в расчет берут суммы дохода со всех мест работы. Начисляется пособие по документу с основного места работы. Сотрудник приносит на предприятие справку о доходах формы 4Н со всех фирм, где работает, за последние два года. Размер дохода за каждый год не должен превышать максимального лимита.
Совместителю, работающему в одних и тех же фирмах сроком 2 и более лет, выплаты производят по всем организациям. На каждую фирму он приносит больничный лист в оригинале. При превышении лимита выплаты выполняют из граничных сумм, утвержденных на текущий год, При этом суммы дохода между организациями не распределяется.
Если совместитель два года проработал только в двух компаниях, а на момент выдачи больничного начал работать еще в одной либо нескольких фирмах, выплата пособия производится только в одной компании по выбору. Для начисления выплат необходимо принести помимо справки о доходах с каждой компании также и справку, подтверждающую факт неполучения данного пособия со всех фирм.
Как начислить пособие по декретному больничному?
При расчете пособия по декретному больничному сумма дохода также сверяется с граничным лимитом. При превышении лимита за год берется максимальный размер, утвержденный на текущий год.
Если декретный отпуск оформлен с 1.01.2014 г. и в последующий период, максимально допустимая сумма пособия за прошедшие 2 года рассчитывается так: максимальный размер дохода за один день равен (512 000+568 000):730 = 1479,45 рублей . Таким образом, максимальное пособие по декретному больничному листу равно: 1479,45 рублей × 140 дней декретного отпуска = 207 123 рублей . Страховой стаж в расчет не включается.
Если в период действия декретного больничного сотрудник работает, то за весь период работы будет начислена заработная плата. Пособие выплачивается за оставшиеся дни декрета со дня фактического оформления декрета по заявлению. Если сумма дохода в пересчете на полный рабочий месяц меньше МРОТ, выплата исчисляется из размера МРОТ.
Пример: сотрудница во время декретного отпуска работала 24 дней, 18 дней болела. Декретные выплаты будут начислены за 98 дней отпуска, за 24 дня начисляется зарплата и за 18 дней — пособие по болезни.
Если часть расчетного периода сотрудник находился в отпуске с трехлетним ребенком, при определении среднедневного заработка весь период не учитывается. Например, сотрудница вышла с декретного отпуска с 1.01.2013 г., а с 1.01.2014 г. оформила декретный отпуск. Заработная плата за 2013 г. составила 490 000 рублей.
490 000:(731-365)=1338,80 рублей — среднедневной заработок не превышает лимит.
1338,80×140=187 432 рубля — сумма выплат не превышает максимально допустимого лимита.
Если на момент оформления декретного больничного листа сотрудник находится в отпуске с трехлетним малышом, в том числе и весь расчетный период, он имеет право поменять период для расчета на другой по собственному выбору. Для этого следует составить заявление в произвольной форме на имя руководителя предприятия.
Что делать, если пособие по больничному начислено неправильно?
В случаях неправильного расчета больничного листа сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия для пересчета выплат. Если действия по исправлению ошибки не были произведены, необходимо обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию и Прокуратуру.
Все выплаты по больничным листам проверяются органом ФСС. Если найдены ошибки в расчетах, такой больничный лист не учитывается в подотчетном периоде и возвращается для внесения исправлений. К такому больничному листу прикладывается справка с правильными расчетами, параллельно вносятся изменения в бухгалтерскую документацию согласно законодательству.
Следует помнить, что при оплате больничного листа, который продолжает предыдущий документ, расчетный период берется тот же, что и в первом документе. Это положение распространяется и на второй декретный больничный, оформленный как продолжение на дополнительные дни в связи со сложным течением родов.
Изменения 2016 года
Можно выделить целый ряд изменений, которые связаны с больничными и вступят в силу с 1 января 2016 года. В частности, размер пособий серьезно зависит от минимального размера оплаты труда. Соответственно, если в текущем году его размер равен 5965 рублям, то в 2016 году он станет равен 6204 рублям, что неизбежно повлечет за собой увеличение размера пособий.
Кроме того, основные изменения в 2016 году коснутся людей, претендующих на получение пособий из-за временной нетрудоспособности. Так, стаж работников будет учитываться иначе: если в 2015 году достаточно проработать 8 лет (и иметь официальное подтверждение этого факта) для того, чтобы получать пособие в размере 100%, то в 2016 году этот срок увеличится до 8,5 лет. Соответственно, стаж для пособия в 80% также увеличится на полгода – до 5,5 лет.
В этой области существует еще один законопроект, который предлагает повысить страховой стаж для временно нетрудоспособных работников еще более значительно – до 15 лет для получения 100%, 8-15 лет – 80%, менее 8 лет — 60%. Однако, на данный момент он не принят.
Компаниям, в которых часть сотрудников является иностранными гражданами, придется рассчитывать пособия несколько чаще, поскольку теперь такие работники смогут претендовать не только на оплату больничных, но и на пособия по временной нетрудоспособности.
В 2016 году серьезно ужесточаются требования к оформлению и заполнению больничного листа. Так, если они не будут соблюдены, высока вероятность отказа в получении компенсации.
Законодательные акты и инструкции, регулирующие расчеты с подотчетными лицами (в частности, работниками предприятия), постоянно меняются. Бухгалтеру приходится все время держать руку на пульсе. Постараемся немного облегчить нелегкий труд бухгалтерии: приведем инструкцию для нахождения среднего дневного заработка для расчета больничного в Excel, а также основные правила начисления пособия по временной нетрудоспособности.
Особенности расчета больничного листа
Откуда брать средства для выплаты пособий:
- первые три дня (если болеет сам работник) – из средств страхователя;
- с четвертого дня – оплачивает ФСС;
- если оформлен больничный по уходу за ребенком, заболевшим членом семьи, на долечивание в условиях санатория и т.п. (в этот список не входят болезни и травмы самого работника), то с первого дня пособие оплачивает ФСС.
- В расчетный период берутся предшествующие дате наступления временной нетрудоспособности 2 календарных года. Если человек уходит на больничный в 2016 г., то для исчисления пособия нужны 2014-2015 гг.
- Нужны все начисления, на которые насчитываются страховые взносы.
- Чтобы рассчитать среднюю зарплату, нужно итоговую сумму выплат в расчетном периоде разделить на 730.
Для оплаты пособия по временной нетрудоспособности важен страховой стаж:
- свыше 8 лет – 100% от средней зарплаты;
- 5-8 лет – 80%;
- менее 5 лет – 60%.
Данные проценты актуальны в тех случаях, когда сам работник получил травму или заболел либо ухаживает за ребенком в стационаре.
Расчет среднего заработка для оплаты больничного листа
Рассчитывать можно непосредственно в ведомости начисления заработной платы либо вести отдельный учет выплат по больничным листам.
Многие бухгалтера ведут зарплатные ведомости в Excel. Например, в феврале 2016 года 2 человека были на больничном. Бобровский – с 8 по 12.02. Пронькин – с 15 по 17.02. В графу «Количество больничных дней» ставим число дней временной нетрудоспособности. Для Бобровского – 5. Для Пронькина – 3.
Расчетный период для каждого – 2014-2015 гг. Так как у бухгалтера сохранились в Excel все ведомости с начислениями, при нахождении итоговой суммы можно сделать ссылки на соответствующие ячейки. Берутся начисления без учета вычетов и содержаний. В нашем примере – графа «Всего начислено» (столбец О).
Средний заработок с учетом страхового стажа – СУММ(янв2014:дек2015!O13)/730*ПРОСМОТР(C13;{0;5;8};{0,6;0,8;1}).
Полученную в результате действия второй формулы величину умножим на количество дней временной трудоспособности. Итоговая формула для расчета начислений по больничному листу:
Для отдельного учета и расчета выплат по больничным листам можно использовать следующую форму:
Начисления в расчетном периоде вносятся вручную. Итоговая сумма рассчитывается автоматически.
Формула расчета среднего дневного заработка: =B28/730.
С учетом стажа: =E7*ПРОСМОТР($C$1;{0;5;8};{0,6;0,8;1}).
Расчет пособия по временной нетрудоспособности: =E8*E9.
Минимальный размер пособия
Если средний заработок у работника ниже уровня МРОТ либо в расчетном периоде у человека вообще не было зарплаты, то расчеты будут вестись несколько иначе.
Данные для заполнения больничного, если средний заработок меньше МРОТ:
Средний заработок с учетом страхового стажа: =I9*ПРОСМОТР(I6;{0;5;8};{0,6;0,8;1}).
В таблицу вносится трудовой стаж и количество дней временной нетрудоспособности (МРОТ, когда меняется). Все остальные показатели рассчитываются автоматически.
Пособия, начисленные по больничным листам, выплачиваются работодателем и уменьшают размер взносов, подлежащих уплате в ФСС. В случае превышения они возмещаются работодателю в течение 10 дней. Но сумма может быть не принята к зачету, если больничный был рассчитан неправильно или оплачен с нарушением закона.
Организации и ИП, имеющие наемных работников, обязаны перечислять взносы на социальное страхование и выплачивать пособия по временной нетрудоспособности. Как рассчитать больничный без ошибок, чтобы ФСС возместила сумму в полном объеме? В случае отказа взыскать ее с работника будет невозможно.
Выплаты по больничным листам финансируются за счет двух источников:
- по болезни и травме наемного работника — первые 3 дня за счет работодателя, последующие дни — из средств ФСС.
Периоды нетрудоспособности полностью обеспечиваются Фондом социального страхования в следующих случаях:
- болезни ИП, добровольно уплачивающих взносы;
- ухода за больными членами семьи,
- при необходимости протезирования, долечивания после стационара;
- возмещении дополнительной оплаты сверх той, что положена по страховому стажу: 100% оплата по беременности и родам (БиР), инвалидам, учет периодов военной и гражданской службы;
- при недостаточности страховых взносов, за счет которых выплачивается пособие.
Начисленные работникам суммы отражаются в отчетности 4 ФСС , за счет чего происходит уменьшение обязательных платежей, подлежащих уплате.
Порядок расчета, пример
Пособие рассчитывается от страхового стажа работника и заработка за два года, предшествующих тому, в котором производится оплата. Стаж — это периоды работы по трудовым договорам , за которые перечислялись взносы в ФСС. Военная и гражданская служба — учитываются, занятость по подряду — нет. Неполные календарные годы суммируются в следующем порядке: каждые 30 дней переводятся в месяц, 12 месяцев — в год. Индивидуальные предприниматели вносят за себя платежи на социальное страхование добровольно. Они имеют право на оплату больничного при условии, что оплачен предыдущий год.
В зависимости от стажа периоды нетрудоспособности по болезни и в связи с травмой оплачиваются так:
- 60% среднего заработка — до 5 лет;
- 80% среднего заработка — от 5 до 8 лет;
- 100% среднего заработка — 8 и более.
Если травма или заболевание связаны с производством, то оплачивается 100% в любом случае. Больничный, полученный в течение 30 дней после увольнения, насчитывается в размере 60%. Время ухода за больным ребенком в домашних условиях — в первые 10 дней оплата идет от стажа, последующие — 50%. Если лечение проводилось в стационаре — полная оплата за весь период. Тем, кто работал меньше 6 месяцев, расчет больничного листа производится из МРОТ с учетом районного коэффициента.. Формула расчета приводится ниже:
Средний дневной заработок
Два года — большой период, и для того, чтобы рассчитать средний ежедневный заработок, иногда приходится собирать информацию с нескольких мест работы. Сотрудник сам может представить справку, но можно уточнить размер зарплаты в ПФР. Такой запрос не будет лишним, если возникают сомнения. Фонд социального страхования имеет право проверять расчет, и может отказать в возмещении суммы. К этому может привести банальная ошибка бухгалтера с предыдущего места работы.
Помните! Ошибочная сумма пособия, излишне выплаченная работнику, не может быть взыскана с него, за исключением двух случаев:
- недобросовестности получателя, предоставившего ложные сведения;
- счетной ошибки — технического сбоя в работе программного обеспечения, зафиксированного документально; ошибки ввода информации, незнание закона к ним не относятся.
Средний дневной заработок (СДЗ) рассчитывается по формуле:
В общую зарплату за два года входят только выплаты, с которых производились платежи в ФСС. До текущего года их размер ограничивался предельной величиной, свыше которой взносы не уплачивались:
- в 2013 — 568 000 рублей
- в 2014 — 624 000 рублей
Таким образом, минимальный размер дневного заработка определяется размером МРОТ (5965 рублей в 2015 году), и составляет — 196,11 рубля (5965× 24/730).
Пример
Порядок расчета больничного листа в 2015 году.
Страховой стаж Кузнецова С.А. — 10 лет;
Заработная плата — 60 000 рублей в месяц;
Период заболевания по больничному — 12 дней.
СДЗ = заработная плата за два года: (2013— 2014) / 730.
(568 000 + 624 000) / 730 = 1632,88 рубля
Сумма к выплате: 1632,88 × 12 = 19 594,56 рублей
В том числе: 4898,64 — из средств работодателя; 14 695,92 — из средств ФСС.
Максимальная сумма среднего дневного заработка в 2015 г. составляет 1632,88 рублей;
Период оплаты
Из дней оплаты исключаются периоды отпусков без содержания, простоя, отгулов, административного ареста. Пособие по беременности и родам оплачивается в размере 100% за 140 дней, в осложненных случаях — 170 дней. В случае заболевания в отпуске по уходу за ребенком, женщина имеет право выбрать, какое пособие она хочет получить. Ограничения в зависимости от основания и вида трудовых отношений сведены в таблице 1.
| Заболевание или травма | Продолжительность |
|---|---|
| застрахованного работника | весь период до дня восстановления трудоспособности |
| работника, имеющего инвалидность | не более 4-х месяцев подряд или 5 — в календарном году |
| до 75 дней в периоде действия договора |
| по уходу за членами семьи |
|
| за ребенком до 7 лет | до 60, а в сложных случаях до 90 календарных дней в год |
| за ребенком от 7 до 15 лет | до 15 дней по каждому случаю, не более 45 в общей сложности |
| по уходу за ребенком-инвалидом | до 120 дней в году |
| при установлении карантина в детском дошкольном учреждении | на весь период закрытия учреждения |
Подтверждающие документы для бухгалтерии
Согласно правилам расчета больничного листа в 2015 году, Фонд социального страхования принимает сумму к зачету только при наличии подтверждающих документов. Отказное решение выносится в течение 3 дней. Поэтому бухгалтер должен тщательно проверить правильность заполнения листа нетрудоспособности и справок о зарплате.
Особое внимание нужно обратить на внешних совместителей. По закону, если в течение 2-х лет и в текущем году, человек работал у одних и тех же работодателей (полностью весь период или частично) — он имеет право получить выплаты по каждому месту работы. Если он предпочитает обратиться к одному работодателю, от второго нужно представить справки о зарплате, а также о том, что соответствующие выплаты не начислялись.
В бухгалтерии расчеты по социальному страхованию и обеспечению отражаются на счете 69 (субсчет 69-1). Он кредитуется на суммы платежей, подлежащие перечислению в ФСС, корреспондируется со счетом 70 (расходы по оплате труда) и счетами, на которых отражено начисление заработной платы.
Так проводка по начислению суммы больничных за счет организации может быть такой:
- Дт: 20 (26,44) Кд 70
- Сумма за счет средств ФСС: Дт 69 Кд 70
- Оплата пособия: Дт 70 Кд 50, 51
С выплачиваемых пособий удерживается НДФЛ : Дт 70 Кт 68 (за исключением оплаты по БиР).
Более подробно информация в части отнесения расходов по счетам бухгалтерского учета с примерами представлена в видеоматериале.
Порядок расчета больничного листа регламентируется Федеральным законом № 255-ФЗ от 29.12.2006 г. «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». В соответствии с названным нормативным актом право на получение пособия по временной нетрудоспособности имеют следующие лица:
- Лица, работающие по трудовым договорам.
- Государственные гражданские и муниципальные служащие, а также лица, замещающие государственные должности.
- Члены производственных кооперативов.
- Священнослужители.
- Лица, осужденные к лишению свободы и привлеченные к оплачиваемому труду.
- Утрата трудоспособности вследствие заболевания или травмы.
- Осуществление ухода за больным членом семьи.
- Карантин застрахованного лица, а также карантин ребенка в возрасте до 7 лет.
- Протезирование по медицинским показаниям.
- Долечивание в санаторно-курортных учреждениях.
Расчетный период пособия по временной нетрудоспособности
Расчетный период больничного листа – два года, предшествующих году, в котором у застрахованного лица наступила временная нетрудоспособность. Таким образом, для расчета больничного в 2013 году следует брать расчетный период 2011-2012 года.Размер пособия по временной нетрудоспособности
Размер больничного листа также определяется вышеуказанным законом и зависит от трудового стажа. Размеры пособий приведены в таблице 1.Таблица 1
Размер больничного листаБаза для расчета
В базу для расчета пособия по временной нетрудоспособности входят все выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника за расчетный период, на которые были начислены страховые взносы. Таким образом, например, выплаты по больничным пособиям не будут включаться в базу для расчета пособий по временной нетрудоспособности.Определение среднедневного заработка
Предельная сумма оплаты больничного листа в 2013 году составляет 1355,62 руб. (при 100% среднего заработка). Среднедневной заработок следует рассчитывать путем деления суммы всех начислений в пользу работника, начисленных за расчетный период, на число календарных дней расчетного периода. Для расчета пособий в 2013 году число календарных дней расчетного периода (2011 и 2012 год) составит 731. Однако, не стоит забывать, что число календарных дней расчетного периода уменьшается на количество календарных дней, в течение которых сотрудник пребывал на больничном, в отпуске по беременности и родам и т. д.Формула для расчета больничного
Сумму пособия по временной нетрудоспособности следует рассчитывать по следующей формуле:Сумма пособия = Среднедневной заработок * Количество дней временной нетрудоспособности * Размер пособия.
Размер пособия определяется в процентах в зависимости от трудового стажа сотрудника.
Пример расчета пособия
В 2013 году Волкова М. А. принесла больничный лист по заболеванию продолжительностью 12 календарных дней. Волкова имеет трудовой стаж 9 лет. В 2011 году Волкова была на больничном 20 дней. Суммы выплат в пользу Волковой приведены в таблице 2.Таблица 2
Карточка сотрудника «Волкова М. А.»| Год | Оклад | Доплата за стаж | Больничный | Отпуск |
| 2011 | 240000 | 48000 | 10000 | 15000 |
| 2012 | 240000 | 48000 | 15000 | |
| Итого | 480000 | 96000 | 10000 | 30000 |
Поскольку Волкова имеет стаж 9 лет, пособие по временной нетрудоспособности оплачивается ей в размере 100%.
2. Определяем базу для расчета.
За 2011-2012 год Волкова получила следующие виды выплат: оклад, доплату за стаж, больничный и отпуск. Из указанных начислений больничный не облагается страховыми взносами, а, следовательно, не входит в базу для расчета больничного листа.
Таким образом, база для расчета текущего пособия по временной нетрудоспособности составит 606000 рублей (480000 + 96000 + 30000).
3. Определяем среднедневной заработок.
Число календарных дней за 2011-2012 гг. составляет 731, но, поскольку сотрудница в 2011 году была на больничном, из данного количества календарных дней следует вычесть 20 дней (продолжительность больничного листа в 2011 году).
Таким образом, среднедневной заработок составит 852,32 рублей: 606000/(731-20).
4. Определяем сумму пособия.
852,32*12*100% = 10227,84 рубля.
